BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN

KEMENTERIAN VOKASIONAL,
PENDIDIKAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
MALAYSIA ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA.

NOTA KURSUS 3
SEMESTER SEMESTER 4 DVM SESI 2 2020

JABATAN JABATAN PERNIAGAAN

PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN

KOD / KURSUS DBG2113 DOCUMENT PROCESSING 1

NO DAN TAJUK 2.0 INTRODUCTION NOTICE OF MEETING AND

AGENDA
2.1 Determine notice of meeting requirement
2.2 Prepare the notice of meeting & agenda
SUB TAJUK 2.3 Obtain main points of content and information from
superior
2.4 Draft notice of meeting

CLO1 Identify the right format of office administration documents.

(C2,PLO1)
CLO2 Practice good work ethics through processing administrative
HASIL PEMBELAJARAN CLO3 documents. (P3, PLO 2)
Produce the right business document according to superior’s
instructions with a typing speed of 40 wpm with 4% error
allowance (P4, PLO2)
TARIKH 4.1.2021 (MINGGU 9 )

MAKLUMAT CALON

NAMA

NO. KAD PENGENALAN ANGKA GILIRAN

DISEDIAKAN OLEH: DISAHKAN OLEH:

………………………………… ……………………………
(PENYELARAS KURSUS) (KETUA PROGRAM)
TAJUK :

2.0 PENGENALAN NOTIS MESYUARAT DAN AGENDA

TUJUAN :

Kertas penerangan ini adalah untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelajar
tentang keperluan pengurusan mesyuarat dan perancangan notis dan agenda.

2.1 Menentukan Keperluan Mesyuarat

Penerangan :

Sebagai seorang setiausaha yang bertanggungjawab perlu memastikan segala

keterangan mesyuarat adalah tepat. Keterangan mesyuarat seperti tarikh, masa dan
tempat perlu diketahui oleh setiausaha dan ahli mesyuarat agar perjalanan mesyuarat
berjalan lancar. Setiausaha perlu mengedarkan notis panggilan mesyuarat dan surat
panggilan agar semua ahli tidak terlupa mahupun tersalah tarikh dan masa. Sebelum
mesyuarat dijalankan, setiausaha perlu berjumpa dengan pengerusi untuk berbincang
berkaitan dengan mesyuarat. Perkara yang dibincangkan:

 Bilangan ahli yang perlu menghadiri mesyuarat

 Tarikh, masa dan tempat mesyuarat yang akan diadakan
 Agenda yang ingin dibincangkan

2.1.1 Set Up Keperluan Mesyuarat Dan Acara

Keperluan mesyuarat dan acara perlu disediakan sebelum mesyuarat dan acara
berlangsung. Sebagai seorang setiausaha, seharusnya memastikan segala keperluan
peralatan dan dokumen disediakan dan memenuhi keperluan. Penetapan tarikh, lokasi,
masa dan juga ahli mesyuarat perlu ditentukan dengan membuat perbincangan
bersama pengurus agar mesyuarat dan acara berjalan dengan lancar.

2.1.2 Penetapan Tarikh, Tempat dan Kehadiran.

2
Penetapan tarikh, tempat dan kehadiran perlu dilaksanakan sebelum mesyuarat
berlangsung. Penetapan ini perlu dilaksanakan setelah perbincangan dibuat bersama
pengurus. Setiausaha harus membuat perbincangan tersebut bagi memastikan
perjalanan mesyuarat berjalan dengan lancar.

Pemilihan lokasi bagi mesyuarat dan acara perlulah bersesuaian. Lokasi yang strategic
dapat memberi keselesaan kepada peserta dan ahli mesyuarat. Sebagai seorang
setiausaha yang bertanggungjawab perlu memastikan segala keterangan mesyuarat
adalah tepat. keterangan mesyuarat seperti tarikh, masa dan tempat perlu diketahui
oleh setiausaha dan ahli mesyuarat agar perjalanan mesyuarat berjalan lancar.
setiausaha perlu mengedarkan notis panggilan mesyuarat dan surat panggilan agar
semua ahli tidak terlupa mahupun tersalah tarikh dan masa.

2.1.3 Pembentukan Ad hoc / Ahli Jawatankuasa Mesyuarat dan Acara

Penubuhan Urusetia dan Jawatankuasa adalah penting untuk memastikan perjalanan majlis
yang lancar dan berjaya. Setiap Jawatankuasa perlu mempunyai bidang dan skop tugas
masing-masing dan setiap ahli perlu mengetahui dengan jelas bidang tugas yang akan
dipertanggungjawabkan.

Ahli jawatankuasa boleh terdiri daripada mereka yang dilantik atau sukarelawan, mahupun
kalangan profesional.

Tiada bilangan khusus bagi pembentukan ahli, namun adalah disyorkan ianya dalam enam
(6) orang, bergantung kepada saiz majlis yang akan diadakan. Kriteria yang perlu diambil
berat dalam pemilihan ahli ialah:
1. Masa yang diberi untuk mengendalikan majlis
2. Latar belakang ahli dalam mengendalikan majlis, seperti pengetahuan, kemahiran
dan pengalaman.
3. Hubungan yang baik antara ahli yang dilantik dengan pelbagai pihak yang akan
terlibat dalam penganjuran majlis.

3
4. Keseimbangan kepakaran setiap ahli bagi memastikan setiap kelemahan yang wujud
mampu disokong antara satu sama lain.

Bagi mengadakan sesuatu majlis, beberapa portfolio dan biro perlu ditubuhkan bagi
memastikan majlis berjalan lancar. Berikut adalah secara kasar contoh tanggungjawab
bagi setiap biro yang terlibat:

 Pengerusi
 Membentuk jawatankuasa pelaksana majlis
 Mempengerusi dan mengendalikan mesyuarat
 Memantau dan mengenal pasti tiap tugas dijalankan mengikut perancangan

 Setiausaha
 Mengurus surat menyurat
 Menyelaras dan menyelia persiapan jawatankuasa program
 Menyediakan bahan mesyuarat
 Menyediakan Laporan
 Mencatat Minit Mesyuarat
 Menyediakan dokumentasi
 Membantu penyediaan bahan-bahan yang diperlukan

 Bendahari
 Menyediakan anggaran perbelanjaan
 Memproses tuntutan kewangan
 Mengurus tuntutan bil-bil perbelanjaan
 Mengeluarkan waran peruntukan dan pesanan
 Menyelenggara wang runcit dan pendahuluan
 Menentu dan menetapkan pembelian keperluan peralatan
 Mengesahkan bil-bil dan invois

 Pengurus/Penyelaras Majlis
 Menyelaras perjalanan program dari masa ke semasa
4
  Memberi taklimat perjalanan acara sebelum majlis bermula pada hari yang
tersebut
 Membahagikan tugasan dan memastikan kelancaran acara pada hari majlis

 Urusetia danPendaftaran
 Menyedia dan menyusun bahan dan keperluan majlis
 Mengedarkan bahan dan keperluan majlis
 Menyediakan segala keperluan bahan majlis
 Menyediakan segala keperluan pendaftaran
 Menyelia dan menyelenggara pendaftaran peserta
 Mengedarkan buku program
 Menyerahkan senarai kehadiran kepada Setiausaha

 Biro Protokol
 Bertanggungjawab dalam urusan penyediaan surat menyurat dan kad jemputan
tetamu kehormat dan kenamaan
 Mengendali urusan dalam perhubungan awam termasuk dengan media massa

LAMPIRAN B

KOLEJ VOKASIONAL PERDAGANGAN JOHOR BAHRU

5
 JAWATANKUASA PROGRAM CERAMAH PEMBENTUKAN PERSONALITI 2020

TARIKH : 5 MAC 2020

MASA : 10.30 PAGI HINGGA 1.30 TENGAH HARI
TEMPAT : DEWAN DAGANG
PENGERUSI : NUR SHAFAWANI BINTI HASLI
NAIB PENGERUSI : NUR AISYAH BINTI ISMAIL
SETIAUSAHA : NORHIDAYANTI BINTI MOHAMED
NAIB SETIAUSAHA : NAJIHA BINTI YAHAYA

JAWATANKUASA PROGRAM DAN SENARAI TUGAS

BIL AHLI JAWATANKUASA SENARAI TUGAS

1 AJK JEMPUTAN
1. Mohd Yogi Shah Putra Bin
Kamarul
2. Nur Fazlin Izzurin Binti Zamri
3. Noranita Binti Romzei
4. Mas Izzati Binti Masud
 Mendapatkan senarai jemputan
 Sediakan surat/kad jemputan serta aturcara kepada
a) VIP
b) Para jemputan
 Pastikan nama dan maklumat tepat
 Pastikan surat mengikut format
 Pastikan surat dihantar secepat mungkin
 Menghubungi VIP untuk memastikan kehadirannya
 Failkan semua salinan surat

2 AJK SAMBUTAN
1. Nur Hamimah Binti Daud
2. Nur Fahani Hanim Binti Mohd
Jemain
 AJK Sambutan mesti berada di depan dewan sekurang-
kurangnya 30 minit sebelum program bermula
 Mengemas dan pulangkan semua alat/bahan ke stor
 Mengiringi VIP
 Menyambut penceramah
 Menunjukkan arah tempat duduk
 Menyediakan minuman dan makanan ringan untuk
penceramah dan VIP
 Mengiringi penceramah dan VIP ke ruang makan

3 AJK PENDAFTARAN
1. Nur Auni Syuhada Binti A. Aziz
2. Nurul Afeeza Binti Hamzah
3. Syafiqah Binti Rahmat Shah
 Bertindak sebagai Information Center
 Sediakan senarai pendaftaran peserta
 Sediakan meja pendaftaran – pastikan ada skirting dan
label
 Pastikan maklumat kehadiran peserta

4 AJK CENDERAHATI
1. Miza Izzatie Binti Mohed
2. Munawwarah Binti Rosli
5 AJK DIALOG
1. Nurul Huda Binti Mohamad
 Sediakan meja hadiah dan susun hadiah atas pentas
 Selaraskan penyampaian hadiah dengan juruacara majlis
 Sediakan dulang untuk hadiah
 Sediakan cenderahati untuk penceramah
 Ambil barang cenderahati di bilik stor kolej
 Berhubung dengan Puan Siti
 Bekerjasama dengan AJK Jemputan
 Sediakan dialog untuk pengacara program

6
 Adib
2. Nur Farah Hazwanie Binti
Ismail
6 AJK TAJAAN PROGRAM
1. Khairunnisa Binti Mohamed
Sazalee
2. Alia Afiqah Binti Azlan
7 AJK BUKU PROGRAM
1. Nur Aqilah Binti Mohd Yusof
2. Nur Fateha Binti Mohamed
Hafiz
8 AJK BACAAN DOA
1. Qayyuum Bin Ismail @ Abd
Malek
9 AJK JURUACARA
1. Mohd Akhmal Faris Bin Za’im
2. Nurul Jannah Binti Roslan
10 AJK JAMUAN VIP
1. Nur Farah Amira Binti Zainal
2. Nurul Amelia Binti Mohd
Mazlan
3. Nur Syakirah Binti Hafisan
4. Fathiah Balqis Binti Aqbal
Omar
PELAJAR
1. Erna Sarina Binti Aris
2. Khairah Auni Binti
Zulkapeli
3. Ain Natasyah Binti
Saharuzaman
4. Hanis Nuraina Binti Mohd
Nazri
11 P.A SISTEM
1. Luqman Hakim Bin Mohd Amin
 Mendapatkan tajaan atau sumbangan daripada pelbagai
pihak
 Sumbangan boleh dalam pelbagai bentuk
 Memastikan semua bentuk sumbangan diurus dengan
betul
 Dapatkan maklumat yang tepat untuk buku program
 Serah draf kepada Pensyarah Pengiring untuk disemak
sebelum dicetak
 Pastikan jumlah dicetak dan dapatkan kelulusan Pengarah
 Jilidkan buku program dan serahkan kepada AJK
Sambutan selewat-lewatnya sehari sebelum program
 Sediakan buku program khas untuk VIP (Penceramah) dan
tetamu (Guru) kepada AJK Sambutan
 Serahkan buku program kepada Pengarah sebelum
program
 Uruskan baki buku program dan failkan satu salinan
 Menyediakan teks bacaan doa yang bersesuaian
 Membacakan doa
 Sediakan skrip untuk mengikut arahan
 Mengacara majlis dengan berpakaian kemas
 Adakan raptai dengan semua yang terlibat
 Failkan skrip
 Rancang menu dan belanjawan jamuan dan dapatkan
kelulusan Pengarah
 Pastikan lokasi jamuan bersih dan ceria
 Pastikan kipas/lampu berfungsi dalam bilik jamuan
 Pesan makanan dan minuman yang mencukupi
 Hidangkan makanan dan minuman
 Buang semua sampah dalam beg plastik. Ikat dan pastikan
pekerja buang
 Berada di tempat jamuan untuk ambil tindakan jika timbul
masalah
 Sediakan kupon untuk peserta bagi memudahkan
pengambilan makanan dan minuman
 Pastikan alatan dan jumlah mikrofon yang diperlukan
 Pastikan alatan berfungsi dengan baik. Uji dan baik pulih
7
 2. Nur Liyana Yani Binti
Muhammad Nasir
12 AJK DOKUMENTASI DAN
FOTOGRAFI
1. Habibunnisa’ Binti Fadzil
2. Mizan Shamirah Binti Norhan
3. Nur Sahira Binti Abdullah
13 AJK DEWAN
1. Qayyuum Bin Ismail @ Abd
Malek
2. Farra Azira Binti Muhammad
Nizam
3. Nurul Anis Natashah Binti
Mohd Zaini
4. Siti Azalina Binti Roslan
5. Nurul Nabihah Binti Rahamat
6. Nur Marliana Binti Jumadi
7. Nur Haziqah Binti Hafizul
14 AJK BACKDROP
1. Muhammad Amir Reza Binti
Sabari
2. Nur Syahera Binti Mazlan
15 AJK SIJIL
1. Nursaleha Binti Zaulkefli
2. Nur Hazwani Binti Mohd
Zahani
3. Nor Atikah Binti Khazli
4. Nuratikah Amani Binti
Zulkornain
16 AJK KEBERIHAN
jika perlu. Dapatkan kelulusan Pengarah dan maklumkan
kepada Penyelia Stor sebelum dihantar baik pulih (back
up)
 Pastikan ada CD lagu dan selingan
 Susun tempat P.A Sistem dengan kemas
 Uruskan penyewaan (jika ada)
 Mendokumentasikan program
 Selaraskan dengan jurugambar untuk pengambilan
gambar
 Pastikan gambar disimpan dengan baik dalam CD
 Sediakan laporan bergambar dan serahkan kepada
setiausaha
 Pastikan bilangan kerusi mencukupi
 Pastikan bilangan tempat duduk penceramah dan VIP
mencukupi.
 Bersihkan dewan termasuk kawasan sekeliling
 Pastikan semua kipas berfungsi dan cermin pintu tidak
pecah. Pastikan pintu disangkut
 Susun kerusi mengikut pelan. Pastikan ada ruangan untuk
pergerakan dan kerusi dibersihkan
 Susun kerusi dan coffee table VIP (Jika perlu)
 Sediakan rostrum juruacara
 Pastikan jam berfungsi
 Ceriakan dewan
 Rancang dan pesan bahan yang diperlukan serta dapatkan
kelulusan Pengarah
 Tempah backdrop dan pastikan maklumat tepat dan
pasang backdrop 2 hari sebelum program
 Pastikan pensyarah penasihat bersama semasa
pemasangan dan penurunan backdrop
 Turunkan backdrop sebaik sahaja program tamat dan
simpan.
 Bersihkan pentas sehari sebelum program
 Bekerjasama daripada AJK Dewan
 Menentukan bajet
 Menentukan design dan warna banner
 Dapatkan senarai nama peserta dan nombor kad
pengenalan peserta
 Pastikan maklumat peserta tepat
 Sediakan pamphlet untuk dicetak
 Taip dan cetak sijil penyertaan
 Serahkan sijil penyertaan kepada peserta selepas 2 hari
program berlangsung
 Dapatkan cop pengesahan Pengarah
8
 1. Nor Aisah Binti Shariff  Pastikan keadaan dewan, pentas, tempat jamuan bersih
2. Nur Sahira Nadiah Binti Khalid  Pastikan plastik sampah mencukupi
3. Nur Syafiqah Binti Mohd Sa’aid  Memastikan peralatan kebersihan mencukupi
4. Zuliana Binti Zamri

17 AJK KESELAMATAN

1. Zizi zaswani Binti Zolkifle  Pastikan keadaan dewan selamat digunakan

2. Natasha Nur Shaqira Binti  Pastikan pemasangan dan penurunan backdrop selamat
Sabita  Elakkan berlaku sebarang kecederaan
 Pastikan kipas dan lampu berfungsi
 Menyediakan ‘First Aid’

18 AJK BORANG PENILAIAN

1. Nur Aisyah Binti Muhammad  Sediakan borang penilaian program

Azhar  Serahkan kepada peserta dan tetamu (Guru) untuk menilai
2. Saleha Binti Roslan program yang berlangsung
 Pastikan borang penilaian diserahkan 10 minit sebelum
program tamat
 Menganalisis borang penilaian
19 AJK PERALATAN
 Mengagihkan peralatan kepada peserta
1. Nur Syahira Binti Mohd  Memastikan peralatan mencukupi
Syaharun  Berhubung dengan penyelaras program untuk senarai
2. Nur Izzati Binti Ahmad Zawawi peralatan yang dikehendaki
 Membeli barang peralatan program


9
2.2 Menyediakan Notis Mesyuarat dan Agenda

Setiausaha perlu menyediakan beberapa dokumen sebelum mesyuarat

dilaksanakan. Berikut adalah dokumen yang perlu disediakan.

i. Notis Panggilan Mesyuarat

ii. Surat Panggilan Mesyuarat

iii. Agenda

2.2.1 Notis Panggilan Mesyuarat

Notis panggilan mesyuarat adalah suatu dokumen yang disediakan oleh setiausaha
bagi memaklumkan mengenai mesyuarat yang bakal dilaksanakan. Notis
disediakan dan diedarkan dalam tempoh 10 ke 21 hari sebelum mesyuarat. Tujuan
notis panggilan mesyuarat:

i. Pemakluman
ii. Bersedia mesyuarat
iii.Memperingatkan
 Tarikh dan masa mesyuarat
 Tempat
 Jenis mesyuarat
iv. Keperluan ahli mesyuarat

10
 Rajah

2.2.1(i) : Kepentingan notis panggilan mesyuarat

11
 Kepala surat

Tarikh notis

Ahli mesyuarat

Nama
mesyuarat

Tarikh/masa/tempat

Agenda
mesyuarat

Tandatangan/nama/jawatan

Rajah 2.2.1(ii) : Notis panggilan mesyuarat SK Pekan Tamparuli.

12
Rajah 2.2.1 (iii): Notis Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi Kesihatan Perlis Bhd.

13
Rajah 2.2.1(iv) : Notis Mesyuarat yang dihantar kepada individu luar organisasi.

14
Rajah 2.2.1(v) : Notis Mesyuarat yang disediakan oleh syarikat swasta.

15
 FORMAT UMUM

NOTIS / PEMBERITAHUAN MESYUARAT

NAMA ORGANISASI
Nama dan logo
pertubuhan Logo syarikat/
Organisasi

Tajuk (jenis NOTIS MESYUARAT JAWATANKUASA SAMBUTAN HARI KUALITI KALI KE 3

mesyuarat)

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Dimaklumkan bahawa mesyuarat akan diadakan seperti butiran yang berikut:

Tempat, tarikh, Tarikh : 4 Julai 2013 (Khamis)
hari dan masa Masa : 10.00 pagi- 12.00 tghari
Tempat : Bilik mesyuarat utama

Agenda mesyuarat seperti berikut:

Perkara yang akan
1. Ucapan Aluan pengerusi
dibincangkan
2. Pengesahan minit mesyuarat kali ke 2
3. Perkara berbangkit
4. Laporan perkembangan Gerak Kerja Jawatankuasa
5. Hal-hal lain
6. Penangguhan mesyuarat
Maklumat
Tambahan 3. Diharap kehadiran tuan akan dapat melancarkan perjalanan mesyuarat
tersebut.

Sekian, dimaklumkan , terima kasih.

Tandatangan
setiausaha yang
(YUSMINA ZAMANHURI)
memanggil
Setiausaha Jawatankuasa
mesyuarat
Sambutan Hari Kualiti

1. S.k. Pengerusi Majlis Mesyuarat

Salinan surat 2. S.k. Pengarah Urusan Syarikat
kepada pihak 3. S.k. Lembaga Pengarah
tertentu 4. S.k. Ahli-ahli Jawatankuasa
16
5. S.k. Fail
 FORMAT SURAT PANGGILAN MESYUARAT

MSCMULTI MEDIA SYNERGY CORPORATION SDN BHD

Ruj. Kami : PRJ/MSSC/Msy.Bil(04)

Tarikh : 20 Jun 2013

Encik Badrul Shah Abdul Saha,

Ahli Jawatankuasa (Penerbitan)
Jabatan Perhubungan Awam,
Tingkat 2, Bangunan MMSC,
Jalan Senangin 5, Taman Indah Jaya,
43000 Kajang.

Tuan,
Mesyuarat Jawatankuasa Sambutan Hari Kualiti Kali Ke-3

Dengan hormatnya, perkara di atas dirujuk.

2. Dimaklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti butiran yang

berikut:
2.1 Tarikh : 4 Julai 2013
2.2 Tempat : Bilik Mesyuarat Utama
2.3 Masa : 10.00 pagi-12.00 tengahhari

3. Agenda mesyuarat adalah seperti yang berikut :

3.1 Ucapan aluan pengerusi
3.2 Pengesahan minit mesyuarat
3.3 Perkara berbangkit
3.4 Laporan perkembangan gerak kerja jawatankuasa
3.5 Hal-hal lain
3.6 Penangguhan mesyuarat

4. Diharap kehadiran tuan akan dapat melancarkan perjalanan mesyuarat tersebut.

Sekian, dimaklumkan, terima kasih

Yang benar,

(YUSMINA ZAMANHURI)
Setiausaha Jawatankuasa
Sambutan Hari Kualiti

17
2.2.2 Agenda

Agenda adalah perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Isi dan
kandungan agenda ditetapkan melalui perbincangan antara pengerusi dan
setiausaha sebelum dicetak dan diedarkan kepada ahli mesyuarat. Agenda boleh
disusun dalam berbagai-bagai bentuk dalam berbagai-bagai bentuk dan bergantung
kepada keperluan dan jenis mesyuarat.Setiausaha akan menyediakan agenda
mesyuarat. Agenda ialah senarai perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat.

Semua perkara di bawah mesti disenaraikan dalam susunan agenda :

1. Ucapan alu-aluan pengerusi. Ahli mesyuarat perlu hadir lebih awal dari
masa mesyuarat yang ditetapkan. Ahli mesyuarat juga perlu berada di lokasi
mesyaurat sebelum pengerusi memasuki bilik mesyuarat. Ini bagi
memastikan segala perjalanan mesyuarat berjalan lancar. Perkara utama di
dalam mesyuarat adalah ucapan aluan pengerusi. Dimana pengerusi akan
memberi sedikit ucapan untuk memberi penghargaan kepada ahli yang telah
hadir ke mesyuarat.

2. Pengesahan Minit mesyuarat lepas. Minit ialah catatan tentang

perbincangan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. Ia merupakan
rekod yang ringkas tetapi tepat tentang perkara-perkara yang berlaku dalam
sesuatu mesyuarat.Minit hendaklah dicatatkan dalam setiap mesyuarat.
Setiausaha akan membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan.
Minit-minit hendaklah ditulis semula dengan segera ketika semua
perbincangan dan keputusan dalam mesyuarat masih jelas dalam ingatan.
Minit mesyuarat mestilah ringkas dan padat.

Hanya perkara-perkara penting dan hasil perbincangan sahaja yang perlu

dicatatkan dalam minit itu. Butir-butir perbincangan sebenar dan perbualan
yang tidak ada kaitan dengannya tidak perlu dimasukkan ke dalam minit
mesyuarat. Misalnya, tidak perlu untuk mencatatkan yang seseorang ahli
mesyuarat itu telah tidak bersetuju dengan sesuatu perkara.

18
 Perkara yang perlu dicatatkan di sini hanyalah keputusan terakhir mesyuarat
itu.Semua pindaan dan ketetapan hendaklah dicatatkan beserta dengan
nama pencadang dan penyokongnya, tidak kira sama ada pindaan dan
ketetapan itu diterima atau tidak pada akhirnya.
Minit mesyuarat hendaklah diberikan kepada semua ahli sebelum mesyuarat
yang berikutnya diadakan. Orang lain yang tidak mempunyai kaitan dengan
mesyuarat itu tidak berhak menerimanya.

3. Perkara-perkara yang berbangkit. Apa juga tindakan yang diambil bersabit

dengan perkara-perkara yang telah dibincangkan dalam mesyuarat lepas
akan dilaporkan dalam mesyuarat ini. Perbincangan selanjutnya akan dibuat
sekiranya ada lagi perkara-perkara lain yang berbangkit bersabit dengan
perkara ini.

4. Senarai perkara untuk dibincangkan. Ini merupakan butir-butir ringkas

tentang perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Ini untuk
membolehkan ahli-ahli mesyuarat membuat persediaan itu ialah seperti
menyemak fail, menyediakan nota, soalan dan lain-lain lagi.

5. Hal-hal lain. Ahli-ahli mesyuarat boelh membawa isu-isu lain yang tidak ada
dalam agenda untuk dibincangkan.

6. Ucapan penangguhan/Tarikh dan masa mesyuarat akan datang. Ini

dibincangkan bersama dalam mesyuarat yang diadakan./ucapan
penangguhan sekiranya tiada perkara lain yang ingin dibincangkan.

19
 AGENDA
MESYUARAT JAWATANKUASA
SAMBUTAN HARI KUALITI
KALI KE -3

Tarikh : 4 Julai 2013

Hari : Isnin
Masa : 10.00 pagi- 12.00 tengahari
Tempat : Bilik Mesyuarat Utama

Agenda :
1. Ucapan aluan pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat
3. Perkara berbangkit
4. Laporan perkembangan gerak kerja jawatankuasa
5. Hal-hal lain
6. Penangguhan mesyuarat

Rajah 2.2.2 : Format Agenda

20
2.3 Mengedarkan Notis Mesyuarat Kepada Pegawai Yang Berkenaan

Pengedaran notis panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat perlu dilaksanakan

dengan segera. Semua ahli perlu dimaklumkan agar mengetahui mengenai
mesyuarat tersebut. Pengedaran notis panggilan mesyuarat adalah bagi
memastikan bahawa semua ahli mendapat maklumat yang ingin disampaikan.
Pengedaran notis mesyuarat boleh dilaksanakan melalui:

 Serahan tangan
 Pos
 Mel elektronik

2.3.1 Mengesahkan Kehadiran Ahli Mesyuarat

Pengesahan kehadiran ahli mesyuarat boleh dibuat dengan menelefon ahli

mesyuarat tersebut untuk menentukan sama ada ahli tersebut hadir atau tidak
semasa mesyuarat akan dijalankan.

Sekiranya ahli tidak dapat menghadiri mesyuarat, setiausaha perlu memaklumkan

kepada pengerusi tentang ketidakhadiran ahli.Hal ini berikutan mengelakkan
ketidakcukupan korum dalam sesuatu mesyuarat.

Korum adalah jumlah ahli layak bermesyuarat yang dikehendaki hadir untuk
membolehkan mesyuarat dijalankan. Jumlah korum yang membolehkan sesuatu
mesyuarat berlangsung adalah 2/3 dari jumlah ahli yang sebenar

2.3.2 Menyediakan Senarai Kehadiran

Setiausaha perlu menyediakan senarai kehadiran mesyuarat sebelum mesyuarat

diadakan. Semasa mesyuarat diadakan, setiausaha perlu mengedarkannya dan
memastikan semua ahli menandatanganinya.

Setiausaha perlu mengutip kembali senarai kehadiran untuk memudahkan urusan

seperti membuat minit mesyuarat dan sebagai rujukan

21
Contoh format kehadiran:

22
23
SOALAN:

1. Nyatakan tiga perkara asas yang perlu dibincangkan dalam menentukan mesyuarat.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

2. Nyatakan empat perkara penting dalam pemilihan ad hoc.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

3. Nyatakan tiga senarai tugas bagi seorang pengerusi program.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

4. Senaraikan agenda bagi sesuatu mesyuarat dan acara.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

5. Nyatakan tiga dokumen yang perlu disediakan sebelum mesyuarat berlangsung.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
.................................................................................................................................

RUJUKAN:

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and Distributors.

2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan Bahasa
dan Pustaka.

24