MODUL ATTENDANCE & PAYROLL SYSTEM

SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN OUTSOURCING

1. Gambaran Aplikasi

Attendance & Payroll System adalah sebuah sistem penggajian karyawan outsourcing menurut data
fingerprint yang telah direkam. Sistem ini memiliki alat penunjang yaitu :

 Mesin Fingerprint
 Aplikasi bawaan dari mesin fingerprint (untuk merekam data sidik jari karyawan)

2. Tampilan

Gambar 1 – Tampilan Login Attendance & Payroll

Keterangan :
 User ID : isi dengan nama user ID
 Password : isi dengan kata sandi
 Login : Masuk ke Attendance and Payroll System
 Keluar : Keluar dari sistem
Gambar 2 - Tampilan Home Attendance & Payroll System

Gambar 3 – Tampilan Main Menu Data Utama

Gambar 4 – Tampilan Main Menu Transaksi

Gambar 5 – Tampilan Main Menu Pengaturan

Gambar 6 – Tampilan Main Menu Peralatan

Gambar 7 – Tampilan Main Menu Laporan

 Gambar 8 – Tampilan Main Menu Bantuan

3. Data Utama :
3.1 Menu Karyawan

Gambar 9 – Tampilan Menu Karyawan

3.2.1 Menambah Data Karyawan

a. Pilih tombol
 b. Isi Kode Karyawan, Nama Karyawan, Departemen, Perusahaan (BU atau SNJP),
tanggal mulai kerja, Informasi Pribadi (optional).

Gambar 10 – Tampilan Menu Penambahan Karyawan

Serta centang BPJS Ketenagakerjaan, Jaminan Pensiun, dan BPJS Kesehatan apabila
pekerja mendapatkan asuransi kesehatan dan pensiun (dapat ditanyakan kepada
pengawas outsourcing bersangkutan terlebih dahulu).

c. Klik tombol apabila ingin menyimpan dan menginput data lagi

d. Klik tombol apabila menyimpan data karyawan saja.

3.2.2 Melihat Detail Data Karyawan

 Gambar 11 – Tampilan Search Data Karyawan

a Plih menu Dropdown seperti gambar di atas (pilih salah satu), lalu di sebelah
kanannya ketikkan nama yang sesuai dengan menu dropdown tadi dan tekan enter.
Maka data akan keluar. ( contoh : pilih menu Kode Karyawan, lalu ketikan BU-0001
dan tekan enter, maka yang keluar adalah nama FAUZI ILMI )
b Lalu Klik , maka akan muncul detail karyawan.

3.2.3 Menghapus Data Karyawan

a. Pilih nama karyawan yang ingin dihapus
b. Lalu klik tombol

3.2.4 Mensinkronkan dengan Mesin Fingerprint Karyawan (Manajemen Absensi – ATT Buruh)

Gambar 12 – Tampilan Program Managemen Absensi ATT Buruh

a. Remote Teamviewer server HRD dengan ID : 192.168.0.19 dengan password :
hpp14
b. Masuk ke program ATT Buruh Manajemen Absensi

c. Koneksikan Mesin 1 – Mesin 3 dengan menekan tombol Koneksikan di atas

d. Setelah semua mesin terkoneksi, klik menu Karyawan di pojok kiri atas

e. Setelah masuk menu Karyawan, klik menu Tambah di pojok tengah atas
f. Setelah itu isi Data Karyawan sesuai dengan data di program Attendance & Payroll
( catatan : NIK pada program Manajemen Absensi ATT Buruh sesuaikan dengan
kode karyawan di program Attendance & Payroll )

g. Klik Simpan di pojok atas

h. Klik Upload Data dan Sidik Jari Karyawan di bagian kiri panel (Di menu Mesin)

Gambar 13 – Tampilan Upload Data dan Sidik Jari Karyawan Manajemen Absensi ATT
Buruh

i. Pilih menu Outsourcing di pojok kiri atas, lalu pilih nama karyawan yang mau di
upload ke mesin fingerprint pada bagian tengah kolom (pilih semua jika semua nama
karywan ingin di upload di mesin), lalu pilih mesin 1 – mesin 3 di bagian kanan
(atau pilih semua) dan klik upload. Tunggu sampai proses upload berhasil
j. Nama karyawan baru telah terupload di mesin fingerrint 1 – 3 dan sidik jari
karyawan siap untuk didaftarkankan di mesin fingerprint.
3.2 Menu Divisi

Gambar 14 – Tampilan Menu Divisi

3.3.1 Menambah Data Divisi

a Pilih tombol
b Isi Kode Divisi, Nama Divisi, dan Departemen yang sesuai dengan data divisi
tersebut seperti pada gambar di bawah ini
 Gambar 15 – Tampilan Pengisian Data Divisi

c Klik tombol apabila ingin menyimpan dan menginput data lagi

d Klik tombol apabila menyimpan data divisi saja.

3.3.2 Melihat Detail Data Divisi

Gambar 16 – Tampilan Menu Kode dan Nama Divisi

a Plih menu Dropdown seperti gambar di atas (pilih salah satu), lalu di sebelah
kanannya ketikkan nama yang sesuai dengan menu dropdown tadi dan tekan enter.
Maka data akan keluar. ( contoh : pilih menu Kode Divisi, lalu ketikan preparation
 dan tekan enter, maka yang keluar adalah nama PREPARATION 1 DAN
PREPARATION 2 )
b Lalu Klik , maka akan muncul detail divisi.

3.3.3 Menghapus Data Karyawan

a. Pilih nama divisi yang ingin dihapus
b. Lalu klik tombol

3.3 Menu Perusahaan

Gambar 17 – Tampilan Menu Perusahaan

3.3.1 Menambah Data Perusahaan

 a. Isi Kode Perusahaan dan Nama Perusahaan yang sesuai dengan data divisi tersebut

b. Klik tombol apabila ingin menyimpan dan menginput data lagi

c. Klik tombol apabila menyimpan data Perusahaan saja.

3.3.2 Menghapus Data Karyawan

Gambar 18 – Tampilan Menu Perusahaan yang Ingin Dihapus

a. Pilih nama Perusahaan yang ingin dihapus

b. Lalu klik tombol

4. Pengaturan :
4.1 Menu Shift
 Gambar 19 – Tampilan Menu Shift

4.1.1 Menambah Data Shift Karyawan

a. Klik tombol
b. Isi Kode Shift, Nama Shift, Upah dan Jadwal Waktu Shift seperti pada gambar di
bawah ini

Gambar 20 – Tampilan Input Shift Karyawan Baru

 c. Klik tombol apabila ingin menyimpan dan menginput data lagi
d. Klik tombol apabila menyimpan data Shift saja.
4.1.2 Melihat Detail Shift Karyawan
4.1.3 Menghapus Shift Karyawan
4.2 Menu Jam Kerja
4.3 Menu Upah
5. Menu Pengaturan Umum Transaksi :
5.1 Menu Jadwal Kerja Karyawan

Gambar 21 – Tampilan Menu Jadwal Kerja Karyawan

5.3.1 Menambah Jadwal Shift Karyawan

a. Isi kolom Departemen yang ingin ditambahkan shift kerjanya, lalu tekan enter
b. Setelah itu cari nama karyawan dan klik Pengaturan Shift
c. Isi Jadwal Shift dan pilih tanggal mulai kerja shift sesuai dengan jam kerja karyawan
tersebut, setelah itu klik tombol “+”. Apabila salah memasukkan jadwal shift, maka
tinggal klik tombol “-” (warna merah) seperti pada gambar di bawah ini
 Gambar 22 – Tampilan Menu Shift Karyawan (Menambah Jadwal Shift)

5.3.2 Menghapus Jadwal Shift Karyawan yang sudah terlanjur salah

a. Buka menu Data Utama > Karyawan, atau bisa juga lewat icon di pojok kiri
atas
b. Cari nama karyawan atau kode karyawan yang ingin dihapus shift nya dan klik 2x
nama karyawan tersebut

c. Setelah masuk di detail karyawan klik tab

d. Lalu sortir jadwal shift karyawan yang salah dan hapus di tombol “-” (warna merah)
seperti pada gambar di bawah ini
 Sortir nama shiftnya lalu klik tanda “-“

Gambar 23 – Tampilan Menghapus Shift Karyawan yang Sudah Terlanjur

e. Untuk menginput jadwal baru, masuk lagi ke menu Transaksi > Jadwal Kerja
Karyawan dan cari nama / kode karyawan yang dituju
f. Inputkan kembali nama shift karyawan dengan benar

5.2 Menu Kehadiran Manual

Kehadiran manual digunakan apabila karyawan lupa tidak scan sidik jari atau sudah scan sidik
jari tetapi mesin tidak dapat mendeteksi hasil dari scan tersebut. Kita dapat menginput data secara
manual jadwal dating ataupun jadwal pulang karyawan.

Gambar 24 – Tampilan Menu Kehadiran Manual

 5.2.1 Input Kehadiran Manual
a. Inputkan Kode Karyawan dengan klik tanda titik-titik
b. Setelah memasukkan kode karyawan / nama karyawan, pilih Waktu dan Jam berapa
karyawan tersebut scan datang atau scan keluar
c. Tulis Keterangan kehadiran manual (contoh : lupa scan keluar, lupa scan masuk,
masuk setengah hari)
d. Klik ok, maka otomatis data akan diinputkan ke menu Penghitungan Kehadiran ( ada
di halaman … )

5.3 Menu Hari Libur

5.4 Menu SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur)

Gambar 25 – Tampilan Menu SPKL

5.4.1 Input data SPKL

a. Input No SPKL, Tgl SPKL dan Max Lembur
b. Lalu masukkan Kode Karyawan yang ikut dalam SPKL

c. Klik tombol apabila ingin menyimpan dan menginput data lagi

d. Klik tombol apabila menyimpan data SPKL saja.

5.5 Menu Penghitungan Kehadiran

 Gambar 26 – Tampilan Menu Penghitungan Kehadiran Karyawan

5.5.1 Menampilkan data Penghitungan Kehadiran Sesuai Tanggal Kerja Karyawan

a. Isi bagian filter Departemen / Divisi / Perusahaan / Karyawan dan klik tombol Cari
Karyawan
b. Setelah data karyawan yang dicari muncul, maka sortir tanggal kehadiran karyawan
(dari tanggal berapa sampai tanggal berapa) dan klik Cari Kehadiran, maka akan
tampil data jam kehadiran karyawan sesuai dengan inputan tanggal seperti pada
gambar di bawah ini
 Data Jam Kehadiran Karyawan

Gambar 27 – Tampilan Data Jam Kehadiran Karyawan

c. Apabila ingin menginputkan kehadiran manual, dapat dilihat di Menu Kehadiran

Manual (halaman …)
d. Apabila ingin menginputkan SPKL, klik tanda titik-titik di bagian SPKL
e. Apabila ingin mencetak data kehadiran karyawan, klik tombol di pojok kiri
bawah dan akan muncul data Excel.

5.6 Menu Tagihan BPJS

6. Peralatan :
6.1 Menu Pengaturan Aplikasi
6.2 Menu Ubah Server Database
6.3 Menu Batal Hapus
6.4 Menu Pemakai
6.5 Menu Status Login
6.6 Menu Password
7. Laporan :
7.1 Menu Laporan Karyawan
7.2 Menu Laporan Karyawan Resign
7.3 Menu Laporan Fingerprint
7.4 Menu Laporan Lembur
7.5 Menu Laporan Absensi
7.6 Menu Laporan Upah