Sales & Marketing From To

Vendor
Melanie Pattinama Event : INTAKINDO
Subject: Surat Loading Senior Sales Manager
& Tata Tertib Vendor
Phone : 031 562 3000 Phone :
Fax : 031 567 8383 Fax :
HP : 081 132 4541 HP :
Email : Email :
Date : 13 December 2021
Total page(s): 4 pages Event: INTAKINDO

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami konfirmasi dan pemberian ijin mengenai loading dalam rangka event INTAKINDO
yang akan di laksanakan dengan detail di bawah ini :
Loading
Date Event Venue Start Loading Start Access Loading Finish / Deadline
Date Loading
Date Time
Time
15 Dec Premier 14 Dec 22.00 Lift loading 14 Dec 00.00
2021 INTAKINDO Ballroom , 2021 2021
London
Room
Note: Apabila ukuran barang tidak memungkinkan melalui pintu loading atau lift barang,
Pihak Hotel memberikan ijin untuk mengeluarkan barang melalui pintu samping hotel / escalator pada
tanggal dan jam berikut yang wajib di patuhi oleh pihak vendor :
Tanggal : 14 December 2021
Pukul : 22.00 sampai dengan pukul 00.00
Dilarang menyimpan barang dan menggunakan emergency exit untuk akses loading barang

Clear up
Date Event Venue Start Clear Start Access Clear up Finish / Deadline
up Date Clear Date Time
up Time
15 Dec Premier 15 Dec 18.00 Lift loading 15 Dec 00.00
2021 INTAKINDO Ballroom 2021 2021
, London
Room
Note: Apabila ukuran barang tidak memungkinkan melalui pintu loading atau lift barang, Pihak Hotel
memberikan ijin untuk mengeluarkan barang melalui pintu samping hotel / escalator pada tanggal dan
jam berikut yang wajib di patuhi oleh pihak vendor :
Tanggal : 15 December 2021
Pukul : 18.00 sampai dengan pukul 00.00
Mercure Grand Mirama Surabaya
Jl. Raya Darmo 68-78, Surabaya 60264, East Java – Indonesia
Tel : (62 31) 562 3000, Fax : (62 31) 561 2405
Email : mice@mercuresurabaya.com
 Dilarang menyimpan barang dan menggunakan emergency exit untuk akses clear-up barang

I. TATA TERTIB LOADING, SET-UP DAN CLEAR UP

1. Surat ijin ini akan di berikan oleh pihak hotel kepada vendor setelah pihak vendor dan event
organizer membaca dan menyetujui peraturan mengikat dari surat loading ini.
2. Vendor, event organizer di wajibkan melapor kepada pihak security sebelum masuk dan
melakukan bongkar muat barang ke ruang meeting, serta melaporkan seluruh team vendor,
semua perlengkapan, peralatan yang di bawa dlam proses pengerjaan. Barang-barang vendor di
haruskan dengan system knock down.
3. Tanda pengenal akan di berikan oleh pihak security setelah vendor menyerahkan surat jalan
yang telah di tanda tangani oleh kedua belah pihak, kemudian pihak security akan memberikan
tanda pengenal dari hotel setelah piha vendor memberikan kartu identitas.
4. Pihak hotel berhak memberikan larangan untuk tidak memasuki area hotel apabila pihak vendor
tidak dapat menunjukkan surat ijin dan tanda pengenal.
5. Setelah mendapat ijin dari pihak security, pihak vendor wajib menghubungi dan berkoordinasi
dengan team banquet untuk mendapat arahan mengenai lay out dan tata tertib dan aturan yang
berlaku.
6. Dalam proses loading, set up dan clear up, pihak vendor akan berada dalam pengawasan team
security dan team banquet.
7. Peralatan dan perlengkapan pendukung acara yang di bawa oleh pihak vendor akan di periksa
oleh pihak security dan team banquet pada saat akhir acara.
8. Pihak hotel tidak bertanggung jawab atas segala kehilangan dan kerusakan barang-barang milik
vendor pada saat loading, proses set up maupun pada saat clear up.
9. Dilarang keras untuk menggergaji, memaku dan mengecat barang-barang di dalam Ballroom,
meeting room, pre function dan di dalam hotel, dan segala kegiatan yang mengakibatkan
kerusakan property hotel. Saat Merangkai Bunga atau sesuatu yang mengandung air atau basah,
vendir wajib memberikan alas anti air agar tidak mengotori karpet Ballroom.
10. Apabila ada kerusakan dari peralatan atau property hotel yang di sebabkan oleh vendor, maka
pihak hotel akan membebankan seluruh biaya kepada pihak vendor sesuai dengan nilai dari
asset pihak hotel.
11. Pemasangan spanduk atau produk marketing tools dari pihak vendor harus mendapat
persetujuan dari pihak hotel dengan mengacu kepada area yang telah di tentukan oleh pihak
hotel dan seluruh biaya yang berkaitan dengan pajak telah selesai atau mendapat surat atau
stamp dari dinas terkait sebelum pemasangan spanduk dan sejenis.
12. Seluruh vendor wajib menjaga dan menghormati pihak kedua lain pada saat bekerja, apabila
pada saat loading, kondisi meeting room atau ballroom masih terdapat vendor pendukung
untuk acara sebelumnya, maka vendor untuk acara setelahnya wajib menunggu proses clear-up
selesai, kerusakan dan kehilangan dalam proses transisi merupakan tanggung jawab masing-
masing pihak kedua.

Mercure Grand Mirama Surabaya

Jl. Raya Darmo 68-78, Surabaya 60264, East Java – Indonesia
Tel : (62 31) 562 3000, Fax : (62 31) 561 2405
Email : mice@mercuresurabaya.com
II. TATA TERTIB STAFF VENDOR
1) Pihak vendor wajib mengenakan pakaian seragam atau pakaian yang pantas dan sopan selama
melakukan aktifitas di hotel, di larang menggunakan sandal, pakaian yang tidak sesuai dengan
peraturan atau memamerkan identitas tubuh seperti tato dna lain-lain.
2) Hotel telah menyediakan smoking area dan toilet yang berada di area parkir yang bisa di gunakan
oleh vendor secara bijak dan sopan. dilarang menggunakan rest room yang terletak di Ballroom
maupun Meeting Room.
3) Vendor tidak di perkenankan membawa makanan dan minuman serta merokok di area tamu serta
akses menuju dan di area meeting room pada saat proses loading, set up maupun clear up.
4) Pihak Vendor dilarang untuk melakukan kegaduhan di area pre function atau Area Hotel yang dapat
mengganggu aktivitas tamu atau pengungjung hotel.
5) Pihak hotel berhak untuk melarang dan memberhentikan kegiatan atau aktifitas vendor yang tidak
sesuai dan melanggar dari surat ijin ini
6) Kebersihan dari area yang di lalui loading dan clear up merupakan tanggung jawab dari pihak vendor
sebelum dan sesudah meninggalkan hotel.
7) Dalam surat ijin ini telah di sepakati apabila pihak vendor dengan sengaja melanggar peraturan di
No. 6 dan 8, maka pihak hotel berhak memberikan penalty kepada vendor sesuai dengan regulasi
hotel dengan di kenakan biaya sebesar Rp. 1000.000,-

III. ELECTRICITY / DAYA LISTRIK

1. Daya listrik yang Hotel sediakan untuk Premier Ballroom adalah sebesar 10.000 watt
2. Pihak Hotel hanya menyediakan electricity hanya sampai dengan titik panel
3. Setiap Vendor yang mengadakan acara di Hotel Mercure Grand Mirama Surabaya, harap
membawa soket output electricity (Legrand), apabila pihak vendor tidak memiliki soket / Legrand
tersebut, Pihak Hotel menyediakan soket / Legrand tersebut dengan biaya sewa sebesar Rp.
50.000 net / soket / Legrand / acara (untuk Grand Ballroom)
4. Selama proses pemasangan equipment , pihak vendor harus bertanggungjawab sepenuh nya atas
equipment tersebut, Pihak Hotel tidak bertanggung jawab berkaitan dengan hal tersebut
5. Pihak vendor di himbau untuk langsung berkoordinasi dengan Pihak Hotel (Banquet / Engeenering)
atas segala sesuatu yang kurang jelas.
6. Pihak Vendor harus menjaga kerapian kabel instalasi yang di pakai saat acara, Pihak Hotel berhak
memberikan teguran kepada Pihak Vendor
7. Pihak hotel sudah mempersiapkan lokasi peletakkan Mesin Genset

Mercure Grand Mirama Surabaya

Jl. Raya Darmo 68-78, Surabaya 60264, East Java – Indonesia
Tel : (62 31) 562 3000, Fax : (62 31) 561 2405
Email : mice@mercuresurabaya.com
IV. PERATURAN PELAKSANAAN ACARA
1. Hiburan acara seperti (disco time, band dll) maximum sampai dengan pk. 22.00, jikalau
melebihi batas waktu, maka Pihak Hotel berhak untuk memberikan teguran.
2. Pihak penyelenggara tidak diperbolehkan untuk membuat Kartu Parkir sendiri, kartu parkir
yang sah dan resmi adalah kartu parkir dimana terdapat stempel dari Hotel.
3. Selama event berlangsung, pihak vendor tidak diperkenankan untuk meletakkan kartu
nama, brosur atau sejenisnya di dalam Ballroom. Pihak hotel sudah mempersiapkan meja
untuk peletakkan kartu nama, brosur atau sejenisnya . Pihak hotel berhak untuk
membersihkan jikalau menemukan adanya kartu nama, brosur atau sejenisnya di dalam
Ballroom.
4. Bagi Vendor yang melakukan peminjaman Ruangan Meeting untuk tempat barang atau
sebagai ruangan panitia / ruang ganti , harap di kunci dengan meminta di banquet team
lalu meninggalkan KTP, Dimana KTP akan di kembalikan saat kunci di kembalikan.
5. Ruangan Meeting yang telah dipinjam sebagai ruang barang atau ruang panitia / ruang
ganti harus dalam kondisi terkunci dan kunci di bawa sendiri oleh pihak Vendor, pihak
Hotel tidak bertanggung jawab jika ada kehilangan di dalam nya.
Demikian surat ijin dan tata tertib yang berlaku mengikat bagi vendor merujuk pada peraturan di atas,
kemudian pihak hotel berhak melaksanakan tindakan apapun untuk menjaga kelancaran dan
kelangsungan acara serta untuk menjaga nama baik hotel.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda.

Best regards,

Melanie Pattinama
Senior Sales Manager

Mercure Grand Mirama Surabaya

Jl. Raya Darmo 68-78, Surabaya 60264, East Java – Indonesia
Tel : (62 31) 562 3000, Fax : (62 31) 561 2405
Email : mice@mercuresurabaya.com
 Mengetahui Pihak Vendor :

Kami Yang bertanda tangan di bawah ini , telah membaca dan menyetujui Tata Tertib diatas :

Mercure Grand Mirama Surabaya

Jl. Raya Darmo 68-78, Surabaya 60264, East Java – Indonesia
Tel : (62 31) 562 3000, Fax : (62 31) 561 2405
Email : mice@mercuresurabaya.com