DEFINISI Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai Tepat & aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat dan perbekalan kesehatan. TUJUAN PENYIMPANAN 1. Memelihara mutu obat 2. Menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah 3. Menjaga kelangsungan persediaan 4. Memudahkan pencarian dan pengawasan 1. Penyiapan sarana penyimpanan KEGIATAN 2. Pengaturan tata ruang PENYIMPANAN 3. Penyusunan obat 4. Pengamatan mutu obat a. Gedung dengan luas 300 m2 – 600 m2 1. PENYIAPAN b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1 – 3 unit SARANA c. Komputer + Printer dengan jumlah 1 – 3 PENYIMPANAN unit d. Telepon & Facsimile dengan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan: 1) Rak : 10 - 15 unit 2) Pallet : 40 - 60 unit 3) Lemari : 5 - 7 unit CONT… 4) Lemari Khusus : 1 unit 5) Cold chain (medical refrigerator) 6) Cold Box 7) Cold Pack 8) Generator f. Sarana Administrasi Umum: 1) Brankas : 1 Unit 2) Mesin Tik : 1 – 2 unit 3) Lemari arsip : 1 – 2 unit g. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan: 1) Kartu Stok
CONT… 2) Kartu Persediaan Obat
3) Kartu Induk Persediaan Obat 4) Buku Harian Pengeluaran Barang 5) SBBK (Surat Bukti Barang Keluar) 6) LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat) 7) Kartu Rencana Distribusi 8) Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum “AREA PENYIMPANAN HENDAKLAH MEMILIKI KAPASITAS YANG MEMADAI UNTUK MENYIMPAN DENGAN RAPI DAN TERATUR BERBAGAI MACAM BAHAN DAN PRODUK SEPERTI BAHAN AWAL DAN BAHAN PENGEMAS, PRODUK ANTARA, PRODUK RUAHAN DAN PRODUK JADI, PRODUK DALAM STATUS KARANTINA, PRODUK YANG TELAH DILULUSKAN, PRODUK YANG DITOLAK, PRODUK YANG DIKEMBALIKAN ATAU PRODUK YANG DITARIK DARI PEREDARAN.” Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang: a. Kemudahan bergerak 1. Gudang jangan menggunakan sekat-sekat karena akan
2. membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat,
perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan. PENGATURAN 2. Berdasarkan arah arus pene rimaan dan TATA RUANG pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem : a) Arus garis lurus b) Arus U c) Arus L Dengan menggunakan layout arus “U” , arus barang berbentuk “U”. Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang yang berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih lama. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan U-FLOW dilokasi yang dekat dengan pintu masuk U-FLOW Keuntungan Betuk U 1. Karena daerah penerimaan dan pengiriman berdampingan, ruangan dapat digunakan secara fleksibel, terutama jika kegiatan ini dijadwalkan berlangsung pada waktu yang berbeda pada hari kerja. Hal ini dapat menghemat ruang secara keseluruhan. 2. Demikian pula, personil dan peralatan dapat digunakan dengan cara yang fleksibel, mengurangi kebutuhan untuk sumber daya secara keseluruhan. 3. Karena akses utama ke gedung hanya satu tempat, maka keamanan lebih mudah untuk dikelolah. 4. Tempat untuk area penyimpanan bisa lebih besar atau banyak. THROUGH LINE FLOW Dengan menggunakan layout arus garis lurus sederhana , arus barang akan membentuk garis lurus. Proses keluar masuk barang tidak melalui lorong atau gang yang berkelok kelok sehingga proses peyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih cepat. Lokasi barang yang disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya , barang yang bersifat slow moving disimpan di lokasi yang dekat dengan pintu masuk L-FLOW Dengan menggunakan layout arus “L”, arus barang berbentuk “L”. Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang yang tidak terlalu berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk § Rintangan keluar masuknya barang Adanya rintangan dapat menyebabkan tertundanya pengangkutan barang atau bahkan sampai menghentikan arus keluar masuknya barang tersebut. Rintangan yang terjadi dapat berupa menumpuknya barang didekat pintu masuk atau keluar, alat-alat pemindah diletakkan di lorong-lorong yang dilalui sebagai jalan masuknya keluar barang, atau banyaknya bekas pembungkus kemasan yang dibiarkan begitu saja. PRINSIP LAYOUT § Lorong / Gang
GUDANG Lebar lorong yang digunakan haruslah direncanakan dengan
cermat dan harus sedikit lebih lebar dibandingkan dengan alat pemindah yang digunakan, agar alat pemmindah dapat bergerak dengan leluasa. § Letak tumpukan barang Tumpukan barang harus diletakkan ditempat masing-masing agar lorong-lorongnya mudah dilalui. Jagalah jangan sampai tumpukannya menonjol keluar sehingga akan menyempitkan lorong dan akan terlihat kurang rapi. Selain itu, jika barang ditumpuk tidak beraturan maka akna diperlukan tenaga khusus untuk memindahkan tumpukan barang-barang lain untuk mencari barang yang dibutuhkan. CONT… Gudang sementara Sebaiknya disediakan gudang sementar untuk meletakan barang-barang sambil menunggul penempatan atau pengeluaran barang. Gudang sementara bisa juga digunakan untuk menilai kualitas dan kuantitas barang. § Pintu darurat Adanya pintu darurat berfungsi sebagai akses jalan masuk serta jalan keluar apabila terjadi kebakaran atau musibah lain, pintu darurat diletakan di tempat yang mudah dijangkau, mudah dlihat oleh orang, dan ukurannya dibuat lebih besar agar bisa dilalui orang banyak. 3) Sirkulasi udara yang baik Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja petugas. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan suhu. RUMUS MENGHITUNG KEBUTUHAN KAPASITAS AC RUANGAN: (L x W x H x I x E) / 60 = Kebutuhan BTU L = Panjang Ruang (dalam feet) W = Lebar Ruang (dalam feet) I = Nilai 10 jika ruang berinsulasi (berada di lantai bawah, atau berhimpit dengan ruang lain). Nilai 18 jika ruang tidak berinsulasi (di lantai atas). H = Tinggi Ruang (dalam feet) E = Nilai 16 jika dinding terpanjang menghadap utara; Nilai 17 jika menghadap timur; Nilai 18 jika menghadap selatan; Kapasitas AC berdasarkan PK: Nilai 20 jika menghadap barat. AC ½ PK = ± 5.000 BTU/h » 1 Meter = 3,28 Feet « AC ¾ PK = ± 7.000 BTU/h AC 1 PK = ± 9.000 BTU/h AC 1½ PK = ±12.000 BTU/h AC 2 PK = ±18.000 BTU/h CONTOH PERHITUNGAN Ruang berukuran Pj x Lb x Tg : 5m x 5m x 3m atau (16 kaki x 16 kaki x 10 kaki), berinsulasi (berhimpit dg ruangan lain), dinding panjang menghadap ke timur. Kebutuhan BTU = (16 x 16 x 10 x 10 x 17) / 60 = 7.253 BTU alias cukup dengan AC ¾ PK. b. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan pemindahan obat. Penggunaan pallet memberikan keuntungan : 1) Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir, serangan serangga (rayap) 2) Melindungi sediaan dari kelembaban 3) Memudahkan penanganan stok 4) Dapat menampung obat lebih banyak 5) Pallet lebih murah dari pada rak c. Kondisi penyimpanan khusus 1) Vaksin dan serum memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik (harus tersedianya generator). 2) Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3) Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, eter dan pestisida harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan dibangunan khusus terpisah dari gudang induk d. Pencegahan kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton dan lain- lain. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contohnya tersedia bak pasir, tabung pemadam kebakaran, karung goni, galah berpengait besi. “AREA PENYIMPANAN HENDAKLAH DIDESAIN ATAU DISESUAIKAN UNTUK MENJAMIN KONDISI PENYIMPANAN YANG BAIK; TERUTAMA AREA TERSEBUT HENDAKLAH BERSIH, KERING DAN MENDAPAT PENERANGAN YANG CUKUP SERTA DIPELIHARA DALAM BATAS SUHU YANG DITETAPKAN.” 3. PENYUSUNAN STOK OBAT a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal. b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch. c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika. d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. Perhatikan untuk obat yang perlu penyimpanan khusus. e. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. f. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing- masing. Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.
4. PENGAMATAN MUTU OBAT
Tanda-tanda perubahan mutu obat : a. Tablet 1) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa 2) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab 3) Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat b. Kapsul 1) Perubahan warna isi kapsul 2) Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya c. Tablet salut 1) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna 2) Basah dan lengket satu dengan yang lainnya 3) Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik d. Cairan 1) Menjadi keruh atau timbul endapan 2) Konsistensi berubah 3) Warna atau rasa berubah 4) Botol-botol plastik rusak atau bocor e. Salep 1) Warna berubah 2) Pot atau tube rusak atau bocor 3) Bau berubah f. Injeksi 1) Kebocoran wadah (vial, ampul) 2) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi 3) Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan 4) Warna larutan berubah Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadaluwarsa adalah : a. Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan/ label khusus b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang berlaku c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta dibuat Berita Acaranya Distribusi adalah suatu rangkaian Distribusi obat dilakukan agar kegiatan dalam rangka persediaan jenis dan jumlah yang pengeluaran dan pengiriman cukup sekaligus menghindari obat, terjamin keabsahan, tepat kekosongan dan menumpuknya jenis dan jumlah secara merata persediaan serta dan teratur untuk memenuhi mempertahankan tingkat kebutuhan unit-unit pelayanan persediaan obat. kesehatan.
DISTRIBUSI RANTAI DISTRIBUSI
Pabrik
Distributor Tunggal
Sub Distributor
Apotek Rumah Toko Obat Klinik Sub Dist
sakit 1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat TUJUAN 2. dibutuhkan. Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan DISTRIBUSI pada saat pendistribusian 3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan Perencanaan Distribusi Perumusan Stock Minimum Rata-rata Penjualan Buffer stock (regular dan musiman) Biaya Pemesanan KEGIATAN Penetapan Frekwensi Pengiriman Obat DISTRIBUSI ke Unit Pelayanan (apotek dan Rumah Sakit) RUTIN Penyusunan Peta Lokasi, Jalur dan Jumlah Pengiriman Pemasaran Stok opname Administrasi, Penagihan dan Tukar Faktur Retur