KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,
taufiq, dan hidayah-nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.
Kami menyadari bahwa dalam penyususnan makalah ini masih banyak kekurangan dan
memerlukan banyak perbaikan. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun untuk penyempurnaan makalah ini.

Pada kesempatan ini, dengan tulus ikhlas kami menyampaikan terima kasih yang tak
terhingga kepada kedua orang tua penyusun, Bapak/Ibu guru dan teman-teman yang telah
memberikan bantuan dan partisipasinya baik dalam bentuk moril maupun materiil untuk
keberhasilan dalam penyusunan makalah ini.

Kami selaku penyusun berharap semoga makalah ini ada guna dan manfaat bagi para
pembaca. Aamiin.

Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam
konteks komunikasi kelompok. Sebagai salah satu bentuk komunikasi , tentu saja rapat
dilakukan dengan tujuan dengan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan
dengan kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Banyak
istilah yang mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang tertinggi dalam organisasi,
karena rapat merupakan penentu arah jalannya organisasi sebab pada rapatkan keputusan-
keputusan dikeluarkan dan disampaikan untuk diterapkan pada kebijakan atau kegiatan
yang dilaksanakan oleh organisasi.
Tiaada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat.
Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja
dalam sebuah organisasi/instansi. Untuk itu,semua keputusan baik bersifat umum maupun
strategis perlu ditetapkan melalui ajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang
dilakukan agar sasaran rapatnmya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda,
dan menyiapkan lokasi rapat.
Oleh karena itu dalam makalah ini akan menjelaskan fungsi rapat dalam organisasi dan
membuktikan bahwa rapat memiliki peranan penting dalam organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian pertemuan atau rapat ?
2. Apa saja jenis-jenis pertemuan atau rapat?
3. Bagaimana tipe-tipe pemimpin rapat ?
4. Bagaimana tipe-tipe peserta rapat ?
5. Bagaimana langkah-langkah agar pertemuan atau rapat berjalan secara efektif ?
6. Bagaimana tahap-tahap dalam memimpin pertemuan atau rapat secara efektif ?
7. Bagaimana etika pertemuan atau rapat ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian pertemuan atau rapat
2. Untuk mengetahui jenis-jenis pertemuan atau rapat
3. Untuk mengetahui tipe-tipe pemimpin rapat
4. Untuk mengetahui tipe-tipe peserta rapat
5. Untuk mengetahui langkah-langkah agar pertemuan atau rapat berjalan secara efektif ?
6. Untuk mengetahui tahap-tahap dalam memimpin pertemuan atau rapat secara efektif ?
7. Untuk mengetahui etika pertemuan atau rapat
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian pertemuan atau rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan
empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi dikalangan manajemen dan profesional. Bahkan
sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk pertemuan atau rapat. Pada
dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta
merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang
sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh wall street
journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif dikantor.
2.2 jenis-jenis pertemuan atau rapat
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis
rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauanya. Berikut jenis-jenis rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Berdasarkan tujuannya
a. Rapat penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan
atau menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b. Rapat pemecahan masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan
suatu permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c. Rapat perundingan
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih
tidak merasa dirugikam.
2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal (formal meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh
mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat
mendapatkan undangan.
b. Rapat informal (informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak
berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggaraan sebuah rapat.
c. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah yang diselenggarakan secara terbuka atau umum, dimana
semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang
dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup
 Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah
organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang
bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
3. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu
minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi
setiap seksi atau subseksi.
b. Rapat bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin,
dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau
subseksi.
c. Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali
guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan
rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
d. Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna
mengevakuasi pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka
pendek.
4. Berdasakan frekuensinya
a. Rapat rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan
secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan.
b. Rapat incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang
memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
5. Berdasarkan namanya
a. Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya
guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
b. Rapat dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang
biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c. Musyawarah kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.
2.3 tipe-tipe pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat.
Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :
1. Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa
saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang
memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan
 pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat
dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena buka merupakan keputusan bersama
dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat
tersebut.
2. Tipe demokratis
Pemimpin demoktratis adalah pemimpin yang terbuka, menerima kritik dan saran dari
peserta rapat, memberikan kesempatan pada peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya, berperan sebgai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat
langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat
merupakan hasil musyawarah kelompok.
3. Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para
peserta rapat untuk mengendalikan jalan rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan
cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya
inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh
pemimpin tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat
biasanya tidak sesuai dengan tujuan.
2.4 tipe-tipe peserta rapat
Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat.
Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta
rapatnya sehingga mudah untuk pemimpin rapat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai
berikut :
1. Tipe pemberi informasi
Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan
yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering
dijuluki dengan kamus berjalan para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk
memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta
rapat yang mempunyai tipe ini.
2. Tipe pemberi semangat
Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kemauan dan kemampuan kerja
yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang
mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga
orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.
3. Tipe inisiatif
Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat
menemui kemacetan atau kebutuhan karena kurangnya atau tidak adanya data-data
yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta
rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesaian yang akan
dihadapi.
4. Tipe pemersatuan
Peserta rapat dengan tipe pemersatuan akan selalu mengusahakan persatuan dan
kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat diantara para peserta rapat, sehingga sering
disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya
memiliki sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.
 5. Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasnya selalu menentang pendapat atau tidak
setuju dengan pendapat peserta lain, sehingga memancing timbulnya perdebatan yang
panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang
pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan
masalah baru.
6. Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe peranta biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu
memperjelas mendapat peserta lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta
menjadi jelas tiga peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu
menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan
ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya yang memiliki wibawa.
7. Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini
hanya berperan sebagai pendengar yang baik ia hanya mendengarkan informasi-
informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak
suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.
2.5 langkah-langkah agar pertemuan atau rapat berjalan secara efektif
Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk mengevaluasi
kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya akan membuat orang
mudah bosan dan tidak fokus. Berikut ada beberapa tips yang bisa dilakukan saat memimpin
rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.
1. Lakukan dengan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang
untuk mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat
mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas dalam rapat.
2. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapat bisa langsung
mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga agar
pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
3. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada
setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi dan
membuka jalan utnuk setiap opini atai ide yang hendak diutarakan.
2.6 tahap-tahap dalam memimpin pertemuan atau rapat secara efektif