PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORÍA INFORMÁTICA.

I ANTECEDENTES

En esta empresa se han realizado otras auditorias con la finalidad de ayudarla a

gestionar su trabajo para la comunidad para en adelante brindar un mejor servicio.

II OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INFORMÁTICA

 Control de la funció n informá tica.

 Analizar la eficiencia de los sistemas informá ticos con los que cuenta
actualmente la institució n para poder saber si proporcionan un
rendimiento adecuado a la misma.
 La verificació n del cumplimiento de la normativa de este á mbito.
 La revisió n de la eficaz gestió n de los recursos informá ticos.

III ALCANCES DEL PROYECTO

1 Evaluació n de la direcció n de informá tica en lo que corresponde a:

 Su organizació n
 Estructura
 Recursos Humanos
 Normas Y Políticas
 Capacitació n
 Planes de trabajo
 Controles
 Está ndares

2 EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS

a) Evaluació n de los diferentes sistemas en operació n(flujo de
informació n, procedimientos, documentació n, redundancia,
organizació n de archivos, está ndares de programació n, controles,
utilizació n de los sistemas)
b) Evaluació n de avances delos sistemas en desarrollo y congruencia con
el diseñ o en general.
c) Evaluació n de prioridades y recursos asignados( humanos y equipos de
computo)
d) Seguridad física y ló gica de los sistemas, su confidencialidad y
respaldos

3 EVALUACIÓN DE LOS EQUIPOS

  Capacidades
 Utilizació n
 Nuevos proyectos
 Seguridad física y ló gica
 Evaluació n Física y ló gica

IV METODLOGIA

La metodología de Investigació n a utilizar en el proyecto se presenta a

continuació n:
1. Para la evaluació n de la direcció n en informá tica se llevaran a cabo las siguientes
actividades :
 Solicitud de manuales administrativos, está ndares utilizados y
programa de trabajo
 Elaboració n de un cuestionario para la evaluació n de la direcció n.
 Aplicació n del cuestionario al personal
 Entrevista a líderes de proyectos y usuarios má s relevantes de la
direcció n de Informá tica
 Aná lisis y evaluació n de la informació n
 Elaboració n de Informes.

2. Para la Evaluació n de los sistemas tanto en operació n como en desarrollo se

llevaran a cabo las siguientes actividades:
 Solicitud de aná lisis y diseñ o de los sistemas en desarrollo y en
operació n.
 Solicitud de la documentació n de los sistemas en operació n (manuales
técnicos , de operació n , del usuario, , diseñ o de archivos y programas)
 Recopilació n y aná lisis de los procedimientos Administrativos de cada
sistema (flujo de informació n, formatos , reportes y consultas)
 Aná lisis de Llaves, redundancias, control, seguridad, confidencialidad, y
respaldos.
 Aná lisis del avance de los proyectos en desarrollo, prioridades y
personal asignado.
 Entrevista con los usuarios de los sistemas.
 Evaluació n directa de la informació n obtenida contra las necesidades y
requerimiento del usuario.
 Aná lisis objetivo de la estructuració n y flujo de los programas.
 Aná lisis y evaluació n de la informació n recopilada.
 Elaboració n de informes.
 3. Para la evaluació n de Equipos se llevara a cabo las siguientes actividades:
 Solicitud de los estudios de viabilidad y características de los equipos
actuales, proyectos sobre ampliació n de equipos, su actualizació n.
 Solicitud de contratos de compra y mantenimiento de equipo y
sistemas
 Solicitud de contratos y convenios de respaldo.
 Solicitud de contratos de seguros
 Elaboració n de un cuestionario sobre la utilizació n de equipos,
memoria, archivos, unidades de entrada/ salida, equipos periféricos y
su seguridad.
 Visita técnica de comprobació n de seguridad física y ló gica de las
instalaciones de la direcció n informá tica.
 Evaluació n técnica de los sistemas eléctricos y ambientales de los
equipos y del local utilizado.
 Evaluació n de la informació n recopilada, obtenció n de graficas,
porcentaje de utilizació n delos equipos y su justificació n.
 Elaboració n de Informe.

4. Elaboració n y presentació n del Informe Final(conclusiones y recomendaciones)

V TIEMPO Y COSTO

TIEMPO COSTO
42 días Mil dó lares

CLAUSULAS

PRIMERA. OBJETO

El auditor se obliga a prestar al cliente los servicios de auditoría en informá tica para
llevarla a cabo la evaluació n de la direcció n de informá tica del cliente, que se detalla en la
propuesta de servicios anexa que, firmada por las partes, forma parte integrante del
contrato.

SEGUNDA. ALCANCE DEL TRABAJO

El alcance de los trabajos que llevará a cabo el auditor dentro de este contrato son:

a) Evaluaciones de la direcció n de informá tica en lo que corresponde a:

 Su organizació n
 Estructura
  Recursos Humanos
 Normas y políticas
 Capacitació n
 Planes de trabajo
 Controles
 Está ndares

b) Evaluació n de los sistemas:

 Evaluació n de los diferentes sistemas en operació n, (flujo de informació n,
procedimientos, documentació n, redundancia, organizació n de archivos,
está ndares de programació n, controles, utilizació n de los sistemas).

 Opinió n de los usuarios sobre los diferentes sistemas.
 Evaluació n de avance de los sistemas en desarrollo y congruencia con el
diseñ o general.
 Evaluació n de prioridades y recursos asignados (humanos Y equipo
decó mputo).
 Seguridad física y ló gica de los sistemas, su confidencialidad y respaldos.

c) Evaluació n de los equipos

 Capacidades
 Utilizació n
 Nuevos proyectos
 Seguridad física y ló gica
 Respaldos de equipos
 Seguras
 Contratos
 Proyecciones

d) Elaboraciones de informes que contengan conclusiones y recomendaciones por

cada uno de los trabajos señ ala, dos en los inicios a, b y c de esta cláusula.

TERCERA. PROGRAMA DE TRABAJO

El cliente y el auditor convienen en desarrollar en forma conjunta un programa de trabajo

en el que se determinen con precisió n las actividades a realizar por cada una de las partes,
los responsables de llevarlas a cabo y las fechas de realizació n.

CUARTA. SUPERVISIÓN

El cliente o quien designe tendría derecho a supervisar los trabajos qué se le han
encomendado al auditor dentro de este contrato y a dar por escrito las instrucciones que
estime convenientes.

QUINTA COORDINACIÓN DE LOS TRABAJOS

El cliente designará por parte de la organizació n a un coordinador del proyecto quien será
el responsable de coordinar la recopilació n de la informació n que solicite el auditor y de
que las reuniones y entrevistas establecidas en el programa de trabajo se lleven a cabo en
las fechas establecidas.
SEXTA HORARIO DE TRABAJO

El personal del auditor dedicara el tiempo necesario para cumplir satisfactoriamente con
los trabajos materia de la celebració n de este contrato, de acuerdo al programa de trabajo
convenido por ambas partes y gozará n de libertad fuera del tiempo destinado al
cumplimiento de las actividades, por lo que no estará n sujetos a horarios y jornadas
determinadas.

SÉPTIMA. PERSONAL ASIGNADO.

El auditor designara para el desarrollo de los trabajos objeto de este contrato a socios del
despacho quienes, cuando consideren necesario incorporará n personal técnico capacitado
de que dispone la firma, en el nú mero que se requieran de acuerdo a los trabajos a
realizar.

OCTAVA. RELACIÓN LABORAL.

El personal del auditor no tendrá ninguna relació n laboral con el cliente y queda
expresamente estipulado que este contrato se suscribe en atenció n a que el auditor
enningú n momento se considera intermediario del cliente respecto al personal que ocupe
para dar cumplimiento de las obligaciones que se deriven de las relaciones entre él y su
personal, y exime al cliente de cualquier responsabilidad que a este respecto existiere.

NOVENA. PLAZO DE TRABAJO.

El auditor se obligara terminar los trabajos señ alados en la clausula segunda de este
contrato en________ días há biles después de la fecha en que se firme el contrato y sea
cobrado el anticipo correspondiente.
El tiempo estimado para la terminació n de los trabajos esta en relació n a la oportunidad
en que el cliente entregue los documentos requeridos por el auditor y por el
cumplimiento de las fechas estipuladas en el programa de trabajo aprobado por las
partes, por lo que cualquier retraso ocasionado por parte del personal del cliente o de
usuarios de los sistemas repercutirá en el plazo estipulado, el cual deberá incrementarse
de acuerdo a las nuevas fechas establecidas en el programa de trabajo, sin perjuicio
alguno para el auditor.

DÉCIMA. HONORARIOS.

El cliente pagara al auditor por los trabajos objeto del presente contrato, honorarios por
la cantidad de ____________________________________, má sel impuesto al valor agregado
correspondiente, La forma de pago será la siguiente:

a) __ % a la firma del contrato.

b) __ % a los ____días há bilesdespués de iniciados los trabajos.
e) __ % a la terminació n de los trabajos y presentació n del informe final.

DECIMOPRIMERA. ALCANCE DE LOS HONORARIOS

El importe señ alado en la clausula decima compensará al auditor por sueldos, honorarios,
organizació n y direcció n técnica propia de los servicios de auditoría, prestaciones
sociales y laborales de su personal.

DECIMOSEGUNDA INCREMENTO DE HONORARIOS

En caso de que se tenga un retraso debido a la falta de entrega de informació n, demora o

cancelació n de las reuniones, o cualquier otra causa imputable al cliente, este contrato se
incrementara en forma proporcional al retrasa y se señ alará el incremento de comú n
acuerdo.

DECIMOTERCERA. TRABAJOS ADICIONALES

De ser necesaria alguna adició n a los alcances o productos del presente contrato, las
partes celebrará n por separado un convenio que formará parte integrante de este
instrumento y en forma conjunta se acordará el nuevo costo.

DECIMOCUARTA. VIÁTICOS Y PASAJES

El importe de los viá ticos y pasajes en que incurra el auditor en e1traslado, hospedajey
alimentació n que requieran durante su permanencia en la ciudad
de___________________________. Como consecuencia de los trabajos objeto de este contrato, será
por cuenta del cliente.

DECIMOQUINTA. GASTOS GENERALES

Los gastos de fotocopiado y dibujo que se produzcan con motivo de este contrato correrá n
por cuenta del cliente.

DECIMOSEXTA. CAUSAS DE RESCISIÓN

Será n causas de rescisió n del presente contrato la violació n o incumplimiento de

cualquiera de las clá usulas de este contrato.

DECIMOSÉPTIMA. JURISDICCIÓN

Todo lo no previsto en este contrato se regirá por las disposiciones relativas, contenidas
en el có digo civil del______________________ y en caso de controversia para su interpretació n y
cumplimiento, las partes se someten a la jurisdicció n de los tribunales federales,
renunciando al fuero que les pueda corresponder en razó nde su domicilio presente o
futuro.
Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este contrato, lo rubrican y firman de
conformidad en original y tres copias, en la ciudad de ________________________________,
el día___________________________________________________________________
_______________________ _________________________
EL CLIENTE EL AUDITOR

INFORME 1

En el presente informe se indica sobre toda la informació n que nos brindó la empresa en
lo que se refiere al desarrollo de nuestro primer capítulo de la auditoria.
El grupo de AUDIMAX, Representado por Fersen Macías Carpio, el día miércoles 6 de
abril del presente añ o entrevistamos al Ing. Raú l Romero Cadena. Quien es el
Gerente propietario de Cyber, el mismo que nos proporcionó los datos
informativos sobre la empresa Alf@Net, autorizá ndonos para realizar la auditoria
a esta Empresa.

Nos Indicó sobre los sistemas operativos con los que trabaja la empresa:
 Microsoft Windows XP Professional
 Microsoft Windows Seven Home Edition
 Linux Fedora

La empresa consta de 3 departamentos que son:

 Departamento Técnico
 Departamento de Sistemas
 Departamento de Bodega
La página web es la siguiente:

CUESTIONARIO.
¿Cómo se evalúan los avances de los sistemas en desarrollo?
Se evalú an haciendo un aná lisis de su funcionamiento y si está n cumpliendo todas las
necesidades para los que fueron desarrollados en caso de no ser así, se deberá solucionar
estos problemas en la marcha.

¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?

El monto estimado generalmente invertido es de $ 10.000.

¿Se está ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información?

Desde nuestro punto de vista se está haciendo todo lo posible para mantener bien
informado a nuestros usuarios sobre có mo funciona nuestra empresa así como el
funcionamiento de nuestros sistemas, ya que se trata de satisfacer a los clientes con sus
trabajos.

¿La empresa esta cumpliendo los servicios para lo que fue creada?

De programación SI ( x ) NO ( )

Observación:
Los sistemas está n funcionando de acuerdo a los objetivos estipulados

¿El gerente también es programador?

SI ( x ) NO ( )

¿Cuántos empleados hay y que experiencia tienen?

Hay 5 empleados:
EN la empresa contamos con 1 analista que realiza proyectos para hacerle fácil la vida al
usuario.
2 digitadoras para realizar trabajos del usuario
1 cajera que lleva el control en general
1 un técnico en sistemas que tiene experiencia en realizar mantenimiento de equipos
informá ticos, mantenimiento y configuració n de redes.

¿Qué lenguaje conocen el analista?

Microsoft Visual Estudio
C Sharp Develop
C++
PHP
Genexus
Visual Fox Pro

¿Cree que los sistemas desarrollados son seguros?

SI ( x ) NO ( )

¿Con que tipo de Software cuenta la empresa?

Con un software diseñ ado en Visual Basic que sirve para controlar el funcionamiento del
cyber.

¿Cada cuanto tiempo se realiza mantenimiento a los sistemas de cómputo?

El mantenimiento a los sistemas de có mputo se realiza aproximadamente cada 8 días
há biles, estos mantenimientos son correctivos y a la vez preventivos.

¿Qué materiales utilizan para el mantenimiento de software?

Para realizar el mantenimiento de los software se utilizan otro tipos de programas que
sirven para recuperar archivos o bloquear el ingreso de virus.

¿Qué tipo de personas tienen acceso al sistema de la empresa?

Tiene permiso de ingreso el personal encargado de manejar el cyber (Gerente propietario
y digitadoras y cajera ) Ademá s como se trata de un cyber, en cuanto un cliente requiere
de una má quina tiene acceso a la utilizació n de la misma, si hace uso de las cabinas
también será atendido, o si necesita comprar dependiendo del caso se lo atenderá .

¿Cumple el personal encargado del departamento de sistemas con los objetivos

planteados por la empresa?
SI cumplen, cuando se observa que algo no se está cumpliendo se los hacemos conocer
para que solucionen dicho problema.

USUARIO
¿Cuál es la opinión de los usuarios sobre los diferentes sistemas?
Deficiente ( )
Aceptable (x )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué? Su funcionamiento no es muy complejo

¿Cómo considera usted, el servicio proporcionado por la empresa?

Deficiente ( )
Aceptable (x )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
¿Por qué? En algunas ocasiones su atenció n es rá pida pero en otros casos se vuelve algo
compleja.

¿Son entregados con puntualidad los trabajos?

Nunca ( )
Rara vez ( )
Ocasionalmente (x )
Generalmente ( )
Siempre ( )
¿Por qué? Generalmente tiene muchos clientes al mismo tiempo.
¿Se cuenta con un manual de usuario por sistema?
SI ( ) NO ( x )

¿Es claro y objetivo el manual del usuario?

SI ( ) NO ( x )

¿Qué piensa de la atención brindada por el personal de dicho cyber?

Insatisfactoria ( )
Satisfactoria (x)
Excelente ( )
¿Por qué? La atenció n que brindan al usuario se puede decir que es la adecuada, ya que
se hace lo que mejor se puede.

¿Qué piensa de la seguridad en el manejo de la información proporcionada para su

procesamiento?
Nula ( x )
Riesgosa ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Lo desconozco ( )
¿Por qué? No existe control adecuado de los usuarios.

¿Qué piensa sobre la asesoría que se imparte sobre la informática?

No se proporciona ( )
Es insuficiente ( )
Satisfactoria (x )
Excelente ( )
¿Por qué? Generalmente se realizan trabajos y brindan servicios al pú blico

1. Recopilación de la Información Organizacional.

Una vez elaborada la planeació n de la auditoría, la cual servirá como plan maestro
de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditoría, se
debe empezar la recolecció n de la informació n.
Se procederá a efectuar la revisió n sistematizada del á rea a travéz de la
observació n y entrevistas de fondo en cuanto a:
A) Estructura Orgá nica:
 Jerarquías. (Definició n de la autoridad lineal, funcional y de asesoría.) .
(INVESTIGAR)

 Estructura Orgánica.(INVESTIGAR)

 Funciones. .(INVESTIGAR)

 Objetivos.

Bridar servicios a los usuarios de la manera mas eficiente para asi llevar la
empresa al éxito y evitar la competencia.

B) Se deberá revisar la situació n de los recursos humanos.

Si, xq se debería capacitar a los los empleados para que den un buen servicio.

C) Entrevistas con el personal del cyber.

 Jefe.
 Digitadoras
 Cajera
 Tecnico

D) Se deberá conocer la situació n en cuanto a los recursos como:

 Recursos materiales.(INVESTIGAR)

 Mobiliario y Equipo. .(INVESTIGAR)

E) Se hará un levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de situació n
en cuanto a:
 Nú mero de personas y distribució n del cyber.
En 4 secciones:
Cabinas
Sala de los equipos
Departamento de mantenimiento
Vitrinas

 Denominació n de puestos.
Digitadoras
Técnico
Cajera

 Salario.
Digitadorasn:150
Técnico:260
Cajera:160

 Capacitació n.(investigar)

 Conocimientos.
 Experiencia profesional.
 Antigü edad.
 Historial de trabajo.
 Índice de rotació n del personal.
 Programa de capacitació n (vigente y capacitació n dada en el ultimo añ o.)
F) Por ú ltimo, se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos
administrativos.
 Normas y Políticas.
 Planes de trabajo.
 Controles.
 Está ndares.
 Procedimientos.
 Opinió n del personal.
 La informació n nos servirá para determinar:
 Si la responsabilidades en la organizació n está n definidas adecuadamente.
 Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades.
 Si el control organizacional es el adecuado.
 Si se tienen lo objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y
está n bien definidas.
 Si existe la documentació n de las actividades, funciones y
responsabilidades.
 Si los puestos se encuentran definidos y señ aladas las responsabilidades.
 Si el aná lisis y descripció n de puestos está de acuerdo con el personal que
los ocupa.
 Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
 Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
 Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de la empresa.
 Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la
continuidad de la operació n o se cuentan con “indispensables” .
 Si se evalú an losd planes y se determinan las desviaciones.

ESTRUCTURA ORGANICA

Bases jurídicas (principalmente en el sector pú blico)

¿Se ajusta la estructura orgá nica actual a las disposiciones jurídicas vigentes?

No, ¿Por qué razó n? ___________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Cuá les son los ordenadores legales en que se sustenta la direcció n?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________

OBJETIVOS DE LA ESTRUCTURA

¿La estructura actual está encaminada a la consecució n de los objetivos del á rea?

Explique en qué forma.

_____________________________________________________________________________

¿Permite la estructura actual que se llevan a cabo con eficiencia

-las atribuciones encomendadas? SI NO

-Las funciones establecidas? SI NO

-Las distribuciones del trabajo? SI NO

- El control interno? SI NO

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cuá l es la razó n

NIVELES JERARQUICOS(es conveniente conocer los, niveles jerá rquicos para poder
evaluar si son los necesarios y si bien está n bien definidos.)

¿Los niveles jerá rquicos establecidos actualmente son necesarios y suficientes para el
desarrollo de las actividades del á rea? SI NO

¿Por qué o cuá les son sus recomendaciones?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

Permiten los niveles jerá rquicos actuales que se desarrollen adecuadamente la:

- Operació n SI NO
- Supervisió n SI NO
Los niveles actuales permiten que se tengan una á gil.
- Comunicació n ascendente SI NO
- Comunicació n descendente SI NO
- Toma de decisiones SI NO

Si algunas de las respuestas es negativa, explique cual es la razó n

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

Se considera que algunas á reas deberían tener:

- Mayor jerarquía? SI NO
- Menor jerarquía? SI NO

Por qué razó n:

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

DEPARTAMENTALIZACIÒN

¿Se considera adecuados los departamentos, á reas y oficinas el que esta dividida
actualmente la estructura de la direcció n? SI NO
No, ¿Por qué razó n:?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿El á rea y sus subareas tienen delimitadas con claridad sus responsabilidades?

SI NO

NO, ¿Qué efectos provoca esta situació n?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

PUESTOS (Se debe tener cuidado de que estén bien definidas las funciones de cada
puesto, ya que desafortunadamente existen mucha confusió n en los nombres que se dan a
los puestos dentro del medio de la informá tica).

¿Los puestos actuales son adecuados a las necesidades que tiene el á rea para llevar a cavo
sus funciones?

SI NO

No, ¿Por qué razó n: ?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿El nú mero de empleados que trabajan actualmente es adecuado para cumplir las
funciones encomendadas?

SI NO

Solicite el manual de descripció n de puestos de:

Aná lisis

Programació n

Técnicos

Operació n

Captura

Direcció n

Administrativos

Otros

NOTA (de la pregunta anterior). Pida la plantilla de personal.

Especifique el nú mero de personas que reportan a las personas que a su vez reportan a
cada puesto.

- Director
- Subdirector
- Jefes de departamentos
- Jefes de secció n
- Jefes de á rea

¿El nú mero de personas es el adecuado en cada uno de los puestos? SI NO

¿Por qué?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

No, ¿cuá l es el nú mero de personal que consideraría adecuado (señ ale el puesto o los
puestos)?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

EXPECTATIVAS (dentro de las expectativas se pueden detectar, en algunas ocasiones,

deficiencias y frustraciones de las personas).

¿Considera que debe revisarse la estructura actual, a fin de hacerla má s eficiente?

SI NO

Si, ¿por qué razó n?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Cuá l es la estructura que propondría?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

De realizar una modificació n a la estructura, ¿cuá ndo considera que debería hacerse?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

AUTORIDAD

¿Se encuentra definida adecuadamente la línea de autoridad? SI NO

No, ¿por qué razó n?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________
¿Su autoridad va de acuerdo a su responsabilidad? SI NO

No, ¿por qué razó n?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿En su á rea se ha presentado conflictos por el ejercicio de la autoridad?

SI NO

Si, explique en qué casos

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Existe en el á rea algú n sistema de sugerencias y quejas por parte del personal?

SI NO

FUNCIONES (las funciones en informá tica pueden diferir de un organismo a otro, aunque
se designen con el mismo nombre; por ejemplo, la funció n del programador en una
organizació n puede ser diferente en otra organizació n).

EXISTENCIA

¿Se han establecido funciones del á rea? SI NO

¿Por qué no?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Las funciones está n de acuerdo con las atribuciones legales? SI NO

¿Por qué no está n de acuerdo?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

Sugerencias

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Está n por escrito en algú n documento las funciones del á rea? SI NO

¿Cuá l es la causa de que no estén por escrito?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Cuá l es la forma de darlas a conocer?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Quién elaboró las funciones?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Participo el á rea en su formulació n?

¿Por qué causas no participó ?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

¿Quién las autorizó o aprobó ?

________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________

COINCIDENCIAS (se debe tener cuidado en que se conozcan las funciones del á rea).

¿Las funciones está n encaminadas a la consecució n de los objetivos institucionales e

internos?

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

Sugerencias

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Las funciones del á rea está n acordes al reglamento interior? SI NO

No, ¿En que considera que difieran?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿A qué nivel se conocen las funciones del á rea?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Conocen otras á reas las funciones del á rea? SI NO

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Considera que se deben dar a conocer? SI NO

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

ADECUADAS (debemos tener cuidado ya que en esta á rea podemos detectar malestares
del personal debido a que como las funciones no son adecuadas a las necesidades, pueden
existir problemas de definició n de funciones o bien de cargas de trabajo).

¿Son adecuadas a la realidad de las funciones? SI

NO

¿Por qué no son adecuadas?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Son adecuadas a las necesidades actuales? SI NO

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Cuá les son sus principales limitaciones?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Sugerencias

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Está n adecuadas a las cargas de trabajo? SI NO

¿Existen conflictos por las cargas de trabajo desequilibradas? SI NO

¿De qué tipo?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________
¿Se tiene contemplada la desconcentració n? SI NO

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Có mo afecta la desconcentració n a las funciones?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Qué funciones se van a desconcentrar?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Participó la direcció n de informá tica en su elaboració n?

SI NO

¿Por qué no?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

CUMPLIMIENTO (esta secció n nos sirve para evaluar el grado de cumplimiento de las
funciones).

¿Está n delimitadas las funciones? SI NO

¿A nivel de departamento? ¿A nivel de puesto?

No, ¿por qué?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Las actividades que realiza son acordes a las funciones que tiene asignadas?

SI NO

No, ¿qué tipo de actividades realiza que no está n acordes a las funciones asignadas?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________
¿Cuá l es la causa?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Quién las ordena?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Las actividades que realiza actualmente cumplen en su totalidad con las funciones
conferidas?

No, ¿cuá l es su grado de cumplimiento?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

La falta de cumplimiento de sus funciones es por:

Falta de personal

Personal no capacitado

Cargas de trabajo excesivas

Porque realiza otras actividades

La forma en que las ordena

¿Cuá les funciones realiza en forma:

Perió dica?

_____________________________________________________________________________

Eventual?

_____________________________________________________________________________

Sistemá tica? __________________________________________________________________

Otras? _______________________________________________________________________

¿Tienen programas y tareas encomendadas? SI NO

No, ¿por qué?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________
¿Permiten cumplir con los programas y tareas encomendadas (necesidades de operació n)?

SI NO

No, ¿Por qué causa?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Quién es el responsable de ordenar que se ejecuten las actividades?

_____________________________________________________________________________

En caso de realizar otras actividades, ¿Quién las ordena y autoriza?

_____________________________________________________________________________

En caso de no encontrarse el jefe inmediato, ¿Quién puede realizar?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

APOYOS

¿para cumplir con sus funciones requiere de apoyos de otras aéreas?

SI NO

SI, ¿de qué tipo?

_____________________________________________________________________________

¿Cuá l es el á rea que proporciona el apoyo?

¿Se le proporcionan con oportunidad? SI NO

No, ¿Qué le ocasiona?

_____________________________________________________________________________

No, ¿Có mo resuelve esa falta de apoyo ?

_____________________________________________________________________________

¿Con que frecuencia lo solicita?

_____________________________________________________________________________
Para cumplir con sus funciones, ¿proporciona apoyo a otras aéreas? SI NO

Si, ¿Qué tipo de apoyo proporciona?

¿A cuantas á reas?______________________________________________________________

¿Cuá les son? __________________________________________________________________

DUPLICIDAD

¿Existe duplicidad de funciones en la misma á rea? SI NO

Si, ¿Qué conflictos ocasiona y cuales funciones?______________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Existe duplicidad de funciones en otras á reas ?

Si, ¿Cuá les y donde ?_____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Qué conflicto ocasiona?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿La duplicidad de funciones se debe a que el á rea no puede realizarla? SI NO

SI, ¿Cuá l es la razó n?____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

No, ¿Cuá l es su opinió n al respecto?________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Se pueden eliminar funciones? SI NO

Si, ¿Cuá les? ___________________________________________________________________

¿Se pueden transferir funciones? SI NO

Si, ¿cuá les y donde? _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Permite de duplicidad que se dé el control interno? SI NO

No, ¿Por qué ?_________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

2.3 OBJETIVOS (uno de los posibles problemas o descontentos que puede tener el
personal es el desconocimiento de los objetivos de la organizació n, lo cual puede ser
debido a una falta de definició n de los objetivos y provoca que no se pueda tener una
plantació n adecuada).

2.3.1 EXISTENCIA

¿Se han establecido objetivos para el á rea?

SÍ NO

¿Quién los estableció ? ______________________________________________________________________________

¿Cuá l fue el método para el establecimiento de los objetivos?

________________________________________________________________________________________________________

¿Participó el á rea en su establecimiento? SÍ NO

¿Cuá les fueron las principales razones de la selecció n de los objetivos?

________________________________________________________________________________________________________

¿Los objetivos establecidos son congruentes con:

Los de la-direcció n? SI NO
Los de la subdirecció n? SI NO
Los del departamento/oficina? SI NO
Los de otros departamentos/oficinas? SI NO

¿Por qué no se han establecido objetivos para el á rea?

________________________________________________________________________________________________________

¿Nadie le exige establecerlos? SI NO

¿Considera importante que se establezcan? SI NO

¿Es responsabilidad de otra á rea establecer los objetivos? SI NO

¿Cuá l? ________________________________________________________________________________________________

¿De qué manera planea el trabajo del á rea? ____________________________________________________

¿Có mo afecta la operació n del á rea el no tener establecidos los objetivos?

________________________________________________________________________________________________________
2.3.2 FORMALES

¿Se han definido por escrito los objetivos del area? SI NO

¿En qué documento? (recabar)____________________________________________________________________

¿Por qué no está n definidos por escrito?__________________________________________________________

¿Qué problemas se han derivado de esta situació n?_____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

CONOCIMIENTO

¿Se han dado a conocer los objetivos? SI NO

¿A quién se ha dado a conocer?____________________________________________________________________

¿Quién mas debería conocerlos?___________________________________________________________________

¿Qué método se ha utilizado para dar a conocer los objetivos?_________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Por qué no se han dado a conocer los objetivos?______________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Considera importante que los conozca el personal? SI NO

¿Có mo afecta la operació n del á rea el hecho de que los objetivos no se hayan dado a
conocer o que su conocimiento sea parcial?______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

2.3.3 ADECUADOS

¿Abarcan los objetivos toda la operació n del area? SI NO

¿Qué aspectos no se cubren?_______________________________________________________________________

¿Los objetivos son claros y precisos? SI NO

¿Son realistas? SI NO

¿Se pueden alcanzar? SI NO

¿Por qué?___________________________________________________________________________________________

¿Está n de acuerdo con las funciones del á rea? SI NO

¿Señ alan cuales son las realizaciones esperadas? SI NO

¿Son congruentes con los objetivos institucionales? SI NO

¿Sirven de guía al personal? SI NO

¿Sirven para motivar al personal? SI NO

¿Se han establecido para el corto, mediano y largo plazo? SI NO

¿Qué adecuaciones puede sugerir para los objetivos actuales?_________________________________

________________________________________________________________________________________________________

2.3.4 CUMPLIMIENTO

¿En qué grado se cumplen los objetivos?__________________________________________________________

¿Existen mecanismos para conocer el grado de cumplimiento de los objetivos?

SI NO

Si, ¿Cuá les?___________________________________________________________________________________________

No, ¿de qué manera se establece el grado de cumplimiento?____________________________________

¿Se elabora algú n reporte sobre el grado de avance en el cumplimiento de los objetivos?

SI NO

¿Para quién y con qué frecuencia? (recabar)_____________________________________________________

¿Quién alabora este reporte?_______________________________________________________________________

¿Qué se hace en caso de desviació n en el cumplimiento de los objetivos?_____________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Qué sugerencia puede hacer para lograr el cumplimiento total de los objetivos?

________________________________________________________________________________________________________

2.3.5 ACTUALIZACIÓN

¿Se revisan los objetivos? SI NO

¿Por sistema?________________________________________________________________________________________

¿Quién revisa los objetivos?________________________________________________________________________

¿De qué manera se lleva a cabo la revisió n?______________________________________________________

¿Participa el á rea en la actualizació n de los objetivos? SI NO

¿Cuá ndo se hizo la ú ltima revisió n de los objetivos?_____________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________

¿De qué manera se incorporan las modificaciones derivadas de las revisiones?

________________________________________________________________________________________________________

¿Por qué no se revisan los objetivos?______________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Qué sugerencias tiene para que la actualizació n de los objetivos sea má s eficaz?

________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________

2.4 ANALISIS DE ORGANIZACIONES

Dentro de la estructura organizacional de la direcció n de informá tica no existe una

evaluació n concreta y aceptada de las funciones de informá tica. Las funciones que en una
organizació n son consideradas como de programadores en otra pueden ser de analista o
de analista programador, y en algunas organizaciones se han divido ciertas funciones con
diferentes niveles; por ejemplo, programador I, programador II, programador III.

Esto ha dado por resultado, que al no existir una definició n clara de los niveles, funciones y
conocimientos se haya tomado para que las personas se designen con el titulo que ellos
consideren pertinente; por ejemplo, ingeniero en sistemas (sin haber obtenido el grado),
analista de sistema o bien que en algunos países existen escuelas que confieran grados
académicos que no son reconocidos oficialmente. Al analizar las organizaciones debemos
tener muy en cuenta si está n definidas las funciones y la forma de evaluar a las personas
que ingresan a los diferentes niveles de la organizació n.

Si no existe un organigrama en la organizació n, el auditor debe elaborar uno que muestre

el actual plan de organizació n, ya que facilita el estudio y da una imagen general de la
organizació n.

Criterios para analizar organigramas:

a) Agrupar funciones similares y relacionarlas entre si.

b) Agrupar funciones que sean compatibles.
c) Localizar la actividad cerca de la funció n a la que sirva.
d) Localizar la actividad cerca o dentro de la funció n mejor preparada para realizarla.
e) No asignar la misma funció n a dos personas o entidades diferentes.
f) Separar las funciones de control y aquellas que será n objeto del mismo.
g) Ningú n puesto debe tener dos o má s líneas de dependencia jerá rquica.
h) El tramo de control no debe ser exagerado, ni muy numerosos los niveles de
jerá rquicos.
Cuando se estudia la estructura orgá nica es importante hacer algunas anotaciones sobre
las tareas asignadas a cada puesto y responder las siguientes preguntas.

¿Existen líneas de autoridad justificadas?

¿Hay una extralimitació n de funciones?

¿Hay demasiada supervisió n de funcionarios?

¿Es excesiva la supervisió n en general?

¿Hay agrupaciones iló gicas en las unidades?

¿Hay uniformidad en las asignaciones?

3. EVALUACIÓ N DE LOS RECURSOS HUMANOS

Se deberá obtener informació n sobre la situació n del personal del á rea, para lo cual se
puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyecció n de recursos humanos.

Se presenta un ejemplo de cuestionario para obtener informació n sobre los siguientes

aspectos:

 Desempeñ o y comportamiento
 Condiciones de trabajo
 Ambiente
 Organizació n en el trabajo
 Desarrollo y motivació n
 Capacitació n
 Supervisió n

3.1 DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO

¿Es suficiente el nú mero de personal para el desarrollo de las funciones del á rea?

SI NO

¿Se deja de realizar alguna actividad por falta de personal? SI NO

¿Está capacitado el personal para realizar con eficacia sus funciones? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿Es eficaz en el cumplimiento de sus funciones? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿Es adecuada la calidad de trabajo del personal? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿Es frecuente la repetició n de los trabajos encomendados? SI NO

¿El personal es discreto en el manejo de informació n confidencial? SI NO

NO, repercusiones__________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

En general, ¿acata el personal las políticas, sistemas y procedimientos establecidos?

SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿Alguna de las situaciones anteriores provoca un desequilibrio de las cargas de trabajo?

SI NO

Si, ¿que se hace al respecto?_____________________________________________________________________

¿Respeta el personal la autoridad establecida? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿Existe cooperació n por parte del personal para la realizació n del trabajo? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

¿El personal tiene afá n de superació n? SI NO

¿Presenta el personal sugerencias para mejorar el desempeñ o actual? SI NO

¿Có mo considera las sugerencias?_____________________________________________________________

¿Qué tratamiento se les da?__________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Se toman en cuenta las sugerencias de los empleados? SI NO

¿En que forma?________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

¿Có mo se les da repuesta a las sugerencias?__________________________________________________

3.2 CAPACITACIÓN (uno de los puntos que se deben evaluar con má s detalle dentro del
á rea de informá tica es la capacitació n; esto se debe al proceso cambiante y al desarrollo de
nuevas tecnologías en el á rea).
Los programas de capacitació n incluyen al personal de:

Direcció n ()

Aná lisis ()

Programació n ()

Operació n ()

Administració n ()

Captura ()

Otros (especifique) ()

¿Se han identificado las necesidades actuales y futuras de capacitació n del personal del
á rea? SI NO

¿Por qué no?_________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

¿Se desarrollan programas de capacitació n para el personal del á rea? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

¿Apoya la superioridad la realizació n de estos programas? SI NO

¿Se evalú an los resultados de los programas de capacitació n? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________

Solicite el plan de capacitació n para el presente añ o.

_________________________________________________________________________________________________

3.3 SUPERVISIÓN

¿Có mo se lleva a cabo la supervisió n del personal?____________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

¿Por qué no se realiza?__________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________
¿Có mo se controlan el ausentismo y los retardos del personal?

________________________________________________________________________________________________

¿Por qué no se llevan controles?_______________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

¿Có mo se evalú a el desempeñ o del personal?_________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

¿Por qué no se evalua?_________________________________________________________________________

¿Cuá l es la finalidad de la evaluació n del personal?___________________________________________

________________________________________________________________________________________________

3.4 LIMITANTES

¿Cuá les son los principales factores internos que limitan el desempeñ o del personal?_______

_________________________________________________________________________________________________

¿Cuá les son los principales factores externos que limitan el desempeñ o del personal del
á rea ?___________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

¿Cuá l es el índice de rotació n de personal en:

Aná lisis ()
Operació n ()
Administració n ()
Captura ()
Programació n ()
Direcció n ()
Técnicos ()
Otros(especifique) ()

En términos generales, ¿se adapta el personal al mejoramiento administrativo (resistencia

al cambio)? SI NO

¿Cuá l es el grado de disciplina del personal?__________________________________________________

¿Cuá l es el grado de asistencia y puntualidad del personal?

_______________________________________________________________________________________________________

¿Existe una política uniforme y consistente para sancionar la disciplina del personal?
 SI NO

¿Se lleva efecto esta política? SI NO

¿Puede el personal presentar quejas y/o problemas? SI NO

Si, ¿Có mo se soluciona?_____________________________________________________________________________

¿Otras á reas externas presentan quejas sobre la capacidad y/o atenció n del personal del
á rea? SI NO

Si, ¿Qué tratamiento se les da?_____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________

¿Có mo se otorgan los ascensos, promociones y aumentos salariales?

___________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

¿Có mo se controla las faltas y ausentismos?__________________________________________________

¿Cuá les son las principales causas de faltas y ausentismo?

________________________________________________________________________________________________

3.5 CONDICIONES DE TRABAJO (para poder trabajar se requiere que se tenga una
adecuada á rea de trabajo, con mayor razó n en un á rea donde se debe haber un trabajo de
investigació n e intelectual).

¿Conoce el reglamento interior de trabajo el personal del á rea? SI NO

¿Se apoyan en él para solucionar los conflictos laborales? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

¿Có mo son las relaciones laborales del á rea con el sindicato?

________________________________________________________________________________________________

¿Se presentan problemas con frecuencia? SI NO

Sí, ¿en qué aspectos?______________________________________________________________________________

¿Có mo se resuelven?__________________________________________________________________________
3.6 REMUNERACIONES (normalmente las personas está n inconformes con su
remuneració n; es importante evaluar que tan cierta es esta inconformidad o si está dada
por otros malestares pero son señ alados como inconformidad en las remuneraciones, o
bien puede deberse a que se desconoce como se evalú a a la persona para poder darle una
mejor remuneració n).

¿Está el personal adecuadamente remunerado con respecto a:

¿Trabajo desempeñ ado? SI NO

¿Puestos similares en otras organizaciones? SI NO

¿Puestos similares en otras á reas? SI NO

Sí, ¿Có mo repercute?__________________________________________________________________________

No, ¿Có mo repercute?__________________________________________________________________________

Conseguir informació n sobre los sueldos de los mismos niveles en otras organizaciones.

AMBIENTE (el ambiente en el á rea de informá tica principalmente en programació n es

muy importante para lograr un adecuado desarrollo).

¿El personal está integrado como grupo de trabajo? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

¿Cuá l es el grado de convivencia del personal?_________________________________________________

¿Có mo se provecha esto para mejorar el ambiente de trabajo?

_______________________________________________________________________________________________

¿Son adecuadas las condiciones ambientales con respecto a:

Espacio del á rea? SI NO

Iluminació n? SI NO
Ventilació n SI NO
Equipo de oficina? SI NO
Mobiliario? SI NO
Ruido? SI NO
Limpieza y/o aseo? SI NO
Instalaciones sanitarias? SI NO
Instalaciones de comunicació n? SI NO

3.7 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

¿Participa en la selecció n del personal? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

¿Qué repercusiones tiene?____________________________________________________________________

¿Se prevén las necesidades de personal con anterioridad?

¿En cantidad? SI NO

¿En calidad? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

¿Está prevista la sustitució n del personal clave? SI NO

No, ¿Por qué?_________________________________________________________________________________

3.8 DESARROLLO Y MOTIVACIÓN

¿Có mo se lleva a cabo la introducció n y el desarrollo del personal del á rea?

________________________________________________________________________________________________________
¿Por qué no se realiza?______________________________________________________________________________

¿Có mo se realiza la motivació n del personal del á rea?

____________________________________________________________________________________________________

¿Có mo se estimula y se recompensa al personal del á rea?

________________________________________________________________________________________________

¿Existe oportunidad de ascensos y promociones? SI NO

¿Qué política hay al respecto?_________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

4. ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE INFORMÁ TICA

Se deberá n efectuar entrevistas con el personal de procesamiento de datos, para lo cual
pueden entrevistarse a un grupo de personas elegidas y señ alara ademá s que quienes
deseen externar sus opiniones lo podrá n hacer en determinado lugar y hora (en algunos
casos es conveniente señ alar un nú mero telefó nico para poder hacer fuera de la direcció n
de informá tica y hay que solicitar que las opiniones sean debidamente fundamentada).

Ello nos servirá para determinar:

 1. Grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa.
2. Grado de cumplimiento de las políticas y los procedimientos administrativos.
3. Satisfacció n e insatisfacció n.
4. Capacitació n.
5. Observaciones generales.

GUIA DE ENTREVISTA

1. Nombre del puesto

2. Puesto del jefe inmediato
3. Puestos a que reporta
4. Puestos de las personas que reportan al entrevistado
5. Nú mero de personas que reportan al entrevistado
6. Describa brevemente las actividades diarias de su puesto
7. Actividades perió dicas
8. Actividades eventuales
9. ¿Con que manuales cuenta para el desempeñ o de su puesto?
10. ¿Cuá les políticas se tienen establecidas para el puesto?
11. Señ ale las lagunas que considere que existen en la organizació n
12. En caso de que el entrevistado mencione cargas de trabajo, ¿Có mo las
establece?
13. ¿Có mo las controla?
14. ¿Có mo se deciden las políticas que han de implementarse?
15. ¿Có mo recibe las instrucciones de los trabajos encomendados?
16. ¿Con que frecuencia recibe capacitació n y de qué tipo?
17. ¿Sobre qué tema le gustaría recibir capacitació n?
18. Mencione la capacitació n obtenida y dad a su personal durante el ú ltimo
añ o
19. Observaciones

NOTA: En caso de que sea una entrevista solicitada por el personal de informá tica,
tiene que ser confidencial y no podrá n solicitarse las preguntas iníciales. El
entrevistado deber hablar abiertamente fundamentado sus opiniones y
comentarios.