La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa

necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento
oportuno.
En este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones:

• detección de la necesidad
• solicitud y análisis de alternativas de compra
• negociación con los proveedores
• colocación de órdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que
inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha
operación)
• seguimiento y activación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez
emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio
adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos

• recepción de efectos comprados

• almacenaje y registro
• entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.
También existen actividades complementarias y derivadas de la acción de " compras que forman
parte de las funciones de compras:

• estudio permanente del mercado de oferta, o sea análisis de proveedores y productos

actuales y potenciales
• formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos
previstos
• fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras (lotes óptimos de compras,
puntos máximos y mínimos de pedido)
• mantenimiento de registros de existencia (sistema de información de los niveles de stock)
• control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

POLITICAS DE COMPRAS

Se denomina política de compras a 1os criterios generados desde la dirección de una empresa
con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para
realizar todas las adquisiciones de esa compañía.

Este concepto implica que toda política de compras debe contemplar no sólo los deseos de la
dirección de la empresa, sino que debe indagar las opiniones y necesidades de cada sector interno
que, en mayor o menor medida, consume materiales necesarios para el cumplimiento de sus
propios objetivos.

Otro aspecto clave en la política de compras es realizar la adecuada selección de proveedores, es

decir, establecer como objetivo la contratación de proveedores que reúnan los requisitos de calidad
adecuados y cumplan con los plazos de entrega originalmente previstos, No se trata de esperar a
que el proveedor entregue su producto para detectar si cumple o no con las especificaciones
requeridas, sino ir evaluando el proceso de fabricación durante su ejecución y en el propio
domicilio del proveedor. Ya que el compromiso de una empresa con sus clientes es tener disponible
el producto que éstos desean, debe esperarse que los proveedores comprendan las necesidades de
la empresa, de forma tal de anticipar y asegurar la entrega de los pedidos con calidad

Debido a que el mercado es tan competitivo, los clientes cuentan con muchas opciones para elegir;
por lo tanto, los productos que se compran deben representar un verdadero valor y proveer alta
satisfacción al cliente. Este concepto debe estar reflejado en la política de compra de la empresa.
El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las
compras dentro de la empresa. Dicho planeamiento responde a las siguientes preguntas, que
llevan a la toma de decisiones y a la ejecución de acciones de compra.

¿Qué comprar?
• Calidad respecto de las necesidades
• Sustitutos de los productos utilizados
• Precios teniendo en cuenta calidad
A partir de las necesidades se determina la lista de bienes y servicios necesarios para la
producción y para la operación de toda la empresa, y se prevén sus especificaciones.
¿En qué cantidades comprar?
• Según las necesidades
• Según la cantidad económica
• Según los descuentos y rebajas
A partir del análisis de las necesidades se evalúa la cantidad económica (es decir, el monto a que
asciende en dinero la operación) por comprar
¿Cómo comprar?
• Procedimiento de compra e importancia monetaria
• Política de compra
Según la importancia del valor monetario de las compras se procede a:
• Investigación verbal
• Investigación escrita
• Convocatoria a ofertas por invitación
• Convocatoria pública de ofertas
¿Cuándo comprar?
• Necesidades de los consumidores
• Necesidades de producción
¿A quién comprar?
• Elección de los proveedores
• Interpretaciones comerciales
• Comprar, fabricar o alquilar

Un proceso habitual de compra se inicia con la identificación de la necesidad de abastecimiento y

finaliza con el registro de los bienes y/o servicios recibidos y adquiridos.
Las etapas en este proceso son:
1. Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios.
2. Selección de proveedores.
3. Seguimiento y recepción de los pedidos.
4. Almacenamiento y registro de las compras.

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

La búsqueda, evaluación y selección de proveedores es una tarea que debe realizarse

continuamente, a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y
condiciones de compra.
Para contactarse con proveedores se puede recurrir a revistas especializadas, a la guía telefónica,
a catálogos, a las cámaras de fabricantes, a ex- posiciones, a búsquedas por Internet, a ferias
internacionales, etcétera.
Se definen los posibles proveedores evaluando los siguientes aspectos:
• precios y condiciones de pago
• plazos de entrega
• capacidad técnica y real de producción
• calidad de los productos
• controles de calidad que aplican
• permanencia en el mercado
• fiabilidad
 • posibilidades futuras de evolución
• formas de contratación
• líneas de productos que manejan
• posibilidades de asociación
• situación económico-financiera

El sector de Compras realiza pedidos de cotizaciones a los proveedores que se encuentren en

condiciones de cumplir con las especificaciones estipuladas. Luego, en función de las cotizaciones
que se presenten, selecciona al proveedor que resulte capaz, responsable y con quien se llegue a
un acuerdo sobre factores de calidad, garantía, servicio, tiempo de entrega, precio y condiciones
financieras.
Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra, documento mediante el cual el
proveedor y el comprador se comprometen a cumplir las condiciones pactadas, es decir, el
proveedor a cumplir con todos los requerimientos y el cliente apagarle según las condiciones
acordadas.