PT WIJAYA KARYA (Persero) Tbk. No. Dok —: WIKA-KMS-PM-02.01 Ji. DI. Panjaitan Kav. 9-10 Jakarta No. Rev. : 02 Tanggal diberlakukan: | Tanggal review berikutnya : Prosedur Knowledge Management System | )andael Slocias Pp capineers Bentuk Perubahan : Lihat sejarah perubahan ‘Sebab Perubahan Tidak Ada Peraturan Peralihan : Tidak ada MENYETUJUI fe Pembuat os Atasan / MR Direksi Nama Ferra Primera Putra Novias Nurendra Danu Prijambodo Jabatan msm GMPS DQHSE as scat Tanda Or | a if Tangan | - ae Tanggal 30-01-2015 30 Jan 2019 31 t ~200g DISTRIBUSI ae Penerima i Penerima 1 | PPD -Direksi 10 | PPD- Dept. PS 2 | PPD-Dept Legal | 41 | PPD- Dept. Manajemen Resiko 3 | PPD—Sekper | 12 | PPD- Dept. Sipil Umum 1 4 | PPD-SPI 13 | PPD Dept. Sipil Umum 2 5 | PPD— Dept. Keuangan 14__| PPD- Dept. Sipil Umum 3 i | 6 PPD — Dept. Human Capital 15 PPD — Dept. Industrial Plant : 7 | PPD -PRU 16 | PPD— Dept. Power Plant & Energi _| 8 | PPD Dept. Sinergi Bisnis 17 | PPD - Dept. Bangunan Gedung 9 _| PPD- Dept. @SHE 18 | PPD— Dept. Luar Negeri Halaman 4 dari 9No. Dok : WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev : 02 Prosedur Knowledge Management System. SEJARAH PERUBAHAN No | Revisi Tanggal Perubahan 1 {01 27 Januari 2009 Perubahan Status perusahaan menjadi (Persero) Tbk Perubahan daftar pejabat pemberi persetujuan . Perubahan daftar distribusi . Tambahan pada butir 1.0 ,2.3 Penghapusan Definisi Sharing pada butir 3.7 Perubahan Koordinator dan Struktur Organisasi KM Penghapusan | dan Il pada PPU dan PJPU 31 Januari 2019 MABNAN MASONS . Penambahan tujuan prosedt Penambahan pada ruang lingkup Perubahan pada tipe konten Perubahan pada rubrik atau menu dalam KM Online 5._ Perubahan pada lampiran Halaman 2 dari 91.0 2.0 3.0 No. Dok : WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev : 02 Prosedur Knowledge Management System TUJUAN Prosedur ini merupakan pedoman proses pengumpulan knowledge dari sumbernya dan proses transferannya pada semua pengguna knowledge (proses saling berbagi pengetahuan) baik secara online maupun offline sehingga data, informasi dan pengetahuan (knowledge) WIKA dapat dipelihara dan dimanfaatkan. RUANG LINGKUP- 1.1. Prosedur ini berlaku untuk semua jenis data / dokumen / informasi yang telah di praktekkan sehingga menjadi pengetahuan / knowledge, yang termasuk pada kategori knowledge menurut PT. Wijaya Karya yaitu: hasil pelaksanaan proyek baik keberhasilan maupun kegagalan (lesson learned), kegiatan benchmarking, sharing, inovasi baik ide maupun yang sudah terlaksana, best practice, prosedur termasuk IK dan kebijakan, experience, dan metode kerja. Catatan: Prosedur, IK dan Metode Kerja dimasukkan dalam knowledge agar menjadi referensi, pembelajaran dan acuan kerja bagi pengguna KM. 1.2. Prosedur ini mencakup semua kegiatan pengumpulan knowledge dan transfernya (berbagi pengetahuan / knowledge) baik melalui media online yaitu knowledge management online (portal KM) yang dapat diakses oleh seluruh pegawai WIKA dan media-media offline (seperti majalah, tabloid, flyer, buku, dll). 4.3. Prosedur ini berlaku di seluruh unit kerja WIKA DEFINISI 3.1. Knowledge Management System Suatu mekanisme untuk menjembatani antara sumber knowledge dengan pengguna knowledge melalui pendekatan — pendekatan atau program — program sesuai kepentingan organisasi. 3.2. KM Koordinator Karyawan WIKA baik di pusat (KM Koordinator Pusat), PJPU (KM Koordinator PJPU) dan PPU (KM Koordinator Proyek / Pabrik) yang memiliki kompetensi di bidangnya dan merupakan bagian dari Tim Penerapan Knowledge Management di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. yang mempunyai hak dan kewajiban mendukung dan melaksanakan tugas-tugas terkait program KM sebagaimana tertera pada diagram alur. 3.3. KM Online Suatu fasilitas untuk memudahkan tersampaikannya data / informasi / pengetahuan (knowledge) yang dibutuhkan kepada pengguna dengan lebih cepat dan tepat. Dalam hal ini WIKA menggunakan KM Portal dan KM Mobile 3.4, Rubrik atau menu dalam KM Online adalah sebagai berikut : a. Ask The Expert: fasilitas yang menjembatani seluruh keraguan atau ketidaktahuan para pengguna knowledge untuk ditanyakan pada sekumpulan ahi b. Construction Method / metode kerja : cara kerja tim proyek dalam melaksanakan pembangunan suatu proyek tertentu yang telah di verifikasi oleh Manajer Biro Engineering Departemen masing ~ masing dan di validasi oleh SME. Meliputi instruksi kerja, standard, gambar, spesifikasi, rujukan, cara kerja, panduan terdokumentasi yang ditetapkan sebagai acuan, Halaman 3 dari 93.5. 3.6. 3.7. No. Dok : WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev : 02 Prosedur Knowledge Management System referensi dalam melaksanakan proses bisnis di lingkungan WIKA. c. Sharing Activity: hasil kegiatan sharing offline, seminar, SHE Culture, Benchmark, event dan Hasil Sekolah ke Luar Negeri yang perlu dibagikan kepada seluruh karyawan WIKA. d. Lesson Learned: hasil pembelajaran di awal proyek, saat proyek dan setelah proyek selesai. e. Experience adalah pengalaman WIKA baik secara perusahaan, unit kerja, tim maupun perseorangan yang mempunyai nilai pembelajaran bagi WIKA baik pembelajaran keberhasilan maupun kegagalan. Informasi pengalaman dan atau laporan hasil pelaksanaan kegiatan, proyek, SPK, penugasan yang telah diselesaikan oleh individu, unit kerja, organisasi di lingkungan WIKA. f. Inovasi adalah penemuan = baru_— (invention) atau _perbaikan (Improvement) atas suatu produk atau sistim atau proses produksi / cara kerja yang berdampak positif untuk Perusahaan. g. Ide adalah penemuan baru (invention) atau perbaikan (Improvement) atas suatu produk atau sistim atau proses produksi / cara kerja yang berdampak positif untuk Perusahaan namun belum diterapkan. h. Prosedur — merupakan pedoman utama dalam menjalankan proses bisnis / operasi yang mencakup Kebijakan dan Prosedur yang dikelompokan per context diagram / sktivitas. i KM Search: fasilitas untuk — mempermudah _pencarian file / dokumen yang ada di knowledge management — online dengan keyword Adapun menu yang tethubung ke KM online adalah: a. E-learning: fasilitas yang menampung modul-modul e-learning yang berisi petunjuk praktis step by step bagi beberapa aplikasi dan atau program / system. b. News: berita mengenai perkembangan yang terjadi di WIKA baik mengenai kegiatan KM dan yang terkait dengannya c. Library adalah Modul yang berisi informasi / pengetahuan / pustaka yang berkaitan dengan : Hasil Seminar , Buku Referensi / Standar Rujukan dan Buku Teori Pengguna Knowledge Seluruh karyawan organik maupun non organik PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk yang telah disetujui oleh PJPU Departemen dan memilki login_id dan password. Penambahan pengguna dapat diberikan setelah ada permintaan tertulis dari penanggung jawab Unit Kerja dan disetujui oleh Pejabat yang berwenang. Sumber Knowledge Seluruh karyawan organik maupun non organik PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. yang mendapat masukan / ide / gagasan / informasi dari siapapun ((rekan) Pegawai, Pemasok, Pelanggan, Publik / masyarakat dan Pemegang Saham) atau sumber lainnya yang tema / topik bahasannya berkaitan & relevan dengan lingkup bisnis WIKA, Tim Jurnalist KM Pegawai — pegawai WIKA yang memiliki kompetensi di bidang pemberitaan (penulisan & pelaporan) dan bagian dari Tim Penerapan Knowledge Management di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. yang mempunyai hak dan kewajiban mendukung Halaman 4 dari 94.0 5.0 3.8. 3.9, No, Dok: WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev : 02 Prosedur Knowledge Management System dan melaksanakan tugas-tugas terkait program KM sebagaimana tertera pada diagram alur. Sharing on Excellence Fasilitas yang menjembatani usulan, kritik, saran dan berbagai pendapat dan pandangan langsung mengenai KM dan topik-topik yang dihadirkan setiap semester. Tim Task Force Pegawai — pegawai WIKA yang memiliki kompetensi di bidang KM dan merupakan bagian dari Tim Penerapan Knowledge Management di PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk. yang mempunyai hak dan kewajiban mendukung dan melaksanakan tugas- tugas terkait program KM sebagaimana tertera pada diagram alur. DOKUMEN YANG TERKAIT / REFERENSI 44 4.2. 43. 44, Prosedur WIKA Business Architecture No. WIKA-PEU-PM-01.02 Prosedur Pengendalian Dokumen No. WIKA — PEM — PM — 05.02 Prosedur Pelaksanaan Benchmarking No. WIKA - KMS — PM - 01.01 Prosedur Karya Inovasi No. WIKA - ENG — PM - 05.01 KETENTUAN UMUM 5.1. 5.2. 5.3, 5.4, 5.5, Setiap PPD dan atau KM Koordinator di masing-masing fungsi dan tingkatan (pusat, PJPU maupun PPU), menyampaikan setiap informasi rencana kegiatan yang terkait dengan KM seperti sharing, benchmarking dan kegiatan pembelajaran lainnya. Setiap kegiatan Informasi yang disampaikan dalam sharing dengan internal dan eksternal harus mengacu pada aspek a. Harus memberikan manfaat bagi audience (internal atau ekstemnal) b. Bukan rahasia c. Memberikan added value bagi WIKA d. Tidak untuk kepentingan pribadi e. Dilakukan sesuai Code of conduct yang berlaku di WIKA, Penulisan karya inovasi dan berita mengenai kegiatan pembelajaran yang dilakukan akan dibantu dituliskan oleh Tim Jurnalist KM. Hasil output dari prosedur Kebijakan Perusahaan Fungsi Produksi yaitu LPS (Laporan Proyek Selesai) merupakan sumber knowledge yang sangat penting dan oleh karena itu wajib di kelola sebagai berikut : a. Disharingkan oleh Tim Proyek dengan terlebih dulu mendaftarkan diri_ untuk alokasi waktu kepada Penanggung jawab LPS di Fungsi Engineering PJPU b. Dokumen LPS dalam bentuk soft copy Hasil output dari prosedur Metode Pelaksanaan yaitu metode pelaksanaan kerja proyek diinput oleh PIC Fungsi Engineering PJPU a. Disharingkan oleh Tim Proyek dengan terlebih dulu mendaftarkan diri untuk alokasi waktu kepada Penanggung jawab LPS di Fungsi Engineering PJPU b, Dokumen LPS dalam bentuk soft copy c. Untuk proyek yang baru pertama kali dikerjakan oleh WIKA, proyek yang memiliki inovasi yang menghasilkan efisiensi besar dan proyek dan proyek Halaman 5 dari 96.0 7.0 8.0 9.0 No. Dok: WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev : 02 Prosedur Knowiedge Management System ~ proyek lain yang dipandang perlu akan diminta sharing di tingkat Pusat yang dihadiri oleh Direksi, GM dan MP proyek - proyek sejenis 5.6. Hasil output dari prosedur Karya Inovasi yaitu karya Inovasi diinput oleh PIC Fungsi Engineering PJPU 5.7. Hasil output dari prosedur Benchmarking & Sharing yaitu laporan hasil benchmarking & sharing diinput oleh masing-masing pihak terkait dengan kegiatan benchmarking dan sharingnya. 5.8. Hasil output dari prosedur efektivitas pelatihan yaitu laporan hasil pelatihan diinput oleh masing-masing personil atau wakil dari satu tim yang didaftarkan WIKA sebagai trainee pada pelatinan/seminar maupun Kursus 5.9. Setiap kegiatan sharing yang dilakukan di WIKA diluar program KM atas dasar hasil out put prosedur atau hal-hal yang bersifat “inovasi/terobosan baru" dilaporkan untuk kemudahan dalam komunikasi acara dan dokumentasi out putnya. TANGGUNG JAWAB DAN URUTAN KERJA Sesuai dengan Diagram Alir PENGECUALIAN Bila ada perubahan prosedur, bisa diterbitkan kebijakan melalui SK Direksi REKAMAN 8.1 Dokumen Output hasil kegiatan Sharing / Benchmarking 8.2 Dokumen Abstrak / Resume LAMPIRAN 9.1. Diagram Alir Tanggung Jawab & Urutan Kerja 9.2 Struktur Organisasi KM 93 CD KM Halaman 6 dari 99.1 Diagram Alir Tanggung Jawab & Urutan Kerja Lampiran 9.1 No. Dok : WIKA-KMS-PM-02.01 No. Rev oz Unsian Keitan Koval ee Pe fost Koortor ‘Adnisisor Komite | PIC Maing: KA Online Rovomine | Ketangan Pongumpalan Knowledge Gakakan molar ‘Lesson Learn ‘lik mengonai Siatom Manajmon WIKA; 150, OFSAS, 3 ai Ava etemal dan Aut Bisel RKP dan RKAP Laperan Proyek Seles Kary novash Meiede Keqa ‘Serangkaien Kegitan Sharing, Benchmarking Audit & aktivins panbeljaran ima ‘Seta host output dari has! kegiatan sual prosedar yang dlikeai ke indvidwlikefproyek WIKA dan basil eutpat dari kegiatan pengumpulan knowledge seperti ereantum dita, disampaikan oleh PIC masing-masng fangs kepada sinister KM, Tim KM memutuskan media yang akan igunakan untuk mentansfer knowledge yang dikunpulkan caine atau ofine ‘asi output dari basil kegiatansesvi prose esebut input ke Knowledge Management ~ online oleh PIC masing-masing fangs "Hs opat dar hall egiatan seni prosedur tescbut digansfr dan dkomunisikan ke warga WIKA melalui mesa offline seperti majalah Warta WIKA dan ata kepstan transfer Knowledge seperti Sharing yang dkoordinsikan oleh ‘Administator KM. Has dari ansfer Inowladge soar ofline dtulan ‘betitnye oleh Tim Jusnalst Tim KM) dan disampaikan ke ‘Administrator KM, EM Administator akan naman penbortahsan mola ‘ub in process ied knowledge management online kepada stsp pengput yang menandakan dokumennya sedang diproses untuk mempeoleh approval sebelum terteza di KM- caline TEM Administ akan maberkan “ler” pada KM ‘Koordnator masing-masing fans ata setap dokumen yang linout di KMconline una easnis approval + Seip dokumen yang telah diapprove oleh BSW KM dapat lat dan diaksesolh stiap enggusa Sai dokumen ang tidak disetuju diberiahukan Kopada sunber)penulisaya untuk diperbaks Halaman 7 dari 9Lampiran 9.2 No. Dok : WIKA— KMS — PM 02.01 No. Rev : 02 9.2. Struktur Organisasi A 2. A as KeTUATPSM —L, ARTS a oe fl amr > SEs A B MREKHAT J | | KOORDINATOR KM PP Halaman 8 dari 9Lampiran 9.3 No. Dok: WIKA~ KMS ~ PM - 02.0 No. Rev : 02 9.3 CD Knowledge Management 19 Knowledge Management Kongase Kooiegge Bae qT wroeae ipravenen: WB caters I rerve a Eo “Saas inoweage tone Keowee Management | Halaman 9 dari 9