Toaz - Info Teknik Dan Mekanisme Persidangan 1 PR
Toaz - Info Teknik Dan Mekanisme Persidangan 1 PR
1. Pengantar
Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan
karena adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan
pengabungan dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan
tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa
aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut.
Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat
berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.
Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan
jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di
berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang
harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan
terlibat.
Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya
akan membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan
mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada
saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita
perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk
persidangan.
2. Persidangan
Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana
tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan
keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun
organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena
1
Makalah ini di sampaikan dalam Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa yang
diselenggarakan oleh Senat Mahasiswa Fakultas Theologi, Tanggal 11-12 Februari 2005.
2
Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi – Universitas Kristen Satya Wacana
1
itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan
keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi
tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi
dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi
peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita,
pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada
dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang
lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh
karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau
perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan
Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.
3. Bentuk-bentuk persidangan
Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak
dapat dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam
persidangan pada dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang
mengatur dan menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan
pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat
dua bentuk persidangan yaitu:
a) Sidang Pleno.
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh
oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil
keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu
organisasi. Contoh dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita
sering mendengar dan melihat BPMU melakukan sidang pleno dalam
rangka pemilihan ketua SMU, penetapan hirarki peraturan lembaga
Kemahasiswaan, dll.
b) Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu
organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat
mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam
2
negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi
Presiden.
4. Mekanisme Persidangan
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan
persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis
pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme
persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan
yang berlaku di BPMU. Dalam BPMU, mekanisme persidangannya diatur
sebagai berikut :
Persidangan BPMU
1. BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.
2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.
3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan tambah satu
jumlah anggota.
4. Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua
berdasarkan undangan kedua adalah sah.
5. Sidang diadakan atas undangan Pimpinan BPMU atau atas usul
sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11 anggota BPMF yang ada
atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota BPMU.
6. Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam persidangan
harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat
dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU.
7. Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus
disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum
sidang.
8. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila
dipandang perlu.
9. Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila
dianggap perlu.
3
5. Sifat Persidangan
1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu
organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut
bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota
Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali
sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka
dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan
dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini,
hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh
pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam
persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut
Undangan atau peninjau.
4
• Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of
Clearing)
8. Penutup
Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah
cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam
memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah
ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.
5
SIMULASI
TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN
PEMILIHAN KETUA Senat Mahasiswa Fak. Theologi
Salah satu tugas yang sering dilakukan oleh Badan Perwakilan
Mahasiswa Tingkat Fakultas adalah pemilihan Ketua Senat Mahasiswa.
Karena hal ini merupakan tugas, maka bentuk persidangan yang dilakukan
adalah sidang pleno. Berdasarkan hal tersebut, saudara diminta untuk
menentukan beberapa hal dibawah ini:
Dalam Pemaparan Visi dan Misi Calon Ketua SMF Teologi
1. Sifat persidangan
2. Menentukan ketua dan sekretaris BPMF, yang berfungsi memimpin
jalannya persidangan.
3. Menentukan dua kandidat kedua SMF Teologi, yang berfungsi
memaparkan visi dan misi dalam pengembangan mahasiswa pada
umumnya dan lembaga kemahasiswaan pada khususnya.
4. Menentukan pimpinan lk fakultas dan beberapa undangan.
5. Pemaparan visi dan misi oleh calon ketua smu diikuti dengan tanya
jawab
Pemilihan Ketua SMF Teologi
1. Sifat Persidangan
2. Pandangan Umum oleh Ketua Angkatan dan Undangan (setelah
menyampaikan pandangan umum, undangan meninggalkan sidang,
karena sidang.
3. Pandangan Umum Anggota BPMF (saudara diminta untuk
menerapkan teknik dan mekanisme persidangan yang diawali dengan
pengecekan terhadap kuorum, penyampaian pendapat, interupsi dan
efektifitas keberlangsungan sidang dari sisi waktu).
Teknis Pelaksanaan
a. Pilihlah dua pimpinan sidang (Representasi dari Ketua dan sekretaris
BPMF)
b. Pilih dua kandidat Ketua SMF Teologi
c. Pilihlah tiga orang peninjau (representasi dari ketua Angkatan)
d. Peserta dibagi dalam 2 kelompok yang mendukung masing-masing
kandidat
6
CURRICULUM VITAE
(2002) Lulus dari Fakultas Ekonomi Jurusan Ilmu Ekonomi dan Studi
Pengalaman Pekerjaan
(2002-2003) Asisten Peneliti Proyek Penelitian Sistem Informasi
Pengalaman Organisasi
(1997-1998) Anggota Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi
7
(1998-2000) Sekretaris Fungsional Gerakan Mahasiswa Kristen