BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Produksi

2.1.1 Fungsi Produksi

Aktivitas produksi sebagai suatu bagian dari fungsi organisasi perusahaan

bertanggung jawab terhadap pengolahan bahan baku menjadi produksi jadi yang

dapat dijual. Untuk melaksakan fungsi produksi tersebut, diperlukan rangkaian

kegiatan yang akan membentuk suatu system produksi. Ada tiga fungsi utama dari

kegiatan-kegiatan produksi yang dapat kita indentifikasi, yaitu :

 Proses produksi, yaitu metode dan teknik yang digunakan dalam mengolah bahan

baku menjadi produk

 Perencanaan produksi, yaitu merupakan tindakan antisipasi dimasa mendatang sesuai

dengan periode waktu yang direncanakan.

 Pengendalian produksi, yaitu tindakan yang menjamin bahwa semua kegiatan yang

dilaksakan dalam perencanaan telah dilakukan sesuai dengan target yang telah

ditetapkan.

Untuk melaksanakan fungsi-fungsi produksi dengan baik, maka diperlukan

rangkaian kegiatan yang akan membentuk suatu sistem produksi. Sistem produksi

merupakan kumpulan dari sub sistem - sub sistem yang saling berinteraksi dengan

tujuan mentransformasi input produksi. Input produksi ini dapat berupa bahan baku,

7
 8

mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi, sedangkan output produksi merupakan

produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya seperti limbah, informasi, dan

sebagainya.

Sub system- sub system dari system produksi tersebut antara lain adalah perencanaan

dan pengendalian produksi, pengendalian kualitas dan pengendalian produksi,

pengendalian kualitas penentuan standar-standar operasi, penentuan fasilitas produksi

perawatan fasilitas produksi, dan penentuan harga pokok produksi.

Sub system- sub system dari system produksi tersebut akan membentuk

konfigurasi system produksi. Keandalan dari konfigurasi system produksi ini akan

tergantung dari produk yang dibuat serta bagaimana cara membuatnya (proses

Produksinya). Cara membuat produk tersebut dapat berupa “jenis” proses produksi

menurut cara menghasilkan output, “operasi” dari pembuatan produk, dan “variasi”

produk yang dihasilkan.

 9

2.2 Pengendalian Persediaan

Dewasa ini, persediaan memiliki peranan penting. Berdasarkan hasil penelitian di

berbagai jenis perusahaan manufaktur, diperoleh kesimpulan bahwa biaya persediaan

merupakan biaya yang terbesar pada usaha manufaktur. Dikaitkan dengan persangan

pasar yang semakin tajam, maka perusahaan dituntut untuk bekerja lebih efisien.

Tuntutan itu semakin mengemuka berkaitan dengan kenyataan bahwa pertumbuhan

pasar jauh lebih kecil dibandingkan dengan kemampuan produksi total industri.

Melalui peningkatan efesiensi, harga pokok produksi dapat ditekan. Andaikan

peningkatan efesiensi yang dapat dicapai adalah 15%, yang equivalen dengan

penurunan biaya produksi, juga 15%. Jika harga jual dapat dipertahankan berarti

perusahaan akan memperoleh kenaikan laba ekstra sebesar 15%. Akan tetapi, untuk

kepentingan persaingan, 15% lebih murah. Penggambaran itu menyadarkan semua

pihak terkait akan pentingnya pengendalian persediaan.

Untuk menacapai peningkatan efesiensi persediaan ini, pakar manajemen

operasional telah menawarkan berbagai macam konsep, antara lain, Just In Time

production System, Lean Production System, Demand Pull Production,dan lain

sebagainya. Keseluruhan konsep menawarkan cara menurunkan biaya persediaan,

yaitu berproduksi dengan sediaan minimal atau dengan tampa sediaan bahan

digudang, biaya modal yang harus ditanam dalam persediaan, dan kerugian yang akan

timbul akibat sediaan tersimpan didalam gudang. Kerugian itu dapat berupa kerugian

karena rusak, dicuri, turun harga, kebakaran, biaya asuransi kebakaran, ataupun bahan

itu memerlukan pemeliharaan ekstra untuk dapat mempertahankan mutunya.

 10

Setidaknya ada tiga hal yang perlu diperhatikan oleh manager pabrikasi dalam

menangani persediaan ini, yaitu:

a. Memelihara sumber pasokan

b. Memelihara material sejak berada di dalam perusahaan

c. Pemanfaatan yang tepat waktu

Perusahaan harus mampu membangun kerja sama dengan pihak pemasok (supplier),

baik melalui ikatan kontrak kemitraan ataupun melalui hubungan bisnis yang saling

menguntungkan. Kemampuan memelihara hubungan baik dengan para pemasok

menjadi jaminan bagi perusahaan untuk mendapatkan pasokan material secara tepat

waktu, tepat jumlah, tepat mutu, dan tepat harga. Jaminan kecukupan material menjadi

tiang penompang terhadap keberlangsungan produksi secara berkesinambungan. Ini

berkaitan dengan fungsi procuretment atau pengadaan (pembelian).

Bersamaan dengan hal itu maka atas setiap item sediaan material, pihak yang

bertanggung jawab harus mampu memberikan jaminan bahwa item sediaan akan

terpelihara dengan baik, aman, dan tidak rusak, sejak diterima sampai diserahkan

untuk diolah ke departemen pengolahan. Ini berkaitan dengan fungsi dan tanggung

jawab pemeliharaan (maintenance).

Untuk mengefektifkan kegiaatan pengelolaan material, jumlah item sediaan

serta waktu pengadaan harus sejalan dengan jadwal produksi. Sediaan tidak boleh

terlalu banyak, jika tidak baik jika terlalu sedikit. Sehubungan dengan itu, petugas

pengelolaan persediaan material harus selalu bekerja sama dengan petugas yang
 11

menyusun jadwal produksi. Kegitan ini berhubungan dengan pendajwalan pengeluaran

bahan (scheduling on issuing material, atau lazim disingkat issuing funcution).

Apakah persediaan itu ? dan apa yang dimaksud dengan sediaan independent?

Pada pokoknya, sediaan merupakan sumber daya ekonomi yang perlu diadakan

dan disimpan untuk menunjang penyelesaian pekerjaan suatu produk. Sumberdaya

ekonomi tersebut dapat berupa kapasitas produksi, tenaga kerja ahli, modal kerja,

waktu yang tersedia, dan bahan baku, serta bahan penolong. Namun demikian dalam

kajian yang dilakukan sekarang, sediaan dibatasi oleh material, produk sedang dalam

proses pengerjaan, dan barang jadi. Dengan demikian persediaan (inventory) adalah

sumber daya ekonomi fisik yang perlu diadakan dan dan dipelihaa untuk menunjang

kelancaran produki, meliputi bahan baku (raw material), produk jadi (finish product),

komponen rakitan (component), bahan pembantu (substance material), dan barang

sedang dalam proses pengerjaan (working in process inventory).

2.2.1 Tujuan Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan umumnya ditunjukan untuk memenuhi hal-hal berikut:

1. Untuk memelihara independensi operasi. Apabila sediaan material yang

diperlukan ditahan pada pusat kegiatan pengerjaan, dan jika pengerjaan yang

dilaksanakan oleh pusat kegiatan produksi tidak membutuhkan material yang

bersangkutan segera maka akan terjadi fleksibelitas pada pusat kegiatan produksi.

Fleksibelitas tersebut terjadi karena system mempunyai sediaan yang cukup untuk
 12

menjamin keberlangsungan proses produksi. Akan tetapi sepanjang diperlukanya

penyetelan mesin-mesin untuk tujuan menghasilkan produk yang baru, maka

indenpendensi alat- alat produksi memungkinkankan untuk mempertimbangkan

jumlah produksi yang ekonomis. Manajemen dapat memperhitungkan bahan yang

dibutuhkan untuk melaksanakan produksi yang ekonomis tersebut. Apabila bahan

yang dialokasikan tidak selesai diproses dalam wakt yang telah ditentukan, maka

akan tercipta persediaan atas produk yang sedang dalam pengerjaan.

2. Untuk memenuhi tingkat yang permintaan yang bervariasi. Apabila volume

permintaan dapat diketahui dengan pasti maka perusahaan memiliki peluang

untuk menentukan volume produksi yang persis sama dengan volume permintaan

tersebut. Sejalan dengan itu, perusahaan tidak perlu menyediakan persediaan

pengaman (safety stock) yang diperluan untuk menjawab fluktuasi permintaan.

Akan tetapi didunia nyata, volume permintaan tidak dapat di tentukan dengan

pasti. Volume permintaan dapat saja melebihi perkiraan karena keberhasilan

dalam aktifitas promosi penjualan. Sebaliknya, volume permintaan dapat pula

kurang dari yang diramalkan karena adanya tekanan persaingan yang ketat,

rendahnya daya beli masyarakat atau pengaruh factor musiman. Sehubungan

dengan itu, volume permintaan pasar yang dihadapi mempunyai gejala yang

berfluktuasi. Untuk menjawab fluktuasi permintaan tersebut, perusahaan perlu

mempersiapkan persediaan pengaman.

3. Untuk menerima manfaat ekonomi atas pemesanan bahan dalam jumlah tertentu.

Apabila dilakukan pemesanan material dalam jumlah tertentu biasanya

 13

perusahaan pemasok akan memberikan potongan harga (quantity discount).

Disamping itu, frekuensi pemesanan juga akan berkurang. Dengan demikian,

biaya pemesanan (order cost), termasuk biaya pengiriman sediaan, juga akan

berkurang.

4. Untuk menyediakan suatu perlundungan terhadap variasi dalam waktu

penyerahan bahan baku. Penyerahan bahan baku oleh pemasok kepada

perusahaan memiliki kemungkinan untuk tertunda karena berbagai penyebab.

Penyebabnya bias berupa pemogokan pada perusahaan pemasok, pada perusahaan

pengangkutan, atau oleh buruh pelabuhan. Mungkin pula terjadi permintaan

jaminan yang disampaikan ditolak oleh pemasok karena berbagai alasan, kapasitas

alat angkutan yang tersedia tidak cukup dan sebagainya. Sehubungan dengan itu,

untuk maksud memberikan perlindungan kepada system produksi, perusahaan

perlu mempersiapkan sediaan pengaman (safety stock) yang cukup, guna

mengantisipasi kekurangan sediaan karena factor lead-time dimaksud.

5. Untuk menunjang fleksibelitas produksi. Sehubungan dengan adanya gejala

fluktuaatif atas permintaan pasar maka perusahaan perlu pula mengatur

pendajwalan produksi yang bervariasi. Volume permintaan pasar yang

berfluktuasi perlu diantisipasi dengan volume keluaran yang juga bervariasi.

Variasi volume produksi dapat pula mempengaruhi penggunaan kapasitas,

khususnya jumlah shift buruh yang harus dipekerjakan untuk menunjang rencana

produksi tersebut. Selain itu, berpengaruh juga terhadap jumlah bahan baku dan

bahan pembantu yang harus disediakan oleh perusahaan.

 14

Namun demikian, menurut Chase dan Aquilano (1995), Heizer dan

Render(2004), dan Krajewski dan Ritzman (2005), pengendalian persediaan itu

memiliki dua macam factor utama yang perl dijawab, yaitu (a) penentuan jumlah atau

volume pemesanan sediaan, dan (b) penentuan waktu penyampaian pemesanan

sediaan. Kedua faktor tersebut akan dikaji secara rinci pada pembahasan tipe

pengendalian persediaan.

2.2.2 Biaya Persediaan

Donal Delmar (1985) mengemukukakan bahwa dalam melakukan perencanaan

dan pengendalian persediaan terdapat beberapa factor terkait yang memerlukan

perhatian. Factor-faktor tersebut meliputi :

1. inventory turnover

2. lead time

3. costumer servive level,

4. stock-out cost,

5. cost of inventory: (i) ordering cost, (ii) storage and carrying cost, and (iii)

purchase cost.

Inventory turnover (perputaran persediaan) merupakan frekuensi perputaran

suatu system sediaan yang telah digantikan selama waktu periode tertentu. Misalnya,

perusahaan dalam satu tahun memerlukan bahan baku. 1.200 unit. Pemesanan

dilakukan 6 kali pertahun @ 200 unit. Ini beretti perputaran pesediaan adalah 6 kali
 15

pertahun. Artinya, tiap item sediaan terganti sebanyak enam kali pertahun.

Lead time adalah interval waktu antara penyampaian pesanan dan diterimanya

pesanan sediaan itu dari pemasok. Untuk produk atau komponen yang diproduksi

secara internal, lead time dapat didefinisikan sebagai waktu total yang diperlukan

untuk memperoleh bahan baku yang diperlukan dan/atau membeli komponen;

melaksanakan pengolahan yang diperluka, pabrikasi, dan langkah-langkah perakitan;

pengepakan serta pengirimanbarang-barang itu ke divisi lain di dalam perusahaan atau

kepada pelanggan.

Costumer service level merupakan derajat layanan kepada pelanggan yang

mengacu pada persentase dari pesanan yang dapat diisi dengan sediaan atau produk

jadi yang akan diserahkan, berdasarkan suatu tangal tertentu yang telah disetujui.

Derajat layanan kepada pelanggan ini merupakan fungsi langsung dari titik pemesanan

kembali (reorder point), dan didevinisikan sebagai level sediaan atau waktu mana

suatu order telak ditetapkan untuk mengganti unit sediaan yang sudah terpakai atau

terjual.

Stock-out cost adalah biaya atas kekurangan sediaan yang terjadi ketika

permintaan melebihi tingkat persediaan. Biaya yang dihubungkan dengan

ketidakcukupan sediaan meliputi hilangnya citra baik dari pelanggan, terhentinya

proses produksi yang sedang berlangsung, dan tindakan cepat yang perlu diambil

untuk menghindari atau memperkecil tekanan kekurangan sediaan tersebut. Citra baik

dari pelnngan berhubungan langsung dengan derajat layanan kepada pelanggan

dengan anggapan citra baik itu berhubungan dengan kuantitas, dan bukan pada aspek
 16

kualitas yang rendah. Kapan citra baik dari pelanggan terjadi, berarti pada saat yang

sama timbul derajat layanan kepada pelanggan.

Biaya persediaan terdiri atas biaya variable dan biaya tetap. Biaya variable

persediaan meliputi:

1. Ordering cost (biaya pemesanan), meliputi biaya menunggu permintaan

pembelian, peyampaian pesanan pembelian, dan yang berhubungan dengan biaya

akuntansi, serta biaya penerimaan dan penerimaan pesanan, Sehubungan dengan

itu, untuk meminimumkan biaya pemesanan. Jumlah unit yang dipesan

berbanding terbalik dengan frekuensi pemesanan. Apabila jumlah unit yang

dipesan diperbesar maka frekuensi pemesanan akan berkurang. Sebaliknya, jika

unit yang dipesan diperkecil maka frekuensi pemesanan akan meningkat. Untuk

mendapatkan tingkat biaya pemesanan yang optimal, estimasi nilai tersebut akan

diperoleh paa titik keseimbangan dengan biaya penyimpanan.

2. Storage or holding (biaya penyimpanan), or carrying cost, adalah biaya atas

sediaan yang terjadi sehubungan dengan penyimpanan sejumlah sediaan tertentu

dalam perusahaan. Biaya ini mencakup biaya pemanasan ruangan, pendinginan

ruang penyimpanan, biaya penerangan, keamanan, sewa gudang, pemeliharaan

sediaan, kerusakan kesediaan, serta kerugian karena perubahan harga, terbakar,

pencurian, bunga, premi asuransi, pajak, administrasi persediaan, dan biaya

penjaga gudang. Biaya penyimpanan umumnya dihitung dengan persen tertentu

terhadap harga sediaan, misalnya 15% sampai 20%.

 17

Selanjutnya, yang dipandang sebagai biaya tetap persediaan ialah harga dari

persediaan itu sendiri. Dalam hal ini, harga dipandang sebagai biaya tetap karena

pendekatan yang dipakai dalam biaya persediaan ialah harga tetap dan tidak berubah.

Biaya variable persediaan lazim disebut incremental cost. Dengan

demikian,biaya variable total (Total Incremental Cost, TIC) dapat ditulis dalam

persamaan berikut.

BV Persediaan (TIC) = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan

Sesuai dengan penjelasan di atas, biaya persediaan yang optimal akan tercapai

pada titik keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

Visualisainya dapat dilihat dalam gambar 2.2 berikut.

Pada Gambar 2.2 terlihat bahwa biaya rata-rata pemesanan (average ordering cost)

memiliki bentuk sebagai asimtot terhadap kurva. Ini berarti, biaya rata rata pemesanan

sediaan akan mendekati nol, jika unit yang dipesan ditambah. Sebaliknya, biaya
 18

penyimpanan memiliki perilaku sebaliknya. Biaya penyimpanan akan berubah secara

linear terhadap perubahan unit yang dipesan.

Jika unit yang dipesan ditambah, biaya penyimpanan pun akan meningkat, dan jika

unit yang dipesan dikurangi, biaya penyimpanan pun akan mengecil. Dengan adanya

sifat biaya yang demikian maka titik optimum biaya totalnya dapat dicari, yaitu

melalui titik keseimbangan antara biaya persamaan dan biaya penyimpanan.

2.3 Defenisi Dan Fungsi Persediaan

Persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu

proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut tersebut adalah berupa

kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi

ataupun kegiatan konsumsi pangan pada sistem rumah tangga.

Dalam sistem manufaktur, persediaan terdiri dari 3 bentuk sebagai berikt : Dilihat dari

jenisnya, ada 4 macam persediaan secara umum yaitu :

1. Bahan baku (raw materials) adalah barang-barang yang dibeli dari pemasok

(supplier) dan akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akan

dihasilkan oleh perusahaan.

2. Bahan setengah jadi (work in process) adalah bahan baku yang sudah diolah atau

dirakit menjadi komponen namun masih membutuhkan langkah-langkah lanjutan

agar menjadi produk jadi.

 19

3. Barang jadi (finished goods) adalah barang jadi yang telah selesai diproses, siap

untuk disimpan digudang barang, jadi, dijual, atau didistribusikan ke lokasi-lokasi

pemasaran.

4. Bahan-bahan pembantu (supplies) adalah barang-barang yang dibutuhkan untuk

menunjang produksi namun tidak akan menjadi bagian pada produk akhir yang

dihasilkan perusahaan.

Proses transformasi yang berlangsung di dalam pabrik (sistem manufaktur)

selanjutnya menjadi suatu sistem yang lebih luas, yaitu sistem produksi, dimana sistem

produksi ini akan mengatur 4 unsur pokok, yaitu:

 Bahan

 Manusia

 Uang

 Mesin

Pengaturan bahan (material) diantaranya meliputi hal-hal yang berhubungan dengan

 20

sistem persediaan, sistem pengendalian kualitas, dan sistem informasi keperluan bahan

tersebut, dimana tujuan akhirnya adalah supaya pengadaan bahan dapat berjalan lancar

dan biayanya minimal.

Pengaturan manusia meliputi hal-hal yang berhubungan dengan perencanaa

tenaga kerja, training karyawan manusia meliputi hal-hal yang berhubungan dengan

perencanaan tenaga kerja, training karyawan, penjadualan karyawan berikut tugasnya

(job description) dan keselamatan kerjanya. Pergantian yang telah luas dalam

pengaturan manusia ini adalah mencakup hal-hal tentang manusia dan prospek karir

dalam pekerjaannya.

Pengaturan uang meliputi hal-hal yang berhubungan dengan tata hitung

ongkos, sistem informasi keuangan, dan bagaimana cara mereduksi biaya produksi.

Dengan pengaturan system keuangan yang baik, diharapkan system produksi dapat

berlangsung secara efisien (mengurangi dan menghilangkan pemborosan-pemborosan

yang tidak perlu).

Pengaturan mesin meliputi hal-hal yang berhubungan dengan bagaimana

memilih mesin yang cocok, pengaturan tata letak, penjadualan dan perawatan mesin

dengan baik sehingga system produksi dapat berjalan dengan lancar.

Keempat unsur pokok diatas harus diatur supaya terpadu, sehingga sistem produksi

dapat berjalan dengan efisien dan efektif secara keseluruhan. Dalam buku ini, kita

akan membahas masalah pengaturan bahan dengan penekanan pada perencanaan dan

pengendalian persediaan baik dengan sistem konvensional maupun modern.

Dalam system non manufaktur, persediaan dapat ditemui pada hamper semua
 21

bentuk seperti uang pada bank, obat-obatan di apotek, darah di PMI, tenaga perawat

dan dokter dirumah sakit, mobil pemadam kebakaran di pangkalannya, dan

sebagainya.

Timbulnya persediaan dalam suatu system, baik system manufaktur maupun

non manufaktur adalah merupakan akibat dari 3 kondisi sebagai berikut:

1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan (transaction motive). Permintaan akan

suatu barang tidak akan dapat dipenuhi dengan segera bila barang tersebut tidak

tersedia sebelumnya, karena untuk mengadakan barang tersebut diperlukan waktu

untuk pembuatannya maupun untuk mendatangkannya. Hal ini berarti bahwa

adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.

2. Adanya keinginan untuk meredam ketidakpastian (precautionary motive).

Ketidakpastian yang dimaksud adalah:

- Adanya permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun

waktu kedatangan.

- Waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk yang lain

- Waktu ancang-ancang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena berbagai

faktor yang tidak dapat dikendalikan sepenuhnya.

- Ketidakpastian ini akan diredam oleh jenis persediaan yang disebut persediaan

pengaman (savety stock). Persediaan pengaman ini digunakan jika permintaan

melebihi ramalan produksi lebih rendah dari rencana atau waktu ancang-
 22

ancang (lead time) lebih panjang dari yang diperkirakan semula.

3. Keinginan melakukan spekulasi (speculative motive) yang bertujuan mendapatkan

keuntungan besar dari kenaikan harga barang di masa mendatang.

Dari uraian diatas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa fungsi utama

persediaan adalah menjamin kelancaran mekanisme pemenuhan permintaan barang

sesuai dengan kebutuhan konsumen sehingga system yang dikelola dapat mencapai

kinerja (performance) yang optimal.

2.4 Masalah Umum Persediaan

Pada berbagai perusahaan atau organisasi lain, persediaan memegang peran

yang sangat penting dalam menunjan operasi (kegiatan) dari perusahaan atau

organisasi tersebut. Terlebih-lebih pada perusahaan manufaktur, persediaan ada

dimana-mana dan memiliki bentuk, nilai, dan tingkat kepentingan yang berbeda-beda.

Pada perusahaan yang relative besar, nilai persediaan yang disimpan bisa mencapai

miliyaran ruiah setiap saat. Disamping membutuhkan tempat penyimpanan yang luas,

persediaan yang banyak juga berakibat terjadinya biaya-biaya penyimpanan yang

tinggi. Padahal di sisi lain, perusahaan senantiasa membutuhkan persediaan dalam

mengoperasikan bisnis mereka.

Dua masalah umum yang dihadapi suatu system didalam mengelola persediaan

adalah sebagai berikut:

1. Masalah kuantitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan kebijakan

 23

persediaan, antara lain:

- Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan/dibuat

- Kapan pemesanan/pembuatan barang harus dilakukan

- Berapa jumlah persediaan pengamannya

- Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat

Secara sepintas masalah-masalah ini mudah dijawab, misalnya dengan cara:

- Menumpuk barang sebanyak mungkin sebelum permintaan barang dating.

Penyelesaian dengan cara ini belum tentu merupakan jawaban terbaik karena

semakin menumpuk barang sebagai persediaan berarti semangkin banyak

modal yang tertanam pada persediaan sehingga tidak dapat digunakan.

- Menyediakan sejumlah barang tertentu pada saat tertentu pula. Resiko dengan

cara ini akan memungkinkan terjadinya kekurangan persediaan pada saat

diminta karena jumlah dan kedatangan permintaan tidak dapat diketahui secara

pasti.

Kekurangan persediaan ini dapat mengakibatkan keruguan sebagai berikut:

- Keuntungan yang tiak dapat diraih

- Mesin dan pekerja akan menganggur

- Kemungkinan kehilangan pelanggan/konsumen

2. Masalah kualitatif, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan system pengoperasian

persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan persediaan yang akan

 24

menjamin kelancaran pengelolaan system persediaan seperti:

- Jenis barang apa yang dimiliki

- Dimana barang tersebut berada

- Berapa jumlah barang yang sedang dipesan

- Siapa saja yang menjadi pemasok (supplier) masing-masing item

Kinerja optimal suatu system persediaan akan ditunjang oleh system

pengoperasian persediaan yang baik.

2.5 Peramalan
Tahap pertama dalam perencanaan dan pengendalian produksi bilaproduksi

bertipe made to stock adalah menentukan suatu peramalan akurat dari permintaan

(demand) untuk item yang di produksi. Peramalan ini digunakan sebagai dasar untuk

menentukan kebijakan pengendalian dari sistem persediaan (inventory), membuat

perencanaan produksi, pembebanan mesin, menentukan kebutuhan mesin, peralatan,

bahan, serta untuk menentukan tingkat tenaga kerja selama periode produksi.

Peramalan tidak hanya digunakan untuk memperkirakan permintaan produk saja,

namun secara luas juga digunakan salam sistem lainnya. Dalam suatu industri,

peramalan dilakukan oleh berbagai departemen, seperti departemen: pemasaran,

produksi, pembelian, persediaan, keuangan, serta litbang.

2.5.1 Cakupan Peramalan

 25

Peramalan memerlukan berbagai kegiatan untuk mengenali dan memantau

berbagai sumber permintaan akan produk atau jasa, yang meliputi peramalan,

mencatat pesanan, membuat janji penyerahan, menentukan kebutuhan unit-unit

operasional untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan secara terpadu. Sasaran

peramalan dapat dikategorikan berdasar jangka waktunya ke dalam sasaran jangka

panjang, jangka menengah, jangka pendek, dan segera. Cakupan sasaran

peramalan untuk setiap departemen sebagaimana terlihat pada tabel 2.1

Tabel 2.1
Cakupan Peramalan untuk Beberapa Unit Organisasi yang Berbeda
Segera Jangka pendek Jangka menengah Jangka Panjang
(Kurang dari 1 (1-2 bulan) (3 bln – 2 th) (2 tahun)
bulan)
Marketing:
Penjualan setiap Total penjualan, Total penjualan, Total penjualan,
jenis kategori produk, kategori produk, kategori produk,
produk.penjualan Kelompok Kelompok produk, Kelompok produk,
letak geografis, produk, harga harga, kondisi harga, titik
oleh pelanggan, ekonomi secara kematangan dari
kompotitor, harga umum. produk yang ada.
dan level Prefensi pelanggan
inventory

Produksi:
Permintaan Total permintaan Biaya, alokasi Biaya, investasi
masing-masing dari kategori anggaran, beli atau fasilitas, ekspansi
produk, produk dan pesan peralatan dan pabrik dan
pembelian kelompok produk, pemesinan, tingkat peralatan
pabrik. penjadwalan. tenaga kerja. permintaan fasilitas
Tingkat tenaga produk yang baru,
kerja, biaya. teknologi baru.
 26

Inventory:
Permintaan Permintaan untuk Kemungkinan Total penjualan,
masing-masing material, demand pemasok baru atau ekspansi gudang
produk, untuk barang fasilitas
permintaan untuk setengah jadi,
material, demand demand untuk
untuk barang produk jadi.
setengah jadi,
kondisi cuaca.

Keuangan dan
akuntansi: Total demand, Alokasi anggaran, Total penjualan,
Penerimaan level persediaan aliran kas. pemilihan
penjualan, biaya aliran kas, investasi. Modal.
produksi, biaya, pembelian jangka Alokasi sumber
inventory, kas pendek, harga. daya, program
masuk, kas untuk modal, aliran
keluar. kas.
Pembelian:
Produksi, Demand untuk Demand produk, Subkontrak atau
ketersediaan produk, demand demand raw material membeli raw material,
dana, material lead time dan material yang lain. prefensi konsumen.
pembelian dari pembelian.
pemasok dan
material.

R&D:
Pengenalan produk Total penjualan,
baru, seleksi R&D teknologi, social
politik dan kondisi
ekonomi yad..
pengembangan produk
baru.

Top
management: Total penjualan, Demand penjualan, Total penjualan biaya,
penetapan harga. biaya yang social dan trend
dikeluarkan, posisikas, ekonomi, goal, tujuan
kondisi ekonomi dan strategi. Produk
secara umum. baru. Kebijakan harga.
Pengendalian tujuan.
 27

Unit ekonomi:
Level aktivitas Kondisi ekonomi State dan tipe
ekonomi. umum. Titik Balik ekonomi, tingkat
Dalam ekonomi, aktivitas ekonomi,
tingkat kegiatan penjualan di industry
ekonomi. .

2.5.2 Peramalan Permintaan

Ramalan tentang besar pasar, jumlah pembeli potensional, dan lain-lain

merupakan masukan bagi pihhak manajemen operasi untuk membuat perencanaan

produksi, mengelola persediaan, mengelola bahan baku, mengelola peralatan, dan

mengelola sumber daya manusia. Sasaran akhir dari keseluruhan aktivitas peramalan

adalah perkiraan mengenai kebutuhan modal. Dengan mengetahui kebutuhan modal

pada semua aktivitas produksi, maka kebijakan harga dan keuntungan akan lebih

mudah untuk dibuat.

 28

Gambar 2.4 Proses Perkiraan Kebutuhan Modal dari Peramalan

Pada lantai produksi perkiraan kebutuhan modal memerlukan perkiraan

mengenai rencana kapasitas, disain sistem operasi, dan penjadwalan operasi

(kebutuhan peralatan dan mesin, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan material, dan

tingkat sediaan).

Perkiaraan-perkiraan ini tidak bisa dibuat sebelum dilakukan peramalan permintaan.

2.5.2.1 Faktor Yang Mempengaruhi Permintaan

Permintaan pasar akan produk atau jasa besarnya dipengaruhi oleh keadaan di
 29

masa yang akan datang. Keadaan itu bisa berkaitan dengan faktor internal (mutu,

harga, disain, daur hidup produk,bauran produk, dan aktivitas penjualan), eksternal

pasar (selera dan persepsi konsumen, demografi, persaingan dan citra produk), dan

eksternal pemerintah (deregulasi: ekonomi, sektor swasta, siklus bisnis, dan lain-lain).

Faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan dapat dilihat pada gambar 2.5

 30

Gambar 2.5 Faktor- faktor yang mempengaruhi permintaan

2.5.2.2 Prosedur Peramalan Permintaan

Peramalan permintaan memiliki karakteristik tertentu yang berlaku secara

umum. Karakteristik ini harus diperhatikan untuk menilai hasil suatu proses peramalan

permintaan dan metode peramalan yang digunakan.

 31

Karakteristik peramalan permintaan adalah sebagai berikut.

1. Faktor penyebab yang berlaku di masa lalu diasumsikan akan berfungsi juga di

masa yang akan dating.

2. Peramalan tidak pernah sempurna, permintaan aktual selalu berbeda dengan

permintaan yang diramalkan.

3. Tingkat ketepatan ramalan akan berkurang dalam rentang waktu yang semakin

panjang. Implikasinya, peramalan untuk rentang waktu yang pendek akan lebih

akurat ketimbang peramalan untuk rentang waktu yang panjang.

Secara umum, untuk memastikan bahwa peramalan permintaan yang dilakukan

dapat mencapai taraf ketepatan yang optimal, beberapa langkah yang perlu

diperhatikan adalah sebagai berikut.

1. Penentuan tujuan. Tujuan peramalan tergantung pada kebutuhan informasi para

manejer. Analis peramalan membicarakan dengan para ‘decision maker’ untuk

mengetahui apa kebutuhan mereka dan selanjutnya menentukan:

a. Variabel apa yang akan diramalkan,

b. Siapa yang akan menggunakan hasil peramalan,

c. Untuk tujuan apa hasil peramalan digunakan,

d. Peramalan jangka panjang atau jangka pendek yang diperlukan,

e. Derajat ketepatan peramalan yang diinginkan,

f. Kapan peramalan diperlukan,

g. Bagian-bagian peramalan yang diinginkan, seperti peramalan untuk

kelompok pembeli, kelompok produk, atau daerah geografis.
 32

2. Pengembangan model. Model merupakan cara pengolahan dan penyajian data

agar lebih sederhana sehingga mudah untuk dianalisis. Model adalah suatu

kerangka analitik yang bila dimasukkan data input akan menghasilkan output

berupa ramalan di masa yang akan datang. Pemilihan model yang dikembangkan

bersifat krusial, setiap model memiliki asumsi yang harus sesuai dengan tipe data

input sebagai syarat penggunaannya. Validitas dan relibilitas ramalan sangat

ditentukan oleh model yang digunakan.

3. Pengujian model. Pengujian model dilakukan untuk melihat tingkat akurasi,

validitas, dan reliabilitas yang diharapkan. Nilai suatu model ditentukan oleh

derajat ketepatan hasil! Peramalan dengan kenyataan (actual). Bila model telah

memnuhi tingkat akurasi, validitas, dan reliabilitas yang telah ditetapkan (langkah

1), maka model ini dapat diterima. Perlu dipahami, bahwa model yang dipilih

belum tentu merupakan model yang terbaik.

4. Penerapan model. Hasil peramalan yang telah dibuat harus senantiasa ditinjau

ulang untuk diperbaiki. Perbaikan perlu dilakukan bila terdapat perubahan berarti

pada variabel input-an. Hasil peramalan harus dibandingkan dengan kondisi nyata

untuk menentukan apakah model peramalan yang digunakan masih memiliki

tingkat akurasi yang ditetapkan. Bila tidak, maka model peramalan harus

dikembangkan ulang.
 33

2.5.2.3 Metode Peramalan

Untuk membuat peramalan permintaan, harus menggunakan suatu metode

tertentu. Pada dasarnya, semua metode peramalan memiliki ide sama, yaitu

menggunakan data masa lalu untuk memperkirakan atau memproyeksikan data di

masa yang akan datang. Berdasar tekniknya, metode peramalan dapat dikategorikan ke

dalam metode kualitatif dan metode kuantitatif. Berdasaar tingkat awal peramalan,

metode peramalan dapat dibagi menjadi metode top- down, metode buttom-up, dan

metode interprestasi permintaan. Metode top-down, metode bottom-up, dan metode

interprestasi dapat dilakukan dengan metode kualitatif atau kuantitatif. Salah satu atau

bersama-sama.

Metode kualitatif biasanya digunakan bila tidak ada atau sedikit data masa lalu

tersedia. Dalam metode ini, pendapat pakar dan prediksi mereka dijadikan dasar untuk

menetapkan permintaan yang akan datang. Metode kualitatif yang banyak dikenal

adalah metode Delphi dan metode kelompok nominal (nominal group technique).

Metode kuantitatif. Pada metode ini, suatu set data historis (masa lalu)

digunakan untuk mengekstrapolasi (meramalkan) permintaan masa depan. Ada dua

kelompok besar metode kuantitatif, yaitu: (1) metode ‘Time Series’ dan (2) metode

‘Nontime Series’ (‘Structural Models’).

 34

Metode time series adalah metode peramalan yang menggunakan saktu sebagai

dasar peramalan. Termasuk dalam metode time series adalah:

1. Metode ‘Free Hand’ (grafis),

2. Metode moving average,

3. Metode weight moving average,

4. Metode exponential smoothing,

5. Metode regresi linear sederhana,

6. Metode interpolasi Gregory-Newton,

7. Metode winter,

8. Dan lain-lain,
Termasuk dalam metode kuantitatif noontime series adalah metode-metode

ekonometrik, metode analisis input-output, metode regresi dengan variabel bebas

bukan waktu. Buku ini akan menjelaskan teknik-teknik peramalan dalam kelompok

metode time series saja.

2.6 Model Statis EOQ Banyak Item

Model ini merupakan model EOQ untuk pembelian bersama (joint purchass) beberapa

jenis item, dimana asumsi-asumsi yang dipakai adalah:

 Tingkat permintaan untuk setiap item bersifat konstan dan diketahui dengan pasti,

lead time juga diketahui dengan pasti. Oleh karena itu, tidak ada stockout maupun

biaya stocout.
 35

 Lead timenya sama untuk semua item, dimana semua item yang dipesan akan

datang pada satu titik waktu yang sama untuk setiap siklus.

 Holding cost, harga per-unit (unit cost) dan ordering cost untuk setiap item

diketahui. Tidak ada perubahan dalam biaya per-unit (seperti quantity discount).

Penentuan rumus EOQ untuk kasus joint purchas diperoleh dengan menderivasi biaya

total persediaan yang terdiri dari total ordering cost dan total holding cost selama

periode tertentu, dimana :

Keterangan:

K = biaya pemesanan yang tidak tergantung jumlah item (biasanya

disebut mayor ordering cost)

Ki = biaya pemesanan tambahan karena adanya penambahan item-I ke

dalam pesanan (termasuk biaya pencatatan, penerimaan dan

pengiriman item-item tersebut).biaya biayaini juga disebut minor

ordering cost.

di = biaya selama periode tertentu untuk item-i

D = ∑ 𝑑𝑖 = biaya yang diperlukan selama periode tertentu untuk

semua itu.
QRP = ∑ 𝑄𝑅𝑝𝑖 = EOQ untuk ukuran lot terpadu dalam “nilai” rupiah
Q*RP = EOQ optimal untuk ukuran lot terpadu dalam “nilai” rupiah
 36

Total holding cost sebanding dengan holding cost per-unit per-tahun (h) dikalikan

rata-rata nilai persediaan, dimana kasus yang sifat kebutuhannya deterministic dan

sifat pengadaanya “instantaneous”, maka total holding cost tersebut akan sebanding

dengan setengah ukuran lot terpadu.

Sehingga :

Dengan menderivikasikan persamaan terhadap Q*RPi , maka diperoleh:

Dimana nilai Q*RP merupakan nilai EOQ optimal yang akan meminimumkan TC

(buktikan!)

EOQ untuk masing-masing item dalam “nilai” rupiah diperoleh

darimembagi di dengan D sebagai berikut :

 37

EOQ untuk masing-masing item dalam “unit” sebanding dengan unit costnya Ci,

sehingga diperoleh :

Jarak antara pesanan optimal (t*) diperoleh dengan cara membagi lamanya periode

(misalnya : 1 tahun) dengan frekuensi pemesanan yang terjadi selama periode

tersebut sehingga :