Anda di halaman 1dari 36

HAND OUT KULIAH

MANAJEMEN PROYEK

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI


FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS GUNADARMA

I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Timbulnya Proyek:
- Pembangunan (Pemerintah)
- Permintaan Pasar
- Penelitian dan Pengembangan
- Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

1.2 Definisi Proyek:


(a) Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun
dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu
sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)
(b) Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu,
dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan
untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto,
I, 1990)

PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU.


CONTOH:
- MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU
- MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU
- KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional


Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1. Bersifat Dinamis 1. Bersifat Rutin
2. Berlangsung hanya dalam kurun 2. Berlangsung terus menerus
waktu terbatas (siklusnya pendek) (jangka panjang)
3. Dalam kurun waktu tsb intensitas 3. Intensitas kegiatan relatif sama
kegiatan berbeda-beda
4. Kegiatan harus diselelsaikan 4. Batasan tidak setajam proyek,
sesuai dana dan waktu yang hanya diatur dalam anggaran
ditentukan tahunan
5. Menyangkut bermacam-macam 5. Tidak terlalu banyak macam
kegiatan (tenaga kerja terspesiali- kegiatannya
sasi)
6. Diperlukan tanggung jawab 6. Penekanan pada jalur vertikal
vertikal dan horizontal
7. Contoh: Pembangunan pabrik/ 7. Contoh: Pekerjaan administrasi
rumah, penelitian dan pengembang- kantor, pabrik, denagn produk
an produk. bersifat standar.

1.3 UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH:


- Jumlah tenaga yang terlibat
- Jumlah waktu yang diperlukan
- Jumlah biaya yang diperlukan
- Macam kegiatan
- Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek
- Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek
dengan pihak luar

1.4 MACAM PROYEK


1. Proyek Kapital
2. Proyek Pengembangan Produk Baru
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan
4. Proyek Sistem Informasi
5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan

1.5 SIKLUS PROYEK:


1. Konseptualisasi:
2. Pendefinisian Proyek
3. Penyusunan dan Pengorganisasian
4. Pelaksanaan Proyek
5. Penyelesaian

CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE


1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi
kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan
jadual.
2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan
anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal.
3. Desain dan engineering: Analisis fungsi dan desain engineering,
desain engineering terinci dan pengembangan produk.
4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan
alat.
5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing
6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi
komponen produk.
7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba
sebelum diserahkan kepada pemesan.

1.6 PENGELOLAAN PROYEK:


1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan
departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun
diluar perusahaan.
2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung
jawab tunggal.
Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai:
- Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan
pelaksanaan proyek
- Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar
departemen fungsional dan organisasi proyek
- Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai
kepentingan dan sasaran proyek
- Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.
3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

MANAJEMEN PROYEK

1.7 SASARAN DAN KENDALA PROYEK:


1. Anggaran
2. Jadual
3. Mutu

MANAJEMEN PROYEK

1.8 LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN


PROYEK

- Manajemen Klasik
- Pendekatan Sistem MANAJEMEN PROYEK
- Pendekatan Kontingensi (Mengelola kegiatan dinamis)
(Situasional)
1.9 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK:

Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan


mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka
pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem
dan hirarki vertikal maupun horizontal.
II. PERENCANAAN PROYEK

2.1 FUNGSI PERENCANAAN

Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk


penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya.

Tujuan Perencanaan:
- Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya
untuk melaksanakan kegiatan
- Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek
- Dasar pengaturan alokasi sumberdaya
- Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan
menyadari pentingnya unsur waktu
- Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

Unsur-unsur Perencanaan:
a. Jadual
b. Prakiraan/peramalan
c. Sasaran
d. Kebijakan dan prosedur
e. Anggaran

Hirarki Perencanaan:
Menentukan tujaun dan sasaran

Merumuskan perencanaan strategi

Menjabarkan perencanaan Operasional:


- Paket kerja/SRK
- Organisasi
- Anggaran
- Jadual
- Tenaga kerja
- Program mutu

Kesimpulan:
- Kegiatan apa yang akan dilakukan
- Bagaimana kegiatan harus dikerjakan
- Siapa yang akan melakukan pekerjaan
- Kapan kegiatan dilakukan

2.2 JENIS PERENCANAAN PROYEK

Berdasarkan lingkupnya:
1. Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan
tujuan
2. Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan
perencanaan strategi, terdiri atas:
 Perencanaan lingkup kerja
 Rancangan organisasi proyek
 Rencana jadual kegiatan
 Perkiraan biaya/anggaran
 Proyeksi kebutuhan tenaga kerja
STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK)

Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat:


- Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja
- Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya
- Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya
- Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya
- Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya
- Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup
proyek secara keseluruhan.

Macam Struktur Lingkup Kerja:


- Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun
- Berdasarkan penjabaran lingkup kerja
- Berdasarkan sistem atau produk
- Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk

Contoh pembuatan SRK:

Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya


2 : Unit utama dan pendukung
3 : Diuraikan menjadi sub unit
4 : Bagian-bagian dari sub unit (dapat pula dibagi berdasarkan
lokasi /area)
≤ 5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan s/d paket kerja

PERENCANAAN PROYEK:
1. Perencanaan Sumberdaya
2. Perencanaan Biaya
3. Perencanaan Kegiatan Kerja
2.3 PERENCANAAN KEGIATAN KERJA

Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan


kompleksitas proyek Jadual.

Pendekatan/metoda Perencanaan Kegiatan Kerja:


a. Bagan Balok (Bar Chart)
b. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis)

METODA BAGAN BALOK

• Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan


mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan
yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.

• Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart

• Keuntungan menggunakan bagan balok:


o Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat
bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan
proyek.
o Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan
kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
o Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat
pelaporan

• Kelemahan bagan balok


o Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan
antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit
untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh
keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan
proyek.
o Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan
bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat
bagan balok baru.

LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK


1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual
pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)
2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan
masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan
3. Susun koordinat X dan Y:
o Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket
kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan
dilukiskan sebagai balok.
o Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu
(hari/minggu/bulan)
o Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak
balok.
4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-
masing kegiatan

TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK:

- Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat


dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara
menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang
bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal:
o Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek
pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau
o Penandatanganan kontrak
o Pembuatan pondasi
o Penyerahan peralatan utama
- Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50)

Contoh:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan


Perencanaan
Kegiatan Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan
(hari)
A 10 -
B 10 -
C 5 -
D 10 A
E 5 B
Kegiatan

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Gambar Bagan Balok

Pelaporan hari ke 11:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan


Perencanaan
Kegiatan Mulai Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan
kegiatan (hari)
A Tepat waktu 10 -
B Terlambat 1 hari 11 -
C Terlambat 1 hari 5 -
D Tepat waktu - A
E Terlamabat 2 hari - B
Kegiatan

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Keterangan:

Garis pelaksanaan
Garis rencana
ANALISIS JARINGAN KERJA (NETWORK ANALYSIS)

- Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan


hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-
tahapan peristiwa yang harus dilalui.

- Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari


metoda bagan balok, karena dapat menjawab:
• Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian
proyek
• Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam
hubungannya dengan penyelesaian proyek
• Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan
kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran
jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh

- Guna jaringan kerja:


• Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang
memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan
ketergantungan yang kompleks
• Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang
paling ekonomis
• Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan
sumberdaya

- Sistematika penyusunan jaringan:


1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan
2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing
kegiatan
3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja
4. Menganalisis jadual yang ekonomis
5. Alokasi sumberdaya

METODA JARINGAN KERJA (NETWORK)

- Berdasarkan waktu kegiatan


* Metoda Critical Path Method (CPM)
* Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT)
- Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan):
* Activity On Arrow (AOA) PERT DAN CPM
* Activity On Node (AON) PDM (Precedence Diagram Method)
PEMBUATAN JARINGAN KERJA (NETWORK)

1. Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan


- Lingkup kerja proyek
- Sasaran proyek
- Sumberdaya proyek
- Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan

Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja


adalah sbb:
• Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang
memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya
memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)
• Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan
urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu
dengan yang lain.
• Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan
• Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada
jaringan kerja
• Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-
kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan
penyelesaian proyek

Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan


kegiatannya:

Tabel 1. Urutan Kegiatan Proyek


PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK
Nama kegaiatan Kegiatan yang manedahuluai
a. Membuat spesifikasi dan kriteria -
b. Pabrikasi generator a
c. Desain pondasi a
d. Merekrut operator dan mekanik a
e. Membeli material c
f. Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat b
g. Melatih operator dan mekanik b, d
h. Membuat pondasi e
i. Tranport dari pabrik ke lokasi proyek f
j. Memasang dan start-up g,h,i
SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK

Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang


memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah
sumberdaya

Ο Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa


(even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan
dari satu atau beberapa kegiatan

Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy)


yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan. Dummy tidak
mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan
sumberdaya

Asumsi-asumsi dalam Network:


• Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat
dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah:

1 A 2 B
3

• Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat


dimulai, maka:

1
C
2 D F
4 5

E
3
• Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka:

2 5
G I

4
H J
3
6

• Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai,


tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai,
maka:

K M
2 5 7

L N
3 4 6

• Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian
yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb:

1 P
1
1 Q 2
1 R
2
Tetapi:
2 P
2
P Q
1 Q Atau 1 4
R 4 R
3
3
Aturan Dasar Jaringan:
1. Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu
anak panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting
2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event
3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi
4. Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event
5. Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas
pendahulunya harus sudah selesai.

Contoh Network (berdasarkan Tabel 1)

f
3 6

b i
a d g j
1 2 7 8 9

c h

e
4 5
2. Estimasi Waktu Penyelesian Proyek

- Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar


anggota tim atau pengalaman proyek sejenis
- Dua pendekatan estimasi:

(a) Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan


Pesimistik (b) PERT

Te = (a + 4m + b)/ 6

Dimana: Te = Taksiran waktu


V = variansi

V = ((b-a )/ 6)2 untuk 0 dan 100%

Atau

V = ((b-a) / 3,2) 2 untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)

Contoh:

Kode Aktivitas Taksiran waktu penyelesaian (bln)


aktivitas pendahulu Optimistik Umum Pesimistik Te
(a) (m) (b)
A - 1 2 3 2
B - 2 3 4 3
C - 3 4 5 4
D A 2 4 6 4
E A 2 3 10 4
F B 1 3 5 3
G C 1 4 7 4
H D 1 3 11 4
I B,G 4 4 4 4
J H 1 3 11 4
K E,F 5 7 15 8
L I 1 1 1 1
3. Mengidentifikasi Jalur Kritis

Lintasan Kritis = Max. V

Contoh:

Kode Aktivitas Taksiran waktu penyelesaian (bln)


aktivitas pendahulu Optimistik Umum Pesimistik Te V
(a) (m) (b)
A - 1 2 3 2 0,39
B - 2 3 4 3 0,39
C - 3 4 5 4 0,39
D A 2 4 6 4 1,56
E A 2 3 10 4 6,25
F B 1 3 5 3 1,56
G C 1 4 7 4 3,52
H D 1 3 11 4 9,77
I B,G 4 4 4 4 -
J H 1 3 11 4 9,77
K E,F 5 7 15 8 9,77
L I 1 1 1 1 -

Lintasan kritis:

1. A-D-H-J ; VADHJ = VA + VD + VH + VJ
= 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77
= 21,49

2. A-E-K; VAEK = VA + VE+ VK


= 0,39 + 6,25 + 9,77
= 16,41

3.B-F-K; VBFK = VB + VF + VK
= 0,39 + 1,56 + 9,77
= 11,72

Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar


(b) menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang
sudah ada waktu rata-rata (waktu baku) CPM

4. Menganalisis jadual penyelesaian proyek

Notasi Yang Digunakan:

TE = Saat tercepat terjadinya event


TL = Saat paling lambat terjadinya event
ES = Saat tercepat dimulainya aktivitas
EF = Saat tercepat selesainya aktivitas
LS = Saat paling lambat dimulainya aktivitas
LF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas
t = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu)
S = Total slack/total float
SF = Free slack/free float

Asumsi Yang Berlaku

1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event
2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol
3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event
ini.

Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian:

a a = Ruang untuk nomor event


b = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat
b c terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil
perhitungan maju
c = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat
terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil
perhitungan mundur
Cara Perhitungan
(1) Perhitungan Maju
- Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol,
sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap
proyek lain.
- Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka:
ES (i,j) = TE (j) = 0
EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j)
= TE (i) + t (i,j)

a a

b c b c

- Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event

EF (i1,J)
a
EF (i1,J)
b c
EF (i1,J)

Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang


mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah
event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan
aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut.

TE = max [EF(i1,j), EF(i2,j),....., EF (in,j)]

(2) Perhitungan Mundur


- Pada terminal event berlaku TL = TE
- Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat
paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan
waktu aktivitas tersebut
LS (i,j) = LF - t
LF (i,j) = TL, dimana TL = TE
Maka
LS (i,j) = TL (i) - t (i,j)

a (i,j) a

b c b c

- Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event

a EF (i1,J)

b c EF (i1,J)

EF (i1,J)

Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil
dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang
bermula dari event tersebut.

TL(i) = min [(LS (i,j1) , LS (i,j2), ......, LS (i,jn)]


III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK

3.1 FUNGSI ORGANISASI PROYEK


a. Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama
b. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan
c. Merupakan pusat pembagian pekerjaan
d. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

3.2 Struktur Organisasi


Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:
a. Strategi
b. Teknologi
c. Lingkungan tempat beroperasi
d. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:


1. Organisasi proyek fungsional (OPF)
2. Organisasi proyek koordinator (OPK)
3. Organisasi proyek murni (OPMi)
4. Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis Definisi Pimpinan Kelebihan Kelemahan Contoh


Struktur
OPF Organisasi Manajer lini Dikerjakan Tidak ada Organisasi
dimana lingkup oleh ahlinya pengaturan dengan
kegiatan dise- terhadap arus struktur
rahkan pada hori-zontal dan fungsional
kegiatan tidak ada yang
fungsional penanggung kemudian
jawab tunggal menangani
suatu
proyek
OPK Varian dari Koordinator Pekerjaan Kepemimpinan s.d.a
OPF tapi lebih proyek proyek lebih tidak efektif
maju karena terkoordinir
lebih ter-
koordinir
OPMi Organisiai Pimpinan Lebih egektif Mahal dan Proyek
dimana proyek Proyek karena tidak efisien dengan
terpisah dan memiliki efektivitas
sejajar dengan otoritas tinggi
divisi pada yang tinggi
perusahaan
OPM Merupakan Tanggung Dengan Struktur Proyek
gabungan daro jawab tanggung organisasi dengan
OPMi dan OPF proyek ada jawab kompleks, efisiensi
pada tunggal banyak tinggi
Pimpro, tapi maka organisasi
keputusan kepentingan peserta dan
tentang proyek pendukung,
pekerjaan terjaga, arus kegiatan
dan personil spesialisasi multi arah
ada pada tetap terjaga,
bagian dan lebih
fungsional. efisien

3.3 MENYUSUN TIM PROYEK

Tim Proyek:
- Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan
proyek.
- Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin
secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara
horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan
bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di
kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek: Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh
bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang
dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:


- Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang
fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.
- Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan
ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi
operasi.
- Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek
biaya, jadual, dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:


* Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek
* Kompleksitas kegiatan proyek
* Macam kontrak
* Keinginan tim pemilik
* Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat
* Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976):


• Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek
• Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan
berturut-turut oleh tim inti
• Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat
berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti
lain.
• Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik
karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbangan-
pertimbangan organisasi.

Contoh: Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di


negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:
1. Pimpinan/manajer proyek
2. Ahli perencanaan dan pengendalian
3. Manajer teknik
4. Manajer lapangan
5. Manajer konstruksi
6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak
7. Ahli keuangan dan akuntansi
8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa
9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim Inti


Kualifikasi Manajer Proyek:
- Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan
- Generalis dan spesialis
- Bergairah menghadapi tantangan
- Menguasai aspek ”hubungan antar manusia”
- Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.
III. PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK

TUJUAN:
Mempercepat waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos
sekecil mungkin.

Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos


penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan
terkecil)

Cc – Cn
Kemiringan:
Dn – Dc
Dimana:
Cc = Biaya dipercepat
Cn = Biaya normal
Dc = Ongkos dipercepat
Dn = Ongkos normal

CONTOH KASUS
2
8 8 10

8
2
5
1 18 18

0 0 SF=5

SF=0 3
4
4
SF=1 10 15

3
5
4 10

Aktivitas (i,j) Normal Dipercepat


Durasi Ongkos Durasi Ongkos
(1,2) 8 100 6 200
(1,3) 4 150 2 350
(2,4) 2 50 1 90
(2,5) 10 100 5 400
(3,4) 5 100 1 200
(4,5) 3 80 1 100

Dengan rumus kemiringan:

Cc – Cn

Dn – Dc

Aktivitas Kemiringan
(1,2) 50
(1,3) 100
(2,4) 40
(2,5) 60
(3,4) 25
(4,5) 10
Compressing Tahap 1:

- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)


- Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit =
CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash
point) = min (SF, CL)
= min (1,2)
= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:

2
7 7 10

7
2
5
1 17 17

0 0 SF=5

SF=0 3
4
4
SF=0 9 14

3
5
4 9

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17


- Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630

Compressing Tahap 2:
- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)
- Jumlah penekanan maksimum: 7-6 = 1 satuan waktu (Crash Limit =
CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash
point) = min (SF, CL)
= min (5,1)
= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:

2
6 6 10

6
2
5
1 16 16

0 0 SF=4

SF=0 3
4
4
SF=0 9 13

3
5
4 8

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 16


- Ongkos baru = 580 + (17-16) 50 = 680

Compressing Tahap 3:
- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5)
- Jumlah penekanan maksimum: 10-5 = 5 satuan waktu (Crash Limit =
CL)
- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash
point) = min (SF, CL)
= min (4,5)
= 4

Sehingga penjadualan baru sbb:

2
6 6 6

6
2
5
SF=1
1 12 12

0 0 SF=0

SF=0 3
4
4
SF=0 9 9
3
5
4 4

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 12


- Ongkos baru = 680 + (16-12) 60 = 920

Compressing Tahap 4:

- Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5)


- Crash Limit (CL) = min [(2,5), (4,5)]
= min [(6-5), (3-1)]
=1
- SF limit = min [(2,5), (4,5)]
= min (0,0)

- Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash


point) = min (SF, CL)
= min (0,1)
= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:

2
6 6 5

6
2
5
SF=1
1 11 11

0 0 SF=0

SF=0 3
4
4
SF=0 9 9
3
5
4 4

- Durasi proyek keseluruhan yang baru = 11


- Ongkos baru = 920 + (12-11) (60+10) = 990
Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah
tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi.

IV PENGENDALIAN PROYEK

PENGENDALIAN PROYEK adalah proses memantau, mengkaji dan


mengadakan koreksi dan membimbing agar
kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang
telah ditentukan.

PROSES PENGENDALIAN PROYEK:


1. Menentukan sasaran yang diinginkan
2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka
mencapai sasaran
3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan
hasil pelaksanaan pekerjaan
4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar,
kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan
5. Mengadakan tindakan perbaikan
METODA PENGENDALIAN PROYEK:
1. Identifikasi varian
2. Grafik ”S”
3. Konsep nilai hasil
4. Analisis kecenderungan dan perkiraan
5. Milestone
6. Rekayasa Nilai

PENGENDALIAN MUTU PROYEK:


1. Pengecekan dan Pengkajian;
- Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan
- Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah
dipenuhi
2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan;
- Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan
pemeriksaan akhir
3. Pengujian dan Pengambilan contoh;
- Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan.
Contoh: Test destruktif / non destruktif dari obyek.
SOAL QUIZ MK. MANAJEMEN PROYEK

1. Jelaskan secara singkat definisi, tujuan, dan manfaat pengelolaan


Proyek.
2. Jelaskan 3 hal yang perlu direncanakan dalam suatu proyek
3. Dari suatu proyek diperoleh data-data sebagai berikut:
Aktivitas Aktivitas Pendahulu Durasi (mgg)
A - 1
B - 2
C - 3
D A 4
E A 5
F B 6
G C 5
H B,F 4
I E,F 3
J C,G 2
K H 1

Tugas: Buat network untuk data di atas dan tentukan lintasan kritis-
nya.
UNIVERSITAS GUNADARMA
SK No.92/Dikti/Kep/1996
Fakultas Ilmu Komputer, Teknologi Industri,
Ekonomi,
Teknik Sipil & Perencanaan, Psikologi, Sastra

Soal Ujian Tengah Semester


Mata Kuliah : Manajemen Proyek Tanggal :
Fakultas : Teknologi Industri Waktu : 90 menit
Jenjang/Jurusan : Teknik Industri Dosen : Ir.Rakhma Oktavina, M.T.
Tingkat/Kelas : IV/4 ID 14 Sifat : Buka Buku
Semester : PTA 2004-2005 Jumlah : 3 Soal

Diperbolehkan Menggunakan Kalkulator

1. Instansi atau badan usaha yang non-project oriented yang beroperasi dengan struktur
fungsional, suatu ketika mempunyai proyek. Implementasi fisik proyek diserahkan kepada
kontarktor sedangkan instansi tersebut sebagai pemilik membentuk tim proyek untuk
mementau dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Berdasarkan ilustrasi
terdahulu, lakukan analisis untuk menentukan struktur organisasi yang tepat bagi proyek
tersebut.

2. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas sebagai berikut:


Kode Aktivitas Taksiran waktu Penyelesaian (bulan)
Aktivitas Pendahulu Optimistik Umum Pesimistik
A - 3 3 3
B - 1 2 3
C - 1 1 1
D A 2 4 6
E B 2 4 12
F C 1 2 3
G C 3 4 11
H D 1 5 9
I E,F 2 5 8
J G 4 5 12
a. Buatlah diagram network dan perhitungan waktu untuk data di atas.
b. Tentukan jalur kritis nya.
c. Berapa peluang proyek tersebut dap[at selesai paling lambat 15 bulan?
3. Suatu Proyek mempunyai data-data aktivitas sbb:
Kode Aktivitas Waktu Kebutuhan Biaya (jt)
Aktivitas Pendahulu Penyelesaian Sumber daya
(bln)
A - 5 1 10
B - 2 2 8
C - 2 3 6
D A 2 1 8
E A 3 2 6
F B 3 3 9
G C 4 1 8
H D 1 2 6
I E,F 4 2 8
j G 2 3 5
a. Buat diagram network dan perhitungan waktu selengkapnya.
b. Buat Peta Jadua Dasar
c. Buat alokasi tenaga kerja dan biaya berdaasrkan waktu tercepat dan terlambat.