KURANGNYA MESIN PENGGANDA DOKUMEN

DI DIKLAT RESERSE MEGAMENDUNG

Disusun Oleh:

SITI NUR ALMIRA

NIS : 1018001293

BISNIS MANAJEMEN KEAHLIAN

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN

BOGOR

2021
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena
atas rahmat dan hidayahNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini dengan
baik. Sholawat beserta salam penyusun panjatkan kepada junjungan Nabi
Muhammad Saw. Tidak lupa juga penyusun mengucapkan terima kasih kepada:

1. Dra. Yati Supriyati, M.Pdi. sebagai Ketua Yayasan Pembina Lembaga

Miftahul Huda.
2. Doni Mahathir Anshori,S.E. Sebagai kepala sekolah SMK Miftahul
Huda.
3. Puteri Sri Rezeki Anhsori, S.Pd. Sebagai kepala program OTKP.
4. Drs. Dedi Hermawan, sebagai waka kesiswaan SMK Islam Miftahul
Huda.
5. E. Yuliadi S.Pd. Sebagai pembimbing makalah.
6. Seluruh staf guru di SMK Islam Miftahul Huda.
7. Teman – teman yang telah memberikan dukungan dan semangat dalam
penyusunan makalah ini.

Dalam penyusunan makalah ini penyusun sangat menyadari sepenuhnya

bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak kekurangan dan kesalahan,
sebab pengetahuan penyusun yang terbatas. Penyusun mengharapkan kritik dan
saran yang membangun pengembangan dalam pembuatan makalah ini menjadi
lebih baik dan tersusun. Demikian makalah ini dibuat, semoga bermanfaat bagi
pennyusun khususnya dan pembaca pada umumnya.

Megamendung, 2021

Siti Nur Almira

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................

KATA PENGANTAR.................................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1

A. Latar Belakang............................................................................. 1
B. Rumusan Masalah........................................................................ 1
C. Tujuan.......................................................................................... 2

BAB II LANDASAN TEORI...................................................................... 3

BAB III PEMBAHASAN............................................................................ 5

A. Deskripsi Masalah...................................................................... 5
B. Pemecahan Masalah..................................................................... 5

BAB IV PENUTUP...................................................................................... 7

A. Kesimpulan................................................................................. 7
B. Saran............................................................................................ 8

DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Mesin pengganda dokumen mempunyai peranan peting disetiap
instansi. Mesin pengganda dokumen berfungsi untuk menggandakan suatu
dokumen yang dapat menjadi beberapa rangkap. Mesin itu sangat
bermanfaat dan mebantu dalam kelancaran juga kecepatan suatu
pengerjaan.
Mesin pengganda dokumen dalam suatu perusahaan sangat
dibutuhkan untuk menunjang kecepatan kerja. Mesin pengganda terdapat
bermacam – macam jenis dan sedikit perbedaan fungsinya. Dengan adanya
mesin pengganda dokumen pekerja jadi lebih cepat dan dapat mengerjakan
tugas yang lain.
Mesin pengganda dokumen sangat bermanfaat untuk memudahan
dan mempercepat pekerjaan. Jika mesin pengganda dokumen kurang dan
pada akhirnya akan tetap menghambat suatu pekerjaan. Di Diklat Reserse
Megamendung hanya memiliki 3 mesin pengganda dokumen yang
ditempatkan di bagian koperasi, sedangkan tugas di Diklat Reserse begitu
banyak dan setiap harinya pasti melakukan kegiatan penggandaan
dokumen di bagian kantor yang berbeda dan dibuat menjadi beberapa
rangkap. Jika dokumen yang akan digandakan akan digunakan secepatnya,
dan banyak sekali karyawan yang akan menggandakan dokumen yang
penting, maka pekerjaan kita akan terhambat dan menimbulkan
keterlambatan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas dan untuk memperjelas masalah
yang akan dibahas dalam makalah ini, maka akan dibuat rumusan masalah
yaitu:
Bagaimana menangani kurangnya mesin pengganda dokumen di
Diklat Reserse megamendung?

1
C. Tujuan
1. Untuk mempercepat dalam suatu pekerjaan.
2. Untuk mempermudah suatu pekerjaan.
3. Untuk memperbanyak dokumen dengan cepat sesuai kebutuhan.
4. Agar ketika dokumen akan digunakan dengan jumlah yang banyak
dapat digandakan dengan cepat.

2
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Mesin Pengganda Dokumen.

Mesin pengganda dokumen merupakan serangkaian mesin yang
bekerja secara mekanik untuk memenuhi fungsi menyalin satu dokumen
diatas kertas keatas kertas yang lain dalam salinan hitam-putih. Sesuai
dengan perkembangan teknologinya mesin pengganda dokumen kemudian
mampu memperkaya fungsi – fungsi lain, seperti membuat salinan
berwarna, menyalin dokumen secara digital, sampai pengoperasiannya
otomatis berdasarkan timer.
Mesin pengganda dokumen merupakan merupakan mesin yang
digunakan untuk membuat, memperbanyak atau menggandakan suatu
dokumen sesuai dengan jumlah kebutuhan. Dokumen yang diperbanyak
tersebut adalah dokumen – dokumen yang berupa naskah, gambar, foto dan
dokumen – dokumen lainnya.
Terdapat juga jenis, fungsi, dampak positif dan dampak negatif dalam
mengoperasikan mesin pengganda dokumen yaitu sebagai berikut:
a. Jenis – jenis peralatan kantor
Mesin pengganda dokumen terdiri dari:
1. Mesin stensil, yaitu mesin pengganda dokumen yang cara kerjanya
menggunakan master sheet (master induk).
2. Mesin fotokopi, mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu
dokumen asli yang akan diperbanyak dengan bantuan cahaya,
panas, bahan kimia (tinta) dan muatan listrik statis yang
menghasilkan salinan baru. Mesin fotokopi mampu menyalin
hingga 25 lembar permenit, tergantung tipe.
3. Mesin scanner, yaitu mesin pengganda dokumen yang cara
kerjanya menggunakan sistem penyalinan.
4. Printer, merupakan mesin pengganda dokumen gambar dan foto.
Umumnya mesin ini digunakan bersamaan dengan kompter/laptop

3
 sebagai pemberi perintahdan sumber file/dokumen yang akan
dihasilkan.
5. Mesin risograph, merupakan mesin untuk mencetak dan menyalin
dokumen dengan kecepatan tinggi karena mesin ini dapat
mencetak/menyalin hingga 120 lembar permenit, jauh lebih cepat
daripada mesin fotocopy dan scanner.
b. Fungsi - fungsi mesin pengganda dokumen
Terdapat fungsi - fungsi mesin pengganda dokumen yaitu:
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan
demi kelancaran tugas rutin.
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian –
bagian lainnya.
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan
atau gambar dari dokumen sesuai keinginan pimpinan.
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan
pimpinan.
5. Memberikan pelayanan segera mungkin secara optimal.
c. Dampak positif mesin pengganda dokumen.
1. Dapat menggandakan jumlah banyak dalam waku singkat.
2. Mutu atau kualitas tenaga kerja menjadi meningkat.
3. Disiplin dalam bekerja.
4. Kualitas prodk meningkat.
5. Prosedur kerja semakin mudah, lancar, dan sederhana.
d. Dampak negatif mesin pengganda dokumen
1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan
tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).

3. Bila terjadi penggantian mesin yang baru akan berakibat pada

perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan kerja.

4. Pemeliharaan mesin yang kurang baik.

4
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Deskripsi Masalah
Peralatan atau mesin kantor disuatu instansi sangat diperluan untuk
menunjang kelancaran dalam proses pengerjaan. Di Diklat Reserse
Megamendung dengan fasilitas dan peralatan yang sudah lengkap membuat
pekerja atau karyawan memudahkan suatu pekerjaan dengan tugasnya masing
– masing. Mesin atau peralatan kantor yang sudah lengkap dimasing – masing
bagian kantor membuat sebagian karyawan dapat mengoperasikan dan
sebagian hanya dapat mengoperasikan mesin kantor di ruangannya saja.
Mesin kantor yang hanya disimpan ditempat tertentu yaitu mesin
Risograph, mesin ini hanya disimpan di satu tempat yaitu koperasi dengan
jumlah mesin tersebut 3, dengan bagian – bagian kantor yang banyak dan
fasilitas yang terbatas membuat karyawan harus menunggu lama dan
mengakibatkan proses pekerjaan menjadi lambat, sebab mesin tersebut
digunakan secara bergiliran dengan karyawan lain.
B. Pemecahan Masalah
Pada setiap permasalahan pasti terdapat suatu penyelesaian atau
pemecahan suatu masalah tersebut guna menjadikannya pebelajaran atau
pengalaman. Jadi dalam permasalahan diatas dapat dipecahkan atau
diselesaikan dengan solusi berikut ini:
1. Sebaiknya pada saat akan menggandakan dokumen, gunakan ssem
jaringan/e-mai dengan mengirim file/dokumen yan akan digandakan.
2. Sebaiknya pihak instansi membuat jadwal untuk pengecekan mesin –
mesin tersebut. Agar mesin tersebut terhindar dari kerusakan ketika
akan digunakan.
3. Sebaiknya mencari pengetauan tentang mesin pengganda dokumen
agar ketika karyawan bagian menggandakan dokumen tidak ada dapat
dikerjakan ole karyawan, untuk lebi memperepat waktu pengerjaan.

5
4. Sebaiknya pihak pimpinan kebih memperhatikan karyawan agar
terindarnya kesalahan dalam bekerja atau etika menggandakan
dokuumen.
5. Sebaiknya pihak instansi lebih meningkatkan kinerja dalam bekerja.
6. Sebaiknya ketika akan menggaandakan dokumen dilakukan
pengecekan terlebih dahulu agar terhindarnya suatu kesalahan dalam
proses penggandaan.

6
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah membahas dari suatu permasalahan makalah diatas dengan
pembahasan mengenai “ Kurangnya mesin pengganda dokumen di Diklat
Reserse Megamendung “ dapat disimpulkan yaitu:
Mesin pengganda dokumen disuatu instansi sangat penting, karena
mesin tersebut sangat berperan dalam memajukan dan memperlancar suatu
pekerjaan yang sedang diproses/dikerjakan. Mesin pengganda dokumen
terdapat bebrapa jenis, fungsi, dan dampak – dampaknya yaitu:
a. Jenis – jenis mesin pengganda dokumen
1. Mesin stensil
2. Mesin foocopy
3. Mesin scanner
4. Printer
5. Mesin risograph

Dalam mesin pengganda dokumen tidak hanya menjelaskan tentang

jenis – jenis dan fungsi, terdapat juga macam – macam hal yang mengenao
mesin pengganda dokumen yaitu:

1. Fungsi – fungsi
2. Dampak positif mesin pengganda dokumen
3. Dampak negatif mesin pengganda dokumen.

7
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penyusun akan memberikan saaran
mengenain mesin pengganda dokumen yaitu:
1. untuk menghindaari keterlambatan dalam menggandakan dokumen,
sebiknya membuat pengajuan kepada pimpinan instansi untuk
mengadaka mesin terebut dibagian kantor.
2. Sebaiknya diadakan mesin pengganda tersebut agar karyawan dapat
lebih cepat dalam proses penggandaan.
3. Untuk memperoleh hasil yang baik dalam proses penggandaan,
sebaikny diserahkan kepada karyawan bagian penggandaan dokumen.
4. Untuk memperlancar proses penggandaan, sebainya penggandaan
ddiumen dilakukan didua tempat, misalnya penggandaan dokumen
yang sedit dilakukan dikantor dan penggandaan dkumen yang
jumlahnya cukup bayak dilakukan di koperasi.
5. Untuk menghindari dari dampak – damapk negatif dari mesin
pengganda dokumen maka diharuskan untuk:
a. Tingkat kinerja kerja yang meningkat
b. Pengetahuan tentang mesin – mesin kantor yang luas
c. Pengecekan terhadap mesin – mesin kantor.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI. 1987. Lembar kerja dan Mesin.
Jakarta: Ditjen Dikdasmen

Takeshi Sato, G N Sugianto, 1986, Menggambar Mesin. Jakarta: PT Pradya

Paramita

https://hargamesinfotocopyterbaru.blogspot.com/2016/06/sejarah-dan-pengertian-
mesin-fotocopy.html

http://www.terangijalan.com/2019/02/pengertian-dan-jenis-jenis-mesin.html?m=1