A
2) Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, nining @stikom.edu
AY
Abstrak: Sebuah perusahaan manufaktur, mempunyai permintaan bahan baku yang tergantung pada rencana
produksi untuk produk akhir. Rencana produksi, dapat ditentukan perencanaan berapa banyak bahan baku yang akan
dibutuhkan dalam setiap periode waktu mendatang. Untuk itu, agar mencapai jumlah produk akhir yang diharapkan
dan proses produksi tidak ada kendala dengan bahan baku yang dibutuhkan, baik itu kekurangan atau kelebihan
yang mengakibatkan penambahan biaya tambahan yang memang tidak diharapkan oleh perusahaan, maka
AB
dibutuhkan suatu sistem informasi yang berguna untuk memantau, mengatur perencanaan pembelian, serta
mengontrol dan memberikan suatu keputusan mengenai bahan baku dengan metode Material Requirement Planning
(MRP). Sistem informasi yang dibangun menggunakan metode MRP tipe 2, yaitu sistem informasi yang digunakan
untuk merencanakan dan mengontrol persediaan dan juga kapasitas dari suatu perusahaan manufaktur. Pada sistem
ini order dari hasil explosion di cek untuk dilihat apakah sesuai dengan kapasitas yang tersedia atau tidak.
Berdasarkan evaluasi yang ada bahwa sistem informasi ini dapat membantu departemen Production Planning and
Inventory Control (PPIC)) dalam merencanakan, melaksanakan dan mengontrol pembelian bahan baku agar tidak
ada hambatan dalam . R
Kata kunci: Material Requirement Planning, Production Planning and Inventory Control
SU
Permintaan bahan baku tergantung pada dalam menentukan hubungan setiap item secara cepat
rencana produksi untuk produk akhir (finish dan tepat.
good/good product) di perusahaan manufaktur. Tujuan utama dari penerapan metode MRP
Rencana produksi, dapat ditentukan berapa banyak adalah membuat jadwal untuk mengetahui
bahan baku yang akan dibutuhkan dalam setiap kebutuhan akan bahan baku dalam usaha memenuhi
M
periode mendatang dalam cakupan waktu kebutuhan rokok (finish good). Berdasar jadwal
perencanaan. Kebutuhan jumlah produk akhir kebutuhan dapat ditentukan kapan bahan baku
ditentukan oleh ramalan penjualan yang dikeluarkan tersebut harus dilakukan pengadaan dengan tetap
oleh departemen pemasaran. Untuk itu, agar memperhitungkan inventory level dan safety stock,
O
mencapai jumlah produk akhir yang diharapkan dan serta lead time atau waktu yang diperlukan dalam
proses produksi tidak ada kendala dengan bahan baku pengiriman dan produksi bahan baku. Dalam hal ini,
yang dibutuhkan, baik itu kekurangan atau kelebihan semua proses ini dilakukan oleh Departeman
yang mengakibatkan penambahan biaya yang tidak Production Plannning and Inventory Control (PPIC)
IK
diharapkan oleh perusahaan, maka dibutuhkan suatu yang bertanggung jawab untuk menyetujui dan
cara atau sistem yang berguna untuk memantau, mengeluarkan pesanan bahan baku.
mengatur perencanaan pembelian, serta mengontrol Perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan
pengadaan bahan baku. yang baik, hanya dapat dilaksanakan dengan
ST
Untuk memantau, mengatur perencanaan dukungan penuh dari sistem informasi. Penggunaan
pembelian, serta mengontrol dan memberikan suatu dan penerapan sistem informasi akan meningkatkan
keputusan mengenai bahan baku dapat dilakukan kinerja dan kontrol yang baik (Siregar, 2003). Hal ini,
dengan metode Materials Requirement Planning menjadi daya tarik penulis untuk mengembangkan
(MRP). MRP merupakan suatu teknik atau prosedur metode MRP secara terkomputerisasi yang bisa
untuk mengelola persediaan dalam suatu operasi digunakan oleh perusahaan manufaktur dalam
manufaktur (Katherine, 2003). Metode MRP ini monitoring, perencanaan pembelian, kontrol bahan
dikembangkan secara spesifik dengan tujuan baku, dan membuat keputusan secara cepat.
berhadapan dengan kompleksitas penempatan waktu PT Philip Morris Indonesia (PMI) merupakan
dan hubungannya dengan inventori. Pengendalian perusahaan manufaktur yang dalam pelaksanaan
persediaan ini memperhatikan hubungan antara item monitoring, perencanaan pembelian dan control
persediaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi bahan baku sudah menggunakan MRP, dalam hal ini
dilakukan oleh PPIC, dengan menggunakan aplikasi
SNASTI 2009 - 343
Excel. MRP menggunakan aplikasi Excel tersebut material dengan menerapkan metode MRP (Material
terdapat beberapa keterbatasan untuk membantu Requirements Planning).
pihak PPIC dalam melakukan kegiatan peramalan
dan monitoring. yaitu:
1. Setiap minggu harus update outstanding PO dan Landasan Teori
inventory stock yang diambil dari applikasi SAP
(aplikasi yang digunakan untuk pembelian, Material Requirement Planning (MRP)
penerimaan, pembayaran dan aliran data, serta Material Requirement Planning (MRP) dibagi
beberapa laporan yang dipakai oleh PT. Philip dan didefinisikan dalam 3 (tiga) kategori, yaitu
Morris Indonesia), kemudian dimasukkan ke (Katherine, 2003):
A
dalam excel untuk menjalankan MPR (Material 1. MRP tipe 1, berhubungan dengan sistem
Requirement Planning). Kegiatan ini dilakukan pengontrolan tentang order dari manufaktur dan
di awal minggu yaitu hari Senin. pembelian untuk menghitung jumlah yang tepat,
AY
2. Belum adanya informasi ukuran waktu yang waktu yang tepat untuk menunjang jadwal induk.
seharusnya dilakukan pembelian karena sekarang Sistem ini mengeluarkan order untuk mengontrol
masih menggunakan perkiraan dengan melihat persediaan pada Work in Proccess (WIP) dan
kapan material itu habis dan 1 bulan sebelumnya material melalui perencanaan penempatan. Pada
atau lebih, maka akan dilakukan pembelian. sistem ini kapasitas tidak diperhitungkan.
Kadang-kadang hari libur terlupakan dalam 2. MRP tipe 2, berhubungan dengan sistem
AB
perhitungan karena itu sangat berpengaruh dalam informasi yang digunakan untuk merencanakan
pengiriman dan waktu produksi yang dibutuhkan dan mengontrol persediaan dan juga kapasitas
vendor dalam memenuhi order. dari suatu perusahaan manufaktur. Pada sistem
3. Belum adanya alat untuk mengatur alokasi ini order dari hasil explosion di cek untuk dilihat
pembelian terhadap vendor yang sudah apakah sesuai dengan kapasitas yang tersedia
ditetapkan oleh pihak PMI Regional secara atau tidak. Jika ternyata kapasitas yang ada tidak
cepat. Hal ini dilakukan sebelum melakukan cukup, maka jadwal induk harus dirubah.
pembelian, jumlah yang akan dibeli atau
dibutuhkan akan dibagi sesuai dengan alokasi
dan melihat pembelian sebelumnya untuk
R
3. MRP tipe 3, behubungan dengan sistem
perencanaan manufaktur yaitu digunakan untuk
merencanakan dan mengatur semua komponen
SU
mengukur pemenuhan alokasi dalam satu tahun. dari manufactur yaitu persediaan, kapasitas,
Jika ada perubahan, maka PPIC akan merubah uang, personal, fasilitas dan perlengkapan umum
forecast yang sudah dibuat di awal tahun. lainnya.
4. Belum adanya alat yang memberikan informasi Metode yang digunakan dalam penelitian ini
seberapa banyak atau prosentase yang telah adalah MRP tipe 2, adalah suatu teknik atau prosedur
dipenuhi untuk alokasi pembelian terhadap untuk mengelola persediaan dalam suatu operasi
vendor yang sudah ditentukan dalam waktu satu manufaktur dengan memperhitungkan kapasitas.
tahun.
M
kontrol bahan baku. Oleh karena itu, maka tumpukan dan memperhatikan jarak antar barang
permasalahan dapat dirumuskan “Bagaimana agar mempermudah pengambilan baik itu dengan alat
merancang dan membangun sebuah sistem informasi maupun tanpa alat (Katherine, 2003).
PPIC untuk merencanakan, mengontrol dan
IK
ini, batasan permasalahan adalah aplikasi ini adanya hal yang diinginkan/diduga di dalam
diterapkan di PT Philip Morris Indonesia, metode pengiriman (Katherine, 2003).
MRP yang digunakan adalah MRP tipe 2 dengan
periode waktu weekly, serta aplikasi dipusatkan pada Bill Of Materials (BOM)
bidang PPIC yaitu prosedur penyusunan rencana Bill of Material adalah suatu (sub assembly)
produksi, prosedur penyusunan Rencana Kebutuhan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan apabila
Material (RKB) dan Rencana Pembelian Material perusahaan mampu memproduksi sendiri sub
(RPB). Tujuan yang hendak dicapai dalam assembly-nya. (Katherine, 2003). BOM berisi
penyusunan Tugas Akhir ini adalah merancang dan informasi tentang hubungan komponen satu dengan
membangun sebuah sistem informasi PPIC untuk yang lainnya dalam suatu perakitan (assembly), juga
merencanakan, mengontrol dan menentukan menginformasikan kebutuhan tiap komponen untuk
keputusan dalam hal pembelian bahan baku / raw membentuk setiap produksi akhir. Informasi ini
SNASTI 2009 - 344
sangat penting dalam penentuan kebutuhan kotor dan GRZ = BOM x PPZ x (AO/100) …. (2)
kebutuhan bersih. Lebih jauh lagi, struktur produk NRZ = SRZ – GRZ …. (3)
memberikan informasi tentang semua item, seperti : TPNR = NRPZ – LT …. (4)
level item, jumlah yang dibutuhkan pada setiap POR = TPNRƩZ .... (5)
rakitan, jumlah produk akhir yang harus dibuat. LSZ = (SZ + SRZ) / GRZ .... (6)
Keterangan :
Master Production Schedule BOM : Bill of Material
Jadwal Induk Produksi didasarkan pada FU : Formula Usage
peramalan (forecast) atau kebutuhan permintaan SW : Standard Waste
dependent (perusahaan gabungan) dari setiap produk GR : Gross Requirement
A
akhir yang akan dibuat. MPS (Mitra Pengelintingan AO : Allocatio Order
Sigarette) merupakan proses alokasi untuk membuat PP : Production Planning atau Production Schedule
sejumlah produk yang diinginkan dengan NR : Net Requirement
AY
memperhatikan kapasitas yang dimiliki. SR : Schedule Receipts
Perencanaan atas suatu Jadwal Induk Produksi POR : Purchase Order Requirement
dilakukan dalam dua tahap (Dwiningsih, 2000): (a) TPNR : Time Phase Net Requirement
Menentukan besarnya kapasitas atau kecepatan LT : Lead Time
operasi yang diinginkan, dan (b) Menentukan jumlah LS : Level Stock
dari tenaga kerja yang dibutuhkan dan jumlah mesih S : Stock
AB
serta shift yang diperlukan untuk penjadwalan. Z : periode
dengan vendor allocation untuk memenuhi Purchase Order, dan Stock yang digunakan sebagai
kebutuhan produksi dengan dasar Purchase bahan pertimbangan dalam perhitungan di proses
Requirement (PR) yang dibuat oleh departemen PPIC MRP. Perhitungan MRP juga mempertimbangkan
yang berisi kuantitas barang dan kapan barang beberapa aspek yaitu lead time, safety stock,
O
tersebut harus didatangkan Panned Order Receipts inventory level, Standard packaging, dan allocation
(POR). order.
Perhitungan yang digunakan adalah:
BOM = FU + (FU x SW).... (1)
IK
ST
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah proses yang saling berhubungan (Kendal, 2003).
grafik yang digunakan untuk mempresentasikan suatu Gambar 2 menunjukkan DFD level Context Diagram
sistem, dimana menggunakan beberapa simbol untuk untuk sistem informasi PPIC dengan metode MRP.
menjelaskan bagaimana jalannya data melalui proses-
dt Inventory Level
R Purchase Order Requirment
SU
dt Purchase Requirement Finance
dtMaterial_Type
Planner
dtUOM
Logistic
dtMaterial_Group dt Safety Stock
dt Direct Material
dftr Outstanding PO
dt Planning Production
dt Receipts Order
Sisntem Informasi Production Planning and Inventory Control
dftr Outstanding_PR Warehouse
Stock
dftr Outstanding PO
+ Purchase Order Requirement
M
dt Purchase Order
dt Vendor
dt BOM Quality
O
Gambar 2 Context Diagram untuk sistem informasi PPIC dengan metode MRP
IK
HASIL DAN PEMBAHASAN diinputkan dapat menekan tombol ”List View”, dan
untuk melakukan update ada dua cara yaitu dengan
Tampilan Form Direct Material cara memilh salah satu data yang ada di list view dan
Merupakan form yang berfungsi untuk mengisi material id kemudian tekan ”Search”.
ST
menginputkan dan update data bahan baku atau raw Setelah data diubah tekan ”Update”. Untuk
material atau direct material. Tampilan form dapat menambahkan data baru dapat menekan tombol
dilihat seperti pada gambar 3 tampilan direct ”New” terlebih dahulu kemudian isi semua textbox,
material. Untuk melihat semua data yang sudah setelah selesai tekan tombol ”Save”.
AY
Tampilan Form Vendor Tampilan form dapat dilihat seperti pada gambar 4
Merupakan form yang berfungsi untuk tampilan vendor master.
menginputkan dan update data vendor atau suppliyer.
AB
R
SU
Gambar 4 Tampilan Form Vendor Master
data baru dapat menekan tombol ”New” terlebih dilihat seperti pada gambar 5 tampilan form standard
dahulu kemudian isi semua textbox, setelah selesai packaging.
tekan tombol ”Save”.
O
IK
ST
Secara default form akan menampilkan semua Tampilan Form Lead Time
standard packaging dari data raw material atau bahan Merupakan form yang berfungsi untuk
baku atau direct material, jika untuk menampilkan menginputkan dan update data lead time atau lama
beberapa material saja dapat mengimputkan vendor waktu pengiriman barang yang diorder. Tampilan
id di textbox vendor id atau metrial id di texbox form dapat dilihat seperti pada gambar 6 tampilan
material id kemudian tekan tombol ”Search”. Data form lead time.
packaging dapat diupdate di colom packaging dalam Secara default form akan menampilkan semua
datagrid. Jika sudah selesai tekan tombol ”Save”. lead time dari data raw material atau bahan baku atau
direct material, jika untuk menampilkan beberapa
A
Gambar 6 Tampilan Form Lead Time
AY
Tampilan Form Allocation Order raw material atau bahan baku atau direct material.
Merupakan form yang berfungsi untuk Tampilan form dapat dilihat seperti pada gambar 7
menginputkan dan update data allocation order terhadap tampilan form allocation order.
AB
Secara default form akan menampilkan semua
R
Gambar 7 Tampilan Form Allocation Order
A
AY
AB
Gambar 9 Tampilan Form BOM
Tampilan Form Planning Production produk jadi. Tampilan form dapat dilihat seperti pada
Merupakan form yang berfungsi untuk gambar 10 tampila form planning production.
menginputkan dan update data rencana produksi
R
SU
Secara default form akan menampilkan semua seorang planner dapat mengetahui stock level pada
M
rencana produksi pada tahun waktu akses. Data rencana waktu penerimaan. Pada baris level Stock muncul warna
prosuksi dapat ditambahkan dengan menekan tombol yang mengindikasikan beberapa pemberitahuan yaitu
”Add Week”. Dan data bisa diupdate langsung di warna merah jika level stock sudah 0 atau kurang, warna
textbox. Jika sudah selesai tekan tombol ”Save”. kuning jika level stock kurang dari safety stock, warna
O
dan kontrol bahan baku yang dibutuhkan dalam system tidak dapat diupdate.
produksi. Tampilan form dapat dilihat seperti pada Form ini juga menyediakan pembuatan
gambar 11 tampilan form MRP. pemesanan barang sesuai perhitungan MRP dengan
Untuk melihat data MRP terlebih dahulu memilih menekan tombol ”Create PR”. Data pembuatan PR
material group kemudian tekan tombol ”View” adalah planning order requirement pada week yang
ST
kemudian hasil perhitungan MRP akan di tampilan belum dibuatkan PR. Dalam waktu sekali tombol create
dengan dua tampilan yaitu summary dan detai. PR akan mengambil hanya satu week saja. Peroses
Summary adalah hasil kumpulan dari beberapa material create itu tersebut tidak akan terbuat sebelum disimpan
yang ada di detail. Dalam Form ini dapat dilakukan dengan menggunakan form purchase requirement
simulai dengan mengisi angka di textbox Schedule karena data dari MRP hanyalah disimpan di memory.
Receipts kemudian tekan tombol ”Simulation”. Form purchase requirement akan tampil setelah user
Diharapkan dengan simulasi ini seorang planner dapat menyetujui proses create PR.
lebh yakin bahwa perhitungan MRP sudah benar dan
Pada gambar 11 terdapat 8 proses yaitu week dan setiap material yang ada. Hasil proses
pertama proses pencarian material sesuai dengan type ditampilkan di baris Net Requirement sesuai dengan
material dan dengan allocasi order lebih besar 0% week dan material. Ketujuh proses perhitungan Time
dan sebagai hasil proses yaitu tampilnya material ID Phase Requirement sesuai rumus 4. Perhitungan
di detil MRP.
Kedua proses pencarian time production
schedule dan sebagai hasil proses yaitu tampilnya
nomer week dan tahun sesuai waktu produksi di
R
tersebut dilakukan setiap week dan setiap material
yang ada. Dan hasil proses ditampilkan di baris Time
Phase Requirement sesuai dengan week dan material.
Kedelapan proses perhitungan Purchase Order
SU
production schedule. Requirement sesuai rumus 5. Perhitungan tersebut
Ketiga proses perhitungan Gross Requirement dilakukan setiap week dan setiap material yang ada.
sesuai rumus 2. Perhitungan tersebut dilakukan setiap Hasil proses ditampilkan di baris Purchase Order
minggu dan setiap material yang ada. Hasil proses Requirement sesuai dengan week dan material.
ditampilkan di baris gross requirement sesuai dengan
week dan material. Tampilan Form Purchase Requirement
Keempat proses pencarian data Schedule Merupakan form yang berfungsi untuk
M
Receipts dari Data Receipts (prioritas 1), Bill of membuat atau mengupdate pemesanan pembelian.
Lading (prioritas 2), dan Purchase Order (prioritas Tampilan form dapat dilihat seperti pada gambar 12
3). Jika ada data yang sama di dalam ketiga data tampilan form purchase requirement.
tersebut, maka data yang diambil dari data dengan Untuk melihat semua data yang sudah
O
ditampilkan di baris Level Stock sesuai dengan week dapat menekan tombol ”New” terlebih dahulu
dan material. kemudian isi semua textbox, setelah selesai tekan
Keenam proses perhitungan Net Requirement tombol ”Save”.
sesuai rumus 3. Perhitungan tersebut dilakukan setiap
ST
Jika proses create PR di jalankan dari form untuk melakukan update dengan cara memilh salah
MRP akan secara otomatis akan muncul data sesuai satu data yang ada di list view. Setelah data diubah
AB
dengan proses MRP. User juga bisa merubah quantity tekan ”Update”. Untuk menambahkan data baru
dan tanggal pengiriman. dapat menekan tombol ”New”, maka sistem akan
menjadi semua data Purchase requirement yang
Tampilan Form Purchase Order belum dilakukan purchase order serta
Merupakan form yang berfungsi untuk mngelompokkan material berdasarkan vendor. Jadi
membuat atau mengupdate pembelian barang. purchaser bisa melakukan pembuatan purchase order
Tampilan form dapat dilihat seperti pada gambar 13 dengan satu vendor dengan beberapa material yang
tampilan form purchase order.
Untuk melihat semua data yang sudah
R
diinputkan dapat menekan tombol ”List View”, dan
sesuai vendor tersebut. Setelah selesai tekan tombol
”Save”.
SU
M
O
IK
pada pembelian yang terakhir. Harga itu tampil Merupakan form yang berfungsi untuk
ketika membuat purchase order baru. Hal ini menginput atau mengupdate surat jalan. Tampilan
diharapkan seorang user dapat mengetahui selisih form dapat dilihat seperti pada gambar 14 tampilan
harga antara harga lama dengan harga baru dan form bill of lading.
mempercepat pembuatan purchase order jika harga
memang sudah tetap selama kurun waktu tertentu
AY
Untuk melihat semua data yang sudah
diinputkan dapat menekan tombol ”List View”, dan Tampilan Form Receipts
untuk melakukan update dengan cara memilh salah Merupakan form yang berfungsi untuk
satu data yang ada di list view. Kemudian mengisi menginput atau mengupdate penerimaan barang.
textbox BOL Number dan invoice number serta ETD Tampilan form dapat dilihat seperti pada gambar 15
(Waktu barang dating di dermaga). Setelah data tampilan form receipts.
diubah tekan ”Save”.
AB
R
SU
Gambar 15 Tampilan Form Receipts
satu data yang ada di list view. Kemudian mengisi dapat dilihat seperti pada gambar 16 tampilan form
textbox Qty Receipts dan Qty Reject. Setelah data connection.
diubah tekan ”Save”.
O
SIMPULAN
1. Berdasarkan evaluasi uji coba sistem
disimpulkan bahwa aplikasi ini sudah berjalan
IK
A
Informasi Manajemen (SIM II), STIKOM:
Suarabaya.
AY
AB
R
SU
M
O
IK
ST