Berkelanjutan
Dalam menyelesaikan sebuah proyek, hal utama yang perlu diperhatikan adalah
Perencanaan / manajemen waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Sehingga, setiap kebutuhan
dapat terencana dengan baik dan terstruktur. Salah satu cara untuk dapat menyelesaikan masalah
tersebut adalah dengan menerapkan strategi manajemen proyek yang optimal.
Dimana, untuk mencapai tujuan tersebut banyak parameter yang harus dikerjakan mulai dari
manajemen anggaran, resources, tim proyek, hingga operasional kerja. Salah satu ciri utama dari
sebuah proyek adalah sifatnya yang repetitif.
Aktivitas yang sesuai untuk menerapkan manajemen proyek adalah yang menghasilkan produk
atau jasa dalam jangka waktu tertentu. Dalam mengelola project management yang baik, tentu
ada beberapa hal yang perlu dioptimalkan dan memerlukan strategi efektif.
Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk diperhatikan
oleh setiap stakeholder. Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan ketercapaian
produktivitas kerja, serta mampu mendukung penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif
dan efisien.
2. Menjaga Kualitas
Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim manajemen.
Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu menjaga kualitas kerja dan
efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan.
3. Manajemen Anggaran
Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih awal, agar
manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan transparan. Selanjutnya,
dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal mungkin akan tetapi masih dapat
mendukung kriteria proyek yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter penting untuk
mencapai tujuan dari project management secara maksimal. Dengan adanya sistem tersebut,
maka mampu membuat perencanaan yang baik dan dapat mengelola sebuah proyek secara
optimal.
Tahapan Proyek
Setidaknya, terdapat lima fase tahapan dalam penyusunan sebuah project management,
diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Inisialisasi
Tahap yang pertama adalah fase inisialisasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan
awal proyek yang telah disepakati bersama. Kemudian, menentukan permasalahan dan
mendiskusikannya secara bersama – sama untuk menentukan solusi terbaik.
Studi kelayakan dapat digunakan untuk memilih solusi efektif yang telah diidentifikasi bersama
dengan peluang terbesar untuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan secara tepat dan akurat.
2. Planning
Tahap yang kedua adalah planning atau perencanaan, dimana ketika ruang lingkup dan
tim proyek telah ditetapkan maka aktivitas dapat dilanjutkan pada fase ini. Dokumen
perencanaan akan disusun secara terperinci dan disesuaikan dengan kebutuhan proyek dari
customer.
Hal apa saja yang diperlukan untuk mendukung ketercapaian goals adalah sebagai
berikut, pertama membuat dokumentasi project planning, resource plan, finance plan, contract
supplier, hingga perform phase review.
3. Executing / Implementation
Tahap yang ketiga, masuk pada tahapan dimana proyek siap untuk memasuki proses
eksekusi. Setiap dokumentasi pada project plan akan dieksekusi oleh setiap tim pengembang.
Sehingga, dalam fase ini setiap tujuan dari proyek akan secara fisik akan dibangun dan
direalisasikan.
Tahapan yang keempat adalah pengendalian dan pengawasan proyek, dimana dalam
beberapa proses manajemen pengembangan produk akan dilakukan pengecekan dan monitoring
secara berkala. Hal tersebut untuk mendukung keberhasilan dalam proses development dan
mencegah risiko terjadinya kegagalan lebih awal.
5. Closing
Fase yang kelima adalah aktivitas terakhir yang dilakukan, dimana hasil akhir project
beserta dokumentasi akan diserahkan kepada pelanggan atau user. Selain itu, kontak dengan
supplier juga diakhiri, project team dibubarkan, serta penyerahan hasil laporan kepada
stakeholder yang bersangkutan.
Contoh yang pertama adalah penerapan project management pada industri manufaktur
untuk mendukung rancangan produksi suatu produk secara keseluruhan. Salah satu bukti nyata
adalah industri mebel, tekstil, dan bahan baku pada beberapa perusahaan di Indonesia.
Proyek modal disini dapat berarti pengembangan project berskala besar dengan
menggunakan bantuan mekanik atau robot. Istilah “padat” disini mengacu pada proses eksekusi
yang membutuhkan modal yang besar.
Sehingga, biasanya untuk pengembangan project jenis ini dapat dilakukan oleh perusahaan
berskala besar saja.
4. Proyek Penelitian dan Pembangunan
Contoh yang terakhir merupakan bentuk proyek yang dilakukan untuk dapat mendukung
hasil penelitian dan pengembangan. Hasil tersebut nantinya dapat digunakan untuk
meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa, serta optimalisasi dari sisi ilmu
pengetahuan (knowledge).
1. Software
Kemudian, Trello juga menerapkan sistem berbasis user-centered, dimana tool tersebut
menggunakan pendekatan berdasarkan kebutuhan dari pengguna. Salah satu tool atau fitur yang
populer dalam Trello adalah card dan metodologi board yang diterapkan.
Jika anda memiliki beberapa rekan tim yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing –
masing, maka sangat cocok untuk menggunakan Trello sebagai media kolaborasi secara online
dan menghubungkan antara setiap tim dan individu.
2. Basecamp
Basecamp juga termasuk ke dalam salah satu tool manajemen proyek yang dapat diakses
secara gratis. Basecamp sangat membantu pengguna untuk dapat mendelegasikan tugas dan
memastikan setiap bagian dapat terorganisir dengan baik.
Produk ini mempunyai pengalaman selama 10 tahun dengan pengguna aktif yang telah mencapai
jutaan user. Salah satu keunggulan utama dari Basecamp terletak pada fitur campfires yang
memungkinkan untuk dapat menggunakan ping atau berdiskusi secara online dan tentunya real –
time.
3. Mavenlink
Mavenlink merupakan solusi dari tool manajemen proyek yang terbilang cukup simple
dan murah. Mavenlink sangat cocok untuk digunakan dalam menangani proyek berskala besar
(kompleks) dan membutuhkan waktu yang lama.
Salah satu tool manajemen proyek yang kami rekomendasikan adalah Asana,
dikarenakan mampu menyajikan data flow activity secara real – time kepada penggunanya.
Selanjutnya, Asana juga membagikan beberapa informasi mengenai notifikasi atau perubahan
yang terjadi pada user.
5. Bitrix24
Tool yang terakhir adalah Bitrix24, yaitu sebuah manajemen proyek, CRM, dan
kolaborasi yang dapat memperhitungkan kegiatan semua orang yang terlibat dalam project
tersebut. Fungsi utama dalam fitur ini adalah manajemen waktu dan perencanaan yang baik, serta
dilengkapi dengan tambahan menu pembuatan laporan secara terperinci dan akurat.
Tool ini bersifat open source dan anda dapat menambahkan sekitar 12 orang pada board yang
telah anda buat sebelumnya. Keuntungan yang paling penting jika anda menggunakan Bitrix24
adalah fitur pengelolaan CRM (Customer Relationship Management) sebagai platform untuk
berkomunikasi dengan konsumen anda.
Kesimpulan
Perencanaan Proyek adalah salah satu metode atau cara yang efektif untuk dapat
menyelesaikan pengembangan produk atau jasa dengan menitikberatkan pada proses
perencanaan dan pengorganisasian secara sistematis dan terstruktur.
Tahapan dalam penyusunan project management dimulai dari fase inisialisasi,
perencanaan, implementasi, monitoring, hingga penutupan.
Terdapat banyak sekali tools yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung terciptanya
kondisi dan suasana kerja yang optimal.
1. Inisiasi proyek
Ini merupakan fase awal dari manajemen proyek, di mana dalam fase ini Project Manager
akan menganalisis secara luas terkait proyek tersebut dan mencari tahu apakah proyek ini
layak untuk ditindaklanjuti atau tidak.
Di tahap ini setidaknya ada dua alat evaluasi yang digunakan oleh Project Manager
mencakup:
Dokumen kasus bisnis, di dalam dokumen ini berisi tentang kebutuhan proyek
dan mencakup potensi manfaat finansial yang bisa didapatkan dari proyek itu.
Studi kelayakan, isinya seputar tentang evaluasi tujuan proyek, jadwal waktu
proyek dan biaya proyek. Semua isi studi kelayakan ini dilakukan untuk mencari
tahu apakah proyek itu layak atau tidak.
Nah nantinya dari sini, proyek yang tidak layak akan diberi label dengan nama tidak layak
atau tidak menguntungkan. Sedangkan bagi proyek yang dianggap layak akan diteruskan
kepada tim proyek.
2. Perencanaan proyek
Bila proyek itu sudah memperoleh lampu hijau untuk dikerjakan, maka ini waktunya bagi
tim untuk membuat perencanaan proyek. Tak hanya seputar rencana proyek, terkadang
dalam beberapa hal seperti tujuan proyek juga turut disempurnakan.
Di tahapan manajemen proyek inilah diperlukan rencana yang kuat agar bisa memandu tim
menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai dengan anggaran yang ada.
Ingat, rencana yang buruk hanya akan memperburuk hasil yang diinginkan. Maka rencana
proyek yang baik adalah rencana rinci yang di dalamnya berisi biaya proyek, kualitas
proyek, dan jadwal yang realistis.
Lebih dari itu, rencana proyek juga berisi ukuran kinerja yang jelas terkait peran dan tugas
setiap orang dalam proyek tersebut. Berikut beberapa isi poin lainnya yang terdapat dalam
rencana proyek:
Ruang lingkup berisi tentang kebutuhan bisnis, tujuan, hasil, manfaat proyek.
Ruang lingkup ini bisa berubah seiring proyek itu berjalan, tetapi harus
berdasarkan persetujuan dari Project Manager
Rincian jadwal pekerjaan, adalah representasi ruang lingkup proyek yang
dikelola oleh tim
Milestones, mengidentifikasi sasaran yang harus dipenuhi di seluruh proyek dan
dituliskan dalam bagan Gantt
Bagan Gantt, adalah alat yang digunakan untuk memvisualisasikan waktu
pengerjaan dari proyekmu
Communication plan digunakan bila proyek itu melibatkan pemangku kepentingan
yang datangnya dari luar
Risk Management plan adalah mengidentifikasi segala risiko yang bisa terjadi
dalam proyek tersebut biasanya berhubungan dengan waktu dan biaya yang tidak
realistis, kurangnya tim yang berkomitmen, pemotongan anggaran dan sebagainya
3. Eksekusi proyek
Tahapan manajemen proyek selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah eksekusi proyek.
Ini menjadi tonggak pertama proyek mulai dikerjakan oleh tim. Di mana ketua tim
memandu tim agar fokus pada tugas dan peran mereka.
Pastikan pula dari awal bahwa tim kamu memahami persis seperti apa proyek itu dan
mengapa mereka harus peduli serta antusias dalam mengerjakan proyek tersebut.
Oleh sebab itu, penting bagi ketua tim untuk memberikan tanggung jawab dari proyek
tersebut kepada orang yang tepat dan mengevaluasi kinerjanya sehingga goals dari proyek
tersebut dapat tercapai.
Proses pemantauan dan kontrol proyek terjadi setiap waktu dari awal hingga akhirnya
proyek selesai. Fungsi dari adanya pemantauan dan kontrol proyek ini adalah untuk
melihat kemajuan dari setiap upaya yang telah dilakukan oleh tim.
Salah satu upaya efektif untuk mengetahui sejauh mana kemajuan proyek tersebut kamu
bisa menggunakan Key Performance Index (KPI).
Lakukan pemantauan secara berkala, bila di tengah jalan tenggat waktumu terlewati untuk
menyelesaikan proyek ini maka evaluasi di bagian sumber daya dan waktu
penyelesaiannya.
5. Penutupan proyek
Penutupan proyek merupakan akhir dari tahapan manajemen proyek, artinya proyek
yang ditangani ini telah rampung dan disetujui dengan standar yang diinginkan.
Dengan selesainya penutupan proyek ini, maka Project Manager akan kembali
menghadapi proyek-proyek baru yang lainnya.
Meski begitu, proyek yang telah selesai ini akan dievaluasi pula secara keseluruhan.
Hasilnya, bisa jadi proyek memiliki kualitas yang tinggi dan diselesaikan sebelum
waktunya.
Hanya saja, keadaan seperti ini biasanya jarang terjadi. Seringkali evaluasi proyek
menemukan permasalahan karena waktu yang mangkrak dan masalah lain yang
menyertainya.
Tahapan dalam manajemen proyek ini dapat diterapkan dalam berbagai macam kegiatan bisnis,
contohnya seperti beberapa proyek berikut ini:
Hal utama dan terpenting untuk membuat proyek yang sukses adalah dengan memiliki
dasar yang kuat. Untuk mendapatkannya, kamu perlu mengidentifikasi klien dan
memahami ketertarikan serta ekspektasi terhadap proyek tersebut.
Barulah kamu bisa mengembangkan rencana proyek yang matang, dimana peran dan
tanggung jawab pekerjaan telah ditentukan dengan jelas. Agar perencanaan proyek lebih
efektif, kamu bisa menetapkan kriteria yang terukur untuk memastikan proyek tersebut
berada dijalur yang benar dan tepat.
Dalam mengatur proyek apapun, sangat penting buat kamu untung memahami misi secara
keseluruhan dari proyek tersebut sebelum menyelesaikan banyak tugas.
Selama prosesnya, mungkin saja kamu akan dihadapi pada situasi dimana kamu diminta
atau dipengaruhi untuk merubah arah dari proyek tersebut.
Ketika kamu sudah memahami visi dan misi dengan baik, maka kamu tetap akan
melakukan proyek tersebut sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Dengan begitu, kamu bisa mencapai tujuan dengan efisien dan juga bisa membantu yang
lainnya untuk tetap mengerjakan proyek di jalur yang tepat.
Mempertimbangkan risiko yang akan terjadi merupakan salah satu hal penting dalam
mencapai kesuksesan suatu proyek. Risiko menjadi sebuah ancaman yang dapat terjadi
kapan saja selama proyek berlangsung dan dapat mengganggu rencana yang telah dibuat.
Untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan sukses, mengidentifikasi
potensi risiko harus dilakukan sebelumnya. Sehingga ketika masalah muncul, kamu bisa
mengetahui dan mengatasinya dengan lebih cepat.
Apabila kamu sudah memiliki pengalaman dalam mengurus proyek, kamu dapat
memperkirakan risiko yang akan terjadi dan tindakan yang harus dilakukan.
Menuntut kesempurnaan dalam setiap detail dapat memperlambat proses, kamu bisa lebih
fokus untuk memenuhi tujuan proyek yang telah ditentukan sebelumnya.
Jika proyek selesai dikerjakan dan sesuai dengan permintaan klien, maka bisa dibilang
bahwa kamu sukses dalam mengerjakannya.
Mengatur waktu yang efektif dapat membantu kamu menyelesaikan proyek dengan sukses.
Terdapat beberapa strategi time management yang dapat kamu terapkan dalam
menyeimbangkan kehidupan personal dan profesional untuk membantu dalam mencapai
kesuksesan.
Memiliki perencanaan yang matang dalam proyek merupakan strategi yang paling
produktif untuk manajemen waktu. Jika tidak ada rencana dalam proyek, maka proses akan
dilakukan lebih lama karena harus memikirkan apa yang harus dikerjakan.
Dengan adanya perencanaan, proyek akan berjalan sesuai dengan timeline dan tidak
membuang-buang waktu.
6. Hindari multitasking
Kamu mungkin saja berpikir bahwa dengan multitasking, beberapa tugas dapat
diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat. Akan tetapi, pada kenyataanya multitasking
bukanlah hal yang bisa dilakukan dengan baik, begitupun apabila kamu mengendalikan
suatu proyek.
Kamu bisa menghindari multitasking dengan mengurangi segala jenis gangguan yang
dapat mengganggu fokusmu. Apabila frekuensi gangguan dapat dikurangi maka efisiensi
dalam bekerja juga akan meningkat.
7. Evaluasi manajemen proyek secara berkala
Setiap proyek dapat dijadikan sebagai alat pembelajaran. Kamu bisa selalu melakukan
review proyek-proyek yang telah kamu lakukan, juga menganalisis komponennya.
Dengan begitu kamu bisa mencatat proyek yang sukses, kesalahan dalam proyek, risiko
yang dihadapi, dan apa yang bisa dilakukan untuk meningkatkan proyek yang akan
datang.
Mengevaluasi setiap aspek dalam proyek, dapat menjadi sumber informasi untuk
memastikan keberhasilan proyek-proyek selanjutnya.
Terkadang memang tantangan setiap proyek itu berbeda-beda, ada yang mudah dan ada yang
sulit. Tetapi dengan pengalaman yang banyak tentunya kamu semakin andal dalam menghadapi
tantangan tersebut.
$ Selamat Membaca $