NILAI GUNA ARSIP: JENIS DAN KEGUNAANNYA

Written By Perpustakaan Kita Sunday, May 17, 2020 Add Comment

A. Sifat Kegunaan Arsip

Arsip pd hakekatnya merupakan rekaman informasi, yaitu informasi peristiwa yg pernah terjadi pd suatu
organisasi maupun diri pribadi seseorang. Sbg informasi mk arsip memiliki berbg kegunaan. Sifat
kegunaan arsip dpt dibedakan menjadi:
1. Kegunaan yg bersifat sesaat atau hanya utk sementara waktu/sedang;
2. Kegunaan utk waktu yg lama;
3. Kegunaan utk waktu sangat lama;
4. Berguna utk selama-lamanya;
Bukan pekerjaan yg mudah utk mengklasifikasikan informasi yg spt apa yg berguna sesaat, sementara,
sedang, lama, dan selamanya tsb. Namun demikian pd umumnya pencipta arsip sdh mengetahui sejak
awal tkt kegunaan arsip yg diciptakannya. Arsip ttg perjanjian kontrak kerja misalnya, arsip tsb akan
terus digunakan selama kontrak kerja masih berlangsung.

Apabila kontrak kerja sudah berakhir & tidak ada permasalahan mk kegunaan arsip tsb sudah mulai
menurun. Semakin panjang kontrak kerja mk akan semakin lama pula arsip tsb digunakan bagi pencipta.
Begitu pula dgn arsip kepemilikan aset, selama aset tsb masih menjadi hak milik yg bersangkutan mk
selama itu pula arsipnya masih berfungsi, spt: sertifikat tanah, BPKB (Bukti Pemilikan Kendaraan
Bermotor), dsbnya.

Akan halnya dgn arsip hasil penelitian, sekalipun penelitian sudah selesai ttp bukti penelitian tetap akan
terus digunakan. Demikian pula dgn arsip memori jabatan, laporan tahunan, peristiwa2 langka, kejadian
monumental, & yg sejenisnya karena arsip tsb mengandung informasi yg berkelanjutan. Mk meskipun
kegiatan sudah berakhir kegunaan arsip akan terus mengalir. Terlebih arsip perorangan atau keluarga,
sekilas nampak tidak ada gunanya arsip tsb disimpan.

Tetapi oleh yg bersangkutan tetap disimpan sbg warisan anak cucu. Kebiasaan semacam ini ternyata
bermanfaat besar karena dari warisan tsb dpt ditelusur perjuangan orang tua & anggota keluarga
lainnya yg kesemuanya itu dpt menambah kecintaan pd keluarga yg selanjutnya dpt memupuk
semangat dlm melanjutkan cita2 perjuangan dari keluarga tsb. Berbeda halnya dgn arsip kunjungan
kerja. Setelah kunjungan kerja selesai mk selesai pula kegunaan arsip.

B. Jenis Nilai guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai kegunaan arsip bagi pengguna arsip. Pengguna arsip adalah siapa pun yg
memiliki hak menggunakan arsip. Pengguna arsip dpt berasal dari internal organisasi pencipta maupun
dari eksternal organisasi pencipta, spt: peneliti, mahasiswa, lembaga lain, maupun masyarakat umum.
Arsip dpt digunakan utk berbg keperluan, spt: bahan pengambilan keputusan, bahan perencanaan,
bahan pengawasan, penelitian, pelacakan silsilah, penyelesaian suatu masalah, bahan bukti, atau
sekedar utk menambah pengetahuan.

Berdasarkan SE Ka. ANRI No. SE/02/1983, ttg Pedoman Umum Utk Menentukan Nilai Guna Arsip,
ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dibedakan antara nilai guna primer dan nilai
guna sekunder. Nilai guna primer yaitu nilai arsip yg didasarkan pd kegunaannya bagi kepentingan
pencipta arsip baik pd saat ini maupun pd masa yg akan datang. Sedangkan nilai sekunder yaitu nilai
arsip yg didasarkan pd kegunaannya bagi kepentingan pengguna di luar pencipta arsip, dan
kegunaannya sbg bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.

1. Nilai Guna primer

Nilai guna primer arsip meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, dan
nilai guna ilmiah dan teknologi. Semua arsip yg dimiliki lembaga pasti mengandung nilai guna primer.
Minimal mengandung nilai guna administrasi karena arsip merpk hasil samping dari pelaksanaan
administrasi kegiatan organisasi. Satu arsip dpt mengandung lebih dari satu nilai guna, spt arsip laporan
bulanan ttg pertgjwban keuangan. Selain mengandung nilai guna administrasi karena terkait dgn
pelaksanaan tugas & fungsi lembaga juga mengandung nilai guna keuangan. Arsip perjanjian kontrak,
selain mengandung nilai guna administrasi juga mengandung nilai guna hukum karena di dlmnya
mengandung ikatan & kekuatan hukum terkait dgn hak & kewajiban para pihak. Arsip hasil penelitian
selain mengandung nilai guna administrasi karena terkait dgn tugas & fungsi lembaga, juga mengandung
nilai guna ilmiah & teknologi karena mengandung informasi yg berkaitan dgn data ilmiah & teknologi yg
dihasilkan dari penelitian yg telah dilaksanakan.

Beberapa jenis arsip mengandung sekaligus nilai guna administrasi, keuangan, hukum, & ilmiah &
teknologi, spt arsip ttg pembangunan Jembatan Suramadu di Jatim. Arsip pembangunan Jembatan
Suramadu selain mengandung nilai guna administrasi, keuangan, hukum juga mengandung nilai guna
ilmiah & teknologi jembatan tsb dibangun dgn menggunakan teknologi modern. Arsip yg mengandung
banyak nilai guna berpotensi memiliki kegunaan yg berkelanjutan & perlu disimpan dlm waktu yg
relatif lebih lama bahkan bisa selamanya. Tetapi arsip yg hanya memiliki satu nilai guna, misalnya
hanya mengandung nilai guna administrasi, setelah proses admistrasi selesai mk selesai pula kegunaan
arsip tsb.

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder meliputi: nilai guna kebuktian & nilai guna informasional. Arsip mengandung nilai
guna kebuktian apabila arsip tsb mengandung fakta & keterangan yg dpt menjelaskan ttg bagaimana
lembaga diciptakan, dikembangkan, diatur, apa tugas & fungsinya, kegiatan2 yg dilaksanakan serta hasil
yg telah diperoleh.

Sedangkan suatu arsip mengandung nilai guna informasional apabila informasi yg terkandung dlm arsip
tsb dpt digunakan utk berbg kepentingan penelitian & kesejarahan, spt informasi mengenai tempat,
orang, benda, fenomena, permasalahan, & yg sejenisnya. Arsip yg bernilai guna sekunder selain
berguna utk kepentingan penelitian & kesejarahan juga sbg bahan bukti & pertanggungjawaban
nasional. Tidak semua arsip yg dimiliki lembaga mengandung nilai guna sekunder.

Arsip yg bernilai sekunder dlm suatu lembaga hanya berkisar antara 5% sampai dgn 15%. Arsip yg
mengandung nilai guna sekunder pd akhirnya akan menjadi arsip permanen, yaitu arsip statis yg harus
di amankan & dilestarikan selama-lamannya karena masih memiliki nilai kegunaan bagi masyarakat
maupun bangsa. Beberapa contoh arsip yg mengandung niai guna sekunder berdasarkan Peraturan
Ka.ANRI No 19/2011 ttg Pedoman Penilaian Kriteria & Jenis Arsip yg memiliki nilai guna sekunder, a.l. ;
a. semua kebijakan pimpinan pemda provinsi yg bersifat mengatur, & naskah yg ditandatangani
oleh pimpinan pemda provinsi, a.l.: perda & keputusan gubernur;
b. bukti keberadaan pemda provinsi yakni bukti mengenai memori & identitas pemda provinsi yg
memuat ciri khas & informasi khusus ttg pemda provinsi sbg pencipta arsip, a.l.: keputusan
 gubernur ttg pengangkatan pejabat eselon II, lambang & simbol pemda,
pendirian/perubahan/penyatuan OPD ;
c. asal-usul pembentukan organisasi;
d. pembentukan organisasi;
e. penyempurnaan/pengembangan organisasi; f. analisis jabatan;
f. pedoman kerja;
g. pembakuan sarana kerja;
h. program kerja;
i. fatwa hukum;
j. produk hukum yg bersifat mengatur;
k. bantuan hukum;
l. penyelesaian sengketa;
m. pembahasan RUU sampai menjadi UU
n. kerjasama/kontrak/MOU/dgn luar negeri, antar daerah, swasta & lain-lain;
o. naskah pidato pimpinan organisasi;
p. notulen rapat pimpinan;
q. liputan kegiatan instansi yg berdampak nasional; &
r. laporan hasil temuan dlm pemeriksaan khusus yg berdampak luas.

C. Kegunaan Nilai Guna Arsip

Setiap arsip pasti memiliki nilai kegunaan berdasarkan isi informasinya. Nilai kegunaan arsip harus
diketahui oleh arsiparis utk memastikan berapa lama arsip tsb harus disimpan & nasib akhirnya apakah
musnah atau permanen. Misalnya berkas file pegawai, selain mengandung nilai guna administrasi juga
mengandung nilai guna hukum karena berkaitan dgn hak & kewajiban pegawai. Nilai guna administrasi
arsip file pegawai akan berakhir ketika pegawai yg bersangkutan sudah pensiun. Tetapi nilai guna
hukumnya belum berakhir karena sekalipun pegawai yg bersangkutan sudah pensiun tetapi pegawai tsb
masih memiliki hak tunjangan pensiun. Nilai guna hukum ini akan habis pd saat haknya telah berakhir.

Setelah nilai guna hukum habis & arsip tsb tidak memiliki nilai guna keuangan maupun ilmiah &
teknologi, apakah arsip tsb memiliki nilai guna kebuktian atau informasional ? Arsip yg memiliki nilai
guna kebuktian atau informasional merupakan arsip yg bernilai guna berkelanjutan. Karena bila tidak
demikian mk nasib akhir arsip tsb adalah musnah. Tidak semua arsip file pegawai dpt dimusnahkan.
Arsip file pegawai pejabat eselon I & II atau pegawai yg berprestasi atau terlibat kasus tertentu tidak
boleh dimusnahkan. Pegawai yg menduduki jabatan tinggi atau pegawai yg memiliki prestasi, pernah
menemukan teknologi baru yg berkaitan dgn ke tugasnya mk yg bersangkutan bukan pegawai biasa
sehingga dokumennya mengandung nilai guna informasional.

Berdasarkan kegunaan nilai guna arsip dlm rangka penyusunan JRA sbgmana contoh File pegawai di
atas, selanjutnya dpt ditentukan brp thn arsip tsb akan disimpan sbg arsip aktif, arsip inaktif, & nasib
akhir arsip yg bersangkutan. File pegawai digunakan terus menerus selama yg bersangkutan masih aktif
menjadi pegawai. File pegawai mulai jarang digunakan apabila yg bersangkutan sudah pensiun. Nasib
akhir arsip file pegawai tergantung pd status pegawai yg bersangkutan. Atas dasar data tsb JRA file
pegawai adalah: aktif selama masih menjadi pegawai, inaktif 2 tahun setelah pensiun, & nasib akhirnya
musnah kecuali arsip file pegawai yg berprestasi.

Sedangkan kegunaan nilai guna arsip dlm rangka penilaian utk penyusutan/ pemusnahan adalah lebih
sbg dasar utk menentukan masa simpan aktif & inaktif suatu arsip. Selain itu juga utk menentukan
apakah sudah waktunya utk dimusnahkan atau belum dlm hal nasib akhirnya adalah musnah. Penilaian
arsip dlm rangka penyusutan harus dilakukan karena arsip bukan barang mati. Nasib akhir arsip File
pegawai adalah musnah kecuali arsip file pegawai pejabat eselon I. Bagaimana tim dpt mengetahui
bahwa suatu file pegawai adalah file pegawai pejabat eselon I atau pegawai yg berprestasi apabila tidak
dilakukan penilaian terlebih dahulu.

Dpt juga terjadi pegawai yg bersangkutan setelah pensiun menjabat sbg ketua partai politik atau
menjadi tokoh/pelopor pembangunan, & sbgnya. Sehingga berbagai kemungkinan dpt terjadi berkaitan
dgn nilai guna suatu arsip. Arsip yg sblmnya tidak memiliki nilai guna sekunder, seiring perjalanan
waktu & terjadinya suatu peristiwa akhirnya arsip tsb harus dipermanenkan. Oleh karena itu sebelum
penyusutan/pemusnahan suatu arsip harus dilakukan penilaian terlebih dahulu. Bagi lembaga yg telah
memiliki JRA akan lebih mudah melakukan penyusutan/pemusnahan karena JRA dpt dijadikan sbg dasar
penilaian.