BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi adalah elemen yang penting untuk membentuk kehidupan bersosial yang lebih baik.

Dalam sebuah bisnis, komunikasi menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan

pencapaian usaha. Dengan komunikasi yang baik, pebisnis bisa menjual produk yang dimiliki

dengan lebih baik dan juga bisa menghindari terjadinya kesalahpahaman antar kedua belah

pihak. Dalam kegiatan bisnis, seperti pemasaran pastinya membutuhkan komunikasi yang baik

terutama kepada konsumen agar produk yang dimiliki bisa diterima sepenuhnya.

Komunikasi dapat diartikan sebagai suatu komunikasi yang dilakukan secara verbal dan non

verbal. Dalam komunikasi terdapat pendapat, ide, gagasan maupun informasi yang disampaikan

untuk kepentingan bisnis, misalnya pembuatan strategi bisnis. Pada prakteknya, komunikasi

dapat dilakukan secara personal maupun impersonal.

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang

bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-

pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan

pesan-pesan yang disampaikan secara lisan. Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik

perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang

jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan

ide daripada mengesankan lawan komunikasi.

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.

Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan

pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu

langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor

prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan

mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis

lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulus.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksut penentuan proses komunikasi ?

2. Apa yang yang dimaksut tujuan dan analisis audience ?

3. Apa yang dimaksut penentuan ide pokok, seleksi saluran, media ?

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Penentuan Proses Komposisi

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan

dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus

merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group

yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau

revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak

didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk

pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1. Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti

maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-

pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan

pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau

meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki

dapat tercapai.

2. Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan

selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda

yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan
untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan

penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan

perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di

smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan

bangaimana tingkat pemahamannya.Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus

revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu

cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana

merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara

jelas dan seefektif mungkin.

B. Penentuan Tujuan dan Analisis Audience

Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau

tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus

menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.

Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu

menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan

apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki,

sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di

samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara lain :

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan yang akan di

sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga

mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda

dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya

segera di sampaikan atau di teruskan.

2. Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan

motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan yang di sampaikan? Apakah

mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan

komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka

dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan

bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

C. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

1. Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan

dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi di kantor-

kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui

media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana yang akan dipilih

sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan kemampuan internal perusahaan

tersebut.

2. Melakukan persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar apapun yang

di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.Dilakukan, terutama berkaitan dengan

negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama

bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang

dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang

diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu

menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap

suatu pesan atau tidak.

D. Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan

yang meliputi hal-hal berikut :

 1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh

karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan

secara realistis.

2. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan

penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan

dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu

menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.

3. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat

diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang

lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.

4. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai

dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi

didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh

perbedaan persepsi.

D. Analisis Audience

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah

memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan

mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa

yang mereka ketahui.

Cara mengembngkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan menjadi

mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang
menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator perlu

melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

1. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag audiens

yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang

berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah

audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan laporan

sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk audiens yang

jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau laporan dengan gaya

pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

2. Siapa audiensnya

Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa

diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

3. Reaksi audiens

Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika

komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi

sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.

4. Tingkat pemahaman audiens

ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan, usia dan

pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.

Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens

cenderung merasa jenuh, bosan dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.

5. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan

sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan penampilan yang

meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak

pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.

Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan

selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk

memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

1. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens. Komuikator harus dapat menemukan

apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta,

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Berikan tambahan informasi yang

mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh

audiens.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan. Usahakan agar semua informasi yang penting

diminta oleh sudiens tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu

sebelum pesan disampaikan oleh audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta

audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.

 4. Pastikan bahwa informasi akurat. Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya

informasi yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.

5. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens. Cobalah untuk menemukan hal

penting yang sngat menarik bangi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus

atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.

Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan

tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Salah satu cara untuk

mengatasi kendala adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi

yang di sampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat

rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan cara yang baik

untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

E. Penentuan Ide Pokok dan Seleksi Saluran Media

Penentuan ide pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai

tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok

(main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas,

sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari

topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat

menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan

yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari

berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,

dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.

1. Storyteller’s tour. Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan.

Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di

temukan dengan mudah.

2. Random list. Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong.

Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan

temukan butir yang penting dan tidak penting.

3. CFR (conclusions, findings, recommendations) worksheet

Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja

(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),

kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.

4. Journalistic approach. Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal

menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what)

kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok

presentasi.
 5. Question and answer chain. Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi

perspektif audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa

jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti

arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.

Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya

menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens

kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan

memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah

mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

Seleksi saluran dan media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan melalui dua

saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau

menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran

komunikasi tersebut.

E. Komunikasi lisan

Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah kemampuannya

memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Komunikasi lisan ini lebih ekonomis,

pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah informasi kontoversial, karena

reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat

menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicara lewat

telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya,

program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.

Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara mereka, jika

informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan suatu masalah. Program

yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan, rapat para

pemegang saham, persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial ungul.

F. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal dan

laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis

mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Dalam

memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat kepentingannya,

formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan

audiens.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan komunikasi

bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar, kami berharap

pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting

dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang

perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam

berkomunikasi.