PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

EVALUASI PROSES PENGAJARAN

(Studi Kasus : Fakultas Rekayasa Industri Telkom University)

Oleh :

Dinta Ayu Shavira 1106120182

Siti Almira Dania 1106120131

Fakultas Rekayasa Industri

Bandung

2015
A. Latar Belakang

Knowledge merupakan bagian dalam kehidupan sosial manusia modern. Selain itu, dalam
sebuah organisasi, peran knowledge yang dimiliki secara keseluruhan dapat meningkatkan daya
saing dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan. Dalam era informasi penting untuk
disadari bahwa aliran knowledge ke dalam dan ke luar organisasi berlangsung sangat cepat.
Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi, revolusi penyebaran dan
pemanfaatan knowledge bukan merupakan hal yang aneh.

Menurut Encylopedia Knowledge Management (2005) untuk menjadi suatu pengetahuan agar
menjadi nilai yang lebih bagi suatu organisasi dibutuhkan suatu proses manajemen yang baik,
Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan melakukan pendekatan Knowladge Management.
Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) Knowledge Management disuatu perusahaan/organisasi
dapat meningkatkan ketrampilan dan kepakaran individu yang bekerja disuatu
perusahaan/organisasi.

Knowledge Management adalah sistem yang diciptakan agar knowledge organisasi dapat selalu
terdokumentasi dan dapat diambil dengan cepat. Tujuannya, agar organisasi tidak selalu
mengulangi aktivitas yang sama secara berulang-ulang yang akan banyak menyita waktu, biaya
dan kehilangan kesempatan. Selain itu Knowledge Management diharapkan dapat membuat
rencana strategis tentang Knowladge Management dengan baik dan pencapaian Knowledge
Management sehingga dapat diukur hasilnya.

Knowledge management system (KMS) merupakan sistem yang diciptakan untuk memfasilitasi
penangkapan, penyimpanan, pencarian, transfer dan penggunaan kembali pengetahuan. KMS
dapat menjadi salah satu peluang organisasi untuk mengembangkan lingkup operasional dari
sistem informasi dengan memfasilitasi usaha organisasi dalam mengelola tacit knowledge dan
explicit knowledge (Alavi and Leidner, 1999).

KMS memiliki peran penting dalam mengelola pengetahuan perusahaan. Pertama KMS dapat
membantu menghubungkan orang untuk membagi tacit knowledge dan pengalaman tanpa
bertemu secara langsung, misalnya melalui alat seperti groupware (E-mail, electronic bulletin
board, instant messaging dan computer conferencing) atau melalui forum diskusi online. Kedua
KMS dapat membantu mengorganisasikan pengetahuan yang termodifikasi secara efisien
melalui alat seperti penyimpanan pengetahuan (knowledge repository) dan portal, database,
electronic bulletion board, dan sistem pakar (expert system) (Alavi and Leidner, 1999).

Telkom University khususnya pada Fakultas Rekayasa Industri memiliki jumlah mahasiswa/i yang
cukup banyak dengan jumlah mahasiswa yang terus bertambah setiap tahunnya. Untuk
meningkatkan standar mutu dan kualitas mahasiswa/i di Fakultas Rekayasa Industri maka
diterapkan TPB (Tingkat Persiapan Besama). Dengan adanya TPB diharapkan dapat dilakukan
evaluasi penilaian mahasisa/i di Fakultas Rekayasa Industri khususnya mahasiswa Sistem
Informasi dan Teknik Industri.
 Berdasarkan hasil penelitian didapatkan informasi bahwa jumlah mahasiwa yang dinyatakan
tidak lulus mata kuliah TPB sebanyak 20 % setiap periodenya dan jumlah mahasiswa yang
melakukan pengulangan yang sama setiap periodenya sebanyak lebih dari 25%. Mata kuliah TPB
dikatakan berhasil jika mahasiswa/i tidak mengulang mata kuliah tersebut disemester 1 dan 2
tetapi banyak diantara mahasiswa Fakultas Rekayasa Industri yang mengulang mata kuliah TPB.
Mata kuliah TPB yang paling banyak mahasiswa mengulang adalah Kalkulus 1, Ajabar dan Fisika
1. Apabila mahasiwa/i mengulang dan tidak memenuhi syarat TPB maka bisa dilakukan droup
out. Banyaknya mahasiswa yang belum lulus TPB pada mata kuliah Kalulus 1, Ajabar dan Fisika
perlu diadakan evaluasi salah satunya dengan mengevaluasi jumlah dosen yang mengajar di
mata kuliah TPB dan jumlah kelas TPB.

Dilihat dari permasalahan diatas, dapat dilihat dengan data perbandingan jumlah kelas dan
dosen Fakultas Reakayasa Industri sebagai berikut.

Mata Kuliah TPB Jumlah Kelas Dosen TI Jumlah Kelas Dosen SI

Kalkulus 1 12 5 6 2

Aljabar 12 6 6 2

Fisika 1 12 6 6 2

Dengan demikian, Fakultas Rekayasa Industri perlu melakukan pengukuran dan evaluasi
terhadap mata kuliah TPB yang mengakibatkan mahasisa tidak lulus mata kuliah TPB pada mata
kuliah Kalkulus 1, Aljabar dan Fisika 1. Langkah yang dilakukan pihak instusi salah satu caranya
adalah dengan melakukan pendekatan knowladge conversion. Dengan cara mengkonversi data
informasi. Kemudian informasi tersebut diproses menjadi knowladge dan diidentifikasikan
konversi 4C, 5C dan SECI.

B. Tujuan

Dari latar belakang diatas dapat diambil tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengkonversi data menjadi suatu informasi.
2. Mengkonversi informasi menjadi knowledge.
3. Mengeksternalisasi untuk mengukur kinerja proses pengajaran.

C. Manfaat

Dari tujuan diatas dapat diambil manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Meningkatkan kualitas dosen pengajar TPB.
2. Meningkatkan jumlah dosen pada prodi Sistem Informasi karena tidak seimbang dengan
jumlah kelas mata kuliah TPB.
D. Identifikasi User

Pada perancangan KMS dengan studi kasus di Fakultas Rekayasa Industru, terdapat beberapa
user yang terlibat dalam penelitian ini, diantaranya :
● Dosen Mata Kuliah (Kalkulus, Fisika, Aljabar Linear)
● Kepala Prodi Teknik Industri dan Sistem Informasi
● Mahasiswa yang mengambil mata kuliah TPB / Tingkat 1
● Admin Fakultas Rekayasa Industri
● Dosen Wali
● Dekan Fakultas Rekayas Industri

E. Knowledge Conversion

Menurut Shelda Debowski (2006, p17 – p18), knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu explicit
knowledge dan tacit knowledge, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Explicit Knowledge : Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagi kepada
orang lain, pengetahuan tersebut bisa didokumentasikan, dikategorikan, dijelaskan dan
dalam bentuk-bentuk yang bisa di bagikan.
2. Tacit Knowledge : Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersumber dari akumulasi
pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk dibagikan kepada orang
lain.
Pengetahuan diciptakan melalui konversi antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Model
konversi knowledge menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) adalah sebagai berikut (Sangkala,
2007, p84):

1. SECI
 Socialization
a. Kenapa dosen SI lebih sedikit daripada dosen TI?
b. Apakah ada diantara dosen SI dan dosen TI yang merangkap mengajar di SI dan TI?
c. Apakah dosen kalkulus 1 bisa mengajar di Alajabar ?
d. Apakah dosen SI dan TI yang mengajar kalkulus 1, aljabar dan fisika 1 merupakan dosen
tetap?
e. Apakah fakultas memiliki kriteria khusus dalam memilih dosen untuk ketiga mata kuliah
tersebut?
f. Apakah materi yang diberikan oleh setiap dosen memiliki standard yang sama?
g. Mengapa jumlah dosen kalkulus 1 di TI lebih sedikit dibandingkan Aljabar dan Fisika?
Padahal mata kuliah kalkulus dianggap paling sulit diantara mata kuliah lainnya.
h. Dari ketiga mata kuliah tersebut SI memiliki standar kelulusan yang rendah dari pada TI.
i. Dosen SI dan TI harus memberikan motivasi dan inovasi pembelajaran, agar mahasiswa
lebih tertarik dengan ketiga mata kuliah tersebut.
j. Apa saja faktor yang menyebabkan kelulusan mata kuliah tersebut?

Externalisasi
a. Data dosen tetap FRI 2012 sampai 2015.
b. Daftar nilia mata kuliah kalkulus 1, aljabar dan fisika 1 tahun 2012-2015.
c. Biodata dan pengalaman dari setiap dosen pengampu ketiga mata kuliah tersebut,
d. Daftar absensi mahasiswa dan dosen di mata kuliah tersebut tahun 2012-2015.
e. SOP setiap mata kuliah pada tahun 2012 sampai 2015.
f. Data daftar mahasiwa yang lulus TPB 2012-2015.
g. Data daftar mahasiswa yang tidak lulus TPB 2012-2015.

Combination

Internalization
2. 5C
Contextualized
Categorized
Calculated
Corrected
Condesed

3. 4C
Comparison
Consequence
Connections
Conversations

F. Knowledge Management System (People)

G. Knowledge Management System (Process)
H. Knowledge Management System (Technology)
I. Daftar Pustaka