Anda di halaman 1dari 10

BAB

HUBUNGAN MASYARAKAT DAN KEPROTOKOLAN


Tujuan
Umum :
Buku ajar ini bertujuan memberikan penjelasan tentang tugas sekretaris dalam hubungan
masyarakat dan keprotokolan
Khusus
Setelah mempelajari buku ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami dengan baik
tentang :
1. Hubungan Masyarakat
a. Pengertian hubungan masyarakat
b. Proses hubungan masyarakat
c. Tujuan hubungan masyarakat
d. Peranan humas
e. Fungsi humas
f. Sikap Sekretaris Dalam Melaksanakan Tugas
2. Keprotokolan
a. Pengertian keprotokolan
b. Penyelengaraan upacara atau acara resmi
HUBUNGAN MASYARAKAT DAN KEPROTOKOLAN

1. Pendahuluan
Dalam melaksanakan aktivitas organisasi selalu berhubungan dengan masyarakat.
Hubungan tersebut berbentuk komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya untuk
mendapatkan saling pengertian. Salah satu tugas dari sekretaris adalah kegiatan
hubungan masyarakat atau public relation dan keprotokolan. Oleh karena itu sekretaris
harus mengerti tentang hubungan masyarakat atau public relation dan keprotokolan,
sehinga tugasnya dapat dilaksanakan dengan baik dan benar.

2. Hubungan Masyarakat
2.1.Pengertian hubungan masyarakat
Istilah hubungan masyarakat atau public relation terdiri dari dua kata, yaitu
hubungan (relation) dan masyarakat (public). Kata hubungan masyarakat dapat berarti
suatu bentuk komunikasi antara satu pihak dengan pihak lain untuk mendapatkan saling
pengertian. Dalam hubungan masyarakat, kata hubungan atau relation dapat berarti suatu
komunikasi yang berlansung dua arah yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan
organisasi lain dalam upaya mendapatkan saling pengertian yang saling menguntungkan.
Kata masyarakat atau public memiliki berbagai pengertian. Secara geografis,
masyarakat dapat berarti sekelompok orang yang secara bersama – sama berada dalam
suatu tempat tertentu. Mereka hidup dalam suatu situasi kebersamaan dimana di antara
mereka tidak terdapat hubungan yang mendalam. Mereka berada pada suatu tempat
tertentu hanya secara kebetulan, dan sebelumnya diantara mereka tidak saling mengenal.
Hubungan masyarakat dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu internal dan
eksternal. Dari keduanya , kemudian timbul dua macam hubungan, yaitu :
1. Hubungan dengan masyarakat internal yang disebut internal public relations
2. Hubungan dengan masyarakat eksternal yang disebut eksternal public relation
Menurut U. Effendy (1973) kedua jenis hubungan tersebut meliputi :
1. Hubungan dengan karyawan ( employee relation )
2. Hubungan dengan pemegang saham ( stockholder relations)
3. Hubungan dengan langanan ( customer relations)
4. Hubungan dengan masyarakat sekeliling ( community relations)
5. Hubungan dengan pemerintah ( government relations )
6. Hibungan dengan pers ( pers relation )
Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan bahwa yang dimaksud dengan
hubungan masyarakat adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau
badan usaha untuk mendapatkan pengertian dan dukungan dari masyarakat, baik
masyarakat internal maupun eksternal.
Basu Swasta (1981) memberikan rumusan bahwa hubungan masyarakat dapat
didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang memberikan penilaian tentang sikap
masyarakat, identitas kebijaksanaan dan prosedur dari individu atau organisasi dengan
keinginan masyarakat dan melakukan program tindakan untuk mendapatkan pengertian
serta pengakuan masyarakat.

2.2.Proses hubungan masyarakat


Public relation adalah kegiatan atau aktivitas yang proses kegiatannya melalui 4 tahap
yaitu :
1. Penelitian yang mendahului, analisis, pengolahan data dan sebagainya
2. Perencanaan
3. Pelaksanaan yang tepat
4. Evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan.
Ad.1 Penelitian
a. Penelitian merupakan kegiatan awal untuk mendapatkan data dan fakta yang
berhubungan erat dengan pekerjaan public relation. Data merupakan bahan
keterangan yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar
penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan.
b. Dalam penelitian, data dan fakta harus diperoleh selengkap dan seobjektif
mungkin.
c. Dalam penelitian diperlukan suatu imajinasi karena dengan imajinasi yang
mendalam akan dapat diperoleh keterangan – keterangan yang mungkin
penghambat dalam pelaksanaan pekerjaaan.
d. Dalam kegiatan penelitian, pejabat hubungan masyarakat harus berusaha
mendapatkan lapoaran yang berdasarkan kenyataan. Data - data yang faktual
kemudian diolah dengan ajlan mengadakan pembandingan, pertimbangan dan
penilaian sehingga diperoleh data yang baik.
e. Data – data tersebut kemudian disusun sedemikian rupa untuk mempermudah
pengunaannya.
f. Data dan fakta yang berhubungan dengan sikap masyarakat. Sikap karyawan,
sikap pasar, sikap para konsumen, sikap para pelanggan dan sebagainya.

Ad. 2. Perencanaan
Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen
adalah perencanaan.
a. Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta – fakta, membuat dan
mengunakan dugaan – dugaan mengenai masa yang akan dating, dan
merumuskan kegiatan – kegiatan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil –
hasil yang telah ditentukan.
b. Kegiatan perencanaan meliputi
- Menentukan tujuan
- Menentukan kebijaksanaan
- Merencanakan pengorganisasian
- Menganalisi metode
c. Proses perencanaan meliputi langkah – langkah sebagai berikut :
- Mengenal dan merumuskan masalah
- Menentukan pemecahan masalah
- Mengumpulkan dan menganalisis fakta
- Menentukan pemecahan masalah
- Menyusun pelaksanaan
d. Perencanaan harus dilakukan secra matang karena ikut menentukan sukses
tidaknya pekerjaan humas secara keseluruhan.
e. Perencanaan disusun berdasarkan data dan fakta yang diperoleh dari tahap – tahap
penelitian
f. Perencanaan hendaknya disusun mengunakan data dan fakta apa adanya tanpa
interprestasi yang bersifat sobjektif dan tidak didasarkan keinginan pribadi dari
pejabat humas.
g. Sukses tidaknya pelaksanaan kegiatan sangat ditentukan oleh perencanaan yang
disusun berdasarkan data dan fakta
h. Perencanaan dalam bidang humas sangat penting karena apakah rencana
kehumasan itu akan disetujui atau tidak oleh manajemen sangat tergantung pada
perencanaan yang dibuat oleh para pejabat humas.

Ad.3 Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan merupakan kegiatan komunikasi. Berbagai macam komunikasi antar
personal, komunikasi kelompok, komunikasi melalui media dan sebagainya. Dalam
melakukan komunikasi melalui media massa perlu dipertimbangakan media massa mana
yang akan digunakan untuk menjangkau klayalak ramai yang tersebar luas diberbagai
wilayah
ad.4. Penilaian
a. Penilain merupakan tahap akhir setelah tahap penelitian
b. Penilaian merupakan suatu proses pengukuran dan pembandingan hasil – hasil
yang seharusnya dicapai dengan target yang telah ditetapkan
c. Penilaian merupak analisa hasil akhir atas tahap penelitian, tahap perencanaan dan
tahap pelaksanaan, untuk megetahui apakah masing – masing tahap ini sudah
berjalan sebagai mana mestinya atau belum
d. Dalam hubungan masyarakat, tujuan utama dari penilaian adalah untuk
mengetahui apakah kegiatan – kegiatan hubungan masyarakat itu benar – benar
sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana.
e. Hasil penilain dapat memberikan gambaran apakah semua kegiatan hubungan
masyarakat sudah memenuhi persyaratan atau justru sebaliknya masih terdapat
kekurangan – kekurangan. Hasil penilaian diteliti dan dianalisa secara seksama
untuk kemudian ditarik suatu kesimpilan tentang tingkat keberhasilan hubungan
masyarakat itu.
f. Apakah hasil penelitian itu menunjukkan adanya suatu kendala, hambatan, maka
masing – masing tahapan akan dilihat untuk menentukan tahapan yang tidak
berfungsi dengan bauk atau macet sama sekali.
g. Berbagai kendala yang dijumpai kemudian didefinisikan untuk mendapatkan
solusi pemecahannya

2.3. Tujuan Hubungan Masyarakat


Dimock Marshall Edward, Gland Odgen Dimock dan Louis W koening dalam buku
Public Administration yang dikutip oleh Ignatius. Membagi tujuan masyarakat menjadi
dua bagian yaitu secara positif dan defensife.
1. Secara positif, hubungan masyarakat bertujuan mendapatkan dan menambah good
will suatu organisasi.
2. Secara defensife, hubungan masyarakat yang berusaha membela diri dari
pendapatan masyarakat yang bernada negative apabila diserang dan serangan itu
kurang wajar karena organisasi atau badan usaha tersebut tidak salah.
Dapat dikatakan bahwa setiap organisasi atau setiap badan usaha pada dasarnya perlu
menjalankan hubungan masyarakat dengan tujuan untuk mendapatkan :
1. Pengertian masyarakat
2. Kepercayaan masyarakat
3. Bantuan masyarakat
4. Kerjasama masyarakat
Untuk mencapai berbagai tujuan tersebut, setiap organisasi atau badan usaha harus
menjalankan berbagai macam hubungan dengan berbagai pihak, yang antara lain:
1. Community Relation
Hubungan yang mengatur antara pimpinan organisasi dengan golongan – golongan
dalam masyarakat yang ada hubungannya dengan badan atau organisasi lain.
Hubungan golongan dalam masyarakat atau perorangan dengan suatu badan dapat
berupa :
a. Kunjungan ke badan/organisasi
b. Pembicaraan dengan telepon
c. Pertemuan – pertemuan dalam resepsi
d. Korespondensi dalam surat menyurat
2. Customer Relations
Mengatur hubungan antara organisasi dengan para relasi atau pelanggan yang
bertujuan mencari dan mempertahankan pelanggan.
3. Press Relations
Mengatur hubungan antara organisasi dengan press. Prisip yang harus dipegang teguh
dalam hubunganya dengan press adalah bahwa pemberitaaan harus diberikan secara
objektif dan jujur. Dalam hubungan dengan press, ada beberapa faktor yang harus
diperhatikan:
a. Perusahaan harus bersifat terbuka bagi kunjungan wartawan.
b. Lebih baik perusahaan menyediakan ruangan khusus untuk pertemuan.
c. Setiap press releases dibuat secara singkat tetapi jelas dan tepat
d. Pertanyaan – pertanyaan wartawan harus dijawab dengan semestinya, kecuali
untuk hal – hal yang menyangkut rahasia perusahaan.
4. Government Relations
Mengatur hubungan dengan instansi – instansi pemerintah yang berhubungan dengan
perusahaan. Untuk berhubungan dengan instansi pemerintah, diperlukan pegawai
yang cekatan yang mengetahui seluk beluk tata hubungan yang dijalankan oleh
instansi pemerintah. Kepandaian bergaul dan keluwesan dalam bicara serta sifat yang
simpatik merupakan figure yang dituntut dari seorang public relation.
5. Hubungan industrial ( industrial relation )
Hubungan yang berlansung antara pimpinan organisasi dengan perwakilan buruh
yang ada dalam tubuh organisasi secara timbale balik.
6. Hubungan perburuhan ( Labour Relation )
Hubungan yang berlansung antara pimpinan organisasi dengan buruh yang terhimpun
atau bersatu dalam organisasi, terutama kaum buruh yang berhimpun dalam
organisasi, terutama untuk mengatur perjanjian kerja antara majikan dengan para
pekerja.
7. Hubungan Kekeluargaan ( Family Relation )
Hubungan yang berlansung antara pimpinan organisasi dengan keluarga para
pegawai. Hubungan tersebut dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan
menghadiri pesta pekawinan, mengadakan pest ataman, halal bihalal, ulang tahun
perusahaan dan sebagainya yang bersifat kekeluargaan.
8. Hubungan perorangan ( Personal Relations)
Hubungan yang berlansung antara pimpinan organisasi dengan para pegawai yang
bersifat informal yang bertujuan untuk mengadakan kontak pribadi
9.Hubungan kekaryaan ( Employee Relation)
Hubungan yang berlansung antara pimpinan organisasi dengan para karyawan baik
secara vertical, horizontal maupun secara diagonal yang terkait dengan hubungan
formal yang berlansung dalam organisasi.
10.Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relation )
11.Hubungan dengan para pemegang saham dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Misalnya :
a. Memberikan ucapan selamat pada hari ulang tahun
b. Menyatakan selamat kepada pemegang saham baru
c. Memberikan laporan
d. Mengadakan pertemuan
e. Mengirim majalah intern perusahaan
12 Hubungan dengan press
Meliputi semua media, yaitu surat kabar, majalah, kantor berita, siaran radio, siaran
televise, film , iklan dan lain – lan.
2.4 . Peran Hubungan Masyarakat
Berkaitan dengan fungsi hubungan masyarakat, Basu Swatha. mengemungkakan
bahwa dalam kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat, bagian humas
bertanggung jawab dalam hal – hal berikut :
1. Menciptakan hubungan dengan kelompok – kelompok masyarakat dengan
mempelajari pandangan mereka, menjawab pertanyaan – pertanyaan dan
memberikan informasi
2. Membuka jalur komunikasi dengan pelanggan, penyelia, distributor, pengencer,
pemilik lembaga atau instansi pemerintah, pimpinan masyarakat.
3. Mempelajari konsekwensi ekonomi, lingkungan dan social yang berpengaruh
terhadap praktek – praktek organisasi, serta mempelajari bagaimana
meningkatkan pelayanan pada pelanggan, pemilik dan masyarakat.
4. Melakukan usaha – usaha untuk membantu di dalam menyesuaikan tujuan,
kebijaksanaan, tindakan, produk dan program organisasi dengan perubahan –
perubahan yang terjadi dipasar.
5. Membantu seluruh jajaran perusahaan di dalam mengembangkan program
informasi dan edukasi konsumen yang efektif.
6. Mengirim juru bicara kesekolah – sekolah, group dan kelompok lain untuk
melakukan dialog secara terbuka dengan murid – murid, mahasiswa dan anggota
masyarakat lainnya.
7. Mendorong karyawan untuk ikut ambil bagian dalam kegiatan kemasyarakatan,
misalnya memberikan sumbangan untuk bencana alam, palang merah serta aktif
dalam perkumpulan – perkumpulan masyarakat.
8. Menanggapi keluhan – keluhan konsumen atau masyarakat serta memperbaiki hal
– hal yang mengakibatkan timbulnya keluhan masyarakat.
9. Menunjukkan kepada masyarakat bahwa organisasi selalu memberikan dan
melakukan usaha – usaha untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat.
10. Menciptakan komunikasi dua arah dengan karyawan untuk mengetahui pendapat
karyawan dan untuk mendorong karyawan menumbuhkan citra yang baik dari
organisasi kepada pihak lain.
11. Melayani setiap orang ingin berhubungan dengan organisasi.
Dalam kehidupan sehari – hari, baik secara kedinasan atau diluar dinas, pejabat
humas beserta jajarannya harus mampu menunjukkan tingkah laku, penampilan yang
menarik baik pada waktu situasi normal dan krisis. Dalam situasi perusahaan normal,
fungsi humas adalah untuk menggiring persepsi atau opini publik terhadap perusahaan
yang diwakilinya sehingga diperoleh image yang baik. Pada waktu krisi, humas harus
mampu menjawab dengan stategi yang tepat.
Rosady Ruslam dalam Ignatius wuranto , mengemungkakan bahwa fungsi humas
dalam penerapan guna menunjang kegiatan aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan
berikut :
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai publik, baik
hubungan kedalam maupun keluar
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dan publikasi
kepada publik dan sebaiknya menyebarkan opini kepada oragnisasi
4. Melayani publik sebaik mungkin dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi
dengan tidak mengabaikan kepentingan umum.
5. Bersikap bahwa tujuan dan sasaran mereka bukanlah memperoleh keuntungan publik
tetapi memperoleh keuntungan bersama dalam memadukan tujuan dengan motivasi
tanggung jawab sosial
6. Berkemampuan mendengar dan bukan sekedar mengenai aspirasi masyarakat
7. Bersikap dan terampil dalam menerjemahkan kebijaksanaan – kebijaksanaan
perusahaan .
Produk dan publisitas organisasi adalah sebagai berikut :
1 .Publisitas produk adalah publisitas yang bertujuan memberitahu masyarakat tentang
produk berikut ciri – ciri, kelebihan dan lain – lain
2. Publisitas organisasi adalah publisitas tentang organisasi umumnya
3. Memberikan bantuan kepada masyarakat yang benar – benar membutuhkan
4. Ikut aktif dalam pembangunan masyarakat