MAKALAH

MEMAHAMI SURAT-MENYURAT

Disusun Oleh Kelompok 6 :

1. EVI YUSNITA
2. CINDY AKEYLAANGARISMA
3. ARISKA FEBLIANA
4. FADHILA SAFITRIANI
5. HERTANIAAYU
6. YUDIA

Dosen Pengampu : Dr. Noermanzah, S.Pd., M.Pd

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIC INDONESIA

POLTEKES KEMENKES BENGKULU
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEBIDANAN
TAHUN AJARAN 2021

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat
rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini yang
berjudul ‘Memahami Surat-Menyurat ini.

Dalam makalah ini dijelaskan pengertian secara umum. Adapun tujuan kami
menyusun makalah ini yang utama adalah untuk memenuhi tugas dari dosen yang
membimbing kami dalam mata kuliah Bahasa Indonesia .

Kami menyadari makalah ini masih banyak terdapat kekurangan baik dalam
bentuk isi maupun dalam bentuk tulisan dan penyusunannya. Untuk itu kami
meminta maaf dan mohon untuk maklumi atas segala kekurangan dan kesalahan
yang terjadi. Kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari pembaca agar kami dapat memperbaiki tulisan kami di masa
mendatang.

Kami harap semoga penyusunan makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua
terutama bagi mahasiswa-mahasiswa yang mengikuti mata kuliah Bahasa
Indonesia

Bengkulu,…..2021

Kelompok 6

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................ii

DAFTAR ISI...................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..............................................................................1

A. Latar Belakang......................................................................................1
B. Perumusan Masalah..............................................................................1
C. Tujuan...................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN................................................................................3

D. Pengertian Surat Menyurat...................................................................3

a. Pengertian Surat..............................................................................3
b. Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat..........................................3
c. Korespondensi dan Koresponden...................................................3
 Korespondensi........................................................................3
 Koresponden...........................................................................4
d. Mengenal Bahasa Surat..................................................................4
e. Fungsi Surat....................................................................................4
f. Jenis-jenis Surat..............................................................................5
 Berdasarkan Sifat Surat..........................................................5
 Berdasarkan Wujud Surat.......................................................6
 Berdasarkan Tata Aliran Surat................................................8
 Berdasarkan Keamanan Isinya...............................................8
 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya.....................................9
 Berdasarkan Dinas Pos...........................................................9
 Berdasarkan Cara Pengirimannya...........................................10
g. Ciri-ciri bahasa Surat yang baik.....................................................10
 Jelas.........................................................................................10
 Lugas.......................................................................................11
 Menarik dan Sopan.................................................................11

iii
BAB III PENUTUP........................................................................................12

E. Simpulan...............................................................................................12
F. Saran.....................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................13

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang
penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang
sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan
praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan
melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber
aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti
surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat
kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang
dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat
dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau
penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan
lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis
tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk
menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk,
jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah
ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa
surat.
B. Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sbb:
1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1
C. Tujuan
Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini
adalah :
1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

D. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

a. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan
atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain,
baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah
organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat
beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
b. Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara
terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan
dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini
disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya
sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada
balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan
kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam,
yaitu:

a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada
pembaca surat.
c. Korespondensi dan Koresponden
1) Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah
suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

3
 Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi
menjadi dua yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan
antara kantor pusat dengan kantor cabang.
2) Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau
organisasi.
d. Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan
dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-
hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat
sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan
mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata
bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai
karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok
permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu
dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-
pokok masalahnya.
e. Fungsi Surat
Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih
dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:
1. Alat komunikasi
2. Alat bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Alat bukti historis

4
 5. Duta atau wakil organisasi
6. Alat pedoman kerja
 Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu
pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun organisasi.
 Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila
terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.
 Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal
atau peristiwa yang telah lampau.
 Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah
atau perkembangan suatu organisasi.
 Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi
dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.
 Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan
sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.
f. Jenis-jenis Surat
 Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu
a) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat
yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga
dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:
1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim
ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat
izin tidak masuk kerja.
2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak,
teman, dll.

5
b) Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat
yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c) Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat
oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya
ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain
yang terkait.
d) Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat
oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e) Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi
dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi
dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti
tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan
dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
 Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh
jenis yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau
instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya

6
 asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum
Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai
lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum
postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis
pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam
sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum
misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui
redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi
lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal
yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram
berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

7
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia
walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan
atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan
sebagainya.
 Berdasarkan Tata Aliran Surat
Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis,
yaitu:
a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin
satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang
banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat
merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
 Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis
yaitu:
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan
dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen
Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka
akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh
orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan
merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial

8
 Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh
diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan
tentang karyawan yang korupsi.
 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga
jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah
surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang
pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena
penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan
yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Bias Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya
dari penerima.
 Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting,
karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini
penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat Kilat

9
 Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau
prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus
segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting,
sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya
surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula
dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus,
cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya
atau prangkonya mahal.
 Berdasarkan Cara Pengirimannya
a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha
pengiriman lainnya.
b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan
menggunakan pesawat telegram/telex.
c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin
faxcimile.
d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.
g. Ciri-ciri bahasa Surat yang baik
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik,
dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
1. Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti
tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-
data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang
diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan
siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan.

10
 Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang
cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca
yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau
istilah asing.
2. Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika
diterapkan dalam pada penulisan kalimat dalam surat, artinya
kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan
atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta
dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud
yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang
lugas adalah sebagai berikut:

1. Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2. Menghilangkan basa-basi
3. Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4. Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5. Menempatkan tanda baca yang tepat
3. Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak
dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan
tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang
lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang
mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan
bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana
sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang
berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

11
 BAB III

PENUTUP

E. Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat
merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap
waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif
dalam organisasi.
F. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting
dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu
bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan,
proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern
organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival)
dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

12
 DAFTAR PUSTAKA

Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik.
Yogyakarta: UNYpress.

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar

Bahasa Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php),
diakses tanggal 27 Oktober 2016.

Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori,

dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.

Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),

(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 27 Oktober 2016.

Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat),

diakses tanggal 27 Oktober 2016.

13