Manual Logistik PMI
Manual Logistik PMI
MANUAL LOGISTIK
membina dan mengembangkan serta
memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara
nasional maupun secara lokal di wilayah
9 789793 675176
masing-masing.
PALANG MERAH INDONESIA
Didukung oleh:
2007
Judul buku:
MANUAL LOGISTIK
Manual Pengelolaan Logistik PMI ini merupakan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina
dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara
lokal di wilayah masing-masing.
Penyusun :
Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Rukman (Ka. Sub. Div PB bid. Response/MP PMI)
Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) l Karen Blanken (NLC Logistik Konsultan/NLRC)
Fachry N.S (IFRC DM Officer Indonesia/IFRC) l Lidia (IFRC Logistik Officer Indonesia)
Arif S. (Outsourcing Keuangan Tsunami/MP PMI) l Trisna (PMI Logistik Fasilitator/PMI DKI)
M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)
Penerbit :
Palang Merah Indonesia (PMI)
Didukung :
Palang Merah Denmark (DRC)
Copyright Ó 2007
All right reserved
Cetakan 1, Desember 2007
ISBN : 978-979-3675-17-9
Kata Pengantar
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah
tersusun sebuah Manual tentang ” Pengelolaan Logistik ” yang sesuai dengan
Standard Palang Merah. Manual pengelolaan Logistik Ini adalah suatu langkah
maju dalam melakukan pembenahan Organisasi di Bidang Logistik seperti yang
diamanatkan dalam Garis-garis Kebijakan dan Rencana Strategi PMI th. 2004 –
2009.
Kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan Manual
Pengelolaan Logistik ini, kami mengucapkan terima kasih
Harapan kami agar Pedoman Manual Pengelolaan Logistik PMI ini dapat
diimplementasikan secara konsekuen, walaupun kami menyadari bahwa dalam
upaya optimalisasi fungsi Logistik ini, buku Manual ini masih akan terus
membutuhkan perbaikan. Untuk itu saran dan masukan yang relevan dan
proporsional akan menunjang terwujudnya pengembangan fungsi Logistik PMI di
masa yang akan datang sangat kami harapkan.
Pengurus Pusat
Sekretaris Jenderal
Iyang D. Sukandar
iv
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Halaman
PENDAHULUAN .......................................................................2
1.1 Pendahuluan...........................................................5
4.2 Pelaporan.............................................................34
PENUTUP ............................................................................38
vi
Manual logistik
Palang Merah Indonesia
Pendahuluan l
Logistik Tanggap Darurat l
Logistik Reguler
Pendahuluan
Palang Merah Indonesia (PMI) merupakan sebuah organisasi kemanusiaan yang
didirikan berdasarkan Keputusan Presiden No. 25 tahun 1950 dan Keputusan
Presiden No. 246 tahun 1963. Dalam perkembangannya, PMI mengalami
perkembangan yang pesat dalam melaksanakan tugas-tugas kepalangmerahan
khususnya dalam hal pemberian bantuan kepada masyarakat yang terkena
dampak dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Hal ini
merupakan sebuah kepercayaan yang besar yang diberikan oleh masyarakat baik
masyarakat nasional maupun internasional terhadap keberadaan PMI.
Berikut ini dijelaskan tentang maksud dari kedua jenis logistik itu.
Gudang Pusat dan gudang Regional serta Gudang Tanggap Darurat akan terus
dipantau oleh Divisi Logistik Kantor Pusat PMI.
2
Pendahuluan
Logistik Reguler
Markas Pusat, Daerah dan Cabang melaksanakan proses logistik reguler sesuai
dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Markas Pusat tidak
mempunyai fungsi pemantauan langsung untuk kegiatan logistik reguler di
Daerah dan Cabang. Keharusan melapor oleh Daerah dan Cabang kepada Markas
Pusat dijelaskan dalam prosedur itu dan didasarkan pada “Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga PMI”. Setiap waktu, Logistik Markas Pusat akan
memantau semua proses logistik yang terjadi sesuai dengan prosedur dalam
Manual Logistik ini.
Bagi Daerah atau Cabang yang tidak memiliki Gudang Regional atau Gudang
Tanggap Darurat dapat juga menggunakan panduan ini sebagai pedoman dalam
melakukan aktivitas logistik.
Dalam Panduan ini tidak membahas tentang Panduan sistem pengadaan barang
dan jasa. Pengadaan Barang dan Jasa dijelaskan dalam dokumen terpisah
berdasarkan "Surat Keputusan Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia Nomor
046/KEP/PP/PMI/IV/2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa untuk Kantor Pusat Palang Merah Indonesia"
BAB 1
Pendahuluan l
Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat
1.1. Pendahuluan
Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi
menjadi dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler.
Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi
·
Logistik MARKAS PUSAT PMI.
Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan
·
jasa berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral,
gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
6
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
·
kebutuhan Gudang Regional/Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
·
kebutuhan Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
Keterangan tambahan:
Bila diperlukan, dalam kondisi darurat/bencana, PMI dapat membentuk tim khusus
logistik untuk menyiapkan dan melaksanakan kegiatan logistik di daerah yang
terkena bencana, termasuk pendirian gudang. Berdasarkan hal tersebut, Markas
Pusat mempunyai daftar petugas logistik yang memiliki kapasitas di bidang logistik
di seluruh Indonesia, yang sewaktu-waktu dapat dikirim ke daerah bencana. Divisi
PB MARKAS PUSAT akan mengkoordinir mobilisasi dan dalam kegiatannya akan
dikoordinir oleh Divisi Logistik.
8
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
Keterangan:
Cabang-cabang mengirim laporan kepada Daerah tiap semester (dua kali setahun).
Daerah-daerah harus mengirim laporan minimal sekali setahun kepada MARKAS
PUSAT PMI (berdasarkan AD / ART PMI).
Lihat isi laporan Bab IV.
Susunan organisasi pada Divisi Logistik MARKAS PUSAT , Daerah, Cabang, Gudang
Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat mungkin berbeda, hal ini
didasari oleh besarnya tanggung jawab pergudangan yang ada, namun peran-
peran logistik yang ada memiliki pemahaman yang sama. Pada gudang yang
berukuran kecil, berbagai peran logistik yang ada dapat dilakukan oleh 1 orang.
Untuk Gudang Sentral, Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat,
pekerjaan yang dilakukan mungkin sedikit berbeda tetapi peran-peran logistik
yang ada berlaku sama.
Menerima barang.
o
Menyimpan barang.
o
Mengirim barang.
o
10
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
BAB 2
Pendahuluan l
Gudang/Tempat Penyimpanan
2.1. Pendahuluan
Bab ini menjelaskan bagaimana cara mengelola gudang secara teknis
(menerima, menyimpan dan mengirim). Barang-barang yang masuk dapat
diterima dari pemasok atau donor. Bila barang dari pemasok atau donor tanpa
angkutan maka perlu diusahakan angkutan agar barang dapat sampai di Gudang.
Angkutan harus diusahakan terkait dengan pengiriman barang
Logistik Darurat
Spesifikasi gudang Pusat, Regional dan Tanggap Darurat dijelaskan dalam
“Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia”.
Logistik reguler
Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari
Markas Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang
sendiri. Gudang - gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk
keadaan darurat.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan gudang adalah ukuran,
akses, kapasitas parkir, keamanan, ketersediaan sambungan telepon, aliran
listrik dan air. Hal yang harus menjadi pertimbangan adalah ketinggian atap,
kontruksi bangunan (lantai dan dinding), tersedianya tempat dan akses untuk
bongkar-muat, fasilitas peralatan forklift atau handlift, penerangan dan
temperatur dalam gudang. Sebagai contoh, tidak mungkin menyimpan obat-
obatan di tempat yang terlalu banyak cahaya matahari, dimana suhu tidak dapat
dikendalikan.
14
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Tim Pengadaan atau contact person dari pihak donor akan memberikan informasi
kepada Logistik, tembusan ke penanggung jawab gudang tentang:
·Tanggal barang yang akan diterima
·Asal-usul barang
·Jenis barang yang akan diterima
·Jumlah barang yang akan diterima
·Contoh barang yang dapat digunakan untuk pemeriksaan
·Informasi lain yang berkaitan dengan apa yang dibutuhkan untuk menyiapkan
proses penerimaan dan pemeriksaan barang
Ada kemungkinan angkutan perlu disediakan jika donor atau pemasok tidak
mengurus angkutan. Lihat butir 2.1.
16
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Pabean
Bila barang akan diterima dari seorang pemasok di luar negeri, urusan
·
kepabeanan barang tersebut harus dilakukan di tempat tujuan yang akan
mensyaratkan satu daftar dokumen-dokumen yang menyertai muatan dan
yang akan diterima oleh penerima sebelum pengiriman dilakukan. Daftar
dokumen-dokumen yang disyaratkan tersebut harus dicantumkan di dalam
kontrak. Secara umum, daftar tersebut berisi hal-hal sebagai berikut:
Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar untuk melindungi bahan makanan
yang disimpan .
Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui
·
keberadaan hama dan sejenisnya.
Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur
·
Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan
·
apakah upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum
Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan
·
makanan yang masih bagus kondisinya
Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan
·
Markas Pusat rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada
orang yang telah terlatih dalam hal itu.
18
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Jika ya
Jika Tidak
Dokumen-dokumen
Tergantung dari mana barang-barang tersebut datang (pemasok, donor, gudang
PMI), akan ada Waybill dan GDN yang menyertai barang atau hanya salah satu
dokumen tersebut. Tergantung pada banyaknya jumlah barang, GDN sebaiknya
dilampiri dengan Packing List.
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda dengan
format GDN yang biasa digunakan oleh PMI. (lihat lampiran F-7 tentang Nota
Pengiriman milik PMI)
Jika Tidak
Jika barang tidak sesuai dengan GDN/Waybill atau tidak sesuai dengan
penjelasan di dalam Kontrak, maka ketidakcocokan tersebut harus dinyatakan
pada GDN, Waybill dan GRN. Sebutkan jumlah dan keadaan barang yang
sebenarnya baru kemudian mendatangani dokumen tersebut.
Jika ya
20
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda Format
GDN yang digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7).
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka salinan-salinannya harus dikirimkan
kepada:
Warna putih (asli)
· : kembali kepada pengirim
Warna hijau
· : Penerima (gudang)
Warna biru
· : keuangan
Warna kuning
· : Bagian Logistik
Warna merah jambu : Pemohon (transporter)
·
Warna merah jambu : Pemohon (Requester)
·
Walaupun tembusan Waybill atau GDN sudah ada, GRN juga harus diisi oleh
Penanggung Jawab gudang. Pada GDN nilai barang yang diterima harus
disebutkan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut:
Dalam hal pengadaan/pembelian, nilai barang wajib diketahui oleh Unit
·
Pengadaan
Dalam hal sumbangan, akan ada faktur proforma yang menyertai barang-
·
barang tersebut, jika tidak terlampir dapat dimintakan ke donor
Jika kedua tindakan tidak memungkinkan, maka biarkan kosong (Divisi
·
Keuangan akan menentukan “taksiran terbaik”)
Unit Pengadaan dan Bagian Keuangan harus diberitahu jika barang-barang yang
diterima adalah barang-barang yang pesan. Bagian Keuangan harus diberitahu
tentang biaya apa pun yang harus dikeluarkan menyangkut penerimaan barang.
Pemohon harus diberitahu bahwa barang-barang yang dipesan telah tiba.
Divisi Keuangan hanya akan membayar tagihan jika telah menerima GRN asli
yang telah ditandatangani beserta fakturnya.
22
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
Manajer Gudang
Menyiapkan segala sesuatu untuk
menerima barang
ya
Tim penguji khusus Tentukan tim penguji Divisi Logistik
diperlukan?
tidak
Manajer Gudang
Cocokkan GDN/ tidak Catat ketidaksesuaian
Waybill dengan kontrak menyangkut GDN, Dokumen
(jika ada) Pengiriman (waybill), GRN
ya
Urus dokumen
Manajer Gudang
2.5. Penyimpanan
Input Barang yang diterima telah disetujui
Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak
ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara
“flexible” (tidak kaku).
- Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah
memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari
donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang
berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan
tingkat stok barang ini.
Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di
24
Pengelolaan Gudang dan Angkutan
- Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan
Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat
penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat
pengiriman (Waybill, Requsition Form, Goods Delivery Note)
- Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah
disebutkan dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi,
meter,pcs, box atau liter.
- Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut
harus diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan
bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya
harus dimasukkan informasi yang benar.
Data dari Stock Card harus dimasukkan ke dalam laporan stok (stock report)
<D-3>.
Selain panduan tersebut diatas, buku besar stok manual dapat digunakan,
menggunakan format yang sama.
Output Setiap barang yang ada di gudang memiliki Bin Card dan Stock Card
Setiap barang tercatat dalam stock report.
Penyimpanan Penanggung-jawab
Manajer Gudang
Letakkan barang di tempat
penyimpanan sesuai dengan
rencana penyimpanan
Manajer Gudang
Buat Bin Card dan Stock
Card
Manajer Gudang
Catat di dalam Stock Report
26
Pengelolaan Asset PMI
BAB 3
Pendahuluan l
Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan
3.1. Pendahuluan
Istilah asset PMI mengacu pada seluruh barang milik PMI seperti mobil
operasional, truk, ambulans, gedung kantor (Kantor Pusat, Daerah atau
Cabang), gudang, penyejuk ruangan, peralatan kantor termasuk koMarkas Pusat
uter, alat komunikasi. Asset PMI yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari
dan berumur lebih dari satu tahun, selanjutnya disebut dengan Asset atau Aktiva
Tetap, digolongkan atas:
Tanah
·
Bangunan
·
Kendaraan
·
Peralatan Kantor: perabotan, elektronik, komunikasi.
·
Pembelian aset PMI harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan dan
penerimaan. Untuk asset yang berasal dari donasi (in-kind donation), prosedur
pengadaan tidak berlaku, tetapi prosedur-prosedur tentang penerimaan tetap
berlaku.
Penting untuk membuat daftar secara berkala tentang kendaraan dan asset,
dimana digunakan, seberapa sering digunakan dan untuk keperluan apa, berapa
biaya operasionalnya, termasuk pemeliharaan.
28
Pengelolaan Aset PMI
Kendaraan yang ada di dalam armada harus selalu dalam kondisi standar. Ini
memungkinkan dilakukannya standarisasi biaya operasional kendaraan dan
menyederhanakan pengaturan servis. Setiap kendaraan (atau sebagian
kendaraan) harus diserahkan kepada pengemudi yang akan bertanggung jawab
atas kondisi kendaraan tersebut. Kendaraan harus senantiasa dalam keadaan
bersih dan rapi. Setiap kendaraan harus dilengkapi dengan alat pemadam
kebakaran dan kotak P3K. Seluruh kendaraan PMI sebaiknya dicat putih dan
diberi logo yang mengacu kepada “corporate identity”. Semua logo tersebut
harus dicopot jika kendaraan tersebut dipindah/ dijual/ dikembalikan.
Asuransi kendaraan
Divisi Logistik wajib memiliki sejumlah pengemudi yang layak pakai. Setiap
pengemudi harus lulus tes mengemudi (di PMI) sebelum diberi ijin untuk
mengemudi. Selain kontrak, para pengemudi juga harus menandatangani tata
tertib dan peraturan-peraturan pengemudi.
30
Pengelolaan Aset PMI
Semua kendaraan harus dalam kondisi layak jalan. Bila kendaraan harus
diperbaiki, maka Form Permohonan Pemeliharaan <F-9> harus diisi terlebih
dahulu. Form ini harus dikirimkan kepada Penanggungjawab transportasi.
Jadwal pemeliharaan
Kendaraan harus menjalani servis secara teratur sesuai dengan buku petunjuk
servis. Bengkel resmi harus digunakan untuk servis kendaraan. Hanya onderdil
asli yang boleh digunakan untuk servis dan pemeliharaan kendaraan, bila
kendaraan diasuransikan. Perusahaan asuransi bisa menolak untuk membayar
kerusakan yang diakibatkan oleh servis yang tidak resmi atau onderdil yang tidak
asli yang dipasang pada waktu pemeliharaan.
Jika salah satu aset harus diperbaiki, maka form laporan kerusakan <F-9> harus
diisi. Form ini harus dikirimkan kepada Divisi Logistik (kecuali untuk peralatan
TI, kepada bagian TI).
Divisi Logistik akan menggunakan form laporan kerusakan <F-9> untuk membuat
laporan pemeliharaan aset <D-11>.
Jadwal pemeliharaan
32
Pelaporan dan Pemantauan
BAB 4
Pendahuluan l
Pelaporan l
Pemantauan/Monitoring
4.1. Pendahuluan
Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas
pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan
barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang
didistribusikan kepada para penerima bantuan.
Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang
masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barang–barang tersebut
telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset
juga harus dipantau.
4.2. Pelaporan
Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan
keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat
secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat
berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik.
Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI
Pusat :
34
Pelaporan dan Pemantauan
Seluruh gudang
sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal
demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.
Kendaraan
Aset-aset
Gambaran menyangkut biaya operasional
Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan
memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara
aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada
dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.
36
Pelaporan dan Pemantauan
Penutup
Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk
meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah
maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat,
disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan
akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang
dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum.
Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki
usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat
dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat.
Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua
pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.
38
Lampiran Form dan Format
Manual Logistik
1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received
Note)
2. F-2 Bin card dan Stock card
3. D-3 Stock report
4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor
(ATK)
5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat
Tulis Kantor
7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan
8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note)
9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan
11. D-10 Document overview vehicles, usage and
maintenance
12. D-11 Document overview assets and maintenance
Attachment F-1:
Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto)
Weight for food items should be in gross or net wieghts
(14) (15)
1. BagianLogistik
2. PemohonBarang
3. Pengirim
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan / Kuning – Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)
Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
Cap/Stamp
(22) (23)
40
Lampiran
Attachment F-1:
Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ Gudang
PMI akan disertakan
GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh:
· Transporter / Jasa Pengiriman
· Penerima
Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiran
F-7)
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke:
· Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim
· Hijau : Penerima Barang (gudang)
· Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter)
· Kuning : Logistik
· Merah Muda : Pemohon
Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yang
tercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yang
panduannya telah disebarkan, contoh :
Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini :
0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun
Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalam
penulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparaf
serta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut.
Good Received Note
1. Nama dan lokasi penerimaan barang
2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang
3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN.
Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harus
disebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke
(misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornya
dan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim)
4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi)
5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang
6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas)
7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang
tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan
8. Satuan unit (yang terkecil)
9. Jumlah Satuan
10.Berat per satuan
11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11)
12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang)
13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salah
dengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan
tindakan yang telah dilakukan.
14.Nama Pemeriksa
15.Nama Jasa Pengiriman
16.Tandatangan Pengirim (pengemudi)
17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan
18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan
19.Tandatangan penerima barang
20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan
21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan di
Gudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/
Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untuk
membayar barang tersebut.
22.Stempel PMI
Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masing
lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.
Bin card
(1)
F.2 Nomor
(2)
No. Stock Card
(3)
BIN CARD No. Stack in warehouse
(5) (7)
SATUAN / Unit Dos. Per dos @ 8 Kg Item code
Tanggal Dari / kpd No. Nota pengiriman / Terima Keluar Sisa Tandatangan
Date From or to pengantar in out Balance Signature
Waybill nr / GDN nr /
GRN nr
Keterangan / Remarks
42
Lampiran
Bin card
Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data
yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga
Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang.
1. Nomor Bin Card
2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan
(saling berhubungan)
3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan
4. Nama Gudang/Nomor Gudang
5. Satuan kemasan
6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang.
7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika
barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN.
8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan)
9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga
sama)
10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang
11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk
12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk)
13. Jumlah barang masuk
14. Jumlah barang keluar
15. Sisa
16. Tandatangan
17. Keterangan
Stock card
(18) Keterangan / Remark
44
Lampiran
Stock card
Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data
semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock
ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang.
1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric)
2. Nama Gudang dan atau nomor
3. Satuan
4. Deskripsi barang
5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari
Federasi tulis no CTN
6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock)
7. Tanggal terima dan mengirim barang
8. Dari / ke
9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama)
10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk)
11. Jumlah barang yang masuk
12. Jumlah barang yang keluar
13. Tanggal kadaluarsa
14. Harga per satuan
15. Nomor bin card yang berhubungan
16. Lokasi barang di gudang
17. Sisa stock
18. Keterangan
46
Lampiran
IN:
9. Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok
10. Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok
11. Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang
12. Jumlah
OUT
13. Dikirim ke
14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang
15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima
16. Jumlah
STOCK
17. Jumlah
18. Total harga
19. Tanggal kadaluarsa
20. Keterangan
Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll.
Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masing-
masing barang dengan satu baris dibawahnya.
Stock Report dibuat perbulan
48
Lampiran
In/Masuk:
9. Tanggal Masuk
10. Jumlah
OUT/Keluar:
11. Tanggal keluar
12. Untuk
13. Jumlah
STOCK:
14. Jumlah
15. Total Harga
16. Keterangan
Attachment F-4:
Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
(34)
Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian? (30)
Do you wish to confirm price prior to purchase ?
Putih – Logistik / Hijau – Keuangan / Kuning – File Log Gudang / Pink – Pemohon (29)
Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
50
Lampiran
35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta.
Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta dan
lembar warna merah muda untuk pemohon.
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
Nama Barang Unit type Sisa Stock Jumlah Barang Total stock
Goods yang Diminta
(……………………………….)
52
Lampiran
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
5. Deskripsi barang
6. Jenis Satuan
7. Sisa Stock
8. Jumlah yang diminta
9. Total stock (no. 7 + no. 8)
10 Tanggal permintaan
11. Tandatangan peminta (contact person)
12. Disetujui oleh kepala divisi
13. Disetujui oleh Sek Jend PMI
Attachment F-6:
Formulir Permohonan Kendaraan
(1)
Printed Number
Formulir Permohonan Kendaraan
F.6 Request transport Untuk dikutif dalam semua korespondensi
To be quoted in all correspondence
Tgl & Jam Berangkat (7) ....……………………………… Tgl & Jam : Kembali (11) .………………..
Catatan : (19)
1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung
2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI
3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi
Mengetahui & Menyetujui (22) Mengetahui & Menyetujui (21) Yang Bersangkutan (20)
Div. / Sub Div Log & Umum Div / Sub Div / Atasan Ybs
54
Lampiran
Untuk perhatian
· Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jend
sebagai persetujuan.
· Untuk transportasi personil:
· Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus
· Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon
Penjelasan Nomor
1. Nomor referensi permohonan
2. Divisi pemohon
3. Tanggal dan jam permohonan
4. Nama pemohon
Rencana
5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan
6. Tujuan/dinas & keperluan
7. Tanggal dan jam keberangkatan
8. Km awal, sebelum berangkat
19. Catatan
1. Formulir ini harus diisi dengan lengkao dan benar serta dilengkapi dokumen pendukungnya
2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh
pengemudi/Satpam PMI.
3. Formulir ini sebagai bahan laporan dan evaluasi
Attachment F-7:
Nota Pengiriman/GDN
(Good delivery Note)
(11) (12) Baby kit Unit (13) Box (15) 60 (16) 120 (17) (18) (19)
kgs
Berat (14) 2 kgs ……m3
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Jumlah berat (20) (20) (20)
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan pengirim / Kuning – File Log / Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)
Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
56
Lampiran
GDN harus selalu dibuat dan disertakan pada saat pengiriman barang. 1 truck, 1 GDN (jadi
tidak 10 truck hanya dengan 1 GDN)!
Pada saat logistik mengurus transportasi, GDN harus dibuat pada setiap pengiriman. GDN
menjadi dokumen dasar untuk melakukan pembayaran kepada Freight Forwarder dan
transporter. GDN juga menjadi bukti bahwa cargo tersebut telah diterima secara lengkap
dan baik oleh gudang yang dituju.
Pada GDN harus ditulis selengkap mungkin data-data/informasi untuk penerima, antara
lain: alamat tujuan, jumlah barang dan kualitas dari barang tersebut dll
GDN harus dibuat oleh staff logistic (atau, untuk barang-barang yang dikirim dari gudang,
GDN dapat dibuat oleh penanggung jawab gudang)
Pada saat mobil operasional, truk atau ambulance dikirim dari Markas Pusat ke
Daerah/Cabang, Surat Serah Terima Kendaraan harus dikirim beserta GDN
GDN harus ditandatangni oleh pengirim dan jasa pengirim (transporter) sebelum
barang diberangkatkan.
GDN/ Nota Pengiriman
1. Tanggal
2. Nomor GDN, di tulis berdasar no urut, bulan dan tahun. (format sama dengan format
GRN)
3. Kepada
4. Dari
5. Untuk perhatian/ contact person
6. Pemindahan/Distribusi/Kehilangan. Pilih salah satu yang sesuai tujuan
- Pemindahan: dari dan ke gudang/ antar gudang
- Distribusi: dari gudang ke tempat distribusi
- Kehilangan
7. Sarana transportasi
8. Nomor kendaraan
9. Tanda tangan pengirim/pemeriksa
10. Donor: untuk barang-barang yang berasal dari sumbangan, nama donor harus di tulis di
GDN. Contoh: Donor mengirimkan barang ke Gudang Jakarta, kemudian gudang
Jakarta mengirimkannya ke gudang Medan. Maka gudang Jakarta di tulis di no. 4 dan
nama asal donor ditulis di no.10. Gudang medan harus mencantumkan nama donor di
GRN yang mereka buat.
11. Nomor Surat Permohoanan
12. Nama barang / komoditi
13. Jenis satuan (tulis satuan terkecil)
14. Berat per satuan
15. Jumlah
16. Berat total (no.14 x no.15)
17. Ukuran (volume barang)
18. Harga per satuan
19. Keterangan (dibungkus per berapa satuan, dll)
20. Total
- Jumlah barang
- Berat
- Ukuran (volume)
<Divisi keuangan mendapatkan salah satu salinan jika ada biaya yang timbul/
dibutuhkan??>
58
59
Manual Logistik Palang Merah Indonesia
Lampiran
1. Nomor polisi
2. Bulan
(Rencana) Maintenance/pemeliharaan
3. Tanggal perbaikan/pemeliharaan (sudah direncanakan dan ad hoc)
4. Alasan perbaikan
5. Tangal dipakai
6. Nomor permohonan
7. Berangkat (km)
8. Sampai/tiba (km)
9. Total (km)
10. Bahan/bakar (ltr)
11. Rute perjalanan
12. Jumlah penumpang
13. Berat dan jenis barang yang diangkut
14. Nama dan tanda tangan pengemudi
15. Total
o KM
o Bahan Bakar
60
Lampiran
Attachment F-9:
Formulir Laporan Kerusakan
(1)
No.
Ketarangan : (10d)……………………………………………………………..
Jakarta, (12)…………….
Diketahui Verifikasi
Ka. Div. Adm & Logistik (14) Sub Div Log / Umum (13)
Formulir ini digunakan untuk permintaan perbaikan untuk semua asset (termasuk
kendaraan!)
Untuk perhatian:
· Jika menggunakan menggunakan staff pelaksana dari pihak luar, harus ada tanda
tangan Sek Jen terlebih dahulu
12. Tanggal
13 Tanda tangan penanggung jawab aset
14 Tanda tangan Kepala Logistik
62
Lampiran
Lampiran D-10:
Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.
(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Lampiran D-10:
Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.
(Document overview vehicles, usage and maintenance)
1. Lokasi Kendaraan
2. Nama Contact Person
3. Tahun Pembuatan
4. Merek kendaraan
5. Nomor polisi kendaraan
6. Tahun pembuatan
7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,
8. Harga
9. Lokasi kendaraan
10. Total km
11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak
12. Km/Liter
13. Biaya Bahan Bakar Minyak
14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan
16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
64
Lampiran
Attachment D-11:
Format excel document overview assets and maintenance
Attachment D-11:
Format excel document overview assets and maintenance
1. Nomor Urutan
2. Nama Contact Person
3. Tahun Pembuatan
4. Merek kendaraan
5. Nomor polisi kendaraan
6. Tahun pembuatan
7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,
8. Harga
9. Lokasi kendaraan
10. Total km
11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak
12. Km/Liter
13. Biaya Bahan Bakar Minyak
14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan
16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
66
Lampiran
TENTANG
PENGELOLAAN LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA
PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA,
MEMPERHATIKAN :
1. Workshop Penyusunan Manual Logistik , tanggal 26
s/d 28 Februari 2007 di Cisarua Taman Safari - Puncak,
Jawa Barat.
2. Musyawarah Kerja Nasional PMI, tanggal 9-10
November 2006.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
PERTAMA : Peraturan Organisasi tentang Pedoman Pengelolaan
Logistik Palang Merah Indonesia
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal,
Pengurus Pusat
PALANG MERAH INDONESIA
Ketua Umum,
MAR'IE MUHAMMAD
68