Laporan Kerja Praktek 20211216063012 19101035
Laporan Kerja Praktek 20211216063012 19101035
Dosen Pembimbing
Christina Purnama Yanti, S.Kom., M.Kom
Menyetujui
Mengetahui
Kepala Program Studi Teknik Informatika
ii
KATA PENGANTAR
Penulis
iii
DAFTAR ISI
v
5.7.2 Rancangan Tampilan Buat Akun............................... 37
5.7.3 Rancangan Tampilan Menu ‘Home’ ......................... 38
5.7.4 Tampilan Tempat Download dan Upload Rapot ....... 38
5.7.5 Rancangan Tampilan Tempat Download dan Upload
File 39
5.7.6 Rancangan Tampilan Dashbord Admin ................... 40
5.7.7 Rancangan Tampilan Tabel Guru ............................ 40
5.7.8 Rancangan Tampilan Form Tambah Data Guru ...... 41
5.7.9 Rancangan Tampilan Tabel Rapot ........................... 42
5.7.10 Rancangan Tampilan Form Tambah Data Rapot..... 42
5.7.11 Rancangan Tampilan Tabel Kelas ........................... 43
5.7.12 Rancangan Tampilan Form Tambah Data Kelas ..... 43
5.7.13 Rancangan Tampilan Table File .............................. 44
5.7.14 Rancangan Tampilan Form Tambah File ................ 44
5.7.15 Rancangan Tampilan Jenis File ............................... 45
5.7.16 Rancangan Tampilan Form Tambah Data Jenis File
45
BAB VI ....................................................................................... 46
6.1 Simpulan......................................................................... 46
6.2 Saran (style sub BAB) .................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA.................................................................. 48
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................... 49
BIODATA PENULIS 1............................................................... 55
BIODATA PENULIS 2............................................................... 56
BIODATA PENULIS 3............................................................... 57
vi
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR LAMPIRAN
ix
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
1
BAB I
PENDAHULUAN
2
programming). Pembuatan sebuah situs web tidak bisa terlepas dengan
bahasa pemrograman, dalam hal ini penulis menggunakan PHP sebagai
bahasa scripting dan MySQL sebagai database server. PHP dan MySQL
adalah pasangan bahasa scripting dan database server yang banyak
diminati akhir-akhir ini. Ketangguhan, jaminan keamanan yang tinggi,
dan kemudahan mempelajari membuat keduanya banyak dipilih untuk
digunakan. PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa
pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses
dan mengolah data secara dinamis dan salah satu juga Laravel adalah
salah satu framework yang dapat membantu untuk memaksimalkan
penggunaan PHP di dalam proses pengembangan website PHP menjadi
bahasa pemrograman yang sangat dinamis, tapi semenjak adanya
Laravel, dia menjadi lebih powerful, cepat, aman, dan simpel. Setiap rilis
versi terbaru, Laravel selalu memunculkan teknologi baru di antara
framework PHP lainnya.
SMA Negeri 1 Petang merupakan sekolah menengah atas yang
berada di kecamatan Petang. Arsip merupakan salah satu hal yang sangat
penting di SMA Negeri 1 Petang. Semakin banyaknya surat keluar dan
masuk yang ada pada SMA Negeri 1 Petang yang membuat cukup banyak
berkas yang mana kebutuhan tempa pengarsipan surat keluar dan surat
masuk dan surat lainya yang penting, untuk menjaga keamanan pada
setiap arsip-arsip tertentu agar tidak rusak atau tidak terjadi kehilangan
file pada setiap data. Di dalam pekerjaan, penyimpanan arsip bukan
sekedar kegiatan menyimpan saja, tetapi menyangkut cara penyimpanan,
keamanan, dan kemudahan untuk menemukan arsip yang di perlukan.
Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila pada waktu diperlukan maka
data yang yang di perlukan dapat di akses dengan cepat, dan tepat.
3
Kemajuan teknologi menuntun semua kepada pihak untuk memanfaatkan
teknologi dengan segala aspek kehidupan termasuk pengolahan
kearsipan.
Berdasarkan masalah yang ada maka dalam kerja praktik ini
mencoba merancang dan membangun aplikasi e-arsip berbasis web yang
menggunakan framework laraver sebagai wadah, guna mempermudah
dalam mengakses dan mengelola arsip surat masuk dan surat keluar pada
SMA Negeri 1 petang . Denagan adanya aplikasi diharapkan dapat
membantu atau mempermudah dalam mengakses dan mengelola arsip
surat keluar masuk serta surat penting lainnya, sehingga dapat menjadi
acuan sumber infomasi yang akurat bagi SMA Negeri 1 Petang dalam
proses pengambilan keputusan, dan tidak ada lagi kesulitan dalam
pencarian arsip surat keluar dan surat masuk,surat hilang ataupun surat
rusak.
4
2) Pembatasan akses pada user dan admin sebagai administrator
utama.
3) Aplikasi ini dapat mengaupload dan mendownload arsip surat
dan rapot di SMA Negeri 1 Petang secara terkomputerisasi.
4) Aplikasi ini berbasis web.
5
Dapat berjalan sesuai rencana dan kerja praktik mendapatkan
nilai yang memuaskan
2) Dapat memberikan mafaat yaitu kemudahan akan menyimpan
file dan upload menjadi sangat mudah di akses
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan penelitian ini dibagi menjadi lima bab, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Mengulas tentang latar belakang, masalah, batasan masalah,
tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini mengulas tentang gambaran umum dari
perusahaan atau institusi yang menjadi tempat dilaksanakan
Kerja Praktik.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi kerangka teori. Kerangka teori
menjelaskan mengenai pengertian setiap komponen dalam
proses analisis dan perancangan
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini mengulas mengenai metode yang dilakukan
selama proses penelitian, mulai dari pengumpulan data,
perancangan.
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas implementasi rancangan ulang ke dalam
prototype. Analisis validasi usability juga disajikan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi simpulan dan saran selama penelitian
dilakukan.
6
BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
8
Gambar 2.2 Struktur Organisasi SMA NEGERI 1 PETANG
9
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1.1 Sistem
Secara garis besar sisem merupakan kumpulan komponen dan elemen
yang saling terintegrasi, komponen yang teroganisir dan bekerja sama
dalam mewujudkan suatu tujuan tertentu.
Menurut (Mulyani, 2016) menyatakan bahwa “system bisa didiartikan
sebagai sekumpulan subsistem, komponen ataupun elemen yang saling
bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang
sudah ditentukan sebelumnya”.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas , dapat di simpulkan bahwa
system merupakan suatu kumpulan subsistem, komponen ataupun elemen
10
yang saling bekerja sama untuk menghasilkan output dalam mencapai
tujuan.
11
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan wajib dipelihara
dan yang merugikan harus dikendalikan agar tidak mengganggu
kelangsungan sistem.
12
Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat
menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang
dihasilkan.
13
Arsip bernilai sejarah Arsip menurut fungsinya:
14
Kearsipan elektronik berbasis komputer memiliki beberapa
kemudahan yang diberikan antara lain:
1. Mudah dioperasikan
2. Tampilan yang menarik
3. Fasilitas pencarian dokumen
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
5. Fasilitas gambar dan suara
6. memiliki keakuratan dalam keamanan data
7. Laporan kondisi arsip
8. Terhubung dengan jaringan computer
15
3.4.1 Context Diagram (CD)
DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukan context dimana proses
bisnis berada. Menunjukan semua proses bisnis dalam satu proses tunggal
atau proses nol. Context diagram juga menunjukan sebuah entitas luar
yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem.
16
Arsip Menunjukkan tempat penyimpanan
7. offline.
17
Dokumen Menunjukan dokumen input/output baik
2. untuk proses manual mekanik, ataupun
komputer.
Decision Menunjukkan kondisi tertentu yang akan
3. menghasilkan dua kemungkinan
jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Proses Manual Menunjukkan pengelolaan yang tidak di
4. lakukan komputer.
No Simbol Deskripsi
Garis Alir Simbol yang menghubungkan antara
7. simbol satu dengan symbol yang lainnya.
Menunjukkan arus dari proses.
Arsip Menunjukkan tempat penyimpanan
8. offline.
18
3.4.3 Event List
Event list adalah daftar kejadian digambarkan dalam bentuk kalimat
sederhana dan berfungsi untuk memodelkan kejadian yang terjadi dalam
lingkungan sehari-hari dan membutuhkan tanggapan atau respon dari
sistem. Suatu kejadian mewakili satu aliran data atau proses dalam
diiagram konteks serta deskripsi penyimpanan yang digunakan untuk
memodelkan data harus diperhatikan dalam kaitannya dalam daftar
kejadian.
19
3.5 HTML (Hypertext Markup Language)
Hypertext Markup Language atau HTML adalah bahasa markup
yang digunakan untuk membuat struktur halaman website. HTML
terdiri dari kombinasi teks dan simbol yang disimpan dalam sebuah file.
Dalam membuat file HTML, terdapat standar atau format khusus yang
harus diikuti. Format tersebut telah tertuang dalam standar kode
internasional atau ASCII (American Standard Code for Information
Interchange). File HTML diakhiri dengan ekstensi .html atau .htm.
Ekstensi file ini bisa dilihat dengan mengunakan web browser apa pun
(seperti Google Chrome, Safari, atau Mozila Firefox). Browser tersebut
membaca file HTML dan merender kontennya sehingga user internet
bisa melihat dan membacanya.
3.7 Javascript
Berbicara soal pengertian JavaScript sangatlah mudah. JavaScript
merupakan bahasa pemrograman yang menjadikan website Anda lebih
hidup dan menarik. Bahasa ini berbeda dari HTML (yang mengatur
konten) dan CSS (yang mengelola layout). Berbeda dari PHP, bahasa
20
pemrograman ini berjalan di perangkat pengunjung situs Anda dan
bukan di server.
3.8 Database
3.9 Mysql
MySQL adalah sebuah DBMS (Database Management System)
menggunakan perintah SQL (Structured Query Language) yang banyak
digunakan saat ini dalam pembuatan aplikasi berbasis website. MySQL
dibagi menjadi dua lisensi, pertama adalah Free Software dimana
perangkat lunak dapat diakses oleh siapa saja. Dan kedua adalah
Shareware dimana perangkat lunak berpemilik memiliki batasan dalam
penggunaannya.
3.10 PHP
Sebagai sebuah scripting language, PHP menjalankan instruksi
pemrograman saat proses runtime. Hasil dari instruksi tentu akan
berbeda tergantung data yang diproses.
PHP merupakan bahasa pemrograman server-side, maka script dari PHP
nantinya akan diproses di server. Jenis server yang sering digunakan
bersama dengan PHP antara lain Apache, Nginx, dan LiteSpeed.
21
Selain itu, PHP juga merupakan bahasa pemrograman yang bersifat open
source. Pengguna bebas memodifikasi dan mengembangkan sesuai
dengan kebutuhan mereka.
22
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
1) Metode Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan
menanyakan langsung kepada narasumber. Tujuan dari wawancara
ialah mendapatkan informasi mengenai pertanyaan-pertanyaan
yang diajukan oleh pewawancara. Dalam rancang bangun aplikasi
E-arsip, perlu dilakukan wawancara kepada pihak sekolah untuk
mengenal dan mengetahui proses surat menyurat yang ada di SMA
Negeri 1 Petang. Wawancara dilakukan langsung dengan Bapak I
Wayan Karyawan, S.Pd selaku Wakasek dan pembingbing lapangan
di SMA Negeri 1 Petang mengenai bagian surat menyurat, kususnya
dalam Mengarsipkan surat dan rapot .
2) Metode Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan mengamati
secara langsung ke tempat atau obyek penelitian untuk melihat lebih
dekat kegiatan yang dilakukan. Penulis melakukan observasi
23
langsung untuk mendapatkan data mengenai proses surat menyurat
yang telah berjalan selama ini di SMA Negeri 1 Petang
4.3 Data Sekunder
2) Kepustakaan
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan sumber-sumber yang
sebagian besar berasal dari gurunya langsung, yang mendukung
teori penulis dan kemudian di olah sesuai dengan kebutuhan peneliti.
Penulis mempelajari buku-buku hasil penelitian yang berkaitan baik
buku multimedia, desain dan jurnal.
24
4.4 Analisis Sistem
Analisis Analisis merupakan suatu kegiatan yang bertujuan
untuk mempelajari atau mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang
ada pada suatu sistem. Sedangkan sistem adalah suatu kesatuan yang
utuh, terdiri dari dua komponen yang saling berintegrasi dan beroperasi
untuk mencapai tujuan tertentu dalam lingkungannya. Jadi analisis sistem
adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya yang dimaksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan.
Adapun analisis teknologi yang telah diterapkan dan diusulkan
dalam sistem E-arsip pada SMA NEGERI 1 PETANG adalah sebagai
berikut :
25
1. Pengarsipan data surat atau file
Proses pada system awal diterima oleh guru yang dimana akan
di periksa sebelum diterima di tangan TU untuk di tentukan data
tersebut termasuk dalam file jenis apa, setelah itu data tipe akan
di gabungkan dengan file yang lain.
27
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
28
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
30
download yang menghasilkan dua system fload yaitu system apload dan
system flow download.
32
5.5 Erd
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram dari sistem yang
menggambarkan hubungan antar entitas beserta relasinya yang
saling berhubungan. Pada ERD aplikasi E Arsip ini terdapat 5 table
yaitu kelas, guru, jenis_file, file_apload dan rapot. ERD untuk
Aplikasi E-arsip untuk SMA Negeri 1 Petang dapat dilihat pada
gambar 5.4 berikut :
33
5.6 Struktur table
Struktur tabel pada aplikasi E-arsip SMA Negeri 1 Petang ada yaitu
tabel user, tabel guru, tabel kelas, tabel jenis file, tabel file .
a. Tabel User
Tabel user berisi informasi dari pengguna yang digunakan untuk login
ke dalam aplikasi sehingga pengguna memiliki hak akses pada aplikasi.
Tabel user dapat dilihat pada tabel 5.1 berikut :
b. Tabel guru
Tabel guru berisi data diri guru yang disambungkan pada table kelas
dan rapot. Tabel guru dapat dilihat pada tabel 5.2 berikut :
34
c. Tabel Kelas
Tabel Kelas berisi data untuk rapot . Tabel kelas dapat dilihat pada
tabel 5.3 berikut :
Tabel Jenis file berisi tipe file yang dipakai pada table lainya untuk
menentukan tipe . Tabel jenis file dapat dilihat pada tabel 5.4 berikut :
e. Tabel Rapot
Tabel rapot berisi hasil upload berdasarkan table jenis file, table
kelas, dan table guru, Table rapot dapat dilihat pada tabel 5.5 berikut :
f. Tabel Upload
Tabel upload berisi tempat untuk menyimpan file pada kolum file
upload yang bertipe jenis file, Table upload dapat dilihat pada tabel 5.6
berikut :
36
Gambar 5.5 Tampilan Login User
37
5.7.3 Rancangan Tampilan Menu ‘Home’
Gambar 5.7 merupakan rancangan tampilan menu ‘Home’ yang
menampilkan halaman utama pada aplikasi. Pada menu ‘Home’ terdapat
menu ‘Content’, menu ‘About’, menu ‘Login’, menu ‘Page File’ menu
‘Page rapot’. User dapat memilih dan masuk kedalam menu yang
disediakan. Selain itu, user juga dapat keluar dari aplikasi dengan
menekan tombol ‘Logout’.
38
Gambar 5.8 Tampilan Tempat Download dan Upload Rapot
39
5.7.6 Rancangan Tampilan Dashbord Admin
Gambar 5.10 merupakan rancangan tampilan menu Dashbord
pada menu Home admin, Ada beberapa menu yang menampilkan jumlah
yang di input. Pada menu sidebar terdapat Button yang dapat pindah ke
page table.
40
Gambar 5.11 Tampilan Tabel Guru
41
5.7.9 Rancangan Tampilan Tabel Rapot
Gambar 5.13 merupakan rancangan tampilan menu tabel rapot , yang
dapat di tambah di Download dan di hapus.
43
5.7.13 Rancangan Tampilan Table File
Gambar 5.17 merupakan rancangan tampilan menu tabel file , yang
dapat di tambah di edit dan di hapus.
44
5.7.15 Rancangan Tampilan Jenis File
Gambar 5.19 merupakan rancangan tampilan menu tabel kelas , yang
dapat di tambah di edit dan di hapus
45
BAB VI
PENUTUP
6.1 Simpulan
Berdasarkan laporan kerja praktek yang dilaksanakan di sekolah
SMA Negri 1 Petang, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan diketahui
bahwa dalam proses pengelolaan arsip di SMAN 1 Petang
ini masih dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan
mengumpulkan dokumen/arsip surat masuk dan surat
keluar didalam sebuah buku agenda.
2. Penelitian ini menghasilkan perancangan sistem informasi
pengelolaan arsip surat berbasis web, yang dapat membantu
pihak sekolah dalam mengarsipkan surat maupun data-data.
3. Aplikasi Arsip Surat ini kegunaannya menginputkan surat
yang ingin disimpan sehingga dapat meminimalkan
kehilangan dan rusaknya dokumen-dokumen penting dan
mempermudah untuk di temukan.
46
HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN
47
DAFTAR PUSTAKA
48
DAFTAR LAMPIRAN
49
Lampiran 2. Lembar Penilaian
50
51
52
Lampiran 3. Data Wawancara
Narasumber
53
Lampiran 4. Dokumentasi Kerja Praktik
54
BIODATA PENULIS 1
Pengalaman Organisasi :
2018 – 2019 : Ketua Club IT SMA Negeri 1 Petang
Pengalaman Kerja :
2019 – sekarang : Membuka Toko Prema Digital Computer
55
BIODATA PENULIS 2
Pengalaman Organisasi :
-
Pengalaman Kerja :
2019 – 2021 : cheker Money Changer AMC
56
BIODATA PENULIS 3
Pengalaman Organisasi :
2018 – 2019 : Anggota Pramuka Bantara SMK PGRI 2 Bagung
Pengalaman Kerja :
2019 – sekarang : Bekerja di Perusahaan Percetakan
57