Tugas MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Latihan 2

Nama : Cuprianto

NIM : 2013070022

Latihan 2, Januari 2022 (dikerjakan secara kelompok berdua saja)

 Jawaban latihan diberi nama latih2 nim (untuk nim diisikan salah satu nomor nim dari
kelompok);
 Jawaban diupload di daring paling lama Rabu, 26 Januari 2022 pukul 23.00 wib dan hanya 1
saja untuk setiap kelompok;
 Jika ditemukan jawaban yang sama antar kelompok, maka pada nomor jawaban yang sama
tidak akan diberikan nilai (nol);
 Soal latihan diberikan untuk evaluasi materi ajar setelah UTS;
 Jika ada yang kurang mengerti, silahkan ditanyak ke dosen melalui WA.

Soal kasus

Anda sebagai Manajer Proyek Sistem Informasi mendapatkan penawaran untuk mengerjakan proyek
pembuatan sistem informasi jasa pengiriman barang berbasis web. Anda menerima penawaran
proyek tersebut dan merencanakan segala sesuatunya untuk kelancaran pekerjaan proyek tersebut.
Jawablah beberapa pertanyaan tersebut di bawah ini, terkait dengan persiapan dan pelaksanaan
pekerjaan proyek tersebut.

1. Untuk menyiapkan proyek tersebut anda membutuhkan sedikitnya 5 orang ahli agar proyek
tersebut dapat berjalan dan berhasil dengan sukses.
a. Jelaskan ahli apa saja yang anda butuhkan untuk mengerjakan proyek tersebut
Jawab :
Menurut pendapat saya ada 6 ahli atau user yang diperlukan dalam pengerjaan proyek
pembuatan sistem informasi jasa pengiriman barang berbasis web tsb diantaranya
adalah :
 Supplier ; Menyediakan barang/produk
 Marketing/sales ; Mempromosikan jasa kepada calon customer dan menjelaskan
apa saja jasa yang ada di perusahaan tsb
 IT/SI ; Membuat sebuah applikasi pengiriman barang dan memaintanance
sistem jaringan komputer yang ada di proyek tsb
 Admin Gudang ; Mencatat semua laporan dari customer terhadap barang
kiriman
 Accounting/Finance ; Mengatur segala jenis pemasukan dan pengeluaran di
perusahaan.
 Supir ; Mengirimkan barang kepada pembeli dan
 Customer ; Pihak yang memesan barang/produk tsb
b. Bagaimana anda merekrut anggota tim, sesuai keahlian yang anda butuhkan, agar
semua anggota memiliki semangat yang sama dan saling bekerjasama dengan baik.
(jelaskan dengan menggunakan metoda apa dan jelaskan langkah-langkahnya).
Jawab :
Adapun cara untuk mendapatkan anggota tim yang lebih kompeten dibidangnya sesuai
dengan yang kita butuhkan antaralain dengan menggunakan metoda Pengecekan
Resume/CV, Tes Keterampilan, Tes Kepribadian, Wawancara, Praktik Kerja dengen
Proyek Mini, Tes Kesehatan dan Pemeriksaan Portofolio.
Adapun proses dalam perekrutannya ialah sbb :
 Mencari komunikator yang sangat baik
Agar anggota tim Anda mau menerima, memahami, dan bertindak sesuai apa yang Anda
sampaikan kepada mereka, mereka sebaiknya menjadi komunikator yang hebat. Mereka
adalah orang-orang yang tahu cara mendengarkan, membalas, dan menghormati
peserta percakapan lainnya.
 Mencari anggota yang terorganisir dan disiplin diri
Dua dari kualitas yang harus selalu Anda harapkan dari anggota tim Anda adalah
keterampilan berorganisasi yang baik dan disiplin diri. Anda dapat mengolah hal-hal ini
dengan membangun emosi di sekitar mereka dan dengan terlibat dalam proses yang
tidak pasti yang secara bertahap akan membawa Anda menuju penguasaan
keterampilan ini.
 Memukan manajer proyek luar biasa atau Anda sendiri yang menjadi manajer
Menjadi manajer proyek bukanlah tugas yang mudah, jadi apakah Anda siap atau tidak,
itu keputusan Anda. Jika Anda memutuskan bahwa Anda ingin menyewa seorang
manajer proyek, Anda perlu memastikan mereka adalah pemimpin yang lebih baik dari
Anda sehingga mereka dapat benar-benar dapat membawa proyek Anda untuk hidup
dan untuk sukses.
 Merekrut yang terbaik untuk Jobdesc pekerjaan
Ketika Anda mempekerjakan orang, Anda harus 100% objektif. Anda sebaiknya hanya
merekrut yang paling sesuai untuk peran dan untuk tim. Ini idealnya seseorang yang
memiliki pengalaman, keterampilan, dan sikap sesuai dengan persyaratan dan harapan
yang diemban oleh peran pekerjaan.
 Mencari individu yang berwawasan dan berpengaruh
Mulailah mencari individu-individu yang pandai. Tim Anda harus terdiri dari beberapa
orang yang memiliki koneksi profesional dengan berbagai organisasi, individu, atau klien.
Idealnya, mereka harus berpengaruh, artinya orang akan mengenali mereka sebagai
otoritas di bidangnya.
 Mencari anggota proaktif
Proaktif adalah komponen penting dari setiap tim yang sukses. Proyek Anda sangat
bergantung pada aktivitas masing-masing gabungan anggota tim Anda. Karyawan yang
mengambil tindakan sendiri merupakan aset yang membantu proyek Anda akan berjalan
lebih lancar dan lebih cepat daripada yang Anda harapkan.
 Prioritaskan keterampilan dan pengetahuan lebih dari sertifikasi
Carilah keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman lebih dari sertifikasi. Calon harus
membuktikan bahwa mereka mampu menjadi produktif dengan menampilkan
keterampilan dan pengetahuan mereka, dan bukan hanya kertas yang hanya
menyatakan pencapaian menyelesaikan kuliah atau kursus.
 Menemukan orang yang berkomitmen
 Agar proyek Anda dapat diluncurkan dan berkembang dengan sukses, Anda memerlukan
orang-orang yang bersedia berkomitmen untuk bekerja, termasuk risiko, kemunduran,
ketakutan, kebosanan, dan perasaan serta situasi negatif lainnya yang dapat datang
sebagai akibat kerja keras dan cerdas.
 
2. Dalam pelaksanaan proyek anda terus melakukan koordinasi dan pengawasan serta
berkomunikasi dengan seluruh jajaran/pihak yang terlibat langsung dan tidak langsung
(stakeholder) dengan proyek tersebut, agar proyek tetap berjalan sesuai rencana, dan
tahapannya diketahui semua pihak
a. Jelaskan bagaimana anda mengkomunikasikan (menyampaikan informasi) pelaksanaan
proyek kepada setiap pihak (jelaskan dengan cara / metoda apa anda
mengkomunikasikan proyek tersebut dan seberapa sering). Pastikan setiap pihak
membutuhkan informasi yang berbeda dan tentunya cara menyampaikannya juga
berbeda. Tujuannya adalah membuat semua orang merasa puas setelah menerima
informasi yang disampaikan
Jawab :
Adapun komunikasi yang akan saya lakukan kepada semua pihak yaitu dengan cara :
Komunikasi “Internal”. Mengapa komunikasi internal penting? Komunikasi internal
mempunyai dua tujuan utama, yaitu: (1) menjaga kesadaran setiap pegawai akan tugas
dan aturan-aturan umum, dan (2) menciptakan budaya perusahaan. Budaya perusahaan
(prinsip, perilaku dan nilai-nilai) yang terkandung dalam satu perusahaan dibentuk oleh
prinsip-prinsip, perilaku dan nilai-nilai yang ditumbuhkan baik oleh shareholder maupun
stakeholder internal (Ten, 2017).
Adapun metode yang digunakan untuk berkomunikasi meliputi metode: tertulis,
elektronik, oral, visual, nonverbal (Dow & Taylor, 2010). Qusef & Ismail (2016)
membedakan alat untuk komunikasi secara tradisional dan secara media sosial. Alat
komunikasi secara tradisional termasuk: penggunaan hard copy, panggilan telepon,
pesan suara, email, pertemuan, dan website.
Adapun untuk projek, finance, QC/QA dapat berupa memo, surat atau notulen
Adapun untuk marketing, strategi bisnis, stakeholder dapat berupa email, whatsapp, dll.
Adapun pihak internal dapat mengkomunikasi setiap hari begitu pun dengan pihak
eksternal.
b. Berikan contoh menyampaikan informasi yang salah kepada pemberi proyek (yang kasih
proyek) dan kepada anggota tim proyek ( masing-masing 3 contoh informasi yang salah
seperti apa). Ini artinya seharusnya informasi tidak disampaikan
Jawab :
 Owner tidak dapat memerintah langsung sub vendor, karena fungsi tersebut ada di
kontraktor utama.
3. Sebutkan metoda apa yang digunakan untuk menjaga agar proyek tetap terjaga kualitasnya
(mutu persiapan, pelaksanaan dan pencapaian proyek), sehingga pada akhirnya hasil proyek
yang dikerjakan dapat memberikan kepuasan kepada semua pihak.
Jawab :
Menurut pendapat saya, metoda yang digunakan dalam menjaga kualitas suatu proyek pada
abad ke 20 ini adalah dengan “Project Management” , meliputi proses
perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan ( organizing ),pelaksanaan dan
pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan
pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen. Adapun penjelasan dari Project
Management adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat
 tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil  penggunaan
sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu
dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub
kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain.

4. Mengelola risiko sejak tahap perencanaan proyek sistem informasi jasa pengiriman barang
berbasis web, akan memberikan rasa aman kepada anda sebagai manajer proyek dan
kepada tim proyek, dan akan merasa siap apabila risiko yang telah teridentifikasi
sebelumnya, benar terjadi. Pertanyaan:
a. Sebutkan 4 risiko negatif dan 3 risiko positif apa saja yang akan muncul pada proyek
tersebut di atas, selama proyek tersebut berjalan.
Jawab :
 Adapun 4 risiko negatif dalam tahapan perencanaan proyek sistem informasi jasa
pengiriman barang berbasis web adalah sbb :
 Adanya keterlambatan jadwal pengiriman yang tidak sesuai dengan applikasi
 Adanya gangguan jaringan atau down applikasi, jika internet tidak stabil atau
banyak nya penggunaan website tersebut
 Biaya-biaya yang timbul yang tidak sesuai rencana dengan website tsb
 Tenaga kerja yang sakit
 Adapun 3 risiko positif yang akan terjadi pada tahapan perencanaan proyek sistem
informasi jasa pengiriman barang berbasis web adalah sbb :
 Pengerjaan pengiriman barang menjadi lebih efektif dan efisien
 Adanya penghematan biaya dari segi website dibandingkan penggunaan
secara manual
 Meningkatkan performance pekerja dalam mengapplikasikan website tsb.
b. Sebutkan 2 metoda yang anda ketahui dalam mengelola risiko, dan sebutkan tahapan
apa saja untuk melakukan manajemen risiko, sehingga dapat dikelola dengan optimal
dan tidak mengganggu pelaksanaan proyek secara signifikan (dampak mengganggunya
hanya sedikit saja dan dapat ditangani).
Jawab :
Adapun 2 metoda yang digunakan dalam mengelola risiko adalah
Pengendalian Risiko dan Pendanaan Risiko. Adapun tahapan dalam melakukan
manajemen risiko khususnya pada suatu perusahaan ialah sbb :
 Identifikasi risiko,
 Mengidentifikasi bentuk-bentuk risiko,
 Melakukan analisis terhadap setiap alternatif,
 Memutuskan satu alternatif,
 Melaksanakan alternatif yang dipilih, dan
 Mengontrol alternatif yang dipilih.