Anda di halaman 1dari 9

PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 1 dari 8

UNIT SERTIFIKASI

4.1. UNIT SERTIFIKASI TENAGA KERJA PROVINSI JAWA TENGAH


1. USTK Provinsi Jawa Tengah telah menetapkan kebijakan, prosedur, dan administrasi yang terkait
dengan kriteria sertifikasi, dilaksanakan secara jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan
memenuhi semua persyaratan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. USTK Provinsi Jawa Tengah tidak menggunakan prosedur yang menghambat atau menghalangi
akses oleh pemohon dan calon, kecuali yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM).
3. USTK Provinsi Jawa Tengah telah menetapkan kebijakan dan prosedur sebagai berikut :
a. Prosedur Pemberian Sertifikat
Pemohon

Bapel LPJK
(1 Hari Kerja)

Ustk
(2 Hari

Bapel Lpjk
(1 Hari Kerja)

Rapat Pengurus
(0 Hari Kerja)

Apabila Terjadi Perselisihan


Terhadap Hasil Penilaian Klasifikasi
maka Pemohon dapat Mengajukan
Bapel LPJK
Keluhan / Banding ke Pengurus (1 Hari Kerja)
LPJK.

Pemohon

24
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 2 dari 8

b. Prosedur Pemeliharaan Sertifikat

Sertifikat Asli
(Pemohon)

Bentuk SKA /
SKT

Soft Copy Arsip Arsip dalam bentuk


SKA/ SKT dokumen elektronik
(Bapel) (Bapel)

c. Prosedur Perpanjangan Sertifikat


Pemohon

Apabila Terjadi Perselisihan


Terhadap Hasil Penilaian Klasifikasi
maka Pemohon dapat Mengajukan
Keluhan / Banding ke Pengurus
LPJK.

Pemohon

25
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 3 dari 8

d. Prosedur Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat

e. Prosedur Perluasan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi

Laporan/ masukan
masyarakat/ kebutuhan di
lapangan

4. USTK Provinsi Jawa Tengah membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasinya, sesuai
dengan hal-hal spesifik yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi yang diinginkan.

4.2. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi USTK Provinsi Jawa Tengah yang dibentuk berdasarkan Peraturan LPJK Nomor
09 tahun 2012 tentang Pembentukan Unit Sertifikasi Tenaga Kerja untuk memberikan kepercayaan
kepada pihak terkait atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya.

Secara khusus, USTK Provinsi Jawa Tengah adalah :

1. Merupakan unit sertifikasi tenaga kerja yang independen dan tidak memihak dalam kaitannya
dengan pemohon, calon dan personel yang disertifikasi, termasuk dengan pemilik dan
pelanggannya, dan harus mengambil langkah yang dapat menjamin operasi yang layak.

26
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 3 dari 8
2. Bertanggungjawab atas keputusannya berkaitan dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan,
perluasan dan pengurangan ruang lingkup, atau pembekuan dan pencabutan sertifikasi.

26
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 4 dari 8

3. Mengidentifikasi manajemen (kelompok atau personel) yang memiliki tanggung jawab menyeluruh
untuk :
a. Mengevaluasi sertifikasi dan survailen sebagaimana ditetapkan dalam standar ini;
b. Persyaratan kompetensi dan dalam dokumen relevan lain yang berlaku;
c. Merumusan kebijakan operasi lembaga sertifikasi yang berkaitan dengan sertifikasi personel;
d. Keputusan sertifikasi;
e. Penerapan kebijakan dan prosedurnya;
f. Pendelegasian kewenangan kepada beberapa komite atau perorangan untuk melaksanakan
kegiatan yang ditetapkan atas namanya;
g. Memiliki dokumen pembentukan sebagai suatu lembaga yang legal atau bagian dari suatu
lembaga yang legal.
4. USTK Provinsi Jawa Tengah memiliki struktur organisasi terdokumentasi yang menjaga
ketidakberpihakan termasuk ketentuan yang menjamin ketidakberpihakan pengoperasian lembaga
sertifikasi. Struktur ini melibatkan partisipasi semua pihak yang berperan penting dalam
pengembangan kebijakan dan prinsip-prinsip tentang substansi dan fungsi sistem sertifikasi, tanpa
ada pihak yang mendominasi.
5. USTK Provinsi Jawa Tengah membentuk komite skema yang bertanggung jawab dalam
pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi untuk setiap jenis sertifikasi yang
dipertimbangkan. Komite skema terwakili oleh pihak-pihak penting terkait secara seimbang (tanpa
ada pihak yang lebih mendominasi). Jika ada skema sertifikasi yang dikembangkan oleh organisasi
selain USTK Provinsi Jawa Tengah, maka pengembangan skema tersebut mengikuti prinsip-prinsip
yang sama.
6. USTK Provinsi Jawa Tengah :
a. Memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk operasi sistem sertifikasi dan untuk
membiayai pertanggungan (liability) yang mungkin timbul;
b. Memiliki kebijakan dan prosedur yang membedakan antara sertifikasi personel dan kegiatan
lainnya;
c. Menjamin bahwa kegiatan lembaga lain yang terkait dengan USTK Provinsi Jawa Tengah tidak
mengkompromikan kerahasiaan, dan ketidakberpihakan dari sertifikasinya.
7. USTK Provinsi Jawa Tengah tidak boleh menawarkan atau memberikan pelatihan atau membantu
pihak lain dalam penyiapan jasa sertifikasi, kecuali jika USTK Provinsi Jawa Tengah dapat
membuktikan bahwa pelatihan tersebut independen dari evaluasi dan sertifikasi personel dengan
tujuan untuk menjamin agar kerahasiaan dan ketidakberpihakan tidak dikompromikan.

27
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 5 dari 8

8. USTK Provinsi Jawa Tengah menetapkan kebijakan dan prosedur (seperti pedoman pelaksanaan)
untuk penyelesaian banding dan keluhan yang diterima dari pemohon, calon, personel yang
disertifikasi dan atasan/institusi tempat personel yang disertifikasi bekerja serta dari pihak lain
mengenai proses dan kriteria sertifikasi, termasuk kebijakan dan prosedur untuk kinerja personel
yang disertifikasi. Kebijakan dan prosedur tersebut menjamin bahwa banding dan keluhan
diselesaikan secara independen, tegas dan tidak berpihak.
9. USTK Provinsi Jawa Tengah mempekerjakan personel permanen atau personel kontrak dalam
jumlah yang memadai dengan pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis dan pengalaman yang
diperlukan untuk melaksanakan fungsi sertifikasi sesuai dengan jenis, rentang dan volume
pekerjaan yang dilakukan di bawah tanggung jawab manajemen.

4.3. PENGEMBANGAN DAN PEMELIHARAAN SKEMA SERTIFIKASI

USTK Provinsi Jawa Tengah telah menetapkan kebijakan dan prosedur untuk melakukan
pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi sebagai berikut :

1. Menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengevaluasi kompetensi.


2. Menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang mencakup kaji
ulang dan validasi skema yang dilakukan oleh komite skema.
3. Memberikan informasi mengenai setiap perubahan di dalam persyaratan sertifikasinya kepada
wakil-wakil komite skema. USTK Provinsi Jawa Tengah mempertimbangkan pendapat yang
disampaikan oleh komite skema sebelum memutuskan bentuk perubahan yang tepat dan tanggal
efektif berlakunya perubahan. Setelah pengambilan keputusan dan publikasi mengenai perubahan
persyaratan, lembaga sertifikasi harus memberikan informasi kepada pihak-pihak yang terkait
dengan personel yang disertifikasi. USTK Provinsi Jawa Tengah memverifikasi bahwa setiap
personel yang disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah dalam periode waktu, yang
penetapannya dengan mempertimbangkan pendapat komite skema.
4. Kriteria kompetensi personel yang dievaluasi ditetapkan oleh USTK Provinsi Jawa Tengah sesuai
dengan Standar Kompetensi Kerja Provinsi Indonesia ( SKKNI), Bakuan Kompetensi dan dokumen
yang relevan lainnya. Jika diperlukan penjelasan untuk penerapan dokumen tersebut terhadap
skema sertifikasi yang spesifik, maka penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh para ahli,
disahkan oleh komite skema dan dipublikasikan oleh USTK Provinsi Jawa Tengah.

28
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 6 dari 8

5. Sertifikasi tidak boleh dibatasi atas dasar keuangan atau kondisi lain yang tidak semestinya,
seperti keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok. Sertifikat kelulusan suatu lembaga pelatihan
yang diakui dapat menjadi persyaratan skema sertifikasi. Pengakuan atau persetujuan tersebut
oleh lembaga sertifikasi tidak boleh dilakukan dengan mengkompromikan ketidakberpihakan atau
mengurangi bobot persyaratan evaluasi dan sertifikasi.
6. USTK Provinsi Jawa Tengah mengevaluasi metode ujian calon. Penyelenggaraan ujian dilakukan
dengan jujur dan adil (fair), absah dan dapat dipertanggungjawabkan. Minimum 1 tahun sekali,
metodologi dan prosedur yang tepat (seperti pengumpulan dan pemeliharaan data statistik)
ditetapkan untuk menegaskan kembali kejujuran, keabsahan, kepercayaan dan kinerja umum
setiap ujian dan semua perbaikan perbedaan yang teridentifikasi.
4.4. SISTEM MANAJEMEN

1. USTK Provinsi Jawa Tengah telah menetapkan dan menggunakan sistem manajemen yang
didokumentasikan dan mencakup semua persyaratan sesuai standar yang telah ditetapkan dalam
sistem manajemen mutu serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan tersebut. Dokumen
sistem manajemen yang telah ditetapkan terdiri dari:

a. Panduan Mutu;
b. Prosedur operasional; dan
c. Formulir-Formulir yang mendukung perlengkapan sistem mutu.

2. USTK Provinsi Jawa Tengah menjamin bahwa sistem manajemen yang ditetapkan ini dapat :

a. Dapat dipergunakan sebagai pedoman kerja dan dipelihara sesuai dengan standar sistem
manajemen mutu;
b. Mudah untuk dimengerti dan diterapkan pada semua tingkat organisasi.

3. USTK Provinsi Jawa Tengah mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta
kaji ulang manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan berkelanjutan,
tindakan koreksi dan tindakan pencegahan.

29
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 7 dari 8
4.5. SUBKONTRAK
1. Dalam hal USTK Provinsi Jawa Tengah memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang
berkaitan dengan sertifikasi misalnya penyelenggaraan uji kompetensi kepada lembaga sertifikasi
lain, wajib mendapat persetujuan dari Pengurus LPJK Provinsi Jawa Tengah. Setelah memperoleh
persetujuan, maka dibuat surat perjanjian kerjasama yang terdokumentasi secara baik dan tepat
yang mencakup pengaturan, termasuk menjaga kerahasiaan dan mencegahan konflik
kepentingan;
2. Keputusan sertifikasi tidak boleh disubkontrakkan;
3. USTK Provinsi Jawa Tengah:

a. Bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang disubkontrakkan dan tetap bertanggung
jawab atas pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup,
serta pembekuan atau pencabutan sertifikasi;

b. Menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten dan memenuhi ketentuan yang berlaku
dalam standar ini, dan tidak terlibat baik secara langsung atau melalui atasannya dengan
pelatihan atau pemeliharaan sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan
ketidakberpihakan dapat dikompromikan; dan

c. Memelihara daftar subkontraktor dan mengases serta memantau kinerjanya sesuai prosedur
yang didokumentasikan.

Catatan: USTK Provinsi Jawa Tengah tidak menerapkan subkontrak

4.6. REKAMAN
1. USTK Provinsi Jawa Tengah memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan
perundang-undangan, termasuk cara-cara untuk mengkonfirmasikan status personel yang
disertifikasi. Rekaman dapat membuktikan bahwa proses sertifikasi telah dipenuhi secara efektif,
khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan evaluasi, kegiatan surveilen dan
dokumen lain yang terkait dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan dan
pengurangan ruang lingkup serta pembekuan maupun pencabutan sertifikat.
2. Rekaman diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk menjamin
integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman disimpan selama periode waktu
tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi
penuh, atau sebagaimana yang dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum atau
kewajiban lainnya.

30
PANDUAN MUTU Nomor Bagian USTKP-JT/PM/4

Edisi / Revisi 1/2

4. UNIT SERTIFIKASI Tanggal Review


Berlaku sejak
15 April 2019
1 Mei 2019
Halaman 8 dari 8

4.7. KERAHASIAAN

USTK Provinsi Jawa Tengah menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses
kegiatannya, melalui komitmen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen
tersebut dilaksanakan oleh semua individu/personel yang bekerja di USTK Provinsi Jawa Tengah,
termasuk anggota komite dan lembaga atau individu dari luar yang bekerja atas namanya. Informasi
tersebut tidak boleh diberikan kepada pihak yang tidak berwenang tanpa persetujuan tertulis dari
organisasi atau individu dari mana informasi diperoleh, kecuali bila peraturan perundang-undangan
mensyaratkan informasi tersebut harus diungkap. Bila USTK Provinsi Jawa Tengah diisyaratkan oleh
peraturan perundang-undangan untuk mengumumkan informasi tersebut, organisasi atau individu
yang bersangkutan harus diberitahu sebelumnya tentang informasi yang akan diberikan.

4.8. KEAMANAN

Seluruh soal uji kompetensi dan bahan yang terkait wajib dipelihara dalam suatu lingkungan yang
aman oleh USTK Provinsi Jawa Tengah atau Subkontraktornya untuk melindungi kerahasiaan bahan
tersebut selama masa pakainya.

Dibuat oleh : Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh :


P. J. Manajemen Mutu Ketua Unsur Pelaksana Ketua Unsur Pengarah

Wenny Dwi Ariyanti, ST Nur Atimah, SE Nuky Krishna Rajasa, ST, MT


15 April 2019 15 April 2019 15 April 2019
31