Anda di halaman 1dari 3

MEMBUAT IDENTIFIKASI DAN DESKRIPSI ISU MANAJEMEN

ASN , DAN SMART ASN MELALUI LITERASI DIGITAL

Nama : Larasati Azizah Rahimi

Satuan Kerja : Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Energi

Gel/Angk/Kel : III/a / 108 / 1

No. Absen : 25

Jabatan Peserta : CPNS

A. Analisa Isu Aktual Terkait Manajemen ASN, dan Smart ASN Melalui Literasi Digital

Salah satu karakteristik ASN menuju smart ASN 2024 adalah memiliki
kemampuan literasi digital yaitu gesit dan responsif dalam mengikuti perubahan
teknologi. Literasi digital adalah Kemampuan menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) untuk menemukan, mengevaluasi, memanfaatkan, membuat, dan
mengkomunikasikan konten atau informasi dengan kecakapan kognitif maupun
teknikal (Kerangka literasi Digital, 2021).

Oleh sebab itu saya membuat analisa isu aktual terkait kurang optimalnya
penyimpanan arsip surat masuk dan keluar di seksi pelatihan, penempatan,
produktivitas dan transmigrasi. Karena arsip sangat penting sebagai bukti yang
autentik bagi setiap instansi. Isu ini juga merupakan isu prioritas di tengah
berkembangnya teknologi dunia dan sesuai dengan instruksi Presiden Republik
Indonesia agar mempersiapkan ASN untuk melakukan transformasi digital. Langkah
awal yang saya lakukan dalam rangka transformasi digital yaitu melakukan rencana
kegiatan aktualisasi berupa digitalisasi arsip surat masuk dan keluar di seksi pelatihan,
penempatan, produktivitas dan transmigrasi.

Berikut beberapa tujuan dari digitalisasi arsip:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen


secara efektif dan efisien.

2. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci


maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

3. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena hanya akan melihat
dilayar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya.
4. Menghemat tempat.

5. Risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat


diminimalisir karena tersimpan secara digital.

6. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan melakukan back-up


data ke dalam media penyimpanan yang compatible.

B. Data dan Fakta Pendukung


Dari hasil diskusi yang telah saya lakukan bersama dengan pimpinan dan rekan
kerja di Seksi Pelatihan, Penempatan, Produktivitas dan Transmigrasi didapatkan
fakta bahwa pengarsipan surat masuk dan keluar di seksi ini masih menggunakan
cara yang manual sehingga risiko akan hilang atau rusaknya arsip sangat tinggi. Oleh
sebab itu dibutuhkan adanya suatu metode penyimpanan untuk mengurangi risiko
tersebut serta meningkatkan kemudahan akan akses arsip tersebut sehingga mudah
didapatkan ketika di butuhkan. Selain itu, tidak ada pengadministrasi di Seksi
Pelatihan, Penempatan, Produktivitas dan Transmigrasi Suku Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Energi Kota Administrasi Jakarta Pusat. Karena itu digitalisasi arsip
surat masuk dan keluar akan sangat bermanfaat untuk meningkatkan kinerja pegawai
di seksi tersebut.
C. Analisa Kegiatan
Dari isu yang dipilih yaitu kurang optimalnya penyimpanan arsip surat masuk
dan keluar di Seksi Pelatihan, Penempatan, Produktivitas dan Transmigrasi sehingga
diperlukan adanya suatu metode untuk mengoptimalkan pengarsipan tersebut. Maka
alternatif solusi yang di pilih adalah dengan melakukan digitalisasi arsip surat masuk
dan keluar di seksi tersebut.
Kegiatan yang akan dilakukan untuk merealisasikan hal tersebut adalah
mempersiapkan platform digital dan penggunaan aplikasi serta sosialisasi kepada
pegawai yang bersangkutan. Tahapan kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai
berikut:
1. Membuat akun Google Drive.
2. Membuat Google Form untuk proses input data arsip ke dalam Google Drive.
3. Menyiapkan aplikasi CamScanner pada smartphone pegawai yang
bersangkutan.
4. Membuat alur tahapan proses pengarsipan cadangan data arsip secara
digital.
5. Melakukan sosialisasi alur tahapan proses pengarsipan cadangan data arsip
secara digital kepada pegawai yang bersangkutan.
D. Analisa Aktualisasi Nilai-Nilai
1. Manajemen ASN: Melaksanakan proses digitalisasi arsip surat masuk dan keluar
dengan bertanggung jawab, sesuai dengan arahan atasan dan tidak bertentangan
dengan ketentuan peraturan perundangan- undangan dan etika pemerintahan
sebagai bentuk penerapan kode etik dan kode perilakuASN.
2. Smart ASN: Melakukan digitalisasi arsip surat masuk dan keluar sesuai dengan
literasi digital smart ASN yaitu gesit dan responsif dalam mengikuti perubahan
teknologi dengan menggunakan platfrom digital Google Drive, Google Form, dan
aplikasi CamScanner.

E. Analisa Stakeholder Terkait


Dalam melaksanakan kegiatan digitalisasi arsip surat masuk dan keluar
dibutuhkan keterlibatan dari atasan dan rekan kerja di seksi pelatihan, penempatan,
produktivitas dan transmigrasi. Diperlukan kolaborasi lebih lanjut dalam proses
pelaksanaan kegiatan ini dimana atasan dapat memberi saran dan izin untuk
kelanjutan pelaksanaan kegiatan. Rekan kerja Seksi Pelatihan, Penempatan,
Produktivitas dan Transmigrasi sebagai tempat untuk berdiskusi lebih lanjut terkait
penyusunan paparan maupun terkait pelaksanaan kegiatan digitalisasi arsip surat
masuk dan keluar. Dengan adanya koordinasi dan kolaborasi yang baik dalam
pelaksanaan kegiatan ini diharapkan kegiatan ini menjadi salah satu cara untuk
mendorong terlaksananya smart ASN dengan kemampuan literasi digital yang baik,
serta dapat membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga kinerja
pegawai meningkat dalam melakukan pelayanan ketenagakerjaan kepada masyarakat
sesuai dengan visi dan misi dari Suku Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Energi
Jakarta Pusat.

Anda mungkin juga menyukai