IT. Adoc - Pub Ketentuan Dan Prosedur Sop Informasi Teknologi It

DIMA GROUP
KETENTUAN DAN PROSEDUR

( S.O.P )
INFORMASI TEKNOLOGI ( I.T )
Tahun pembuatan : 2014

Jilid : 1 ( satu )
Nomor : 0001/SOP/DIMA/2014
Tanggal dikeluarkan : 01 Juni 2014
Di setujui oleh : Finance Director
Last Updated : 19 Maret 2008
SOP No. 0001/SOP/DIMA/2014

DAFTAR ISI
Page
KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………………………………. i
I. Struktur Organisasi IT Infrastructure Department…………………………………………………………. 1
II. Ketentuan dan Prosedur

2.1. Ketentuan Fixed Asset Komputer dan Aplikasi System………………………………………. 2
2.2. Ketentuan Instalasi Software……………………………………………………………………………. 3
2.3. Ketentuan Pemakaian Flash Disk, Modem, External Hard Disk……………………………. 4
2.4. Ketentuan Pemakaian Email Kantor

2.4.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor dan Penjelasan
Tambahan Pengajuan Pendaftaran Email Kantor…………………………………………… 5-6
2.4.2. Flow 1 - Pengajuan Pendaftaran Email Kantor Untuk Head
Office dan Area………………………………………………………………………………………………. 7
2.5. Ketentuan Mailing List dan Pin Telepon

2. 5.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email
dan Pin Telepon dan Keterangan Tambahan………………………………………………… 8-9
2.5.2. Flow 2 - Pengajuan Mailing List Email dan Pin Telepon…………………………………. 10
2.6. Ketentuan Pengajuan Internet Access

2.6.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Internet Access…………………………………………………. 11
2.6.2. Flow 3 - Pengajuan Internet Access……………………………………………………………….. 12
2.7. Ketentuan Pembukaan Akses Data Server

2.7.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Pembukaan Akses Data Server………………………… 13
2.7.2. Flow 4 - Pengajuan Pembukaan Akses Data Server………………………………………. 14
2.8. Ketentuan Security Hardware PC dan Notebook………………………………………………… 15
2.9. Ketentuan Standar Disaster Recovery System

2.9.1. Backup PC / Laptop…………………………………………………………………………………………. 16
2.10. Ketentuan Pertanggungjawaban Atas Kerusakan Fixed Asset IT…………………………….. 17
2.11. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT HO

2.11.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset HO……………………………………………….. 18
2.11.2. Flow 5 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area HO……………… 19
2.11.3. Flow 6 - Proses Penawaran S/D Receipt Fixed Asset HO……………………………… 20
2.11.4. Flow 7 - Proses Invoicing FA - HO…………………………………………………………………. 21
2.12. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT Area

2.12.1. Tabel Ketentuan Pembelian Fixed Asset Area…………………………………………….. 22
2.12.2. Flow 8 - Approval Permintaan Pembelian Fixed Asset IT Area……………………. 23
2.12.3. Flow 9 - Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area………………………………. 24
2.12.4. Flow 10 - Penawaran s/d Receipt FA Area…………………………………………………….. 25
2.12.5. Flow 11 - Flow Invoicing Fixed Asset Area…………………………………………………….. 26
2.13. Ketentuan dan Prosedur Penjualan Fixed Asset IT
2.13.1. Tabel Ketentuan Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area…………………… 27
2.13.2. Flow 12 - Penjualan Fixed Asset Head Office dan Area……………………………….. 28
2.14. Ketentuan dan Prosedur Mutasi Fixed Asset IT
2.14.1. Tabel Ketentuan Mutasi Fixed Asset Head Office dan Area………………………… 29
2.14.2. Mutasi Fixed Asset Head Office dan Area……………………………………………………. 30
2.15. Ketentuan dan Prosedur Pemusnahan Fixed Asset IT

2.15.1. Tabel Ketentuan Pemusnahan Fixed Asset IT Head Office dan Area………….. 31
2.15.2. Pemusnahan Fixed Asset Head Office dan Area………………………………………….. 32
2.16. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT

2.16.1. Tabel Ketentuan Perawatan / Perbaikan fixed asset IT……………………………….. 33
2.16.2. Tabel Fasilitas Pendukung IT…………………………………………………………………………. 34
2.16.3. Flow 15 - Approval Permintaan Service Fixed Asset Head Office
dan Area…………………………………………………………………………………………………………. 35
2.16.4. Flow 16 - Proses Penawaran Service dan Pengerjaan Service
Head Office dan Area…………………………………………………………………………………….. 36
2.16.5. Flow 17 -Proses Invoicing Service Head Office dan Area……………………………… 37
2.17. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT

2.17.1. Tabel Ketentuan Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV …………………………… 38
III. Bentuk Form

3.1. Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR……………………………………………………………. 39
3.2. Berita Acara Serah Terima PDA For EDM 013.F.IT………………………………………………………… 40
3.3. Berita Acara Serah Terima PDA For DIMA 013.F.IT………………………………………………………… 41
3.4. Berita Acara Serah Terima TAB For DIMA 013.F.IT…………………………………………………… 42
3.5. Berita Acara Kejadian 001.F.IT………………………………………………………………………………….. 43
3.6. Form Employee Checklist 002.F.HR………………………………………………………………………….. 44
3.7. Pengajuan Pembukaan Data Server 002.F.IT……………………………………………………………. 45
3.8. Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT………………………………………………………………………. 46
3.9. Peminjaman Infocus Keluar Kantor 004.F.IT…………………………………………………………….. 47
3.10. Pengajuan Copy Data to USB 005.F.IT……………………………………………………………………….. 48
3.11. Pengajuan E-mail 006.F.IT…………………………………………………………………………………………. 49
3.12. Pengajuan Forward E-mail 007.F.IT…………………………………………………………………………… 50
3.13. Pengajuan Instalasi/Update Program Aplikasi 008.F.IT……………………………………………. 51
3.14. Pengajuan Install Software 009.F.IT………………………………………………………………………….. 52
3.15. Pengajuan Internet Akses 010.F.IT……………………………………………………………………………. 53
3.16. Pengajuan Pendaftaran Mailing List E-mail 011.F.IT………………………………………………… 54
3.17. Pengajuan Pin Telepon 012.F.IT……………………………………………………………………………….. 55
3.18. Pengajuan Penggantian Password 014.F.IT………………………………………………………………. 56
3.19. Monitoring Back Up Netbook dan PC……………………………………………………………………….. 57
3.20. Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV …………………………………………………………. 58
STRUKTUR ORGANISASI IT
Finance Director
Corporate IT
Manager
Information Infrastructure
System Manager Manager
Admin
Assistant Assistant
System Manager Manager
Information
Infrastructure
System
Supervisor
Supervisor
System Staff Staff
Page 5
KETENTUAN FIXED ASSET KOMPUTER DAN APLIKASI SYSTEM
Working Area : Head Office dan Area
Ketentuan Fasilitas Komputer
No Grade Department PC / Notebook Standard Specification

1 Staff / Supervisor / Asst Mgr Audit Notebook Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB
2 Staff / Supervisor / Asst Mgr IT PC / Notebook i5/i7, Memory 8 GB
3 Staff All exclude Audit PC Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB
4 Supervisor All exclude Audit PC Core 2 Duo atau i5, Memory 4 GB
5 Designer Designer PC / Notebook Mac Standard Macintosh
6 Assistant Manager All exclude Audit PC / Notebook Core 2 Duo atau i5, Memory 4 / 8 GB
7 Manager All Notebook i5/i7, Memory 8 GB
8 Senior Manager - Back Office All exclude Audit Notebook i7, Memory 8 GB
9 Senior Manager - Front Office All exclude Audit PC / Notebook i7, Memory 8 GB
10 GM / DLT Laptop , Modem 3G , Tab / Ipad i7, Memory 8 GB
Ketentuan Aplikasi System di DIMA Group dan Spesifikasi PC
No Aplikasi System Users Standard PC

1 BOSNet EDM, Dimatique
2 BI Report Dima Group
3 Microsoft Navision Dima Group
4 Microsoft CRM Dima Indonesia
Payroll PT Dima
Indonesia, PT Dimatique
Minimum Core 2 Duo, Memory 4
5 HRIS Sun Fish International, PT DIW, PT
GB
Wico Interna, PT Pokka
Corpora
6 HRD Expert EDM
7 QAD Application Wico Interna, DIW
8 Accurate Aska Indoco
9 MP Software Dima Group
Ketentuan :
Semua permintaan di luar ketentuan :
1 Untuk jenis komputer (PC/Notebook) dengan spesifikasi di luar standar, harus mendapatkan approval dari Finance Director di RFP
2 Untuk aplikasi system di luar standar harus mengisi form no 009.F.IT Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line
manager user yang bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager.
Page 2
KETENTUAN INSTALASI SOFTWARE
Instalasi Software
No Grade
1 Staff
2 Supervisor
3 Designer
4 Assistant Manager
5 Manager
6 Senior Manager
7 GM / DLT
Standar Software Jabatan

1 Operating System Windows All Position
2 Microsoft Office Standard All Position
3 WinZip / WinRar / 7 Zip All Position
Browser IE / Mozilla Firefox /
4 All Position
Google Chrome / Opera / Safari
5 Adobe Reader All Position
6 Nero Designer
7 Acronis Backup System All Position
8 Antivirus Kaspersky All Position
9 ACDSee All Position
10 Faronics Deep Freeze All Position
11 VNC Server All Position
12 WinAmp / Windows Media Player All Position
13 Driver Printer All Position
14 Snagit All Position
16 FTP Filezilla / Drop Box All Position
17 Win to PDF All Position
18 Cleaner All Position
19 Kerio Outlook Connector All Position
20 CyberLink Power DVD All Position
21 DivX All Position
22 Unlocker All Position
23 Kamus All Position
24 RealVNC All Position
25 NoteZilla Notes All Position
Ketentuan :
Permintaan instalasi di luar ketentuan, harus mengisi form dokumen no 009.F.IT
Pengajuan Install Software, diajukan oleh user, diketahui oleh line manager user yang
bersangkutan, disetujui oleh Infrastructure Manager.
Page 3
KETENTUAN PEMAKAIAN FLASH DISK / EXTERNAL HARD DISK / MODEM 3G
No Grade FLASH/EXTERNAL HD MODEM

No
Pengecualian untuk area, PIC
1 Staff
yang diijinkan ditentukan oleh No
IT Infrastructure Manager.
2 Supervisor No No
3 Designer No No
4 Assistant Manager No No
5 Staff / Supervisor / Asst Mgr No No
6 Manager No No
7 Senior Manager - Back Office No No
8 Senior Manager - Front Office No Yes
9 GM / DLT Yes Yes
Ketentuan
1 Flash disk / Ext Hdd yang disediakan dengan tujuan untuk penyimpanan data perusahaan
2 Tidak boleh digunakan untuk menyimpan file file diluar kepentingan perusahaan
3 User bertanggungjawab untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan
4 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan
5 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan
6 Apabila User ditemukan melakukan hal hal yang membahayakan kerahasiaan data perusahaan maka akan dikenakan sangsi
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7 Pengajuan untuk pemakaian, harus mendapatkan persetujuan dari Line Manager dan Line Director dan dilakukan dengan
cara mengisi form dokumen no 005.F.IT Pengajuan Copy Data to USB.
Page 4
Nama Proses Pengajuan Pendaftaran Email Kantor
Working Area Head Office dan Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan Proses Check dan Approval 1 Proses Check dan Approval 2
Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
HR Dept Line Manager IT
Pemilik
Lain Lain
Proses
User Line Manager IT

001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Dokumen Lain Lain
006.F.IT Pengajuan E-mail 006.F.IT Pengajuan E-mail 006.F.IT Pengajuan E-mail

Admin HR Line Manager Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Otoritas Lain Lain
User Line Manager Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Line Manager melakukan cek dan approval di Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan
Fasilitas Informatika Sesuai Standar. form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika diketahui oleh Corporate IT Mgr
Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan
Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager.
Lain Lain
Ketentuan User mengisi form no 006.F.IT Pengajuan Email Line Manager melakukan cek dan approval di Untuk pengajuan email lokal disetujui oleh Infrastructure Mgr dan
form 006.F.IT Pengajuan Email diketahui oleh Corporate IT Mgr
Untuk pengajuan email global disetujui oleh Line Director dan
Infrastructure Manager dan diketahui oleh Corporate IT Manager.
Untuk pengajuan set up email di device pribadi karyawan,
disetujui oleh Line Director dan Infrastructure Manager,
diketahui oleh Corporate IT Manager dan Finance Director.
Page 5
Ketentuan yang berkaitan dengan email :
1 Signature email ditentukan dengan format standar :
a. Setiap Karyawan, baik di kantor pusat maupun di kantor cabang, yang memiliki komputer/
tablet/bb fasilitas kantor wajib memiliki email account dima.
b. Alamat email untuk karyawan PT EDM (blok A dan blok BB) dan karyawan PT Dima
Indonesia yang berlokasi di jalan Sudirman :
b1. Alamat email setiap karyawan harus sesuai dengan nama pengguna, bukan jabatan.
Pengecualian untuk email yang menggunakan nama departement masih bisa
diperbolehkan sesuai kebutuhan dari department terkait.
b2. Nama email adalah nama lengkap (2 kata yang dipisahkan oleh titik), jika nama user
hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email menjadi nama.departemen
Contoh :
Nama: Agnes Monica Email: agnes.monica@dima.co.id
Nama: Agnes Email: agnes.hrd@dima.co.id
b3. Pengecualian diberlakukan untuk email yang mewakili kebutuhan departemen.
Contoh: recruitment@dima.co.id, hrd@dima.co.id, marketing@dima.co.id,
legal@dima.co.id, dima.bandung@dima.co.id, edm.bandung@dima.co.id,
dan sebagainya.
Setiap email tersebut dikelola oleh PIC yang ditunjuk oleh masing-masing Head
Department.
b4. Tidak diperkenankan mendaftarkan alamat email kantor ke mailing list, kecuali yang
berhubungan dengan pekerjaan dan atas sepengetahuan atasan.
c. Alamat email untuk karyawan Dima Group selain poin b di atas :
c1. Standar pemberian nama email sesuai :

No Jabatan Penamaan Email
1 Staff Nama Jabatan
2 Supervisor Nama Jabatan
3 Assistant Manager Nama Pengguna / User
4 Manager Nama Pengguna / User
5 Senior Manager Nama Pengguna / User
6 GM/DLT Nama Pengguna / User
c2. Untuk jabatan assistant manager ke atas nama email adalah nama lengkap (2 kata yang
dipisahkan oleh titik), jika nama user hanya terdiri dari 1 (satu) suku kata, nama email
menjadi nama.departemen
Contoh :
Nama: Agnes Monica Email: agnes.monica@dima.co.id
Nama: Agnes Email: agnes.hrd@dima.co.id
2 Pengiriman data email ke alamat email di luar domain DIMA dibatasi maksimal 4 MB per
pengiriman, kecuali untuk BOD, design dan data analyst diijinkan sampai 10 MB.
3 Selalu menjaga rahasia perusahaan dalam penggunaan email. Tidak mengirimkan email yang
bersifat rahasia kepada pihak yang tidak berkepentingan.
4 Penerima email wajib mengecek email secara berkala, dan merespon email yang perlu
ditindaklanjuti dalam waktu maksimal 2x24jam.
5 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user
6 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting
pada komputer atau perangkat pribadi lainnya.
7 Untuk karyawan yang resign, IT secara otomatis akan forward email user ke atasan langsung user sesuai
dengan struktur organisasi, kecuali jika ada konfirmasi dari atasan langsung/tidak langsung user untuk
tidak melakukan forward email ke atasan langsung ataupun melakukan forward email ke PIC lain.
Page 6
Page 7
Nama Proses Pengajuan Pendaftaran Mailing List Email dan Pin Telepon
Unit Proses
Keterangan
Proses Pengajuan Proses Check dan Approval 1 Proses Check dan Approval 2
Pemilik Proses Lain Lain

001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
Dokumen
011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon

Admin HR Line Manager Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager
Otoritas Lain Lain
User Line Manager Infrastructure Manager dan Corporate IT Manager

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Line manager user melakukan cek dan approval Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate
Fasilitas Informatika sesuai standar di form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika IT Manager menanda tangani di kolom mengetahui
Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah
ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area
budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT
Lain Lain
Ketentuan
User mengisi 011.F.IT Pengajuan Mailing List Line manager user melakukan cek dan approval Infrastructure Manager menandatangani di kolom menyetujui dan Corporate
Email dan 012.F.IT Pengajuan Pin Telepon di form 011.F.IT Pengajuan Mailing List Email dan IT Manager menandatangani di kolom mengetahui
012.F.IT Pengajuan Pin Telepon
User tidak diperkenankan Budget biaya telepon per nomor pin harus sesuai dengan budget yang telah
melakukan pendaftaran mailing list tertentu ditentukan oleh management dan nilainya akan diatur terpisah. Untuk area
menggunakan alamat email kantor budget di plot oleh controller kemudian nilainya di email ke IT
Pendaftaran harus mengacu ke form 011.F.IT
Page 8
Ketentuan untuk penggunaan pin telepon :
1 User tidak diperkenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila
user ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan
3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi (billing system ini
mencatat semua log telepon yang keluar dari masing - masing PIN yang bertanggung jawab).
4 Semua pemegang PIN harus bertanggung jawab atas PIN yang telah diberikan serta
bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Page 9
Page 10
Nama Proses Pengajuan Internet Access
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan Proses Check dan Approval 1 Proses Check dan Approval 2
Pemilik Proses Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi
Lain Lain
Dokumen Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas informatika 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika
Lain Lain
010.F.IT Pengajuan Internet Akses 010.F.IT Pengajuan Internet Akses 010.F.IT Pengajuan Internet Akses
Otoritas Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Admin HR Line Manager Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr
Lain Lain
User Line Manager Line Director, Infrastructure Mgr dan Corporate IT Mgr

Admin HR mengisi form no 001.F.HR Permohonan Line Manager melakukan cek dan approval di Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
Fasilitas Informatika Sesuai Standar. form 001.F.HR Permohonan Fasilitas Informatika menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom
mengetahui.
Ketentuan
Lain Lain
User mengisi form no 010.F.IT Pengajuan Line Manager melakukan cek dan approval di Infrastructure Manager dan Line Director menandatangani di kolom
Internet Akses. form 010.F.IT Pengajuan Internet Akses menyetujui dan Corporate IT Manager menandatangani di kolom
mengetahui.
Page 11
Page 12
Nama Proses Pengajuan Pembukaan Akses Data Server
Unit Proses
Keterangan
Proses Pengajuan Proses Check Approval
Pemilik Proses User Line Manager User Infrastructure Manager, Corporate IT
Manager
Dokumen 002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses 002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses 002.F.IT. Pengajuan Pembukaan Akses Data
Data Server Data Server Server
Otoritas Line Manager dan Manager Dept Terkait Infrastructure Manager, Corporate IT
Manager
Ketentuan Untuk sharing data internal departemen

yang bersangkutan cukup diketahui
oleh Line Manager.
Untuk sharing / akses data dengan

departemen lain diketahui oleh Line
Manager dan Manager Terkait dengan
Data Sharing / Akses Data.
Page 13
Page 14
KETENTUAN SECURITY HARDWARE PC DAN NOTEBOOK
SECURITY HARDWARE
No Grade
1 Staff
2 Supervisor
3 Designer
4 Assistant Manager
5 Manager
6 Senior Manager
7 GM / DLT
No Aplikasi Security Departemen/Grade

1 Password PC / Notebook All
Automatic screen saver ber-password
Finance & Accounting,
2 tiap setengah jam (30 menit)
Designer, Data Analyst
sekali
Ketentuan :
1 Untuk aplikasi security hardware tidak diperbolehkan membawa perangkat pribadi
yang digunakan di luar lingkup pekerjaan yang dipasang di perangkat / asset IT
yang diberikan oleh kantor.
2 Password awal user diberikan oleh IT, kemudian user diwajibkan mengganti
password dan password baru harus diinformasikan ke IT via email, atasan langsung/
tidak langsung user bisa mengetahui password user dengan meminta ijin ke Line
Director/IT Infrastructure Manager via email.
Untuk permintaan penggantian password PC/Netbook harus mengisi form 014.F.IT
Pengajuan Penggantian Password PC/Notebook.
Page 15
KETENTUAN STANDAR DISASTER RECOVERY SYSTEM
Backup PC / Laptop
PIC Form
No PC/Laptop/Server Jenis Data Departemen Periode Backup Lokasi Backup
Backup Checklist
Server di lokasi
1 Server Data Data sharing All Harian secara otomatis IT -
masing-masing
Aplikasi dan data di all drive Dalam kota bulanan, Server di lokasi
2 Laptop All IT 015.F.IT
laptop (image) luar kota per tiga bulan masing-masing
Human
3 PC/Laptop Aplikasi dan data di all drive Diatur internal HR External Hard Disk HR -
Resource
4 PC/Laptop Aplikasi dan data di all drive Design Diatur internal Design External Hard Disk Design -
5 PC/Laptop Aplikasi dan data di all drive Legal Diatur internal Legal External Hard Disk Legal -
Selain HR, Dalam kota bulanan, Server di lokasi

6 PC Aplikasi dan data di all drive IT 015.F.IT
Design, Legal luar kota per tiga bulan masing-masing
Page 16
KETENTUAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS KERUSAKAN FIXED ASSET IT
KATEGORI PEMBEBANAN Ketentuan Supporting Dibuat Diketahui

User Perusahaan Dokumen
Kerusakan
Kelalaian User 100% Asset masih digunakan setelah selesai di servis - Berita Acara User Atasan langsung
Kerusakan pabrik 100% Jika tidak ada cover garansi, maka akan dilakukan - Berita Acara User Atasan langsung
perbaikan melalui vendor IT
Kerusakan umur 100% Dilakukan perbaikan dengan menggantikan - Berita Acara User Atasan langsung
sparepart yang rusak
Kehilangan
Semua kondisi 100% Nilai dari barang yang hilang ditentukan - Surat Kehilangan User Atasan langsung
oleh Purchasing Manager berdasarkan harga dari Kepolisian
baru yang berlaku saat itu - Berita Acara
Semua jenis kejadian kerusakan/kehilangan harus mengisi form no 001.F.IT Damage Report Note (Berita Acara Kejadian)
Page 17
Nama Proses Pembelian Fixed Asset
Working Area IT - HO
Unit Proses
Proses PO
Keterangan Proses Penawaran & Proses PO Receipt
Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses PO Receipt Proses verifikasi Proses Pembayaran
Penunjukkan (Fisik)
(Sistem Nav)
Pemilik Proses User / IT IT Purchasing staff Purchasing staff IT Purchasing staff Accounting Finance
RFP RFP CQS Purchase Order (PO) Surat Jalan (SJ ) Faktur tagihan, Faktur tagihan, Payment Voucher (PV)
Dokumen Supplier PO, SJ, RFP PO, SJ, BTB, RFP
Line Manager / Line Infrastructure Mgr / Purchasing Manager IT Purchasing Accounting Manager
Otoritas Director Corp IT Mgr / Fiinance Manager & Finance Director
Director
Maksimal waktu Pembelian peralatan Purchasing staff Purchasing Manager IT mengecek
pengadaan barang kantor/IT <= Rp 2,5 mencari minimal 2 memilih vendor kualitas barang dan
adalah 2 (minggu) juta disetujui oleh IT (dua) penawaran berdasarkan CQS jumlahnya sesuai
terhitung dari Infrastructure (CQS) berdasarkan yang diajukan oleh dengan PO
pengajuan sudah Manager & rekomendasi purchasing staff
disetujui dan Accounting Manager spesifikasi dan harga
diterima oleh IT pembelian terakhir.
Pembelian peralatan IT menerimaSJ Fixed

kantor/IT > Rp 2,5 Asset dari vendor
juta, tetapi <= Rp 5 dan di tanda
Ketentuan juta disetujui oleh tangani oleh
Corporate IT Manager Infrastructure
& Accounting Manager/IT Spv
Manager
Pembelian peralatan IT Menempel Kode

kantor/IT > Rp 5 juta Fixed Asset di fisik
disetujui oleh Finance barang
Director & Corporate
IT Mgr
Page 18
Page 19
FLOW 6 – PROSES PENAWARAN S/D RECEIPT FIXED ASSET HO
Narasi Purchasing Staff Purchasing Manager IT Staff/Spv Accounting User Vendor
Berdasarkan 2 PO
panduan harga 003.F.PR
PO
pembelian terakhir 003.F.PR
dari Infrastructure Membuat CQS (asli)
Manager, untuk minimal 2 1 4
purchasing staff vendor
membuat minimal
3
2 CQS RFP Sudah
CQS Ditandatangani
002.F.PR Approval Infrastructure Mgr dan
Manager Acc Mgr 001.F.PR
CQS CQS terbaik
purchasing berdasarkan
RFP Sudah
002.F.PR Ditandatangan
memberikan harga Corporate IT Mgr dan
approval terhadap Acc Mgr 001.F.PR
RFP Sudah
salah satu CQS Ditandatangan
Corporate IT Mgr
dan Fin Dir
Purchasing staff CQS Terpilih CQS Terpilih 001.F.PR
membuat PO 002.F.PR 002.F.PR
sebanyak 5 (lima)
Buat kode
rangkap dan
Approval PO fixed asset
ditandatangani
File
oleh purchasing PO
manager 003.F.PR
kemudian Informasi tgl
didistribusikan sbb PO A pengiriman
: lembar 1 ke A 003.F.PR barang ke
vendor, lembar 2 purchasing
dan lembar 4 ke
accounting,
lembar 3 ke IT, File File
lembar 5 disimpan
di purchasing
sebagai file Informasi tgl
kedatangan
Vendor mengirim barang ke IT
Surat
barang sesuai Menerima Jalan
dengan informasi tgl Asli
kesepakatan kedatangan
waktu yang sudah barang
diinformasikan
Surat
sebelumnya, Jalan
barang diterima
oleh IT Staff/IT
Spv
Surat
Barang sesuai
surat jalan? Jalan Asli
IT Staff/Spv
memeriksa barang Ya
berdasarkan 3
keadaan dan Terima barang,
kesesuaiannya tanda tangan
dengan SJ, surat jalan
kemudian
menandatangani
SJ di mana SJ tsb Surat
terdiri atas 2 (dua) Jalan
rangkap, 1 lembar Asli
asli untuk vendor,
1 lembar lagi
disimpan di IT File
sebagai file.
Kemudian IT
menempelkan Coret Surat
nomor fixed asset Jalan Sesuai
di barang yang Fisik Barang
sudah diterima.
Kode fixed asset
yang dimaksud
adalah kode yang Tempel kode
terdapat di MO fixed asset
Software dan kode
Nav
Page 20
Page 21
Nama Proses Pembelian Fixed Asset
Working Area IT - Area
Unit Proses
Keterangan Proses Proses Persetujuan Proses Penawaran & Proses PO Proses PO Proses verifikasi Proses PO Receipt Proses Pembayaran
pengajuan Penunjukkan Receipt (Fisik) (Sistem)
User / IT IT ASPM / DM / IT ASPM / DM / IT Admin Admin / Controller Purchasing Admin
Pemilik Proses
RFP RFP CQS Purchase Order Surat Jalan (SJ) Faktur tagihan, PO, Faktur tagihan, PO, SJ, Payment Voucher
Dokumen Vendor SJ, RFP RFP, BTB (PV)
Line Manager / Infrastructure Mgr / Purchasing Manager Purchasing Manager ASPM / DM ASPM / DM Purchasing Manager ASPM / Controller
Otoritas Line Director Corp IT Mgr /
Finance Director
Pembelian peralatan ASPM/DM mencari Admin mengecek
kantor/IT <= Rp 2,5 minimal 2 (dua) kualitas barang
juta disetujui oleh penawaran (CQS) dan jumlahnya
Infrastructure berdasarkan sesuai dengan PO
Manager & rekomendasi spesifikasi
Accounting Manager dan harga pembelian
terakhir dari
Infrastructure Manager.
Pembelian peralatan Infrastructure Manager Admin

kantor/IT > Rp 2,5 membaca CQS dari membuatkan
juta, tetapi <= Rp 5 ASPM/DM kemudian Bukti Penerimaan
Ketentuan
juta disetujui oleh diteruskan ke Fixed Asset dan
Corporate IT Manager Purchasing Manager kemudian SJ
& Accounting untuk memilih CQS dikirimkan ke IT
Manager terbaik. Spv
Pembelian peralatan Admin menempel

kantor/IT > Rp 5 juta nomor kode fixed
disetujui oleh Finance asset di fisik
Director & Corporate barang
IT Mgr
Page 22
Page 23
Flow 9 – Proses Transfer Dana dari Head Office ke Area
Corporate Treasury
Narasi Accounting Staff Finance Staff Finance Director Admin Area ASPM/DM/IT
Manager
RFP 001.F.PR yang Cek rekening

sudah disetujui sesuai area
nilai RFP, diberikan
oleh Accounting 1
Manager ke Finance
Staff untuk dilakukan Informasi ke
transaksi internet RFP Sudah RFP Sudah RFP Sudah
Ditandatangani Ditandatangani Ditandatangani ASPM/DM/IT
banking dan print bukti
Infrastructure Mgr dan Infrastructure Mgr dan Infrastructure Mgr dan
internet banking Acc Mgr 001.F.PR Acc Mgr 001.F.PR Acc Mgr 001.F.PR
Finance Staff akan RFP Sudah RFP Sudah RFP Sudah

Ditandatangan Ditandatangan Ditandatangan CQS terpilih
meminta approval dari > dana?
Corporate IT Mgr dan Corporate IT Mgr dan Corporate IT Mgr dan
Corporate Treasury Acc Mgr 001.F.PR Acc Mgr 001.F.PR Acc Mgr 001.F.PR Ya
Manager dan Finance Tdk
Director
RFP Sudah RFP Sudah RFP Sudah
Ditandatangan Ditandatangan Ditandatangan
Corporate IT Mgr dan Corporate IT Mgr dan Corporate IT Mgr dan
Setelah disetujui Fin Dir 001.F.PR Fin Dir 001.F.PR Fin Dir 001.F.PR
Refund
Finance Director,
Corporate Treasury
Manager akan release
Selisih <=
di sistem internet Bukti internet
Input dan print Rp 500.000?
banking dan Buat kode banking
bukti internet
menginformasikan ke fixed asset Ya
banking
Finance Staff Tdk Buat RFP tambahan
Bukti internet
Ya sesuai
banking Ya
Flow 8 - Approval
Approved? Approved? Permintaan Pembelian
Finance Staff akan 2A
menginformasikan ke Tdk Fixed Asset IT Area
Tdk
admin area bahwa Revisi
dana RFP sudah Informasi ke
ditransfer ke rekening Informasi ke Corporate
area Finance Staff Treasuty
Manager Siapkan dana
dari petty cash
Admin area akan cek Informasi ke
dana di rekening dan admin area Release di
koordinasi dengan sistem internet
ASPM/DM mengenai banking
harga di CQS :
1. Jika CQS < dana,
dilakukan proses
refund. Informasi ke
2. Jika CQS > dana finance staff
dengan kisaran <-= Rp
500.000, siapkan
kekurangan dana dari
petty cash dan
informasikan ke ASPM/
DM untuk membuat
tambahan RFP sesuai
prosedur
3. Jika CQS > dana
dengan kisaran > Rp.
500.000, informasikan
ke ASPM/DM untuk
membuat tambahan
RFP sesuai prosedur
Kode fixed asset yang

dimaksud adalah kode
yang terdapat di MO
Software dan kode Nav
Page 24
Flow 10 – Penawaran s/d Receipt FA Area
Infrastructure Purchasing
Narasi ASPM/DM Purchasing Staff Accounting Staff Vendor Admin Area User
Manager Manager
2
ASPM/DM menerima RFP PO
yang sudah disetujui 003.F.PR
Menerima
berdasarkan nilainya, RFP Sudah
informasi tgl
kemudian membuat Ditandatangani
IT Ass Mgr
kedatangan
penawaran (CQS) minimal
2 (dua) vendor, kemudian dan Acc Mgr barang
informasi tersebut 001.F.PR
RFP Sudah 3
diteruskan ke Infrastructure Ditandatangan
Manager dan diteruskan ke Corporate IT Surat Jalan
Purchasing Manager untuk Mgr dan Acc Asli
dipilih CQS terbaik. Mgr RFP
001.F.PR
Sudah
Ditandatangan
Corporate IT Informasi tgl
Purchasing Staff akan Mgr dan Fin pengiriman
membuat PO berdasarkan Dir 001.F.PR barang ke ASDM/
CQS terpilih dari DM
Purchasing Manager
sebanyak 5 (lima) rangkap, CQS CQS CQS 2A
kemudian setelah disetujui 002.F.PR 002.F.PR 002.F.PR CQS Terpilih Surat
Barang
oleh Purchasing Manager 002.F.PR Jalan sesuai surat
didistribusikan sbb : lembar CQS CQS CQS Asli jalan?
1 dan 3 ke ASDM/DM, 002.F.PR 002.F.PR 002.F.PR
lembar 2 dan 5 ke Ya Tdk
accounting, lembar 4 ke PO PO
purchasing. 003.F.PR
Approval 003.F.PR
CQS terbaik
Terima barang,
ASDM/DM akan
meneruskan PO ke vendor tanda tangan
File surat jalan
CQS Terpilih
002.F.PR File
Vendor akan memberikan
Surat Surat
informasi mengenai
kedatangan barang dan
Jalan Jalan
info tersebut akan Asli Asli
diteruskan ke admin area
Approval PO
Vendor mengirimkan PO 3
barang beserta Surat Jalan 003.F.PR
(SJ) sebanyak 2 (dua) Coret Surat
rangkap ke admin area. File Jalan Sesuai
Fisik Barang
File
Admin area akan
menerima barang dan
mencocokkan kesesuaian
Tempel kode
Informasi tgl fixed asset
antara kondisi fisik barang
dengan SJ, jika tidak pengiriman
sesuai, coret surat jalan barang ke Admin
sesuai fisik.
Setelah sesuai admin area

menandatangani SJ, di
mana lembar asli
dikembalikan ke supplier,
lembar ke 2 disimpan
sebagai file, menempel
kode fixed asset di fisik
barang lalu memberikan
barang ke user.
Page 25
Page 26
Nama Proses Penjualan fixed asset
Working Area Head office & Area
Unit Proses
Keterangan Proses pengajuan Proses persetujuan Proses penawaran & Proses penyerahan Proses penerimaan hasil
penunjukkan penjualan
Pemilik Proses User / IT IT IT IT Finance / Kasir
Form Pengajuan Form Pengajuan Fixed CQS Berita Acara Serah Terima Form Pengajuan FA, CQS, BASTFA,
Dokumen Fixed Asset Asset Fixed Asset kuitansi/bukti setoran bank
Otoritas Finance Director Finance Director IT & Pembeli

Ketentuan tersebut Berita Acara Serah Terima FA Hasil penjualan harus langsung
berlaku juga untuk (format+dokumentasi) disetorkan ke rekening
mutasi fixed asset diberikan tembusan kepada perusahaan.
Ketentuan lintas entitas badan Accounting
hukum yang
berbeda.
Proses penjualan fixed asset dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Fixed Asset 003.F.IT
Page 27
Page 28
Nama Proses Mutasi Fixed Asset
Working Area Head Office & Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses Serah Terima Proses Pencatatan Fixed Asset
Pemilik Proses IT atau User IT atau User IT & User Accounting
Form Pengajuan Fixed Asset Form Pengajuan Fixed Berita Acara Serah Terima FA BASTFA & Form pengajuan fixed asset
Dokumen
Asset
Otoritas Line Manager / Line Director IT Infra Mgr IT & User Accounting Manager
Proses serah terima antara IT/User Berita Acara Serah Terima Fixed Asset dan
kepada User berikutnya, harus mengecek Form Pengajuan FA di arsip oleh Accounting
kondisi Fixed Asset terakhir. & IT
Jika terjadi kerusakan pada fixed asset

Ketentuan
saat serah terima yang disebabkan oleh
kelalaian user dalam merawatnya, maka
akan menjadi tanggungjawab user
sebelumnya.
Page 29
Page 30
Nama Proses Pemusnahan Fixed Asset IT
Working Area Head Office and area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses pemusnahan Proses pencatatan fixed asset
Pemilik Proses IT IT IT & Internal Audit Accounting
Form Pengajuan Fixed Asset Form Pengajuan Fixed Asset Berita Acara Pemusnahan Fixed Form Pengajuan FA, Berita Acara
Dokumen
Asset Pemusnahan FA
Infrastructure Mgr, Corporate Internal Audit Manager & IT Infra Accounting Manager
Otoritas IT Manager & Finance Director Mgr
Proses pemusnahan fixed asset

dilakukan dengan disaksikan oleh
Internal Audit dan di buatkan
Ketentuan dokumentasi untuk dilampirkan
pada Berita Acara Pemusnahan foto
sebelum, sedang, sesudah
pemusnahan.
Page 31
Flow 14 – Pemusnahan Fixed Asset Head Office dan Area
Infrastructure Manager
IT Internal Audit
Narasi (ASPM/DM Untuk Area) Finance Director Accounting
Manager
IT mengajukan
pemusnahan fixed asset Menulis fixed asset
melalui form 003.F.IT yang akan
Pengajuan Fixed Asset dimusnahkan di
sebanyak 2 (dua) rankap form 003.F.IT Form
lalu dimintakan Pengajuan Fixed
persetujuan ke Asset
dan Finance Director,
kemudian setelah 003.F.IT Ya
mendapatkan Pengajuan Fixed
Asset Approved? Approved?
persetujuan, 1 lembar
diserahkan ke Ya
accounting, 1 lembar Tdk
disimpan di IT sebagai Tdk
file. Pembatalan
pemusnahan
003.F.IT
Setelah mendapat Pembatalan
Pengajuan Fixed
persetujuan dari Asset Ditolak pemusnahan
dan Finance Director, IT 003.F.IT
akan membuat Berita Pengajuan Fixed
Asset Ditolak
Acara Pemusnahan
File
Barang sebanyak 3
rangkap untuk 003.F.IT
diserahkan ke Internal Pengajuan Fixed 003.F.IT
Audit Manager sebagai Asset Pengajuan
informasi jenis barang
Fixed Asset
fixed asset yang akan
dimusnahkan dan waktu
pemusnahan
File Menerima informasi
pemusnahan fixed File
Pada waktu yang telah 016.F.IT asset (barang dan
disepakati, dilakukan Berita Acara waktu
pemusnahan fixed asset Pemusnahan pemusnahan)
disaksikan oleh IT, 016.F.IT
Infrastructure Manager Pemusnahan Berita Acara
dan Internal Audit fixed asset Pemusnahan
Manager , dilengkapi 016.F.IT
dengan foto sebelum, Berita Acara
selama dan sesudah Pemusnahan
pemusnahan
016.F.IT 016.F.IT
Untuk pemusnahan fixed
Berita Acara Berita Acara
asset yang dilakukan di Pemusnahan Pemusnahan
area, harus disaksikan
oleh ASPM/ DM dan
perwakilan dari internal
audit dilengkapi dengan File
foto sebelum, selama File
dan sesudah 016.F.IT
Berita Acara
pemusnahan.
Pemusnahan
Foto dan Berita Acara
Pemusnahan dikirimkan
ke Internal Audit
Manager dan akan
ditandatangani oleh
Infrastructure Manager File
dan Internal Audit
Manager
Update
Accounting melakukan stock FA
update stock fixed asset
berdasarkan dokumen form
pengajuan FA dan Berita
Acara Pemusnahan FA
Page 32
Nama Proses Perawatan / perbaikan fixed asset IT
Working Area Head Office and Area
Unit Proses
Proses pengajuan Proses persetujuan Proses penawaran dan Proses pengecekan Proses penagihan Proses Pembayaran
Keterangan
penunjukkan hasil servis
Pemilik Proses User atau IT User atau IT User atau IT User atau IT Accounting Accounting
Faktur, Faktur Pajak, RFP,
Dokumen RFP RFP CQS Faktur, Faktur Pajak
CQS
Infrastructure
Line Manager / Line
Otoritas Manager / Corp IT Purchasing Manager IT Supervisor Accounting Manager
Director
Mgr / Fin Director
Servis <= Rp 2,5 juta Untuk head office Jika ada penggantian Dokumen penagihan
Hasil penjualan sparepart
disetujui oleh IT penawaran dilakukan sparepart, maka diverifikasi dulu oleh
bekas, harus langsung
Infrastructure dengan pengajuan minimal bekasnya harus di IT dan melengkapi
disetorkan ke rekening
Manager & 2 (dua) CQS dari simpan oleh dokumen pendukung
perusahaan.
Accounting Manager Infrastructure Manager departemen IT lainnya.
Servis > Rp 2,5 juta, Untuk area penawaran Pemusnahan

Pembayaran tagihan
tetapi <= Rp 5 juta dilakukan dengan sparepart bekas
dilakukan dengan transfer
disetujui oleh pengajuan minimal 2 (dua) harus disaksikan oleh
Ketentuan langsung dari Head Office
Corporate IT Manager CQS dari ASPM/DM, Internal Audit atau
ke rekening penerima
& Accounting diketahui oleh perwakilan yang
(vendor)
Manager Infrastructure Manager ditunjukkannya.
Bekas sparepart yang

Servis > Rp 5 juta Setelah itu otoritas ada di masih bisa dijualkan,
disetujui oleh Finance tangan Purchasing dapat dibuatkan
Director & Corporate Manager untuk memilih pengajuan dan
IT Mgr CQS terbaik. disetujui oleh
Accounting Manager
Note : Fixed asset yang dimaksud di ketentuan ini hanya mencakup fixed asset yang kodenya dicatat di MP Software
(Software Pencatatan Fixed Asset).
Page 33
Tabel Fasilitas Pendukung IT
No Nama Fasilitas No Nama Fasilitas

1 Mouse Kabel 29 Kuas Pembersih
2 Mouse Wireless 30 Gergaji / Palu
3 Keyboard Kabel 31 Gunting
4 Keyboard Wireless 32 Tang Pemotong
5 Modem 3G 33 Tang Cucut
6 Flashdisk 34 Box Harddisk
7 External Harddisk 35 Cable Ties
8 Microfon Headset 36 Sprial Kabel
9 Speaker 37 Kabel Protector
10 Kabel VGA 38 Kabel Power
11 Kabel USB 39 Adaptor
12 Card Reader 40 Scanner Portable
13 CD / DVD External 41 Colokan 3 to 2
14 Webcam 42 Simpang T
15 Baterai Charger 43 CD / DVD Blank
16 Stabilizer 44 Baterai
17 Tang Crimping 45 Baut Nuts Rak Server
18 Lan Tester 46 Switch ATEN
19 Pengupas Kabel 47 Punch Tools RJ 45 / RJ 11
20 SD / Micro SD 48 3M Busa
21 Memory Card 49 Power Supply PC
22 Obeng Set 50 Kipas Processor
23 Converter 51 Pasta CPU
24 Digital Voice Recorder 52 Kabel LPT
25 Multi Tester 53 Card VGA
26 Vacum Cleaner 54 Card LAN
27 Solder 55 Card LPT
28 Sekering 2,5 A 56 Kabel HDMI
Page 34
Page 35
Page 36
Page 37
Nama Proses Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV
Working Area Head Office and Area
Unit Proses
Keterangan
Proses pengajuan Proses Persetujuan Proses Pengadaan Rekaman Proses Serah Terima Rekaman
Pemilik Proses User IT IT IT & User
Form Pengajuan Permintaan Form Pengajuan Permintaan Form Pengajuan Permintaan Form Pengajuan Permintaan
Dokumen Rekaman CCTV Rekaman CCTV Rekaman CCTV Rekaman CCTV
Line Manager User Infrastructure Mgr dan

Otoritas
Corporate IT Manager
Rekaman disimpan dalam bentuk
CD/DVD dan diserahkan/dikirimkan
Ketentuan
ke user oleh IT
Proses pengajuan permintaan rekaman CCTV dilakukan dengan mengisi Form Pengajuan Permintaan Rekaman CCTV 016.F.IT
Page 38
DIMA GROUP
FORM
DIMA GROUP
Jl . Pl ui t Ma s I Bl ok A No. 1 A Sudi rma n Pl a za Compl ex Bus i nes s
Jemba ta n Ti ga - Ja ka rta Uta ra Pl a za Ma rei n l t. 15th fl oor
Tel p : 021-6693113 (Hunti ng), Fa x : 021-6695803 Jl . Jend.Sudi rma n Ka v. 76-78, Ja ka rta 12910
PERMOHONAN FASILITAS INFORMATIKA (TO. IT DEPARTMENT)

Karyawan : Baru Rotasi / Mutasi / Promosi
Beri tanda  untuk jenis permohonan Fasilitas Informatika Karyawan Baru

1. Komputer PC Laptop PDA / Tab / Ipad *
Spesifikasi : * = coret yang tidak perlu
(Diisi jika tidak sesuai dengan Ketentuan Fixed Asset Komputer dan Aplikasi System dalam SOP IT)
2. Email E-mail Account Perubahan Hak Akses E-mail Account

Akses E-mail :
Local Hanya bisa kirim & terima e-mail internal (sesama @dima.co.id )- Default
Global Hanya bisa kirim e-mail keluar (diluar domain @dima.co.id )

Hanya bisa terima e-mail dari luar (diluar domain @dima.co.id )
Bisa kirim dan terima e-mail dari luar (di luar domain @dima.co.id)
'Full Akses
Alamat E-mail (diisi oleh IT) : @dima.co.id Ex User :
Setting E-mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor :
3. Internet Akses Internet Akses Perubahan Hak Internet Akses

Status :
Internet Akses :
Temporary s/d Full Akses
Website tertentu (List di ket )
Permanent Full Akses
Website tertentu (List di ket )
4. Pin Telepon Temporary Permanen
Note : 1. HR hanya mengisi bagian yang diblok warna sisanya diisi oleh IT dan user manager.
2. PIN Telp dan Atau Email Address akan diinformasikan langsung kepada karyawan ybs. Oleh IT
hak akses email bila tidak dipilih maka secara default settingan local only.
Tandatangan Line Director diisi hanya untuk permohonan email global dan internet akses
Dibuat oleh : Disetujui oleh: Diketahui oleh:
HR Dep Li ne Ma nager Li ne Director Infra structure Mgr Corpora te IT Mgr
01.09.2015 001.F.HR-ER.REVISI-2
Page 39
BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA
( PDA CHECK LIST )
Merk/ Type PDA : NO. DOC : NO : / IT / /

Tanggal Beli : Garansi :
Pemakai / User : Serial Number : \ IMEI :
Divisi : Supplier :
Kondisi Komputer dan Kelengkapan
No. Bagian-Bagian Kondisi Keterangan NO ASSET :
A TA H
Komputer B KB R
BAGIAN DALAM CPU
1 Prosesor x x
2 Memori x x 512 Mb (Flash ROM) / 512 Mb (SD RAM)
3 Display x x 3.5" TFT Touch Screen
4 Network x x HSDPA 7.2 Mbps/UMTS 2100 / EDGE
/GPRS/GSM tri-band
5 Dimension x x 10.2 x 6.05 x 1.45 cm
6 Operating System x x Windows Mobile 6.53 Profesional
7 Weight x x 105 g
8 Talk time x x up to 5 Hours
9 Stand By Time x x up to 300 hours
10 Camera x x 5 Mpixels
11 GPS x x SiRF Starlll
12 WLAN x x 802.11 b/g
13 Bluetooth x x Versi 2.0
14 LCD Screen x x 3.5" TFT VXGA 800 x 480 pixels
BAGIAN LUAR
1 Screen Protector x x
AKSESORIS
1 Adaptor x x
2 Baterai x x
3 Soft Case x x
4 Pena PDA x x
5 HandsFree x x
6 Kabel Data x x
DOKUMEN
1 Buku Manual x x
2 Kartu Garansi x x
3 CD-Driver x x
4 CD Software x x
Note :
A = Ada B = Baik
TA = Tidak KB = Kurang Baik
H = Hilang R = Rusak
Pada hari ___________ tanggal ________________ dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik
Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk
menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya. Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban
sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut :
Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Esham Dima Mandiri yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja saya.
Oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut :
1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya.

2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan.
3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan
agar terhindar dari air serta dilarang membawa pulang PDA, PDA harus disimpan di Controller / AV masing masing Depo.
4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang.
Bila PDA hilang / rusak akan dibebankan ke user sesuai dengan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13
Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd
oleh line manager atasan masing masing.
5. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department.
Dan melampirkan surat berita acara kerusakan yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing masing.
6. Serah Terima PDA 1 Salesman memakai 1 PDA tidak boleh Saling tukar menukar PDA antar salesman.
7. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department.
8. PIC untuk PDA yang ada dicabang cabang untuk pengoperasian PDA itu sendiri seperti charge baterai PDA, serta Upload data adalah Admin
Sales / Admin Sales masing masing depo. Dan setiap hari Admin sales akan menyerahkan PDA tsb untuk di simpan di Controller / AV masing masing Depo
9. Seluruh AV / Controller bertanggung jawab atas penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA
tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya.
10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi
11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA.
12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor.
13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dalam
penguasaan dan tanggung jawab saya.
14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya, Kehilangan akibat
ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan.
Saya pun akan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh perusahaan terkait dengan asset yang saya pegang / dititipkan kepada saya.
Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai
yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user
sesuai dengan SOP yang berlaku.
Asli : yang menyerahkan
Copy Kuning : yang menerima
Copy Merah : GA / IT
Copy Hijau : Accounting
Jakarta, ______________________
Diterima oleh, Diserahkan oleh, Diperiksa oleh, Mengetahui,
( _______________ ) ( _________________ ) ( ________________ ) (____________) ( __________ )

Salesman IT IT Project Controller/AV DM / RDM / BOM
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… PDA For EDM 01.01.2014 013.F.IT.REVISI-0
Page 40
BERITA ACARA SERAH TERIMA PDA
( PDA CHECK LIST )
Merk/ Type PDA : NO. DOC : NO : / IT / /

Tanggal Beli : Garansi :
Pemakai / User : Serial Number : \ IMEI :
Divisi : Supplier :
A TA H
Komputer B KB R
BAGIAN DALAM CPU
1 Prosesor x x
2 Memori x x 512 Mb (Flash ROM) / 512 Mb (SD RAM)
3 Display x x 3.5" TFT Touch Screen
4 Network x x HSDPA 7.2 Mbps/UMTS 2100 / EDGE
/GPRS/GSM tri-band
5 Dimension x x 10.2 x 6.05 x 1.45 cm
6 Operating System x x Windows Mobile 6.53 Profesional
7 Weight x x 105 g
8 Talk time x x up to 5 Hours
9 Stand By Time x x up to 300 hours
10 Camera x x 5 Mpixels
11 GPS x x SiRF Starlll
12 WLAN x x 802.11 b/g
13 Bluetooth x x Versi 2.0
14 LCD Screen x x 3.5" TFT VXGA 800 x 480 pixels
BAGIAN LUAR
1 Screen Protector x x
AKSESORIS
1 Adaptor x x
2 Baterai x x
3 Soft Case x x
4 Pena PDA x x
5 HandsFree x x
6 Kabel Data x x
DOKUMEN
1 Buku Manual x x
2 Kartu Garansi x x
3 CD-Driver x x
4 CD Software x x
Note :
A = Ada B = Baik
Pada hari ___________ tanggal ________________ dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik
Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk
Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk menunjang kelancaran dan fungsi kerja
saya , oleh karena itu, saya bersedia untuk melakukan kewajiban sebagai pemegang asset tersebut di atas sebagai berikut :
1. Menggunakan asset PDA sebagai mana mestinya.

2. Menjaga stiker sertifikat keaslian program yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan.
3. Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor seperti memasukkan PDA ke kantong plastik yang telah disediakan
agar terhindar dari air.
4. Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor serta menjaga pena PDA jangan sampai hilang.
5. Bilamana terjadi kehilangan / kehilangan asset PDA maka :
a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD
No.014/SK/HR/DI/X/13
b. User akan dikenakan SP3
Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan yang sudah di ttd
oleh line manager atasan masing-masing.
6. Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing masing lalu dilaporkan ke IT department.
7. Serah Terima PDA 1 promotor memakai 1 PDA tidak boleh saling tukar menukar PDA antar promotor.
8. Masing masing PDA pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department.
9. Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan PDA serta memeriksa kelengkapan PDA tersebut seperti Pena PDA
tsb,Cover PDA tersebut serta kondisi fisik PDA tsb setiap hari nya.
10. Tidak diperkenankan menggunakan PDA untuk kepentingan pribadi
11. Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam PDA.
12. PDA hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor.
13. Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yag dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset
tersebut dalam penguasaan dan tanggung jawab saya.
14. Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan PDA saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya,
kehilangan akibat ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan.
Catatan : Jika kerusakan / kehilangan terjadi setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau
pemakai yang tidak merawat peralatan diatas tersebut maka biaya service tersebut atau penggantian perangkat
baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP yang berlaku.

Copy Kuning : yang menerima
Copy Merah : GA / IT
Copy Hijau : Accounting
Jakarta, ______________________
( _______________ ) ( _________________ ) ( ________________ ) (____________) ( __________ )

Promotor IT IT Project ASPM RM
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… PDA For DIMA 01.01.2014 013.F.IT.REVISI-0
Page 41
BERITA ACARA SERAH TERIMA Tablet
( TABLET CHECK LIST - DIMA HO)
Merk/ Type Device : Samsung Galaxy Tab 3 P3200 NO. DOC : NO :

Tanggal Beli : 3 OKTOBER 2013 Garansi : SAMSUNG
Pemakai / User : Adi Hendrico Serial Number : RF1D869YRDE IMEI : 357645/05/849697/8
Divisi : Sales Supplier : PT. ANUGRAH BERKAT SOLUSI UTAMA
A TA H
Komputer B KB R
BAGIAN DALAM Tablet
1 Prosesor x x Exynos 4212, Dual-core 1.5 GHz
2 Memori x x Internal 16GB ,Ram 1,5 GB
3 Display x x TFT capacitive touchscreen, 16M colors
4 Network x x HSDPA DL: 7.2 Mbps UL:384Kpbs
5 Dimension x x 209.8 x 123.8 x 7.4 mm (8.26 x 4.87 x 0.29 in)

6 Operating System x x Android OS, v4.2.2 (Jelly Bean)
7 Weight x x 314 gr
8 Talk time x x Up to 11 h
9 Stand By Time x x
10 Camera x x 5 MP, 2560х1920 pixels
11 GPS x x Yes, with A-GPS support and GLONASS
Wi-Fi 802.11 a/b/g/n, dual-band, DLNA, Wi-
12 WLAN x x Fi Direct, Wi-Fi hotspot
13 Bluetooth x x Yes, v4.0 with A2DP
14 LCD Screen x x TFT capacitive touchscreen, 16M colors
BAGIAN LUAR
1 Screen Protector x
AKSESORIS
2 Baterai x x Non-removable Li-Ion 4450 mAh battery
3 Soft Case x x Warna Hitam Kulit
5 HandsFree x
6 Sim Card x
DOKUMEN
1 Buku Manual x
2 Kartu Garansi x
3 CD-Driver x
4 CD Software x
Note :
A = Ada B = Baik
Pada hari tanggal dalam kondisi lengkap dan berfungsi dengan baik
Saya menyadari sepenuhnya bahwa asset ini ada milik PT. Dima Indonesia yang dititipkan kepada saya untuk
1 Menggunakan asset Galaxy Tab 3 sebagai mana mestinya.

2 Menjaga stiker sertifikat keaslian Samsung yang terdapat pada komponen keseluruhan asset dari kerusakan.
3 Memastikan asset dalam kondisi aman ketika dibawa keluar kantor maupun ditinggalkan didalam kantor.
4 Menjaga kondisi fisik asset dengan baik ketika dibawa berpergian / keluar kantor .
5 Bilamana terjadi kehilangan / kerusakan asset maka :
a. User akan dibebankan biaya penggantian sebesar harga PDA baru yang akan dibeli sebagai pengganti berdasarkan SK HRD No.014/SK/HR/DI/X/13
b. User akan dikenakan SP3
Dan harus melampirkan surat bukti laporan kehilangan dari kepolisian setempat serta surat berita acara kehilangan
yang sudah di ttd oleh line manager atasan masing-masing.
6 Jika ada kerusakan harus lapor ke atasan masing-masing lalu dilaporkan ke IT department.
7 Tidak boleh saling tukar menukar Tablet antar promotor.
8 Masing masing Tablet pada saat serah terima ada no asset masing masing yang akan di tentukan oleh IT department.
9 Seluruh promotor bertanggung jawab atas penyimpanan Tablet serta memeriksa kelengkapan Tablet tersebut seperti Charger,
Cover Tablet tersebut serta kondisi fisik Tablet tsb setiap hari nya.
### Tidak diperkenankan menggunakan Tablet untuk kepentingan pribadi dan mengubah setting pada Tablet
### Tidak diperkenankan menginstall / copy data pribadi ke dalam Tablet.
### Tablet hanya dipergunakan untuk tugas - tugas kantor.
### Bahwa saya bersedia mengganti kerugian yang dialami perusahaan atas kehilangan atau kerusakan asset perusahaan tersebut selama asset tersebut dlm
penguasaan dan tanggung jawab saya.
### Tidak di perkenankan untuk menyimpan / meninggalkan Tablet saat meninggalkan di dalam kendaraan selama di area parkir dan lain nya,Kehilangan akibat
ini akan di bebankan biaya penggantian secara penuh ke user bersangkutan.
Catatan : Jika terjadi kerusakan setelah diperiksa oleh Divisi IT disebabkan karena kelalaian dari user atau pemakai yang tidak merawat
peralatan diatas tersebut maka biaya service atau penggantian perangkat baru akan menjadi beban user sesuai dengan SOP berlaku.

Copy : yang menerima
Jakarta, ___________________
( ___________ ) ( ______________ ) ( ______________ ) ( ______________ ) ( ______________ )

User IT / Admin Project IT Project ASPM RM
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… TAB For DIMA 01.01.2014 013.F.IT.REVISI-0
Page 42
Page 43
FORM EMPLOYEE CHECKLIST
(IT DEPARTMENT)
No. /FEC-IT/HR/DI/ /13
NIK : Jabatan :
Nama Karyawan : Dept./Lokasi Kerja :
Nama Perusahaan : Tanggal Keluar :
Business Unit :
Untuk diisi dan diperiksa oleh Information Technology (IT) Dept.

No Uraian Ada Tidak ada Keterangan
1 E-mail Address
2 Personal Computer (PC)
3 Laptop / Notebook
4 Camera Digital
5 Camcoder / Handycam / Alat perekam
6 Ipad / Tablet
7 PDA / Smartphone
8 Handphone
9 Modem
10
Lampiran : Ada / Tidak Ada *
Diperiksa oleh, Diketahui oleh,
PIC IT Manager
(Nama & Tanggal) (Nama & Tanggal)
* Coret yang tidak perlu

01.08.2015 022.F.HR-ER.REVISI-0
Addendum per : 31 Oktober 2015
Page 44
DIMA GROUP
Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor
JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920
Tel : + 62 21 579 36970
PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER

Nama Pemohon : Tanggal Pengajuan :
Jabatan :
Department :
Area :
Akses Data Server yang diminta : Read only Read, Modify Full Acces
Diajukan oleh, Diketahui oleh Disetujui oleh,
User Line Manager Infrastructure Manager Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Keamanan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2 User bertanggung jawab atas keamanan data perusahaan adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.
3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4 Pengajuan ini harus di ttd oleh head / manager user yang request utk transfer data to USB yg di lakukan oleh IT Department.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………………… 02.01.2014 002.F.IT.REVISI-1

DIMA GROUP
Sudirman Plaza Complex Business, Plaza Marein 15th floor
JL. Jend. Sudirman Kac. 76-78, Jakarta 12920
Tel : + 62 21 579 36970
PENGAJUAN PEMBUKAAN AKSES DATA SEVER

Nama Pemohon : Tanggal Pengajuan :
Jabatan :
Department :
Area :
Akses Data Server yang diminta : Read only Read, Modify Full Acces
Diajukan oleh, Diketahui oleh Disetujui oleh,
User Line Manager Infrastructure Manager Corporate IT Manager
Perhatian :
User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.
3 Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Page 45
PT. DIMA INDONESIA
FORM PENGAJUAN FIXED ASSET
Nomor : Mutasi Penjualan Pemusnahan

Tanggal pengajuan :
Deskripsi
1 Nomor Fixed Asset

2 Nama Fixed Asset
3 Brand
4 Nomor kendaraan
5 Nomor rangka
6 Nomor mesin
PENJUALAN & PEMUSNAHAN
- Tahun perolehan
- Nilai perolehan
MUTASI
- Pemindahan lokasi
- Lokasi sekarang
- Lokasi berikutnya
- Pemindahan user
- User sekarang
- Nama
- Jabatan
- User berikutnya
- Nama
- Jabatan
Request by Acknowledge by Approved by
GA Spv / IT Manager Corp. HR Director Finance Director

Date : Date : Date : Date :
Page 46
PERUSAHAAN : DIMA GROUP
PEMINJAMAN INFOCUS KELUAR KANTOR
Tanggal Peminjaman : - 2013 s/d Tanggal : - 2013

Tujuan Lokasi :
Keperluan :
Type Infocus :
Data personil yang menyerahkan : Data personil yang menerima :

Nama : Nama :
Jabatan : Jabatan :
Area : Area :
Divisi / Bagian : Divisi / Bagian :
NO. URAIAN ADA TIDAK ADA KETERANGAN

A. Kelengkapan Infocus
1 Infocus
2 Kabel VGA
3 Kabel Power
4 Tas Infocus
5 Remote
6 Kondisi Infocus
Diserahkan Oleh, Mengetahui, Diterima Oleh, Mengetahui,
(IT Department) (Infrastructure Manager) (Nama Jelas) (Atasan Langsung)
PERUSAHAAN : DIMA GROUP
PENGEMBALIAN INFOCUS KELUAR KANTOR
NO. URAIAN ADA TIDAK ADA KETERANGAN

A. Kelengkapan Infocus
1 Infocus
2 Kabel VGA
3 Kabel Power
4 Tas Infocus
5 Remote
6 Kondisi Infocus
Dikembalikan Oleh, Diterima Oleh,
(Nama Jelas)
(IT Department)
Page 47
DIMA GROUP
Jl. Pluit Mas I Blok A No. 1 A Sudirman Plaza Complex Business
Jembatan Tiga - Jakarta Utara Plaza Marein lt. 15th floor
Telp : 021-6693113 (Hunting), Fax : 021-6695803 Jl. Jend.Sudirman Kav. 76-78, Jakarta 12910
PENGAJUAN COPY DATA TO USB
Nama Pemohon : Tgl Pengajuan :
Jabatan :
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk :

Keterangan :
Diajukan oleh, Diketahui dan disetujui oleh Disetujui oleh, Mengetahui,
User Line Manager | Line Director Infrastructure Manager Corporate IT Manager

Perhatian :
3 User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.
Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
DIMA GROUP
Jl. Pulit Mas I Blok A No. 1 A Sudirman Plaza Complex Business
PENGAJUAN COPY DATA TO USB

Jabatan :
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk :

Keterangan :
User Line Manager | Line Director Infrastructure Manager Corporate IT Manager

Perhatian :
3 User tidak diperbolehkan untuk menbocorkan data perusahaan.
Page 48
DIMA GROUP
Confidential
Jembatan Tiga - Jakarta Utara 29/10/2015 Plaza Marein lt. 15th floor Page 54
PENGAJUAN E-MAIL
Nama Pemohon : (Mutasi/Promosi/Lain2) (coret yg tdk perlu) Tgl Pengajuan :
Jabatan :
Department :
Area :
Mengajukan permintaan □ E-Mail Account □ Perubahan Hak Akses E-Mail Account

untuk : □ Setting E-Mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor
Perangkat :
□ Blackberry
□ Android (Samsung Galaxy, dll)
□ Apple IOS (Iphone, Ipad)
□ Perangkat lainnya :
Status :
Akses E-mail :
c Local - Hanya bisa kirim & terima e-mail internal ( Sesama @dima.co.id ) - Default
c Global * - c Hanya bisa kirim e-mail keluar ( Diluar domain @dima.co.id )
- c Hanya bisa terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id )
- c Bisa kirim & terima e-mail dari luar ( Diluar domain @dima.co.id ) - Full Akses
* Approval Level Director
Alamat E-Mail (diisi oleh IT) : @ dima.co.id Ex.User : ………………..
Keterangan :
Diajukan oleh, Disetujui oleh, Mengetahui,
User Manager Line Director Infrastructure Manager Corp IT Mgr Finance Dir
Ketentuan :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department.
2 E-mail user adalah e-mail perusahaan, bukan e-mail pribadi .Tidak dipekenankan User melakukan pendaftaran mailing list
atau website tertentu menggunakan alamat email kantor dikarenakan dapat mengundang Spam terhadap email kantor
yang dapat menggangu aktifitas email kantor apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user
4 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan kepada
pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5 Email kantor hanya di setting pada perangkat milik kantor dan tidak di perbolehkan di setting pada komputer atau perangkat pribadi lain nya.
6 Bila tidak di pilih email setting Local atau Global maka IT akan melakukan settingan secara default secara local only.
Dicreate oleh……………………….Tgl………………….Paraf………………… 01.02.2014 006.F.IT.REVISI-1
Page 49
DIMA GROUP
PENGAJUAN FORWARD E-MAIL
Nama Pemohon : (Baru/Mutasi/Promosi) (coret yg tdk perlu)
Jabatan : Tgl Pengajuan :
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ Forward E-Mail Account

Status :
Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) :
Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) :
Durasi Forward (diisi oleh User) : ( Tidak di isi default selama 2 Minggu )
Keterangan :
Diajukan oleh, Diketahui oleh Disetujui oleh, Mengetahui,
User Line Manager User Infrastructure Manager Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept.
2 Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini.
3 User harus memelihara kerahasiaan semua hasil kerja (data perusahaan) dan tidak di benarkan untuk memberikan atau menyiarkan
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan.
DIMA GROUP
PENGAJUAN FORWARD E-MAIL

Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ Forward E-Mail Account

Status :
Dari alamat E-Mail (diisi oleh User ) :
Ke alamat E-Mail (diisi oleh User) :
Durasi Forward (diisi oleh User) : ( Tidak di isi default selama 2 Minggu )
Keterangan :
User Line Manager User Infrastructure Manager Corporate IT Manager
Perhatian :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept.
2 Segala tanggung jawab terhadap data email menjadi tanggung jawab PIC yang mengajukan forward email ini.
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan.

Page 50
DIMA GROUP
PENGAJUAN INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI
Jabatan : Jenis Aplikasi : Bosnet / BI / Qlikview /
Department : CRM / NAV/HRIS / IX Payroll
Area : / ......................
Mengajukan permintaan untuk : □ INSTALASI BARU □ INSTALASI UPDATE

Versi File Program :
Lokasi File Program :
Pada PC/User :
Pada Area/Depo :
Keterangan : :
User Pemohon Atasan Pemohon Information Sys Mgr Infrastructure Manager

Perhatian :
1. Hak akses login program aplikasi sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan
2. Program aplikasi yang di install adalah sesuai dengan versi file program dan lokasi file program serta pada pc/user di area/depo tertera diatas
3. User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi program aplikasi sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department.
4. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan / update software yang di request.
REPORT INSTALASI/UPDATE PROGRAM APLIKASI

Nama Pelaksana : Tgl pelaksanaan :
Jabatan :
Department :
Area :
Keterangan : □ :
Telah selesai dilaksanakan sesuai permintaan pemohon instalasi/update program aplikasi
Dilaksanakan oleh Diketahui oleh Mengetahui,
Pelaksana Infrastructure Manager Information Sys Mgr Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Program aplikasi yang telah terinstal adalah sesuai dengan versi file program dan lokasi file program dari Pemohon
2 Area / depo yang telah terinstal adalah sesuai dengan Area / depo yang diajukan Pemohon
3 Dengan disetujui nya report instalasi/update program aplikasi ini maka berarti Pemohon menerima hasil pelaksanaan instalasi/update
program aplikasi sesuai permintaan pemohon
4 Hasil/versi instalasi/update program aplikasi dan pada pc/user serta di area/depo adalah sudah benar terlaksanakan
Page 51
DIMA GROUP
PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ INSTALL SOFTWARE

Software : □
□
□
□
□
Keterangan :
Diajukan oleh, Diketahui oleh, Disetujui oleh,
User Line Manager User Infrastructure Manager

Perhatian :
1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department.
4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request.
DIMA GROUP
PENGAJUAN INSTALL SOFTWARE

Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ INSTALL SOFTWARE

Software : □
□
□
□
□
Keterangan :
Diajukan oleh, Diketahui oleh, Disetujui oleh,
User Line Manager User Infrastructure Manager

Perhatian :
1 Hak Akses software sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2 Software yang di install di luar standar IT adalah untuk kepentingan kantor dan department terkait.
3 User tidak diperbolehkan untuk melakukan instalasi software sendiri di komputer / laptop harus oleh IT Department.
4 Komputer / laptop akan di kunci kembali oleh IT department setelah selesai dilakukan penginstallan software yang di request.

Page 52
DIMA GROUP
PENGAJUAN INTERNET AKSES
Nama Pemohon : (Mutasi/Promosi/Lain2) (coret yg tdk perlu)
Department :
Area ::
Mengajukan permintaan untuk : □ Internet Akses * □ Perubahan Hak Internet Akses *
Status:
Internet Akses :
c Temporary s/d c Full Akses c Website tertentu (List di ket )
c Permanent c Full Akses c Website tertentu (List di ket )
* Approval Level Director
Keterangan :
User Manager Line Director Infrastructure Manager Corporate IT Manager

Ketentuan :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Department.
2 Tidak diperkenankan User melakukan browsing ke alamat Situs-Situs Pornografi, Games Online , Sosial Networking, Streaming apabila User
ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3 Semua transaksi log internet akses tercatat di firewall kami sebagai bahan pertanggung jawaban ke management bila di perlukan suatu saat.
4 IT Department akan melakukan monitoring log pemakaian setiap saat.
5 IT Department berhak menutup akses bila di pergunakan diluar kepentingan kantor / pekerjaan.
6 Bila ingin melakukan aktifitas download file yang besar koodinasikan ke IT Department supaya traffic internet tetap terjaga dengan baik.
Page 53
DIMA GROUP
PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ Pendaftaran Mailing List E-Mail

Mailing List :
Alamat E-Mail (diisi oleh User) : @dima.co.id
Alamat E-Mail (diisi oleh User ) : @dima.co.id
Keterangan :

Perhatian :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user.
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb.
5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.
DIMA GROUP
PENGAJUAN PENDAFTARAN MAILING LIST EMAIL

Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ Pendaftaran Mailing List E-Mail

Mailing List :
Alamat E-Mail (diisi oleh User) : @dima.co.id
Keterangan :

Perhatian :
1 Hak Akses Group sepenuhnya menjadi tanggungjawab department yang bersangkutan dan tidak ada hubungannya dengan IT Dept
2 User tidak diperbolehkan untuk melakukan setting e-mail sendiri di komputer user.
ke pihak manapun. Apabila User ditemukan melakukan hal tersebut maka akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4 Mailing list harus sesuai yg didaftarkan diform ini apabila ditemukan di luar yang di daftarkan maka IT berhak block atas mailing list tsb.
5 Apabila terdapat indikasi spam terhadap mailing list tertentu maka IT berhak block sampai kami infokan ke user masing masing.
Page 53
DIMA GROUP
PENGAJUAN PIN TELEPON
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ PIN TELEPON
Status :
PIN TELEPON
c Permanent
User Manager Line Director IT Infrastructure Mgr Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan
dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya.
3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masing-
masing PIN yang bertanggung jawab.)
4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan
( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan
DIMA GROUP
PENGAJUAN PIN TELEPON

Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ PIN TELEPON

Status :
PIN TELEPON
c Permanent
User Manager Line Director IT Infrastructure Mgr Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Tidak dipekenankan User untuk melakukan sharing PIN Telepon ke user lain, apabila User ditemukan melakukan hal tersebut, maka akan
2 User tidak diperbolehkan untuk mengganti PIN yang telah diberikan, Penggantiaan PIN kami tidak akan melayaninya.
3 Penggunaan telepon hanya untuk kepentingan kantor tidak boleh pribadi ( Biiling system ini mencatat semua log telepon yang keluar dari masing-
masing PIN yang bertanggung jawab.)
4 Semua harus bertanggung Jawab atas PIN yang telah diberikan serta bertanggung jawab atas pemakaian telepon dengan PIN tersebut.
Note : Cara pemakaian : ( Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *# + PIN Telp + #9 + No Tujuan
( Selain Marein HO ) Angkat telp lalu tekan *47*+ PIN Telp + 9 + No Tujuan
Page 55
DIMA GROUP
PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD
Department :
Area :
Mengajukan permintaan penggantian password untuk : □ Notebook □ PC
Alasan penggantian password :
Diajukan oleh, Disetujui oleh, Diketahui oleh,
User Line Manager User IT Supervisor
DIMA GROUP
PENGAJUAN PENGGANTIAN PASSWORD
Department :
Area :
Mengajukan permintaan penggantian password untuk : □ Notebook □ PC
Alasan penggantian password :
Diajukan oleh, Disetujui oleh, Diketahui oleh,
User Line Manager User IT Supervisor
Page 56
DIMA GROUP
MONITORING BACKUP NETBOOK DAN PC
Department : Area : Tahun :
Halaman : /
Tgl Back Up
No Fixed Asset/ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
No PC/NB
Nama Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User Ttd User

Page 57
DIMA GROUP
PENGAJUAN PERMINTAAN REKAMAN CCTV
Department :
Area :
Mengajukan permintaan untuk : □ REKAMAN CCTV
Status :
REKAMAN CCTV
c Tanggal Jam s/d
c Tanggal Jam s/d
User Line Manager IT Infrastructure Mgr Corporate IT Manager

Perhatian :
1 Hasil rekaman ini merupakan data rahasia perusahaan tidak bisa di pakai dengan sembarangan apabila di ketahui tidak sesuai prosedur akan
2 Sistem penarikan rekaman cctv ini mempunyai standar penyimpanan selama 31 hari secara nasional
3 Semua harus bertanggung Jawab atas penyimpanan hasil rekaman yang di berikan dan hanya di perboleh kan di berikan ke pihak berwajib bila di butuhkan
Note : Mengenai perihal penarikan rekaman sebisa mungkin di berikan periode dan jam yang di perlukan utk mempercepat penarikan rekaman cctv
Dicreate oleh : ……………………………………...Tgl:….………………………Paraf : ……………………
31.10.2015 016.F.IT.REVISI-0
Page 58

IT. Adoc - Pub Ketentuan Dan Prosedur Sop Informasi Teknologi It

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

IT. Adoc - Pub Ketentuan Dan Prosedur Sop Informasi Teknologi It

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR

Tahun pembuatan : 2014

SOP No. 0001/SOP/DIMA/2014

I. Struktur Organisasi IT Infrastructure Department…………………………………………………………. 1

II. Ketentuan dan Prosedur

2.2. Ketentuan Instalasi Software……………………………………………………………………………. 3

2.3. Ketentuan Pemakaian Flash Disk, Modem, External Hard Disk……………………………. 4

2.4. Ketentuan Pemakaian Email Kantor

2.5. Ketentuan Mailing List dan Pin Telepon

2.6. Ketentuan Pengajuan Internet Access

2.7. Ketentuan Pembukaan Akses Data Server

2.8. Ketentuan Security Hardware PC dan Notebook………………………………………………… 15

2.9. Ketentuan Standar Disaster Recovery System

2.10. Ketentuan Pertanggungjawaban Atas Kerusakan Fixed Asset IT…………………………….. 17

2.11. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT HO

2.12. Ketentuan dan Prosedur Pembelian Fixed Asset IT Area

2.15. Ketentuan dan Prosedur Pemusnahan Fixed Asset IT

2.16. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT

2.17. Ketentuan dan Prosedur Perbaikan/Perawatan Fixed Asset IT

III. Bentuk Form

Ketentuan Fasilitas Komputer

No Grade Department PC / Notebook Standard Specification

Ketentuan Aplikasi System di DIMA Group dan Spesifikasi PC

No Aplikasi System Users Standard PC

Standar Software Jabatan

No Grade FLASH/EXTERNAL HD MODEM

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

c1. Standar pemberian nama email sesuai :

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Dokumen Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Otoritas Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Karyawan Baru / Rotasi / Mutasi / Promosi

Ketentuan Untuk sharing data internal departemen

Untuk sharing / akses data dengan

No Aplikasi Security Departemen/Grade

Selain HR, Dalam kota bulanan, Server di lokasi

KATEGORI PEMBEBANAN Ketentuan Supporting Dibuat Diketahui

Pembelian peralatan IT menerimaSJ Fixed

Pembelian peralatan IT Menempel Kode

Narasi Purchasing Staff Purchasing Manager IT Staff/Spv Accounting User Vendor

Pembelian peralatan Infrastructure Manager Admin

Pembelian peralatan Admin menempel

RFP 001.F.PR yang Cek rekening

Finance Staff akan RFP Sudah RFP Sudah RFP Sudah

Kode fixed asset yang

Setelah sesuai admin area

Otoritas Finance Director Finance Director IT & Pembeli

Jika terjadi kerusakan pada fixed asset

Proses pemusnahan fixed asset

Servis > Rp 2,5 juta, Untuk area penawaran Pemusnahan

Bekas sparepart yang

No Nama Fasilitas No Nama Fasilitas

Line Manager User Infrastructure Mgr dan

PERMOHONAN FASILITAS INFORMATIKA (TO. IT DEPARTMENT)

Beri tanda  untuk jenis permohonan Fasilitas Informatika Karyawan Baru

2. Email E-mail Account Perubahan Hak Akses E-mail Account

Global Hanya bisa kirim e-mail keluar (diluar domain @dima.co.id )

Setting E-mail Account kantor pada mobile device pribadi/kantor :

( _______ ) ( _ ) ( ) () ( __ )

( _______ ) ( _ ) ( ) () ( __ )

( _ ) ( ) ( ) ( ) ( ______ )