PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/6

Edisi / Revisi 1/2

6. PROSES SERTIFIKASI Tanggal Review

Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 1 dari 5

PROSES SERTIFIKASI

6.1. PERMOHONAN
1. USTK Provinsi Jawa Tengah, berdasarkan permintaan dari pemohon harus memberikan uraian dan
biaya secara terinci mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi. Di samping itu USTK
Provinsi Jawa Tengah memberikan dokumen yang memuat persyaratan sertifikasi, hak pemohon,
serta kewajiban personel yang disertifikasi termasuk kode etik profesi.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangani oleh
pemohon yang meminta sertifikasi dan mencakup :
a. Lingkup sertifikasi yang diajukan;
b. Pernyataan bahwa personel yang bersangkutan setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan
memberikan setiap informasi yang diperlukan untuk evaluasi;
c. Rincian kualifikasi yang relevan, didukung dengan bukti yang sah; dan
d. Informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan informasi lain yang disyaratkan untuk
identifikasi personel.
6.2. EVALUASI
1. USTK Provinsi Jawa Tengah, berdasarkan permintaan dari pemohon harus memberikan
uraian dan biaya secara terinci mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi. Di
samping itu USTK Provinsi Jawa Tengah memberikan dokumen yang memuat persyaratan
sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban personel yang disertifikasi termasuk kode etik
profesi.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah harus mengkaji ulang permohonan sertifikasi untuk menjamin
bahwa :
a. USTK Provinsi Jawa Tengah mempunyai kemampuan untuk memberikan sertifikasi sesuai ruang
lingkup yang diajukan;
b. USTK Provinsi Jawa Tengah menyadari kemungkinan adanya kekhususan kondisi pemohon dan
dengan alasan yang tepat dapat mengakomodasikan keperluan khusus pemohon seperti bahasa
dan/atau ketidakmampuan (disabilities) lainnya; dan
c. Pemohon mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema
sertifikasi.

34
 PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/6

Edisi / Revisi 1/2

6. PROSES SERTIFIKASI Tanggal Review

Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 2 dari 5

3. USTK Provinsi Jawa Tengah menguji kompetensi personel berdasarkan persyaratan skema
sertifikasi melalui satu atau lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau
cara lain.
4. Ujian direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa semua
persyaratan skema sertifikasi dapat diverifikasi secara obyektif dan sistematis dengan bukti
terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
5. USTK Provinsi Jawa Tengah membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil
evaluasi, termasuk kinerja dan hasil ujian yang didokumentasikan secara tepat dan
dimengerti.
6.3. KEPUTUSAN SERTIFIKASI
1. Keputusan sertifikasi terhadap seorang calon diputuskan oleh Pengurus LPJK Provinsi Jawa
Tengah berdasarkan rekomendasi hasil penilaian klasifikasi dan kualifikasi yang disampaikan USTK
Provinsi Jawa Tengah melalui Bapel LPJK Provinsi Jawa Tengah berdasarkan hasil penilaian
klasifikasi dan kualifikasi yang dilakukan oleh asesor dalam proses sertifikasi.
2. Bapel LPJK Provinsi Jawa Tengah mencetak data permohonan pada blanko SKA berdasarkan data
dari SIKI LPJK dan buku registrasi kemudian ditandatangani oleh Direktur Registrasi dan Hukum
LPJK Provinsi Jawa Tengah.
3. Sertifikat tersebut minimal harus memuat informasi berikut :
a. Nama personel yang disertifikasi dan nomor unit sertifikat;
b. Nama LPJK Provinsi Jawa Tengah;
c. Acuan persyaratan kompetensi atau dokumen relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar
dalam sertifikasi;
d. Ruang lingkup sertifikasi termasuk kondisi dan batasan yang sah;
e. Tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku.
6.4. SURVAILEN
1. USTK Provinsi Jawa Tengah menetapkan proses survailen yang proaktif untuk memantau
pemenuhan personel yang disertifikasi dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi kegiatan
survailen disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut cukup menjamin adanya evaluasi yang tidak
berpihak untuk mengkonfirmasikan kompetensi personel yang disertifikasi.

35
 PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/6

Edisi / Revisi 1/2

6. PROSES SERTIFIKASI Tanggal Review

Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 3 dari 5
6.5. SERTIFIKASI ULANG
1. USTK Provinsi Jawa Tengah menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan
kompetensi dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa personel yang disertifikasi selalu
memenuhi persyaratan sertifikasi mutakhir.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah menetapkan proses survailen yang proaktif untuk memantau kinerja
personel yang disertifikasi sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
3. USTK Provinsi Jawa Tengah memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi sesuai
dengan skema sertifikasi. Aturan tersebut termasuk bentuk, metode penilaian CPD, frekuensi dan
cakupan kegiatan sertifikasi ulang yang disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut cukup
menjamin adanya evaluasi yang tidak berpihak untuk mengkonfirmasikan kompetensi personel
yang disertifikasi.
6.6. PENGGUNAAN SERTIFIKAT DAN LOGO/TANDA
1. USTK Provinsi Jawa Tengah yang memberikan tanda atau logo sertifikasi mendokumentasikan
aturan penggunaan dan harus mengatur hak penggunaan dan penyajian dengan tepat.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah mensyaratkan bahwa personel yang disertifikasi menandatangani
persetujuan untuk :
a. Memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang relevan;
b. Membuat pernyataan terkait sertifikasi hanya berkenaan dengan ruang lingkup sertifikasi yang
diberikan;
c. Tidak menggunakan sertifikasi sedemikian rupa sehingga dapat merugikan lembaga sertifikasi
dan tidak memberikan pernyataan yang berkaitan dengan sertifikasi yang menurut lembaga
sertifikasi dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d. Menghentikan penggunaan semua pernyataan yang berhubungan dengan sertifikasi yang
memuat acuan lembaga sertifikasi setelah dibekukan atau dicabut sertifikasinya serta
mengembalikan sertifikat kepada lembaga sertifikasi yang menerbitkannya; dan
e. Tidak menyalahgunakan sertifikat.
3. Acuan sertifikasi yang tidak sesuai atau penyalahgunaan sertifikat dan tanda atau logo dalam
publikasi, katalog, dan lain-lain, harus ditangani oleh lembaga sertifikasi dengan tindakan perbaikan
seperti pembekuan atau pencabutan sertifikasi, pengumuman pelanggaran dan jika perlu tindakan
hukum lainnya.
6.7. Pembekuan , pencabutan, atau pengurangan ruang lingkup sertifikas (tidak digunakan dalam
USTK)

36
 PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/6

Edisi / Revisi 1/2

6. PROSES SERTIFIKASI Tanggal Review

Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 4 dari 5
6.8. BANDING
1. Unit sertifikasi memiliki prosedur terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi, dan
membuat rekomendasi keputusan tentang banding, dalam proses sertifikasi atau produk
sertifikasi
2. Penjelasan proses penanganan banding harus dapat diakses oleh public melalui website
lpjk.net.
3. Unit sertifikasi bertanggung jawab atas seluruh keputusan di semua tingkat proses
penanganan banding. Unit sertifikasi menjamin bahwa personel yang terlibat dalam proses
penanganan banding berbeda dengan personel yang melaksanakan asesmen, audit dan
atau yang membuat keputusan sertifikasi.
4. Pengajuan, investigasi, dan rekomendasi keputusan banding tidak akan menghasilkan
tindakan diskriminasi terhadap pemohon banding.
5. Proses penanganan banding mencakup elemen dan metoda sebagai berikut :
a. Proses untuk penerimaan, validasi, dan investigasi banding, dan untuk memutuskan
tindakan yang akan diambil, dengan mempertimbangkan hasil banding sebelumnya
yang serupa.
b. Mereview rekaman banding, termasuk tindakan yang diambil untuk penyelesaian, yang
akan dipakai sebagai dasar pembuatan rekomendasi keputusan banding;
c. Menjamin bahwa tindakan koreksi dan tindakan perbaikan yang sesuai telah
dilakukan.
d. Menjamin rekomendasi hasil keputusan banding telah disampaikan ke Pengurus LPJK
Provinsi Jawa Tengah
6. LPJK Provinsi Jawa Tengah akan memberitahu dan menyampaikan laporan resmi hasil
keputusan banding kepada pemohon banding.

6.9. KELUHAN
1. Penjelasan proses penanganan keluhan dapat diakses publik, melalui website lpjk.net.

37
 PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/6

Edisi / Revisi 1/2

6. PROSES SERTIFIKASI Tanggal Review

Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 5 dari 5
2. Keluhan yang diterima unit sertifikasi akan dikonfirmasikan keterkaitan keluhan tersebut
dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawabnya, bila terkait, akan diselesaikan
secepatnya.
3. Unit sertifikasi memiliki prosedur terdokumentasi untuk menerima, mengevaluasi, dan
membuat keputusan terhadap keluhan maupun temuan ketidaksesuaian terhadap proses
sertifikasi yang menjadi tanggungjawab USTK Provinsi Jawa Tengah. Proses penanganan
keluhan dan temuan ketidaksesuaian mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. proses untuk menerima, memvalidasi, mengivestigasi keluhan, dan untuk memutuskan
apa tindakan yang harus diambil untuk meresponnya;
b. Mereview rekaman keluhan, termasuk tindakan yang diambil sebagai respon terhadap keluhan
tersebut;
c. Menjamin bahwa koreksi dan tindakan perbaikan yang sesuai telah dilakukan.
4. Unit sertifikasi akan memberitahu/memberikan laporan resmi hasil perbaikan yang sudah
diverifikasi asesor yang kompeten, kepada pemohon keluhan.
5. Unit sertifikasi akan menentukan bersama-sama dengan pihak yang mengajukan keluhan
atau temuan ketidaksesuaian, apakah cakupan permasalahan keluhan dan
penyelesaiannya perlu dipublikasikan.
6.10. REKAMAN PEMOHON SERTIFIKASI.
1. Unit sertifikasi tenaga kerja akan memelihara dokumen dan rekaman asesmen dalam
kegiatan sertifikasi untuk asosiasi profesi atau tenaga kerja konstruksi yang mengajukan
permohonan sertifikasi tenaga kerja;
2. Unit sertifikasi akan menyimpan dokumen dan rekaman pemohon untuk menjamin bahwa
informasi dijaga kerahasiaannya. Rekaman akan disimpan, dengan cara yang menjamin
bahwa kerahasiaan terpelihara.
3. Unit sertifikasi memiliki kebijakan dan perosedur terdokumentasi tentang masa retensi rekaman.
Rekaman minimal disimpan untuk jangka waktu siklus sertifikasi yang masih berlaku (3 tahun).

Dibuat oleh : Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh :

P. J. Manajemen Mutu Ketua Unsur Pelaksana Ketua Unsur Pengarah

Wenny Dwi Ariyanti, ST Nur Atimah, SE Nuky Krishna Rajasa, ST, MT

15 April 2019 15 April 2019 15 April 2019
38