Dosen Pembimbing
CHRISTINA PURNAMA YANTI,S.KOM.,M.S.KOM
Menyetujui
Mengetahui
Kepala Program Studi Teknik Informatika
ii
KATA PENGANTAR
Penulis
iii
DAFTAR ISI
v
5.7.2 Rancangan Tampilan Dashbord Admin............... 36
5.7.3 Rancangan Tampilan Form Tambah Surat Keluar
37
5.7.4 Rancangan Tampilan Tabel Surat Keluar............ 37
5.7.5 Rancangan Tampilan Form Tambah Data Surat
Masuk 38
5.7.6 Rancangan Tampilan Tabel Surat Masuk............ 39
5.7.7 Rancangan Tampilan Form Tambah Kategori .... 39
5.7.8 Rancangan Tampilan Laporan Surat ................... 40
5.7.9 Rancangan Tampilan Jenis File ........................... 40
BAB VI ....................................................................................... 42
6.1 Simpulan......................................................................... 42
6.2 Saran ............................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA.................................................................. 44
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................... 45
BIODATA PENULIS 1............................................................... 51
BIODATA PENULIS 2............................................................... 52
BIODATA PENULIS 3............................................................... 53
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Lokasi SMA NEGERI 1 Petang ............................... 8
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi SMA NEGERI 1 PETANG ...... 9
vii
DAFTAR TABEL
Table 3. 1 Arsip Elektronik ......................................................... 14
Table 3. 2 Simbol Document Flow Diagram............................... 17
Table 3. 3 ..................................................................................... 18
Table 3. 4 Simbol System Flow Diagram ................................... 18
DAFTAR LAMPIRAN
viii
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
2
programming). Pembuatan sebuah situs web tidak bisa terlepas dengan
bahasa pemrograman, dalam hal ini penulis menggunakan PHP sebagai
bahasa scripting dan MySQL sebagai database server. PHP dan MySQL
adalah pasangan bahasa scripting dan database server yang banyak
diminati akhir-akhir ini. Ketangguhan, jaminan keamanan yang tinggi,
dan kemudahan mempelajari membuat keduanya banyak dipilih untuk
digunakan. PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa
pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses
dan mengolah data secara dinamis dan salah satu juga Laravel adalah
salah satu framework yang dapat membantu untuk memaksimalkan
penggunaan PHP di dalam proses pengembangan website PHP menjadi
bahasa pemrograman yang sangat dinamis, tapi semenjak adanya
Laravel, dia menjadi lebih powerful, cepat, aman, dan simpel. Setiap rilis
versi terbaru, Laravel selalu memunculkan teknologi baru di antara
framework PHP lainnya.
SMA Negeri 1 Petang merupakan sekolah menengah atas yang
berada di kecamatan Petang. Arsip merupakan salah satu hal yang sangat
penting di SMA Negeri 1 Petang. Semakin banyaknya surat keluar dan
masuk yang ada pada SMA Negeri 1 Petang yang membuat cukup banyak
berkas yang mana kebutuhan tempa pengarsipan surat keluar dan surat
masuk dan surat lainya yang penting, untuk menjaga keamanan pada
setiap arsip-arsip tertentu agar tidak rusak atau tidak terjadi kehilangan
file pada setiap data. Di dalam pekerjaan, penyimpanan arsip bukan
sekedar kegiatan menyimpan saja, tetapi menyangkut cara penyimpanan,
keamanan, dan kemudahan untuk menemukan arsip yang di perlukan.
Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan maka
data yang yang di perlukan dapat di akses dengan cepat, dan tepat.
3
Kemajuan teknologi menuntun semua kepada pihak untuk memanfaatkan
teknologi dengan segala aspek kehidupan termasuk pengolahan
kearsipan.
Berdasarkan masalah yang ada maka dalam kerja praktik ini
mencoba merancang dan membangun aplikasi e-arsip berbasis web yang
menggunakan framework laraver sebagai wadah, guna mempermudah
dalam mengakses dan mengelola arsip surat masuk dan surat keluar pada
SMA Negeri 1 petang . Denagan adanya aplikasi diharapkan dapat
membantu atau mempermudah dalam mengakses dan mengelola arsip
surat keluar masuk serta surat penting lainnya, sehingga dapat menjadi
acuan sumber infomasi yang akurat bagi SMA Negeri 1 Petang dalam
proses pengambilan keputusan, dan tidak ada lagi kesulitan dalam
pencarian arsip surat keluar dan surat masuk,surat hilang ataupun surat
rusak.
4
2) Pembatasan akses pada user dan admin sebagai administrator
utama.
3) Aplikasi ini mengarsip surat masuk dan surat keluar di SMA
Negeri 1 Petang secara terkomputerisasi.
4) Aplikasi ini berbasis web.
5
Dapat berjalan sesuai rencana dan kerja praktik mendapatkan
nilai yang memuaskan
2) Dapat memberikan mafaat yaitu kemudahan akan menyimpan
file dan upload menjadi sangat mudah di akses
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan penelitian ini dibagi menjadi lima bab, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Mengulas tentang latar belakang, masalah, batasan masalah,
tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini mengulas tentang gambaran umum dari
perusahaan atau institusi yang menjadi tempat dilaksanakan
Kerja Praktik.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi kerangka teori. Kerangka teori
menjelaskan mengenai pengertian setiap komponen dalam
proses analisis dan perancangan
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini mengulas mengenai metode yang dilakukan
selama proses penelitian, mulai dari pengumpulan data,
perancangan.
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas implementasi rancangan ulang ke dalam
prototype. Analisis validasi usability juga disajikan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi simpulan dan saran selama penelitian
dilakukan.
6
BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
8
Gambar 2. 2 Struktur Organisasi SMA NEGERI 1 PETANG
9
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1.1 Sistem
Secara garis besar sisem merupakan kumpulan komponen dan elemen
yang saling terintegrasi, komponen yang teroganisir dan bekerja sama
dalam mewujudkan suatu tujuan tertentu.
Menurut (Mulyani, 2016) menyatakan bahwa “system bisa didiartikan
sebagai sekumpulan subsistem, komponen ataupun elemen yang saling
bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang
sudah ditentukan sebelumnya”.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas , dapat di simpulkan bahwa
system merupakan suatu kumpulan subsistem, komponen ataupun elemen
10
yang saling bekerja sama untuk menghasilkan output dalam mencapai
tujuan.
11
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan wajib dipelihara
dan yang merugikan harus dikendalikan agar tidak mengganggu
kelangsungan sistem.
12
Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat
menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang
dihasilkan.
13
Arsip bernilai sejarah Arsip menurut fungsinya:
14
Kearsipan elektronik berbasis komputer memiliki beberapa
kemudahan yang diberikan antara lain:
1. Mudah dioperasikan
2. Tampilan yang menarik
3. Fasilitas pencarian dokumen
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
5. Fasilitas gambar dan suara
6. memiliki keakuratan dalam keamanan data
7. Laporan kondisi arsip
8. Terhubung dengan jaringan computer
15
3.4.1 Context Diagram (CD)
DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukan context dimana proses
bisnis berada. Menunjukan semua proses bisnis dalam satu proses tunggal
atau proses nol. Context diagram juga menunjukan sebuah entitas luar
yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.
No. Simbol Keterangan
Titik Terminal Menunjukan awal dan akhir dari
1. proses.
16
Konektor Menyambungkan suatu rangkaian
8. proses yang terpisah di halaman yang
berbeda.
Table 3. 2 Simbol Document Flow Diagram
17
Decision Menunjukkan kondisi tertentu yang akan
3. menghasilkan dua kemungkinan
jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Proses Manual Menunjukkan pengelolaan yang tidak di
4. lakukan komputer.
No Simbol Deskripsi
Garis Alir Simbol yang menghubungkan antara
7. simbol satu dengan symbol yang lainnya.
Menunjukkan arus dari proses.
Arsip Menunjukkan tempat penyimpanan
8. offline.
18
Event list adalah daftar kejadian digambarkan dalam bentuk kalimat
sederhana dan berfungsi untuk memodelkan kejadian yang terjadi dalam
lingkungan sehari-hari dan membutuhkan tanggapan atau respon dari
sistem. Suatu kejadian mewakili satu aliran data atau proses dalam
diiagram konteks serta deskripsi penyimpanan yang digunakan untuk
memodelkan data harus diperhatikan dalam kaitannya dalam daftar
kejadian.
3.7 Javascript
Berbicara soal pengertian JavaScript sangatlah mudah. JavaScript
merupakan bahasa pemrograman yang menjadikan website Anda lebih
hidup dan menarik. Bahasa ini berbeda dari HTML (yang mengatur
konten) dan CSS (yang mengelola layout). Berbeda dari PHP, bahasa
20
pemrograman ini berjalan di perangkat pengunjung situs Anda dan
bukan di server.
3.8 Database
3.9 Mysql
MySQL adalah sebuah DBMS (Database Management System)
menggunakan perintah SQL (Structured Query Language) yang banyak
digunakan saat ini dalam pembuatan aplikasi berbasis website. MySQL
dibagi menjadi dua lisensi, pertama adalah Free Software dimana
perangkat lunak dapat diakses oleh siapa saja. Dan kedua adalah
Shareware dimana perangkat lunak berpemilik memiliki batasan dalam
penggunaannya.
3.10 PHP
Sebagai sebuah scripting language, PHP menjalankan instruksi
pemrograman saat proses runtime. Hasil dari instruksi tentu akan
berbeda tergantung data yang diproses.
PHP merupakan bahasa pemrograman server-side, maka script dari PHP
nantinya akan diproses di server. Jenis server yang sering digunakan
bersama dengan PHP antara lain Apache, Nginx, dan LiteSpeed.
21
Selain itu, PHP juga merupakan bahasa pemrograman yang bersifat open
source. Pengguna bebas memodifikasi dan mengembangkan sesuai
dengan kebutuhan mereka.
22
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
1) Metode Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan
menanyakan langsung kepada narasumber. Tujuan dari wawancara
ialah mendapatkan informasi mengenai pertanyaan-pertanyaan
yang diajukan oleh pewawancara. Dalam rancang bangun aplikasi
E-arsip, perlu dilakukan wawancara kepada pihak sekolah untuk
mengenal dan mengetahui proses surat menyurat yang ada di SMA
Negeri 1 Petang. Wawancara dilakukan langsung dengan Bapak I
Wayan Karyawan, S.Pd selaku Wakasek dan pembingbing lapangan
di SMA Negeri 1 Petang mengenai bagian surat menyurat, kususnya
dalam Mengarsipkan surat dan rapot .
2) Metode Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan mengamati
secara langsung ke tempat atau obyek penelitian untuk melihat lebih
dekat kegiatan yang dilakukan. Penulis melakukan observasi
23
langsung untuk mendapatkan data mengenai proses surat menyurat
yang telah berjalan selama ini di SMA Negeri 1 Petang
4.3 Data Sekunder
2) Kepustakaan
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan sumber-sumber yang
sebagian besar berasal dari gurunya langsung, yang mendukung
teori penulis dan kemudian di olah sesuai dengan kebutuhan peneliti.
Penulis mempelajari buku-buku hasil penelitian yang berkaitan baik
buku multimedia, desain dan jurnal.
24
4.4 Analisis Sistem
Analisis Analisis merupakan suatu kegiatan yang bertujuan
untuk mempelajari atau mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang
ada pada suatu sistem. Sedangkan sistem adalah suatu kesatuan yang
utuh, terdiri dari dua komponen yang saling berintegrasi dan beroperasi
untuk mencapai tujuan tertentu dalam lingkungannya. Jadi analisis sistem
adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya yang dimaksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan.
Adapun analisis teknologi yang telah diterapkan dan diusulkan
dalam sistem E-arsip pada SMA NEGERI 1 PETANG adalah sebagai
berikut :
25
1. Pengarsipan data surat Masuk
Proses pada awal dibuat oleh TU dilakukan pencatatan agenda
surat dan selanjutnya akn di pindai ke pdf, selanjutnya mencari
tipe arsip dan apakah di laksanakan. Melihat kaitan dokumen
jika terkait maka akan di gabung dengan surat yg lain dan jika
tidak akan langsung di simpan dan berakhir.
26
setelahnya akan diberikan cap, selanjutnya akan pencatatan
agenda untuk kelengkapan arsip asli akan di kirim duplikat akan
disimpan dan digabung pada arsip lainnya.
27
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
28
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
30
5.4.1 System Flow Surat masuk
Pada system flow surat masuk akan dijelaskan proses pengarsipan
surat masuk secara tekomputerisasi, yang akan dimulai dari staff TU
meneriman surat masuk hingga proses pengarsipan surat masuk tersebut.
Untuk lebih jelas dapat di lihat di bawah ini.
31
5.4.2 System Flow Surat Masuk
Pada system flow surat keluar akan dijelakan pada proses
pengarsipan surat keluar dari SMA Negeri 1 Petang,
yang akan dimulai dari staff TU meneriman surat keluar
hingga proses pengarsipan surat Keluar tersebut. Untuk
lebih jelas dapat di lihat di bawah ini
32
5.5 Erd
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram dari sistem yang
menggambarkan hubungan antar entitas beserta relasinya yang
saling berhubungan. Pada ERD aplikasi E Arsip ini terdapat 5 table
yaitu kelas, guru, jenis_file, file_apload dan rapot. ERD untuk
Aplikasi E-arsip untuk SMA Negeri 1 Petang dapat dilihat pada
gambar 5.4 berikut :
Gambar 5. 4 ERD
33
4. Password Varchar 255 Not Null
5. Remember_token Varchar 100 Not Null
Table 5. 1 Tabel User
c. Tabel Kategori
Tabel Kelas berisi data untuk Kategori . Tabel kelas dapat dilihat
pada tabel 5.3 berikut :
Tabel Surat Keluar berisi tipe file yang dipakai pada table lainya
untuk menentukan tipe . Tabel surat keluar dapat dilihat pada tabel 5.4
berikut :
34
2 Id_surat_masuk int 11 Not Null
3 No_surat Varchar 255 Not Null
4 Id_Kategori int 11 Not Null
5 Tujuan Varchar 255 Not Null
6 Prihal Varchar 255 Not Null
7 Tanggal Keluar Date Not Null
8 file Text 255 Not Null
Table 5. 4 Tabel Surat_keluar
e. Tabel Disposisi
35
Table 5. 6 Form Login
36
Table 5. 7 Tampilan Dashbord admin
37
Gambar 5.13 merupakan rancangan tampilan menu tabel Surat
Keluar , yang dapat di tambah di Download dan di hapus.
38
5.7.6 Rancangan Tampilan Tabel Surat Masuk
Gambar 5.15 merupakan rancangan tampilan menu tabel Surat
Masuk , yang dapat di tambah di edit dan di hapus sama seperti table
sebelumnya
39
Table 5. 12 Tambah Kategori
40
Gambar 5.19 merupakan rancangan tampilan menu Print Disposisi , yang
dapat di Tambah.
Table 5. 14 Disposisi
41
BAB VI
PENUTUP
6.1 Simpulan
Berdasarkan laporan kerja praktek yang dilaksanakan di sekolah
SMA Negri 1 Petang, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan diketahui
bahwa dalam proses pengelolaan arsip di SMAN 1 Petang
ini masih dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan
mengumpulkan dokumen/arsip surat masuk dan surat
keluar didalam sebuah buku agenda.
2. Penelitian ini menghasilkan perancangan sistem informasi
pengelolaan arsip surat berbasis web, yang dapat membantu
pihak sekolah dalam mengarsipkan surat maupun data-data.
3. Aplikasi Arsip Surat ini kegunaannya menginputkan surat
yang ingin disimpan sehingga dapat meminimalkan
kehilangan dan rusaknya dokumen-dokumen penting dan
mempermudah untuk di temukan.
6.2 Saran
Sehubungan dengan pengalaman yang telah didapatkan dalam
mengikuti kegiatan Kerja Praktek (KP), maka dalam kesempatan ini
penulis menyarankan agar Aplikasi rancang ini agar dapat dijadikan
sebagai sistem untuk mempermudah pengarsipan surat maupun data-
data pada sekolah SMA Negri 1 Petang.
42
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
43
DAFTAR PUSTAKA
44
DAFTAR LAMPIRAN
45
Lampiran 2. Lembar Penilaian
46
47
48
Lampiran 3. Data Wawancara
Narasumber
49
Lampiran 4. Dokumentasi Kerja Praktik
50
BIODATA PENULIS 1
Pengalaman Organisasi :
2018 – 2019 : Ketua Club IT SMA Negeri 1 Petang
Pengalaman Kerja :
2019 – sekarang : Membuka Toko Prema Digital Computer
51
BIODATA PENULIS 2
Pengalaman Organisasi :
-
Pengalaman Kerja :
2019 – 2021 : cheker Money Changer AMC
52
BIODATA PENULIS 3
Pengalaman Organisasi :
2018 – 2019 : Anggota Pramuka Bantara SMK PGRI 2 Bagung
Pengalaman Kerja :
2019 – sekarang : Bekerja di Perusahaan Percetakan
53