RIO CLARO
RIO CLARO – SP
2003/2004
FACULDADES INTEGRADAS CLARETIANAS
RIO CLARO
RIO CLARO – SP
2003/2004
A Comissão de Avaliação das Faculdades Integradas Claretianas considera aprovada a
presente monografia.
INTRODUÇÃO ...................................................................................1
1.1 Conceito........................................................................................................ 5
1.2 Organização................................................................................................... 9
1.4 Transferência............................................................................................... 12
CONCLUSÃO ...................................................................................27
INTRODUÇÃO
mulheres eram fontes de sustento de sua família para a sobrevivência, enquanto os homens
lutavam e morriam nos campos de batalha. Isto ainda predominava, o homem no mercado
de trabalho até o século XX. Após esse século, o mercado estava sofrendo alterações
constantes, as mulheres por sua vez estavam conquistando cada vez mais o seu espaço, e o
melhor de tudo, sem preconceitos. Sendo visto até o presente momento, nas indústrias, no
comércio, nas mecânicas e outros ramos mais, até mesmo o trabalho braçal e serviços
perigosos passam a ser executados por mulheres, passando de uma simples dona de casa
para uma grande empresária de sucesso.
Afirma NATALENSE (1998), que nos anos 50, o secretário era apenas o ‘‘braço
direito’’ do chefe como são afirmadas nos diversos mitos da profissão. Ele apenas
datilografava e assessorava o executivo em seus negócios particulares.
Destaca NATALENSE (1998), que nos anos 60, inicia-se no Brasil, a formação dos
gerentes. E como cada gerente necessitava de um secretário, mais e mais a profissão era
desvalorizada, chamada agora, de “cartão de visita” da empresa ou simplesmente “enfeite”
porque não havia trabalho para ele e para o gerente.
Relata NATALENSE (1998), que nos anos 70, inicia-se o treinamento para os
secretários, a primeira grande mudança. Na década de 80, especificamente em 30 de
setembro de 1985, a profissão de secretária foi regulamentada através da lei nº 7.377 e em 29
de abril de 1987, foi criada a Categoria Diferenciada-Secretárias.
O enriquecimento das tarefas de uma secretária moderna pode ser visto num
comparativo de dois tipos estanques: o antigo e o atual. Evidentemente a apresentação desses
tipos tem em vista apenas um efeito didático, já que é possível encontrar secretários do
passado que apresentam desempenho de assistente administrativa e de suporte para
executivos. Da mesma forma, é possível encontrar quem defenda o ponto de vista de que a
profissão do secretário deve compreender somente as tarefas de secretariado. Mantendo-se,
portanto, aberta a discussão, pode-se dizer que antigamente o secretário atendia a um
executivo e que hoje ele é assistente da empresa ou de uma área, como por exemplo a
diretoria.
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1.1 Conceito
1.2 Organização
1.3 Arquivo de Prosseguimento
1.4 Transferência
1.5 Tipos de Arquivo
1.6 Atualização de Arquivo
1.7 Centralização e Descentralização
CAPÍTULO 2- ARQUIVAMENTO
1.1- Conceito
“A aplicabilidade de um programa
de Gestão de Documentos tornou-se
fundamental, na medida que define os níveis
de aplicação : o primeiro é o Nível Mínimo,
que estabelece que o governo deve contar
com programas de retenção e eliminação de
documentos e procedimentos para
recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles
de valor permanente; o segundo é o Nível
Mínimo Ampliado que complementa o
primeiro, com a existência de um ou mais
centros de arquivamento intermediário; o
terceiro é o Nível intermediário, que
compreende os dois primeiros e, a adoção
de programas básicos relacionados com à
elaboração e gestão de formulários,
elaboração de sistemas de arquivos
correntes, gestão de correspondência e
documentos vitais, etc.. ; e o quarto é o nível
Máximo, que inclui todas as atividades já
descritas, complementadas por gestão de
diretrizes administrativas, de
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correspondência e telecomunicações, de
máquinas copiadoras, uso de automação
etc”. www.documentar.com.br( 2004, s/p)
Gorbea (1979) destaca que “arquivar” significa conservar numa mesma ordem,
devidamente classificados, toda correspondência e outros papéis relacionados a um
indivíduo ou uma empresa, com divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, e assim
por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda e
ao mesmo tempo facilite a localização e manuseio dos documentos.
O Profissional Secretário precisa ser muito bem organizado, para que os papéis da
empresa sejam protegidos de forma que não haja perda ou danos nos papéis.
Existem vários tipos o arquivo público, que são órgãos governamentais, federais,
estaduais e municipais.
É importante para o Profissional Secretário saber que o arquivo corrente tem uma
freqüência de consulta muito grande nos documentos, por isso deve ser classificado
corretamente.
1.2- Organização
“O grande problema da
arquivologia contemporânea é o volume
de papéis criados e acumulados pelas
atuais administrações, e a necessária
eliminação de documentos depois de
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É importante para o Profissional Secretário ter uma boa organização, pois assim
facilitará muito o seu dia a dia no trabalho com o manuseio dos papéis, fazendo assim
conseguirá ter uma boa organização dos documentos de sua mesa.
respostas, duplicatas a cobrar, faturas a pagar, contratos a serem assinados, enfim inúmeros
assuntos que não devem ser simplesmente arquivados ou esquecidos. O arquivo de
prosseguimento é mais conhecido como arquivo de andamento, e precisa ser organizado
diariamente. Existem métodos tradicionais para esse tipo de arquivo como o cronológico,
alfabético e moderno.
1.4- Transferência
MEDEIROS (1999) afirma que há documentos que estão sujeitos ao fator tempo
isto é, há aquele que tem valor de um ano, outros de dois, três, cinco ou mais anos, outros
possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
GORBEA (1976) declara que é por isso que se tem uma transferência de papel
num arquivo grande, pois a transferência pretende liberar o arquivo de papéis sem
utilidade, manter o espaço disponível e fácil, o trabalho de arquivar documento em bom
estado de conservação e redução de despesas desnecessárias de equipamentos.
O Profissional Secretário precisa ter muito cuidado com os documentos para que
não aconteça nenhum dano com ele, por isso deve ser transferido para um lugar seguro, é
importante saber que existe um equipamento adequado que cabe todos os documentos para
fazer a transferência sem danificá-los.
O Profissional Secretário precisa ter consciência que o arquivo inativo não tem
muita freqüência de uso.
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O arquivo inativo tem que ser organizado de uma maneira que se possa ter acesso
fácil e rápido, sendo assim facilitará muito a consulta, e diminuirá o gasto de tempo
desnecessário ao Profissional Secretário.
“Destacamos as principais
vantagens na organização do Arquivo Geral
Inativo/AG:
Redução do espaço físico,
proporcionando uma utilização mais
otimizada;
Padronização do envio de documentos
para o AGI, através de Guia de Remessa de
Documentos;
Localização mais rápida do documento,
utilizando o sistema exato;
MEDEIROS (1999) relata que os arquivos centralizados são aqueles que reúnem
hum único local físico da empresa todos os documentos produzidos e recebidos,
centralizado as atividades de recebimento, distribuição e expedição. A centralização de um
arquivo tem muitas vantagens.
CAPÍTULO 2 - ARQUIVAMENTO
MEDEIROS (1999) relata que arquivo por assunto é um dos método mais difíceis
de arquivamento, porque as pastas têm que estar organizadas por assunto, e a maior
dificuldade é escolher uma palavra adequada para definir o assunto.
“
Viagens aéreas documentação
Internacionais marítimas excursões
rodoviárias hotéis
promoção
vendas a crédito
vendas a vista
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PAES (1997) declara que não importa se a empresa tem uma boa arrumação, uma
boa organização, um bom lugar em que os equipamentos estão atualizados para a empresa.
Pois quando estiver com todo o tipo de equipamento entregue em mãos de seu chefe, para
que ele possa ajudar em seu serviço, sem precisar ficar repetindo várias vezes o que ele
tem que fazer. Quanto a forma de se arrumar os documentos, existem três tipos de
arquivos, sejam fichas a serem arquivadas: vertical, horizontal e rotativo.
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O Profissional Secretário se tornará mais eficiente, e ainda terá mais tempo para
se ocupar com outras tarefas, pois este profissional nos dias de hoje acumula muitas outras
funções dentro da organização.
“1 Empresas cujos
departamentos de vendas organizam por
áreas geográficas. Isso facilita grandemente
o controle, a análise e o resumo das
atividades e tais departamentos.
2 Organização que desempenham
grandes quantidades de seus produtos ou
mercadorias como material de segunda
classe, exige que seja separada por estados
e cidades ou bairros antes de fazer sua
entrega.
3 Empresas de utilidade pública
que prestam serviços a área de considerável
extensão, para facilitar e apressar seus
trabalhos nos arquivos.
4 Casas de venda por serviço de
reembolso postal, casas editoras, casas de
vendas por atacado e empresas de
transporte também podem ser usadas no
sistema de geográfico com uma grande
vantagem”. (GORBEA,1976, p.106)
O arquivo geográfico tem como sua maior facilidade encontrar pessoas por uma
localização geográfica, para o Profissional Secretário essas informações podem ajudá-lo a
estar em contato com a pessoa que ele deseja manter a comunicação.
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GORBEA (1976) relata que esses itens, mencionados pela autora Sistema
de Arquivo e Controle de Documentos, são muito importantes dentro de um sistema de
arquivamento da empresa de trabalho.
MEDEIROS (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que
não se utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento
pode ser útil para dar informações desejadas. A maioria dos arquivos estão mal
organizados, mal administrado e tudo isso acaba dificultando na hora que precisa fazer
uma localização imediata do documento.
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MEDEIROS (1999) relata que a empresa escolhe qualquer desses sistemas esta
mais ligado a ela, dependendo do campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou
longo prazo, mas antes a empresa precisa compreender que o arquivo é memória viva da
empresa.
CONCLUSÃO
GORBEA (1976 ) reforça essa idéia, quando diz que ter um arquivo na empresa é
muito importante, pois mantém os papéis organizados e protegidos contra deterioração,
destruição ou perda. Um bom serviço de arquivamento resulta com a combinação feliz do
melhor critério de classificar e dispor os documentos com a maneira acertada de tornar
esses documentos acessíveis a consulta de uma maneira fácil, prática e rápida.
O objetivo foi alcançado, pois ter um arquivo bem estruturado, de acordo com as s
e necessidade da empresa, só trará benefício ao profissional secretário, uma vez terá a
documentação organizada, portanto conservada e pronta para ser recuperado no momento
oportuno.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MEDEIROS, J.; HERNANDES,S. Manual da secretária. 6ªed. São Paulo: Atlas, 1999.
PAES, M. Arquivo teoria prática. 3ªed. Rio de Janeiro. Fundação Getulio Vargas, 1997.