2.

4 METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBSTANTIF TRANSAKSI
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik
untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan, serta
meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait serta catatan penggajian
biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif umum dari perusahaan ke
perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa pemrograman dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidaklah sulit bagi
perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia,
besarnya transaksi relatif homogen dan jumlah rupiah kecil untuk tenaga kerja dan pegawai kantor.
Transaksi yang sedikit tetapi waktu terjadi dan jumlah rupiah yang konsisten untuk para eksekutif.
Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian.
Kadang-kadang, terjadi penyimpangan pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji
moneter (kesalahan rupiah) dalam penyajian bisa dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau
ketika merespons keluhan karyawan. Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat
material.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang
sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia. Pengujian-
pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang independen, seperti
konfirmasi untuk memeriksa saldo gaji/utang, untuk memverifikasi utang PPh karyawan, utang biaya
PPh karyawawan, dan akun neraca lainnya. Selain itu kebanyakan audit jumlah saldo akun umumnya
kecil dan bisa di verifikasi dengan mudah.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang
sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak bersifat
ekstensif/tidak dilakukan secara luas. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang
rendah atau minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban,
disebabkan karena tiga alasan berikut:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
 menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran.
MEMAHAMI PENGENDALIAN INTERNAL – SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA.
Untuk memahami pengendalian internal siklus penggajian dan personalia, hal-hal yang harus
kita pahami adalah:
 Pengendalian internal bervariasi antar perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi signifikan, dan kelemahan yang material dari
perusahaan.
 Pengendalian yang digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian
harus diuji dengan pengujian pengendalian.
 Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas
pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan
pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
 Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang
dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh penggajian terhadap persediaan.
 Pengujian pengendalian dan pengujian substantif akan digabungkan jika memungkinkan, dan
dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit formal
kinerja.
1. Pengendalian Kunci
Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan
pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen
dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan
karyawan atau menghapus karyawan), dan terpisah dalam pembuatan daftar gaji dari
penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani kepada karyawan.
b. Otorisasi yang tepat
Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta penetapan potongan.
Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur.
Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu
waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan yang dibayar dengan gaji tetap bulanan.
Untuk karyawan lain yang dibayar menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya,
diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan,
dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.
d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan
Akses ke check gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Check harus
ditandatangani oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan
oleh seseorang yang independen dari fungsi pembuatan daftar penggajian dan pencatatan waktu.
Setiap check yang tidak dicairkan oleh pegawai harus langsung disetor kembali. Jika check
ditandatangani oleh mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
e. Pengecekan yang independen terhadap kinerja
Verifikasi terhadap penghitungan penggajian harus independen termasuk melakukan
pembanding batch hotel dengan laporan ikhtisar. Seorang dari anggota manajemen atau
karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau jumlah yang
tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur memengaruhi penilaian persediaan, atau jika
akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian memadai
untuk menghitung memverifikasi pembebanan yang tepat.
2. Pemotongan Pajak PPh 21 dan Pembayaran ke Kas Negara
Dalam hal pajak pada perusahaan, perlu diperhatikan pada pajak penghasilan dan
pemotongan pajak lainnya. Jumlahnya seringkali material maupun karena kewajiban potensial
akibat lalai menyerahkan formulir pajak tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.
Auditor sebagai pengendalian internal juga harus memahami bagaimana perusahaan memotong
penghasilan berdasarkan pemotongan pajak PPh 21.
a. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu
Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak atas
penghasilan kotor karyawan. Pengujian tersebut termasuk potongan pajak PPh 21, iuran
pensiun, JHT, JKK, potongan asuransi, dan iuran serikat kerja, dll. Pertama-tama, auditor harus
tau aturan pajak nya yang mewajibkan klien yang berdasarkan undang undang dan aturan
turunannya, termasuk perjanjian kerja karyawan. Setelah itu, auditor dapat dengan mudah untuk
menentukan apakah klien telah melakukan penyetoran dengan jumlah benar dan tepat waktu
dengan membandingkannya dengan pengeluaran kas atas catatan penggajian.
3. Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian
Auditor seringkali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian memengaruhi
secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya
transaksi yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau penipuan jumlah jam kerja.
a. Hubungan antara penggajian dengan penilaian persediaan.
Apabila dalam persediaan, gaji merupakan bagian yang signifikan yang sering dijumpai
dalam perusahaan manufaktur/konstruksi, penggolongan akun penggajian bisa berpengaruh
secara material terhadap penilaian aset (barang dalam proses, barang jadi, dan konstruksi dalam
proses). Contoh : Pembebanan biaya overhead ke persediaan pada tanggal neraca bisa lebih saji
apabila gaji para pegawai pada bagian administrasi, secara tidak sengaja atau disengaja, telah
memperlakukan sebagai biaya produksi tak langsung (overhead). Dalam penilaian persediaan
akan terpengaruh apabila biaya tenaga kerja langsung seorang pegawai mengalami kekeliruan
yang dibebankan pada job atau proses yang tidak sesuai.
Apabila biaya tenaga kerja merupakan bagian yang material dalam penilaian persediaan,
auditor harus menekan pengujian pengendalian pada ketepatan penggolongan transaksi
penggajian yang dimana konsistensi dari periode ke periode sangat penting dan bisa diuji
dengan menelusur kartu jam kerja dari seorang pekerja yang telah bekerja untuk suatu proses ke
catatan akuntansi yang memengaruhi penilaian persediaan. Contoh: Apabila pendapatan
seorang karyawan dalam seminggu harus didistribusikan pada job individual, maka pengujian
yang akan bermanfaat dengan menelusur catatan jam kerja dari sejumlah karyawan ke catatan
biaya pada setiap job untuk memastikan bahwa semua telah dicatat.
b. Pengujian atas karyawan yang tidak ada (fiktif)
Pendistribusian gaji kepada karyawan fiktif sering terjadi sebagai akibat yang tetap
dicantumkannya pegawai yang telah berhenti bekerja (pensiun/diberhentikan) dalam daftar gaji.
Biasanya yang melakukan kesalahan ini adalah petugas pembuat daftar gaji, mandor, rekan
karyawan, atau mantan karyawan itu sendiri. Contoh: Mandor dapat menyetujui absen kerja
karyawan di lapangan pada akhir periode. Jika mandor meneruskan absen itu ke bagian
penggajian, maka akan terjadi pembebanan/penggelapan gaji berlebih. Untuk mendeteksi hal
itu, auditor dapat meng-cross check nama yang tercantum dalam absen dengan catatan lainnya
pegawai untuk menguji kebenaran tanda tangan persetujuan pembayaran dan tandatangan
penerimanya. Untuk menguji karyawan yang tidak ada (fiktif), auditor dapat menguji transaksi
jurnal penggajian ke bagian catatan pada bagian SDM untuk menguji apakah karyawan
tersebut benar benar ada pada periode yang diaudit.
 Untuk mengetahui bahwa karyawan yang telah berhenti ditangani dengan layak adalah
memilih beberapa file karyawan tersebut pada tahun berjalan dari bagian personalia untuk
menentukan apakah karyawan tersebut telah diberikan pembayaran terakhir secara tepat
(pesangon, gaji terakhir, dll) sesuai peraturan yang berlaku. Jika karyawan telah berhenti namun
masih digaji terus, maka dapat di cek dengan memeriksa catatan penggajian periode periode
selanjutnya. Namun metode ini tidak efektif bila bagian SDM tidak diberitahu informasi jika
karyawan tersebut telah berhenti.
c. Pengujian atas kecurangan waktu
Seringkali terjadi jika karyawan melaporkan jam kerjanya lebih banyak daripada
sebenarnya. Karena kurang bukti, auditor cukup sulit dalam mengungkapkan jam kerja yang
tidak benar tersebut. Salah satu caranya adalah merekonsiliasi antara total jam kerja yang
dibayar sesuai dengan daftar gaji dengan catatan independen mengenai jam kerja yang
sebenarnya terjadi. Contohnya dengan mengamati catatan jam kerja yang terdapat di bagian
produksi. Perangkat lunak audit dapat digunakan dalam menguji kewajaran jam kerja/jumlah
pembayaran kepada setiap karyawan dan jumlah tidak normal yang terverifikasi yang diuji lebih
lanjut.