Bab Iii
Bab Iii
id
44
BAB III
Department
Bagan 1
Struktur Organisasi Food and Beverage Product Department
Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta
commit to user
44
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
45
Keterangan :
tugas sesuai dengan standart operasional yang telah di tetapkan oleh hotel
tersebut. Executive Chef selaku pimpinan teratas dari instansi dapur, yang
standar penyajian, standar menu, dan standar yang lainnya pada dapur
sehingga semua operasional dapur dapat terlaksana dengan baik dan sesuai
dengan apa yang diharapkan. Tugas dari Executive Chef ini lebih banyak
sebaik-baiknya.
b. Sous Chef
karyawan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
47
d. Chef de Partie
e. Demi Chef
Demi Chef adalah wakil dari Chef de Partie, tugas dan tanggung
bertindak sabagai Chef de Partie atau demi Chef apa bila yang
g. Cook Helper
lamanya bekerja.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
48
h. Steward
a. Pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML ) adalah sebuah Formulir
makanan, snack, beef, daging ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan
minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang
minumn yang dipesan beserta jumlahnya. Alur pengaadaan Daily Market List
yaitu :
Admin Product bertugas membuat atau mengisi form Daily Market List
(DML) yang telah disediakan, didalamnya harus disertakan apa yang akan
Department (Food and Beverage Product), hari tanggal pesan, dan hari
kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market List maka
Controller untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan
1. Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa
beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun berkualitas
yang berangkap 3. Bagian atas berwarna putih atau asli diberikan kepada
Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau pink yaitu untuk arsip
atau file Kitchen. Contoh bagan alur pengadaan barang dan Formulir Daily
Market List :
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
50
Bagan 2
Alur pengadaan Daily Market List di Food and Beverage Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
51
Gambar 1
Formulir pengadaan barang Daily Market List (DML) di Food and Beverage
Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
52
Store Requestion (SR) dengan jumlah lebih banyak dari hari biasa tetapi
masih tetap dengan arahan Executive Chef, dengan tujuan menjaga Food
Cost agar tetap stabil atau tidak melambung. Maka pengolahan makanan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
53
2. Saat hotel tidak ada event bagian Administrasi Product tetap melakukan
Store Requestion (SR) namun dengan jumlah lebih sedikit, karena kitchen
Bagan 3
Alur pengadaan Store Requestion di Food and Beverage Product
Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
54
Gambar 2
Formulir pengadaan barang Store Requestion (SR) di Food and Beverage
Product
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
Beverage Product dalam rangka mensukseskan suatu acara yang diminta oleh
pelanggan. Format yang berisi mengenai detail acara suatu perusahaan yang
berisikan acara yang sudah dipesan oleh tamu, biasanya dalam BEO tersebut
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
55
jumlah pack, dan juga hal yang diinginkan atau di request oleh tamu untuk
dipersiapkan.
produk hotel, maka seseorang Sales harus memiliki kemampuan untuk bisa
dengan produk hotel tersebut. Seorang Sales wajib menjaga hubungan baik
berhubungan dan bekerjasama dengan hotel. Salah satu tugas pokok seorang
Sales yaitu mencari pelanggan agar menggunakan produk hotel, jika seorang
Sales telah berhasil mendapatkan client maka Sales telah berhasil menjual
produk tersebut, biasanya yang sering digunakan dari masyarakat umum yaitu
perusahaan dari kota Surakarta ataupun dari perusahaan luar Jawa. Jika suatu
maka client dan Sales akan bernegoisasi terlebih dahulu mengenai biaya atau
harga. Setelah client dan Sales selesai bernegoisasi maka kedua pihak ini
Didalam BEO tersebut terdapat dua pilihan menu, yaitu BEO (Asper Chef) dan
BEO ( Request / Tamu yang memilih menu). Yang pertama, dimaksud Asper
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
56
Chef yaitu di dalam BEO sudah tersedia menu makanan, dan coffee break
semuanya telah dibuat oleh Executive Chef maka tamu tidak memilih untuk
menunya.
Surakarta :
Gambar 3
BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
57
Yang kedua yaitu BEO dengan menu pilihan tamu, maka tamu yang
membuat menu atau memesan makanan dan Coffe Break. Dalam arti tamu
bisa bebas memilih menu yang diinginkan namun sesuai dengan harga yang
telah disepakati atau disesuaikan. Jika Executive Chef tidak setuju dengan isi
BEO maka Executive Chef wajib menolak BEO tersebut, misalnya menu yang
di request oleh tamu tidak sesuai dengan harga perpacknya. Maka BEO akan
lanjut. Setelah BEO yang sudah dirubah itu jadi, maka bagian Administrasi
Surakarta :
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
58
Gambar 4
BEO ( Request / Pilihan Tamu ) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
tugas pokoknya menjadi assistant dari Executive Chef ataupun Sous Chef.
menyimpan file yang berhubungan dengan Kitchen, dan membuat agenda yang
dimaksud adalah setiap hari bagian Administrasi Product wajib mengecek apa
Daily Market List ( DML ) dan Store Requestion ( SR ). Banquet Event Order
(BEO) yang telah disetujui oleh Executive Chef maka akan di distribusikan di
katakan bahwa salah satu peran Administrasi Product yaitu menjadi perantara
antar Department. Dalam bagian ini Administrasi Product berperan mulai dari
persiapan event akan di mulai, berlangungnya event, sampai event itu selesai.
dari Administrasi product yaitu untuk mengecek kembali isi dari BEO tersebut.
Mulai dari harga perpack, jumlah pack, waktu, hari, tanggal, nama event, dan
pilihan menu. Jika semua sudah sesuai maka tugas selanjutnya yaitu mengecek
lebih detail dari menu tersebut untuk melakukan pengadaan barang yaitu DML
(Daily Market List), yang dimaksud Daily Market List adalah sebuah formulir
makanan, snack, daging, ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan
minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang
atau mengisi form Daily Market List (DML) yang telah disediakan, didalamnya
harus disertakan apa yang akan diorder, jumlah barang dalam bentuk satuan,
dan dicantumkan nama Department (Food and Beverage Product), hari tanggal
pesan, dan hari kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market
untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan dipesan atau
Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa
lewat telepon oleh Admin Purchasing kepada Supplier. Syariah Hotel Surakarta
sudah memiliki beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun
berkualitas bagus dengan jenis-jenis barang yang biasa diorder oleh kitchen.
bertugas mensortir formulir Daily Market List yang berangkap 3. Bagian atas
kuning atau hijau untuk Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau
pink yaitu untuk arsip atau file Kitchen. Dan berikut adalah alur pengadaan
barang berupa Store Requestion (SR) di Food and Beverage Product. Pada
bagian Administrasi Product bertugas untuk menulis bahan atau bumbu siap
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
61
makanan yang sesuai dari isi BEO tersebut. Maka Administrasi Product wajib
melakukan Store Requestion (SR). Store Requestion (SR) adalah formulir yang
dibutuhan oleh kitchen untuk memasak. Seperti bumbu dapur, susu kental
manis, beras, tepung, gula pasir, kerupuk, agar-agar, minyak goreng, santan,
membutuhkan Store Requestion (SR), dalam hal ini contohnya Food and
Requestion (SR) tersebut memiliki 2 lembar, yaitu yang pertama atau lembaran
asli berwarna putih diarsip oleh Cost Control atau kepala gudang, dan yang
lembaran copy atau lembar kedua berwarna pink diarsip oleh bagian
(odneer). Setelah semua Formulir Store Requestion (SR) selesai maka tugas
telah diorder oleh bagian Administrasi Product. Selanjutnya kitchen yang akan
barang sesuai dengan jenisnya. Store Requestion (SR) adalah tugas harian
untuk memenuhi apa yang diminta oleh kitchen atau keperluan dapur untuk
membuat menu untuk event sesuai dengan BEO, namun jika mendapat perintah
dari Executive Chef, jika tidak maka tugas Administrasi Product hanya
mengetik saja karena menu tersebut telah dibuat oleh Executive Chef sendiri.
Gambar 5
Membuat menu BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
Gambar 6
Formulir pengadaan seragam baru untuk seluruh karyawan Kitchen
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
64
Gambar 7
Membuat Schedule untuk seluruh karyawan di Food and Beverage Department
Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta
Food Cost
Dalam Food and Beverage Product Department harus ada bagian yang
mengawasi dan mengendalikan biaya dari hasil penjualan yang di sebut dengan
Cost Control ( pengendalian harga ) yang secara teknis bertanggung jawab kepada
and Beverage Product Department. Suatu kebijakan yang diambil untuk menekan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
65
suatu biaya produksi dan memperkecil biaya pengeluaran pada Food and
Tujuan utama dari standart biaya makanan dan minuman adalah untuk
biaya makanan dan minuman. Standar suatu biaya makanan dan minuman
sebenarnya. Dari lembaran atau laporan hasil penjualan dan hasil rekapitulasi pada
table analisa penjualan dimulai sejak masa percobaan biaya, penjualan, dan biaya-
biaya porsi rasio makanan ataupun minuman yang telah dikalkulasikan. Dari
akhir dan jumlah biaya dengan jumlah penjualan. Salah satunya yaitu kalkulasi
bulanan (Mounthly Calculation) dalam hal ini penting untuk mengetahui biaya
digunakan dengan harga pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
66
Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan,
mengetahui actual cost setiap hari merupakan gambaran dari operasional Food
and Beverage Product Departement. Jika biaya menyimpang dari yang telah
setiap akhir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statement.
Food Cost adalah seluruh biaya (cost) yang dikeluarkan untuk dapat
menghasilkan suatu menu baik makanan atau minuman dengan standart resep
tertentu, mulai dari bahan, pengoalahan, hingga menjadi menu makanan dan
minuman yang siap untuk di jual. Pengendalian Food Cost dalam suatu
dan minuman sangat besar, hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan
makanan dan minuman serta adanya beban makanan dan minuman yang
hal tersbebut bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode , yaitu
Rekonsiliasi Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product
sebagai hasil dari pelaksanaan kegiatan penjualan makanan dan minuman yang
besarnya cost yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman pada waktu yang
untuk mengetahui harga pokok makanan dan minuman juga membantu dalam
pencatatan, khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang terkait dengan
makanan untuk event dan lain-lain. Perbedaan Daily Flash Cost dengan
Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product sebagai hasil dari
bulan. Jadi Daily Flash Cost merupakan tolak ukur dari Rekonsiliasi Cost yang
akan dikeluarkan pada saat tutup buku pada setiap bulannya. Tujuan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
68
Food
Gambar 8
Tabel Food Cost and Sales Ratio
Sumber : Syariah Hotel Surakarta
Keterangan :
Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
69
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
70
Purchasing 251.786.666 =
Consumption 270.259.952 -
Gambar 9
Journal Food Reconciliation
Sumber : Syariah Hotel Surakarta
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
71
Surakarta
Catatan :
Ending Stock adalah jumlah nilai hasil stock taking pada saat itu
Net Food Sales adalah total nilai penjualan Food pada saat itu (Food
Revenue)
Cost of Food adalah nilai Actual Food Cost yang diperoleh dari Net
c. Cara menghitung harga jual ( Price Cost ), Cost Value per pack &
Prosentase Cost
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
72
Contoh 1 : Cost Actual Soup Iga per porsi adalah Rp. 35.000
Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan
tepat sangatlah penting dalam sebuah hotel. Di dalam Executive Chef Office
komputer, mesin print, mesin foto copy, alat penghitung (kalkulator), meja
kursi, kalender, jam dinding, pigen hold (untuk BEO), Rak untuk berkas-
berkas, kertas, dan juga alat-alat tulis. Mesin kantor merupakan salah satu
commit to user
alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
73
keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
Mensin print / mesin cetak yaitu alat yang menambilkan data dalam
bentuk cetakan baik berupa lembaran teks maupun gambar. Alat ini
aslinya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
74
Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dipindahkan dari satu
hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu
fungsi dari barang tersebut akan habis. Seperti kertas, tinta, dan lain-
lain.
Barang berbentuk buku seperti buku catatatn, buku pedoman Food and
lampu hias
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
75
Product
1. Kendala :
Salah satu fungsi dari Banquet Event Order (BEO) untuk mengetahui
Hotel Surakarta terdapat juga istilah BEO dadakan, yang di maksud dari BEO
dadakan yaitu BEO yang di didtribusikan dari bagian Administrasi Sales kepada
tersebut. Misalnya BEO yang di kirim kepada Administrasi Sales terhadap bagian
Administrasi Product pada hari Senin tanggal 5 sedangkan event tersebut akan
berlangsung pada hari Selasa tanggal 6 maka event tersebut dapat dikatakan
dengan BEO dadakan. Maka BEO dadakan itu menjadi salah satu faktor kendala
saat menangani event, khususnya dalam Food and Beverage Product Department,
karena saat pengolahan bahan mentah menjadi siap saji memerlukan proses yang
tidak singkat. Dan pengadaan barang seperti Daily Market List dan Store
Requestion juga tidak bisa langsung. Semua harus melalui proses atau prosedur
yang telah ditetapkan oleh Syariah Hotel Surakarta. Saat menangani event dengan
BEO dadakan seperti ini salah satu tanggung jawab bagian Administrasi Product
yaitu segera menghubungi Supplier untuk mendatangan barang saat hari itu juga,
agar bisa segara dipersiapkan oleh kitchen. Dalam tugas ini bagian Administrasi
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
76
barang lebih awal bertujuan agar kitchen dapat mempersiapkan tugasnya dengan
Product segera mengisi Formulir Daily Market List (DML) dan Store Requestion
(SR) yang telah dibuat yang berisi tentang menambahan bahan-bahan kitchen.
Setelah selesai mengisi Formulir Daily Market List dan Store Requestion maka
Payable agar mengetahui dan menyetujui bahwa ada BEO dadakan dan harus
Daily Market List (DML) biasa, hanya perbedaanya bagian Administrasi Product
dalam Executive Chef Office. Contohnya di dalam Executive Chef Office hanya
Accounting Department).
2. Solusi :
Seharusnya bagian Sales lebih tegas lagi dalam menangani tamu saat akan
memakai jasa Syariah Hotel Surakarta khususnya saat menerima event, agar
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
77
persiapan lebih baik lagi dalam melaksanakan tugas-tugaskan karena mulai dari
proses yang lama dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dari Syariah
Hotel Surakarta.
perjanjian terlebih dahulu untuk menangani BEO dadakan. Jika dari pihak Syariah
Hotel Surakarta sudah melakukan perjanjian antar Supplier, maka salah satu dari
saat mendapat orderan mendadak dari Syariah Hotel Surakarta. Jika kedua pihak
sudah melakukan perjanjian tentang menangani BEO dadakan maka semua akan
Seharusnya pihak dari Syariah Hotel Surakarta itu sendiri harus lebih
commit to user