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SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SUBSECRETARIA DE DESPACHO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ

NOVIEMBRE DE 2007

Carrera 30 No. 24 -90 Piso 3. Torre A. Costado Occidental. CAD. Teléfonos 3693777 3693750
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PRIMERA PARTE
1. SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 4
1.1 OBJETO 4
1.2 SECTOR DESARROLLO 4
1.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 7
1.4 MISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.5 VISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.6 VALORES ÉTICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 8
1.7 PRINCIPIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.8 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.9 POLITICA DE CALIDAD DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 9
2. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO 10
2.1 COBERTURA DE LA NORMA 12
3. COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 15
4. OBJETIVO GENERAL 15
4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15
5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 16
5.1 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 17
5.1.1 Investigación preliminar sobre la institución 17
5.1.2 Entrevista con los productores de los documentos de la institución 18
5.1.3 Análisis e interpretación de la información recolectada 18
5.1.4 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental 19
5.2 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 19
6. CLASES DE DOCUMENTOS 23
6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS 23
6.2 DOCUMENTOS MISIONALES 23
7. TIPOS DE ARCHIVOS 23
7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN O ADMINISTRATIVO 23
7.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 23
7.3 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE 23
8. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO 24
8.1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO 24
8.2. ORGANIZACIÓN FÍSICA 24
8.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 27
8.4. SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL 28
8.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS (DESCRICIÓN DOCUMENTAL) 29
8.6 INVENTARIO DOCUMENTAL 30
8.7 DIGITALIZACIÓN DE GRUPOS DE DOCUMENTOS 30
9. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 31
10. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 31
10.1. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS 32
10.1.1 Archivo de gestión o de oficina 32

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Pág.
10.1.2 Archivo central o intermedio 32
10.1.3 Archivo histórico 33
10.2 PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION 33
10. 2. 1 Limpieza de la documentación 33
10.2.2 Eliminación de material metálico 33
10.2.3 Identificación del material afectado por biodeterioro 34
10.2.4 Revisión y Foliación 34
10.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 34
10.4 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS 35
11. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 36
12. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL 37
13. GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS
14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO 57
14. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 141
BIBLIOGRAFIA 146
SEGUNDA PARTE
ANEXOS CRONOGRAMAS DE ELABORACION DE TABLAS Y ENCUESTAS DOCUMENTALES 147
ANEXOS ENCUESTAS DOCUMENTALES 151
TERCERA PARTE
ANEXO CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 431
ANEXOS FORMATOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 433
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES Y DECRETOS 457
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DE GRUPOS Y
FUNCIONES RESOLUCIÓN 001 MANUAL DE FUNCIONES 541
CUARTA PARTE
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DE GRUPOS Y
FUNCIONES RESOLUCION 002 DISTRIBUCIÓN PLANTA DE EMPLEOS 722
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES NORMAS DE CREACION Y CONSERVACION
DE DOCUMENTOS EXTERNAS E INTERNAS 832
ANEXO ACTA No. 3 (18 de Diciembre de 2007) COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO APROBANDO LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE
LA SDDE 1-3

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1. SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico SDDE nace con el Acuerdo 257 de


2006 y con los decretos 552 y 553 que definen la Estructura organica funcional y la
Planta de cargos.

1.1 0BJETO

La Secretaría de Desarrollo Económico tiene por objeto orientar y liderar la formulación


de políticas de desarrollo económico de las actividades comerciales, empresariales y de
turismo del Distrito Capital, que conlleve a la creación o revitalización de empresas, a la
generación de empleo y de nuevos ingresos para los ciudadanos y ciudadanas en el
Distrito Capital

La creación de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, parte de una necesidad


imperiosa para una ciudad moderna y humana, y se constituye en un reto para ésta y las
futuras administraciones, en la medida en que se aproveche la oportunidad para pensar y
consolidar a Bogotá como eje regional de desarrollo, promover sus potencialidades
económica, social y financiera y guiarla hacia la construcción de una ciudad más
productiva, más competitiva y más equitativa.

La nueva institucionalidad permitirá trabajar por el desarrollo productivo sostenible,


para lo cual debe contrarrestar las limitaciones y restricciones, favorecer la
consolidación de las ventajas competitivas y vincular a los grupos sociales excluidos de
la dinámica productiva.

Su acción está dirigida a buscar la ampliación de las oportunidades de inversión y la


consolidación de la red empresarial de la ciudad, con políticas de inversión, innovación,
fortalecimiento y diversificación,
que permitan no solo una mejor capacidad productiva frente a los retos de la
competitividad, sino también el aumento del conocimiento, la mejora de los ingresos, la
inclusión de sectores importantes de la población en la actividad productiva y el
aumento de la equidad en la ciudad.

1.2 SECTORES DE DESARROLLO

La secretaría cubre diversos sectores productivos: industria, agropecuario, comercio,


servicios, abastecimiento alimentario y turismo.

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Sus ámbitos de acción son Bogotá – región y sector urbano y rural. Las alianzas entre
los sectores público y privado, se consideran estratégicas para el diseño puesta en
marcha y sostenibilidad de las políticas.

El trabajo está centrado en tres grandes ejes:

• Aumentar la competitividad y la productividad de los sectores productivos, con lo


cual se genera desarrollo económico y empleo. Para la generación de oportunidades de
inversión, la Secretaría trabaja con otras instancias existentes en el D.C. desde antes de
la Reforma: la Mesa Regional de Planificación de Bogotá Cundinamarca; el Consejo
Regional de Competitividad, la Agenda Interna Bogotá Cundinamarca y El
Megaproyecto Agroindustrial de Bogotá Cundinamarca, son las principales; para el
desarrollo turístico se apoya en el recientemente creado Instituto de Turismo Distrital,
entidad adscrita a la Secretaría.

Esto implica también crear condiciones para promover la inversión, con una mirada de
largo plazo de la ciudad, lo cual pasa por consolidar el adecuado clima de negocios,
crear incentivos y ajustar la normatividad
para generar inversión y aprovechar las grandes obras de infraestructura que generan
inversión y empleo. En este eje, la Secretaría se apoya en la Corporación mixta Bogotá
Región Dinámica, entidad vinculada, promovida por la Cámara de Comercio de Bogotá,
CCB, y la Alcaldía Mayor.

• Democratizar las oportunidades económicas, para garantizar la inclusión económica


de grupos específicos de población, con políticas de financiación, acceso a la banca,
formación para el trabajo, iniciativas para la generación de empleo e ingresos y
búsqueda de incentivos y cambios normativos para mejorar la situación de las pequeñas
unidades productivas. El Instituto para la Economía Social – IPES, entidad adscrita a la
Secretaría, tiene como tarea principal la ejecución de estas políticas.

Con la creación de la Secretaría se ha logrado articular proyectos existentes y así


potenciar su desarrollo:
Bogotá – Emprende, para la formación de emprendedores, en alianza con la Cámara de
Comercio de Bogotá, CCB, y con el apoyo técnico de Barcelona Activa; las Unidades
Locales de Desarrollo Empresarial, ULDES; el programa Empresarios Sin Indiferencia,
dirigido a población en desplazamiento, reinsertos y jóvenes en riesgo de violencia, o
las líneas de crédito del Distrito, son proyectos de la mayor importancia.

• Institucionalidad económica definida y en marcha, al finalizar esta administración,


la Secretaría de Desarrollo Económico espera dejar a la ciudad un sector administrativo
de desarrollo económico fortalecido y articulado con los demás sectores, con
lineamientos y estrategias para

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la competitividad regional, orientaciones de mediano plazo para la generación de


empleo e ingresos; alianzas públicas y privadas consolidadas, y, como sello de una
Bogotá Sin Indiferencia, un avance sustantivo en la democratización de las
oportunidades económicas, a través de una canasta de productos financieros que facilite
el acceso a los distintos servicios y la búsqueda de cambios normativos que promuevan
el empleo y la inclusión de las pequeñas unidades productivas; así como facilitar
iniciativas de autoempleo. De esta forma se busca dar mayor alcance y sostenibilidad a
los logros que en materia de política social se han obtenido, a la vez que se promueve el
círculo virtuoso entre reducción de la pobreza y crecimiento económico, lo que
finalmente redunda en un mayor desarrollo de la ciudad.

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1.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

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1.4 MISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

Generar oportunidades para consolidar a Bogotá como eje regional de desarrollo,


promover sus potencialidades económicas, sociales y financieras y guiarla hacia la
construcción de una ciudad más productiva, más competitiva y más equitativa.

1.5 VISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

En el año 2017 la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico será la Institución que


lidere la creación, el aprovechamiento y la democratización de las oportunidades para
lograr un desarrollo equitativo, competitivo y sostenible en la ciudad región

1.6 VALORES ÉTICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO


ECONÓMICO

1. Equidad
2. Justicia
3. Honestidad

1.7 PRINCIPIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO


ECONÓMICO

1. Respeto a los Derechos Fundamentales


2. Solidaridad
3. Transparencia
4. Respeto a la Ley

1.8 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE


DESARROLLO ECONÓMICO

La Resolución 00111 de 2007 “Por medio de la cual se establece el Sistema Integrado


de Gestión de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y se integran los comités
de Calidad y Coordinación de Control Interno”, indica que mediante el Sistema
Integrado de Gestión, se implementarán y ejecutarán en la Secretaría los Sistemas de
Control Interno, Desarrollo Administrativo, Gestión de Calidad y el Plan Institucional
de Gestión de Calidad con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y
efectividad en la gestión pública y la optimización de los recursos.

Adicionalmente, el 17 de agosto de 2007 se emite la Resolución 161 “Por la cual se crea


el Comité de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo

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Económico” (Anexo 1) y a partir de esta se establece que un designado de este Comité,


asiste al comité Operativo de Calidad, el cual actualmente sesiona todos los martes a las
4:00 p.m. (Ver Anexos).

1.9 POLITICA DE CALIDAD DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO


ECONÓMICO

Prestar un servicio de formulación y gestión de políticas públicas de desarrollo


económico – efectivo, confiable, oportuno, innovador y cordial-, mediante un equipo
humano ético, competente, comprometido con el mejoramiento continuo y la
transparencia, para lograr una ciudad más competitiva y equitativa.

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2. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia, Artículos 23, 74 y subsiguientes.

• Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, "Por medio de la cual se crea el Archivo


General de la Nación y se dictan otras disposiciones".

• Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de


1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos
de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones."

• Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General


de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación,
ordenada por el Decreto 1382 de 1995."

• Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General


de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de
Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el
Decreto No. 1382 de 1995."

• Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General


de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría."

• Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción.

• Ley 200 del 28 de Julio 1995, "Por la cual se adopta el Código Disciplinario
Único".

• Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos". Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
Tablas de Retención Documental

• Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el se adopta y expide el Reglamento


General de Archivos".

• Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación por el cual se “establecen las pautas para la

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administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las


privadas que cumplen funciones públicas"

• Acuerdo 42 de 2002 del Concejo Directivo del Archivo General de la Nación


por el cual se establecen “los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
y regula el Inventario Único Documental y desarrolla los artículo 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

• Circular No.004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Púbica


y el Archivo General de la Nación por la cual se” establecen los criterios
técnicos para la organización de las historias laborales”

• Ley 734 de 2002, numeral 5 por la cual se establece que “es un deber de cada
servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35
de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o
dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones.

• Decreto 508 de diciembre 20 de 2002 crea la Comisión Distrital de Archivos de


Bogotá.

• Decreto 514 de diciembre 20 de 2006 de la Alcaldía Mayor de Bogotá de la


“establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de
Información Administrativa del Sector Público."

• Circular No. 041 del 2 de noviembre de 2001, proferida por la Secretaría


General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, prevé la elaboración y adopción de
las Tablas de Retención Documental de las entidades distritales, con el fin de dar
cumplimiento a lo consagrado en el artículo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de
2000.

• Circular Externa 001-2001 del Ministerio de Cultura ¿Archivo General de la


Nación, "Por la cual se estipula la Elaboración y Adopción de las Tablas de
Retención Documental".

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• Decreto 475 de 2006 se creó el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.,


como organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito
Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el
Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

• Acuerdo 257 del 2006, artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

• Decreto 552 de 2006 “Por el cual se determina la estructura organizacional, las


funciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

• Circular 12 de 2007 de la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico del 13 de


junio de 2007, por la cual se” definen los términos Derechos de Petición, los
tipos y el procedimiento para dar respuesta a ellos”.

• Resolución 161 de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico del 17 de


agosto de 2007, "Por la cual se crea el Comité de Gestión Documental Archivo".

• Resoluciones 172 y 189 de 2007 de la Secretaría Distrital de Desarrollo


Económico Por las cuales se” autorizan los cargos responsables de firmar las
comunicaciones oficiales y adoptan los códigos y siglas de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico”.

• Resolución 176 de 2007 de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, por


la cual se “adopta la Norma Fundamental, el Manual de Estilo producción y
elaboración de actos administrativos” y normalizan los formatos de producción
documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

2.1 COBERTURA DE LA NORMA

RAMA EJECUTIVA

Del sector central


Presidencia de la República
Vicepresidencia de la República
Ministerios
Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica

Del sector descentralizado por servicios


Empresas Sociales del Estado
Empresas Oficiales de Servicios Públicos Domiciliarios

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Institutos Cientificos y Tecnológicos


Sociedades Públicas
Sociedades de Economía Mixta
Entidades Administrativas Nacionales con Personería Jurídica, Autonomía
Administrativa y Patrimonio propio

RAMA LEGISLATIVA
Congreso de la República
Senado de la República
Cámara de Representantes
Asambleas Departamentales
Concejos Municipales
RAMA JUDICIAL
Fiscalía General de la Nación
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdicción Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdicción Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdicción Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdicción Especial para los Pueblos Indígenas
Jurisdicción de Paz

MINISTERIO PÚBLICO
Procuraduría General de la Nación
Procuradurías Regionales
Procuradurías Departamentales
Procuradurías Distritales
Defensoría del Pueblo
Personerías Municipales

ORGANOS DE CONTROL FISCAL


Contraloría General de la República
Contralorías Departamentales
Contralorías Distritales y Municipales
Contaduría General de la Nación
Auditoria General de la República

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ORGANIZACION ELECTORAL
Consejo Nacional Electoral
Registraduría Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registradurías Distritales y Municipales

ORGANIZACION TERRITORIAL
Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indígenas
Entidades descentralizadas locales

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3. COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Creado con la Resolución 161 del 17 de agosto de 2007, el Comité Gestión


Documental y Archivo es el órgano asesor en materia archivística de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, cuyo objetivo es el de coordinar y controlar la
función archivística y las actividades de la gestión de documentos, administración de
archivos de la entidad, a través de lineamientos y procedimientos.

4. OBJETIVO GENERAL.

Proveer a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico de un instrumento técnico


para la clasificación, ordenación, organización, conservación y disposición final de la
documentación producida y recibida por las diferentes dependencias de la entidad.

4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

• Disponer de la documentación organizada, en forma que la información de la


Secretaría se convierta en una herramienta eficaz y eficiente para el uso de la
Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
• Contribuir a la racionalización de la producción documental, así como a su
control, acceso y manejo integral.

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5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Secretaría


Distrital de Desarrollo Económico se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos
de producción, tramité, organización, y consulta de documentos permitiendo a la
administración el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus planes
estratégicos, su misión y su portafolio de servicios.

Las Tablas de Retención Documental, son un "listado de series con sus correspondientes
tipos documentales a las cuales se asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos".

Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de
unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas".

La Secretaría Distirtal de Desarrollo Económico se beneficia con la elaboración de las


Tablas de Retención Documental, ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.


• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la
información.
• Posibilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención estipulados en ella.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental son


importantes porque:

• Permite el manejo integral de los documentos.


• Facilita la organización a partir del concepto de Archivo Total.
• Controla la producción y trámite documentales.
• Identifica y reflejan las funciones institucionales.
• Integra todos los procesos archivísticos para el manejo más racional de los
documentos.
• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

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5.1 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE


LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

En la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Secretaría Distrital de


Desarrollo Económico se tuvieron en cuenta las cuatro etapas descritas por el Archivo
General de la Nación para su ejecución y desarrollo:

5.1.1 Investigación preliminar sobre la institución

Se recogieron en forma magnética y física los Decretos de Creación, Determinación de


la Estructura orgánica de la Secretaría, las modificaciones y cambios relacionados con
la Estructura orgánica de la Entidad.

• Acuerdo 257 del 2006, artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

• Decreto 552 de 2006 “Por el cual se determina la estructura organizacional, las


funciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

• Decreto 553 de 2006”Por el cual se establece la planta de empleos de la


Secretaría Distrital de Desarrollo Económico de Bogotá, D.C."

• Decreto 091 de 2007”Por medio del cual se modifica el Decreto 552 de 2006
que determinó la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico de Bogotá D.C."

• Decreto 92 de 2007 “"Por medio del cual se modifica el Decreto 553 de 2006
que estableció la Planta de empleos de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico de Bogotá D.C."

• Decreto 342 de 2007 “Por el cual se adoptan unas medidas en relación con la
implementación del Control Disciplinario Interno en algunas entidades del
Distrito Capital, de acuerdo con las normas que consagra la Ley 734 del 5 de
febrero del 2002, actual Código Disciplinario Único"

Se recogieron también el manual de funciones de la entidad (Resolución 001 de 2007), las


Resoluciones de creación de grupos o comités y aquellas que asignan o modifican las
funciones de los funcionarios de la entidad.

Resoluciones interna números 02, 03, 12, 21, 23, 24, 25, 30 ,35, 62, 67, 68, 79, 91,111, 113,
115, 116, 121, 134, 135, 141, 146, 162

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También se recogieron las Resoluciones internas que inciden en la creación y conservación


de los documentos Resoluciones 161, 172, 176, 189, 201 Y toda la legislación externa que
incide en la creación y adopción de las Tablas de Retención Documental.

El manual de procedimientos aún no se ha definido, ni tampoco se ha establecido por


resolución y por tanto no se utilizaron los procedimientos para la elaboración de las Tablas
de Retención Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

5.1.2 Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

Se realizaron reuniones de socialización de los formatos de encuestas documentales,


instructivos de diligenciamiento de las encuestas, de las Tablas de Retención Documental y
Finalmente se realizaron las encuestas documentales con la participación de los
funcionarios de cada Dependencia productores de información y responsables de la
organización y administración de los Archivos de Gestión. (Anexo Cronograma de
Reuniones TRD).
Se identificaron las funciones y unidades documentales de cada dependencia.
Se definieron los tiempos y la tradición documental de las respectivas Unidades
Documentales.
Se tuvieron en cuenta los procesos transversales enviados por el Archivo del Distrito.
Se identificaron los valores primarios de cada una de las Unidades Documentales descritas
en las respectivas encuestas.

Para la elaboración de las encuestas se tuvo en cuenta el manual de funciones de la


Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, ya que los procedimientos aún no se tienen y
hasta ahora se están elaborando en cada una de las Direcciones y Oficinas de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico.

5.1.3 Análisis e interpretación de la información recolectada

Con base en la información recogida de las Encuestas Documentales, el manual de


funciones, las resoluciones de creación de grupos, de modificación de funciones, las
resoluciones y normativa externa relacionada con la elaboración y adopción de TRD se
conformaron las Series y Subseries con sus respectivos tipos documentales, se codificaron y
se elaboró el Cuadro General de Clasificación Documental de la Secretaría Distrital de
Desarrollo Económico.

Basado en las Encuestas se determinaron los valores primarios y secundarios, del a


documentación analizada, se definieron los procedimientos finales y se elaboraron las
Tablas de Retención de cada una de las Direcciones y Oficinas de la SDDE.

Una vez se fueron elaboraron se enviaron a las respectivas Direcciones y Oficinas para su
respectiva verificación, aprobación y firma.

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20

5.1.4 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

Finalmente se elaboraron las tablas de Retención por cada una de las Dependencias de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Teniendo en cuenta las Series y Subseries que
tramita y administra cada una de las dependencias.

El documento final de las Tablas de Retención Documental de la SDDE incluye una breve
reseña histórica de la creación y funciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, la metodología empleada para la elaboración y adopción de las tablas de
retención, el proceso de organización de los archivos de gestión, los procesos de
eliminación, transferencia y consulta de documentos, los respectivos formatos y anexos
utilizados para su creación.

El documento final y las tablas de Retención Documental se presentaron al Comité de


Gestión Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de desarrollo Económico el día 18
de diciembre de 2007, el cual las aprobó según Acta No. 3 de 2007.

Después de su aprobación el Despacho de la Subsecretaría enviará a la Comisión


Distrital de Archivos en fecha posterior el Documento final con las tablas de retención
Documental de la Secretaría Distrital de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

5.2 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).

El Formato (Formato No. (1) Archivo 10 Tablas de Retención Documental), de las


Tablas de Retención Documental está compuesto por los siguientes campos:

• Entidad Productora: Nombre de la Entidad. Deberá colocarse el nombre


completo de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
• Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

• Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada
hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas
para la elaboración de las tablas de retención de la Secretaría. El segundo
corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Secretaría.

• Código. Este campo está constituido por:


• Código de Oficina: Establecido, para cada dependencia de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, por Resolución Nº 172 del 11 de septiembre
de 2007.

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• Código de Serie y Subserie: Indica el número de serie y subserie, de acuerdo


con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico.
• Series, Subseries y Tipos Documentales: Constituido por el nombre de la
respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el
cuadro de clasificación y en las Tablas de Retención Documental de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
• Retención en Años. Este campo está constituido, por:
• Archivo de Gestión. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes
y/o unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta
determinado en años.
• Archivo Central. Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o
unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios
de la información.

• Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en


busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Es
el archivo de las oficinas productoras.

• Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos


transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una
vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las
dependencias y los usuarios externos en general.

• Original / Copia. Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina


productora es Original o es una copia.
• Disposición Final. Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie,
subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos;
este campo está constituido por:
• S: Selección. Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien
sea para su eliminación o su conservación total o parcial.
• M: Microfilmación. Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al
análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia
y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.

• D: Digitalización: Técnica de reproducción de información que se le realizará a


los expedientes o unidades documentales que resulten del análisi documental
como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como
Patrimonio Documental de la SDDE.

• E: Eliminación. Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor


primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.

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• CT: Conservación Total. Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales


se conservarán permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los
que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental de la
SDDE para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.
• Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados
en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, digitalización,
eliminación y o conservación.
• En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y
el muestreo.
• Valoración. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios
de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de
Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.

• Marco Legal. Este campo enuncia las normas que son de competencia directa
de los expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias;
es la base para argumentar las disposiciones finales.

• Muestreo. Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades


documentales de carácter representativo o especial durante la selección, con
criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre
otros, con el fin de conservarse permanentemente.

SIGLAS Y CONVENCIONES:

D: Código de la Dependencia.

S: Series

Sb: Subseries

S-Sb: Código de las Series y Subseries.

CT: Conservación Total.

M: Microfilmación.

D: Digitalización.

E: Eliminación

S: Selección

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CP: Conservación Permanente en el Archivo de Gestión.

SERIES: MAYÚSCULA SOSTENIDA en negrilla.

SUBSERIE: Mayúscula Inicial en negrilla.

TIPO DOCUMENTAL: En minúscula sin negrilla.

Vo. Bo. Líder de la dependencia: Firma del jefe o Director de la Dependencia.

Aprobó Comité de Archivo: Número de Acta de aprobación por el Comité de


Gestión Documental y Archivo de la SDDE.

Fecha de Aprobación: Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención


Documental por parte del Comité de Gestión Documental y Archivo de la
SDDE.

Fecha de Actualización: Fecha de actualización de las Tablas de Retención


Documental.

Aprobó Comisión Distrital de Archivos: Número de Acta de Aprobación por


parte de la Comisión Distrital de Archivos.

Fecha de Aprobación: Fecha de aprobación de las Tablas de retención


Documental de la SDDE por parte de la Comisión Distrital de Archivos.

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6. CLASES DE DOCUMENTOS

6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS: Aquellos que son comunes a toda la


administración, debido a que son producto del ejercicio de las mismas funciones;
ejemplo, estudios previos, notas contables, recibos de caja, calificación de objetivos,
etc.

6.2 DOCUMENTOS MISIONALES: Los que se producen en relación con las


funciones misionales de cada entidad; Proyectos de Inversión. Políticas de Desarrollo
Económico.

7. TIPOS DE ARCHIVOS

En la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico se deberán establecer los siguientes


tipos de archivos:

7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN O ADMINISTRATIVO: Es el que se encuentra


ubicado en cada una de las diferentes dependencias y /oficinas de la SDDE, (ubicada en
la Carrera 30 No. 24 -90 Piso 3. Torre A. Costado Occidental. CAD). Constituido
por el grupo de documentos que se producen y reciben en desarrollo de las actividades
que le son propias; al tiempo que son de consulta permanente mientras cumplen la
función que les dio origen.

7.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: Deberá estar compuesto por los


documentos que se transfieran desde los Archivos de Gestión, de las dependencias de la
SDDE, a esta Unidad Administrativa como resultado de los procesos de valoración y los
tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental definidas
para cada dependencia. Su consulta es esporádica y su eliminación y/o conservación
estará establecida en las Tablas de Retención Documental.

7.3 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Estará compuesto por los


documentos que se transfieran desde el archivo central al Archivo del Distrito, y que por
decisión del Comité de Gestión Documental y Archivo de la SDDE deban conservarse
permanentemente, dado el valor que poseen para la investigación, la ciencia o la cultura.
(El Archivo del Distrito esta ubicado en la Calle 5 No. 5-75 en Bogotá).

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8. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA


DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

La organización de los documentos de los Archivos de Gestión de la Secretaría Distrital


de Desarrollo Económico estará basada en la estructura organizacional de la entidad y
en las funciones de cada una de las Oficinas y Direcciones determinadas en los Decretos
de Creación, Funciones y las Resoluciones de la entidad.

Para tal efecto se respetarán los principios de Orden Original y Procedencia de los
documentos que determinan, la producción normal de la documentación y su ordenación
en forma secuencial.

8.1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO

Las unidades de Conservación y almacenamiento definidas para la organización de los


documentos de los archivos de gestión serán:

• Carpeta cuatro aletas, desasificada (Color blanco). Con pestaña de identificación


izquierda.
• Cajas de Cartón para Archivo de cms de alto, por cms de ancho, por cms de
largo.

8.2. ORGANIZACIÓN FÍSICA

La organización física de los grupos documentales de los Archivos de Gestión se


realizará de acuerdo con el Cuadro de Clasificación de archivo, el cual indica las series
y subseries definidas para la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico y se ha
elaborado teniendo en cuenta la estructura de la Entidad y las funciones de cada una de
las dependencias.

El Cuadro de Clasificación es un listado de documentos que organiza los expedientes


y/o grupos y tipos documentales de cada una de las dependencias permitiendo definir
sus relaciones con otros documentos y con las dependencias productoras.

Así como también su definición y su normalización mediante la identificación por


medio de un código único.

El Expediente entendido como el "conjunto de documentos relacionados con un asunto,


que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto".

El expediente se produce, se tramita y se define en la dependencia que tiene la


competencia específica en relación con el tema de que se trate, independientemente de

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que intervengan diferentes dependencias en su producción y tramité. Así, los


documentos adquieren un valor primario que permiten a la entidad obtener los datos
necesarios para el desarrollo de sus tareas. Al mismo tiempo, cada documento adquiere
un valor legal, por cuanto es prueba de los actos que contiene.

La organización de los Archivos de Gestión estará bajo la responsabilidad compartida


de los Jefes y Directores de las diferentes dependencias, de los funcionarios
responsables de la producción, tramité de los documentos y de los funcionarios
encargados de la organización y consulta de los documentos en cada Dependencia de
acuerdo con lo establecido en el acuerdo 042 de 2002 emitido por el Archivo General
de la Nación en su artículo tercero.- Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades administrativas ”El respectivo Jefe de la oficina
será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

Por ello la creación de Expedientes y/o grupos documentales deberá basarse en las
Tablas de Retención Documental. Por ningún motivo se deberán crear Grupos
Documentales o abrir carpetas en forma indiscriminada sin que estos obedezcan a los
establecidos en las Tablas de Retención Documental.

La Organización y ubicación física de los Grupos de Documentos de cada dependencia


deberá ser la misma definida en las Tablas de Retención Documental de cada
dependencia.

Es decir Carpetas y Cajas deberán ser organizadas y ubicadas en los Estantes y


Archivadores definidos para su conservación de acuerdo con los códigos definidos en
las TRD de cada Dependencia y en el cuadro General de Clasificación:

Ejemplo:

CODIGO NOMBRE SERIE CODIGO DE NOMBRE DE


SERIE SUBSERIE SUBSERIE
01 ACTAS 01.01 Actas del Comité de
Contratación
01.02 Actas del Comité de
Conciliación
02 CONCEPTOS JURÍDICOS
03 CONTRATOS/ORDENES/CONVENIOS 03.01 Licitaciones
Concursos y
Convocatorias

03.14 Prestación de
Servicios
03.15 Seguros
03.16 Suministros

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03.17 De Asociación
05 ACCIONES CONSTITUCIONALES
05.01 Acciones de Grupo
05.02 Acciones de Tutela
05.03 Acciones Populares
06 DERECHOS DE PETICIÓN
07 INFORMES
07.01 Actividades
07.02 Organismos de Control
07.03 Institucionales
07.04 Estadísticas
08 HISTORIAS LABORALES
09 PROCESOS JUDICIALES 09.01 Procesos ante el
Tribunal de
Arbitramento
09.02 Procesos Contencioso
Administrativo
09.03 Procesos Laborales
09.04 Procesos Penales
09.05 Procesos Policivos
09.06 Procesos Civiles
10 CONCILIACION PREJUDICIAL
10.01 Conciliación
Prejudicial
11 PROCESOS DISCIPLINARIOS
11.01 Proceso
Disciplinario
Ordinario
11.02 Proceso
Disciplinario verbal
12 NOTIFICACIONES POR ESTADO
13 COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD
13.1 Comprobantes de
diario
13.2 Comprobante de
eliminaciones

Es decir primero las Actas, después los Conceptos jurídicos, los contratos, así
sucesivamente según sea el caso de cada dependencia.

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8.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

• Las Series, Subseries y/o Grupos Documentales deberán ordenarse en forma


cronológica de la fecha más antigua a la más reciente. Donde la fecha mas
antigua deberá ser la primera al abrir la carpeta y la más reciente la última al
cerrar la misma. atendiendo el orden natural en que fueron elaborados, evitando
guardar duplicados. La foliación se realiza en el orden en que van llegando los
documentos, consecutivamente. Esta debe efectuarse en el extremo superior
derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra, en forma legible y sin
enmendaduras. No se deben foliar documentos en blanco.
• Cuando se proceda a archivar documentos, se tendrá especial cuidado de
verificar que efectivamente han cumplido su trámite, que se trata de originales o
copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos exigidos a los
documentos de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico., en especial de
las firmas originales.
• Cuando se encuentren manuscritos o documentos en trámite, se verificará que
existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares, las copias
sobrantes y cualquier documento duplicado o sin firmas.
• Los Grupos Documentales deberán conformarse con un máximo de ciento
cincuenta folios (150), así mismo en los grupos documentales y en los
expedientes, que por su volumen ocupen más de una carpeta, se deberá indicar
cual es la primera parte, la segunda, y así sucesivamente. Ejemplo: 1; 2, 3, 4, etc.
Para los expedientes se realizará la actividad de foliación deforma consecutiva
es decir carpeta 1 de 1ª 150 folios, carpeta 2 de 151- a 300 folios, y así
sucesivamente.
• Para la Creación de una nueva carpeta se utilizará el cuadro general de
clasificación y la Tabla de Retención Documental de cada dependencia,
determinando el nombre de la serie, el título de la carpeta y el código.

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8.4. SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL

En los Archivos de Gestión se realizarán eliminaciones primarias de documentación. El


proceso de eliminación contribuye a la recuperación de los espacios en los Archivos de
Gestión, a la racionalización de la producción de documentos, al tiempo que permite
conservar sólo los documentos que posteriormente pasarán al Archivo Central; el
procedimiento contemplará lo siguiente:

• Separación y clasificación documental. El encargado del Archivo de Gestión en


cada dependencia de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, llevará a
cabo la separación física de los documentos objeto de archivo, de la papelería
inservible, formas en desuso, formas continuas y formularios que han perdido su
vigencia, así como de libros, revistas, folletos y periódicos que se encuentren
dentro de las unidades documentales o físicamente dentro de los archivadores.
• No serán transferidos al Archivo Central los expedientes que se hayan
conformado con la denominación de correspondencia enviada, debido a que la
copia se encontrará en la respectiva serie o grupo de documentos.
• No se debe transferir por ningún motivo, los expedientes con copias de
Decretos, Resoluciones y Circulares recibidas o enviadas, ya que los originales
reposan en el Archivo del Despacho de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico.
• Se eliminarán segundas, terceras y cuartas copias, cuando se tengan los
originales de los documentos en el respectivo grupo documental y/o expediente.
• Se eliminarán manuscritos y documentos personales.
• Una vez separados físicamente las carpetas que contienen los documentos a
eliminar, el funcionario responsable del Archivo de Gestión, en la dependencia,
lo presentará ante el respectivo Jefe o Director para su aprobación y/o
comentarios del caso.
• Una vez aprobada su destrucción por el Jefe o Director de la dependencia, se
deben picar y eliminar los documentos.

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8.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS (DESCRICIÓN


DOCUMENTAL)

Para la identificación de cajas y carpetas deberán utilizarse los respectivos formatos


definidos por resolución 176 de 2007, para identificación de cajas y carpetas.

Formato No (1). Archivo 7 Rótulos Cajas SDDE.

Formato No (1). Archivo 8 Rótulos Carpetas SDDE. Formato de identificación de


cajas

archivos
SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

OFICINA ASESORA JURÍDICA


OFICINA ASESORA JURÍDICA

GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO

CODIGO
1100
DEPENDENCIA:

CODIGO SERIE 01.02/ 03.01

AÑO Y CAJA No. 2007 / 1

DEL - AL 1–7

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Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas frontales, identificando Fondo, Sección,
Subsección, Código de la Dependencia, Año y número de Caja. Del al Número de
carpetas dentro de la caja.

Formato de identificación de Carpetas:

SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO


SUBSECRETARIA DIRECION DE GESTION CORPORATIVA

GESTION DOCUMENTAL

COD. OFI: 2500 COD. SER 04


SERIE: CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
SUBSERIE/TITULO: CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA 07-201
FECHAS: 16-ENE/28 MAR 2007 FOLIOS 150 CAJA / CARPETA
GESTION DOCUMENTAL

Las carpetas se identificarán sobre la solapa, en la esquina superior derecha de la


carpeta, con los siguientes datos:
Fondo, Sección, Subsección. Código de Oficina, Código de Serie, Serie, Subserie o
título, Fechas extremas, Folios, Números de caja y Carpeta.

8.6 INVENTARIO DOCUMENTAL

Una vez organizadas, ordenadas, foliadas e identificadas las carpetas se procederá a


realizar el respectivo inventario documental de acuerdo con el formato establecido para
la realización de los inventarios (Formato No. (1) Archivo 5 inventario Documental).

8.7 DIGITALIZACIÓN DE GRUPOS DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos se realizará con base en lo establecido en las Tablas de


El Retención Documental.

El proceso de digitalización se realizará en la Unidad Administrativa descrita en la


TRD, ya sea Archivo de Gestión o Archivo Central y únicamente para los grupoS
documentales definidos en las TRD.

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9. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

- La decisión de eliminar documentos, es responsabilidad del Comité de Gestión


Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

- Los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.

- Ninguna serie documental será destruida sin estar previamente registrada en la


correspondiente Tabla de Retención Documental de la Oficina o Dirección correspondiente.
La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto en las TRD.

- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y
este al histórico. Para todos los casos de eliminación documental se levantará un acta
con su correspondiente inventario. Formatos N.(1) Archivo Acta de eliminación y e
Inventario Documental).

10. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión


al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención
Documental adoptadas".

El formato establecido para relacionar la documentación a transferir e identificar la


oficina que la ha generado, es el Formato No. (1) Archivo 9 Transferencias.

Las transferencias documentales permiten:

- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.


- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las
dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de
conservación.

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10.1. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

-Para efectuar las Transferencias Documentales se requiere que exista el Comité de


gestión Documental, el cual fue creado según Resolución 161 del 17 de agosto de 2007,
el Comité Gestión Documental y Archivo es el órgano asesor en materia archivística de
la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, cuyo objetivo es el de coordinar y
controlar la función archivística y las actividades de la gestión de documentos

- Las Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Gestión


Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico según Acta No. 3 de
Diciembre de 2007.

10.1.1 Archivo de gestión o de oficina

El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del


trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al
archivo central.
Las Dependencias de la SDDE deberán transferir al Archivo Central aquellas series y
subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD
correspondiente. Deberán transferirse los expedientes y/o grupos documentales con sus
tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente
depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que
no impliquen valores secundarios.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario para lo cual se utilizará el


Formato No. (1) Archivo 9 Transferencias. en el que se relacionarán las series, subseries
y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con
la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se
establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

10.1.2 Archivo central o intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no
es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El
archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las dependencias de la SDDE como al
público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el Responsable del Archivo Central deberá
constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario
que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales
correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada
dependencia.

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La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las


TRD.
Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos
previstos en la TRD

10.1.3 Archivo histórico

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del Comité de gestión Documental y Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.
Al transferir la documentación al archivo histórico (El Archivo histórico es el Archivo
del Distrito).se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental
correspondiente, señalándole la signatura topográfica. (ubicación e identificación).

10.2 PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

10. 2. 1 Limpieza de la documentación

• Se debe limpiar muy bien la documentación a transferir con aspiradora, brochas


de cerdas, suaves, telas del algodón, bayetilla.

10.2.2 Eliminación de material metálico

• Se deben suprimir materiales abrasivos, como por ejemplo clips, gomas,


plásticos, grapas, carpetas innecesarias, impresos en blanco, duplicados, papel
carbón, notas adhesivas, y otros.
• Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede
cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con
recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un
fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la
documentación.

• Se deben sustituir las carpetas deterioradas y las tradicionales por carpetas


desacificadas de color blanco.
• Los expedientes deben ser ingresados en cajas de conservación de archivo, las
cuales solo podrá contener expedientes u otros documentos de la misma
dependencia. Es decir, no se podrán mezclar expedientes de diferentes oficinas.
• No se admitirá documentación fragmentada, ni suelta, así como tampoco
documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes,
paquetes, bolsas plásticas o costales). Tampoco se aceptarán cajas o
archivadores con la denominación de varios, diversos, general o similares.

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10.2.3 Identificación del material afectado por biodeterioro.

• Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como


hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad
de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho
material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación
y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
• Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja,
carpeta, legajo- en su parte externa.

10.2.4 Revisión y Foliación

• La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior


de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
• Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante,
en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
• La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella
debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
• Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados,
se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad
documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un
solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se
registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.
• Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto
ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos
que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

10.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

• Los formatos de transferencia serán impresos de los archivos magnéticos de


inventarios, correspondiente a la dependencia respectiva y se realizará una
comunicación interna, formalizando el traslado al Archivo Central de la entidad.

• El traslado de la documentación irá a cargo de la Dependencia correspondiente.


Este se realizará teniendo en cuenta el cronograma establecido por la entidad.

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10.4 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

• El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias


de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, indica la fecha en que se
deben transferir los grupos documentales y/o expedientes, que han cumplido su
gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.

• Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental,


desde los Archivos de Gestión al Archivo Central de la Secretaría Distrital de
Desarrollo Económico, son de obligatorio cumplimiento por parte de los
funcionarios de todas las Dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico.
• Será responsabilidad de cada una de las Dependencias de la Secretaría Distrital
de Desarrollo Económico, en coordinación con el Comité de Gestión
Documental y Archivo de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, la
permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia
Documental.
• (Anexo Cronograma de Transferencias Primarias al Archivo Centra de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico).

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11. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

El funcionario y/o contratista que necesite un documento o carpeta en poder de su


dependencia o del Archivo Central de la Secretaría Distrital de desarrollo Económico,
sin excepción diligenciará el (Formato No. (1) Archivo 6 Préstamo de Documentos). Si
se presta la carpeta, luego de la utilización, se debe colocar en su lugar. El Formato No.
(2) Archivo 11 Préstamo Documental AFUERA), establecido.

El cual contiene los siguientes datos:

• Titulo, Serie, Subserie


• No. de folios
• Folios del al
• Nombre del Solicitante
• Cargo fecha del prestamo
• Firma del funcionario quien retira el documento
• Fecha de Entrega
• Firma del Funcionario de Archivo

Al recibir el documento o la carpeta se revisará su contenido e integridad y se procederá


a reintegrarlo a su sitio de origen, se registrará en el formato de préstamo la fecha de
devolución y la firma de recibido y éste se utilizará para efectos de las estadísticas
correspondientes.

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12. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE


RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Actualización de las Tablas de Retención Documental estará bajo la responsabilidad del


Contratista y/o Funcionario de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, el cual coordinara todas las actividades relacionadas con la actualización, de
acuerdo con las modificaciones de estructura, cambios de funciones , creación de grupos o
áreas funcionales, estructuración de procedimientos.

Las actualizaciones futuras a las tablas de retención de la SDDE serán presentadas para
su aprobación al Comité de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría.

El funcionario o Contratista responsable de Gestión Documental será el encargado de la


difusión, capacitación seguimiento y evaluación de las Tablas de Retención Documental
de la SDDE.

El Contratista o funcionario responsable deberá realizar un cronograma de capacitación,


seguimiento y evaluación de la aplicación, adopción y actualización de las tablas de
Retención Documental de la SDDE.

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13. GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información


que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor


sustantivo, histórico o cultural.

Administración de Archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas


con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación,
Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de


archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión


administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados


archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados
en un proceso natural por la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico como
resultado de su gestión.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de


los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar


y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de

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Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y


de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le
confía en custodia.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en


trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y


aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso
integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción,
distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las


unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de


almacenamiento y recuperación de la información documental.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados


documentos o datos en los archivos.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente

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Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series


que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a
la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades


productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al
sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y


que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto
a la procedencia y al orden original.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer


cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y
hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.

Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de


los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar
sobre:
• el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las
privadas que cumplen funciones públicas.
• la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental
• la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de


las funciones asignadas legalmente a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,
independientemente del medio utilizado.

Comunicación Externa enviada: Son los documentos y/o comunicaciones oficiales


emitidos por las dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. El
área de Correspondencia recibirá los documentos radicados por las dependencias y su
labor será de distribución a las diferentes personas naturales y/o jurídicas externas.

Comunicación Externa Recibida: Agrupa los documentos emitidos por personas o


entidades externas con destino a dependencias de la Secretaria de Desarrollo
Económico.

Comunicación Interna Enviada: Agrupa los documentos emitidos por las diferentes
dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico con destino a
cualquiera de las mismas.

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Comunicación Interna Recibida: Agrupa los documentos recibidos de las diferentes


dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento


normal teniendo en cuenta los principios enunciados en el artículo segundo de la
presente resolución.

Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la


autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, decretos,
acuerdos, sentencias, resoluciones, circulares, directivas y afines.

Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un


sujeto cualquiera asienta una información o noticia relacionada con una tramitación,
ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.

Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la


autoridad asienta o acepta una información, de modo que haga fe y tenga valor legal,
por ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de universidad, del estado de
propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los
documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad
competente, los testimonios con certificación legal, los balances y libros contables
redactados con los requisitos de ley, las actas de reuniones, los contratos celebrados
bajo condiciones legales, y las demás afines.

Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la Secretaría Distrital de


Desarrollo Económico a través del área de correspondencia de la Dirección de Gestión
Corporativa, dirigida a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, a sus
funcionarios o contratistas en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento
público.

Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través del


área de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, dirigida a la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, a sus funcionarios o contratistas en calidad de tales y
cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o
contratistas involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el
sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será
registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario
institucional.

Comunicación urgente: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene


un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser
gestionada especialmente, los recursos interpuestos, los documentos relativos a procesos

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de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos


de méritos y documentos afines.

Por su especial tratamiento las tutelas, las proposiciones del Concejo, los derechos de
petición tendrán ítems y procedimientos separados dentro de la presentación del
sistema de gestión.

Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad


física de los documentos que alberga un archivo.

Conservación de Documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen


estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de
controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden


técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de
los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta De Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de


documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

Copia: Reproducción puntual de otro documento.

Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el


funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información


contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo


electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, y a sus funcionarios o contratistas en calidad de tales. Las comunicaciones
que sean recibidas a través de correo electrónico de carácter oficial, y que por su
importancia y relevancia requieran ser tramitadas bajo los procedimientos del área de
correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa serán administradas por el área
de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su
trámite

Correspondencia personal o privada: Son todas las comunicaciones de carácter privado


que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. Estas no
generan trámites para la institución.

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Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación


producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales.

Custodia de Documentos: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la


institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Depósito de Archivo: Espacio destinado a la conservación de los documentos en una


institución archivística

Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos


que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es
análogo a la selección natural.

Derecho de Petición: Es el derecho que tienen todas las personas para formular
solicitudes respetuosas a las autoridades, ya sea de forma escrita o verbal, y a exigir una
respuesta oportuna. Su fundamento Constitucional se encuentra en el artículo 23, el cual
establece que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El derecho de petición hace parte de los derechos fundamentales y su protección judicial
inmediata se obtiene mediante la acción de tutela. Todas las personas nacionales,
extranjeras, sean mayores o menores de edad tienen derecho a presentar peticiones.
El Derecho de Petición contempla estas modalidades:

Derechos de petición en interés general: Son aquellos que además de beneficiar a quien
las formula, favorecen a toda la comunidad. En este sentido, toda persona podrá hacer
peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de
cualquier medio1.

Las escritas deben contener:


 La designación de la autoridad a la que se dirige.
 Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o
apoderado, si es el caso, con indicación de los documentos de identidad y sus
direcciones.
 El objeto de la petición.
 Las razones en que se apoya.
 La relación de documentos que se acompañan.

1
Artículo 5 del Código Contencioso Administrativo.

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 La firma del peticionario, cuando fuere el caso.

Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por
escrito.

Estas peticiones tienen un término para resolver de quince (15) días siguientes a la fecha
de su recibo. Si no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se
deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la
vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Si la petición fue verbal, la decisión
podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado2.

Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las
autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria.

Derechos de petición en interés particular: Son aquellos que benefician únicamente a


quien los formula. En este sentido, toda persona podrá formular peticiones en interés
particular.3 A estos derechos de petición de se les aplica las mismas reglas del derecho
de petición de interés general.

Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda
iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos estos éstos
deberá fijarse en un lugar visible al público en las dependencias de la entidad. Los
funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o
documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguirse en los archivos de la
respectiva entidad.4

Cuando la petición no se acompañe de los documentos o informaciones necesarias, en el


acto de recibo se le indiciarán al peticionario los que falten y se dejará constancia
expresa de las advertencias que le fueron hechas.5

Si las informaciones o documentos son insuficientes, se le requerirá por una sola vez,
para que aporte lo que le haga falta. Estos requerimientos interrumpirán los términos
establecidos para dar respuesta. Una vez la persona aporte nuevos documentos o
informaciones, comenzarán a correr otra vez los términos y en éste deberá darse la
respuesta de forma completa6

2
Artículo 6 del Código Contencioso Administrativo
3
Artículo 9 del Código Contencioso Administrativo
4
Artículo 10 del Código Contencioso Administrativo
5
Artículo 11 del Código Contencioso Administrativo
6
Artículo 12 del Código Contencioso Administrativo

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46

Si el peticionario no aporta los documentos o las informaciones requeridas durante el


término de dos (2) meses, se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud,
lo cual no impide que posteriormente, presente una nueva.

Derechos de Petición de Información: son aquellos en los que se solicita el acceso a la


información sobre la acción de las autoridades, logrando la expedición de copias de
documentos que no tengan el carácter de reservado, cuyo costo debe pagarlo el
solicitante. En aras de garantizar Este derecho, las autoridades mantendrán en sitios de
fácil acceso público los documentos relativos a ellas, con información actualizada de
interés general acerca de las normas que les dan origen y definen sus funciones o su
naturaleza y estructura, si es del caso; las oficinas para formular consultas, entregar y
recibir documentos y bienes y conocer las decisiones y; los métodos, procedimientos,
formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, y los organigramas y
manuales de funciones.

Este tipo de derecho de petición deberá resolverse en el término máximo de diez (10)
días. Si en ese término no se da respuesta, se entenderá que la solicitud para todos los
efectos legales ha sido aceptada, razón por la cual, el documento deberá entregarse
dentro de los tres (3) días siguientes

Derechos de petición de consultas: Son aquellos en los que las personas formulan
consultas en forma verbal o escrita a las autoridades, sobre las materias a su cargo.
Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e imparcialidad y
resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.

Es preciso tener en cuenta que el ejercicio del Derecho de Petición se encuentra


implícito, aunque no se invoque, razón por la cual basta que se haga una petición para
darle el tratamiento pertinente.

En todo caso, la falta de atención a las peticiones expuestas y el incumplimiento en los


términos para dar respuesta, constituirán en causal de mala conducta para el funcionario
responsable, en este caso el Director del área correspondiente, y dará lugar a la sanción
respectiva

Queja: Manifestación de protesta de inconformidad por la conducta irregular desplegada


por uno o varios servidores o servidoras públicos en desarrollo de sus funciones: 15 días
hábiles

Reclamo: Es el derecho a exigir o demandar una solución, referente a la prestación


indebida de un servicio público o a la inatención oportuna de una solicitud. 15 días
hábiles

Solicitud de Servicio: Es aquella petición de vinculación a los proyectos y servicios que


desarrolla la entidad. 15 días hábiles

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Sugerencia: Proposición, idea o indicación que se presenta para incidir o mejorar un


proceso relacionado con la prestación de un servicio.

Entes de Control (Según requerimiento)

Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de


sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza


como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas


de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra


guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película,
microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en


cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención
y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción.

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la


información.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos


lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad


pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

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Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,


almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y


que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual
posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas


o comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o


por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores


primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de


su objeto social.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y


características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio


de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su


valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o
que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro.
La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de


formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto
de la encuadernación se llama “libro”.

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Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas


unidades de conservación.

Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad


Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo
asunto

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico,


fotográfico o electrónico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un


expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como
antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.


Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un


archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas


administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de


organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de


producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o


jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

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Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se


llama también “fuente de primera mano”.

Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del


quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la


planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno


o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en


indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que
sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,


términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que


relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un
control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación, dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir instrumentos de

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control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de


descripción y difusión).

Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las


unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un


país.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como


pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Modelo Estándar de Control Interno: El propósito del MECI es orientar a las entidades
hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales
del Estado para lo cual se estructura en tres subsistemas: Control Estratégico, Control de
gestión y Sistema de Control de Evaluación.

Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de


las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con
criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la


aplicación de la práctica archivística.

Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas


series en el orden previamente acordado.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de


organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.

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Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya


finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un


conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una
entidad.

Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o


cultural.

Plan Institucional de Gestión Ambiental: Es un elemento de la política ambiental que


parte de un análisis descriptivo de la entidad, su entorno, sus condiciones ambientales
internas y de la gestión ambiental de su área de influencia para plantearse programas,
proyectos, metas y asignar recursos dirigidos a alcanzar objetivos de ecoeficiencia y
mejoramiento de la gestión ambiental.

Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo


la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo


documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad


administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las


operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de
cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el área


de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa, asigna un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, por las dependencias de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos

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de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una


institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por
una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los


instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, el área


de correspondencia de la Dirección de Gestión Corporativa ingresa en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)


Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), fecha y hora de
recibo o envío entre otros, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.

Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la


Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, las cuales siempre deberán ser radicadas y
enviadas a través del sistema de gestión del área de de correspondencia y archivo
oficial de la Dirección de Gestión Corporativa; por lo tanto ningún funcionario de la
Secretaría está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de otras
oficinas o dependencias.

Registro de Documentos: Anotación de los datos del documento en los modelos de


control

Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y


técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Reprografía: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la


policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el
microfilm.

Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos


deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna
en la tabla de retención documental.

Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos


generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

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Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial


de la documentación, por medio de muestreo.

SDDE: Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido


homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.

Servicios de Archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la


documentación de una entidad, con fines de información.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una


unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema de Gestión de Calidad: Es una Herramienta que permite dirigir y evaluar el


desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de
los servicios.

Sistema de Gestión del área de Correspondencia y archivo: Es el conjunto de


procedimientos establecidos por el área de Gestión Documental de la Dirección de
Gestión Corporativa para la administración de las comunicaciones oficiales y la gestión
de los archivos de gestión y central de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico
en concordancia con la Normatividad Archívistica emitida por los Archivos General de
la Nación y del Distrito. El Sistema puede ser manual o automatizado de acuerdo a los
requerimientos de la entidad.

Sistema Integrado de Gestión (Resolución 111 de 2007).


Es una herramienta administrativa que recoge de manera articulada los requerimientos
de los Sistemas de gestión de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo y
Gestión Ambiental.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación


que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad
física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí


que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,


identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

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Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos


documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento
de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del
archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura
de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a
cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos
de cada organismo.

TRD: Tablas de Retención Documental.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales


se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición
final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su


lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o
reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,


con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse
los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción,


hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al


central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental
adoptadas.

Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad Archivística: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad


archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).

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Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad


archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un
tomo.

Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y


caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando
un expediente.

Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo


originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con
la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de


cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse


permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción
de la memoria de una comunidad.

Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por
el derecho común.

Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución


productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el
asunto.

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Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.


Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este
valor se conservan permanentemente.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.

Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y


secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo.

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