LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN

BARANG DENGAN LELANG BARANG DENGAN LELANG

No Langkah Penjelasan
1 Pembentukan panitia Proyek membentuk panitia lelang
lelang
Penyusunan dan Panitia/tim ahli menyusun Harga
2
Perkiraan Sendiri dan disyahkan
pengesahan HPS/OE
Proyek
3 Penyusunan RKS/dokumen Panitia menyusun draft Rencana
dan draft iklan Kerja & Syarat / dokumen lelang
dalam Inggris & Indonesia
4 Persetujuan draf RKS dan Proyek menyampaikan surat
draft iklan permohonan persetujuan
pelaksanaan program kepada
Pimpinan, dilampiri draft RKS, total
HPS/OE, tentative schedule dan
iklan untuk mendapat NOL-1
No Langkah
5 Pengumuman
Lelang
6 Pengambilan RKS
oleh calon peserta
lelang
7 Undangan rapat
penjelasan RKS
8 Rapat Penjelasan
RKS (Aanzwijzing)
Penjelasan
Setelah mendapat NOL-1 proyek
mengadakan pengumuman lelang di
media massa/cetak
Calon peserta mengambil
RKS/dokumen ke proyek
Proyek mengundang rekanan yang
mendaftarkan diri & mengambil RKS
untuk rapat penjelasan RKS
Pemberian penjelasan RKS oleh
panitia lelang, dan dibuat Berita Acara
Rapat yang ditanda-tangani panitia
dan wakil rekanan

LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN

BARANG DENGAN LELANG BARANG DENGAN LELANG
No Langkah Penjelasan No Langkah Penjelasan
9 Pemasukan Surat Rekanan yang berminat memasukkan
Penawaran surat penawaran (Satu/Dua Amplop) 12 Usul Persetujuan Proyek menyampaikan surat usulan
pada tanggal dan tempat yang penetapan pemenang calon pemenang lelang dilampiri
ditentukan draft kontrak kepada Pimpinan
untuk mendapat NOL ke 2
10 Pembukaan Surat Surat penawaran yang telah masuk
Penawaran dibuka dalam suatu rapat yang dihadiri 13 Pengumuman Setelah mendapatkan NOL ke 2,
oleh panitia dan peserta lelang, Pemenang proyek mengumumkan pemenang
dilanjutkan pembuatan berita acara lelang
pembukaan surat penawaran yang 14 Masa Sanggah Setelah pengumuman pemenang
ditanda-tangani panitia dan wakil proyek memberi kesempatan
peserta (Keppres) kepada peserta yang kalah untuk
11 Evaluasi Berdasar Berita Acara Pembukaan memberikan sanggahan
penawaran Penawaran, panitia mengadakan 15 Menjawab sanggahan Kalau ada sanggahan, panitia harus
evaluasi adm & teknis dan harga dari membuat sanggahan
(Satu/Dua Amplop) yang lolos teknis, dilaporkan ke proyek (Keppres)

JADWAL PELELANGAN
LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN (KEPPRES)
BARANG DENGAN LELANG
No Kegiatan Waktu Total waktu
No Langkah Penjelasan
Setelah mendapat NOL 1
16 Menyiapkan Setelah tidak ada lagi sanggahan
1 Pengumuman Lelang Tanggal X
Kontrak sampai waktu yang ditentukan,
proyek menyiapkan draft kontrak 2 Pendaftaran calon peserta Min 3 hari kerja X + 3 hari
lelang
3 Pengambilan dokumen 3-5 hari kerja X + 6 sd 8 hari
17 Pengajuan NOL Draft kontrak dikirim ke Pimpinan
dilampiri Summary Contract, untuk setelah No.2
Contract
mendapatkan NOL Contract 4 Pemberian penjelasan 3-4 hari kerja X + 9 sd 12
setelah No.3 hari
5 Pemasukan penawaran Min 7 hari kerja X + 16 sd 19
Catatan : dari No.4 hari
Harga dalam kontrak sudah termasuk pajak, pengiriman, 6 Pembukaan penawaran Setelah penutupan
pemasangan dan training pemakaiannya. pemasukan
penawaran, o hari

1
 WAKTU PENYELENGGARAAN WAKTU PENYELENGGARAAN
No Kegiatan Waktu Total waktu
No Kegiatan Waktu Total waktu
7 Evaluasi & Pengusulan Max 7 hari kerja X + 23 sd 26
calon pemenang oleh setelah No 6 hari
panitia ke Proyek 12 Penandatanganan X + 42 sd 45
Kontrak hari
8 Pengusulan pemenang Max 7 hari kerja X + 30 sd 33
oleh Proyek ke Pimpinan setelah No.7 hari
13 Tanggal Efektif
Setelah mendapat NOL 2
Kontrak
9 Pengumuman pemenang Max 2 hari setelah X + 32 sd 35
mendapat NOL 2 hari 14 Pelaksanaan Sesuai yang
10 Masa Sanggah Max 4 hari setelah X + 36 sd 39 Pekerjaan tercantum
pengumuman hari dalam kontrak
11 Penerbitan Surat Max 10 hari kerja X + 42 sd 45
Penunujuknan Pemenang setelah hari
Lelang pengumuman

Rencana kerja & Syarat Dokumen Kontrak

No Syarat Keterangan Dokumen kontrak disamping berisi kontrak itu sendiri
a Umum 1. Mengenai pemberi tugas yang ditandatangani oleh pimpro dan kontraktor, juga
2. Mengenai perencanaan/disain dilampiri:
3. Mengenai Direktur Utama
1. Surat persetujuan RKS,
4. Syarat peserta lelang
5. Bentuk surat penawaran dan cara 2. NOL pertama (program) dari Donatur,
penyampaiannya 3. Pengumuman lelang,
b Adminis 1. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan 4. RKS(Rencana Kerja & Syarat) = Bidding Document,
trasi 2. Tanggal waktu penyerahan 5. Berita Acara Penjelasan RKS,
3. Syarat pembayaran 6. Surat Penawaran,
4. Denda atas kelambatan
7. Berita Acara Pemasukan penawaran dan pembukaan
5. Besar Jaminan penawaran
penawaran,
6. Besar jaminan pelaksanaan
8. Berita acara penilaian/evaluasi lelang,
c Teknis 1. Jenis dan uraian pekerjaan
2. Jenis dan mutu bahan, dan Gambar

Surat Penawaran dan dokument

Dokumen Kontrak pendukungnya
Surat penawaran lelang yang diajukan peserta, dilengkapi
9. Surat Penetapan pemenang,
dengan:
10. NOL pemenang dari Donatur, 1. Neraca perusahaan tahun terahkhir,
11. Pengumuman pemenang lelang, 2. Daftar susunan pemilik modal perusahaan,
12. Surat keputusan penetapan penyedia barang 3. Daftar susunan pengurus perusahaan,
atau kontrak 4. Akta pendirian perusahaan,
13. Surat jaminan pelaksanaan, 5. Surat ijin usaha pada bidang pekerjaan,
6. Bukti pengalaman kerja perusahaan pada bidang pekerjaan,
14. Surat Kesanggupan Melaksanakan Pekerjaan,
7. Daftar peralatan yang diperlukan utk pelaksanaan,
15. NOL kontrak dari Donatur 8. Surat keterangan NPWP,
9. Referensi bank,
10. Jaminan penawaran (2%)
11. Surat pernyataan kesanggupan bekerja,
12. Dokumen lain yang dipersyaratkan dalam RKS

2
 SISTEM PENYAMPAIAN DOKUMEN SISTEM PENYAMPAIAN DOKUMEN
PENAWARAN PENAWARAN
Sistem Penggunaan Penjelasan Sistem Penggunaan Penjelasan
Satu Tahap Untuk pengadaan 1. Keseluruhan dokumen Dua Pengadaan yang
yang bersifat dimasukkan dalam satu Tahap berkaitan dengan
Satu Sampul sederhana dan sampul penggunaan
spesifikasi jelas teknologi tinggi,
2. Surat penawaran kompleks, resiko
dilengkapi persyaratan tinggi
administrasi, teknis &
harga, dll Tahap I • Pada tahap ini dimasukkan sampul
yang memuat persyaratan
Satu Tahap Untuk memisahkan 1. Sampul pertama berisi data administrasi dan teknis
antara dokumen administrasi dan teknis,
Dua Sampul adm/teknis dengan 2. Sampul kedua berisi harga Tahap II • Rekanan yang dinyatakan lulus
dokumen penawaran, (hanya dibuka oleh panitia pada evaluasi tahap I,
penawaran harga bagi yang lulus teknis) diminta memasukkan surat
3. Sampul I dan II penawaran harga yang
dimasukkan dalam sampul dimasukkan dalam sampul kedua
penutup

Metode evaluasi Metode evaluasi

Metode Tahap Penjelasan Metode Tahap Penjelasan
Sistem 1. Evaluasi Dilakukan terhadap penawaran Sistem 1. Evaluasi Dilakukan terhadap penawaran
yang memenuhi syarat pada yang memenuhi syarat pada
Gugur administrasi pemasukan penawaran
Nilai administrasi pembukaan penawaran
dan teknis
2. Evaluasi Dilakukan terhadap penawaran 2. Evaluasi 1. Dilakukan terhadap
yang dinyatakan lulus penawaran yang dinyatakan
Harga administrasi dan teknis
Teknis & lulus administrasi
harga 2. Menggunakan pendekatan
kuantitatif, dengan
memberikan nilai angka
terhadap unsur-unsur teknis
dan harga yang dinilai sesuai
kriteria

LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN Pelelangan Ulang/Gagal

PEKERJAAN SIPIL DENGAN LELANG DAN Berdasar Keppres dinyatakan gagal apabila:
PEMILIHAN LANGSUNG 1. Rekanan yang tercamtum dalam daftar calon peserta
lelang kurang dari 3
No Langkah Penjelasan
2. Penawaran yang masuk kurang dari 3
0 Memilih Konsultan Konsultan Perencana bertugas 3. Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat
Perencana dan untuk membuat gambar rencana, 4. Tidak ada penawaran yang harga penawarannya
sedang Konsultan Pengawas
pengawas bertugas untuk mengawasi
dibawah/sama dengan pagu dana yang tersedia
pelaksanaan pekerjaan sipil 5. Sanggahan dari peserta lelang atas kesalahan prosedur
Langkah-langkah 6. Sanggahan dari peserta lelang atas terjadinya KKN
selanjutnya analog terhadap calon pemenang lelang
dengan pengadaan 7. Calon pemenang lelang mengundurkan diri/tidak bersedia
barang s. d. ditunjuk
Pengajuan NOL 8. Pelaksanaan lelang tidak sesuai dengan
Disbursement prosedur/ketentuan dalam dokumen lelang

3
 Pelelangan Ulang/Gagal BILA PELELANGAN ULANG GAGAL
Pelaksanaan pelelangan ulang, dilakukan dengan 1. Panitia melanjutkan dengan pemilihan
prosedur:
A. Bila gagal karena butir 1, 2, 5, dilakukan dengan cara langsung atau penunjukan langsung
mengumumkan kembali dan mengundang rekanan dengan melakukan negosiasi teknis dan
yang baru selain calon peserta lelang sebelumnya
harga,
B. Bila gagal karena butir 3, 4, 8, dilakukan dengan cara
mengundang semua peserta lelang sebelumnya untuk 2. Bila gagal lagi karena point c (KKN),
mengajukan penawaran secara lengkap
proyek wajib menghentikan proses
C. Bila gagal karena butir 6, tetapi tidak terbukti,
dilakukan seperti point B, dan bila terbukti ganti pengadaan dan mengembalikan dana
panitia lelang baru kepada kas negara.
D. Bila gagal karena butir 7, undang peserta yang
memenuhi syarat untuk menawar baru bila jumlah >
3 peserta

CONTOH: PERATURAN Asian Development Bank

PENGADAAN INTERNATIONAL COMPETITIVE BIDDING (ICB):
Equip., Inst. Mat, Furn > US$ 500 000
Civil Work > US$ 1 000 000
ADB : PEMERINTAH INTERNATIONAL SHOPPING (IS) :
GUIDELINES FOR INDONESIA : US$ 100 000 < Equipment, IM < US$ 500 000
PROCUREMENT KEPPRES NO. 18 LOCAL COMPETITIVE BIDDING (LCB)
UNDER ASIAN TAHUN 2000
Civil Work < US$ 1 000 000
DEVELOPMENT BANK acceptable by ADB
LOANS (sebelum peraturan Furniture < US$ 500 000
ICB, IS, DP baru diberlakukan) DIRECT PURCHASE (DP)
Equip., Inst Mat < US$ 100 000

INTERNATIONAL COMPETITIVE
KEPPRES 18-2000 BIDDING (ICB)
(acceptable by ADB) Cara pelelangan internasional dengan ciri-ciri:
Untuk Civil Work & Furniture 1. Pengumuman lelang secara terbuka, diiklankan pada majalah
terbitan ADB, koran nasional dalam bahasa Inggris, salinannya
disampaikan ke kedutaan negara donor, Kadin & Asosiasi Profesi
Dapat diikuti oleh perusahaan dari semua negara anggota donor
PELELANGAN 2.
3. Dokumen resmi dalam bhs inggris,
PEMILIHAN LANGSUNG :(minimum 3 4. Batas waktu antara pengumuman/iklan dengan penyerahan
dokumen penawaran minimal 60 hari
peserta lelang) 5. Jaminan penawaran maupun pelaksanaan dikeluarkan oleh Bank
6. Pembayaran barang lokal dengan rupiah, sedang barang import
PENUNJUKAN LANGSUNG : dengan US$ (valuta asing)
< Rp. 50 juta 7. Termasuk katagori Prior-Award Review, oleh karena itu perlu
NOL (1) program, NOL (2) hasil evaluasi/ pemenang dan NOL
contract dari Pimpinan

4
 INTERNATIONAL SHOPPING (IS) DIRECT PURCHASE (DP)
Cara pengadaan barang dengan ciri-ciri : Cara pengadaan barang dengan ciri-ciri :
1. Undangan disampaikan kepada rekanan minimal 3 rekanan
berasal dari negara yang berbeda (Min 2 negara), 1. Mengacu pada KEPRESS,ADB’s Guidelines for
2. Pengumuman lelang, diiklankan pada koran nasional dalam Procurement,
bahasa inggris, 2. Bisa mengundangan 1 atau beberapa rekanan yang
3. Batas waktu antara pengumuman/iklan dengan penyerahan
dokumen penawaran minimal 30 hari dianggap mampu untuk dinego,
4. Rekanan berasal dari anggota donor 3. Dokumen dibuat dalam bahasa indonesia
5. Dokumen lelang dibuat dalam bahasa Inggris dan Indonesia 4. Pembayaran barang lokal dengan rupiah, sedang
6. Pembayaran barang lokal dengan rupiah, sedang barang import barang import dengan US$ (Valuta asing)
dengan US$ (valuta asing)
7. Jaminan Penawaran maupun Pelaksanaan dikeluarkan oleh Bank
8. Termasuk katagori Prior-Award Review, oleh karena itu perlu
NOL (1) program, NOL (2) hasil evaluasi/ pemenang dan
NOL contract dari Pimpinan