Imagine Generala Functional It A Ti - Business Blueprint - FI

SAP R/3 4.
7
Septembrie 2005
România
Business Blueprint
Contabilitatea Financiar
Imagine Generala Functionalitati
SAP România SRL

Str. Calea Mo ilor 51
Sect.2 Bucure ti
Cod 030141
România
SAP Best Practices Business Blueprint - FI
Copyright
Copyright 2004 SAP AG. Toate drepturile sunt rezervate.
Nici o parte a acestei publica ii nu poate fi reprodus sau transmis în nici o form i în nici un scop
f r permisiunea expres a SAP AG. Informa iile con inute în aceasta pot fi modificate f r un anun
prealabil în acest sens.
Unele produse informatice oferite de SAP AG i distribuitorii s i con in componente reprezentând

produse soft (programe informatice) ai c ror titulari sunt al i distribuitori de programe informatice.
Microsotft ®, WINDOWS ®, NT ®, EXCEL ®, Word ®, Power Point ®, i SQL Server®, sunt m rci
înregistrate ale Corpora iei Microsoft.
IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®,RS/6000®, AIX®, S/390®,

AS/400®, OS/390® i OS/400® sunt m rci înregistrate ale Corpora iei IBM.
ORACLE® este marc înregistrat a Corpora iei Oracle.
INFORMIX®on-line pentru SAP i Informix®Dynamic Server TM sunt m rci înregistrate ale Informix
Software Incorporated.
ONIX®, X/Open®, OSF/1® i Motif® sunt m rci înregistrate ale Grupului Open.
Citrix®, marca Citrix®, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®,

MultiWin® i alte nume de produse Citrix men ionate în document sunt m rci înregistrate ale Citrix
Systems, Inc.
HTML, DHTML, XML, XHTML sunt m rci înregistrate ale W3C®, Consor iului World Wide Web,
Institutului pentru Tehnologie din Massachusetts.
JAVA® este o marc înregistrat a Sun Mycrosystems, Inc.
SAP, Marca SAP, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP Early
Watch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpi, mySAP.com i alte produse i servicii men ionate în
document precum i emblemele aferente acestora sunt m rci înregistrate ale SAP AG în Germania i
în alte câteva ri din întreaga lume.
MarketSet i Enterprise Buyer sunt m rci înregistrate de inute în comun de SAP Markets i Commerce
One. Toate celelalte produse i nume de servicii men ionate sunt m rci înregistrate ale companiilor
respective.
© SAP AG Pagina 2 din 35

CUPRINS
1. STRUCTURI ORGANIZA IONALE ------------------------------------------------------------ 5

1.1. Contabilitatea financiar -------------------------------------------------------------------------------------------- 5
1.2. Clientul, Planul de conturi i Codul Companiei ------------------------------------------------------------- 5
2. CADRUL GENERAL-------------------------------------------------------------------------------- 7
2.1. Caracteristici ale rilor (parametri globali)------------------------------------------------------------------- 7
2.2. Monedele ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
2.3. Men inerea calendarului--------------------------------------------------------------------------------------------- 7
3. DATE DE BAZ -------------------------------------------------------------------------------------- 8

3.1. Contabilitatea financiar -------------------------------------------------------------------------------------------- 8
3.2. Conturi de Cartea Mare ---------------------------------------------------------------------------------------------- 8
3.3. Conturi de furnizori i clien i ------------------------------------------------------------------------------------ 10
3.4. B ncile ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12
4. PROCESE DE AFACERI ------------------------------------------------------------------------ 14

4.1. Contabilitatea financiar – cadrul general ------------------------------------------------------------------ 14
4.1.1. Anul fiscal i perioada înregistr rilor ------------------------------------------------------------------------ 14
4.1.2. Tipuri de documente si game de numere------------------------------------------------------------------ 14
4.1.3. Chei de inregistrare --------------------------------------------------------------------------------------------- 16
4.1.4. Coduri de TVA---------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
4.2. Contabilitate Carte Mare ------------------------------------------------------------------------------------------ 20

4.2.1. Înregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 20
4.2.2. Analizele i Evalu rile Conturilor ---------------------------------------------------------------------------- 23
4.2.3. Clearing–ul pozi iilor deschise -------------------------------------------------------------------------------- 24
4.2.4. Încheierea activit ii – închiderea---------------------------------------------------------------------------- 25
4.3. Contabilitate furnizori ---------------------------------------------------------------------------------------------- 26

4.3.1. Generalitati -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26
4.3.2. Inregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 26
4.3.3. Furnizori ocazionali---------------------------------------------------------------------------------------------- 27
4.3.4. Procesare facturi furnizori ------------------------------------------------------------------------------------- 27
4.3.5. Termeni de plata ------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
4.3.6. Inregistrare plati -------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
4.3.7. Tranzactii speciale----------------------------------------------------------------------------------------------- 28
4.3.8. Clearing-ul pozitii deschise------------------------------------------------------------------------------------ 29
4.4. Contabilitate clien i ------------------------------------------------------------------------------------------------- 30

4.4.1. Generalitati -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30
4.4.2. Inregistrarea documentelor------------------------------------------------------------------------------------ 30
4.4.3 Clienti ocazionali-------------------------------------------------------------------------------------------------- 30
4.4.4. Procesare facturi clienti ---------------------------------------------------------------------------------------- 30

4.4.5. Inregistrare incasari --------------------------------------------------------------------------------------------- 31

4.4.6. Termeni de plata ------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
4.4.7. Tranzactii speciale----------------------------------------------------------------------------------------------- 31
4.4.8. Somatie (Dunning) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 32
4.4.9. Clearing-ul pozitii deschise------------------------------------------------------------------------------------ 33
4.5. Contabilitate bancara ---------------------------------------------------------------------------------------------- 33

4.5.1 Extras bancar manual ------------------------------------------------------------------------------------------- 33
4.5.2 Registru de casa-------------------------------------------------------------------------------------------------- 33
4.6. Raportarea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34
4.7. Posibilit i de îmbun t ire--------------------------------------------------------------------------------------- 35

Business Blueprint - Contabilitate financiar
1. Structuri organiza ionale
1.1. Contabilitatea financiar
Functionalitatea principala a Registrului Cartea Mare G/L o constituie o reprezentare global a

contabilit ii financiare i a soldurilor conturilor. Înregistrarea i colectarea tuturor evenimentelor de
afaceri ale unei organiza ii într-un sistem informatic integrat asigur o administrare integrat a
conturilor i cu leg tur între ele în orice moment.
Registrul Cartea Mare al sistemului SAP R/3 este caracterizat de urm toarele atribute:
• Selectare op ional a structurii organiza ionale a organiza iei;
• Înregistrara automata a tuturor elementelor din registrele secundare – la reconcilierea
conturilor (spre exemplu 213xxx, 401xxx, 411xxx....) în registrul contabil Cartea Mare
• Registrul Cartea Mare paralel i aria de control, active fixe, vânz ri, vânz ri cu am nuntul i
distribu ie
• Evaluarea imediat a rapoartelor i procesarea din datele curente (raportare online)
1.2. Clientul, Planul de conturi i Codul Companiei
Clientul
Reprezint cel mai înalt nivel organiza ional (unitate) din sistemul SAP R/3. În ace ti termeni este u or
de imaginat un grup corpora ie, o organiza ie multina ional .
Codul companiei
Codul de companie este cea mai mica unitate organizationala la nivelul careia se pot obtine toate
situatiile financiare relevante unei raportari externe (balanta, bilant, jurnale de TVA, …). Aceasta
structura corespunde de obicei unei entitati cu personalitate juridica.
Planul de conturi
Planul de conturi in sistemul SAP R/3 cuprinde toate datele de baza (conturi de CM) care sunt utilizate
in cadrul unui cod de companie sau al mai multora. Pentru fiecare data de baza de CM, planul de
conturi contine numarul si denumirea contului, precum si setari referitoare la controlul contului (prin
acestea se stabilesc regulile de inregistrare in momentul utilizarii acestuia)
Pentru fiecare cont de CM, planul de conturi contine numarul contului, denumirea contului si un set de
informatii care controleaza modul de creare a unui cont in codul de companie, precum si reguli de
functionare al acestuia.

Un cont de CM definit in segmentul de cod de companie, contine informatii specifice numai codului de
companie; acestea controleaza introducerea datelor in acest cont si modul de administrare a contului.
Trebuie alocat un plan de conturi fiecarui cod de companie. Acest plan de conturi se numeste plan de
conturi operational si este folosit pentru inregistrarile de zi cu zi, intr-un cod de companie.
Pentru nevoile unui client preconfigurat a fost selectat urm toarea structur organiza ional :
Caracteristicile Codului de Companie:
Nume Parametru
Codul Companiei 9700*
Denumire Compania XY *
Cheia rii RO
Moneda RON
Cheia limbii respective RO
Planul de Conturi 9700*
Varianta Anului Fiscal K4
Caracteristicile Planului de Conturi
Nume Parametru
Plan de Conturi 9700 *
Denumire Plan de Conturi RO *
Limba în care se face între inerea RO
Lungimea Registrului General Cartea Mare 8
Not : aceasta reprezint cea mai simpl structurare organiza ional , de i, desigur, se presupune c
este posibil s se defineasc o structur organiza ional arbitrar cerut de utilizator.
Not : Datele care sunt marcate cu * se pot schimba în mod dinamic în concordan cu Chestionarul
(chestionarul electronic pentru stabilirea parametrilor sistemului).

2. CADRUL GENERAL
2.1. Caracteristici ale rilor (parametri globali)
Ca rezultat al caracterului multina ional i multi legislativ al sistemului SAP R/3, este necesar s se
eviden ieze faptul c pentru fiecare unitate organiza ional care î i desf oar activitatea într-o ar ,
anumite caracteristici definite ale sistemului sunt comune. În sistemul SAP R/3, pentru Romania (RO)
sunt defini i urm torii parametri:
Codul po tal 4 lungime exacta de respectat, numeric, fara spatii

Num r bancar 18 lungime valoare maxima
Num rul de înregistrare pentru TVA 10 lungime exacta de respectat, fara spatii
Datele bancare i codul po tal sunt verificate.
2.2. Monedele
În sistemul SAP R/3 sunt introduse toate monedele folosite în mod obi nuit.
În cadrul sistemului, moneda este caracterizat de o serie de atribute, i anume:
• numele complet al monedei
• prescurtarea folosit pentru moned
• codul ISO atribuit monedei
• Modalitatea de rotunjire a monedei în cazul frac iilor monedei respective (spre exemplu,
pentru moneda român este de 1 ban)
Sistemul SAP R/3 permite administrarea unui num r de liste de schimburi valutare independente
unele de altele (spre exemplu lista grupului corpora ie de schimburi valutare, cea statistic etc.) care
sunt caracterizate ca „Tipul Schimbului Valutar”. Rata de schimb – Tipul Ratei de schimb M precum i
indicele de transformare relativ între monedele definite sunt men inute în func ie de nevoile sistemului
în conformitate cu legisla ia român .
2.3. Men inerea calendarului
În cadrul sistemului este posibil s fie definite diverse forme de calendare; spre exemplu, calendarul
companiei reflect planificarea concediilor, perioadele de încetare a activit ii etc. Acest calendar
poate fi diferit de calendarul stabilit la nivelul grupului corpora ie i, desigur, poate fi diferit de
calendarul standard. Prin calendar standard sau calendar al rii respective se în elege calendarul în
care sunt stabilite zilele lucr toare, zilele de odihn , s rb torile na ionale.
Calendarul de fabrica ie este folosit pentru calcularea algoritmilor SAP R/3, de ex. data livr rii
materialelor, data crearii somatiilor , etc.

3. DATE DE BAZ
3.1. Contabilitatea financiar
Contabilitatea financiar – care este reprezentat în SAP R/3 de modulul FI – se bazeaz pe principiul
Registrului Cartea Mare i leg turile dintre ele efectuate în timp real.
Registrele secundare sunt urm toarele:

• Furnizorii
• Clien ii
• Activele
Leg tura dintre Registrul Cartea Mare i registrele secundare este realizat prin intermediul conturilor
de „contact” – care în sistemul SAP R/3 mai sunt denumite i „conturi de reconciliere”. Acestea sunt
conturi din Registrul Cartea Mare cu caracteristici diferite de cele ale conturilor curente. O diferen o
constituie în principal faptul c nu este posibil s se efectueze înregistr ri direct în aceste conturi (prin
înregistrarea contului în specifica ia documentului). Fiecare furnizor1 este creat sub forma unei
înregistr ri master (informa ii de baz ) în cadrul sistemului (vezi ulterior înregistr ri master pentru
furnizori) i p r ile componente ale acestei înregistr ri master au leg tur cu contul din Registrul
Cartea Mare – cont de reconciliere. Spre exemplu, pentru înregistrarea facturii furnizorului, regula
contabil nu este contul curent 401xxx – Furnizori, ci se înregistreaz num rul furnizorului (num rul
care este atribuit furnizorului în sistemul SAP R/3). Sistemul SAP R/3 tie din înregistrarea master în
ce cont din Registrul Cartea Mare va înregistra suma aferent unui anumit furnizor. Astfel, sistemul
asigur leg tura dintre Registrul Cartea Mare i conturile furnizorilor.
Elementele generate automat pentru anumite tranzac ii ale întreprinderii reprezint alte caracteristici
introduse în modulul FI.
Func ionalitatea sistemului SAP R/3 genereaz documente cu elemente specifice cum ar fi TVA,
diferen a de schimb valutar, rotunjirile sumelor etc. Aceste documente cu elementele men ionate
reprezint un supliment fa de înregistr rile efectuate manual i completeaz documentul.
3.2. Conturi de Cartea Mare
Datele de baza de CM (conturi) sunt necesare pentru stabilirea functiilor fiecarui cont. Acestea
controleaza modul de inregistrare a tranzactiilor contabile in conturi, precum si procesarea lor
ulterioara.
Inainte de a se putea face inregistrari intr-un cont, trebuie creata o data de baza a contului in sistem.
Datele de baza ale unui cont din CM sunt impartite in doua segmente, in asa fel incat coduri de
companie diferite care folosesc acelasi plan de conturi sa poata utiliza aceleasi conturi din CM, cu
setari diferite.
1
Pentru o interpretare mai descriptiv , vom lua în considera ie furnizorii, dar toate informa iile sunt valabile,
desigur, i pentru clien i. Conturile de furnizori i conturile de clien i precum i func ionalitatea acestora sunt
echivalente între ele.

1) Segmentul Plan de conturi contine date ce sunt valabile pentru toate codurile de companie.
Urmatoarele date fac parte din acest segment:
- numarul si denumirea contului
- indicatorul care specifica daca un cont este sau nu un cont de venituri sau de cheltuieli (in
terminologia R/3, cont de bilant, respectiv cont de profit si pierdere). La inceputul unui nou an
fiscal, soldul unui “cont de bilant” se reporteaza in acelasi cont. Soldul unui “cont de profit si
pierdere”, adica de venituri sau de cheltuieli, se inchide lunar in contul de profit si pierdere; in
acest caz trebuie specificat, pentru fiecare astfel de cont, contul in care acesta se va inchide.
- grupa de conturi: prin intermediul grupului de conturi, conturile similare ca functiuni, pot fi
grupate impreuna. In momentul crearii unui cont este obligatorie specificarea grupei de conturi din
care acesta trebuie sa faca parte. Grupul de conturi controleaza crearea si modificarea conturilor,
intervalul de numere in care un cont poate lua valori, dispunerea campurilor in ecranele de
crearea sau modificare a conturilor.
2) Segmentul Cod de companie contine date specifice codului de companie (deci aceste date
pot varia de la un cod de companie la altul). Urmatoarele date fac parte din acest segment:
- moneda contului: un cont definit in moneda codului de companie (in cazul nostru, RON) poate fi
folosit la inregistrari in orice valuta. Un cont definit intr-o alta valuta decat cea a codului de
companie, nu poate fi folosit decat pentru inregistrari in acea valuta.
- categorie impozit
- tipul contului de reconciliere : un cont de reconciliere este un cont care este automat actualizat
atunci cand are loc o inregistrare in contabilitatea analitica (de clienti, furnizori sau mijloace fixe).
Tipurile de conturi de reconciliere sunt: A (conturi mijloace fixe), K (conturi de furnizori), D (conturi
de clienti.)
- gestiune pozitii deschise: conturile gestionate cu pozitii deschise permit ca o inregistrare sa
poata fi “legata” de una sau mai multe inregistrari din acelasi cont (de exemplu, o factura furnizor,
de plata acestei facturi). Conturile de reconciliere sunt setate automat cu aceasta optiune, asadar
pentru acest tip de conturi nu este necesara setarea pozitiilor deschise. In schimb, aceasta
optiune este utila pentru mai multe conturi de CM.
- afisare pozitie individuala: pentru ca la afisarea situatiei unui cont sa fie disponibil nu numai
soldul ci si inregistrarile individuale trebuie sa setati acesta optiune.
- cheie de sortare: este un indicator in functie de care se face sortarea inregistrarilor dintr-un cont,
in momentul afisarii situatiei contului.
- grup stare de camp: este un indicator care controleaza dispunerea campurilor in momentul
inregistrarii unei tranzactii; el determina care campuri trebuie sa apara, si dintre acestea, care
trebuie sa fie obligatorii, optionale sau numai afisate (fara posibilitatea editarii lor). Conturile care
au aceeasi functionalitate vor avea aceeasi stare de camp.
- numai inregistrare automata: pe un cont setat astfel, nu se pot face inregistrari manuale (note
contabile din modulul FI). In mod obisnuit, aceasta setare se foloseste numai pentru conturile de
stocuri si pentru conturile de casa (in cazul in care inregistrarile pe aceste conturi se fac numai din
aplicatia “Registru de casa”). In aceste cazuri aceasta setare este obligatorie.
- supliment pentru inregistrarea automata: se foloseste la conturile pentru care sistemul
genereaza inregistrari automate (conturile de TVA, de diferente de curs, …). Conturile setate cu
acest parametru vor fi marcate distinct in momentul salvarii unui document, permitand utilizatorului
sa completeze/modifice inregistrarea generata automat.
In scopul bunei functionari a sistemului (pentru un control mai bun al documentelor introduse, precum
si pentru limitarea greselilor de operare si pentru o functionare fluenta a subaplicatiilor din SAP) se pot
crea in sistem o serie de conturi ’’tehnice”.
De mentionat ca aceste conturi nu influenteaza in nici un fel rulajele conturilor de venituri sau de
cheltuieli, si nici alte conturi care ar putea sa afecteze calculul indicatorilor financiari ai societatii. In

plus, pentru fiecare dintre aceste conturi se pot da explicatii cu privire la modul de utilizare a acestora,
iar soldul lor, dupa decontarea tuturor tranzactiilor, este intotdeauna zero (acesta este, de altfel, un
control care arata ca toate operatiunile din cele doua subaplicatii care sunt legate printr-un astfel de
cont, au fost inregistrate complet si corect). De asemenea, rulajele acestor conturi pot fi izolate cu
exactitate, in orice moment fiind disponibila o varianta a balantei care contine totalitatea rulajelor, fara
conturile tehnice, sau, rulajele conturilor tehnice pot fi anulate printr-o simpla operatiune contabila din
modulul financiar.
3.3. Conturi de furnizori i clien i
Conturile de furnizori/clienti sunt date de baza folosite in cadrul Contabilitatii Furnizorilor/Clientilor.

Pentru fiecare furnizor/client definit in sistem trebuie creata o data de baza (un cont de furnizor/client).
Toate operatiunile cu furnizori/clienti sunt inregistrate prin intermediul acestor date de baza. In acest
fel, este actualizata atat fisa furnizorului/clientului (registrul de furnizori/clienti), cat si registrul general
(registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor/client.
Datele de baza contin informatii care controleaza modul de inregistrare si de procesare a tuturor
operatiunilor economice care au legatura cu un furnizor. Ele sunt folosite nu numai in Contabilitatea
Financiara (FI), ci si in Gestiunea Materialelor (MM). Prin stocarea datelor de baza la nivel central,
aceste informatii nu trebuie introduse decat o singura data in sistem, in felul acesta evitandu-se
inconsistentele
Spre exemplu, într-o înregistrare master de furnizor (informa ii de baz ) sunt urm toarele date:
- numele, adresa, limba i num rul de telefon al furnizorului
- num rul companiei, num rul de înregistrare pentru TVA, adresa autorit ii fiscale
- leg tura cu banca (contul în format IBAN i în format specific na ional)
- date pentru managementul contului, cum ar fi spre exemplu num rul contului de reconciliere
din Registrul Cartea Mare
- metoda de plat stipulat i condi iile de plat
Datele pentru aprovizionare sunt necesare dac de folose te modulul Managementul Materialelor
(MM).
Datele sunt organizate dup cum urmeaz :
Date generale
Date Contabile pentru Date privind aprovizionarele

Codul Companiei 9700 pentru dep de aprovizionare
9700
Date contabile pentru Date privind aprovizionarele

codul Companiei n pentru dep de aprovizionare
n
Date privind aprovizionarele

Date contabile pentru codul pentru dep de aprovizionare
Companiei n+1 n +1

1. Datele generale
Reprezint datele care sunt valabile la nivel de client i sunt relevante pentru fiecare Cod de
Companie i pentru fiecare departament de aprovizionare care intr în aria de aplicabilitate a structurii
organiza ionale. Astfel de date sunt:
- date pentru corespondenta: nume, adresa, telefon;
- termen de cautare: se foloseste pentru cautarea unui furnizor nu dupa cod, ci dupa un nume
sugestiv;
- codul fiscal si numarul de inregistrare la Regitrul Comertului;
- detalii bancare: cod si denumire banca, cont etc.
2. Date despre Codul Companiei

Sunt datele care sunt relevante pentru fiecare cod de companie in parte. Astfel de date sunt:
- contul de reconciliere: contul de Carte Mare in care se fac (simultan) aceleasi inregistrari ca si
in registrul furnizorilor;
- cheia de sortare: este un criteriu de sortare implicita a inregistrarilor, pentru afisarea fisei
furnizorului;
- termen de plata: cod prin care se precizeaza numarul zilelor de scadenta.
3. Date privind organiza iile de aprovizionare

Sunt datele care sunt relevante pentru organiza iile de aprovizionare. Spre exemplu, date privind
cererea, comenzile de aprovizionare, verificarea facturilor etc. sunt salvate în aceast zon . Este
necesar folosirea aplica iei Managementul Materialelor pentru înregistrarea acestor date.
In momentul crearii unui cont de furnizor este obligatorie alegerea unui grup de conturi de furnizori.
Grupul de conturi determina:
- alocarea interna (codul furnizorului este dat de sistem in cadrul unui interval de numere
prestabilit, neputand fi influentat de catre utilizator) sau externa a codului de furnizor;
- gama de numere in care se pot da codurile de furnizori;
- controleaza campurile care vor aparea in ecranele de creare a unui furnizor si dintre acestea,
care vor fi obligatorii si care optionale.
Furnizorul ocazional (OCAZxxxxxx) este furnizorul care apare o singur dat in sistem, care nu are cu
compania o rela ie regulat de tip vânz tor – cump r tor. Pentru ace ti furnizori, în sistem se creaz o
singur înregistrare master obi nuit , f r partea general , iar partea datelor generale pentru
înregistrarea master este introdus direct în document, doar atunci când are loc tranzac ia de afaceri.
Odata creat un furnizor/client, grupul de conturi nu poate fi schimbat.
În sistemul preconfigurat BP RO sunt definite urm toarele grupuri de furnizori : 9700, 9701, 9799 si
clienti: 9700, 9701, 9702, 9703, 9704, 9705, 9799.
(a a cum s-a ar tat deja, grupurile de furnizori i clien i pot fi ajustate în func ie de nevoile
utilizatorilor)

FURNIZORI
CLIEN I
* Pot fi stabili i parametri pentru întregul tabel cu ajutorul unui chestionar electronic.
3.4. B ncile
B ncile sunt administrate cu ajutorul înregistr rilor master din sistem. Înregistr rile master (informa iile
de baz ) con in, spre exemplu, ara în care este banca, numele b ncii, adresa b ncii, num rul b ncii
i alte date de control, spre exemplu, codul SWIFT. Înregistr rile master pentru b nci sunt folosite
pentru b ncile societ ii (house banks) i pentru b ncile partenerilor de afaceri (business partner
banks).
Banca companiei este o banc în care este (sunt) administrat(e) contul (conturile) companiei. Aceast
banc este administrat în sistem cu ajutorul unor caracteristici descrise mai jos:
- cod banca proprie: codificarea bancilor proprii consta in atribuirea fiecarei banci a unui cod de
maximum cinci caractere alfanumerice;

- cod tara banca: acesta reprezinta codificarea tarii in care isi desfasoara activitatea banca
respectiva;
- cheie bancara: reprezinta codificarea unitara a tuturor bancilor si este introdusa in sistem
anterior crearii bancilor proprii;
- denumirea bancii: reprezinta denumirea oficiala a bancii conform codificarilor si denumirilor
date de catre BNR.
Ulterior crearii bancilor se vor crea si conturile bancare ale companiei la fiecare banca. Pentru fiecare
astfel de cont se va crea un cont in Registrul Carte Mare (Conturi la b nci 512xxx). Fiecare cont
bancar este intretinut in sistem cu ajutorul unui ID cont bancar care reprezinta un cod de maxim cinci
caractere alfanumerice.
În sistem sunt predefinite urm toarele b nci ale companiei:
Cod banca Cod tara ID cont Moneda Num rul Cont CM Denumire
proprie banca bancar contului Contului banca
BRD RO BRD10 RON 0011527184 51211010 BRD
BRD RO BRD20 EUR 0011527184 51241020 BRD
BCR RO BCR10 RON 1005647575 51212010 BCR
BCR RO BCR20 EUR 1005647575 51242020 BCR
RFS RO RFS10 RON 302415057 51213010 RAIFFEISEN
(a a cum s-a men ionat deja, este vorba doar de un sistem pentru care vor putea fi stabili i parametri
iar datele privind b ncile companiei putand fi ajustate în func ie de nevoile utilizatorilor).

4. PROCESE DE AFACERI
4.1. Contabilitatea financiar – cadrul general
4.1.1. Anul fiscal i perioada înregistr rilor
Anul fiscal este împ r it în perioade ale înregistr rilor. Fiecare perioad a înregistr rilor este definit
cu ajutorul unei date de începere (prin urmare ea poate, dar nu trebuie neap rat, s corespund cu
lunile calendaristice de la 1 la 12). Separat de perioada curent a înregistr rilor, pot fi definite
perioade speciale pentru nevoile care apar la procedura de închidere de la sfâr itul anului (13-16).
Perioadele înregistr rilor pot fi deschise i închise liber cu ajutorul unor directive la nivelul organiza iei,
valabile pentru procesarea închiderilor de la sfâr itul lunii în FI. Este posibil s fie definite diverse
perioade (deschise sau închise) pentru tipurile de conturi selectate din perioada de între inere.
Codul de companie 9700 folose te varianta de an fiscal cu caracteristicile care sunt prezentate în cele
ce urmeaz :
Nume: K4 An calendaristic, 4 perioade speciale
Caracteristici: 12 perioade de înregistr ri identice cu lunile calendaristice i 4 perioade
speciale pentru nevoile care apar pentru închiderile de la sfâr itul anului
4.1.2. Tipuri de documente si game de numere

Fiecare operatiune contabila este intotdeauna stocata in sistem sub forma unui document.
Tipul de document este folosit pentru urmatoarele functii in componentele Contabilitatii Generale (FI-
GL), a Clientilor (FI-AR), a Furnizorilor (FI-AP) si a Mijloacelor fixe (FI-AA):
- clasificarea tranzactiilor care au fost inregistrate (de exemplu, toate facturile clientilor vor avea
acelasi tip de document). In acest fel, se pot face selectii dupa tipul documentului.
- controlul stocarii documentului. Aceasta este principala functie a tipului de document. Trebuie
precizat un interval numeric pentru fiecare tip de document. Documentele dintr-un interval
numeric sunt stocate impreuna.
Tipul de document este introdus in antetul documentului si setarile referitoare la acesta sunt valabile
pentru intregul document. Tipurile de documente sunt definite la nivel de client R/3 (sunt comune
tuturor codurilor de companie create intr-o instalare R/3). Sistemul standard contine tipuri de
documente predefinite (de exemplu, “DR” pentru factura client …). In functie de necesitatile de
raportare aceste tipuri pot fi modificate; de asemenea, exista posibilitatea adaugarii/stergerii tipurilor
de documente (in ceea ce priveste stergerea unui tip de document, acest lucru este posibil atata timp
cat in sistem nu exista documente inregistrate cu acest tip).
Oricarui document din sistem i se aloca un numar unic in codul de companie. Pentru stabilirea
modului de atribuire a numarul documentului se foloseste cate un interval numeric care va fi alocat
fiecarui tip de document.
Numerele de document pot fi atribuite in mai multe feluri:

- extern: utilizatorul introduce numarul documentului original in timpul inregistrarii documentului

sau numarul este transferat automat dintr-un sistem de prefacturare. O conditie prealabila
este aceea ca numerele documentului sa fie unice.
- intern: sistemul atribuie automat un numar secvential din gama de numere alocata tipului de
document.
În sistemul preconfigurat BP RO se vor folosi urm toarele tipuri de documente:
Interval numeric
Tip de Gama de Tipul cont
document Descriere numere permis De la Pana la
AA Înreg.mijl.fixe 01 ADKMS 0100000000 0199999999
AB Doc. contabiliate 01 ADKMS 0100000000 0199999999
AF Amortizare mijl. Fix 03 AS 0300000000 0399999999
AN Înreg. neta mijl. fixe 01 AKMS 0100000000 0199999999
AS Storno mijl. Fixe ST ADKMS 9900000000 9999999999
DA Document client 16 DS 1600000000 1699999999
DG Nota credit client 16 DS 1600000000 1699999999
DR Factur client 18 ADMS 1800000000 1899999999
DS Stornare client ST ADMS 9900000000 9999999999
DZ Plata client 14 DS 1400000000 1499999999
EU Dif. Rotunj. Euro 02 ADKMS 0200000000 0299999999
EX Num r extern 02 DKS 0200000000 0299999999
KA Nota credit furnizor 17 AKMS 1700000000 1799999999
KG Credit furnizor 17 AKMS 1700000000 1799999999
KN Furnizori net 01 AKS 0100000000 0199999999
KP Intre inere cont 48 AMS 4800000000 4899999999
KR Factur furnizor 19 AKMS 1900000000 1999999999
KS Storno furnizor ST AKMS 9900000000 9999999999
KZ Plat furnizor 15 KS 1500000000 1599999999
ML Decontare ML 47 MS 4700000000 4799999999
PR Modificare pret 48 MS 4800000000 4899999999
RA Dec.sub.credit memo 51 AKMS 5100000000 5199999999
RE Receptia facturii 51 AKMS 5100000000 5199999999
RN Factura – net 51 AKMS 5100000000 5199999999
RV Document client SD 00 ADS 0000000001 0099999999
SA Document carte mare 01 ADKMS 0100000000 0199999999
SB Înregistrare cont carte mare 12 S 1200000000 1299999999
SK Document de casa 13 S 1300000000 1399999999
SS Storno CM ST AMS 9900000000 9999999999

SU Document ajustare 01 S 0100000000 0199999999

UE Transfer date 04 ADKMS 0400000000 0499999999
WA Iesire bunuri 49 AMS 4900000000 4999999999
WE Intrare bunuri 50 AMS 5000000000 5099999999
WI Inventar 49 AMS 4900000000 4999999999
WL Bunuri iesite/livrate 49 AMS 4900000000 4999999999
WN Intr.bunuri neta 50 AMS 5000000000 5099999999
ZP Înregistrare plat 20 ADKMS 2000000000 2099999999
ZR Plata automata 20 DKS 2000000000 2099999999
ZS Plata prin cec 05 DKS 0500000000 0599999999
ZV Stergere automata 20 ADKMS 2000000000 2099999999
4.1.3. Chei de inregistrare
La introducerea pozi iilor documentului foarte importanta este cheia de inregistrare. Aceasta
controleaza modul de inregistrare a unui document, precum si de prelucrare ulterioara a acestuia. Ele
stabilesc daca un cont va fi inregistrat pe debit sau pe credit si tipul de cont care poate fi inregistrat
(de client, furnizor, mijloace fixe, …); de asemenea, prin cheia de inregistrare impreuna cu varianta de
stare de camp, se stabileste modalitatea de configurare a ecranelor de introducere a documentelor
(ce campuri trebuie sa apara in ecranele de introducere a datelor, si dintre acestea, care trebuie sa fie
obligatorii, optionale sau doar afisabile).
Regulile de inregistrare a unui document sunt fixate odata cu introducerea tipului documentului si a
cheii de inregistrare; cheia de inregistrare stabileste:
- Datele pe care le puteti introduce in inregistrare
- Cum sunt prelucrate datele pe care le inregistrati
- Cum actualizeaza sistemul datele pe care le introduceti
Cheile de inregistrare sunt diferite in functie de tipul contului pentru care acestea sunt folosite (client,
furnizor, mijloace fixe, materiale sau conturi de CM).
În sistemul preconfigurat BP RO exista cheile de inregistrare din sistemul standard si anume:
Cheia de Indicator Relevant Stornare

înregistrare D/C Tip cont Special G/L Descriere pentru
01 Debit D Factur Vânz ri 12

02 Debit D Stornare Not de credit Vânz ri 11
03 Debit D Speze bancare 13
04 Debit D Alte crean e 14

05 Debit D Pl i Cash-Flow 15
06 Debit D Diferen de plat Cash-Flow 16
07 Debit D Clearing 17
08 Debit D Pl i cu clearing Cash-Flow 18
09 Debit D X Client / Special G/L Debit Special G/L 19
11 Credit D Not de Credit Vânz ri 02
12 Credit D Stornarea facturii Vânz ri 01
13 Credit D Stornare Chelt. 03
14 Credit D Alte datorii 04
15 Credit D Încas ri Cash-Flow 05
16 Credit D Diferen de încasat Cash-Flow 06
17 Credit D Clearing 07
18 Credit D Încasare cu clearing Cash-Flow 08
19 Credit D X Client / Special G/L Credit Special G/L 09
21 Debit K Not de Credit Vânz ri 32
22 Debit K Stornarea facturii Vânz ri 31
24 Debit K Alte crean e 34
25 Debit K Pl i Cash-Flow 35
26 Debit K Diferen de plat Cash-Flow 36
27 Debit K Clearing 37
28 Debit K Pl i cu clearing Cash-Flow 38
29 Debit K X Furnizor / Special G/L Debit Special G/L 39
31 Credit K Factur Vânz ri 22
32 Credit K Stornare Not de Credit Vânz ri 21
34 Credit K Alte datorii 24
35 Credit K Încas ri Cash-Flow 25
36 Credit K Diferen de încasat Cash-Flow 26
37 Credit K Clearing 27
38 Credit K Încasare cu clearing Cash-Flow 28
39 Credit K X Furnizor / Special G/L Credit Special G/L 29
40 Debit S DEBIT 50
50 Credit S CREDIT 40
70 Debit A Mijl.fixe - Debit 75
75 Credit A Mijl.fixe - Credit 70
80 Debit S Stocuri ini iale 90
81 Debit S Costuri 91
82 Debit S Diferen de stoc 92
83 Debit S Diferen de pre 93

84 Debit S Consum 94
85 Debit S Modific ri ale stocurilor 95
86 Debit S GR/IR - Debit 96
89 Debit M Stocuri - Intr ri 99
90 Credit S Stocuri ini iale 80
91 Credit S Costuri 81
92 Credit S Diferen de stoc 82
93 Credit S Diferen de pre 83
94 Credit S Consum 84
95 Credit S Modific ri ale stocurilor 85
96 Credit S GR/IR - Credit 86
99 Credit M Stocuri - Ie iri 89
D Clien i
K Furnizori
A Mijl.fixe
M Stocuri
S Cartea Mare
4.1.4. Coduri de TVA
Tipurile individuale de TVA sunt diferen iate în sistem cu ajutorul unor coduri fiscale. Caracteristicile
stabilite pentru textul codului cuprind toate informa iile necesare pentru înregistrarea TVA – felul
impozitului (impozit de plat , impozit de încasat,........) rata procentual , contul taxei pentru
înregistrarea automat etc.
Procedura de calcul definit pentru Romania se nume te TAXRO i include codurile de tax
predefinite, care sunt livrate cu versiunea local , coduri de tax general-valabile în Romania pentru
fiecare tip de tax , a a cum sunt definite în reglement rile generale privind TVA – i func ie de modul
de reflectare al acestora în formularistica privind raportarea TVA.
Procedura de calcul TVA mai sus men ionat a fost actualizat conform reglement rilor în vigoare.
(Legea 571/22.decembrie 2003 –Legea privind Codul fiscal, Ordin 171/23.01.2004 si Ordin
256/04.02.2004)
In sistemul preconfigurat BP RO exista urmatoarele coduri de taxa:
Indicator
TVA Defini ie Cont
A0 TVA -opera iuni cu loc prestare in str in tate cu deducere 44270000
A1 Opera iuni taxabile - cota TVA 19 % 44270000
A2 Opera iuni cu loc prestare str in f r deducere 44270000
A3 Opera iuni TVA-19% neexigibil 44280100
A4 Scutite cu drept de deducere 44270000

A5 Scutite f r drept de deducere 44270000

A6 TVA 19 % achitat de beneficiari 44270000
A7 TVA 19 % pentru tranzactii de capital 44270000
A8 Opera iuni taxabile -TVA 9 % 44270000
B1 Opera iuni taxabile -TVA 19 % fara factura fiscala 44270000
B2 Opera iuni taxabile -TVA 9 % fara factura fiscala 44270000
S1 Opera iuni SPECIALE -TVA 19 % 44270000
S2 Opera iuni SPECIALE -TVA 9 % 44270000
S3 TVA 9 % pentru tranzactii de capital 44270000
A9 Opera iuni TVA colectat netaxabile 44270000
D0 Cump r ri scutite de T.V.A.deductibile si nedeductibile 44260000
D1 Cump r ri cu T.V.A.19% deductibile si nedeductibile 44260000
D2 Cump r ri cu T.V.A.19% neexigibile deductibile /nedeductibile 44280000
D3 Cump r ri cu T.V.A. 9% deductibile si nedeductibile 44260000
N0 Cump r ri scutite de T.V.A. nedeductibile 63500000
N1 Cump r ri cu T.V.A.19% nedeductibile 63500000
N2 Cump r ri cu T.V.A.19% neexigibile nedeductibile 63500000
N3 Cump r ri cu T.V.A. 9% nedeductibile 63500000
R1 Opera iuni TVA colectat 19 % - regulariz ri 44270000
R2 Cump r ri cu T.V.A.19% regulariz ri deductibile 44260000
R3 Cump r ri cu T.V.A.19% regulariz ri deducbile i nedeductibile 44260000
R4 Cump r ri cu T.V.A.19% regulariz ri nedeductibile 44260000
R5 Opera iuni TVA colectat 9 % - regulariz ri 44260000
R6 Cump r ri cu T.V.A.9% regulariz ri deductibile 44260000
R7 Cump r ri cu T.V.A.9% regulariz ri deducbile i nedeductibile 44260000
R8 Cump r ri cu T.V.A.9% regulariz ri nedeductibile 44260000
V0 Cump r ri scutite de T.V.A. deductibile 44260000
V1 Cump r ri cu T.V.A.19% deductibile 44260000
V2 Cump r ri cu T.V.A.19% neexigibile deductibile 44280000
V3 Cump r ri cu T.V.A. 9% deductibile 44260000
V7 TVA 19% pentru tranzactii capital 44260000
V8 TVA 9% pentru tranzactii capital 44260000
V9 Opera iuni TVA intrare - netaxabile 44260000

Not : dac este cazul, utilizatorii pot sa adauge coduri fiscale suplimentare (spre exemplu TVA 22%),
iar aceasta se poate face prin definirea parametrilor sistemului.
4.2. Contabilitate Carte Mare

Operatiunile financiar–contabile cu caracter general sunt gestionate in cadrul modulului “Contabilitate
Generala – Carte Mare”. Principalul rol al acestui modul este acela de a furniza o imagine completa
asupra tuturor operatiunilor contabile si de a furniza instrumentele necesare in vederea raportarii
externe. Datorita integrarii cu celelalte module, aici se vor regasi cu acuratete toate datele (inregistrari
primare, decontari etc).
Din punct de vedere intern, la nivelul bazelor de date, inregistrarile efective sunt structurate, pe
“registre/jurnale contabile” (Carte Mare, Clienti, Furnizori, Mijloace Fixe); acest mod de lucru al
sistemului a fost adoptat in vederea obtinerii de rapoarte specifice atat la nivelul fiecarui domeniu in
parte (clienti, furnizori s.a.), cat si la nivel centralizat.
Operatiunile financiar-contabile generale sunt inregistrate direct in registrul “Carte Mare”. Principalele
caracteristici ale acestui registru sunt:
- Inregistrarea automata si simultana, in acest registru, a operatiunilor din celelalte sub-registre,
in conturile corespunzatoare din planul de conturi (conturi de reconciliere);
- Actualizarea simultana a conturilor si a obiectelor de cost din contabilitatea de gestiune;
- Evaluarea in timp real a datelor contabile curente, mergand de la afisarea situatiei unui cont
pana la obtinerea tuturor rapoartelor disponibile (balante de verificare, bilant, analize contabile
diverse).
- Fiecare operatiune contabila poate fi verificata oricand prin afisarea in intregime a
documentului contabil, a pozitiilor individuale sau a rulajelor debitoare si creditoare la nivel de:
- Cont
- Jurnal
- Balanta/cont de profit si pierdere
4.2.1. Înregistrarea documentelor
Generalitati
Inregistrarile facute in sistemul SAP se bazeaza pe “principiul documentului”. Aceasta inseamna ca
fiecare operatiune contabila este intotdeauna stocata sub forma unui document care ramane in sistem
ca unitate de sine statatoare pana la arhivarea acestuia. In sistem nu pot fi introduse decat documente
complete, “complet” insemnand ca soldul inregistrarilor de pe debit si credit sa fie zero.
De asemenea, un document nu se poate inregistra daca nu sunt completate campurile obligatorii
cerute fie de sistem (data documentului si cea a inregistrarii, tipul documentului, moneda, cheile de
inregistrare, conturile si sumele aferente), fie de configurarea specifica proiectului.
Sistemul verifica toate aceste intrari si in cazul introducerii unei valori care nu este definita in sistem
sau care nu indeplineste conditiile impuse de validarile standard sau de cele specifice utilizatorului,
emite un mesaj de eroare; in acest caz nu se poate continua procesarea documentului decat dupa
corectarea erorii. Aceste verificari garanteaza faptul ca datele necesare vor fi introduse in sistem sub
o forma completa si lipsita de erori.
Integrarea cu celelalte registre

Sistemul asigura integrarea subregistrelor (contabilitatea clientilor, a furnizorilor, a mijloacelor fixe) cu

registrul de carte mare. La inregistrarea pe un cont de client, de exemplu, sistemul face automat o
inregistrare in contul corespondent de carte mare (cont de reconciliere). Ca rezultat, totalurile obtinute
in contabilitatea clientilor nu trebuie sa mai fie transferate in registrul “Carte Mare” in vederea pregatirii
balantei de verificare.
Structura documentului
Orice document este structurat in doua parti:
- antet
- linii de inregistrare (doua sau mai multe, dar maxim 999).
Antetul documentului contine informatii valabile pentru tot documentul, cum ar fi data documentului,
data inregistrarii, sau moneda in care se efectueaza tranzactia. Tot aici se gasesc reguli de control ale
documentului, de exemplu tipul documentului.
Liniile de inregistrare contin informatii asociate conturilor implicate in tranzactie, cum ar fi:
- cheia de inregistrare (functie de care se stabileste debitul sau creditul),
- suma, codul de TVA (daca este cazul),
- obiectul de cost (pentru reflectarea tranzactiei in contabilitatea de gestiune) s.a.
Un document poate contine doua sau mai multe linii de inregistrare, dintre care unele pot fi generate
automat de catre sistem.
Pe langa documentele de contabilitate propriu-zise, descrise mai sus, in sistem se pot crea modele de
documente pentru simplificarea introducerii datelor (vezi capitolul ’’Documente de referinta’’).
Inregistari automate
Sistemul genereaza automat pozitii in document pentru TVA sau diferente de curs. Datele propuse de
sistem pot fi ajustate, daca acest lucru este necesar.
Inregistrare document
La introducerea unui document utilizatorul are urmatoarele optiuni:
- afisarea intregului document cu posibilitatea editarii antetului si a fiecarei linii introduse (mai
putin contul si cheia de inregistrare), adaugarii unei noi linii sau stergerii uneia deja introduse;
- liniile generate automat de catre sistem pot fi editate, adaugandu-se informatii suplimentare,
cum ar fi codul proiectului sau obiectul de cost corespunzator.
- in momentul apelarii functiei de inregistrare a documentului, daca nu au fost completate toate
campurile obligatorii sau au fost introduse valori necorespunzatoare, sistemul afiseaza intregul
document, marcand liniile care trebuie modificate.
Odata completat intregul document, acesta se poate inregistra.
Preinregistrare document (parcarea înregistr rii)

In cazul in care utilizatorul este nevoit sa intrerupa introducerea documentului din lipsa sau pentru
verificarea unor informatii, de exemplu, documentul se poate salva intr-o forma incompleta
(preinregistra), pentru a nu fi pierdute datele deja introduse (salvarea lui sub aceasta forma nu va
afecta rulajele conturilor implicate); odata cu obtinerea tuturor informatiilor se va relua editarea
documentului, sistemul va reverifica datele introduse si numai dupa aceasta documentul va fi
inregistrat.
În aceast metod de p strare a documentelor aflate în curs de procesare sistemul desemneaz un
num r deja real (din lista de coduri, în func ie de tipul documentului) ca i cum ar fi fost deja
înregistrat. Dup terminare i înregistrare, num rul r mâne.

Modificare document
Sistemul nu permite modificarea tuturor campurilor unui document, odata ce acesta a fost inregistrat.
De exemplu, suma, contul, cheia de inregistrare, data inregistrarii sau codul de TVA si suma aferenta
acestui cod nu pot fi modificate. Aceasta deoarece, inregistrarea documentului a produs actualizarea
in toate registrele implicate, si o modificare a unui camp ar duce la imposibilitatea reconcilierii tuturor
conturilor. Singura modalitate de a corecta o operatiune gresita este aceea de a storna documentul
initial si a reinregistra corect un nou document.
Sunt posibile totusi modificari asupra datelor ce nu afecteaza conturile, si anume:
- referinta externa
- campurile de explicatii, atat cel de la nivel de document, cat si cele de la nivelul fiecarei
inregistrari in parte.
Campurile care se pot modifica sunt marcate.
Stornare document
Un document poate fi stornat din modulul de Contabilitare Generala numai daca nu are pozitii
compensate (in caz contrar mai intai trebuiesc resetate pozitiile inchise).
In cazul conturilor implicate in tranzactiile operate in alte module, documentele financiare nu pot fi
stornate decat din modulele in care au fost inregistrate (aceasta deoarece operatiunea de intrare in
stoc, de exemplu, pe langa documentul contabil, produce si actualizarea stocurilor; stornarea separata
a documentului contabil ar duce la o inconsecventa intre valoarea stocului din gestiunea de materiale
si cea inregistrata in balanta).
Ca metoda de stornare, documentele se vor storna numai in “rosu”. Data stornarii este implicit cea a
documentului initial, insa daca perioada de inregistrare corespunzatoare este inchisa, documentul va fi
stornat la data curenta (prin suprascrierea datei propuse de sistem).
Resetare pozitii inchise

Pentru operatiunile pe conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise, la inchiderea pozitiilor (de
exemplu la plata unei facturi de furnizor) se genereaza si un document special, de “clearing”. Acesta
are rolul de a grupa documentele implicate intr-un proces economic complet (de exemplu
inregistrarea facturii si plata acesteia). Pozitiile astfel grupate nu vor fi luate in calcul la o procesare
ulterioara a contului respectiv iar utilizatorul are posibilitatea sa urmareasca separat pozitiile ramase
deschise (vezi capitolul “Clearingul pozitiilor deschise”).
Functia de resetare a pozitiilor inchise se foloseste pentru permiterea stornarii unui document eronat,
care deja a fost compensat, sau pentru repunerea unei inregistrari ca si pozitie deschisa, in cazul in
care “clearingul” nu a fost facut in mod corespunzator (de exemplu, plata facuta unui furnizor a fost
alocata unei alte facturi decat cea corecta).
Documente de referinta
Pentru micsorarea efortului de introducere a unor documente similare se pot crea in sistem modele de
documente care pot fi utilizate ca documente de referinta. Astfel, in momentul inregistrarii unei
operatiuni, se apeleaza un astfel de document, se completeaza (de exemplu, suma documentului),
sau se modifica valorile propuse de sistem (de exemplu, data documentului sau cea a inregistrarii), si
apoi se inregistreaza.
Documentele de referinta utilizate in sistemul preconfigurat BP RO sunt:
- documentul periodic: definirea unui document periodic permite generarea unor documente
contabile ale caror valori sunt constante si care trebuie sa se inregistreze cu o anumita
periodicitate (ex. lunar – trecere pe venit a subventiilor pentru investitii pe durata de
amortizare a unui mijloc fix). Pentru un document periodic se specifica la creare: tipul

documentului, perioada la care trebuie sa se execute, data primei executii si data ultimei
executii.
- documentul esantion (model): documentul trebuie sa fie “complet”, adica sa contina toate
informatiile necesare, iar soldul acestuia sa fie zero. In momentul salvarii documentului,
acesta primeste un numar special dar sumele nu actualizeaza rulajele conturilor.
- model de alocare conturi: spre deosebire de documentul esantion, modelul de alocare de
conturi poate fi un document incomplet. In timpul introducerii documentului, pot fi sterse linii de
inregistrare, se pot modifica alocarile de obiecte de cost, se poate trece de la modelul de
alocare la modul de inregistrare standard si invers. De asemenea, inregistrarea cu ajutorul
unui model de alocare de conturi permite introducerea unei sume globale care sa fie
distribuita automat pe fiecare pozitie din document, in functie de procente prestabilite.
4.2.2. Analizele i Evalu rile Conturilor
Când înregistr m un document, sistemul actualizeaz în mod automat soldurile conturilor implicate.
Pentru fiecare cont din Registrul Cartea Mare, pot fi vizualizate atât soldul contului cât i pozi iile
individuale, în func ie de setarile din înregistrarea de baza a contului de carte mare.
Analiza pozi iilor

În cazul conturilor cu management-ul pozi iilor deschise sistemul ofera posibilitatea de selectare si
vizualizare separata a pozi iilor deschise sau închise. Mai multe informa ii despre managementul
pozi iilor deschise pot fi aflate în capitolul despre clearing-ul conturilor.
În cazul în care se doreste afi area pozi iilor contului, exist urm toarele op iuni:
- afi eaz documentul i apoi pozi iile (pozi ii ale antetului de document)
- afi eaz contul i apoi pozi iile (pozi ii ale detaliilor de document)
Analiza soldurilor
Soldul conturilor ofera informatii despre:
- soldul ini ial (transferul soldului din anul precedent)
- totalul înregistr rilor contabile dintr-o perioada, separat pe Debit i Credit (cifrele tranzac iilor)
Pentru conturile care sunt administrate cu afi are pozi ii individuale (descrise în înregistrarea master),
este posibil s fie afi ate si pozi iile care compun soldul efectiv al contului din Registrul Cartea Mare.
În func ie de ce pozi ie urmeaz s fie afi at , cursorul va fi pozi ionat la intrarea în afi ajul soldului (în
conformitate cu instruc iunile din tabelul urm tor).
Cum va fi afi at Pozi ia cursorului pe
Pozi ii din anul precedent Soldul de transfer (soldul ini ial)

Pozi ii în perioada respectiv Perioada cerut
Pozi ii de debit sau de credit în perioada Perioada cerut în coloana pentru "Debit" sau
respectiv "Credit”
Toate pozi iile de debit sau de credit Totalul debitului sau al creditului
Toate pozi iile ***

4.2.3. Clearing–ul pozi iilor deschise
Prin CLEARING în elegem închiderea, stingerea, soldarea, împerecherea pozi iilor deschise ale unui
cont, dac respectivul cont a fost definit în înregistrarea master cu gestiune pozitii deschise.
Pozitiile deschise se pot defini ca fiind procese, tranzactii incomplete. Aceste pozitii nu se pot inchide
decat atunci cand pe contul respectiv se fac una sau mai multe inregistrari care sa compenseze suma
initiala; deci balanta rezultata din alocarea acestor inregistrari, pozitiei deschise, trebuie sa fie zero.
Cand se face cliring (compensare) pe o pozitie deschisa, sistemul asociaza acesteia numarul
documentului de cliring si data la care a avut loc cliringul; acesta este modul prin care, o factura de
client, de exemplu, este marcata ca fiind incasata.
Nu se poate face cliring decat asupra inregistrarilor din conturile care sunt gestionate cu pozitii
deschise. Conturile de clienti si de furnizori sunt implicit gestionate cu pozitii deschise. Pentru celelalte
tipuri de conturi acest lucru trebuie specificat in datele de baza ale conturilor respective.
Urm toarele conturi din Registrul Cartea Mare sunt de obicei conturi care pot fi administrate cu pozi ii
deschise:
- conturile de viramente interne (581xxx,....)
- primirea bunurilor/primirea facturii (408xxx)
Functiile sistemului pentru inregistrarea cu clearing sunt urmatoarele:
- incasare
- plata
- inregistrare cu compensare
Chiar daca aceste functii pot avea ecrane diferite pentru introducerea datelor, ecranele de procesare a
pozitiilor deschise sunt aceleasi.
Sistemul ofera spre utilizare doua posibilitati de executare a clearing-ului:

1. Clearing manual: in acest caz utilizatorul nu are posibilitatea de a introduce date de antet, iar
documentul creat este un document fara pozitii (aceasta functiune difera de postarea cu clearing
descrisa mai sus).
2. Clearing automat: folosirea acestuia este în general util la clearing-ul conturilor din Registrul
Cartea Mare.
Pozi iile deschise ale conturilor de crean e, conturilor de pl i i conturilor din Registrul Cartea Mare
pot fi clear-uite cu ajutorul programului de clearing automat. Programul creaz grupuri de pozi ii în
func ie de criteriile implicite (cele setate). Dac soldul pozitiilor selectate este zero, sistemul clear-
uie te aceste conturi.
Sistemul ofera si posibilitatea de a defini o toleranta prin care sa se stabileasca diferenta maxima intre
pozitiilor ce urmeaza a fi clear-uite, precum i conturile din Registrul Cartea Mare în care va fi
înregistrat diferen a calculat a pozi iilor închise.
Programul împarte pozi iile conturilor în grupuri în timpul procesului de clearing în func ie de anumite
criterii (maxim 5), care trebuie s fie identice, altfel nu are loc clearing-ul.
Cu ajutorul criteriilor, pozi iile selectate sunt monitorizate impreuna. Astfel se asigur c vor fi clear-
uite automat doar acele pozi ii care au la baz tranzac ii de afaceri comune. Spre exemplu, num rul
de referin este un criteriu comun pentru clear-uirea facturilor i pl ilor / încas rilor. Desemnarea
valorii este stabilit în sistem.
Pentru a se ob ine clearing-ul unei pozi ii, au fost folosite urm toarele prezum ii:

• contul trebuie sa fie gestionat cu pozi ii deschise

• soldul pozitiilor trebuie s fie egal cu zero sau s se încadreze în limita de toleran definit
• criteriile pentru pozi iile deschise sunt îndeplinite – definirea se face la stabilirea parametrilor
pentru clearing în program
4.2.4. Încheierea activit ii – închiderea
În sistemul SAP R/3 prin încheiere se poate în elege un set de activit i obligatorii cum sunt: bilan i
contul de profit i pierdere, declara ia de TVA, raportul fluxurilor de numerar, Jurnal Carte Mare, Jurnal
Document etc.
In sistemul SAP R/3 transferul soldurilor în perioada urm toare (an) este efectuat cu ajutorul
programului de report solduri rulat la sfâr itul anului.
Sistemul SAP R/3 permite înregistrarea într-o perioad anterioara i în cazul în care a fost executat
închiderea, cu condi ia ca perioada de înregistrare s fie deschis i utilizatorul s ia în considera ie
faptul c a intervenit o modificare în majoritatea rapoartelor deja procesate (tip rite).
Sistemul SAP R/3 ofer rapoarte pentru urm toarele activit i pentru preg tirea închiderii:
• confirmarea soldurilor conturilor Carte Mare G/L, conturilor de furnizori A/P i conturilor de
clienti A/R
• evaluarea soldurilor conturilor în valut i evaluarea pozi iilor deschise în valut
• decont de TVA etc
1. Evaluarea valutar : pozi ii deschise, solduri

Unul dintre procesele de închidere din SAP R/3 este acela c bilan ul conturilor în valut trebuie
evaluat. Prin evaluare se în elege în terminologia SAP calcularea diferen elor de schimb valutar
realizate i nerealizate.
Pentru evaluarea automat i activitatea de înregistrare corespunz toare se folosesc dou rapoarte
(programe) automate i cu ajutorul acestora se realizeaz totodat i calculul valorii i înregistrarea
acesteia în contabilitate.
1. a) Program pentru evaluarea pozi iilor deschise

Acest program este folosit nu numai pentru evaluarea pozi iilor deschise din conturile din Registrul
Cartea Mare cât i pentru evaluarea pozi iilor deschise aferente furnizorilor i clien ilor. În cursul
acestei evalu ri, sistemul înregistreaz diferen a de curs valutar (câ tigul sau pierderea din schimburi
valutare) în func ie de rata de schimb valutar curent i rata de schimb înregistrat în pozi ia deschis
respectiv .
1. b) Program pentru evaluarea soldurilor

Este folosit pentru conturile din Registrul Cartea Mare (spre exemplu numerar în casierie) pentru care
soldurile sunt administrate în valut , dar nu sunt administrate i cu pozi ii deschise. Folosind aceast
metod de evaluare, se efectueaz înregistrarea în conturi a diferen elor de schimb valutar realizate –
câ tiguri sau pierderi din schimburi valutare – 665xxx sau 765xxx.
In sistemul preconfigurat BP RO exista creata metoda de evaluare 9700.

2. Verificarea contului furnizori – facturi nesosite (GR/IR)

La sfarsitul fiecarei perioade contul 408xxx poate avea sold din doua motive: fie s-au receptionat
bunuri pentru care nu s-a primit inca factura, fie s-au facturat bunuri nereceptionate inca. Inainte de a
trece la inchiderea de luna trebuie efectuata o verificare atenta a acestui cont pentru identificarea
situatiilor care au generat sold. Sistemul ofera in acest caz un program care ajuta la identificarea unor
astfel de situatii.
3. Balanta de verificare
Balan a de verificare cu cele trei forme valabile în România în acest moment este realizat prin
urm toarele programe :
/CEECV/ROFIRFSSLD00
/CEECV/ROFIRFSSLD01
/CEECV/ROFIRFSSLD02 , oferite de versiunea localizata.
Balan a de verificare cuprinde pentru toate conturile companiei urm toarele elemente: simbolul i
denumirea conturilor, în ordinea din planul de conturi, totalul sumelor debitoare i creditoare ale lunii
precedente, rulajele curente debitoare i creditoare, totalul sumelor debitoare i creditoare, soldurile
finale debitoare sau creditoare.
4. Bilantul si contul de profit si pierdere

Pentru realizarea acestor situa ii financiare trebuiesc create versiuni de dare de seama financiara
proprii companiei dvs. In sistemul preconfigurat BP RO exista situatii financiare model oferite de
versiunea localizata.
4.3. Contabilitate furnizori
4.3.1. Generalitati
Prin intermediul modulului “Contabilitate Furnizori” se inregistreaza si se administreaza toate
informatiile contabile despre furnizori. Evidenta contabila a furnizorilor este realizata pe de o parte, din
punct de vedere valoric, in submodulul de contabilitate furnizori din cadrul modulului financiar, iar pe
de alta parte, din punct de vedere cantitativ, in modulul de Managementul Materialelor.
Prin inregistrare automata (contare automata) orice operatie contabila inregistrata pe un cod de
furnizor va genera o inregistrare si in contul sintetic 401*.
Acest mod de lucru se va pastra si la inregistrarea tranzactiilor de natura avansurilor, sau a altor
tranzactii speciale, chiar daca contul in care se face inregistrarea va fi altul (ex. 409*). Imaginea oferita
de sistemul R/3, va fi intodeauna prin prisma codului de furnizor, pentru obtinerea unor situatii
analitice.
Functiile disponibile in cadrul submodulului “Contabilitate furnizori” sunt urmatoarele:
4.3.2. Inregistrarea documentelor

Inregistrarea documentelor legate de tranzactiile cu furnizori se face in acelasi mod ca si inregistrarea
documentelor de Carte Mare - vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare - Inregistrarea documentelor” .
Pe langa aceste operatiuni generale, pentru furnizori pot aparea inregistrari specifice.

4.3.3. Furnizori ocazionali

Pentru operatiunile economice desfasurate in cadrul activitatilor de baza ale companiei, exista o
categorie de furnizori constanti pentru care sunt necesare pe langa datele economice efective
(facturare, respectiv incasarea facturilor) si informatiile generale despre furnizorul respectiv (adresa,
date bancare, diverse criterii de clasificare s.a.).
Toate aceste informatii se regasesc in datele de baza ale furnizorului; asadar fiecare dintre furnizorii
stabili, cu care compania desfasoara activitati economice regulate, primeste un cod si este regasit in
sistem ca data de baza.
Pe langa aceasta categorie, a furnizorilor constanti, exista categoria furnizorilor ocazionali, cei cu care
compania desfasoara o singura tranzactie, sau in orice caz, un numar nesemnificativ de tranzactii.
Pentru acest tip de furnizori, crearea datelor de baza (pe langa faptul ca informatiile pot fi insuficiente),
ar duce la stocarea definitiva a furnizorului respectiv in bazele de date, lucru care inseamna atat
consum de resurse hard, cat si ingreunarea procesarii tuturor tranzactiilor legate de furnizori, prin
aparitia acestora in toate listele sau rapoartele specifice.
Pentru rezolvarea acestei probleme sistemul pune la dispozitie o metoda de inregistrare a tuturor
tranzactiilor cu acest tip de furnizori, prin crearea unei singure date de baza, denumita generic
“Furnizor ocazional”. Aceasta nu contine informatiile specifice unui singur furnizor, cum ar fi numele,
adresa sau datele despre banca. Toate aceste informatii se intoduc odata cu inregistrarea tranzactiei
referitoare la un astfel de furnizor si vor ramane stocate doar la nivel de document contabil, rapoartele
standard, fiind disponibile cu informatii detaliate pentru fiecare dintre furnizorii ocazionali.
4.3.4. Procesare facturi furnizori

Inregistrarea facturilor se face in doua moduri:
- din modulul de gestiune materiale (MM), in cazul in care factura este inregistrata in
corespondenta cu un cont de stoc, deci contine si informatii logistice (cantitate, tip de material,
gestiune, s.a.) sau in cazul este o factura de servicii in care are la baza un contract si / sau comanda
- din modulul financiar (FI) in cazul in care, inregistrarea se face in corespondenta cu un cont de
cheltuiala, deci nu sunt necesare informatii cantitative (materiale nestocabile, servicii s.a.) si nu exista
contracte sau comenzi care trebuie urmarite si in sistem.
4.3.5. Termeni de plata

Termenii de plata sunt folositi pentru calculul scadentei la plata/incasare (la data de inceput a
calculului scadentei, care de obicei este data emiterii facturii, se aduna numarul de zile setat in
termenul de plata).
4.3.6. Inregistrare plati

Platile efectuate pot fi partiale sau totale. Inregistrarea platilor se va face dupa acelasi principiu,
apeland codul de furnizor, sistemul generand automat o inregistrare pe contul de furnizor, si una in
contul de reconciliere corespunzator. Platile se pot inregistra si prin urmatoarele aplicatii:
- registru de casa
- extras bancar manual. Mai multe detalii se gasesc in capitolul ’’Contabilitate bancara
Pl i automate
Pl ile sunt efectuate automat cu ajutorul programului pentru pl i din cadrul sistemului SAP R/3.

Printre func iile programului pentru pl i se num r :

- clear -uirea automat a unei pozi ii deschise ca urmare a unei pl i
- compensarea unei pozi ii deschise între furnizori i clien i
- compensarea pozi iilor deschise din fi a conturilor cum ar fi, spre exemplu: compensarea unei
pl i cu o factur , compensarea unei cereri de plat în avans cu plata
Procesarea pl ilor se face în trei etape:
(1) se caut pozi iile deschise care urmeaz s fie pl tite. Lista cu propuneri este creat de
programul pentru pl i. Lista cu propuneri poate fi procesat direct în timp real. La procesarea
propunerii, se poate modifica metoda de plat (metoda de plat urmeaz s fie descris în
cele ce urmeaz în cadrul acestui capitol) sau poate fi schimbat banca de la care se face
plata, iar pozi ia propus poate fi oprit de la plat sau oprirea de la plat poate fi anulat .
(2) Pl ile sunt efectuate în baza unei a a numite liste aprobat cu propuneri de plat . Sunt luate
în considera ie doar acele pl i care sunt incluse în lista cu propuneri. Programul de plat
înregistreaz documentele.
(3) Tip rirea formularului (spre exemplu factura pro forma de plat ) i crearea datelor necesare
pentru transferul bancar.
Pentru ca programul s execute automat etapele men ionate anterior, este necesar s se cunoasc :
- Regulile potrivit c rora se poate determina ce pozi ii deschise sunt definite pentru
plat i în cele din urm gruparea acestora pentru plat (gruparea lor este
avantajoas în special pentru plata tranzac iilor interna ionale)
- Data de încasare a pl ii (banca partenerului trebuie s fi fost înregistrat în
înregistrarea master sau în document, dar poate fi introdus i o banc diferit pentru
încasarea pl ii)
- Regulile potrivit c rora programul poate determina metoda de plat (metodele de
plat pot fi determinate cu ajutorul înregistr rilor master pentru partenerul de afaceri
sau prin introducerea documentului)
Metoda de plat indic modul în care se vor face pl ile: prin transfer de la banc la banc , prin cec,
bilet la ordin, colectare a pl ilor etc.
Metodele de plat din sistemul BP RO sunt urm toarele:
C cec
E plati numerar
L plati interne - buget
U plati interne - alte institutii – prin banci
W plati externe – buget
Not : în func ie de necesit ile utilizatorului pot fi definite i alte metode de plat .
4.3.7. Tranzactii speciale

Tranzactiile speciale sunt definite in sistem pentru procesarea unor operatiuni economice care
necesita o urmarire separata fata de tranzactiile uzuale si care folosesc aceleasi coduri de furnizori,
dar necesita inregistrare pe alt cont decit cel de reconciliere din inregistrarea de baza.
Acest lucru va permite ca pe fisa unui furnizor sa poata fi urmarita fiecare astfel de operatiune in parte,
avand in acelasi timp si o imagine globala asupra contului furnizorului respectiv.
In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga
codul furnizorului si Indicatorul de Carte Mare special, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe
contul corespunzator.

Ca exemplu, la inregistrarea unui avans, prin alegerea codului furnizorului si a indicatorului de avans,
sistemul actualizeaza automat soldul contului 409* si nu pe cel al contului 401*, asa cum se intampla
la inregistrarea unei facturi sau la plata acesteia; in acelasi timp, in registrul de furnizori, se face
inregistrarea avansului pe o pozitie separata. Pentru a putea vizualiza aceste pozitii in fisa furnizorului
trebuie sa bifati in ecranul de selectie “Tranzactii CM speciala”.
Nota
Indicatorii de Carte Mare speciali nu pot fi utilizati pentru furnizori ocazionali.
In sistemul preconfigurat BP RO au fost definiti pentru conturile de furniori urmatorii indicatori de Carte
Mare speciala:
Felul Indicator Denumire Cont de Cont

contului Special G/L reconciliere Special
G/L
K A Avans - servicii 40100000 40920000
K A Avans - servicii 40400000 40920000
K F Cerere de plat în avans 40100000 51251000
K I Avans - active fixe 40400000 23400000
necorporale
K M Avans - active fixe 40400000 23200000
corporale
K P Cerere de plat în avans 40100000 51251000
K V Avans - stocuri 40100000 40910000
Cererea furnizorului de plat în avans

Cererile de pl i în avans sunt pozi ii notate (documente statistice) care nu conduc la actualizarea
automat a soldului. Acest document este o pozi ie de informare care aminte te c plata în avans
urmeaz s fie efectuat . Programul pentru pl i se folose te pentru generarea automat a pl ilor în
avans pentru un anumit furnizor.
Cererea de plat în avans este administrat cu ajutorul indicatorului de carte mare speciala F.
Inregistrarea avansului de la furnizor

Pl ile în avans sunt înregistrate în sistemul preconfigurat BP RO cu ajutorul indicatorilor de carte
mare speciala A, I, M, V. Ele pot fi introduse in sistem manual sau automat, prin alegerea din lista
cererilor de plata in avans pe care sistemul o pune la dispozitie.
Stingerea pl ii în avans a furnizorului

Dupa inregistrarea in sistem a facturii de furnizor are loc stingerea avansului. Este vorba aici de un
clearing dublu: atat pe contul de avans (409*) cat si pe contul de furnizor (401*).
4.3.8. Clearing-ul pozitii deschise

Vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare – Clearing-ul pozitiilor deschise”

4.4. Contabilitate clien i
4.4.1. Generalitati
Prin intermediul modulului “Contabilitate Clienti” se inregistreaza si se administreaza toate informatiile
contabile despre clienti. Toate tranzactiile derulate aici sunt simultan inregistrate si in registrul general
(registrul Carte Mare).
In functie de tranzactia procesata, sunt actualizate diverse conturi din registrul general, cum ar fi
conturile de clienti – 411*, cele de avansuri – 419*, s.a.
Sistemul contine o serie de instrumente pentru monitorizarea pozitiilor deschise, de exemplu analiza
conturilor de clienti, raportul scadentelor pentru facturile emise sau programul de somatie.
Functiile disponibile in cadrul submodulului “Contabilitate clienti” sunt urmatoarele:
4.4.2. Inregistrarea documentelor

Inregistrarea documentelor legate de tranzactiile cu furnizori se face in acelasi mod ca si inregistrarea
documentelor de Carte Mare - vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare - Inregistrarea documentelor” .
Pe langa aceste operatiuni generale, pentru clienti pot aparea inregistrari specifice.
4.4.3 Clienti ocazionali

Pentru operatiunile economice desfasurate in cadrul activitatilor de baza ale companiei, exista o
categorie de clienti constanti pentru care sunt necesare pe langa datele economice efective (facturare,
respectiv incasarea facturilor) si informatiile generale despre clientul respectiv (adresa, date bancare,
diverse criterii de clasificare s.a.).
Toate aceste informatii se regasesc in datele de baza ale clientului; asadar fiecare dintre clientii stabili,
cu care compania desfasoara activitati economice regulate, primeste un cod si este regasit in sistem
ca data de baza.
Pe langa aceasta categorie, a clientilor constanti, exista categoria clientilor ocazionali, cei cu care
compania desfasoara o singura tranzactie, sau in orice caz, un numar nesemnificativ de tranzactii.
Pentru acest tip de clienti, crearea datelor de baza (pe langa faptul ca informatiile pot fi insuficiente),
ar duce la stocarea definitiva a clientului respectiv in bazele de date, lucru care inseamna atat consum
de resurse hard, cat si ingreunarea procesarii tuturor tranzactiilor legate de clienti, prin aparitia
acestora in toate listele sau rapoartele specifice.
Pentru rezolvarea acestei probleme sistemul pune la dispozitie o metoda de inregistrare a tuturor
tranzactiilor cu acest tip de clienti, prin crearea unei singure date de baza, denumita generic “Client
ocazional”. Aceasta nu contine informatiile specifice unui singur client, cum ar fi numele, adresa sau
datele despre banca. Toate aceste informatii se intoduc odata cu inregistrarea tranzactiei referitoare la
un astfel de client si vor ramane stocate doar la nivel de document contabil.
4.4.4. Procesare facturi clienti

Din punctul de vedere al func ionalit ii modulului FI, factura c tre clien i este un document echivalent
cu toate celelalte documente înregistrate în FI. Sunt valabile toate celelalte reguli de înregistrare ca i
pentru documente din Registrul Cartea Mare. Vezi capitolul ‘’Contabilitate Carte Mare – Inregistrarea
documentelor’’.

4.4.5. Inregistrare incasari

Incasarile efectuate pot fi partiale sau totale. Inregistrarea incasarilor se va face dupa acelasi principiu,
apeland codul de client, sistemul generand automat o inregistrare pe contul de client, si una in contul
de reconciliere corespunzator. Incasarile se pot inregistra si prin urmatoarele aplicatii:
- registru de casa
- extras bancar manual. Mai multe detalii se gasesc in capitolul ’’Contabilitate bancara”
Diferente la incasare
In cazul diferentelor la plata/incasare (in limita unor sume fixate de catre companie), sistemul permite
inregistrarea aceestor diferente, automat, in conturi de venituri/cheltuieli. De exemplu, daca avem o
factura de 101 RON, insa clientul plateste numai 100 RON, diferenta de 1 RON se poate trece
automat in contul 658 si in felul acesta factura se poate inchide. Pentru inregistrarea automata a
diferentelor la incasare se vor defini doua analitice speciale ale conturilor 658*, respectiv 758* -
acestea vor fi setate fara cod taxa.
In sistemul preconfigurat BP RO diferenta maxima admisa la plata/incasare este de 1 RON.
4.4.6. Termeni de plata

Vezi capitolul ‘’Contabilitate furnizori – Termeni de plata’’
4.4.7. Tranzactii speciale

Ca si in cazul furnizorilor, tranzactiile speciale de clienti sunt definite in sistem pentru pocesarea unor
operatiuni economice care necesita o urmarire separata fata de tranzactiile uzuale si care utilizeaza
aceleasi coduri de clienti.
Avantajul folosirii acestor indicatori este acela ca pentru a obtine acest lucru nu este nevoie de
definirea unor coduri multiple pentru acelasi client. Aceasta inseamna :
- limitarea numarului de clienti definiti in sistem;
- posibilitatea vizualizarii fisei complete a clientului, indiferent de conturile pe care au
fost inregistrate operatiunile acestuia (de ex. 411, 419, 416, s.a.)
In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga
codul clientului si tipul de tranzactie speciala, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe contul
corespunzator (de exemplu, la inregistrarea unui avans, prin alegerea codului clientului si a tranzactiei
speciale de avans, sistemul actualizeaza automat soldul contului 419* si nu pe cel al contului 411*,
asa cum se intampla la inregistrarea unei facturi sau la incasarea acesteia; in acelasi timp, in registrul
de clienti, se face inregistrarea avansului pe o pozitie separata; in acest fel, la afisarea fisei clientului
se pot urmari atat facturile si incasarile, cat si avansurile sau celelalte tranzactii speciale).
In sistemul preconfigurat BP RO au fost definiti urmatorii indicatori de carte mare speciala pentru
clienti, urmand ca, in functie de nevoile utilizatorilor, lista sa fie completata:

Felul Indicator Denumire Cont de Cont

contului Special G/L reconciliere Special
G/L
D A Avansuri clienti 41110000 41900000
D F Cerere de plat în avans 41110000 51250000
D T Facturi de întocmit 41110000 41800000
4.4.8. Somatie (Dunning)

Apare în rela iile de afaceri cu un client care nu î i achit obliga iile în timpul stabilit de comun accord.
În sistemul SAP R/3 exist o comand pentru procesul identific rii acestor situa ii i este stabilit un
anumit termen pentru achitarea obliga iei.
În tiin area automat de întârziere la plat

Programul de în tiin are a întârzierii la plat genereaz automat note privind întârzierea pl ii pe baza
unor criterii definite (serii numerice pentru identificarea clien ilor, tipuri de documente...) din baza de
date de documente – sunt selectate pozi iile deschise respective i sunt tip rite rapoarte – note privind
întârzierile de plat pentru pozi iile listate. În timpul proces rii procedurii privind întârzierile de plat ,
baza de date pentru conturile de crean e este actualizat automat (datele master precum i pozi iile
documentelor).
Programul privind întârzierile de plat ofer urm toarele posibilit i:

- definirea diferitelor procese de întârziere la plat . Procesul ruleaz separat, fiecare client
poate fi în tiin at în mod diferit
- determinarea unor nivele diferite de somatie pentru fiecare proces în parte2. Determinarea
nivelului se face pe baza zilelor de întârziere la plat
- exist diverse texte de în tiin are pentru nivele diferite de întârziere
- este posibil s se calculeze dobânzile de penalizare i sumele care sunt percepute de la data
la care a fost scadent pân la data în tiin rii.
În tiin area este efectuat cu ajutorul:

- Procesului de administrare. Acesta include spre exemplu, ritmul de emitere a în tiin rilor,
nivelele de somatie i num rul de zile pân la data determinat etc
- Înregistr rilor master ale partenerului de afaceri. Este introdus tipul procesului de în tiin are în
înregistrarea master a partenerului care urmeaz s fie în tiin at. Programul scrie care este
data întârzierii i nivelul de somatie în înregistrarea master. Dac un cont nu va fi somat, o
în tiin are privind încetarea urm ririi somatiei este înregistrat în masterul contului.
- Pozi iile deschise (facturi, note de credit). Documentele individuale pot fi blocate de la
în tiin are. Programul scrie ultima dat de în tiin are i nivelul de în tiin are pentru document
- Parametri procesului. Spre exemplu sunt determinate acele conturi care urmeaz s fie
incluse în proces i data care este luat în considera ie pentru înregistrarea documentelor.
2
Prin nivelele de somatie în elegem num rul de scrisori care urmeaz s fie transmise r u platnicului. Nivelele
sunt separate pe zile. Spre exemplu nivelul 1 dup data scaden ei facturii sistemul tip re te o în tiin are de
întârziere, dup 20 de zile de la prima în tiin are este transmis a doua înstiin are, aceasta reprezentând cel de-al
doilea nivel.

Formularele de în tiin are pot fi definite op ional. Spre exemplu, forma scrisorii, textul care urmeaz s
fie inclus i informa iile despre pozi ii. Poate fi definit o form diferit pentru fiecare nivel.
In sistem preconfigurat BP RO este definite procedura de somatie 9700.
4.4.9. Clearing-ul pozitii deschise

Vezi capitolul “Contabilitate Carte Mare – Clearing-ul pozitiilor deschise”
4.5. Contabilitate bancara
4.5.1 Extras bancar manual

Pentru utilizarea aplicatiei ‘’Extras bancar manual’’ initial s-au definit in sistem bancile companiei.
Pentru aceasta vezi capitolul ‘’Date de baza – Bancile’’.
Aplicatia ‘’Extras bancar manual’’ permite generarea automata de note contabile prin accesarea unor
tranzactii de banca ce vor fi predefinite in sistem. Aceste tranzactii controleaza:
- conturile care intra in contrapartida cu conturile de banca;
- pozitia acestor conturi: debit sau credit.
In sistemul preconfigurat BP RO au fost create pentru test x astfel de tranzactii de activitate, urmand
ca numarul acestora sa fie completat la cerintele clientului.
Pentru procesarea extrasului de cont manual pot fi create diverse variante, care stabilesc campurile
necesare de completat. In sistemul preconfigurat BP RO exista varianta standard SAP, cele mai
importante campuri de completat aici fiind urmatoarele:
- tranzactia: este cea care stabileste pe ce conturi si in ce mod va fi efectuata inregistrarea
automata;
- data valorii: este data extrasului de banca sau data efectuarii tranzactiei cu banca;
- suma
- numar document: este vorba de documentul la care face referire inregistrarea bancar (factura
client, factura furnizor etc.)
4.5.2 Registru de casa

Utilizarea aplicatiei ‘’Registru de casa’’ presupune crearea in sistem a unor registre separate pentru
fiecare casierie. Registrele de casa controleaza:
- contul de casa pe care vor fi efectuate inregistarile;
- moneda registrului de casa;
- tipurile de documente cu care vor fi inregistrate tranzactiile.

Ca si in cazul extrasului de cont bancar, generarea automata a notelor contabile se face prin
intermediul unor tranzactii de afaceri ce sunt definite in prealabil in sistem. Aceste tranzactii se
definesc la nivel de cod de companie si determina:
- contul care intra in contrapartida cu contul de casa;
- tipul operatiunii: C – Intrare din cont bancar
B – Platã în cont bancar
R – Venituri, numai pentru conturi de CM
E – Cheltuieli, numai pentru conturi de CM
D – Înregistrare client
K – Înregistrare furnizor
Aplicatia ‘’Registru de casa’’ nu permite inregistrarea cu cliring si de aceea, pentru incasarea

clientilor/plata furnizorilor clearing-ul se va face ulterior manual.
In sistemul preconfigurat BP RO s-a configurat un singur registru de casa si un numar x de tranzactii

de afaceri, urmand ca acestea sa fie completate la cerintele utilizatorilor.
4.6. Raportarea
Cele mai folosite rapoarte i rapoartele care sunt generate de sistem sunt dup cum urmeaz :
Registrul Cartea Mare

- Planul de conturi
- Lista conturi
- Solduri cont CM
- Pozitii individuale cont CM
- Jurnal documente
- Jurnal compact de documente
- Jurnal de pozitii individuale
- Bilan ul, Contul de profit i pierdere
- Raportul fluxurilor de trezorerie
Furnizori
- Solduri furnizori in moneda locala
- Cifre de tranzactie: vanzari speciale
- Analiza data scadenta pentru pozitii deschise
- Lista pozitii individuale furnizor
- Pozitii deschise – Prognoza data scadenta furnizor
- Lista pozitii deschise furnizor
- Evidenta plata furnizor

- Lista furnizori
Clienti
- Solduri client in moneda locala
- Cifre de tranzactie: vanzari speciale
- Vanzari la clienti
- Analiza data scadenta pentru pozitii deschise clienti
- Lisat pozitii individuale clienti
- Evaluare client
- Lista pozitii deschise clienti
- Evidenta plata client
- Lista clienti
4.7. Posibilit i de îmbun t ire
Setarile din modulul FI pot fi imbunatatite prin numeroase alte procese si functii. In continuare sunt
prezentate cateva posibilitati pentru dezvoltarea ulterioara a sistemului:
- Calcularea dobânzii – calculul dobânzii pentru clien i, furnizori i calcularea dobânzii la soldurile
din Registrul Cartea Mare
- Înregistrarea re inerilor automate ale impozitelor i raportarea
- Stabilirea unei arii de control credit i a limitelor de credit pentru clien i
- Definire validari si substitutii la nivel de document contabil.

Imagine Generala Functional It A Ti - Business Blueprint - FI

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Imagine Generala Functional It A Ti - Business Blueprint - FI

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SAP R/3 4.

SAP România SRL

Copyright 2004 SAP AG. Toate drepturile sunt rezervate.

Unele produse informatice oferite de SAP AG i distribuitorii s i con in componente reprezentând

IBM®, DB2®, OS/2®, DB2/6000®, Parallel Sysplex®, MVS/ESA®,RS/6000®, AIX®, S/390®,

ORACLE® este marc înregistrat a Corpora iei Oracle.

Citrix®, marca Citrix®, ICA®, Program Neighborhood®, MetaFrame®, WinFrame®, VideoFrame®,

JAVA® este o marc înregistrat a Sun Mycrosystems, Inc.

© SAP AG Pagina 2 din 35

1. STRUCTURI ORGANIZA IONALE ------------------------------------------------------------ 5

1.2. Clientul, Planul de conturi i Codul Companiei ------------------------------------------------------------- 5

2.2. Monedele ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

2.3. Men inerea calendarului--------------------------------------------------------------------------------------------- 7

3. DATE DE BAZ -------------------------------------------------------------------------------------- 8

3.2. Conturi de Cartea Mare ---------------------------------------------------------------------------------------------- 8

3.3. Conturi de furnizori i clien i ------------------------------------------------------------------------------------ 10

3.4. B ncile ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12

4. PROCESE DE AFACERI ------------------------------------------------------------------------ 14

4.2. Contabilitate Carte Mare ------------------------------------------------------------------------------------------ 20

4.3. Contabilitate furnizori ---------------------------------------------------------------------------------------------- 26

4.4. Contabilitate clien i ------------------------------------------------------------------------------------------------- 30

© SAP AG Pagina 3 din 35

4.4.5. Inregistrare incasari --------------------------------------------------------------------------------------------- 31

4.5. Contabilitate bancara ---------------------------------------------------------------------------------------------- 33

4.6. Raportarea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

4.7. Posibilit i de îmbun t ire--------------------------------------------------------------------------------------- 35

© SAP AG Pagina 4 din 35

Business Blueprint - Contabilitate financiar

1. Structuri organiza ionale

1.1. Contabilitatea financiar

Functionalitatea principala a Registrului Cartea Mare G/L o constituie o reprezentare global a

1.2. Clientul, Planul de conturi i Codul Companiei

© SAP AG Pagina 5 din 35

Caracteristicile Codului de Companie:

Caracteristicile Planului de Conturi

© SAP AG Pagina 6 din 35

2.1. Caracteristici ale rilor (parametri globali)

Codul po tal 4 lungime exacta de respectat, numeric, fara spatii

Datele bancare i codul po tal sunt verificate.

2.3. Men inerea calendarului

© SAP AG Pagina 7 din 35

3.1. Contabilitatea financiar

Registrele secundare sunt urm toarele:

3.2. Conturi de Cartea Mare

© SAP AG Pagina 8 din 35

© SAP AG Pagina 9 din 35

3.3. Conturi de furnizori i clien i

Conturile de furnizori/clienti sunt date de baza folosite in cadrul Contabilitatii Furnizorilor/Clientilor.

Datele sunt organizate dup cum urmeaz :

Date Contabile pentru Date privind aprovizionarele

Date contabile pentru Date privind aprovizionarele

Date privind aprovizionarele

© SAP AG Pagina 10 din 35

2. Date despre Codul Companiei

3. Date privind organiza iile de aprovizionare

© SAP AG Pagina 11 din 35

© SAP AG Pagina 12 din 35

În sistem sunt predefinite urm toarele b nci ale companiei:

© SAP AG Pagina 13 din 35

4.1. Contabilitatea financiar – cadrul general

4.1.1. Anul fiscal i perioada înregistr rilor

4.1.2. Tipuri de documente si game de numere

Numerele de document pot fi atribuite in mai multe feluri: