Manual Mutu Stieibek 2013

MANUAL
MUTU
STIE-IBEK PANGKALPINANG
Kampus IBEK
Jalan Usman Ambon 4
Pangkalpinang, Prov. Kep. Babel – 33125
Email: info@stie-ibek.ac.id
Web: stie-ibek.ac.id
Fx: (62-0717)438-736
Ph:(62-0717)438-736

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 1

MANUAL MUTU
2013

Kode Dokumen : 000021100
Revisi : 0
Tanggal : 13 April 2013
Diajukan Oleh : Puket 2
Fery Panjaitan, S.E.,M.M
Dikendalikan Oleh :
1. Ketua Pusat Penjaminan Mutu
2. Puket II Administrasi Akademik
Disetujui Oleh : Ketua
Dr. Rizal R. Manullang, M.M., M.Kom

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Institut Bisnis dan Keuangan(STIE-IBEK) sebagai
salah satu institusi pendidikan tinggi di Indonesia, melalui visi dan misinya
berkomitmen untuk memberikan kontribusi kepada bangsa, negara dan masyarakat
dengan menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas agar tercapai masyarakat
yang adil dan makmur.
Sistem Penjaminan Mutu merupakan salah satu aspek organisasi yang dibangun
oleh Ketua STIE-IBEK PANGKALPINANG sejak berdirinya sampai saat ini, agar tercapai
standar mutu yang diharapkan. Namun sampai dengan tahun 2012 secara tertulis
belum seluruhnya dituangkan dalam suatu Manual Mutu SPMI. Menyadari arti
pentingnya suatu sistem dalam organisasi perlu dituangkan secara komprehensif
dalam satu buku pedoman agar dapat menjadi manual mutu bagi pengelola untuk
melaksanakan tugas maupun sebagai dasar penyempurnaan sistem yang ada.
Manual mutu ini sebagai acuan oleh seluruh pimpinan dan civitas di
STIE-IBEK PANGKALPINANG dalam melakukan penjaminan mutu. Dengan tersusunya
buku ini kami berharap masukan dari berbagai pihak demi kemajuan STIE-IBEK
PANGKALPINANG.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Pangkalpinang, April 2013
STIE-IBEK Pangkalpinang
KETUA
DTO


DAFTAR ISI
Hal

Pernyataan Mutu……………………………………………………………………………………………………6
Pendahuluan………………………………………………………………………………………………………….6
Landasan Kebijakan Manajemen Mutu…………………………………………………………………..7
Istilah dan Definisi………………………………………………………………………………………………….8
Sistem Penjaminan Mutu di STIE-IBEK PANGKALPINANG……………………………………….9
Kegiatan Penjaminan Mutu……………………………………………………………………………………24
Tanggung Jawab Manajemen…………………………………………………………………………………51
Pengelolaan Sumber Daya……………………………………………………………………………….…….54
Realisasi layanan……………………………………………………………………………………………………56
Pemantauan, Pengukuran & analisis Peningatan Mutu
Perbaikan……………………………………………………………………………………………………………….57
Jadwal Kegiatan Penjaminan Mutu di STIE-IBEK PANGKALPINANG………………………58

PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU

Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan
oleh Pusat Penjaminan Mutu (PPM) STIE-IBEK PANGKALPINANG. Pedoman ini
menjelaskan tentang kemampuan Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG
dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi
panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai dengan bagian dari Sistem
Manajemen Mutu yang dibangun di STIE-IBEK PANGKALPINANG yaitu Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu
adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar SPMI.
Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen
yang disusun untuk kepentingan institusional.

1. PENDAHULUAN

Dalam meningkatkan mutu secara berkelanjutan, relevansi dan efisiensi layanan
STIE-IBEK PANGKALPINANG di era global, maka pengelolaan STIE-IBEK
PANGKALPINANG membutuhkan Sistem Penjaminan Mutu (SPM). Pusat Penjaminan
Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG sebagai perangkat penjaminan mutu STIE-IBEK
PANGKALPINANG mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang
mengintegrasikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT), peraturan-
peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT. Hal ini ditujukan untuk
memenuhi Penjaminan Mutu di lingkungan STIE-IBEK PANGKALPINANG agar
menghasilkan pelayanan yang bermutu dan meningkatkan kinerja STIE-IBEK
PANGKALPINANG.

1.1. Ruang Lingkup

Manual mutu ini adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi
manajemen mutu Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG untuk
menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk dan layanan
secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
Secara garis besar Manual Mutu ini menjelaskan mengenai:
1. Lingkup Sistem Manajemen Mutu yang terkait dengan mandat utama Pusat
Penjaminan Mutu dari Ketua seperti tertuang dalam dokumen Organisasi Tata
Kelola
2. Penerapan sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan
mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan
sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi.
3. Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan.
4. Lingkup tidak termasuk proses pembelian, informasi pembelian dan verifikasi
produk yang dibeli, serta properti pelanggan.

1.2. Tujuan

Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk :
1. Memberi arahan bagi manajemen dan personalia Pusat Penjaminan Mutu
STIE-IBEK PANGKALPINANG untuk menerapkan sistem yang efektif dalam rangka
melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin
kepuasan pelanggan.
2. Menyediakan panduan penyusunan bagi pengembangan sistem manajemen
mutu secara keseluruhan.
3. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang
memenuhi persyaratan Standar Nasional.

2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

Kebijakan Manajemen Mutu Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK
PANGKALPINANG menggunakan rujukan:
1. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi
Nasional.
2. Peraturan Pemerintah RI No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan
4. Peraturan Pemerintah RI No.66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan
5. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
6. Pedoman Akreditasi Perguruan Tinggi dan Akreditasi Program Studi
Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2010.
7. Visi, Misi dan Tujuan STIE-IBEK PANGKALPINANG
8. Organisasi dan Tata Kerja (OTK) STIE-IBEK PANGKALPINANG.
9. Statuta STIE-IBEK PANGKALPINANG, 2013.
10. Rencana Strategis (Renstra) STIE-IBEK PANGKALPINANG
11. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Badan
Standardisasi Nasional.
12. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor
LT.10.1/22/36/1999 tentang Jadwal Retensi Arsip.
13. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Kepmenpan)
No.KEP/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan
Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah.
14. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal STIE-IBEK PANGKALPINANG.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

a. Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG adalah Pusat fungsional
yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat STIE-IBEK PANGKALPINANG.
b. Sistem Penjaminan Mutu adalah seluruh kegiatan terencana dan
sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu
untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi
persyaratan tertentu.
c. Sistem Penjaminan Mutu Internal adalah sistem pengelolaan yang dirancang
untuk dapat menjamin mutu layanan dan hasil pendidikan tinggi sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan.
d. Sistem Manajemen Mutu adalah system manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
e. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang
ditetapkan oleh Costomer (Stakeholder) baik yang tersurat (dinyatakan dalam
kontrak) maupun yang tersirat.
f. Manual Mutu adalah dokumen tingkat pertama yang menjadi panduan
implementasi manajemen mutu untuk menunjukkan kemampuan organisasi
dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan
pelayanan dan peraturan yang berlaku.
g. Kebijakan mutu (quality policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak
(top management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality
performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan
mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratanpersyaratan
(requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem
manajemen mutunya.
h. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang
mencakup masukan, proses, hasil,keluaran serta manfaat pendidikan yang
harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas
beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai
dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja
untuk menyelenggarakan program-programnya.
i. Sasaran Mutu (quality objective) adalah target yang terukur, sebagai
indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu
tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan
kebijakan organisasi.
j. Pelanggan. Secara umum pelanggan adalah orang perorangan atau
badan yang ikut menerima atau menggunakan layanan Pusat Penjaminan
Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG. Pelanggan STIE-IBEK PANGKALPINANG
dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kelompok, yaitu (a) Ketua, selaku pimpinan
tertinggi STIE-IBEK PANGKALPINANG, (b) unit kerja dan Pusat di lingkungan
STIE-IBEK PANGKALPINANG, dan (c) pelanggan lain yang memerluka jasa
layanan Pusat Penjaminan Mutu.

k. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) terdiri dari fakultas/program studi.
l. Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) terdiri dari biro, Pusat dan
unit pelaksana teknis lainnya.
m. Manual Prosedur merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara
untuk menjalankan suatu proses. Manual Prosedur digambarkan sebagai suatu
aliran langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang
dilaksanakan oleh masing-masing penaggung jawab, dan disertai dengan
penjelasan tata cara pelaksanaannya.
n. Instruksi Kerja (IK) merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan
pelaksanaan teknis dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan.
o. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya (bisa berupa
kertas, file elektronik/digital, cakram padat/CD, dll). Dokumen Pusat
Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG dibagi menjadi (a) dokumen
internal, (b) dokumen eksternal dan (c) rekaman.
p. Borang adalah alat atau instrumen untuk meberikan informasi mengenai
kinerja organisasi dalam rangka pengendalian mutu dimana didalamnya
terdapat seperangkat pertanyaan yang sebagian berupa pertanyaan tertutup,
dan sebagian lagi berupa pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan
menuliskan jawabannya pada tempat yang disediakan dalam boring dan
sebagian lagi memerlukan lembaran tersendiri.
q. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau yang
memberikan bukti tentang kegiatan yang dilakukan.
r. Dokumen Pendukung adalah dokumen-dokumen lain sebagai acuan
dalam melakukan kegiatan operasional.

4. SISTEM PENJAMINAN MUTU DI STIE-IBEK PANGKALPINANG

4.1 Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat Sekolah Tinggi

Dalam sistem penjaminan mutu di STIE-IBEK PANGKALPINANG, yang bertanggung
jawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik
adalah Pusat Penjaminan Mutu (PPM). Dalam kaitannya dengan fungsi pengelolaan
sistem dokumentasi, Pusat Penjaminan Mutu memiliki tanggungjawab untuk
membantu universitas dan unsur pelaksana Sekolah Tinggi dalam mengelola dokumen,
seperti kebijakan mutu, Peraturan akademik, standar mutu, dan manual pedoman.
Dokumen tersebut akan menjadi acuan bagi pimpinan universitas bersama dengan
sistem penjaminan mutu dalam mengembangkan dan mengelola dokumen sejenis.
Pusat penjaminan mutu bertugas mengembangkan pedoman mutu akademik Sekolah
Tinggi, juga berkewajiban berkoordinasi dengan penjaminan mutu akademik di
tingkat Sekolah Tinggiuntuk memastikan bahwa sistem penjaminan mutu dan
implementasinya di tingkat Sekolah Tinggiberjalan dengan baik.
Sistem dokumentasi penjaminan mutu mengacu pada sistem dokumentasi dikti,
yang digunakan dalam rangka audit eksternal oleh BAN-PT. Dalam sistem dokumentasi
terdiri atas jenis dokumen, yakni dokumen induk dan dokumen mutu. Dokumen induk
(visi dan misi, statuta, organisasi dan tata kerja, rencana strategis, program kerja
Ketua, pedoman pendidikan, standar mutu). Dokumen mutu (manual mutu, manual
prosedur (SOP), intruksi kerja, dokumen pendukung, borang-borang, dan dokumen
audit).
Model dasar sistem penjaminan mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG dapat
dirumuskan dalam suatu model siklus dan komponen kegiatan berkelanjutan Plan–Do–
Check–Action (PDCA). Dalam penerapan PDCA di STIE-IBEK PANGKALPINANG, sistem
penjaminan mutu meliputi proses penetapan standar, pelaksanaan kegiatan,
monitoring dan evaluasi serta audit mutu internal, rumusan koreksi dan rekomendasi
serta benchmarking untuk penetapan standar tahun berikutnya.
Secara umum langkah untuk menjalankan sistem penjaminan mutu adalah
sebagai berikut 1) Menyusun organisasi penjaminan mutu, 2) menyusun sistem
(kebijakan, sistem dokumen (standar mutu, manual mutu, dan manual prosedur
(SOP)), 3) menjalankan sistem (sosialisasi dan menjadi acuan kerja, 4) Melakukan audit
internal mutu dan 5) tindak lanjut.

Pelaksanaan

Standar

Standar Baru
Monitoring & Evaluasi Diri
Evaluasi
Internal Audit Mutu
Internal

Rumusan
Koreksi /
Rekomendasi
Benchmarking

Gambar 4.1
Diagram Sistem Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG

dalam setahun ketika program kegiatan sedang dilaksanakan pada tahun
berjalan sehingga hasil rumusan koreksi maupun rekomendasi yang diperoleh dalam
proses monitoring dan evaluasi internal akan bermanfaat untuk melanjutkan kegiatan
pada satu periode program kegiatan yang sama.
Sementara itu, proses audit mutu internal yang dilakukan masing–masing unit
kerja paling lambat dua bulan setelah tahun akademik berakhir akan bermanfaat dan
berimplikasi pada pelaksanaan kegiatan unit kerja tersebut pada tahun yang akan
datang, sekaligus menjadi bagian dari obyek penilaian kinerja unit kerja yang hanya
dilakukan dua kali setahun setelah satu tahun kegiatan berakhir. Untuk melaksanakan
jaminan mutu akademik di STIE-IBEK PANGKALPINANG, maka dibentuk struktur
fungsional organisasi Pusat Penjaminan Mutu (PPM). Struktur tersebut mencakup
tingkat Sekolah Tinggi, Sekolah Tinggidan program studi.

Pusat Penjamin SENAT
KETUA

Mutu (PPM) SEKOLAH
TINGGI

LEMBAGA
/BIRO

Gugus Kendali
Mutu (GKM) DEKAN/PROGRAM SENAT
SEKOLAH
TINGGI

Unit
Penjaminan KETUA PROGRAM STUDI
Mutu (UPM)

Gambar 4.2
Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Akademik

4.2 Struktur Organisasi Pusat Penjaminan Mutu.

Unsur-unsur organisasi penjaminan mutu di tingkat Sekolah Tinggi terdiri atas
Ketua Sekolah Tinggi dibantu oleh pusat penjaminan mutu (PPM) atas dasar
ketentuan norma-norma, standar mutu dan kebijakan akademik yang ditetapkan oleh
senat Sekolah Tinggi. Ketua menetapkan peraturan, kaidah dan tolok ukur.

penyelenggaraan kegiatan akademik secara umum. Pengembangan, penerapan
dan evaluasi peningkatan mutu akademik di semua unit kerja, Ketua dibantu oleh pusat
penjaminan mutu (PPM).
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas maka disusun struktur
organisasi pusat penjaminan mutu sebagai berikut.

Ketua Pusat Penjaminan
Mutu
Sekretaris Penjaminan Mutu
Wk.Ketua Wk. Ketua Bidang Wk. Ketua Bidang

Bidang SPMI SPME Monev
Staff Administrasi
Penjaminan Mutu
Pusat penjaminan mutu beranggotakan: ketua, sekretaris, staf administrasi dan

dosen perwakilan fakultas/program studi. Pusat penjaminan mutu (PPM) dibentuk
berdasarkan Surat Keputusan (SK) Ketua. Adapun tugas–tugas yang harus dilaksanakan
oleh anggota Pusat Jaminan Mutu adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) secara keseluruhan di STIE-IBEK
PANGKALPINANG, termasuk penyusunan perangkat yang diperlukan dalam rangka
pelaksanaannya.
2. Membantu Ketua dalam monitoring, evaluasi serta audit pelaksanaan Sistem
Penjaminan Mutu (SPM) di lingkungan STIE-IBEK PANGKALPINANG, dan
melaporkan secara berkala pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) kepada
Ketua.

Ketua dan sekretaris pusat penjaminan mutu bertanggungjawab dalam
penyelenggaraan penjaminan mutu akademik. Pimpinan pusat penjaminan mutu juga
berkewajiban untuk memberikan laporan secara periodik kepada pimpinan Sekolah
Tinggi mengenai perkembangan pelaksanaan penjaminan mutu akademik.
Bidang sistem penjaminan mutu eksternal bertanggungjawab dalam pelaksanaan
sistem penjamin mutu eksternal di tingkat Sekolah Tinggi dan program studi. Tim
sistem penjamin mutu eksternal berperan dalam aktivitas sistem penjamin mutu yang
dilaksanakan secara periodik berdasarkan pedoman sistem penjamin mutu eksternal.
Bidang monitoring dan evaluasi bertanggungjawab melakukan aktivitas
monitoring dan evaluasi pada seluruh penerima hibah kompetitif. Monitoring dan
evaluasi dilakukan oleh tim monitoring evaluasi yang ditunjuk melalui surat keputusan
(SK) Ketua.
Bidang sistem penjamin mutu internal bertanggungjawab dalam pelaksanaan
sistem penjamin mutu internal di tingkat Sekolah Tinggi dan program studi. Tim
sistem penjamin mutu internal berperan dalam aktivitas sistem penjamin mutu
internal yang dilaksanakan secara periodik berdasarkan pedoman sistem
penjamin mutu internal.

4.3 Mekanisme Penjaminan Mutu.

Mekanisme penjaminan mutu pada tingkat universitas dilaksanakan dengan
kerangka Plan–Do–Evaluate/Check–Improve/Action (PDCA). Pada tahap perencanaan
mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan program dan anggaran bersifat Bottom up dengan
mengedepankan prinsip efektifitas, efisiensi, dan akuntabilitas.
2. Kebijakan akademik disusun dan disahkan oleh Senat Akademik sebagai
rujukan arah pengembangan kualitas akademik.
3. Pimpinan Sekolah Tinggi di bawah koordinasi Rektor kemudian menyusun
Peraturan Akademik dan Standar Mutu Akademik sebagai representasi upaya
pemenuhan visi Sekolah Tinggi dengan merujuk pada kebijakan akademik.
4. Pusat Penjaminan Mutu menyusun Pedoman Mutu Akademik yang menunjukkan
hubungan antara kebijakan mutu akademik, standar mutu akademik, atau tujuan
mutu (quality objectives), tujuan institusi di bidang akademik, serta berbagai
prosedur dan organisasi yang dibutuhkan. Pedoman mutu berfungsi untuk
mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengarahkan berbagai aktivitas dalam
rangka mencapai standar mutu akademik dan quality objectives.
5. Lembaga yang terkait, menyusun dan mengembangkan Pedoman Prosedur, yaitu
dokumen tertulis yang menjelaskan berbagai tahapan yang harus dilalui dalam
satu aktivitas tertentu. Lembaga di tingkat Sekolah Tinggi juga dapat
mengembangkan berbagai instruksi kerja dan dokumen pendukung lainnya sesuai
dengan kebutuhan di tingkat universitas.
6. Pada tahap pelaksanaan, mekanisme yang berjalan berkaitan dengan penjaminan
mutu akademik, setiap unsur lembaga dan pelaksana Sekolah Tinggi menjalankan
program kerja sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT).
7. Pada tahap evaluasi, setiap unsur di atas diwajibkan untuk melakukan fungsi
monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program
kerja. Pada tahap improvement, setiap unsur wajib untuk menyusun
rencana tindak lanjut sebagai respon dari hasil monitoring dan evaluasi. Hasil
monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib dilaporkan
secara berkala pada Ketua.

4.4 Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat Fakultas

Dalam Sistem Penjaminan Mutu tingkat fakultas, organisasi yang
bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu
akademik adalah Gugus Kendali Mutu (GKM), yang didirikan atas Surat Keputusan (SK)
Dekan. Gugus Kendali Mutu secara umum memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai
berikut.
1. Bersama pimpinan Sekolah Tinggimengkoordinasikan aktivitas penjaminan mutu
akademik di tingkat fakultas.
2. Bersama pimpinan Sekolah Tinggi dan unsur Sekolah Tinggi lainnya menyusun
sistem
dokumentasi mutu yang terdiri dari : (a) Kebijakan Mutu Akademik, (b) Standar
Mutu Akademik, (c) Pedoman Mutu Akademik, (d) Pedoman Prosedur
Akademik, (e) Instruksi Kerja, (f) Borang dan Dokumen pendukung lainnya, Satuan
Penjaminan Mutu juga bertanggungjawab dalam pengelolaan seluruh dokumen
mutu di atas.
3. Mendukung pimpinan Sekolah Tinggi dan unsur Sekolah Tinggi lainnya dalam
menjalankan aktivitas dan program kerja dalam rangka pencapaian standar mutu.
4. Mengkoordinasikan audit mutu akademik pada program studi.
5. Membantu pimpinan Sekolah Tinggi dalam mengintegrasikan improvement plan
milik program studi ke dalam program kerja tahunan Sekolah Tinggisebagai tindak
lanjut audit program studi oleh fakultas.
6. Bersama pimpinan Sekolah Tinggi dan unsur Sekolah Tinggi lainnya menyusun
improvement plan sebagai tindak lanjut dari audit mutu akademik Sekolah
Tinggioleh universitas dan mengkoordinasikan pelaksanaan improvement plan.

4.5 Struktur Organisasi Gugus Kendali Mutu

Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Gugus Kendali Mutu , maka Sekolah
Tinggidapat mengembangkan struktur organisasi Gugus Kendali Mutu yang terdiri dari
seorang ketua, sekretaris dan anggota.
Tugas Pokok Gugus Kendali Mutu Sekolah Tinggiadalah melakukan penjaminan
internal mutu akademik di Sekolah Tinggiuntuk:
a. Kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik
serta manual mutu akademik.
b. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai
dengan spesifikasi program studi.
c. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang
ditetapkan di setiap jurusan/program studi.
d. Fleksibilitas kurikulum untuk mengakomodasi minat setiap mahasiswa untuk
memprogram mata kuliah pilihan lintas jurusan/fakultas.
e. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat, dunia
kerja dan profesional.
f. Pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk menjadi agen perubahan.

Dalam melaksanakan jaminan mutu akademik di STIE-IBEK PANGKALPINANG
dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup
tingkat Sekolah Tinggi, Sekolah Tinggidan jurusan/program studi.
a. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat Sekolah Tinggi melibatkan
Pimpinan Fakultas, Ketua, Sekretaris, Anggota dan tenaga administrasi b.
Dekan bertanggungjawab atas terjaminnya mutu akademik di fakultas.
c. Untuk mempersiapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA), maka
Sekolah Tinggimembentuk Gugus kendali mutu dengan Surat Keputusan Dekan.
d. GKM membantu Dekan dalam peningkatan mutu akademik, untuk:
a) penyusunan dokumen kebijakan, peraturan, standar dan manual
prosedur akademik
b) penyusunan Laporan Evaluasi Diri Sekolah Tinggiberdasar Laporan Evaluasi
Diri Jurusan dan EPSBED (Laporan Elektronik Evaluasi Diri Program Studi
Berbasis Evaluasi Diri) PS tiap semester
c) penyiapan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
d) peningkatan mutu Sekolah Tinggiberkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.
e) GKM beranggotakan: Ketua, para dosen perwakilan Jurusan/Program
Studi dan mahasiswa yang ditunjuk.
f) GKM melaporkan hasil audit kepada Pimpinan Fakultas
g) Tindak lanjut atas laporan audit tersebut (termasuk permintaan tindakan
koreksi/PTK) dilaksanakan oleh Dekan.
h) Dekan melakukan koordinasi tindaklanjut atas PTK, membuat keputusan
dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumberdaya di Sekolah
Tinggiuntuk melaksanakan keputusan tersebut.
i) Setiap tahun Senat Sekolah Tinggi menerima Laporan Evaluasi Diri
serta Laporan Audit Internal Mutu Akademik dari Dekan. Senat Sekolah
Tinggiakan mempelajari kedua laporan tersebut dan menentukan kebijakan
dan peraturan baru di tingkat Sekolah Tinggiuntuk peningkatan mutu
pendidikan.

Deskripsi Tugas GKM Fakultas
1. Ketua
a. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh staf GKM Fakultas
b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas GKM Sekolah Tinggidan
melaporkannya kepada Dekan

2. Sekretaris
a. Membantu Ketua GKM dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi
dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya.
b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan
dengan GKM Sekolah Tinggidan mengarsipkannya.
c. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda rapat
rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.
d. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap semester.
e. Bertanggung jawab kepada Ketua GKM-Fakultas.
3. Anggota
a. Mengembangkan SPMA Sekolah Tinggidan
implementasinya
b. Mengembangkan Sistem Monevin pengelolaan PHK dan pelaporannya
c. Mengkoordinasikan Standarisasi Akreditasi PS D3 maupun S-1.
d. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait SPMA maupun
Monevin.
e. Mengembangkan Sistem Layanan Masyarakat f.
Melaksanakan Audit Sistem & Kepatuhan
g. Mengembangkan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu
h. Mengembangkan Konsep Sistem Reward dan Early Warning

4.6 Mekanisme Penjaminan Mutu Akademik

Mekanisme penjaminan mutu akademik pada tingkat Sekolah Tinggidilaksanakan
dengan kerangka Plan–Do–Evaluate/Check–Improve/Action (PDCA). Pada tahap
perencanaan mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Kebijakan Akademik disusun dan disyahkan oleh pimpinan Sekolah Tinggidengan
memperhatikan pertimbangan senat fakultas. Kebijakan Akademik ini merupakan
rujukan arah pengembangan kualitas akademik fakultas. Oleh karena itu,
kebijakan akademik harus mencakup millestone akademik.
2. Pimpinan Sekolah Tinggi di bawah koordinasi Dekan kemudian menyusun
Peraturan Akademik dan Standar Mutu Akademik sebagai representasi upaya
pemenuhan visi Sekolah Tinggidengan merujuk pada Kebijakan Akademik Sekolah
Tinggidan Peraturan Akademik Sekolah Tinggi.
3. Pimpinan Sekolah Tinggi di bawah koordinasi Dekan kemudian menyusun
peraturan akademik sebagai bagian dari system dokumentasi mutu. Peraturan
Akademik ini harus mengacu pada Peraturan Akadenik STIE-IBEK PANGKALPINANG
yang telah disyahkan.
4. Pimpinan Sekolah Tinggimenyusun dan mengembangkan Pedoman Prosedur, yaitu
dokumen tertulis yang menjelaskan berbagai tahapan yang harus dilalui dalam
satu aktivitas tertentu Sekolah Tinggijuga dapat mengembangkan berbagai
instruksi kerja dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan kebutuhan di
tingkat fakultas.
5. Pada tahap pelaksanaan, mekanisme yang berjalan berkaitan dengan
penjaminan mutu akademik, setiap unsur pelaksana Sekolah Tinggimenjalankan
program kerja sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT).
6. Pada tahap pelaksana kegiatan ini, Gugus Kendali Mutu diwajibkan untuk
melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka
pengendalian mutu program kerja. Pada tahap improvement, pimpinan Sekolah
Tinggiwajib untuk menyusun rencana tindak lanjut sebagai respon dari hasil
monitoring dan evaluasi. Hasil monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut
tersebut wajib dilaporkan secara berkala pada Ketua. Dalam kerangka
meningkatkan compliance degree pada standar mutu akademik Sekolah Tinggi,
maka Sekolah Tinggi diaudit oleh Sekolah Tinggi berdasarkan Pedoman

Prosedur Audit Mutu Akademik oleh auditor universitas yang ditunjuk oleh
Ketua melalui surat tugas.

4.7 Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat Program Studi

Pada tingkat program studi, organisasi yang bertanggungjawab dalam
mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di tingkat program
studi adalah Unit penjaminan Mutu (UPM ), yang didirikan atas Surat Keputusan ( SK )
Dekan. Unit Penjaminan Mutu secara umum memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai
berikut.
1. Bersama pimpinan program studi mengkoordinasikan aktivitas penjaminan mutu
akademik di tingkat program studi. Dan, bersama pimpinan program studi
menyusun spesifikasi program studi dan instruksi kerja serta dokumen pendukung.
2. Bersama pimpinan program studi menyusun dokumen Evaluasi Diri dan Evaluasi
Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) yang dilakukan secara periodik.
3. Bersama pimpinan program studi melakukan segala persiapan untuk
kepentingan akreditasi atau re-akreditasi. Dan, membantu pimpinan
program studi dalam menjalankan aktivitas dan program kerja dalam rangka
pencapaian standar mutu.
4. Bersama pimpinan program studi menyusun improvement plan sebagai tindak
lanjut dari audit mutu akademik yang dilakukan Sekolah Tinggi pada program
studi dan mengkoordinasikan serta melaporkan pelaksanaan improvement plan.

4.8 Struktur Organisasi Unit Penjaminan Mutu

Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi unit penjaminan mutu, maka program
studi/jurusan dapat mengembangkan struktur organisasi unit penjaminan mutu yang
terdiri dari seorang ketua, sekretaris dan anggota.

Deskripsi Tugas UPM Jurusan/Program Studi
1. Ketua
a. Menyusun dokumen spesifikasi jurusan/program studi, manual prosedur
(SOP) akademik dan instruksi kerja akademik
b. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh anggota UPM
c. Bertanggung jawab dalam kegiatan rutin Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI)
d. Penyiapan Audit Internal Mutu (AIM)

2. Sekretaris
a. Membantu ketua UPM dalam menyusun dokumen spesifikasi
jurusan/program studi, manual prosedur akademik dan instruksi kerja
akademik.
b. Membantu Ketua UPM dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan,
evaluasi dan pelaporan kegiatan.
c. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan pengarsipan surat menyurat yang
berkaitan dengan UPM.
d. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda
rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.
e. Melakukan koordinasi dengan GKM Fakultas.
f. Penyiapan Audit Internal Mutu (AIM).

3. Anggota
a. Bertanggung jawab mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung yang
diperlukan dalam system penjaminan mutu seperti yang ditugaskan
ketua tim.
b. Membantu pekerjaan administrasi dan dokumentasi kegiatan harian dan
notulensi rapat UPM.
c. Membantu pengelolaan database UPM.
d. Membantu dan bertanggung jawab atas pekerjaan lain terkait tugas UPM.

4.9 Mekanisme Penjaminan Mutu Akademik

Mekanisme penjaminan mutu akademik pada tingkat Sekolah Tinggidilaksanakan
dengan kerangka Plan–Do–Evaluate/Check–Improve/Action (PDCA). Pada tahap
perencanaan mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Menetapkan visi, misi dan tujuan serta menterjemahkan dalam Rencana
Strategi dan Rencana Operasional.
2. Menyusun dan menetapkan spesifikasi program studi.
3. Menyusun dan mengembangkan sistem pembelajaran berpedoman pada
spesifikasi program studi.
4. Menyusun dan mengembangkan dokumen instruksi kerja dan dokumen
pendukung lainnya dalam rangka pelaksanaan aktivitas akademik, dan dokumen
yang disusun dan dikembangkan harus merujuk pada Pedoman Prosedur dan
Pedoman Mutu di tingkat fakultas.
5. Pada tahap pelaksanaan, mekanisme yang berjalan berkaitan dengan penjaminan
mutu akademik di tingkat program studi adalah menjalankan program kerja sesuai
dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) disamping melaksanakan
aktivitas pembelajaran berpedoman pada spesifikasi program studi.
6. Pada tahap pelaksana kegiatan ini, Unit penjaminan mutu diwajibkan untuk
melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka
pengendalian mutu program kerja dan pembelajaran. Oleh karena itu, pada setiap
semester, program studi wajib menyusun laporan evaluasi proses

pembelajaran dan hasil belajar serta Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi
Diri (EPSBED). Program studi juga diwajibkan untuk menyusun dokumen Evaluasi
Diri setiap tahun.
7. Pada tahap improvement, pimpinan program studi wajib untuk menyusun
rencana tindak lanjut sebagai respon dari hasil monitoring dan evaluasi. Hasil
monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib
dilaporkan secara berkala pada Dekan. Dalam kerangka meningkatkan compliance
degree pada standar mutu akademik universitas, maka program studi diaudit oleh
Sekolah Tinggiberdasarkan Pedoman Prosedur Audit Mutu Akademik oleh auditor
universitas yang ditunjuk oleh Dekan melalui surat tugas.

4.10 Sistem Dokumentasi

4.10.1 Standar Dokumen

Standar dokumen dalam Penjaminan Mutu di STIE-IBEK diatur sebagaimana
contoh berikut :

1. Standar format penulisan, yakni diketik dalam ukuran kertas A4, huruf
Tahoma font 10 atau 12.
2. Standar lembar pengesahan contohnya sebagaimana berikut :

Kode Dokumen : 00000000
Revisi ke- : 0
Tanggal : 8 April 2013
Diajukan oleh : Puket 2
ttd
Fery Panjaitan, S.E., M.M
Dikendalikan oleh : Ketua Pusat Penjaminan Mutu
ttd
Marina Idroes, M.M
Disetujui oleh : Ketua
ttd

3. Standar dokumen,
a. Standar isi dokumen manual mutu penetapan standar, pelaksanaan
standar,pengendalian standar, pengembangan/peningkagtan meliputi:
1) Visi, misi, tujuan STIE-IBEK PANGKALPINANG
2) Tujuan Manual Mutu
3) Luas lingkup Manual mutu dan Penggunaannya
4) Definisi istilah
5) Langkah
6) Kualifikasi pejabat yang menjalankan
7) Catatan
8) Referensi

b. Standar isi dokumen manual prosedur (SOP), berisi :
1) tujuan
2) ruang lingkup
3) definisi
4) rujukan
5) garis besar prosedur
6) bagan alir
7) lampiran
c. Standar isi dokumen instruksi kerja, meliputi urutan-urutan instruksi kerja
yang diberikan kepada orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu,
untuk menjamin pekerjaan sesuai dengan standar.
d. Standar isi dokumen borang, meliputi :
1) Borang atau blangko (form) dibuat dan dikembangkan untuk mencatat
data yang sesuai dengan persyaratan dokumentasi sistem penjaminan
mutu
2) Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk
mencatat data
3) Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran
dalam manual mutu, manual prosedur (SOP) atau instruksi kerja
e. Standar isi dokumen pendukung,
1) Dokumen terkendali (rekaman)
2) Dimasukkan dalam dokumen sistem manajemen mutu untuk
menunjukkan asal informasi penting
Contoh dokumen pendukung adalah hasil tracer study, kumpulan nilai
ujian, buku teks, laporan, dll.

4.10.2 Sistem coding Dokumen

Sistem coding dalam dokumen sistem penjaminan mutu terdiri atas 10 digit,
lima digit didepan kode unit kerja/lembaga, dan lima digit dibelakang kode jenis
dokumen.

Tabel. 4.1 Kode unit kerja/lembaga

No Nama Lembaga Kode
1 Senat Sekolah Tinggi 00001
2 Sekolah Tinggi 00002
3 Biro administrasi Umum 00003
4 Biro administrasi Akademik dan kemahasiswaan 00004
5 Biro administrasi Sumber daya manusia 00005
6 Biro administrasi keuangan 00006
7 Lembaga penelitian dan pengabdian Masyarakat 00007
9 Pusat Penjaminan Mutu 00009
10 Pusat Bahasa 00010
11 Pusat ICT dan Multimedia 00011
12 Perpustakaan 00012
13 Sekolah TinggiEkonomi 00013
14 Program Studi Manajemen 00014
15 Program Studi Akuntasi 00015
16 Lembaga etik dan pengembangan pendidikan 00016
Tabel. 4.1 Kode Jenis Dokumen

No Nama Dokumen Kode
1 Statuta 01000
2 Organisasi dan tata kerja 02000
3 Kebijakan akademik 03000
4 Rencana strategis 04000
5 Rencana Operasional 05000
6 Program kerja 06000
7 Pedoman/peraturan Akademik 07000
8 Standar Mutu Sekolah Tinggi 08000
9 Standar Mutu Fakultas 09000
10 Standar Mutu Program Studi 10000
11 Manual Mutu 11000
12 Manual Prosedur (SOP) 12000
13 Instruksi Kerja 13000
14 Borang-borang 14000
15 Dokumen Pendukung 15000

20
Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG
Contoh membuat coding dokumen sistem penjaminan mutu

00000 11 000
Nomor urut dokumen

Unit kerja
Kode dokumen
Daftar Dokumen yang dimiliki:

Standar dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal
1) Standar Isi.
2) Standar Proses.
3) Standar Kompetensi Lulusan.
4) Standar Dosen dan tenaga Kependidikan.
5) Standar Sarana dan prasarana.
6) Standar Pengelolaan.
7) Standar pembiayaan.
8) Standar Penilaian.
9) Standar Mahasiswa.
10) Standar Suasana akademik.
11) Standar penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
12) Standar Sistem Informasi.
13) tandar Kerja Sama dalam dan luar negeri.
Standar Lain sesuai dengan BAN-PT
1) Standar Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian.
2) Standar Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaam dan
penjaminan mutu.
3) Standar Mahasiswa dan Lulusan.
4) Standar Sumber Daya Manusia.
5) Standar Suasana Akademik.
6) Standar Sarana dan prasarana, serta Sistem Informasi.
7) Standar Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dan kerja sama.

21
Daftar Manual Prosedur/Standar Operasional Prosedur
1) Manual Prosedur/SOP Penetapan Standar.
2) Manual Prosedur/SOP Pelaksanaan Standar.
3) Manual Prosedur/SOP Pengendalian Standar.
4) Manual Prosedur/SOP Peningkatan/Pengembangan Standar.
5) SOP Audit Mutu Internal.
6) SOP Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
7) SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan.
8) SOP Penerimaan Mahasiswa Baru.
9) SOP Registrasi dan heregistrasi.
10) SOP Perkuliahan.
11) SOP Ujian.
12) SOP Penyusunan Skripsi.
13) SOP Pelaksanaan Wisuda.
14) SOP Disain dan Pengendalian Kurikulum.
15) SOP Penyusunan kalender dan Buku Panduan Akademik.
16) SOP sarana dan Prasarana Perkuliahan.
17) SOP Pengelolaan Kerja Sama.
18) SOP Pengembangan Program Studi.
19) SOP penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
20) SOP Monev Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
21) SOP Monev Perkuliahan.
22) SOP Implementasi Nilai Al-Islam dan Kemuhammadiyaan.
23) Dll.
22
5. KEGIATAN PENJAMINAN MUTU

Dalam melakukan kegiatan sistem penjaminan mutu, maka perlu melakukan
beberapa hal sebagai berikut yaitu antara lain (1) Membangun komitmen bersama
segenap civitas akademika untuk menerapkan penjaminan mutu di institusi perguruan
tinggi dalam rangka mewujudkan visi dan misi institusi. (2) Mendapat dukungan
pimpinan institusi pendidikan. (3) Mensosialisasikan ke seluruh jajaran institusi
perguruan tinggi. (4) Membentuk tim atau pusat penjaminan mutu (PPM) yang terdiri
dari wakil-wakil Sekolah Tinggimaupun prodi dan menyusun uraian tugas serta tata
hubungan kerja. (5) Melaksanakan pelatihan pemahaman system penjaminan mutu
dan dokumentasi. (6) Mengkaji kondisi pendidikan di institusi perguruan tinggi
(SWOT Analisis). (7) Menyediakan Sumber Daya (SDM, Sarana Prasarana, Dana, dll ).
Penjaminan mutu institusi perguruan tinggi STIE-IBEK PANGKALPINANG
menggunakan model sistem penjaminan mutu institusi perguruan tinggi yang
lainnya meliputi tahapan antara lain: penetapan standar, pelaksanaan,
monitoring, evaluasi diri, audit mutu, rumusan koreksi, dan peningkatan mutu.

Standar Pelaksanaa Monitorin
n g
Evaluasi diri
Standar Baru
Peningkatan Rumusan Audit

Mutu Koreksi Mutu

5.1 Penetapan Standar.

Penetapan standar adalah kegiatan perencanaan, penetapan, dan pengesahan
standar, diawal sebuah periode penjaminan mutu pada institusi pendidikan
perguruan tinggi, langkah-langkah penetapan standar antara lain sebagai berikut:
1. Melakukan studi terhadap seluruh ketentuan normatif: peraturan perundang-
undangan, termasuk peraturan interent institusi yang dihubungkan dengan
23
visi dan misi institusi. Standar merupakan ukuran pencapaian minimal (minimum
objective achievement) yang ditetapkan oleh institusi pendidikan perguruan tinggi
dalam suatu periode penjaminan mutu.
2. Menetapkan SWOT Analysis:
a. Perumusan standar mutu menetapkan komponen yang masuk dalam
lingkup standar yang ditetapkan, misalnya standar dosen, komponen yang
ditetapkan yaitu kualifikasi akademik dosen.
b. Analysis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats).
Analisis terhadap aspek S dan W berfokus pada faktor internal institusi,
misalnya tentang ketersediaan dana, sarana prasarana, dll. Analisis terhadap
O dan T, berfokus pada faktor eksternal institusi perguruan tinggi,
misalnya perkembangan institusi perguruan tinggi, perkembangan teknologi
informasi, dan perubahan perundang-undangan.
c. Tentukan dan rumuskan substansi standar, diantarnya 1) buat batasan
tentang standard an standar turunannya, 2) acuan untuk menetapkan standar
3) siapa yang menetapkan standar. 4) standar yang akan disusun.
5) kapan standar ditetapkan.
d. Mekanisme Penetapan Standar :
• Siapa yang harus memenuhi standar.
• Bagaimana memenuhi standar : misalnya melalui sosialisasi,
mempersiapkan sarana prasarana, mempersiapkan dana.
• Kapan standar harus dipenuhi.
• Dokumen/formulir yang diperlukan untuk mengukur pemenuhan
standar.
3. Uji publik dengan unit terkait, bila substansi / isi standar telah dirumuskan, perlu
disosialisasikan kepada publik, khususnya kepada unsur terkait di institusi
perguruan tinggi. Tujuan sosialisasi yaitu sebagai berikut :
• Memperkenalkan dan atau menguji tingkat akseptabilitas dan akurasi isi
standar menurut penilaian.
• Memperoleh usulan yang kontruktif.

Pernyataan sebuah standar sebaiknya memenuhi unsur ABCD:
1. A (Audience ) : Subyek, atau pokok kalimat dalam struktur sebuah kalimat lengkap,
sesuai rumusan standar. Subyek ini dapat berupa orang, misalnya tenaga pendidik
atau tenaga kependidikan.
2. B (Behavior) : Bagian dari pernyataan standar yang menjelaskan/menceritakan apa
yang harus dilakukan, dicapai, atau dipenuhi. Unsur ini berupa perbuatan atau
perilaku yang harus dapat diukur, misalnya membuat satuan acara perkuliahan,
melakukan penilaian, hindari rumusan yang sulit untuk diukur, seperti memahami
maupun mengerti.
3. C (Competence) : Bagian dari pernyataan standar yang mirip dengan unsur obyek.
Unsur ini dapat berupa criteria, persyaratan, target, sasaran, atau cita-cita yang
hendak dicapai.
24

4. D (Degree) : Keterangan yang menjelaskan tingkat/level, frekuensi dari behavior

yang dirumuskan dalam standar, misalnya setiap semester dan setiap tahun
akademik.

5.2 Pelaksanaan.

Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen
akademik dan dokumen mutu. Dokumen akademik sebagai rencana atau standar,
dokumen akademik memuat arah/kebijakan, visi, misi, standar pendidikan, penelitian,
pengabdian masyarakat serta peraturan akademik, sedangkan dokumen mutu sebagai
instrumen untuk mencapai dan untuk memenuhi standar ysng telah ditetapkan.
Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen
pendukung dan boring. Dalam rangka menyusun dokumen untuk pengukuran standar
diperlukan kegiatan yaitu antara lain sebagai berikut :
1. Pembentukan Tim Penyusunan Dokumen.
a. Melibatkan personil yang secara langsung terlibat dalam pendidikan.
b. Tim terdiri dari setiap bagian di rektorat/prodi yang dikoordinir oleh
Pusat Penjaminan mutu.
c. Melakukan pelatihan penjaminan mutu.
2. Perencanaan Penyusunan Dokumen.
a. Harus mendapatkan dukungan pimpinan : keuangan, waktu dan sumber
daya.
b. Tetapkan tujuan, jadwal, tanggung jawab dan kebutuhan sumber daya.
3. Persiapan Penyusunan Dokumen.
a. Identifikasi standar yang ada dan persyaratan.
b. Tentukan dokumen yang akan disusun :
1) Dokumen Akademik.
2) Dokumen Mutu.
c. Pembentukan format dokumen yang ada disusun
4. Penyusunan Dokumen.
a. Langkah-langkah dalam penyusunan dokumen :
1) Tetapkan cara penulisan dokumen (kalimat, diagram, alur, dll )
2) Buat hirarki / urutan dokumen.
3) Rancang kerangka, format, dan struktur dokumen.
4) Penulisan draf dokumen.
5) Uji coba terhadap dokumen.
6) Perbaikan
7) Pengesahan.
b. Dokumen yang perlu disusun dalam rangka sistem penjaminan mutu
adalah :
1) Dokumen Akademik yang terdiri dari :
a. Kebijakan Akademik.
25

Kebijakan akademik ini disusun institusi akademik perguruan

tinggi dengan tujuan memberikan arah kebijakan dan pedoman bagi
penyelenggaraan kehidupan akademik. Kebijakan ini berisikan arah
kebijakan institusi akademik perguruan tinggi, kebijakan umum
institusi akademik perguruan tinggi dan asas penyelenggaraan
institusi akademik perguruan tinggi.
b. Standar Akademik.
Standar akademik disusun di tingkat institusi akademik perguruan
tinggi berisikan visi, misi, tujuan dan standar-standar dalam
penyelenggaraan pendidikan institusi perguruan tinggi. Standar
pengelolaan institusi akademik perguruan tinggi (termasuk Standar
Sistem Informasi), Standar Sumber Daya Manusia, Kurikulum
(termasuk Standar Kompetensi Lulusan), Proses Belajar Mengajar,
Kemahasiswaan, Sarana dan Prasarana, Suasana Akademik,
Pengelolaan Keuangan, Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat.
c. Peraturan Akademik.
Peraturan akademik disusun di tingkat institusi akademik perguruan
tinggi untuk mengatur kehidupan akademik intitusi perguruan tinggi.
Peraturan akademik meliputi antara lain sebagai berikut :
penerimaan mahasiswa baru, proses belajar mengajar, sumber daya
manusia, sarana dan prasarana, pelanggaran, sanksi akademik dan
penghargaan, perpindahan mahasiswa dan cuti akademik,
penatalaksanaan ijasah, transkip, wisuda dan alumni.
d. Kompetensi Akademik.
Kompetensi lulusan disusun sesuai dengan karakteristik akademik
disusun berdasarkan pada standar kompetensi Standar Nasional
Pendidikan (SNP), untuk mempersiapkan peserta didik menjadi
anggota berakhlak mulia, memiliki pengetahuan, keterampilan,
kemandirian dan sikap untuk menemukan, mengembangkan serta
menerapkan ilmu, teknologi dan seni yang bermanfaat bagi
kemanusiaan. Kompetensi lulusan meliputi : pengetahuan dan
pemahaman (Knowledge and Understanding), keterampilan
intelektual (Intellectual Skills), keterampilan praktis ( Practical Skills ).
e. Spesifikasi Program Studi.
Spesifikasi program studi disusun di tingkat jurusan/program studi
yang memuat informasi tentang program studi, tujuan pendidikan,
kompetensi lulusan, kurikulum, peta kurikulum, kriteria calon
mahasiswa dan criteria kelulusan. Spesifikasi program studi meliputi
antara lain : Nama Institusi Perguruan Tinggi, Pelaksanaan proses
pembelajaran, Nama program, Status Akreditasi, Penggelaran lulusan,
Nama Program Studi, Tanggal penyusunan, Tujuan Pendidikan,
Kompetensi lulusan, Peta kurikulum, dukungan untuk mahasiswa
dalam proses pembelajaran, Kriteria kelulusan, Metode penilaian,
Indikator Kualitas Pendidikan dan Standar Akademik.
26

f. Kurikulum dan Peta Kurikulum.

Kurikulum dan peta kurikulum disusun di tingkat jurusan / program
studi. Pengembangan kurikulum dilakukan oleh institusi perguruan
tinggi masing-masing dengan mengacu pada Standar Nasional
Pendidikan dan dikembangkan dengan prinsip diversifikasi sesuai
dengan satuan pendidikan, potensi daerah dan peserta didik.
Peta kurikulum disusun untuk menggambarkan peran masing-masing
mata kuliah dan kegiatan akademik dalam pencapaian kompetensi
lulusan. Peta kurikulum meliputi sebaran mata kuliah wajib terkait
dengan kompetensi lulusan.
g. Silabus/Rencana Program Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS )
Silabus/RPKPS disusun di tingkat jurusan / program studi yang
format silabus meliputi : latar belakang, perencanaan
pembelajaran, nama mata kuliah, kode/sks, semester, tujuan
pembelajaran, outcome pembelajaran, jumlah dan pembagiannya,
jadwal kegiatan mingguan, metode pembelajaran yang
dikembangkan, penilaian, bahan, sumber informasi dan referensi,
perencanaan monitoring dan universitas muhammadiyah
surabayaan balik serta perencanaan evaluasi.
h. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)/Satuan Pelajaran (Satpel).
RPP/Satpel disusun oleh dosen yang memuat tentang : identitas mata
kuliah, standar kompetensi, kompetensi dasar/TIU, indikator
pencapaian kompetensi/criteria untuk kerja/TIK, materi pokok, sub
materi pokok, aspek kompetensi, metode pembelajaran, media dan
sumber belajar, penilaian hasil belajar, bahan rujukan, dan langkah-
langkah pembelajaran dilengkapi dengan bahan ajar.
2) Dokumen Mutu yang terdiri dari :
a) Manual Mutu.
Manual mutu memuat pernyataan ringkas kebijakan, tujuan dan
proses utama. Manual mutu bersifat unik untuk setiap institusi sesuai
dengan latar belakang, sejarah, dan cakupan institusi perguruan
tinggi. Manual mutu meliputi : judul dan cakupan, daftar isi,
persetujuan dan revisi, kebijakan dan tujuan mutu, tanggung jawab
dan wewenang organisasi, acuan, deskripsi sistim mutu
(standar/sasaran dan manual mutu yang dipilih ) dan lampiran.
b) Manual Prosedur (SOP).
Manual prosedur memuat tentang prosedur tertulis, bagan alir, tabel,
dan metode lain yang sesuai dengan keperluan institusi perguruan
tinggi. Manual prosedur meliputi : judul, tujuan, lingkup, tanggung
jawab dan wewenang, penjelasan/keterangan kegiatan, rekaman,
lampiran, kaji ulang, persetujuan dan revisi, identifikasi perubahan.
c) Instruksi Kerja.
Instruksi kerja disusun untuk menjelaskan kinerja semua pekerjaan.
Instruksi kerja harus menerangkan tujuan, lingkup pekerjaan dan
manual prosedur yang terkait secara cermat, lengkap dan singkat.
Instruksi kerja tidak perlu mengikuti struktur atau format tertentu
27

dan dapat disajikan dalam bentuk dokumen tertulis terstruktur,

checklist, bagan alir, grafik, video, template dan catatan teknis
berupa gambar atau manual kerja alat. Instruksi kerja meliputi
urutan–urutan pelaksanaan pekerjaen.
d) Dokumen Pendukung.
Dokumen pendukung dimasukan ke dalam penjaminan mutu untuk
menunjukan asal informasi penting tentang cara melaksanakan
pekerjaan. Dokumen pendukung dapat dikembangkan oleh institusi
perguruan tinggi itu sendiri atau oleh pihak lain.
e) Borang.
Borang dibuat dan dikembangkan untuk mencatat data yang sesuai
persyaratan dokumentasi penjaminan mutu. Boring dapat diacu
dalam lampiran atau ditunjukan sebagai lampiran dalam manual
mutu, manual prosedur, atau instruksi kerja.

5. Pengendalian Dokumen.

Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan
semua dokumen yang diperlukan oleh standar untuk menjamin bahwa :
a. Dokumen dapat ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan.
b. Dokumen secara berkala dikaji, direvisi bila perlu dan disetujui atas
kecukupannya oleh personel yang diberi wewenang.
c. Dokumen mutakhir yang releven tersedia diseluruh lokasi operasi yang sangat
penting.
d. Dokumen kadaluarsa segera dimusnahkan dan dokumen terkait dengan
perundang-undangan dapat disimpan sesuai keperluan.

Dokumen harus dapat dibaca, diberi tanggal, mudah diidentifikasi, dipelihara
dengan teratur untuk jangka waktu yang ditentukan. Pentingnya pengendalian
dokumen agar menjamin (1) Dokumen selalu tersedia bilamana diperlukan. (2)
Dokumen didistribusikan kepada pihak yang memerlukannya. (3) Menjamin bahwa
dokumen yang digunakan merupakan edisi terkini.

5.3 Monitoring.

Sistem penjaminan mutu Perguruan Tinggi dilaksanakan secara berjenjang mulai
dari Perguruan Tinggi/Universitas, fakultas, jurusan, hingga program studi.
Pelaksanakan akreditasi institusi terhadap Perguruan Tinggi sebagai bentuk penilaian
kelayakan program institusi serta saran peningkatan berkelanjutan. Hal ini merupakan
bentuk penjaminan mutu eksternal. Perguruan Tinggi menjamin bahwa Sekolah
Tinggimelaksanakan penjaminan mutu, Sekolah Tinggimenjamin bahwa jurusan
melaksanakan penjaminan mutu, dan jurusan menjamin bahwa program studi
melaksanakan penjaminan mutu. Standar mutu dan metode pengukuran hasil
ditetapkan oleh Perguruan Tinggi sesuai dengan visi dan misinya. Hal ini
28
merupakan bentuk penjaminan mutu internal. Pelaksanaan penjaminan mutu
didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen akademik dan dokumen mutu. Dokumen
akademik sebagai rencana atau standar. Dokumen akademik memuat tentang
arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat, serta peraturan akademik. Berbeda dengan dokumen akademik,
dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan memenuhi standar yang
telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual mutu, manual prosedur, instruksi
kerja, dokumen pendukung, dan borang.

Tabel 3.1 Jenis Dokumen
Tingkat Dokumen
Sekolah Tinggi Dokumen Akademik/mutu
1. Statuta
2. Rencana Strategis
3. Rencana Operasional
4. Program Kerja Ketua
5. Peraturan/Pedoman
Akademik
6. Standar Akademik/Standar
Mutu Sekolah Tinggi
7. Kebijakan Akademik
8. Manual Mutu
9. Manual Prosedur (SOP)
Jurusan - Dokumen Akademik/Mutu
Program Studi 1. Rencana Strategis
2. Rencana Operasional
3. Program Kerja Dekan
4. Peraturan Akademik
5. Standar Mutu Fakultas
6. Kebujakan Akademik
7. Manual Mutu
8. Manual Prosedur (SOP
1. Spesifikasi Program Studi
2. Kompetensi Lulusan
3. Manual Prosedur/SOP
4. Instruksi Kerja
5. Dokumen Pendukung
6. Borang

29
Untuk menjamin bahwa standar yang telah ditetapkan, dilaksanakan, dipenuhi,
dievaluasi dan ditingkatkan maka diperlukan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan
audit internal. Monitoring dilakukan dalam rangka pengawalan dan pengendalian
aktifitas atau kegiatan satuan pendidikan dalam pemenuhan standar. Melalui
monitoring kinerja satuan akademik pendidikan selalu terpantau, sehingga
menjadi efektif dan efisien. Monitoring atau pemantauan merupakan kegiatan yang
dapat dilakukan setiap waktu, berarti bahwa kegiatan monitoring tidak harus
menunggu sampai pelaksanaan atau implementasi
penjaminan mutu selesai, akan tetapi dapat dilakukan paralel atau bersama- sama
tahap pelaksanaan.
Dengan monitoring stakeholders memperoleh informasi yang lengkap mengenai
kondisi dan kemajuan yang telah dicapai dalam suatu kegiatan. Tujuan monitoring
adalah untuk mendapatkan informasi ketepatan kegiatan terhadap arah dan proses
pencapaian tujuan pelaksanaan kegiatan. Tahapan kegiatan monitoring adalah sebagai
berikut antara lain : (1) Penelaahan dokumen, (2) Supervise, (3) Laporan, (4) Rapat-
rapat.
Dalam monitoring semua informasi yang didapat menentukan apakah semua
standar dan kebijakan telah direalisasikan oleh institusi perguruan tinggi. Dalam tahap
ini tidak menutup kemungkinan untuk merevisi dokumen bila dalam penerapannya
ditemukan kesalahan. Setelah monev, dilakukan evaluasi diri. Evaluasi diri adalah
upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data yang handal dan sahih
sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan
tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan lembaga atau program. Tujuan
evaluasi diri adalah untuk peningkatan mutu sedangkan kegunaan evaluasi diri adalah
untuk mengungkap mutu berupa efektivitas, akuntabilitas, produktivitas, efisiensi,
pengelolaan sistem, dan suasana akademik. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif terhadap
kegiatan operasional akademik atau proses akademik. Prosedur Pelaksanaan
Monitoring :
1) Penyusunan rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPM-PT. PPM
menyusun rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPM-PT yang selanjutnya
diserahkan kepada wakil/pembantu rektor bidang akademik. Wakil/pembantu
Ketua bidang akademik menetapkan rencana pelaksanaan siklus SPM-PT.
2) Pengiriman rencana dan jadwal pelaksanaan siklus SPM-PT ke semua
dekan. Wakil/pembantu Ketua mengirimkan rencana dan jadwal pelaksanaan
siklus SPM-PT ke semua dekan.
3) Penunjukan penanggung jawab pelaksanaan system penjaminan mutu dan
pembentukan lembaga penjaminan mutu di fakultas. Dekan menunjuk dan
mengeluarkan SK pengangkatan untuk : (a) penanggung jawab pelaksanaan
sistem penjaminan mutu dan (b) ketua, sekretaris, anggota lembaga
penjaminan mutu Sekolah Tinggidan anggota lembaga penjaminan mutu
jurusan/bagian/prodi.
4) Pengesahan Dokumen Akademik tingkat fakultas. Senat Sekolah
Tinggimerumuskan dan mengesahkan: dokumen akademik yang baru atau
tetap memakai yang lama. Dalam menetapkan pengesahan dokumen ini,
senat Sekolah Tinggidapat meminta masukan dari gugus kendali mutu fakultas.
5) Penyusunan dokumen mutu di tingkat fakultas. Gugus kendali mutu
30
Sekolah Tinggidan wakil/pembantu dekan bidang akademik/penanggung
jawab pelaksanaan sistem penjaminan mutu menyusun dokumen mutu
tingkat Sekolah Tinggiyang baru atau tetap memakai yang lama. Penyusunan
dilakukan dengan mengacu pada: dokumen akademik tingkat fakultas.
6) Penyusunan Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi. Ketua jurusan
(dan ketua program studi) menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi
program studi yang baru atau tetap memakai yang lama. UPM dapat
membantu proses penyusunan kompetensi lulusan dan spesifikasi program
studi.
7) Evaluasi Proses Pembelajaran Semester. UPM melakukan pemantauan dan
evaluasi proses pembelajaran semester.
8) Penyusunan Laporan Evaluasi Diri. UPM menyusun laporan evaluasi diri
dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan
melaporkannya kepada dekan.
9) Perencanaan Peningkatan Mutu Akademik. Dekan mempelajari laporan Gugus
kendali mutu Sekolah Tinggi(GKMF) dan menyusun rencana tindak lanjut
untuk peningkatan mutu proses pembelajaran.
10) Peningkatan Mutu Proses Pembelajaran. GKMF dan UPM melaksanakan
peningkatan mutu proses pembelajaran.
11) Penunjukan Auditor Mutu Akademik Internal (AMAI). Dekan menetapkan
SK pengangkatan Auditor Mutu Akademik Internal (AMAI) atas usul
wakil/pembantu dekan bidang akademik/penanggung jawab pelaksanaan
system penjaminan mutu.
12) Penyiapan Tim Audit Mutu Akademik Internal. Ketua AMAI membentuk tim
Audit Mutu Akademik Internal tingkat Sekolah Tinggidan mengkoordinasi
pelatihan audit internal. Ketua AMAI dapat meminta bantuan teknis untuk
pelatihan tersebut kepada auditor mutu akademik tingkat universitas melalui
PPM.
13) Perencanaan Audit Mutu Akademik Internal. Ketua AMAI bersama dengan
tim Audit Mutu Akademik Internal tingkat Sekolah Tinggimerencanakan
pelaksanaan audit.
14) Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal. Tim Audit Mutu Akademik
Internal tingkat Sekolah Tinggimelaksanakan
audit.
15) Penyerahan Laporan Audit dan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). Tim
Audit Mutu Akademik Internal tingkat Sekolah Tinggimenyerahkan laporan
audit dan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) kepada ketua AMAI yang
akan meneruskan ke dekan.
16) Pelaksanaan Tindakan Koreksi oleh Pimpinan Fakultas. Pimpinan Sekolah
Tinggimelakukan tindakan koreksi sesuai dengan PTK dan melaporkan hasil
tindakan koreksi kepada wakil/pembantu rektor bidang akademik dengan
tembusan ke PPM.
17) Penyempurnaan Dokumen Akademik. Dekan melaporkan hasil evaluasi
diri, hasil audit, dan tindak lanjut PTK kepada SF. Setelah mempelajari
kedua laporan tersebut SF merekomendasikan kebijakan dan peraturan baru
di tingkat Sekolah Tinggiuntuk peningkatan mutu pendidikan.
18) Pemantauan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal. PPM melakukan : (a)
31
audit pelaksanaan penjaminan Mutu tingkat fakultas, (b) pemantauan
pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal tingkat fakultas, (c)
pemantauan pelaksanaan tindakan koreksi, (d) penyusunan rencana
peningkatan sistem penjaminan mutu, serta (d) melaporkan hasil kerjanya
kepada wakil/pembantu rektor bidang akademik.
19) Perencanaan Peningkatan Mutu Akademik. Wakil/pembantu rektor bidang
akademik mempelajari laporan PPM, menyusun rencana peningkatan
mutu, serta menyampaikannya kepada rektor. Rektor meminta masukan
tentang rencana peningkatan mutu akademik kepada Senat Akademik.
20) Peningkatan Mutu Akademik. Wakil/pembantu rektor bidang akademik
melakukan tindak lanjut peningkatan mutu akademik.
21) Penyempurnaan Sistem Penjaminan Mutu. PPM melakukan
penyempurnaan sistem penjaminan mutu.

5.4 Evaluasi Diri.

Evaluasi diri yang dimaksud pada bab ini ialah evaluasi diri satuan akademik
pendidikan. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah merumuskan evaluasi diri
merupakan upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan
informasi ) yang handal dan sahih sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat
digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kelangsungan
lembaga atau program. Evaluasi diri dapat dilakukan di lingkungan jurusan/program
studi yang bersangkutan dalam rangka untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya
untuk tindak lanjut perbaikan kerja, evaluasi diri sekurang-kurangnya dilakukan
setahun sekali. Dari definisi ini tersurat dengan jelas pentingnya objektivitas sebagai
bagian upaya mengusahakan keberlanjutan suatu program. Kaitannya dengan
keberlanjutan maka evaluasi merupakan bagian yang direncanakan dengan sistematis
periodik serta tidak boleh ditinggalkan. Dengan demikian evaluasi diri merupakan
simpul suatu kegiatan yang menjadi acuan untuk kegiatan selanjutnya.
Evaluasi diri telah dibuktikan di banyak tempat sebagai salah satu langkah
yang baik dalam peningkatan mutu suatu institusi. Bab berikut diharapkan dapat
memberikan inspirasi dasar-dasar pelaksanaan evaluasi diri dan audit mutu akademik
internal khususnya dalam pengembangan satuan pendidikan (program studi, Sekolah
Tinggimaupun universitas). Dengan melakukan evaluasi diri dan audit mutu akademik
internal maka dapat dipahami bersama oleh segenap anggota satuan pendidikan
segala kelebihan dan kelemahan institusinya sehingga langkah-langkah perbaikan
dan titik tekan pengembangan dapat dilakukan dengan tepat sehingga akan
menghemat waktu pencapaian tingkat mutu yang dikehendaki. Kegiatan evaluasi diri
dan audit mutu akademik internal dapat dikaitkan atau diikuti oleh evaluasi eksternal
atau akreditasi, namun hal ini tidaklah menjadi keharusan, artinya evaluasi diri dan
audit mutu akademik internal lebih baik diinternalisasikan sebagai bagian dari budaya
peningkatan mutu. Dengan evaluasi maka capaian kegiatan dapat diketahui dengan
pasti dan tindakan lebih lanjut untuk memperbaiki kinerja suatu kegiatan
dapat ditetapkan sesuai dengan visi serta misi institusi penyelenggara kegiatan. Dari
uraian singkat tersebut sebenarnya pihak yang paling membutuhkan evaluasi adalah
pimpinan satuan pendidikan karena dengan demikian pemimpin dapat
32

melihat hasil kerjanya selama periode tertentu untuk selanjutnya meningkatkan kinerja
atau memberikan tekanan serta perbaikan pada satuan pendidikan untuk mencapai
tujuan satuan pendidikan pada jangka waktu tertentu. Dengan adanya batasan jangka
waktu tertentu dalam melakukan evaluasi diri, hal ini dapat dipahami sebagai langkah
logis dan realistis sesuai pertumbuhan suatu penyelenggaraan satuan pendidikan atau
kedewasaan serta tingkat kematangan satuan pendidikan.
Dalam kaitannya dengan pertumbuhan suatu satuan pendidikan atau institusi
maka evaluasi diri dapat disederhanakan dengan kegiatan bercermin yang akan
memberikan gambaran nyata dari objek di depannya atau objek evaluasi diri. Pada
evaluasi diri selanjutnya dapat dipahami bahwa objek dan subjek menyatu menjadi
bagian integral dari suksesnya kegiatan evaluasi diri. Objek yang dievaluasi adalah
kegiatannya sendiri yang mengevaluasi dirinya sendiri (dalam arti luas, institusi) dan
komitmen untuk menyelenggarakan evaluasi adalah komitmen pada dirinya sendiri
serta alasan mengapa dilakukan evaluasi diri adalah alasan internal bukan eksternal.
Dengan demikian evaluasi diri adalah salah satu strategi untuk memperoleh
pertumbuhan yang optimal (bukan selalu yang cepat). Agar pertumbuhan optimal
maka sebaiknya diketahui bagian mana yang telah tumbuh dengan baik bagian mana
yang kurang serta peluang apa yang sebaiknya digunakan. Hal tersebut dapat
dilakukan dengan berbagai cara salah satu cara sederhana yang bisa ditempuh ialah
dengan melakukan analisis SWOT. Dengan analisis SWOT diberbagai aspek
dan kemudian dilakukan metaanalisis (analisis terhadap berbagai analisis yang telah
dilakukan) maka langkah-langkah konkrit dalam meningkatkan mutu suatu
penyelenggaraan satuan pendidikan dapat dibuat skala prioritas dengan jelas.
Tujuan/Alasan Penyelenggaraan Evaluasi Diri. Dari uraian di muka maka alasan utama
dilakukannya evaluasi diri dapat dipertegas sebagai berikut :
a. Mengetahui diketahui efektivitas penyelenggaraan satuan pendidikan.
b. Mendokumentasikan bahwa tujuan satuan pendidikan telah terpenuhi.
c. Penyediaan informasi tentang pelayanan satuan pendidikan yang telah
dilakukan yang akan bermanfaat bagi seluruh staf maupun pihak lain Panduan
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
d. Perubahan program satuan pendidikan untuk peningkatan mutu serta
efisiensi.
e. Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman satuan
pendidikan.

5.4.1 Beberapa Atribut Evaluasi Diri yang Baik.

Mutu suatu kegiatan hampir selalu dapat ditengarai dengan atribut-atribut yang
melekat pada kegiatan tersebut demikian juga pada penyelenggaraan evaluasi diri.
Pelaksanaan kegiatan evaluasi diri yang baik dapat ditengarai dengan beberapa
atribut yang menyangkut proses penyelenggaraan evaluasi diri dan pembuatan laporan
evaluasi diri. Sebagian atribut- atribut tersebut adalah sebagai berikut.
33

a) Keterlibatan semua pihak.

Keterlibatan semua unsur dalam perencanaan dan pengambilan keputusan
merupakan bagian yang sangat penting dalam manajemen modern termasuk
manajemen pendidikan tinggi. Dalam laporan evaluasi diri yang baik dicerminkan
dengan seberapa besar dukungan berbagai pihak yang berkepentingan dalam
penyusunan laporan evaluasi diri. Keterlibatan aktor kunci didalam maupun di luar
institusi sebaiknya disampaikan dengan rinci. Bukti lain yang mudah dilihat adalah
keterlibatan staf, mahasiswa dan pimpinan dalam penyusunan laporan evaluasi
diri. Beberapa aktor penting di luar institusi yang dapat dilibatkan antara lain:
alumni, orang tua mahasiswa, asosiasi profesi, pengguna lulusan dan sebagainya.
Di samping rincian keterlibatan maka bukti pendukung misalnya perjanjian,
kesepakatan, MOU dan sebagainya perlu dilampirkan.
b) Tingkat komprehensif.
Tingkat komprehesif dapat diketahui berdasar kesesuaian dan kelengkapan aspek
atau isu penting yang diperhatikan atau diamati pada evaluasi diri. Aspek tersebut
seharusnya ada pada tingkat program studi dan programnya maupun pada tingkat
yang lebih tinggi/fakultas. Laporan evaluasi diri dikatakan komprehensif apabila
dapat dipercaya secara logis dan didukung data yang relevan serta akurat dalam
mempresentasikan masalah yang berhasil diidentifikasi serta solusi yang
ditawarkan berdasarkan data internal maupun eksternal. Panduan Sistem
Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
c) Keakuratan data
Data bahan evaluasi diri seharusnya akurat dan konsisten serta disebutkan
sumbernya. Diperlukan data yang cukup sesuai dengan aspek yang dibahas. Data
yang berlebihan dan tidak terkait dengan isu yang dibahas dapat menurunkan
mutu evaluasi diri.
d) Kedalaman analisis
Kedalaman analisis dapat ditengarai dengan adanya benang merah atau
keterkaitan yang jelas antara permasalahan strategis yang berhasil diidentifikasi
dengan data pendukung yang dicantumkan. Penggunaaan metode-metode analisis
seperti SWOT, Root-Cause Analysis atau yang lain serta metaanalisis akan sangat
membantu kedalaman analisis.

5.4.2 Peranan Evaluasi Diri dalam Peningkatan Mutu

Pada peningkatan mutu pendidikan maka evaluasi menyeluruh secara periodik
sangat disarankan. Dengan demikian kebermaknaan satuan pendidikan dapat diukur
dan kiranya ada hal-hal yang tidak sejalan dengan visi satuan pendidikan tersebut
dapat langsung diketahui sejak dini untuk selanjutnya dilakukan perbaikan. Lebih lanjut
hasil evaluasi diri yang diketahui masyarakat diharapkan akan meningkatkan peran
serta masyarakat dalam meningkatkan mutu pendidikan.
Evaluasi diri pada satuan pendidikan tinggi merupakan bagian integral dari proses
perkembangan satuan pendidikan tersebut. Tingkat kedewasaan institusi
34

dapat dirunut dari hasil evaluasi diri selama periode tertentu. Dokumen ini akan sangat
bermanfaat bagi pimpinan berikutnya terutama dalam peningkatan mutu satuan
pendidikan. Dari evaluasi diri dapat diketahui beberapa hal antara lain (a) Kekuatan,
kelemahan, dan peluang satuan pendidikan (b) Prioritas pengembangan dan investasi
pada satuan pendidikan (c) Tingkat kesiapan satuan pendidikan untuk evaluasi
eksternal (d) Akuntabilitas satuan pendidikan
Dengan demikian apabila budaya melakukan evaluasi diri telah terjadi maka
satuan pendidikan misalnya program studi akan selalu siap dengan data yang selalu
diperbaharui. Hal tersebut Panduan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi pada
akhirnya sangat berguna dalam pengembangan program studi tersebut.

5.4.3 Cakupan Lingkup Evaluasi Diri.

Evaluasi diri dilakukan lebih karena alasan internal maka parameter evaluasi diri
sebenarnya dapat ditetapkan internal sesuai kondisi satuan pendidikan yang
bersangkutan. Namun demikian sebaiknya cakupan lingkup evaluasi sebaiknya
dilakukan sesuai dengan peraturan pemerintah terbaru yang sedang berlaku maka
dalam hal ini sebaiknya mengacu pada PP 19 tahun 2005. Dalam PP ini maka Standar
Nasional Pendidikan dapat dijadikan arah evaluasi diri yang akan dilakukan. Dengan
demikian evaluasi diri dapat dilakukan dengan membandingkan kondisi riil dengan
standar yang seharusnya dicapai. Akan sangat dimungkinkan bahwa satuan
pendidikan yang baik kinerjanya akan melampaui standar yang ditetapkan. Standar
yang dapat dijadikan acuan dalam evaluasi diri sesuai dengan PP 19 2005 ialah 8
standar yang telah disebutkan pada bab di muka (uraian lebih rinci tentang standar
tersebut dapat dilihat pada bagian penjelasan PP 19 Tahun 2005).
Dalam pelaksanaan evaluasi diri maka sebaiknya dilakukan hal terbaik
yang paling sesuai dengan kondisi dan tingkat perkembangan serta waktu yang tepat
bagi satuan pendidikan yang bersangkutan. Sebagai contoh evaluasi 8 standar
serta parameter dalam visi, misi satuan pendidikan tersebut tidak dilakukan sekaligus
tetapi bertahap dalam periode tertentu misalnya satu tahun, atau bagi PT yang sangat
maju perlu ditambah materi-materi lain sebagai objek evaluasi diri atau
menyelenggarakan evaluasi diri yang menyeluruh (holistik).

5.4.4 Prosedur Evaluasi Diri

Evaluasi diri dapat dilaksanakan dengan baik maka beberapa langkah atau
prosedur dapat dikembangkan sebagai berikut.
1. Kesepakatan untuk mengadakan evaluasi diri. Satuan pendidikan menetapkan
periode dan waktu evaluasi diri. Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan sesuai dengan
satu siklus SPM-PT.
2. Pembentukan tim evaluasi diri di satuan pendidikan. Pembentukan tim
evaluasi diri (sebaiknya berjumlah gasal) yang dapat diterima segenap anggota
satuan pendidikan, MONEVIN yang sudah ada dapat dilibatkan.
35

3. Penerbitan surat tugas dari pimpinan satuan pendidikan. Pemberian

wewenang kepada tim dengan SK pimpinan satuan pendidikan.
4. Penyusunan tujuan dan penetapan cakupan evaluasi diri. Tujuan dan
cakupan evaluasi diri seharusnya disetujui pimpinan satuan pendidikan.
5. Penyusunan rencana kerja serta jadwal pelaksanaan. Jadwal dan rencana kerja
disampaikan kepada segenap anggota satuan pendidikan.
6. Pengumpulan informasi/data primer dan sekunder yang sesuai cakupan evaluasi
diri. Pelaksanaan evaluasi diri dilakukan anggota tim dibantu staf yang lain serta
staf administrasi.
7. Analisis data sesuai dengan standar dengan SWOT atau yang lain. Analisis data
sesuai dengan standar dan cakupan evaluasi diri yang telah ditetapkan.
8. Dilakukan metaanalisis. Analisis keseluruhan terhadap berbagai analisis yang telah
dilakukan.
9. Pemaparan hasil evaluasi diri kepada segenap anggota satuan pendidikan.
Pemaparan dilakukan untuk klarifikasi dan penyempurnaan dokumen.
10. Penyempurnaan dokumen evaluasi diri. Penyempurnaan dokumen dilakukan oleh
tim.
11. Penyerahan dokumen evaluasi diri serta saran kebijakan kepada pimpinan
satuan pendidikan. Kegiatan evaluasi diri diakhiri dengan pengesahan
dokumen oleh pimpinan satuan pendidikan.

5.4.5 Rekomendasi Peningkatan Mutu

Rencana pengembangan merupakan salah satu hasil kegiatan evaluasi diri yang
secara ringkas sebaiknya disampaikan dalam akhir laporan. Rencana pengembangan ini
merupakan gambaran secara global, ringkas dan jelas yang merupakan solusi dari
permasalahan yang berhasil diidentifikasi maupun langkah yang tepat untuk
mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara ringkas rencana pengembangan dapat
dikategorikan menjadi dua yaitu (a) Rencana pengembangan yang arahnya untuk
ekspansi. (b) Rencana pengembangan yang arahnya konsolidasi.
Semua rencana pengembangan tersebut haruslah berdasarkan kekuatan serta
peluang yang dimiliki satuan pendidikan, yang dalam hal ini metode analisis SWOT
yang telah dilakukan akan sangat membantu.

5.4.6 Laporan Evaluasi Diri

Tujuan pembuatan laporan ialah agar kegiatan evaluasi diri dapat digunakan
untuk pengembangan satuan pendidikan. Maka sangat disarankan laporan yang
singkat jelas dan lengkap sesuai atribut evaluasi diri yang baik. Dalam lampiran
terdapat alternative bentuk laporan evaluasi diri yang tentu saja masih dapat
dikembangkan lebih baik lagi sesuai perkembangan satuan pendidikan yang lengkap.
36
5.5 Audit Mutu.
5.5.1 Pengertian dan Jenis Audit Mutu

Audit Mutu adalah Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independent untuk
menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara
efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Ada beberapa
jenis dan tipe audit yang dapat dilakukan, yaitu dapat dibedakan menjadi : a) Audit
mutu produk / pelayanan: berdasar atas karakteristik , b) Audit mutu proses : berdasar
atas indikator kinerja kunci, c) Audit mutu sistem : berdasar pada elemen-elemen dari
system.
Audit dapat dibedakan menjadi a) Audit pengamatan Untuk memantau kendali
proses, b) Inspeksi untuk penerimaan produk, c) Penilaian, untuk pertimbangan
berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.
Sehubungan dengan jenis dan tipe di atas, maka kegiatan audit sering disebut
dengan beberapa istilah, seperti: (a) Audit, (b) Audit Mutu, (c) Audit Mutu Internal,
(d) Audit Mutu Eksternal, (e) Audit Mutu Akademik Internal, (f) Pemeriksaan, dan
sebagainya. Untuk selanjutnya dalam bagian ini yang akan digunakan adalah istilah
Audit Mutu Akademik Internal ( AMAI).

5.5.2 Tujuan dan Fungsi Audit Mutu

Audit mutu dirancang untuk salah satu tujuan atau lebih dari butir-butir berikut
antara lain (1) Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan. (2) Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan
mutu yang telah ditentukan. (3) Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian
yang ada. (4) Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningatan
mutu. (5) Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu. (6) Memenuhi syarat-
syarat peraturan/perundangan.
Secara sederhana, tujuan audit mutu adalah membantu seluruh satuan pendidikan
akademik dalam melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran akademik yang
ditetapkan secara efektif dan bertanggung-jawab. Audit mutu bagi jurusan atau
program studi, memiliki tujuan sebagai berikut antara lain : (1) Untuk memastikan
konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan
pendidikan dan kompetensi lulusan. (2) untuk memastikan konsistensi perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan
silabus. (3) Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
proses pembelajaran terhadap manual prosedur (MP) dan instruksi kerja (IK) program
studi. (4) untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumberdaya
pembelajaran.
Audit mutu memiliki dua fungsi yaitu : (1) fungsi akuntabilitas yang dilakukan
dalam kegiatan penjaminan; dan (2) fungsi peningkatan yang dilakukan dalam
kegiatan konsultasi. Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, Audit mutu akademik
internal melaksanakan kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independen dan
objektif sebagai upaya mempertahankan dan
37
meningkatkan mutu kegiatan akademik. Kegiatan akademik tersebut harus sesuai
dengan standar mutu akademik secara tepat dan efektif serta dilaksanakan
secara bertanggung jawab. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit
kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta dapat
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur,
sehingga dapat merumuskan usaha peningkatan mutu secara berkelanjutan.

5.5.3 Lingkup Audit Mutu.

Ruang lingkup Audit mutu akademik dalam satu siklus sistem penjaminan mutu
perguruan tinggi bisa dimulai dengan memfokuskan pada kelengkapan dokumen
standar mutu yang meliputi: (1) Dokumen Akademik dan (2) Dokumen Mutu, kemudian
dikembangkan kapada kepatuhan dan ketertiban pelaksanaannya, meliputi butir-butir
sebagai berikut antara lain (a) Spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan
kompetensi lulusan (b) Kurikulum, peta kurikulum, dan silabus (c) Perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi proses (d) Sarana-prasarana, dan sumber daya pembelajaran
(e) Indikator keberhasilan proses pembelajaran (f) Upaya perbaikan mutu
berkelanjutan.
Apabila mau lengkap, maka audit mutu akademik dapat difokuskan pada
standar mutu yang digunakan oleh satuan pendidikan perguruan tinggi, dalam
menjalankan kegiatan akademik atau proses pembelajaran. Dokumen standar mutu
tersebut meliputi : kebijakan akademik, standar akademik, dan peraturan akademik.
Sasaran atau obyek dari AMAI dapat dibedakan menjadi dua, meliputi: (1) pihak
teraudit; dan (2) obyek audit.

Tabel 5.2 Penjelasan sasaran atau obyek Audit Mutu Akademik
No Pihak Teraudit Obyek Teraudit

01. Para Pimpinan, dan tim Visi, Misi, Tujuan Pendidikan,
penjaminan mutu akademik Spesifikasi Prodi, Strategi Pelaksanaan,

dari masing-masing jurusan Pelaksanaan Pembelajaran, Evaluasi, dan
Proses Tindakan Perbaikan.

02. Dosen dan mahasiswa GBPP, MP, IK, SOP, Sarana prasarana,

Dokumen Pendukung, Borang

5.5.4 Fokus Audit Mutu Akademik.

Audit mutu akademik dapat dilakukan pada berbagai aras satuan pendidikan
tetapi dengan fokus yang berbeda, yaitu (a) Audit institusi/proses akademik,
difokuskan pada manajemen. (b) Audit program studi/mata kuliah/program
pembelajaran, difokuskan pada kepatuhan.

5.5.5 Tahapan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik.

Inisiasi Audit Mutu Akademik, meliputi :
38

1. Penentuan lingkup Audit Mutu Akademik antara lain sebagai berikut:

a) Klien bersama auditor menentukan unsur sistem mutu, lokasi, aktivitas unit
organisasi, dan waktu audit.
b) Klien bersama auditor menentukan lingkup dan kedalaman AMAI.
c) Klien menentukan standar atau dokumen sistem mutu yang harus
dipatuhi.
d) Teraudit menunjukkan bukti yang cukup dan tersedia pada saat audit.
e) Teraudit menyediakan sumberdaya yang memadai sesuai dengan lingkup dan
kedalaman audit.
2. Frekuensi Audit Mutu Akademik, Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk
menentukan frekuensi Audit Mutu Akademik antara lain sebagai berikut:
a) Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh klien dengan
mempertimbangkan persyaratan atau peraturan tertentu.
b) Perubahan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik atau
teknologi yang dapat mempengaruhi atau mengubah sistem mutu dan
mengubah hasil audit terdahulu.
c) Audit mutu akademik dapat dilakukan secara teratur.
3. Telaah awal sistem mutu teraudit antara lain sebagai berikut:
a) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor menelaah metode yang ada
untuk memenuhi persyaratan sistem mutu teraudit.
b) Jika hasil telaah terhadap sistem mutu tidak memenuhi persyaratan,
langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut
dipenuhi.

5.5.6 Persiapan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik, meliputi:

1. Perencanaan Audit Mutu Akademik.

Rencana Audit Mutu Akademik disusun oleh ketua tim Audit Mutu Akademik,
disetujui oleh klien, dan dikomunikasikan kepada tim Audit Mutu Akademik/tim
auditor dan teraudit. Rencana Audit Mutu Akademik dirancang secara fleksibel agar
dapat diubah berdasarkan informasi yang dikuniversitas muhammadiyah
surabayaulkan selama Audit Mutu Akademik dan memungkinkan penggunaan
sumberdaya yang efektif. Rencana Audit Mutu Akademik meliputi :
a) Tujuan dan lingkup Audit Mutu Akademik.
b) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung terhadap tujuan dan
lingkup Audit Mutu Akademik.
c) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain standar sistem mutu dan
manual mutu teraudit.
d) Identifikasi anggota tim auditor.
e) Tanggal dan tempat audit dilakukan. f)
Identifikasi unit organisasi teraudit.
g) Waktu dan lama Audit Mutu Akademik untuk tiap aktivitas Audit Mutu
Akademik.
39

h) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit.

i) Jadwal penyerahan laporan Audit Mutu Akademik.
Jika teraudit keberatan terhadap rencana Audit Mutu Akademik segera
memberitahukan kepada ketua tim auditor, dan harus diselesaikan sebelum
pelaksanaan Audit Mutu Akademik.

2. Penugasan Tim Auditor Audit Mutu Akademik

Masing-masing anggota tim Audit Mutu Akademik/Tim Auditor Audit Mutu
Akademik mengaudit unsur sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan
melalui rapat tim auditor.

3. Dokumen Kerja Audit Mutu Akademik

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas Tim Auditor
Audit Mutu Akademik adalah sebagai berikut :
a) Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim auditor.
b) Borang untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasi bukti
pendukung.
Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang
mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen
kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.

5.5.7 Pelaksanaan Audit Mutu akademik, meliputi:
1. Pertemuan pembukaan, tujuan pertemuan pembukaan untuk:
a. Memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit.
b. Menelaah lingkup dan tujuan audit.
c. Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam
melaksanakan audit.
d. Menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit. e.
Mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan.
f. Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan audit. g.
Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

2. Pemeriksaan lapangan dan pengumpulan bukti :
a. Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan
aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada
ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan
dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari
informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen.
40

b. selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat mengubah tugas kerja tim
auditor dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini
diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal.
c. jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim auditor memberitahukan alasannya
kepada teraudit.

3. Hasil pengamatan audit
Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah semua aktivitas
diaudit, tim auditor menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya
ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim
auditor dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus
disepakati oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.

4. Pertemuan penutupan
Sebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor mengadakan pertemuan
penutupan dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan
hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.

5.5.8 Dokumen Audit.
1. Persiapan laporan audit
Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim auditor yang bertanggung
jawab atas keakuratan dan kelengkapannya.

2. Isi laporan
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit
harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.
Laporan audit berisi hal-hal berikut :
a. Tujuan dan lingkup audit.
b. Rincian rencana audit, identitas anggota tim auditor dan perwakilan teraudit,
tanggal audit, dan identitas unit organisasi teraudit.
c. Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit, antara lain : Standar
Mutu Akademik, dan Manual Mutu Akademik teraudit.
d. Temuan ketidaksesuaian.
e. Penilaian tim auditor mengenai keluasan kesesuaian teraudit dengan standar
sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait.
f. Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
g. Daftar distribusi laporan audit.

3. Distribusi laporan
Laporan audit dikirim oleh ketua tim auditor untuk diteruskan ke PPM. Jika
laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati maka perlu
disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan.
41
5.5.9 Kelengkapan Pelaksanaan Audit Mutu Akademik dan Tindak Lanjut
Permintaan Tindakan Koreksi.

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada
ketua Audit Mutu Akademik. Ketua/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan
tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang
disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan ketua Audit Mutu
Akademik.

5.5.10 Prosedur Pelaksanaan Audit.

Prosedur Implementasi Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi/ Program Studi
Oleh Auditor Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggi sebagai berikut:
1. Perintah audit dari Ketua/Dekan, Ketua/Dekan memerintahkan atau
mendisposisikan permintaan dekan kepada ketua audit Mutu Akademik
universitas/Sekolah Tinggiuntuk menunjuk Tim Audit Mutu Akademik.
2. Penunjukan Tim Audit Mutu Akademik universitas / Sekolah Tinggi oleh ketua
Audit Mutu Akademik universitas/fakultas, ketua Audit Mutu Akademik Sekolah
Tinggi/Sekolah Tinggimenunjuk tim AMAI universitas/Sekolah Tinggiuntuk
melaksanakan audit.
3. Pembentukan Tim Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggidengan
persetujuan teraudit, Ketua Tim Audit Mutu Akademik universitas/Sekolah
Tinggimembentuk Tim Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi / Sekolah
Tinggiminimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan
meminta persetujuan teraudit.
4. Penerbitan surat tugas, Ketua menerbitkan surat tugas untuk Tim Audit
Mutu Akademik Sekolah Tinggi/fakultas.
5. Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab Audit Mutu Akademik, Tim
Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggi menyusun tujuan,
kewenangan dan tanggungjawab Audit Mutu Akademik yang sesuai dengan ruang
lingkupnya merujuk surat tugas Ketua atau permintaan Dekan.
6. Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab Audit Mutu Akademik.
Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab Audit Mutu Akademik disahkan oleh
Ketua/Dekan.
7. Penyusunan rencana dan jadwal Audit Mutu Akademik, Tim Audit Mutu
Akademik Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggi menyusun rencana dan jadwal Audit
Mutu
Akademik bersama teraudit.
8. Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua Tim Audit Mutu Akademik,
teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua Tim Audit Mutu
Akademik Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggisesuai dengan waktu yang telah disepakati.
42
9. Rapat persiapan Tim Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi/Sekolah Tinggiuntuk
audit sistem, pembagian tugas Tim Audit Mutu Akademik Sekolah
Tinggi/Sekolah Tinggiuntuk audit sistem.
10. Pelaksanaan audit system, melaksanakan audit dokumen yang tersedia
sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun checklist untuk persiapan
audit kepatuhan.
11. Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi), Ketua Tim Audit Mutu
Akademik Sekolahn Tinggi / Sekolah Tinggimengkomunikasikan jadwal visitasi
kepada teraudit untuk disetujui.
12. Pelaksanaan audit kepatuhan, berdasarkan daftar pengecekan bukti
dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO),
pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif.
Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar
pengecekan.
13. Diskusi hasil temuan audit, semua hasil temuan audit didiskusikan dengan
teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor (OB) harus
segera diperbaiki dalam waktu yang disepakati.
14. Pembuatan laporan audit, laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil
temuan yang telah disetujui oleh teraudit.
15. Penyerahan laporan audit, laporan audit diserahkan kepada MP - Audit Mutu
Akademik Sekolah Tinggi / Sekolah Tinggi untuk diteruskan kepada Rektor /
Dekan untuk ditindaklanjuti.
16. Pembubaran Tim Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggi / fakultas, Tim Audit
Mutu Akademik Sekolah Tinggi dibubarkan oleh Wakil / Pembantu Rektor
bidang akademik, dan Tim Audit Mutu Akademik Sekolah Tinggidibubarkan oleh
Wakil / Pembantu dekan bidang akademik, atas permintaan ketua Audit
Mutu Akademik universitas/Sekolah Tinggidengan SK pemberhentian.

5.6 Rumusan Koreksi / Tindakan Korektif.

1. Pengendalian Standar
Pengendalian standar merupakan kegiatan pemantauan, pengawasan dan
/ atau penilaian sesaat terhadap pelaksanaan standar dan standar turunan, termasuk
tindakan korektif terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi terhadap
pelaksanaan standar pada masa berlakunya periode penjaminan mutu tertentu.

2. Evaluasi Standar
Setiap unit harus mampu memonitor, mengevaluasi dan menyusun laporan
tentang pemenuhan standar pada kondisi faktual. Apabila ditemukan penyimpangan
atau kesalahan dalam penerapan standar, perlu segera diambil tindakan korektif.
Apabila standar belum terpenuhi, perlu dicari penyebabnya dan tentukan upaya
untuk memenuhi standar. Apabila standar telah tercapai, standar tersebut perlu
ditingkatkan.
43
3. Pengembangan Standar
Pengembangan standar merupakan kegiatan pada akhir sebuah periode
penjaminan mutu yang meliputi tindakan evaluasi terhadap tingkat keberhasilan
kinerja dan hasil kerja unit dalam memenuhi standar. Kemudian diikuti dengan
kegiatan perencanaan serta pengambilan keputusan untuk mengembangkan,
memodifikasi atau mengubah standar yang bersangkutan untuk ditetapkan sebagai
standar pada periode penjaminan mutu berikutnya.

5.7 Peningkatan Mutu

Proses penjaminan mutu bukan hanya aktivitas untuk memastikan bahwa
mutu yang dijanjikan dapat terpenuhi melainkan juga meliputi usaha peningkatan
mutu berkelanjutan melalui kegiatan, monitoring dan evaluasi (monev), evaluasi diri,
audit, dan benchmarking.
Siklus penjaminan mutu dimulai dengan penetapan standar mutu yang ingin
dicapai dalam kurun waktu tertentu dan selanjutnya standar ini dilaksanakan dengan
upaya semaksimal mungkin agar dapat terpenuhi. Untuk melihat kemajuan
pelaksanaan standar tadi dan untuk memastikan bahwa arah pelaksanaan ini sesuai
dengan rencana, perlu dilakukan monitoring dan evaluasi. Evaluasi diri dilakukan
terutama untuk melihat kekuatan dan kelemahan satuan pendidikan kaitannya dengan
upaya pemenuhan standar. Tahapan selanjutnya adalah Audit Mutu Akademik
Internal untuk melihat kepatuhan terhadap standar mutu yang telah ditetapkan.
Hasil-hasil yang diperoleh dari tahapan monitoring dan evaluasi, evaluasi diri, dan
audit mutu internal serta ditambah dengan masukan dari seluruh stakeholders,
digunakan sebagai pertimbangan di dalam melakukan peningkatan mutu.
Ada dua macam peningkatan mutu yaitu peningkatan mutu untuk
mencapai standar mutu yang ditetapkan dan peningkatan mutu dalam konteks
peningkatan standar mutu yang telah dicapai melalui benchmarking. Apabila hasil
evaluasi diri dan audit menunjukkan bahwa standar mutu yang telah ditetapkan belum
tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan perbaikan untuk mencapai standar
tersebut. Sebaliknya apabila hasil evaluasi diri dan audit menyatakan bahwa standar
mutu yang ditetapkan telah tercapai, maka pada proses perencanaan berikutnya
standar mutu tersebut ditingkatkan melalui benchmarking. Benchmarking adalah
upaya pembandingan standar baik antar bagian internal organisasi maupun dengan
standar eksternal secara berkelanjutan dengan tujuan untuk peningkatan mutu.
Tujuan peningkatan mutu adalah untuk pencapaian standar mutu yang telah
ditetapkan bagi satuan pendidikan yang belum memenuhi standar tersebut,
sedangkan bagi satuan pendidikan yang telah memenuhi standar mutu,
peningkatan mutu bertujuan untuk peningkatan standar baru, dan yang tidak kalah
pentingnya adalah dalam rangka pemuasan stakeholders.
44
5.7.1 Benchmarking

Benchmarking adalah pendekatan yang secara terus menerus mengukur dan
membandingkan produk barang dan jasa, dan proses-proses dan praktik- praktiknya
terhadap standar ketat yang ditetapkan oleh para pesaing atau mereka yang dianggap
unggul dalam bidang tersebut. Dengan melakukan atau melalui benchmarking, suatu
organisasi dapat mengetahui telah seberapa jauh mereka dibandingkan dengan yang
terbaiknya.
Benchmarking adalah suatu kegiatan untuk menetapkan standar dan target yang
akan dicapai dalam suatu periode tertentu. Benchmarking dapat diaplikasikan untuk
individu, kelompok, organisasi ataupun lembaga. Ada sebagian orang menjelaskan
benchmarking sebagai uji standar mutu. Maksudnya adalah menguji atau
membandingkan standar mutu yang telah ditetapkan terhadap standar mutu pihak
lain, sehingga juga muncul istilah rujuk mutu.
Secara umum benchmarking digunakan untuk mengatur dan meningkatkan
kualitas pendidikan dan standar akademik. Benchmarking dapat merupakan
perbandingan antara proses dan sistem yang telah dirancang tersebut dengan
fungsi pendidikan tinggi yang harus dilaksanakan semua perguruan tinggi. Dalam
banyak cara dan bentuk, bahkan mungkin tanpa disadarinya, banyak lembaga
pendidikan terutama pendidikan tinggi telah senantiasa bergelut dengan
benchmarking. Mereka senantiasa telah membandingkan diri mereka dengan kolega
dan perguruan tinggi lain, disertai pengharapan peningkatan pada jumlah mahasiswa
yang diterima, dana yang diterima, nilai akreditasi, dan prestise.
Perguruan tinggi sebenarnya telah lama memiliki tradisi knowledge- sharing
(berbagi pengetahuan) yang direalisasikan melalui pertemuan- pertemuan ilmiah,
seminar, publikasi, mailinglist, dan kegiatan bersama lainnya. Benchmarking
sebenarnya bukanlah barang baru, karena kenyataannya selama ini sudah dijalankan,
mungkin istilahnya saja yang baru muncul belakangan ini. Benchmarking bukanlah
meng-copy atau menjiplak. Ini adalah proses mempelajari, mengamati orang lain atau
organisasi lain dan mengadaptasi praktik-praktik baik mereka untuk dapat diterapkan
dalam organisasi sendiri. Lebih daripada sekedar penetapan tujuan, benchmarking
dipergunakan untuk memahami proses yang dipakai untuk mencapai hasil-hasil
yang terbaik tersebut.
Pertama-tama benchmarking harus melibatkan penelitian dan pemahaman
tentang prosedur kerja internal sendiri, kemudian mencari ”praktik terbaik” pada
organisasi atau lembaga lain, kemudian mencocokkannya dengan yang telah
diidentifikasi dan akhirnya mengadaptasi praktik-praktik itu dalam organisasinya
sendiri untuk meningkatkan kinerjanya. Pada dasarnya, benchmarking adalah suatu
cara belajar dari orang lain secara sistematis, dan mengubah apa kita kerjakan.
Tiga pertanyaan mendasar yang akan dijawab oleh proses benchmarking adalah (1)
Seberapa baik kondisi kita sekarang ? (Evaluasi Diri) (2) Harus menjadi
45
seberapa baik ? (Target) (3) Bagaimana cara untuk mencapai yang baik tersebut
? (Rencana Tindakan)

5.7.2 Proses Benchmarking

Proses benchmarking biasanya terdiri dari enam langkah yaitu :
1. Menentukan Apa yang Akan Di-benchmark.
Hampir segala hal dapat di-benchmark : suatu proses lama yang memerlukan
perbaikan, suatu permasalahan yang memerlukan solusi, suatu perancangan proses
baru; suatu proses yang upaya-upaya perbaikannya selama ini belum berhasil. Perlu
dibentuk suatu Tim Peningkatan Mutu yang akan menyelidiki proses dan
permasalahannya. Tim ini akan mendefinisikan proses yang menjadi target, batas-
batasnya, operasi-operasi yang dicakup dan urutannya, dan masukan (input) serta
keluarannya (output).

2. Menentukan Apa yang Akan Diukur.
Ukuran atau standar yang dipilih untuk dilakukan benchmarknya harus yang
paling kritis dan besar kontribusinya terhadap perbaikan dan peningkatan mutu. Tim
yang bertugas me-review elemen-elemen dalam proses dalam suatu bagan alir dan
melakukan diskusi tentang ukuran dan standar yang menjadi fokus. Contoh-contoh
ukuran adalah misalnya durasi waktu penyelesaian, waktu penyelesaian untuk setiap
elemen kerja, waktu untuk setiap titik pengambilan keputusan, variasi-variasi waktu,
jumlah aliran balik atau pengulangan, dan kemungkinankemungkinan terjadinya
kesalahan pada setiap elemennya. Jika memang ada pihak lain (internal dan eksternal)
yang berkepentingan terhadap proses ini maka tuntutan atau kebutuhan
(requirements) mereka harus dimasukkan atau diakomodasikan dalam tahap ini. Tim
yang bertugas dapat pula melakukan wawancara dengan pihak yang berkepentingan
terhadap proses tersebut (dapat pula dipandang sebagai pelanggan) tentang tuntutan
dan kebutuhan mereka dan menghubungkan atau mengkaitkan tuntutan tersebut
kepada ukuran dan standar kinerja proses. Tim kemudian menentukan ukuran- ukuran
atau standar yang paling kritis yang akan secara signifikan meningkatkan mutu proses
dan hasilnya. Juga dipilih informasi seperti apa yang diperlukan dalam proses
benchmarking ini dari organisasi lain yang menjadi tujuan benchmarking.

3. Menentukan kepada Siapa akan Dilakukan Benchmark.
Tim Peningkatan Mutu kemudian menentukan organisasi yang akan
menjadi tujuan benchmarking ini. Pertimbangan yang perlu adalah tentunya
memilih organisasi lain tersebut yang memang dipandang mempunyai reputasi baik
bahkan terbaik dalam kategori ini.

4. Pengumpulan Data / Kunjungan.
Tim Peningkatan Mutu mengumpulkan data tentang ukuran dan standar yang
telah dipilih terhadap organisasi yang
46
akan dibenchmark. Pencarian informasi ini dapat dimulai dengan yang telah
dipublikasikan : misalkan hasil-hasil studi, survei pasar, survey pelanggan, jurnal,
majalah dan lain-lain. Barangkali juga ada lembaga yang menyediakan bank data
tentang benchmarking untuk beberapa aspek dan kategori tertentu. Tim dapat juga
merancang dan mengirimkan kuesioner kepada lembaga yang akan dibenchmark,
baik itu merupakan satu-satunya cara mendapatkan data dan informasi atau sebagai
pendahuluan sebelum nantinya dilakukan kunjungan langsung. Pada saat kunjungan
langsung (site visit), tim benchmarking mengamati proses yang menggunakan
ukuran dan standar yang berkaitan dengan data internal yang telah diidentifikasi dan
dikuniversitas muhammadiyah surabayaulkan sebelumnya. Tentu akan lebih baik jika
ada beberapa obyek atau proses yang dikunjungi sehingga informasi yang didapat
akan lebih lengkap. Asumsi yang perlu diketahui adalah bahwa organisasi atau
lembaga yang dikunjungi mempunyai keinginan yang sama untuk mendapatkan
informasi yang sejenis dari lembaga yang mengunjunginya yaitu adanya keinginan
timbal balik untuk saling mem-benchmark. Para pelaku benchmarking telah dapat
menyimpulkan bahwa kunjungan langsung kepada organisasi dengan praktik terbaik
dapat menghasilkan pandangan dan pemahaman yang jauh lebih dalam dibandingkan
dengan cara-cara penguniversitas muhammadiyah surabayaulan data yang manapun.
Kunjungan ini memungkinkan kita untuk secara langsung berhubungan dengan
“pemilik proses” yaitu orang-orang yang benar-benar menjalankan atau mengelola
proses tersebut.

5. Analisis Data
Tim Peningkatan Mutu kemudian membandingkan data yang diperoleh dari
proses yang di benchmark dengan data proses yang dimiliki (internal) untuk
menentukan adanya kesenjangan (gap) diantara mereka. Tentu juga perlu
membandingkan situasi kualitatif misalnya tentang sistem, prosedur, organisasi, dan
sikap. Tim mengindentifikasi mengapa terjadi kesenjangan (perbedaan) dan apa saja
yang dapat dipelajari dari situasi ini. Satu hal yang sangat penting adalah
menghindari sikap penolakan; jika memang ada perbedaan yang nyata maka
kenyataan itu harus dapat diterima dan kemudian disadari bahwa harus ada hal-hal
yang diperbaiki.

6. `Merumuskan Tujuan dan Rencana Tindakan
Tim Peningkatan Mutu menentukan target perbaikan terhadap proses. Target-
target ini harus dapat dicapai dan realistis dalam pengertian waktu, sumber daya, dan
kemampuan yang ada saat ini; juga sebaiknya terukur, spesifik, dan didukung oleh
manajemen dan orang-orang yang bekerja dalam proses tersebut. Kemudian tim dapat
diperluas dengan melibatkan multidisiplin yang akan memecahkan persoalan dan
mengembangkan suatu rencana untuk memantapkan tindakan spesifik yang akan
diambil, tahapan-tahapan waktunya, dan siapa-siapa yang harus bertanggung jawab.
Hasil ini akan diserahkan kepada para pelaksana penjaminan mutu
(executive) untuk kemudian memantau kemajuan dan mengidentifikasi
47
persoalan-persoalan yang timbul. Ukuran dan standar dievaluasi secara
bertahap, barangkali diperlukan penyesuaian-penyesuaian terhadap rencana untuk
dapat mengatasi halangan dan persoalan yang muncul. Juga para pelaksana
memerlukan universitas muhammadiyah surabayaan balik dari mereka yang
berkepentingan terhadap proses dan hasilnya (stakeholders).
Kesenjangan standar mungkin saja tidak dapat dihilangkan karena target organisasi
terus saja berkembang dan memperbaiki diri. Yang lebih penting dari semata-mata
mengejar kesenjangan adalah menjadikan benchmarking sebagai suatu kebiasaan,
yang akan mendorong untuk terus memperbaiki diri. Jika perlu bahkan dapat dibuat
atau dibentuk suatu departemen atau divisi tersendiri yang bertanggung jawab
melaksanakan benchmarking secara terus menerus (berkelanjutan).
Proses benchmarking ini mempunyai banyak keuntungan. Benchmarking
mendorong terciptanya suatu budaya perbaikan terus menerus, menghargai orang lain
dan prestasinya dan membangun indera dan intuisi akan pentingnya perbaikan yang
dijalankan terus menerus tersebut. Jika suatu jaringan dan kemitraan dalam
benchmarking telah terbentuk maka berbagai praktik baik dan terbaik dapat saling
dibagi di antara mereka. Benchmarking dapat dilakukan secara :
a. internal benchmarking, dilakukan di dalam lingkup perguruan tinggi itu
sendiri. Bisa dilakukan internal benchmarking antar program studi dalam satu
fakultas, atau antar unit atau Sekolah Tinggidalam satu PT itu sendiri. Dalam
kenyataan pasti bisa diperbandingkan standar antar mereka atau untuk
memperbandingkan standar kualitas yang dipakai.
b. external benchmarking, dilakukan dengan benchmarking terhadap lembaga atau
PT lain, baik yang menyangkut satu program studi tertentu ataupun satu unit
atau Sekolah Tinggitertentu, baik di dalam maupun di luar negeri.
Benchmarking yang sebenarnya akan mendorong kita untuk melihat jauh ke dalam
proses-proses di pesaing kita (atau sejawat kita) yang sejenis, yang barangkali
diimplementasikan dengan lebih baik dan terbukti memberikan kualitas hasil atau
keluaran yang lebih baik. Juga benchmarking ini dapat membantu untuk mendapatkan
”jalan pintas” untuk mencapai tujuan (target), dengan meniru maka banyak hal dapat
dihemat, antara lain kita dapat lebih mempersingkat proses pembelajaran (learning
process), mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan dan
kesalahan orang lain. Hasil dari proses benchmarking dapat berupa :
a. Proses atau prosedur yang baru untuk standar atau target yang tetap / lama
: situasi ini dapat terjadi apabila target atau standar yang telah ditetapkan
ternyata sulit untuk dicapai atau proses / metodenya gagal terus mencapai
standar tersebut.
b. Standar baru yang lebih baik : keadaan ini dapat terjadi dalam upaya
meningkatkan mutu dengan memperbaiki atau meningkatkan standar yang telah
tercapai.
48
c. Proses atau prosedur baru dan standar baru : hal ini dapat terjadi saat belum
pernah dibuat standar atau prosedur sebelumnya, jadi merupakan suatu
kegiatan atau tolok ukur yang baru.

6. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
6.1 Komitmen Manajemen

Ketua Pusat Penjaminan Mutu memberikan komitmennya sehubungan dengan
pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya
secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen Pusat
Penjaminan Mutu melaksanakan tanggung jawabnya untuk:
a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian sasaran mutu
Pusat Penjaminan Mutu melalui rapat rutin guna mengukur ketepatan
kebijakan dan sasaran.
b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh elemen Pusat
Penjaminan Mutu untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya dengan
menempelkan tabel kebijakan dan sasaran mutu Pusat Penjaminan Mutu pada papan
kegiatan.
c. Memastikan bahwa standar persyaratan pelanggan dilaksanakan di seluruh jajaran
Pusat Penjaminan Mutu dengan pelaksanaan pelatihan pada setiap anggota dan
staf Pusat Penjaminan Mutu .
d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah diterapkan dan
sustainable, serta terpenuhinya persyaratan pelanggan sehingga sasaran mutu
tercapai.
e. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi kegiatan Pusat
Penjaminan Mutu .
f. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala, mengambil
keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya

6.2 Kepuasan Pengguna Jasa Layanan

Pusat Penjaminan Mutu berkomitmen untuk menghasilkan jasa layanan dengan
hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang Pusat Penjaminan Mutu menuntut
komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi,
kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta
keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu Pusat Penjaminan Mutu:
a. Memastikan bahwa standar persyaratan pengguna jasa layanan dilaksanakan di
seluruh jajaran Pusat Penjaminan Mutu dengan pelaksanaan pelatihan pada
setiap anggota dan staf Pusat Penjaminan Mutu .
b. Memastikan keluhan pengguna jasa layanan ditanggapi dan ditindaklanjuti.
c. Melakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan diatur dalam MP Evaluasi
Kepuasan Pelanggan.
49
6.3 Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu Pusat Penjaminan Mutu itujukan untuk mendukung pencapaian
Visi dan Misi STIE-IBEK PANGKALPINANG. Oleh karena itu Pusat Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Surabaya mempunyai komitmen yang kuat untuk
memuaskan kebutuhan semua stakeholder melalui perbaikan berlanjut. Untuk
mencapai tujuan tersebut, Manajemen akan:
a. Mengkoordinasikan penyusunan baku mutu akademik yang dibuat oleh
fakultas/program;
b. Melaksanakan audit sistem dan audit kepatuhan secara rutin;
c. Menyampaikan laporan hasil audit dengan rekomendasinya secara tertulis
kepada Ketua;
d. Memantau, mengevaluasi, dan melakukan analisis terhadap tindak lanjut
pelaksanaan audit.

6.4 Perencanaan Sistem Mutu

Ketua Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG merencanakan sistem
mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan
perencanaan Sistem Manajemen Mutu. Dalam menentukan sasaran mutu, Ketua Pusat
Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG harus memastikan bahwa sasaran
mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, selain sasaran
mutu diperlukan masukan dari pelbagai pengguna jasa layanan dengan mengisi borang
masukan persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam
organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Ketua Pusat Penjaminan
Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG memastikan bahwa rencana sistem manajemen
mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran
mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun
ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang
diterapkan. Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat
konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur (Tabel 2).
Sasaran ini disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut
tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait.
Sasaran ini ditinjau secara periodik, yaitu selama tiga tahun dan direvisi sesuai
keperluan. Sasaran mutu Pusat Penjaminan Mutu untuk kepentingan Universitas
muhammadiyah Surabaya adalah:
a. Menjadikan STIE-IBEK PANGKALPINANG sebagai PT swasta terbaik di Bangka
Belitung dalam implementasi SPMI.
b. Meningkatkan peran SPMI untuk penyehatan dan efisiensi penyelenggaraan
kegiatan akademik dan non akademik STIE-IBEK PANGKALPINANG.
50
c. Meminimalkan produk Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG yang tidak
sesuai dengan mandat atau kontraproduktif dengan Program Kerja Ketua.
d. Meminimalkan keluhan Ketua akibat ketidaksesuaian produk Pusat Penjaminan
Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG sesuai standar Badan Akreditasi Nasional
Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan Dikti.

Tabel 2. Sasaran Mutu LPM
No Indikator Kinerja Baseline Target Capaian
2013 2014 2015 2016 2017
1 manajemen
representative
Tingkat kepuasan 50 65 75 85 90
pimpinan terhadap
kinerha PPM (%)
Tingkat kepuasan 50 65 75 85 90
stakeholde (selain
pimpinan) terhadap
kinerha PPM (%)
2 Bidang pelayanan Umum
Evaluasi kepuasan 65 75 85 90
stakeholder terhadap
website LPM (persen
jumlah
orang yang memberikan
80%)
Evaluasi kepuasan 65 75 85 90
terhadap
layanan Technical
Assisstance (TA),
Narasumber, layanan Studi
Banding dan Konsultasi,
layanan magang, layanan
pelatihan (persen jumlah
orang yang memberikan
3 Bidang Pengembangan
SPMI
Kepuasan pelanggan (%) 50 65 75 85 90
4 Bidang AMI
Jumlah Auditor diseluruh 10 12 20 25 30
Universitas (orang)
Tingkat Kepuasan Auditee 50 65 75 85 90
terhadap pelaksanaan AMI
(%)
Tingkat Kepuasan Auditor 50 65 75 85 90
terhadap pelaksanaan AMI
(%)
51

AMI untuk Manajemen 50 20 30 40 60
Laboratorium (%)
5 Bidang Akreditasi Nasional
Ijin Operasional PS /24 /24 /24 24 24
(unit/unit)
Tingkat Kepuasan PS 50 50 60 75 90
terhadap proses
pendampingan akreditasi
(%)
Jumlah PS yang 5 5 5 5 5
mengirimkan dokumen
akreditasi ke BAN-PT
Jumlah PS yang didampingi - semua semua semua semu
a
6.7 Jumlah PS yang didampingi - semua semua semua

Perencanaan system manajemen mutu berhubungan dengan identifikasi
operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan
proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan
mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut
tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target
indikator keberhasilan (Lampiran 2 dan Lampiran3). Laporan kemajuan dipresentasi-
kan secara periodik dalam rapat tinjauan manajemen mingguan sehingga kegagalan
dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan masalah. Peningkatan
ketrampilan tim Pusat penjaminan mutu,regenerasi manajemen organisasi,
benchmarking, melayani studi banding, perencanaan pendidikan latihan SDM Pusat
Penjaminan Mutu tiap tahun direncanakan dan analisis kompetensi. Laporan tertulis
yang terdokumentasi menunjukkan komitmen Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Universitas muhammadiyah Surabaya pada peningkatan mutu berkelanjutan.

7. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

7.1 Penyediaan Sumber Daya

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG menentukan dan menjamin
ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara
sistem manajemen mutu dan terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini
termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem
manajemen, kepuasan pelanggan dan pihak lain yang terkait. Pusat Penjaminan Mutu
STIE-IBEK PANGKALPINANG telah membuat rencana pengembangan sumber daya
sesuai dengan visi Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG.
52
7.2 Sumber Daya Manusia dan Pelatihan

Setiap personel yang terlibat dalam Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK
PANGKALPINANG sangat berpengaruh besar terhadap mutu produk jasa layanan.
Didalam organisasi Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya,
setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan
pengalaman. Ketua Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG akan selalu
memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan
standar kinerja organisasi yang efektif. Untuk memenuhi tuntutan terhadap
tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan SMM, maka Pusat Penjaminan Mutu
STIE-IBEK PANGKALPINANG :
a. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang
relevan sehingga mutu produk jasa layanan terjamin.
b. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula. c.
Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan.
d. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya
dalam usaha pencapaian sasaran mutu.
e. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja.

6.3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG menyediakan dan memelihara
beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam
pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana,
yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitaskinerja organisasi.
Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama, ruang rapat dan ruang
pelatihan. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon,
fax, internet), komputer, scanner, printer,faxcimile, mesin ketik elektrik, papan tulis,
kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil
Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG bertanggung jawab untuk
menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif. Dalam penetapan
infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut (a)
Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja. (b)
Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan
pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.
53
8. REALISASI LAYANAN

8.1 Perencanaan Layanan

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG telah merancang spesifikasi
produk jasa layanan sesuai dengan MP yang berkenaan dengan jasa layanan dan telah
merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi
produk berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen
mutu. Dalam perencanaan realisasi produk, Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK
PANGKALPINANG telah menetapkan hal- hal sebagai berikut:
a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk yang terdapat dalam setiap MP
jasa layanan.
b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya
untuk menghasilkan produk.
c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian
khusus dan kriteria untuk penerimaan produk didalam jasa layanan melalui borang
pre-test dan post-test dalam MP terkait.
d. Menyiapkan dokumen (Modul) yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa
proses menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan.

8.2 Proses Terkait dengan Pelanggan

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG telah menentukan
persyaratan realisasi produk dan meninjau ulang persyaratan tersebut secara periodik.
Untuk itu, Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG menentukan:
a. Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup persyaratan ketepatan
waktu proses, mutu isi, kuantitas, akuntabilitas dan telah dirumuskan serta
dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak
terkait peduli untuk memenuhinya.
b. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan pada
realisasi produk.
c. Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berlaku
d. Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG mentukan persyaratan
lainnya.
Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG meninjau persyaratan yang
berhubungan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi memenuhi
janji untuk menyampaikan produk ke pelanggan. Sebelum menentukan dan
menetapkan peraturan atas produk, pihak manajemen terlebih dahulu meninjau
permintaan pelanggan dalam rapat pleno untuk memastikan pemenuhan persyaratan
pelanggan yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus
dipastikan bahwa:
54
a. Persyaratan produk sudah terdefinisi.
b. Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang dinyatakan
sebelumnya dengan yang direalisasikan.
c. Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG memiliki
kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.

8.3 Pembelian

Untuk menghasilkan produk yang bermutu dalam memenuhi kepuasan pelanggan,
faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa
semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi
mutu yang ditetapka norganisasi. Dalam hal pembelian atau pengadaan barang LPM
mengajukan spesifikasi barang kepada tim pengadaan barang Rektorat dan
mengacupada ketentuan Universitas sesuai dengan peraturan pemerintah.

9. PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN
MUTU PERBAIKAN

Memperhatikan bahwa produk yang dihasilkan Pusat Penjaminan Mutu Universitas
Muhammadiyah Surabaya adalah SPMI dan jasa, maka Pusat Penjaminan Mutu STIE-
IBEK PANGKALPINANG menggunakan kuisioner feedback sebagai alat untuk mengukur
keberhasilan proses maupun pemenuhan persyaratan pengguna jasa.

9.1 Pemantauan dan Pengukuran

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG menentukan metode yang
diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen
mutu dalam organisasi. Variabel terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan
pelanggan dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin
disampaikan kepada pelanggan setelah kegiatan. Secara lengkap prosedur audit
internal terdapat dalam MP/SOP Audit Internal.

9.2 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG memastikan bahwa produk
yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah
penggunaannya dan merekam setiap produk yang tidak sesuai melalui boring Daftar
Ketidaksesuaian Produk/Layanan dan Solusi. Pengendalian dilakukan oleh Sekretaris
Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG dibantu dua Koordinator Bidang
dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal
ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan
disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang
terkait. Pengendalian
55
dilakukan dengan (a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian
(b) Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh
pihak berwenang yang relevan misalnya Ketua atau Puket 2.(c) Melakukan tindakan
pencegahan pemakaian.

9.3 Analisis Pemantauan dan Pengukuran

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG menentukan, mengsulkan
dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan
efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan
berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya
yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan (a)
Kepuasan pelanggan. (b) Kesesuaian dengan persyaratan produk dapat dianalisa
dengan menggunakan borang STIE-IBEK PANGKALPINANG. (c) Karakteristik dan
kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan pencegahan dan korektif.

9.4 Perbaikan dan Peningkatan Mutu

Pusat Penjaminan Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG melakukan perbaikan
berkelanjutan terhadap efektivitas Sistem manajemen mutu melalui penggunaan
kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan
pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan
untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian
terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab
ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.

10. JADWAL KEGITAN PENJAMINAN MUTU DI STIE-IBEK
PANGKALPINANG

No Aktivitas/kegiatan Jadwal Penaggung jawab
Pelaksanaan Kegiatan
1 Sosialisasi Proggram Bulan Pusat Penjaminan Mutu
Penjaminan Mutu September
2 Penyusunan dan Minggu 2-4 Pusat Penjaminan Mutu,
Pengesahan Dokumen Bulan Juni Gugus Kendali Mutu
Mutu
3 Monitoring dan evaluasi Minggu 1-2 Pusat Penjaminan Mutu,
pelaksanaan Standar Bulan Agustus Gugus Kendali Mutu
4 Sosialisasi persiapan Minggu ke 3-4 Pusat Penjaminan Mutu,
pelaksanaan Audit Mutu Bulan Agustus Gugus Kendali Mutu
56
Internal
5 Audit Mutu Internal Minggu 1-2 Pusat Penjaminan Mutu,
Bulan Gugus Kendali Mutu
September
6 Penyiapan pelaporan Minggu ke-3-4 Pusat Penjaminan Mutu,
audit Bulan Gugus Kendali Mutu
September
7 laporan audit di Pusat Minggu 1-2 Pusat Penjaminan Mutu,
Penjaminan Mutu Bulan Oktober Gugus Kendali Mutu

Manual Mutu Stieibek 2013

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Mutu Stieibek 2013

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL

Fery Panjaitan, S.E.,M.M

Disetujui Oleh : Ketua

Dr. Rizal R. Manullang, M.M., M.Kom

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 2

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 3

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 4

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 5

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 6

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 10

Sekretaris Penjaminan Mutu

Wk.Ketua Wk. Ketua Bidang Wk. Ketua Bidang

Pusat penjaminan mutu beranggotakan: ketua, sekretaris, staf administrasi dan

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 12

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 13

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 15

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 16

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 17

Fery Panjaitan, S.E., M.M

Dikendalikan oleh : Ketua Pusat Penjaminan Mutu

Marina Idroes, M.M

Disetujui oleh : Ketua

Dr. Rizal R. Manullang, M.M., M.Kom

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 18

Manual Mutu STIE-IBEK PANGKALPINANG 19

Tabel. 4.1 Kode Jenis Dokumen

Nomor urut dokumen

Daftar Dokumen yang dimiliki:

Peningkatan Rumusan Audit

4. D (Degree) : Keterangan yang menjelaskan tingkat/level, frekuensi dari behavior

Kebijakan akademik ini disusun institusi akademik perguruan

f. Kurikulum dan Peta Kurikulum.

dan dapat disajikan dalam bentuk dokumen tertulis terstruktur,

a) Keterlibatan semua pihak.

3. Penerbitan surat tugas dari pimpinan satuan pendidikan. Pemberian

1. Penentuan lingkup Audit Mutu Akademik antara lain sebagai berikut:

h) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit.

6.7 Jumlah PS yang didampingi - semua semua semua

Anda mungkin juga menyukai