1.

7 Penerimaan Kas Hotel

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan
kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak
sedikit, di mana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang
disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh
kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan
menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu
yang datang secara individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka (deposit).
Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan
yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agen.

Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penerimaan Kas

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah
sebagai berikut:

1) Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, di mana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian  front office,
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit, bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit, mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor .
d. General Cashier, mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaa penjualan
kamar.
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier outlet, bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet (outlet
restaurant)
b. Night Audit, bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit, mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. 
 d. General cashier,  mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan makanan dan minuman dalam satu hari.
3) Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account receivable, bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector, bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General cashier, mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil
penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
4) Penerimaan uang muka
a. Reservation, menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front office cashier, bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night audit, bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
d. Income audit, mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. 
e. General cashier, mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang
muka dari tamu dalam satu hari.

Dokumen Yang Digunakan

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.
Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang
kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail ) dari pihak yang independen.
Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Penjualan Kamar 2. Penjualan Makanan dan Minuman

a. Guest Bill a. Restoran and Bar Bill

b. Room Sales Recapitulation b. Restoran and Bar Summary of sales
c. Remittance of Fund c. Remittance of Fund

3. Pengumpulan Piutang dari Agen 4. Penerimaan uang muka

a. Guest Bill a. Cash receipt

b. Reservation form b. Reservation form
c. Agent voucher
d. Invoice
e. Cash receipt
 Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan
Outlet Lainnya

1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung
dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada  front office, yang
selanjutnya akan dicek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti
uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
3. General cashier  akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mempersiapkan laporan masing- masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetorkan uang ke bank.

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang Dari Agen

1. Account receivable  akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh
temponya, saat tiba waktunya akan melakukan penagihan, account receivable  akan
menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya ( invoice, guest bill,
agent voucher,  dll) dan menyiapkan cash receipt.
2. Account receivable  akan meminta persetujuan dari head department, kemudian
memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan pada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector  pada  general cashier, yang akan
mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan menginformasikan pada
account receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

Prosedur Penerimaan Kas – Penerimaan Uang Muka

1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran
uang muka tersebut akan diterima oleh  front office  cashier , dengan membuatkan cash
receipt  dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales
recapitulation  dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil
penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya,  general cashier  akan menerima uang muka tersebut dan
memcatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier  akan
menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka
tersebut.

1.8 Pembelian Bahan & Pengendalian Biaya di Hotel

Pengertian Biaya
Biaya (expense) adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam
rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
Sedangkan harga pokok (cost)  adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang
dalam bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/dikorbankan
atau nilai jasa yang diserahkan/dikorbankan atau hutang yang timbul atau tambahan modal,
dalam rangka kepemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu
maupun masa yang akan datang. Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali,
menilai dan selalu memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaannya tidak menyimpang
dari tujuan yang sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah
proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang
dapat diukur dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan
perusahaan baik pada masa lalu maupun masa yang akan datang.

Pengendalian Biaya

Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasi

perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1. Aliran Biaya, jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk
yang akan dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan
mentah menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:
a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku.
b. Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung
serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses.
c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.
 Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku
menjadi bahan jadi, selama belum terjual maka belum merupakan biaya tapi
merupakan aktiva.
  Expired cost,  setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan harga
pokok penjualan makanan dan minuman ( cost of food and beverage sold ).
2. Aliran Dokumen, dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi
antar bagian dan sebagai bukti transaksi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya
( cost report ):
a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang
Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun
bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan
biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food &
beverage.
b. Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasional hotel
Setelah barang tersedia di  general store  maupun di daily store, barang akan
dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel.

Pembelian Persediaan

Persedian barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-
barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu
kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat tergantung
pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan
barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut,
(terutama untuk barang dairy product ) sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
proses penyimpanan adalah:

 temperatur ruangan
 kebersihan dan kerapian penyusunan barang
 metode penyimpanan barang
 sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persedian di hotel, antara lain:

 menjaga kontinuitas usaha

 mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak
 menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
 membuat perencanaan pembelian yang optimal
 menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
 mencegah slow moving item
 Bagian Yang Terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang ( general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen Yang Digunakan

1. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat pembelian barang yang biasanya

disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
3. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation Analysis Price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang
keluar serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control. (untum mencatat keperluan makanan untuk keperluan lain).

1.9 Penggunaan Persediaan dan Rekonsiliasi Kos di Hotel

Penggunaan Persediaan di Hotel

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada
departemen operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel berkurang,
sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar
masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan
biasanya diberitahukan terlebih dahulu kepada departemen yang akan meminta barang.

Dokumen Terkait Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel

Beberapa dokumen yang digunakan terkait prosedur penggunaan persediaan di hotel

diantaranya sebagai berikut :

a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,

seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

Laporan dari Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel

Laporan dari prosedur penggunaan persediaan di hotel yaitu diantaranya :
a. General food, beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
b. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan
pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir
pada cardex/bincard.
c. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
d. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.

Prosedur Penggunaan Persediaan di Hotel

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian Gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan
barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu
 bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam
rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
3. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.

Potensial Kos
Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam mengkalkulasi
penjualan makan dan minuman. Potensial kos dapat diartikan sebagai acuan kos sementara
yang didasarkan pada perhitungan recipe suatu produk. Perhitungan potential cost akan
menentukan harga jual suatu produk tetapi tidak menentukan gambaran kos secara umum.
Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makan dan
minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang
dikeluarkan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu:

1) Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos

minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan.
2) Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari belum bisa
diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makan baru bisa dihitung
setelah terjadi penjualan atas menu makan yang disediakan.

Rekonsiliasi Kos
Pengendalian atas biaya yang dikeluarkan dalam suatu operasional usaha sangat penting.
Dalam usaha perhotelan, pengeluaran biaya khususnya untuk makanan dan minuman sangat
besar, hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan makanan dan minuman, serta
adanya beban atas makanan dan minuman yang dikeluarkan yang tidak menghasilkan
pendapatan, seperti : Makanan karyawan, pemberian komplimen untuk menjamu rekan usaha
atau pihak-pihak yang akan memberikan manfaat kelangsungan usaha dan lain-lain.
Pengendalian atas makanan dan minuman dilakukan dengan menghitung kos atau penjualan
makanan dan minuman, hal tersebut bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode,
yaitu dengan membuat rekonsiliasi kos untuk makanan dan minuman. Rekonsiliasi kos untuk
makanan dan minuman dibuat untuk mendapatkan besarnya kos yang dikeluarkan untuk
makanan dan minuman pada suatu waktu, yang nantinya dibandingkan 2 dengan besarnya
penjualan untuk periode tersebut, tentunya setelah disesuaikan dengan pengeluaran-
pengeluaran lain untuk makanan dan minuman yang tidak menghasilkan pendapatan.
Rekonsiliasi kos yang dibuat terdiri dari:

1) Rekonsiliasi kos makanan

2) Rekonsiliasi kos minuman

Rekonsiliasi kos ini disamping untuk mengetahui besarnya harga pokok makanan dan
minuman, juga untuk membantu dalam pencatatan khususnya jika ada transfer barang antar
outlet yang terkait dengan makanan dan minuman, misalnya transfer makanan ke bar, transfer
minuman ke restoran, dan lain-lain. Kos untuk akhir periode biasanya memerlukan hasil yang
diperoleh dari stock opname persediaan.

Daftar Pustaka

Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang.,Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009.

Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.