HAKIKAT ARSIP

A. Pengertian Arsip
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya),
atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam
media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya),
biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus
untuk referensi.
2. Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
Pengertian mengenai arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Menurut Barthos (2003)
Catatan tertulis dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subjek atau pokok persoalan.
4. Menurut Badan Arsip Provinsi Jawa Timur (2008)
Arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur, disusun dan ditata berdasarkan sistem
tertentu dengan kegunaan dan tipe berkas yang bersangkutan.
B. Karakteristik Arsip
1. Autentik
Autentik artinya arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip
elektronik), meliputi isi, struktur dan konteks. Arsip memiliki informasi mengenai waktu
dan tempat arsip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan
dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan,
kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya.
2. Legal
Legal artinya arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan
kegiatan, serta memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan
pelaksanaan kegiatan.
3. Unik
Unik artinya arsip tidak dibuat massal atau digandakan. Arsip berbeda dengan buku,
jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya memiliki kronologi yang

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 1

 unik dan merupakan satu-satunya produk. Adapun kopi (duplikasi) arsip memiliki arti
yang berbeda, baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang
berwenang dengan kegiatan tersebut.
4. Reliable
Reliable artinya keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai
bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
C. Fungsi Arsip
Jika kita lihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, meliputi beberapa hal
berikut.
1. Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Sarana komunikasi secara tertulis.
4. Bahan dokumentasi.
5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
6. Alat pengingat.
7. Sebagai alat penyimpanan warkat.
8. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan
organisasi.
Menurut Drs. Anhar, dari segi kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/instansi meliputi
beberapa hal berikut.
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan perusahaan.
Berdasarkan keterangan diatas, dapat disimpulkan bahwa :
1. Alat untuk membantu ingatan bagi seseorang.
2. Sebagai sumber informasi.
3. Sebagai alat pembuktian.
4. Menggambarkan kejadian masa lalu.
5. Untuk menunjang penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
6. Bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
D. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan pengguna
dan dibedakan menjadi primer dan sekunder.
PRIMER, nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip tersebut, meliputi
beberapa hal berikut.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 2

 1. Administrasi, dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan
untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
2. Keuangan, apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
3. Hukum, arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan
sebagai bahan pembuktian di bidang hukum.
4. Ilmiah dan teknologi, Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil
dari penilitian terapan.
SEKUNDER, nilai yang didasarkan pada kegunaan bagi pencipta dan berguna sebagai bahan
bukti dan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi beberapa hal berikut.
1. Kebuktian, arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi didirikan dikembangkan, diatur, serta
pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
2. Informasional, arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan
sejarah.
E. Penggolongan Arsip
1. Bentuk (Wujudnya)
a. Lembaran. Contoh : surat, kuitansi, faktur dan foto.
b. Tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flashdisk dan microfilm.
2. Masalahnya
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan. Contohnya : kuitansi, giro dan kartu kredit.
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contohnya : merek, ukuran dan harga.
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contohnya : surat lamaran kerja, curriculum vitae dan surat keputusan.
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contohnya : perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contohnya : arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, serta
jenis dan kualitas barang.
3. Pemiliknya
a. Lembaga pemerintah : Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik
Indonesia) dan Arsip Nasional di Setiap Kota/Kabupaten (Arsip Nasional Daerah).

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 3

 b. Instansi pemerintah/swasta : Arsip primer dan arsip sekunder, Arsip sentral dan
arsip unit.
4. Sifatnya
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.
Contohnya : surat undangan dan surat pemberitahuan.
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat
arsip yang diinformasikan berlalu. Contohnya: surat lamaran kerja dan surat
tagihan.
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang
akan datang sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contohnya: surat
perjanjian dan surat kontrak.
d. Arsip sangat penting, yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-
lamanya (bernilai sejarah atau ilmiah). Contohnya: naskah proklamasi dan surat
keputusan hasil penelitian ilmiah.
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja
dalam suatu organisasi. Contohnya: hasil penelitian pegawai dan strategi
pemasaran.
5. Fungsinya
a. Dinamis, yaitu dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang
bersangkutan. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu Arsip aktif, Arsip
semi-aktif dan Arsip inaktif.
b. Statis, yaitu sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan. Contohnya:
surat keluar dan surat masuk yang terdapat pada tiap instansi.
6. Sifat Kepentingannya
a. Non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu
yang terlalu lama.
b. Penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan
atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih
perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.
c. Vital, yaitu arsip yang bersifat permanen serta disimpan untuk selama-lamanya,
misalnya akta, ijazah, buku induk mahasiswa, dan sebagainya.
7. Media yang Digunakan
a. Tekstual, yaitu arsip yang informasinya terekam dalam media kertas.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 4

 b. Audiovisual, yaitu arsip yang berbentuk gambar statis, citra bergerak, dan rekaman
suara.
c. Kartografi, yaitu arsip yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik (fotometric,
peta, chart, denah, bagan, dan sebagainya).
d. Arsip bentuk mikrofilm dan microfiche.
e. Elektronik, yakni arsip yang berisi rekaman informasi dari suatu kegiatan yang
diciptakan dengan alat elektronik atau komputer.
F. Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip)
Asas penyimpanan arsip adalah pedoman dalam penyelenggarakan arsip yang disesuaikan
dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi. Ada beberapa
pertimbangan untuk penentuan asas tersebut, misalnya lokasi dari setiap unit kerja apakah
berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai, dan
pertimbangan lainnya. Asas penyimpanan arsip meliputi beberapa hal berikut.
1. Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian
organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam
suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.
Asas sentralisasi mempunyai beberapa kelebihan dalam penggunaannya sebagai
berikut.
a. Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
b. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi karena arsip dikelola
oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
c. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui
bahwa arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
d. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
e. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
f. Pengawasan menjadi lebih mudah.
Sementara itu, berikut ini kekurangan dari asas sentralisasi.
a. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
b. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks
dan terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi kurang
tepat karena pekerjaan menjadi lambat.
c. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit
kerja sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
d. Kemungkinan besar arsip tidak dapat ditemukan karena arsip hilang atau terselip.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 5

 2. Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan cara disebarkan atau
didelegasikan ke masing masing unit yang ada dalam organisasi.
Berikut ini kelebihan asas desentralisasi.
a. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang
pekerjaan.
b. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.
c. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
d. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.
Sementara itu, berikut ini kekurangan asas desentralisasi.
a. Kemungkinan terjadi ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan,
akan makin besar.
b. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
c. Tidak ada pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya
pelaksanaan penataan berkas.
d. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti sehingga pertumbuhan arsip makin
meningkat memenuhi ruang kerja.
e. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan di
bidang kearsipan.
3. Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggaraan dan pengelolaan arsip dengan memadukan
kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas
tersebut dapat diminimalkan. Pada pelaksanaannya, unit sentral bertanggung jawab
terhadap arsip inaktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor, sedangkan unit
pengolah bertanggung jawab terhadap arsip aktif dari masing-masing unit kerja.
Penyimpanan arsip secara terpusat akan berjalan dengan baik dan lurus apabila
terpenuhi syarat-syarat berikut.
a. Lokasi penyimpanan arsip dapat ditemukan dengan mudah oleh pengguna.
b. Konsepsi penyimpanan arsip yang terpusat akan dapat berjalan jika diterapkan
pada organisasi kecil yang telah memiliki program manajemen kearsipan yang
mantap.
c. Pengelolaan arsip sepenuhnya diserahkan kepada petugas sehingga tidak
dibenarkan pengguna ikut campur tangan dalam pengelolaannya.
d. Adanya jaminan kearsipan arsip.
Berikut ini kelebihan asas gabungan.
a. Keseragaman prosedur dan tata kerja.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 6

 b. Proses kerja lancar karena arsip aktifberada di unit pengolah.
c. Efisiensi kerja di unit pengolah karena ada pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
d. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
e. Karyawan di unit kerja dapat bertambah.
Sementara itu, berikut ini kekurangan yang dimiliki asas gabungan.
a. Peralatan yang digunakan cukup banyak karena diselenggarakan di dua tempat.
b. Kemungkinan ada arsip kembar dapat terjadi.
c. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.
G. Daur Hidup Arsip
Manajemen arsip adalah sebuah kegiatan terdiri atas unsur-unsur yang saling berkaitan
sehingga membentuk daur hidup arsip (lifecyle of record). Dalam Undang-Undang No. 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, siklus hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap berikut.
1. Penciptaan
Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik merekam dalam suatu
media rekam tertentu maupun berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari
pihak luar. Kegiatan yang termasuk penciptaan arsip, yaitu desain formulir, manajemen
korespondensi dan tata naskah, manajemen laporan, serta manajemen produk hukum.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi
organisasi dan untuk menjaga keaslian, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
Kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip meliputi pengurusan surat, sistem
pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, program arsip vital, dan
program perawatan. Dalam PP No. 28 Tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang
termasuk dalam pemeliharaan arsip adalah pemberkasan arsip aktif, penataan arsip
inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.
3. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi penggunaannya
sudah menurun atau jarang digunakan dan sudah tidak bernilai guna. Ini dilakukan
melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Kegiatan
penyusutan, antara Iain survei atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi
arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis ke
lembaga kearsipan. Kegiatan penyusutan meliputi beberapa hal berikut.
a. Penilaian/pemindahan adalah penentuan arsip tersebut sering atau jarang, bahkan
tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpanannya ke
unit sentral.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 7

 b. Pemusnahan adalah menghapus secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya
agar arsip yang tersimpan hanya arsip yang masih dipergunakan.
c. Penyerahan adalah kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kebangsaan ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional Daerah atau kepada
pemerintah daerah.

Hakikat Arsip | Visit our site http://zsix.web.id 8