PERINGKAT MESYUARAT

Setiap mesyuarat yang teratur akan melalui 3 peringkat :

i. Sebelum usul dicadangkan
ii. semasa usul
iii. selepas usul.

Bagi peringkat sebelum usul dicadangkan ,ianya juga melibatkan proses persedi aan sebelum
mesyuarat iaitu penentuan agenda.

AGENDA MESYUARAT

Sekiranya terdapat isu yang penting, pastikan ianya disertakan dalam agenda. Sesuatu agenda
perlu menyatakan dengan jelas masa permulaan bagi setiap perkara. Agenda mesyuarat yang
teratur perlu mengandungi perkara-perkara berikut:-
I. Pembacaan dan penerimaan minit. (Usul untuk meluluskan adalah tidak perlu. Minit
akan diluluskan sahaja atau diluluskan dengan pembetulan, tanpa pengundian)
II. Laporan daripada Jawatankuasa (Surat-menyurat, pembentangan laporan kewangan
oleh Bendahari, dsbnya. Peringatan : Laporan kewangan tidak boleh diterima atau
diundi sekiranya belum diaudit)
III. Laporan oleh Jawatankuasa Khas (Setiap laporan perlu disyorkan dengan usul yang
akan dibahaskan oleh mesyuarat)
IV. Perintah Khas (usul-usul yang telah diterima sebagai Perintah Khas akan memastikan
usul tersebut perlu dipertimbangkan sebelum mesyuarat bersurai).
V. Perkara-perkara berbangkit dan Arahan Am Agenda Mesyuarat Panduan
Pengendalian Mesyuarat (Mana-mana isu yang belum diselesaikan, tertangguh dan
yang telah dibangkitkan dalam mesyuarat sebelumnya. Nota Setiausaha kepada
Pengerusi perlu memaklumkan dengan jelas perkara-perkara ini. Hanya seorang
Pengerusi yang kurang mahir akan menanyakan kepada mesyuarat sama ada
terdapat perkara-perkara berbangkit)
VI. Perkara Baru (Slot yang paling sukar dalam mengendalikan sesuatu mesyuarat di
mana ahli-ahli akan membawakan isu-isu yang tidak dijangkakan. Seorang Pengerusi
yang bijak perlu mahir menjangkakan perkara-perkara yang dibangkitkan oleh ahli
dan bersedia dengan jawapan. Pengumuman atau program-program khas seperti
taklimat boleh diadakan dalam slot ini).
VII. Bersurai (Usul untuk bersurai boleh dicadangkan pada bila-bila masa semasa
mesyuarat bersidang. Sesuatu mesyuarat tidak boleh dipaksa untuk bersidang lebih
lama daripada yang telah dirancang)

22
 PERKARA BERBANGKIT

Sebelum agenda semasa diderafkan, Setiausaha perlu menasihatkan Pengerusi tentang

perkara-perkara yang belum selesai pada mesyuarat sebelumnya. Mesyuarat jawatankuasa
seterusnya memutuskan tentang perkara-perkara belum selesai yang boleh dianggap sebagai
perkara berbangkit untuk dimuatkan dalam mesyuarat semasa. Oleh itu adalah tidak sesuai
untuk Pengerusi menanyakan kepada ahli mesyuarat “ Sama ada masih terdapat perkara
berbangkit” Hanya beberapa perkara yang belum selesai yang boleh dianggap sebagai perkara
berbangkit seperti berikut:- Soalan-soalam yang belum terjawab dalam mesyuarat lepas :
I. Perkara yang sedang dibincang dan dipertimbangkan sebelum mesyuarat bersurai
II. Perkara yang telah disenaraikan sebagai agenda dalam mesyuarat sebelumnya, tetapi
ianya tidak sempat dibincangkan bila mesyuarat bersurai
III. Perkara yang telah ditangguhkan dalam mesyuarat sebelumnya, namun ianya tidak
sempat dibincangkan sebelum mesyuarat bersurai. Perkara yang TIDAK tertangguh
pada mesyuarat sebelumnya:
IV. Perkara yang telah ditangguhkan ke mesyuarat seterusnya (iaitu mesyuarat semasa).
V. Apa-apa perkara yang telah ditangguhkan dalam mesyuarat semasa boleh dibangkitkan
semula dalam slot perkara berbangkit walaupun secara teknikalnya ianya bukan perkara
berbangkit kerana ianya baru diusulkan dalam mesyuarat semasa.

CONTOH PERKARA BERBANGKIT

1. Mesyuarat diadakan secara bulanan.

2. Pada mesyuarat Bulan Mac isu A di bawah perkara berbangkit dibentangkan pada kali
pertama.

3. Dalam mesyuarat bulan Mac mesyuarat bersurat tanpa sempat membincangkan isu A.

4. Dalam mesyuarat bulan April, isu A boleh dikemukakan sekali lagi sebagai perkara berbangkit
.

5. Tetapi jika dalam bulan April perkara tersebut tidak dibincangkan ianya akan akan luput.

6. Dalam mesyuarat bulan Mei isu A boleh diperkenalkan semula tetapi sebagai perkara baru
dan bukannya perkara berbangkit

23
 JENIS-JENIS MESYUARAT

1. Mesyuarat Berjadual – Biasanya dirujuk sebagai Mesyuarat Jawatankuasa yang perlu

diadakan secara berkala seperti yang diperuntukan dalam Undang-undang pertubuhan.
Sekiranya terdapat perkara yang belum selesai dalam satu mesyuarat ianya boleh diboleh
dibawa ke mesyuarat seterusnya sebagai Perkara berbangkit
2. Mesyuarat Khas – Diadakan pada masa yang tidak ditetapkan dalam jadual. Ianya dipanggil
untuk mempertimbangkan perkara yang dinyatakan dalam agenda sahaja.
3. Mesyuarat Tertangguh – Mesyuarat ini adalah kesinambungan kepada penangguhan dari
mesyuarat berjadual atau mesyuarat khas. Ianya akan membincangkan perkara-perkara
yang ditangguhkan dari mesyuarat sebelumnya.
4. Mesyuarat Agung Tahunan- Perbezaan utama antara mesyuarat agung tahunan dan
mesyuarat yang lain adalah ianya akan membentangkan laporan tahunan serta membuat
pemilihan Jawatankuasa.
5. Sesi Eksekutif – mana-mana mesyuarat di mana perkara yang dibincangkan adalah rahsia.
Mesyuarat badan displin biasanya diadakan secara sesi eksekutif.

JENIS-JENIS PERATURAN MESYUARAT

1. Perkara Keistimewaan (point of privilege) Adalah berkaitan dengan keistimewaan sebagai

ahli untuk mendapat yang terbaik daripada mesyuarat tersebut.Sebagai contohnya anda
sebagai ahli merasa rimas kerana suhu penghawa dingin adalah terlalu tinggi atau terdapat
bunyi bising yang mengahalang anda daripada menumpukan perhatian.
2. Mendapatkan maklumat (Point of Information) Anda sebagai ahli berhak untuk mengetahui
dengan tepat apa yang diperbincangkan oleh mesyuarat. Sekiranya pada bila-bila masa akan
tidak dapat mengikuti perbincangan tersebut dengan produktif anda boleh menggunakan
peraturan ini. Sebagai contohnya ada usul yang dibahaskan dengan menggunakan singkatan
JPPM yang anda tidak pasti JPPM merujuk kepada apa, maka anda sebagai ahli boleh
menanyakan mengenai perkara ini sehingga memuaskan hati anda.
3. Susunatur mesyuarat atau biasanya dikenali sebagai Agenda (Orders of The Day) Jika anda
mendapati bahawa Pengerusi tidak mematuhi agenda yang ditetapkan, sebagai contohnya
agenda memaklumkan bahawa Perkara C perlu dibincangkan pada pukul 10.00 pagi , namun
waktu sekarang adalah pukul 10.40 pagi dan mesyuarat masih membahaskan Perkara B.
Anda sebagai ahli boleh menyebabkan agenda asal dipatuhi dengan menggunakan Orders
of the Day. [Sekiranya anda ingin mengubah susunatur mesyuarat iaitu membawa ke
hadapan perkara yang kemudian atau sebaliknya tangguhkan peraturan (suspend the rules)
perlu digunakan]
4. Perkara ketertiban (Point of Order) Sekiranya terdapat ahli lain mahupun Pengerusi
melanggar peraturan mesyuarat atau bertindak dalam keadaan yang kurang tertib sebagai
contohnya menengking dan menggunakan perkataan kasar, anda sebagai ahli boleh
menggunakan perkara ketertiban sejurus selepas kesalahan tersebut dilakukan.

24
5. Bahagikan usul (Divide the Question) Sekiranya terdapat sesuatu usul yang terlalu
panjang dan mengandungi beberapa perkara yang perlu diputuskan secara berasingan,
anda boleh menggunakan bahagikan usul untuk memastikan setiap perkara tersebut
menjadi usulnya yang tersendiri.
6. Rujuk ke Jawatankuasa (Refer to Committee) Bagi usul yang memerlukan kajian yang
lebih menyeluruh, dan anda mendapati mesyuarat yang bersidang mungkin akan
membuat keputusan yang lebih baik sekiranya terdapat maklumat lanjut maka anda boleh
mencadangkan rujuk ke Jawatankuasa. Sekiranya anda berpendapat satu Jawatnkuasa
khas perlu diwujudkan anda juga boleh mencadangkan saiz jawatankuasa tersebut serta
kaedah perlantikan ahlinya.
7. Lanjutkan Perbahasan (Extend Debate) Hanya boleh digunakan untuk melanjutkan masa
usul yang sedang dibahaskan. Perlu memohon pelanjutan masa sehingga ke sesuatu
masa yang tertentu atau tetapkan tempoh masa yang dikehendaki.
8. Hadkan Perbahasan (Limit Debate) Digunakan untuk menutup perbahasan pada masa
yang tertentu atau tetapkan tempoh masa ianya boleh dibahaskan lagi.
9. Ditangguhkan sehingga ke sesuatu masa (Postpone to a Certain Time) Digunakan untuk
menangguhkan sesuatu usul ke suatu masa yang lain. (masa perlu dinyatakan)
10. Bantahan untuk pertimbangan (Object to Consideration) Boleh digunakan untuk mencegah
sesuatu usul daripada dipertimbangan oleh mesyuarat. Biasanya usul berkenaan adalah
yang dipercayai bersifat peribadi atau yang boleh mengaibkan orang lain. Bantahan perlu
dinyatakan sebelum sesuatu usul itu mula dibahaskan.
11. Diangkat ke meja (Lay on the Table) Digunakan untuk menangguhkan sementara sesuatu
usul ; boleh dinyatakan selepas usul untuk menutup perbahasan dicadangkan atau dalam
tempoh perbahasan.
12. Diangkat dari meja ( Take from the Table) Digunakan untuk mengembalikan pertimbangan
atas usul yang telah diangkat ke meja.Perlu nyatakan usul mana yang hendak diangkat
dari meja tersebut.
13. Pertimbangan semula (Reconsider) Digunakan oleh mereka yang berbahas di pihak
pencadang untuk pertimbangan semula
14. Ditangguhkan (Postpone Indefinitely) Digunakan untuk mematikan usul tersebut di sesi
berkenaan.Usul yang ditangguhkan tersebut tidak boleh dibangkitkan kembali melainkan
usul pertimbangan semula dicadangkan.

15. Perkara sebelumnya (Previous Question) Digunakan untuk menamatkan sesuatu

perbahasan. Sekiranya usul ini berjaya, Pengerusi perlu menamatkan sesi perbahasan
dan memohon supaya pengundian dijalankan
16. Pertimbangan secara tak formal (Informal Consideration / Committee as a Whole)
Digunakan untuk mengusulkan supaya keseluruhan mesyuarat dianggap sebagai
Jawatankuasa dan semua perbincangan boleh dijalankan secara tidak
formal.Jawatankuasa ini boleh menghadkan tempoh ucapan setiap pengucap serta
menutup perbahasan dengan undi 2/3.Diingatkan bahawa pengundian perlu dilakukan
dengan kaedah formal.

25
17. Rayuan atas keputusan Pengerusi (Appeal Decision of the Chair) Digunakan untuk merayu
kepada ahli mesyuarat bagi pertimbangan semula. Perlu dikemukakan sebelum perkara
lain dimulakan (iaitu sebaik sahaja selepas Pengerusi mengumumkan keputusan). Rayuan
ini tidak boleh dibahaskan sekiranya ianya melibatkan tentang ketertiban, pelanggaran
peraturan atau susunatur mesyuarat (agenda)
18. Tangguhkan Peraturan ( Suspend the Rules) Membolehkan peraturan yang telah ditetapkan
oleh mesyuarat dilanggari.Perlu nyatakan dengan jelas peraturan mana yang perlu
dilanggari.

PANDUAN BERUCAP DALAM MESYUARAT

1. Pencadang bangun, diiktiraf, dan mengemukakan cadangan

2. Cadangan disokong
3. Pengerusi mengumumkan cadangan tersebut kepada hadirin mesyuarat

4. Mesyuarat membahaskan cadangan tersebut

5. Pengundian dijalankan

6. Pengerusi mengumumkan sama ada cadangan diterima atau ditolak serta mengarahkan
pegawai yang berkenaan untuk mengambil tindakan selanjutnya

PENGECUALIAN AM

Bagi tujuan mempercepatkan urusan, Pengerusi boleh menggunakan frasa "Sekiranya tiada
bantahan ...", dan seterusnya mengumumkan apakah tindakan seterusnya yang akan diambil
atas kapasiti mesyuarat. Perkara ini biasanya digunakan apabila tiada tentangan untuk
meneruskan dengan perkara rutin dan dengan kehadiran kuorum yang mencukupi, tindakan ini
boleh menjimatkan banyak masa. Lagipun peraturan-peraturan ini diperbuat bagi
mempertahankan hak minoriti, oleh itu ianya tidak perlu dikuatkuasakan sekiranya tiada minoriti
yang wujud. Keadaan yang boleh menggunakann pendekatan “Dipersetujui dengan sebulat
suara” adalah :-

1. Untuk membetulkan atau menerima minit yang lepas.

2. Untuk menarik balik usul yang telah dicadangkan oleh pencadang. Apabila usul tersebut
telah diumumkan oleh Pengerusi ianya menjadi hak mesyuarat, oleh itu pencadang perlu
menarik baliknya melalui cadangan usul tarik balik.
3. Untuk menangguhkan peraturan (suspend the rule) bagi perkara-perkara yang tidak
kontroversial.
4. Untuk membenarkan pengucap bercakap lebih beberapa minit daripada masa yang
diperuntukkan.

26
6. Untuk membahagikan usul yang kompleks kepada usulusul yang berlainan bagi
memudahkan pengundian
7. Untuk melantik seorang sahaja calon yang dicadangkan Namun jika hanya SEORANG
pun membantah, maka Pengerusi harus mengikuti 6 langkah wajib yang telah digariskan.
Perlu diketahui juga, bahawa bukan semua usul yang mewajibkan 6 langkah tersebut.
Sebagai Pengerusi adalah penting untuk memahirkan diri tentang usul-usul yang boleh
melangkaui mana-mana daripada 6 langkah wajib seperti berikut:-

LANGKAH 1
Nyatakan usul:

Ada usul yang begitu penting sehingga pencadang boleh mencelah ahli yang sedang
berucap di mana pencadang tidak perlu menunngu untuk diiktiraf oleh Pengerusi.
Question of Privilege, Orders of the Day, Point of Order, Appeal, Parliamentary Inquiry,
Point of Information, Division.

LANGKAH 2
Sokongan Usul:

Ada usul yang tidak memerlukan sokongan. Pada kebiasaanya semua usul yang
membolehkan anda mencelah Pengerusi tidak memerlukan sokongan (kecuali Rayuan
Terhadap Keputusan Pengerusi).

LANGKAH 3
Pengerusi mengumumkan usul:
Pengerusi dibenarkan untuk membantu pencadang mengemukakan usul dengan teratur
dan tepat

LANGKAH 4
Perbahasan usul:
Ada usul yang tidak boleh atau tidak wajar untuk dibahaskan kerana ianya akan
bertentangan dengan kehendak usul tersebut. Recess, Orders of the Day, Lay on the
Table, Limit or Close Debate, Division of the Assembly, Division of the Question.

LANGKAH 5
Pengundian:
Ada usul yang boleh diluluskan tanpa pengundian. Question of Privilege, Orders of the
Day, Point of Order, Division.

27
 Pengumuman Keputusan pengundian:
Tiada pengeculian untuk langkah ini. Semua keputusan pengundian HENDAKLAH
diumumkan.

PENGECUALIAN AM

Walaupun seseorang ahli yang telah diiktiraf oleh Pengerusi boleh berucap tanpa dicelah,
namun keadaan yang membolehkan pengucap tersebut DIPAKSA menamatkan ucapannya.
Pencelahan dalam keadaan berikut boleh dibuat oleh mana-mana ahli dan ianya tidak perlu
disokong atau diundi :-
• Tiada usul :Apabila terdapat ahli yang mula membahaskan sesuatu perkara tanpa
mengemukakan usul terlebih dahulu
• Ucapan panjang lebar:Setiap pertubuhan seharusnya menetapkan berapa lama
seseorang boleh berucap. Jika ada ahli yang melanggar peraturan ini, celah ahli tersebut.
• Perintah Khas dalam Agenda:Apabila terdapat ahli yang masih berucap pada ketika
perintah khas perlu dibincangkan.
• Perkara Keistimewaan:Apabila terdapat ahli yang berucap semasa anda ingin
membetulkan keadaan yang mengganggu keselesaan anda (buka tingkap, tutup pintu,
mengenepikan halangan pada skrin, memohon bahan penerangan, tutup lampu dan
sebagainya)
• Ahli yang tidak sopan:Jika terdapat ahli yang berucap dengan bahasa yang kasar atau
bertindak dengan cara yang agresif celah dan gunakan peraturan ketertibBaanck(point of
order)

• Terlalu banyak perkara dalam satu usul:Jika ada ahli yang mencadangkan beberapa
perkara dalam satu usul • Pertanyaan maklumat:Jika anda mempunyai pertanyaan dan
sekiranya tidak dijawab akan mengelirukan anda untuk membuat pengundian.

PENGUNDI

Majoriti:

Keperluan asas untuk menerima apa-apa usul oleh mana-mana mesyuarat yang mempunyai
kuorum yang mencukupi adalah undi majoriti. Majoriti bermaksud lebih daripada separuh undi
oleh mereka yang layak mengundi ditolak dengan undi kosong dan Ada sesetengah pertubuhan
yang menetapkan undi majority sebagai 51%.Penetapan sebegini adalah salah kerana ianya
tidak merujuk kepada pengeertian majoriti yang sebenar.Sebagai contohnya bagi 1000 undi,
majority adalah 501, jika ditetapkan sebagai 51%, ianya memerlukan 510 undi.

28
Contoh pengiraan undi

• Pengerusi mengarahkan ahli-ahli yang hadir dalam satu mesyuarat yang cukup kuorum
untuk menuliskan Ya atau Tidak dalam satu helai kertas.
• Daripada ahli yang hadir, hanya 100 yang berhak mengundi, 15 tidak mengundi.
Daripada 85 undi tersebut hanya 75 yang sah (undi yang sah), 10 adalah tidak sah /rosak
(kerana ditulis “mungkin”). 4 undi pula adalah kosong, tidak tertulis apa-apa (dianggap
tidak mengundi).
• Oleh itu, majoriti adalah apa-apa bilangan yang lebih daripada separuh daripada.. (undi
sah) - (undi kosong) + (undi tidak sah /undi rosak).
• Daripada 85 ahli yang berhak untuk mengundi ... (75 undi sah) - (4 undi kosong) + (10
undi rosak) = 81 pengundian. • Separuh daripada 81 pengundian ialah 40 1/2. Oleh itu
majoriti adalah 41 undi.
Undi 2/3:

Undi 2/3 memerlukan sekurang-kurangnya 2/3 untuk diterima. (Jangan sekali-sekala sebut undi
2/3 majoriti).Secara amnya undi 2/3 diperlukan ianya melibatkan pergelutan antara hak ahli
dengan hak mesyuarat seperti berikut :-

1. Meminda sesuatu pertauran yang telah diterima atau Agenda:

a. Meminda atau membatalkan Perlembagaan, Undangundang atau Agenda;

b. Meminda atau Membatalkan sesuatu usul yang telah diterima ;

c. Keenggan untuk meneruskann dengan perkara yang termaktub dalam

Agenda;
. Membahaskan perkara tanpa mengikut urutannya .
2. Menghalang Perbahasan – Bantahan untuk dipertimbangkan

3. Meminda Tempoh Perbahasan:

a. Menghadkan atau memanjangkan tempoh perbahasan;

b. Usul soalan sebelumnya (Previous Question).

4. Menutup Pencalonan
5. Menarik semula hak
a. Melucutkan keahlian;
b. Melucutkan jawatan.
6. Membuat Usul Perintah Khas

29
Adakah benar Pengerusi hanya boleh mengundi jika terjadi pengundian seri?

Tidak. Adalah tidak benar bahawa Pengerusi dibenarkan mengundi jika berlaku undi seri sahaja.
Sekiranya pengerusi merupakan salah seorang ahli daripada badan yang mengundi, beliau
mempunyai hak dan keistimewaan yang sama seperti ahli-ahli lain, termasuklah hak untuk
mencadangkan usul, berbahas, dan mengundi. Oleh itu dalam mesyuarat yang kecil di mana
bilangan ahli adalah dalam lingkungan 12 orang seperti Mesyuarat Jawatankuasa, Pengerusi
berhak untuk semua keistimewaan sama seperti ahli yang lain. Namun begitu, sifat berkecuali
Pengerusi perlu dipamerkan dalam mesyuarat yang melibatkan bilangan ahli yang banyak
seperti Mesyuarat Agung di mana Pengerusi seelok-eloknya tidak mencadangkan usul,
berbahas mahupun mengundi. Namun jika pengundian dilakukan secara ballot, beliau
dibenarkan untuk mengundi. Pengerusi juga dibenarkan mengundi sekiranya pengundian beliau
akan memberikan implikasi yang besar dalam membuat sesuatu keputusan. Sebagai
contohnya, sekiranya undi majoriti diperlukan dan keputusan menunjukkan undi seri , maka
Pengerusi boleh mengundi dalam pihak penyokong sekiranya inginkan usul tersebut diterima,
dan sebaliknya mengundi di pihak pembangkan bagi mengagalkan usul tersebut. Begitu juga,
jika undi 2/3 diperlukan, Pengerusi boleh mengundi bagi membolehkan undi 2/3 diperolehi
ataupun gagalkan perolehan undi 2/3 tersebut.
Bolehkan ahli ex-officio mengundi dan adakah kehadiran mereka diambilkira untuk
penentuan kuorm?
“Ex officio” merupakan istilah Latin yang membawa maksud “atas kapisiti jawatan lain”. Oleh itu
Ahli Jawatankuasa ex-officio adalah mereka yang menjadi ahli atas kapasiti jawatan lain yang
dipegang oleh mereka. Sebagai contohnya peruntukan undang-undang pertubuhan
membenarkan pembentukan Jawatankuasa Kecil Kewangan di mana keahliannya terdiri
daripada Bendahari Kehormat dan 3 ahli yang lain yang dilantik oleh Presiden. Oleh itu,
Bendahari Kehormat adalah ex-officio dalam Jawatankuasa kecil kewangan tersebut kerana
beliau berada di jawatankuasa kecil tersebut atas kapasitinya sebagai Bendahari Kehormat iaitu
satu jawatan yang lain. Oleh itu, tanpa pengeculian, ahli jawatankuasa ex-officio mempunyai
hak dan keistimewaan yang sama seperti ahli yang lain termasuklah hak untuk mengundi.
Namun begitu, terdapat dua keadaan di mana kehadiran ex-officio tidak boleh diambilkira bagi
penentuan kuorum iaitu:- 1. Peruntukan undang-undang yang menetapkan bahawa Pengerusi
adalah ex-officio bagi SEMUA jawatankuasa kecil ; dan
2. Ahli Jawatankuasa Ex-officio merupakan bukan ahli jawatankuasa, ahli atau pegawai yang
dilantik di pertubuhan tersebut. Sebagai contohnya Pengarah Jabatan Kebajikan Masyarakat
yang dilantik sebagai ahli jawatankuasa ex-officio Majlis Kebajikan. Namun begitu adalah
diingatkan bahawa pengecualian penentuan kuorum di para 1 dan 2 tidak menafikan hak-hak
dan keistimewaan lain ex-officio tersebut termasuk haknya untuk mengundi.
Adakah benar, apabila kuorum berjaya dicapai, ianya akan dianggap untuk terus wujud
walaupun banyak ahli yang meninggalkan mesyuarat semasa ianya sedang
berlangsung?

Tidak. Kuorum dianggap mencukupi hanya sehingga Pengerusi atau ahli yang lain menyedari
bahawa mesyuarat tidak lagi mempunyai kuorum yang mencukupi. Sekiranya ianya disedari
oleh Pengerusi, beliau perlu menyatakan atau mengumumkan fakta ini sekurangkurangnya
sebelum sesuatu pengundian dijalankan atau sebelum sesuatu usul baru dicadangkan. Ahli
yang menyedari perkara ini pula perlu mengemukakan usul Point of Order . (Point of Order

30
boleh diusulkan apabila anda sebagai ahli menyedari bahawa kaedah bermesyuarat yang betul
tidak dipatuhi. Anda berdiri dan maklumkan tentang perkara yang tidak betul dalam
pengendalian mesyuarat tersebut. Tiada penyokong atau undi diperlukan. Usul anda sama ada
diterima atau ditolak ditentukan oleh Pengerusi)
Adalah tidak wajar untuk meneruskan sesuatu mesyuarat apabila kekurangan kuorum
terutamanya mesyuarat yang membuat keputusan. Selagi point of order belum diusulkan,
sebarang keputusan yang telah dibuat sebelum usul tersebut adalah dianggap sebagai terpakai
selagi pengerusi memutuskan bahawa ianya tidak sah.
Apakah maksud majoriti dalam sesuatu pengundian?

Perkataan majoriti dalam konteks ini bermaksud lebih daripada separuh. Definisi selain dari itu
seperti 50% campur 1 akan menimbulkan kekeliruan dan mengakibatkan masalah kelak.
Sebagai contohnya dalam bilangan pengundian sebanyak 17, didapati 9 menyokong dan 8
membantah. Sekiranya majoriti ditetapkan sebagai 50% tambah 1, maka ianya akan menjadi 9
½ (50% bersamaan 8 ½ ; 50% + 1 = 8 ½ +1 = 9 ½ ). Oleh itu, bilangan undi dalam kes ini akan
dikatakan tiada majoriti walaupun jelas sekali bahawa majority yang menyokong telahpun wujud.
Bolehkan kita membundarkan (mengikut ketetapan matematik) ke nilai yang terdekat
dalam memutuskan keputusan pengundian? Sebagai contohnya dalam bilangan undi
bagi 101, 2/3 adalah 67.33, adakah 67 undi memadai untuk undi 2/3?

Tidak. Kehendak 2/3 bermaksud sekurang-kurangnya 2/3. Oleh itu nilai minima adalah 67.33
Adakah undi tidak hadir (abstention vote) boleh diambilkira?

Istilah undi tidak hadir adalah mengelirukan dan tidak membawa maksud yang logik. Apabila
ahli tidak hadir mana-mana mesyuarat, maka ahli tersebut telah menafikan haknya, dan jelas
sekali dia tidak boleh mengundi. Dalam keadaan biasa, di mana undi majoriti atau 2/3
diperlukan, ketidakhadiran tidak akan memberi kesan kerana pengiraan adalah berdasarkan
undi yang dibuat (oleh ahli yang wujud secara fizikal). Bagi undi yang memerlukan 2/3 daripada
jumlah keahlian, undi ahli yang tidak hadir akan dianggap sebagai tidak menyokong.
Apakah maksud undi tidak percaya?

Undi tidak percaya merupakan istilah yang tidak partikal. Pengundian hanya boleh dijalankan
bagi sesuatu usul. Oleh itu usul ketidakyakinan terhadap jawatankuasa perlu dicadangkan
terlebih dahulu, dan melalui proses seterusnya iaitu penyokongan, perbahasan dan
pengundian. Usul ini hanya akan membawa kesan sama ada mesyuarat mempunyai keyakinan
atau tidak terhadap Jawatankuasa. (bukannya seperti di Parlimen British di mana undi tidak
percaya boleh menyingkirkan pemegang jawatan daripada jawatan yang disandang olehnya).
Adakah benar mereka yang mempunyai konflik kepentingan (conflict of interest) terhadap
mana-mana usul tidak dibenarkan untuk mengundi?
Tiada mana-mana ahli yang boleh dilucutkan haknya untuk mengundi atas presepsi bahawa
ahli tersebut mempunyai konflik kepentingan (conflict of interest) terhadap usul yang diundi.
Namun begitu ahli tersebut , sekiranya mempunyai konflik kepentingan terutama sekali yang
melibatkan kewangan hendaklah (atas inisiatif sendiri) mempamerkan nilai integriti dan memilih
untuk tidak mengundi. Namun begitu ahli tersebut tidak boleh dipaksa untuk tidak mengundi.

31
Bolehkan undi proksi diambilkira?

Proksi membawa maksud ahli yang tidak hadir mewakilkan orang lain untuk bertindak atas
kapasitinya sebagai ahli. Pengundian proksi tidak digalakkan kerana ianya tidak selaras dengan
ciri-ciri asas perhimpunan deliberatif ( mesyuarat yang memerlukan perbincangan yang
mendalam sesama ahli sebelum sesuatu keputusan dicapai). Oleh itu, pengundian proksi hanya
boleh diambilkira , sekiranya undang-undang pertubuhan dengan jelas memperuntukan perkara
ini.
Bagaimana saya boleh memastikan permintaan saya dimasukkan dalam agenda
mesyuarat?
Sesuatu agenda adalah agenda yang dicadangkan sehingga ianya diterima oleh mesyuarat
barulah ianya menjadi agenda rasmi. Oleh itu mana-mana ahli yang ingin meminda atau
menambah perkara dalam agenda perlulah mengusulkan untuk meminda atau menambah apa-
apa perkara semasa agenda tersebut dibentangkan. Anggapan bahawa pengerusi atau
jawatankuasa yang menetapkan agenda adalah salah. Amalan biasa adalah pengerusi atau
jawatankuasa menetapakan agenda tentatif bagi memastikan perjalanan mesyuarat yang
teratur dan sekiranya tiada sebarang pindaan atau bantahan agenda tentative ini akan menjadi
agenda rasmi.
Adakah undi boleh diambil dalam sesi eksekutif?

Ya, undi boleh diambil dalam sesi eksekutif. Perkara yang membezakan sesi eksekutif dengan
mesyuarat lain hanyalah kerahsiaan prosiding tersebut. Selain itu semua perkara adalah sama
dengan mesyuarat yang lain.
Bolehkan perletakkan jawatan ditarik semula setelah surat peletakan jawatan
dikemukakan?

Peletakan jawatan adalah permintaan untuk dikecualikan daripada bertugas. Oleh itu, ianya
boleh ditarik balik, sekiranya peletakan jawatan tersebut belum diusulkan dalam mesyuarat.
Namun sekiranya ianya telah diusulkan, ianya akan menjadi hak ahli mesyuarat (sama seperti
usul-usul yang lain) di mana penarikan semula adalah tidak mungkin tanpa melalui proses-
proses mesyuarat.
Bolehkah Mesyuarat Jawatankuasa dijalankan menggunakan kaedah persidangan
telefon (teleconferencing)?

Anda hanya boleh berbuat demikian sekiranya peruntukan undangundang pertubuhan

membenarkan. Sekiranya teleconfering dibenarkan, peruntukan fasal mengenai penglibatan
semua ahli mesyuarat pada ketika yang sama , peraturan tentang cara untuk mendapatkan
pengiktirafan Pengerusi untuk berucap, kaedah mengemukakan usul cadangan, sokongan,
perbahasan, pengundian dan pengiraan undi perlu dimaktubkan.
Bagaimana caranya untuk menyingkirkan Ahli Jawatankuasa / Pemegang Jawatan
sebelum tamat tempoh pegangan jawatannnya?
Sekiranya undang-undang pertubuhan menyatakan dengan jelas bahawa tempoh pegangan
jawatan adalah 2 tahun (contohnya) sehingga ahli jawatankuasa yang baru dilantik, maka
tindakan displin perlu dimulakan bagi menyingkirkan penama tersebut. Prosedur tindakan
displin perlulah mematuhi semua peruntukan undang-undang pertubuhan dengan tepat agar
penyingkiran tersebut tidak dipertikaikan.

32
Presiden pertubuhan kami sudah tidak sekepala dengan kebanyakan ahli. Ahli-ahli ingin
menyingkirkannya daripada jawatan tersebut namun prosedur penyingkiran adalah rumit
dan memakan masa. Bolehkah ahli-ahli mesyuarat mengusulkan tangguhkan peraturan
bagi menyingkirkannya dari jawatan tersebut?
Usul tangguhkan peraturan hanya boleh diutarakan semasa mesyuarat bersidang dan ianya
berkesan dalam sidang tersebut sahaja. tangguhkan peraturan biasanya digunakan apabila
terdapat peraturan-peraturan yang berkuatkuasa yang menghalang perjalanan mesyuarat yang
bersidang termasuklah peranan pemegang jawatan dalam persidangan mesyuarat tersebut.
Walaupun tangguhkan peraturan tidak boleh digunakan untuk menyingkirkan presiden daripada
melaksanakan tugas-tugas eksekutifnya namun ianya boleh digunakan untuk menggantung
peranan Presiden untuk mempengerusikan semua mesyuarat. Oleh itu, usul untuk tangguhkan
peraturan sekiranya mendapat mandat 2/3 ahli boleh digunakan untuk mengantung peruntukan
yang menetapkan peranan Presiden sebagai Pengerusi semua mesyuarat, namun diingatkan
bahawa usul itu hanya berkuatkuasa bagi mesyuarat tersebut sahaja dan sekiranya perkara
yang sama dikehendaki bagi mesyuarat yang lain, usul tangguhkan peraturan perlu diusulkan
semula dan mendapat mandat 2/3 ahli semula.
Perhatian juga perlu diberikan kepada peruntukan undang-undang yang menetapkan bahawa
Timbalan Presiden atau Naib Presiden akan mempengerusikan mesyuarat dalam keadaan
ketiadaan Pengerusi. Oleh itu sekiranya inginkan kesemua Presiden, Timbalan Presiden dan
Naib Presiden untuk tidak mempengerusikan mesyuarat, maka tangguhkan peraturan perlu
mengusulkan dengan tepat ketiga-tiga perkara ini.

33
Notis Mesyuarat Agung

PERSATUAN KEBAJIKAN ABC KOTA BHARU, KELANTAN

PT 20 JALAN MESRA
15000 KOTA BHARU, KELANTAN

Rujukan: PPM-001-03-20022000 (12)

Tarikh: 14 Mac 2016
Kepada,
Semua Ahli Kelab
Tuan/Puan,

NOTIS MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PERSATUAN KEBAJIKAN ABC KOTA BHARU,

KELANTAN KALI KE 6

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa sesuai dengan fasal
8(8.3) Undang-undang tubuh Persatuan Kebajikan ABC Kota Bharu, Kelantan Mesyuarat Agung
Tahunan bagi kali ke 6 akan di adakan sebagaimana ketetapan berikut:
Tarikh :28 Mac 2016
Masa :10.00 pagi
Tempat : PT 20 Jalan Mesra
15000 Kota Bharu, Kelantan

2. Agenda Mesyuarat Agung adalah seperti berikut:

2.1. Ucapan aluan Pengerusi

2.2. Mengesahkan minit mesyuarat agung yang ke 5
2.3. Mengesahkan Laporan Tahunan Aktiviti Tahun 2015
2.4. Mengesahkan dan meluluskan Penyata Kewangan 31 Disember 2015.
2.5. Pemilihan Ahli Jawatankuasa bagi sesi 2016/2018
2.6. Membentang dan menimbang usul-usul bertulis.
2.7. Perbincangan usul-usul pindaan perlembagaan.
2.8. Ucapan Penangguhan

3. Sekiranya Tuan/Puan mempunyai usul yang ingin dibahaskan, Tuan/Puan hendaklah

mengemukakan usul berkenaan secara bertulis kepada Setiausaha Persatuan pada atau sebelum 20
Mac 2016. Sehubungan dengan itu, Tuan/Puan dengan penuh hormatnya dipohon untuk menghadiri
mesyuarat agung tersebut dan di atas kehadiran ahli-ahli amatlah dihargai demi kepentingan dan
kecemerlangan persatuan dimasa-masa akan datang.
Sekian, terima kasih

(MOHD YUSRY BIN AB HALIM)

Setiausaha
Persatuan Kebajikan Abc Kota Bharu, Kelantan

34
Notis Mesyuarat AJK

PERSATUAN KEBAJIKAN ABC KOTA BHARU, KELANTAN

PT 20 JALAN MESRA
15000 KOTA BHARU, KELANTAN

Rujukan: PPM-001-03-20022000 (15)

Tarikh: 02 Jun 2016
Kepada,
Semua Jawatankuasa
Tuan/Puan,
NOTIS MESYUARAT JAWATANKUASA SIR1 2/2016

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Adalah dimaklumkan bahawa Mesyuarat Jawatankuasa akan diadakan bagi membincangkan
mengenai Majlis Gotong Royong Kampung ABC yang memerlukan perbincangan dan persetujuan
bersama ahli persatuan sebagaimana ketetapan berikut:
Tarikh :16 Jun 2016
Masa :9.00 pagi
Tempat : PT 20 Jalan Mesra
15000 Kota Bharu, Kelantan

2. Agenda Mesyuarat AJK adalah seperti berikut:

2.1. Ucapan aluan Pengerusi

2.2. Perbincangan Majlis Gotong Royong Kampung ABC
- Pembahagian tugas dan kawasan
- Perbelanjaan makan minum
- Tetamu kehormat
2.3. Ucapan Penangguhan

3. Sehubungan dengan itu, Tuan/Puan dengan penuh hormatnya dipohon untuk menghadiri
mesyuarat Jawatankuasa ini demi kepentingan dan kecemerlangan persatuan dimasa-masa akan
datang.
Sekian, terima kasih

(MOHD YUSRY BIN AB HALIM)

Setiausaha
Persatuan Kebajikan Abc Kota Bharu, Kelantan

35
Notis Mesyuarat Agung Khas

PERSATUAN KEBAJIKAN ABC KOTA BHARU, KELANTAN

PT 20 JALAN MESRA
15000 KOTA BHARU, KELANTAN

Rujukan: PPM-001-03-20022000 (22)

Tarikh: 15 Ogos 2016
Kepada,
Semua Ahli Kelab
Tuan/Puan,
NOTIS MESYUARAT AGUNG KHAS (EGM) PERSATUAN KEBAJIKAN ABC KOTA BHARU,
KELANTAN KALI KE 6

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas,

1. Adalah dimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Khas ini akan diadakan bagi membincangkan
beberapa usul-usul pindaan perlembagaan yang memerlukan perbincangan dan persetujuan bersama
ahli persatuan sebagaimana ketetapan berikut:

Tarikh :29 Ogos 2016

Masa :10.00 pagi
Tempat : PT 20 Jalan Mesra
15000 Kota Bharu, Kelantan

2. Agenda Mesyuarat Agung Khas adalah seperti berikut:

2.1. Ucapan aluan Pengerusi

2.2. Membentang, membincang dan meluluskan usul.
- Pindaan perlembagaan mengikut format terkini ROS secara atas talian
- Perlantikkan Timbalan Pengerusi baru.
2.3. Lain-lain hal
2.4. Ucapan Penangguhan

3. Perhatian dan kehadiran tuan/puan amat dihargai demi meastikan segala agenda persatuan ini
dapat dilaksanakan dengan jayanya. Sekiranya terdapat pertanyaan lanjut, sila hubungi saya di talian
019-222 xxxx atau melalui emel xxxx@gmail.com.
Sekian, terima kasih

(MOHD YUSRY BIN AB HALIM)

Setiausaha
Persatuan Kebajikan Abc Kota Bharu, Kelantan

36
Minit Mesyuarat Agung

MINIT MESYUARAT AGUNG

PERTUBUHAN KEBAJIKAN ABC,
KOTA BHARU, KELANTAN TAHUN YANG KE_
Tarikh :
Masa :
Tempat :

Jumlah ahli yang hadir :

Jumlah ahli semasa :

1. Ucapan pengerusi mesyuarat:

Tuan Pengerusi mengucapkan salam sejahtera dan terima kasih di atas kehadiran semua ahli.

2. Membentang dan menerima minit Mesyuarat Agung yang lalu

Minit Mesyuarat Agung lalu dibentang dan disahkan tanpa pindaan/dengan pindaan seperti berikut:

3. Menerima dan meluluskan laporan aktiviti tahunan tahun: _

Mesyuarat telah bersetuju menerima dan meluluskan Laporan Tahunan yang dibentang oleh Setiusaha

4. Menerima dan meluluskan penyata kewangan tahun:

Mesyuarat telah bersetuju menerima dan meluluskan Penyata Kewangan Pertubuhan yang berakhir pada
31.12 ……..

5. Pemilihan ahli jawatankuasa baru

Mesyuarat telah bersetuju membuat pemilihan AJK seperti berikut:

Pengerusi :
Tim. Pengerusi :
Setiausaha:
Bendahari:
AJK biasa: 1……….
2……….
3. ……..
4……….
Juruaudit
1……….
2……….

6. Perbincangan usul-usul
Usul-usul yang diluluskan selepas perbahasan
a.
b.
Usul-usul yang diluluskan tanpa perbahasan

7. Pindaan undang-undang ( Jika berkaitan)

Mesyuarat bersetuju meminda undang-undang tubuh Persatuan seperti di ‘ lampiran A’.

8. Penangguhan
Mesyuarat Agung ditangguhkan pada jam_ dengan ucapan terima kasih daripada Pengerusi
mesyuarat.

Disahkan oleh:

…………………… ………………………
Nama: Nama:
Pengerusi Setiausaha

*Pastikan Minit mesyuarat ditandatangan asal oleh 2 pemegang jawatan utama

37
SELESAI