Do-01 Mapa Procesos y Caracterizaciones Ecesmeb

ESCUELA DE COSMETOLOGIA ESTÉTICA Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLES
MAPA DE PROCESOS
Versión: 01 Fecha: Mayo 29 de 2010 Código: DO
PROCESOS DE GESTIÓN DIRECTIVA
GESTIÓN DE CALIDAD, EVALUACIÓN Y

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MEJORA
PROCESOS DE GESTIÓN ACADÉMICA
GESTIÓN
GESTIÓN DE
DE DESARROLLO
DESARROLLO CURRICULAR
CURRICULAR
GESTIÓN
GESTIÓN DE
DE FORMACIÓN
FORMACIÓN GESTIÓN
GESTIÓN DE
DE APOYO
APOYO ACADEMICO
ACADEMICO
Y
Y PROYECCION
PROYECCION Y
Y EGRESADOS
EGRESADOS
NECESIDADES
NECESIDADES Y REQUISITOS
REQUISITOS DEL
DEL
CLIENTE
PROCESOS DE GESTIÓN A LA COMUNIDAD
GESTIÓN DE CONVENIOS
PROCESOS ADMINISTRATIVO
LOGÍST
COMPR
APOYO
HUMAN
LOGÍST
COMPR
CONTA
APOYO
CONTA
TALEN
FINAN
GESTI
CIERA
FINAN
GESTI
GESTI
GESTI
Y
AS Y
BLE
BLE
ÓN
ICO
TO
ÓN
ÓN
ICO
ÓN
TO
ÓN
Y
O
Y
ELABORÓ: APROBÓ:
Merihellen Vera Ospina Maria Eugenia Ballestas Camargo

Asistente Administrativo Gerente
59029880.xls Hoja 1 de 15 MAPA

OSMETOLOGIA ESTÉTICA Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLESTAS
MAPA DE PROCESOS
Código: DO-01
REQUISITOS
PRODUCTOS
PRODUCTOS Y
NECESIDADES DEL CLIENTE
Y SERVICIOS
SERVICIOS QUE
QUE SATISFACEN
SATISFACEN
APROBÓ:
Maria Eugenia Ballestas Camargo

Gerente
59029880.xls Hoja 2 de 15 MAPA

ESCUELA DE COSMETOLOGIA ESTÉTICA Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLESTAS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Versión: 01 Fecha: Mayo 28 de 2010 Código: CA-01
Proceso: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Responsable: RECTOR
Direccionar la organización hacia la calidad mediante la planificación, comunicación, asignación de recursos y revisión del Sistema de Calidad para asegurar la
Objetivo:
implementación, mantenimiento, adecuación y mejora continua del mismo.
Alcance: Inicia con la formulación del plan estratégico de la institucionales y finaliza con el seguimiento de todos los procesos en la institución.
Proveedor Entradas PHVA ACTIVIDAD Salidas Cliente
Ministerio de educación superior

Reglamentación legal vigente P Planificación y cambios del sistema de gestión de calidad. Planeación del sistema Todos los procesos
Entes gubernamentales
P Planificar Proyecciones y Metas para el año en curso
Estrategias Institucionales
Ministerio de educación superior
Reglamentación legal vigente H Definir estrategias institucionales y planes de acción Planes de Acción Todos los procesos
Entes gubernamentales
Política, objetivos y Manual de calidad

H Definir, mantener política, objetivos de calidad y Manual de calidad y Divulgar Todos los procesos
divulgados
Persona asignada con responsabilidades
H Nombrar el representante de la dirección Representante de la dirección.
definidas.
H Definir la responsabilidad y autoridad de todos los miembros de la comunidad educativa Matriz de Responsabilidad y Autoridad Todos los procesos
Ministerio de educación superior Reglamentación legal vigente H Velar por se cumplan los requisitos legales
Gestión de Calidad, Mejora y

H Elaboración del plan de comunicaciones Plan de comunicaciones
Evaluación
Necesidades de Información de todos los Elaboración de propaganda, boletines, campañas de sensibilización, carteleras y demás Gestión de Compras y Apoyo
Todos los procesos H Solicitud de Recursos para publicidad
procesos a publicar productos de comunicación organizacional Logístico
Informe de auditorias
Resultados de Evaluación del Cliente
RESULTADOS DE LA REVISIÓN
Gestión de Calidad, Mejora y Evaluación Informe de desempeño de procesos H Hacer la Revisión por la dirección Todos los Procesos
Acta
Mapas y planes de control del riesgos
- Planes de Mejora
Todos los procesos * Planes de acción de los equipos de trabajo

Gestión de Calidad, Mejora y Evaluación V Revisión del desempeño del proceso y de los planes de direccionamiento Informe de desempeño del proceso
Evaluación
* Informe consolidado de productos
Evaluar los resultados de los indicadores del proceso para tomar decisiones sobre ajustes, Resultados de cumplimento de metas del Gestión de Calidad, Mejora y
V
correctivos o acciones a que haya lugar. proceso Evaluación
* Informe de verificación (resultados, análisis

* Plan de mejoramiento
y alternativas de mejora)
Implementar acciones preventivas y correctivas frente a las desviaciones del proceso o Gestión de Calidad, Mejora y
Gestión de Calidad, Mejora y Evaluación * Resultado de auditorías A
formular acciones de mejora * Acciones correctivas, preventivas o de Evaluación
* Informe de resultados de revisión por la Alta
mejora.
Dirección.
RECURSO HUMANO RECURSOS FÍSICOS INDICADORES

% Participación de la comunidad educativa
Gerente Equipos de oficina
Representante de la Dirección Equipo de computo, Impresora INDICADORES DE DIRECCIONAMIENTO
Directora Académica Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado Eficacia de los medios de comunicación empleados
Asesores de la institución Papelería e insumos Cumplimiento del plan de comunicaciones
Responsables de todos los procesos
DOCUMENTACIÓN ASOCIADA REQUISITOS LEGALES

Ley 1064 de julio 26 de 2006
DOCUMENTOS :
NTC 5555 Sistema de Gestión de Calidad para Instituciones de Formación para el Trabajo. Requisitos
Acuerdo 041 del 2009
NTC 5581 Programas de formación para el trabajo Decreto 2020 de Junio 16 del 2006
Manual de calidad. Constuticion Politica de Colombia de 1991
Plan estratégico (Misión, Visión, Política, Objetivos) Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Procedimiento de revisión por la dirección Ley 115 de 1994
Matriz de Responsabilidad y Autoridad Decreto 1860 de 1994
Matriz de comunicación
Polizas Decreto 1108 de mayo de 1994

REGISTROS: Decreto 1746 de 1994
Informe Revisión por la Dirección Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
Actas de asistencia Decreto 1625 de 1972
Comunicados Decreto 1068 de 1994
Plan de comunicaciones
Herramientas de comunicación e información
Boletines, Publicaciones
Actas
ELABORÓ: APROBÓ:

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Hoja 3 de 15
Proceso: GESTIÓN DE CALIDAD, EVALUACIÓN Y MEJORA

Responsable: Coordinador de Calidad
Objetivo: Evaluar el desempeño de los procesos y servicios para establecer oportunidades para la mejora continua. Mantener el SGC.
Alcance: Inicia con el establecimiento de las directrices del sistema documental y finaliza con la formulación de planes de mejora en la documentación y en el sistema.
PHV
Proveedor Entradas ACTIVIDAD Salidas Cliente
A
Direccionamiento Estratégico P Planificar las estrategias para el proceso y planes de acción Plan de Acción Direccionamiento Estratégico
Planes de Acción
P Planear y Coordinar la ejecución de las auditorias internas. Programa de auditoria Todos los proceso
Documentos y registros aprobados

H Elaborar, editar, revisar y aprobar y divulgar los documentos requeridos. Difusión de Documentos Todos los procesos
Actas de asistencia
Acciones para corrección del producto o Todos los procesos y sus

Todos los procesos Producto o servicio No conforme H Identificar y definir acciones para el manejo del producto o servicio no Conforme
servicio No conforme responsables.
Solicitudes de acciones preventivas

Todos los procesos y sus
Todos los procesos correctivas y mejora H Presentar las acciones correctivas, preventivas y de mejora y realizar seguimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora
responsables.
Planes de Mejoramiento
Informe Todos los procesos.

H Generar un informe para la revisión por la Dirección Resultados de acciones correctivas y Gestión Direccionamiento
preventivas estratégico
Todos los procesos Herramienta de Riesgos H Análisis de datos y de riesgos. Informes y riesgos analizados Todos los procesos
H Definir y Aplicar encuesta de evaluación para la satisfacción del cliente
Gestión Desarrollo Curricular

Gestión Desarrollo Curricular Plan de seguimiento y medición H Implementar cuestionario de evaluación para medir el desarrollo del diseño curricular Registro de cuestionarios
Direccionamiento Estratégico
Sistema de gestión de calidad de acuerdo a la

H Implementar y Mantener el sistema de gestión de calidad Todos los procesos
NTC 5555
Revisar acciones preventivas y correctivas frente a las desviaciones de todos los procesos
Todos los procesos Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora V Reportes de gestión de los procesos Todos los procesos
y acciones de mejora
Verificar los resultados de las evaluaciones internas y externas, las auditorias y la revisión
V Planes de mejora. Todos los procesos
de la alta dirección.
V Verificar la efectividad del tratamiento dado al producto no conforme. Informes de gestión Todos los procesos
Resultados de cumplimiento de metas del
Evaluar los resultados de los indicadores del proceso para tomar decisiones sobre ajustes, proceso Gestión de Calidad, Mejora y
correctivos o acciones a que haya lugar. Resultado de indicadores Evaluación
Implementar acciones preventivas y correctivas frente a las desviaciones del proceso o
A Direccionamiento Estratégico
formular acciones de mejora * Acciones correctivas, preventivas o de
mejora.

Representante de la Dirección Equipos de oficina Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora
Gerente General Equipo de computo, Impresora Seguimiento al Manejo del producto No conforme
Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado
Papelería e insumos

DOCUMENTOS:
NTC 5581 Programas de formación para el trabajo
Decreto 2020 de Junio 16 del 2006
Procedimiento de Control Documentos Constuticion Politica de Colombia de 1991
Procedimiento Control de Registros Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Procedimiento de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora Ley 115 de 1994
Procedimiento de Manejo de Producto No conforme Decreto 1860 de 1994
Procedimiento tratamiento de quejas y reclamos Decreto 1108 de mayo de 1994
Procedimiento de Auditorias internas Decreto 1746 de 1994
REGISTROS: Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
Listado Maestro de Documentos Decreto 1625 de 1972
Listado Maestro de Registros Decreto 1068 de 1994
Listado Maestro de documentos externos
Solicitud creación, modificación o eliminación documentos
Programa de gestión documental
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Control de Mejoras
Control de producto no conforme
Programa de auditorías internas
Plan de auditorías internas
Listas de Verificación de Auditoria interna.
Informes de Auditorias Internas
Control de producto no conforme e informe
Quejas y Reclamos
Control de peticiones quejas y reclamos
Encuestas de satisfacción de los clientes
Control de peticiones quejas y reclamos
Informe de resultados de revisión por la Alta Dirección.
Informes de Gestión
Informe de verificación (resultados, análisis y alternativas de mejora)
Actas
Informes
Informes de gestión
Listados de Asistencias
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION SGCME
Hoja 4 de 15
Proceso: GESTIÓN DEL DESARROLLO CURRICULAR

Responsable: Directora Académica
Diseñar, revisar y actualizar los programas de acuerdo a los requerimientos establecidos y a las exigencias del Ministerio de Educación Nacional según la normatividad
Objetivo:
vigente, para ofrecer una formación acorde con el sector productivo.
Alcance: Comienza con el desarrollo e implementación del PEI hasta el seguimiento y ajuste del programa educativo para entregar al proceso formativo
PHV
A
Planes de Acción
Ministerio de educación
Ministerio de educación Nacional- SENA
Normas de competencia Planear y programar el Desarrollo curricular por competencias laborales y formación Nacional- SENA
M . Protección Social P Planificación del Desarrollo
Requisitos de entrada académica M . Protección Social
Clientes
Clientes
Gestión de Formación Solicitudes de cambios al Desarrollo Curricular P Planear cambios y ajustes al Desarrollo curricular Planificación de ajustes del Desarrollo Gestión de Formación
Programa plan de formacion .

H Diseñar el plan de formacion Gestión de Formación
Formación académica
H Elaboración de guías. Guías Gestión de Formación
H Tramitar ejecución de módulos Módulos Gestión de Formación
Gestión de formación
- Desempeño de los estudiantes
Hacer el seguimiento a la ejecución del programa por competencias y ajustar el programa.
- Informe de Desempeño del programa H Ajustes al Programa Gestión de Formación
Mantener la evaluación delos modulos
- Registro de cuestionarios
Gestión Mejora y Evaluación

V Seguimiento y control de las actividades Informes de gestión
Evaluación

Evaluar los resultados de los indicadores del proceso para tomar decisiones sobre ajustes, Gestión de Calidad, Mejora y
V proceso
correctivos o acciones a que haya lugar. Evaluación
Resultado de indicadores

mejora.
Dirección.

Coordinacion Academica Equipos de oficina Pertinencia del Desarrollo curricular
docentes Equipo de computo, Impresora % rendimiento academico
Docentes %cumplimiento del plan de formacion

DOCUMENTACIÓN:
NTC 5581 Programas de formación para el trabajo Decreto 2020 de Junio 16 del 2006
Programa Plan Curricular; PEI Constuticion Politica de Colombia de 1991
Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Guías Ley 115 de 1994
Módulos según Normas de Competencia. Decreto 1860 de 1994
Perfil de ingreso Decreto 1108 de mayo de 1994
Perfil de egreso Decreto 1746 de 1994
REGISTROS: Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
NTC 5581 Programas de formación para el trabajo Decreto 1625 de 1972
Cronograma de actividades Decreto 1068 de 1994
Actas
Informes
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION DESARROLLO CURRICULAR

Hoja 5 de 15
Proceso: GESTIÓN DE ADMISIÓN, BIENESTAR ESTUDIANTIL Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS.

Responsable: Director de Bienestar
Formalizar el ingreso de los estudiantes a la institución. Realizar seguimiento durante el proceso de formación y Verificar el estado profesional-laboral de nuestros
Objetivo:
egresados para poder brindar nuevas oportunidades tanto educativas como laborales para su desarrollo
Alcance: Inicia con el proceso de inducción, inscripción y matrícula del estudiante, asesoría psicológica, actividades extracurriculares y finaliza con el seguimiento del egresado.
PHV
A
Planes de Acción
Programa plan curricular.

Formación académica Planificar el estudio de mercado, estrategias para convocatorias, requerimientos y la Aspirante
Gestión Desarrollo Curricular P Calendario académico
Perfil de ingreso logística para la admisión de aspirantes. Plan de Formación
Perfil de egreso
Elaborar y aprobar el formulario de inscripción, entrevista y aplicación del diagnostico de

Aspirantes Formulario de Inscripción H Aspirante aceptado Aspirante
entrada.
Soportes documentales Realizar proceso de matricula, Ingresar información del aspirante. Organizar carpeta de
Aspirante H Recibo de matricula gestionado Estudiante activo
Pago de Matricula admisión para archivo.
Base de datos actualizada seguimiento a
Gestión de Formación Actas de Grado H Realizar seguimiento a los egresados, actualización de la información egresados
Evaluación
Encuestas de seguimiento a egresados
Realizar seguimiento al proceso de matricula y seguimiento a egresados y actividades del Gestión de Calidad, Mejora y
V Informes de gestión
proceso Evaluación

V

mejora.
Dirección.

Coordinación Admisiones Equipos de oficina
Secretaria Equipo de computo, Impresora
Recepcionista Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado

DOCUMENTOS:
NTC 5581 Programas de Formación para el trabajo. Decreto 2020 de Junio 16 del 2006
Constuticion Politica de Colombia de 1991
REGISTROS: Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009

Portafolio de servicios. Ley 115 de 1994
Encuestas seguimiento a egresados Decreto 1860 de 1994
Base de datos actualizada egresados Decreto 1108 de mayo de 1994
Decreto 1746 de 1994
Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
NTC 5581 Programas de formación para el trabajo Decreto 1625 de 1972
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION ADMISION Y EGRES

Hoja 6 de 15
Proceso: GESTIÓN DE FORMACIÓN

Responsable: Coordinador Académico
Coordinar, desarrollar las actividades de formación en la ESCUELA DE COSMETOLOGIA ESTÉTICA Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLESTAS y realizar seguimiento y análisis
Objetivo:
para lograr la competencia definida en el proceso de Desarrollo Curricular, y lograr el mejoramiento continuo en el proceso formativo.
Alcance: Inicia con la organización del plan de estudios y finaliza con la certificación de la competencia del estudiante
Proveedor Entradas PHVA ACTIVIDAD Salidas Cliente
Planes de Acción
Gestión Desarrollo curricular Desarrollo Curricular, Guías, Módulos

Programa DE FORMACION por módulos Docentes, Directivas
P Planeación del programa académico, módulos y competencias servicios académicos
Ministerio de educación Nacional Resolución de aprobación de programas
Plan de convenios Gestión de Convenios
M . Protección Social
Programa plan FORMACION .

Gestión Desarrollo Curricular H Implementación del programa académico por módulos de competencia. Módulos de competencia Estudiantes
Formación académica
H Asignación de responsabilidades a las docentes. Plan MENSUAL de actividades docentes Estudiantes
H Elaborar cronograma integrado teoría- practica Cronograma Gestión de Convenios
Gestión Desarrollo Curricular Plan MENSUAL de actividades H Mantenimiento del programa. Programa académico por módulos ESTUDIANTES
Estudiantes
H Calificación competencias a los estudiante (CUALITATIVAS) Actas de Grado Gestión de Apoyo a la
formacion
Programa académico ejecutado.

Informe de evaluación del desarrollo del
V Revisión en la ejecución del programa académico. Gestión Desarrollo Curricular
programa
Actas
Gestión Desarrollo Curricular Módulos por competencia V Ajuste de actividades de los módulos Informe de revisión de los módulos Gestión Desarrollo Curricular

Evaluación
V

Implementar acciones preventivas y correctivas frente a las desviaciones del proceso o formular Gestión de Calidad, Mejora y
acciones de mejora * Acciones correctivas, preventivas o de Evaluación
mejora.
Dirección.

Coordinación Académica Aulas, Laboratorios de Practica, Material Didáctico Rendimiento académico
Grupo docentes Equipos Audiovisuales Desempeño en pruebas externas
grupo de monitores Equipos de oficina % Estudiantes promovidos
Equipo de computo, Impresora % Estudiantes retenidos
Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado % Estudiantes desertados
Equipo necesarios para el programa de Formación

DOCUMENTOS:
Normas de competencia laboral Constuticion Politica de Colombia de 1991
Módulos de competencia laboral Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Guías- Manuales Ley 115 de 1994
Decreto 1108 de mayo de 1994
Cronograma de actividades Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
Reporte de calificaciones Decreto 1625 de 1972
Informes de Desempeño Decreto 1068 de 1994
Evidencias de desempeño y de conocimiento
Evaluaciones
Actas de grado
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION DE FORMACION
Hoja 7 de 15
Proceso: GESTIÓN DE CONVENIOS

Responsable: Coordinador Académico
Realizar, controlar y vigilar las practicas inter-institucionales de los estudiantes con entidades de carácter publico o privado para la consecución de metas académico-
Objetivo:
practicas de sus programas.
Alcance: Inicia con la elaboración del contrato o convenio y termina con la certificación de las horas prácticas realizadas por el estudiante.
PHV
A
Planes de Acción
Comisión Intersectorial de Talento

humano en Salud. Min. de la Protección Decretos reglamentarios P Planificación de practicas Plan de practica Estudiante practicante
Social
Instituciones Plan de convenios

H Establecer convenios con instituciones afines Convenios aprobados Instituciones
Gestión de Formación Cronograma de Practica
Instituciones Solicitudes de servicios y protocolos H Implementación de la practica docente Plan de practica ejecutado Estudiantes Pacientes
H Inducción de estudiantes practicantes
V Seguimiento y control de las practicas docentes Informe plan de practica Instituciones

Evaluación
V

mejora.
Dirección.

Estudiantes activos Equipos de oficina %estudiantes con practica
Personal de la institución del convenio Equipo de computo, Impresora % estudiantes con desercion de practicas
Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado %estudiantes por ubicacion debido a practica
Representante de la institución del convenio Papelería e insumos % numero de empresas asociadas a convenio de practica
Dotación requerida para las practicas

DOCUMENTOS:
Constuticion Politica de Colombia de 1991
REGISTROS Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Evidencias de desempeño Ley 115 de 1994
Lista de rotación Decreto 1860 de 1994
planilla de practica Decreto 1108 de mayo de 1994
Plan de practica ejecutado Decreto 1746 de 1994
Planes de mejoramiento
Convenios aprobados Decreto 1625 de 1972
ELABORÓ: APROBÓ:

Hoja 8 de 15
Proceso: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Responsable: Director de Bienestar
Objetivo: Gestionar y administrar el talento humano de la ESCUELA DE COSMETOLOGIA ESTÉTICA Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLESTAS.
Alcance: Inicia con la identificación de las necesidades de talento humano y finaliza con el establecimiento de acciones de mejora.
PHV
A
Planes de Acción
Todos los procesos Metas trazadas para el año P Definir plan de acción de talento humano. Planes de acción de Talento Humano Todos los procesos
Establecer el procedimiento para el proceso de convocatoria y selección de personal que

Direccionamiento Estratégico Perfil del cargo descrito H Ocupar una vacante en la Institución. Todos los procesos
se va a vincular a la Institución.
Ejecutar los tramites de vinculación del personal y realizar inducción al personal que Personal vinculado
Todos los procesos Solicitudes de Personal H Todos los procesos
ingresa a la Institución Capacitación al personal
Implementar y realizar evaluación para medir la idoneidad y desempeño de las docentes Resultados de la evaluación
H Todos los procesos
(competencias y planes de formación Planes de Formación
H Desarrollar los programas de bienestar del personal perteneciente a la Institución Ambiente laboral sano y optimo Todos los procesos.
Aseguramiento de todo el personal de la

Todos los procesos Panorama de riesgos laborales H Aplicar el plan de salud ocupacional dentro de la Institución. Todos los procesos.
Institución
Evaluación
V

mejora.
Dirección.

Equipos de oficina %cumplimiento del programa de capacitacion
Directora Académica Equipo de computo, Impresora % numero de accidentes laborales
Director general Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado % satisfaccion de trabajadores
Coordinador Académico Papelería e insumos %cumplimiento del perfil requerido en el cargo

DOCUMENTOS:
Procedimiento de selección, inducción del personal Constuticion Politica de Colombia de 1991
Procedimiento evaluación docentes Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
Procedimiento evaluación docentes Ley 115 de 1994
Manual de competencias (perfiles de cargo) Decreto 1860 de 1994
Organigrama Decreto 1108 de mayo de 1994
Panorama de riesgos SISO Decreto 1068 de 1994
Plan de talento humano
Plan de diferentes procesos
Hojas de vida
Plan de emergencias, cronogramas y conformación de Brigadas
Evaluación e informe del clima organizacional
Evaluación de competencias personal administrativo
Programa de Formación
Evaluación de competencias docentes
Plan de desarrollo de docentes
Programas de Bienestar, cronogramas
Informes
Actas
Herramienta Modelo de competencias
Herramienta de Evaluación de competencias para personal administrativo
Comunicados
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION TALENTO HUMANO

Hoja 9 de 15
Proceso: GESTIÓN COMPRAS Y APOYO LOGÍSTICO

Responsable: Director Administrativo y Financiero
Suministrar oportunamente los bienes, servicios y el apoyo logístico necesarios para el desarrollo de los demás procesos y mantener adecuadamente la
Objetivo:
infraestructura de la Institución.
Alcance: Inicia identificando las necesidades de compras y logística dentro de los programas y finaliza con la ejecución y seguimiento a los planes de infraestructura.
PHV
A
Planes de Acción
Gestión Contable y Financiera Presupuestos de los procesos Plan de bienes y servicios

P Planificar los bienes y servicios y el plan de mantenimiento que requieren los procesos Todos los procesos
Todos los procesos Necesidades de Compra y mantenimiento Plan de Mantenimiento por vigencia
H Implementar actividades en consecución de bienes y servicios según cada proceso Aplicación de las políticas. Todos los procesos
Todos los procesos Solicitudes de Compra H Realizar Selección, evaluación de proveedores y realizar compras Compra realizada Todos los procesos
Atender las diferentes solicitudes de servicios de apoyo logístico a los procesos de
Gestión de Formación Solicitudes de equipos y apoyo logístico H
formación
H Ejecutar los planes de mantenimiento y verificación de equipos Plan de mantenimiento ejecutado Todos los procesos
Direccionamiento Estratégico Plan de Acción V Verificar el correcto trámite de implementación de logística Informe de trámite Direccionamiento Estratégico

Evaluación
V

Gestión de Calidad, Mejora y Evaluación * Resultado de auditorías A Implementar actividades en consecución de bienes y servicios según cada proceso
* Acciones correctivas, preventivas o de Evaluación
mejora.
Dirección.

Equipos de oficina %cumplimiento de proveedor
Proveedores Equipo de computo, Impresora %programa de mantenimiento preventivo
Personal de servicios generales Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado
Técnico de equipos Papelería e insumos
Equipo necesarios para el programa de Formación

DOCUMENTOS:
Compras y selección y evaluación de proveedores Constuticion Politica de Colombia de 1991
Decreto 4904 del 16 de Diciembre de 2009
REGISTROS: Ley 115 de 1994
Solicitudes de Compra Decreto 1860 de 1994
Plan de cada proceso Decreto 1108 de mayo de 1994
Inventario Decreto 1746 de 1994
Plan de Mantenimiento de equipos de infraestructura Codigo Contencioso Administrativo en su articulo VI, 22 y 25
Hoja de vida de equipos Decreto 1625 de 1972
Herramienta compras y proveedores Decreto 1068 de 1994
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION COMPRAS Y LOGISTICA

Hoja 10 de 15
Proceso: GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

Responsable: Director Administrativo y Financiero
Planificar, organizar, controlar, coordinar, ejecutar y supervisar eficientemente la utilización de los recursos financieros de la institución, a fin de apoyar el correcto
Objetivo:
desarrollo de los procesos académicos y administrativos
Alcance: Inicia con la elaboración del presupuesto y finaliza con la presentación de los informes financieros
PHV
A
Planes de Acción
Direccionamiento Estratégico Presupuesto P Planeación del presupuesto y acciones para conseguir recursos. Plan de consecución de recursos Direccionamiento Estratégico
P Organización de las cuentas para los gastos requeridos.
Docentes, estudiantes, gastos

H Descargar los pagos hechos por los estudiantes. Recibos
institucionales.
H Pago de nominas docentes y funcionarios Recibos Funcionarios
H Realizar la matricula financiera
H Resolver inquietudes de los estudiantes.
Direccionamiento estratégico
Realizar seguimiento a los recursos asignados y revisión de informes mensuales de
Todos los procesos Relación de Gastos e ingresos V Informes de gestión Gestión de Calidad, Mejora y
ejecución de ingresos y egresos
Evaluación

Evaluación
V

mejora.
Dirección.

Director general Equipos de oficina %recaudo de cartera
Secretaria General Equipo de computo, Impresora %nomina frente al presupuesto
Contador Publico Medios de comunicación: Internet, Teléfonos, Fax, correo certificado %gastos frente al presupuestos
Asesores Financieros Papelería e insumos
tesorero
auxiiliar de cartera

DOCUMENTOS: Régimen común de acuerdo a normas y principios estipulados por el gobierno nacional.
Plan Único de cuentas PUC
REGISTROS:
Libro diario mayor y balances
Facturas
Nominas
Registro económico
ELABORÓ: APROBÓ:

GESTION FINAN CONT

Hoja 11 de 15
LISTADO DE PROCESOS
Fecha:
No. CLASIFICACIÓN
1 PROCESOS DE GESTIÓN DIRECTIVA
3 PROCESOS DE GESTIÓN DIRECTIVA
4 PROCESOS DE GESTIÓN ACADÉMICA

7 PROCESOS DE GESTIÓN A LA COMUNIDAD
8 PROCESOS ADMINISTRATIVO
LISTADO DE PROCESOS
PROCESO
GESTIÓN DE CALIDAD, EVALUACIÓN Y MEJORA
GESTIÓN DEL DESARROLLO CURRICULAR

GESTIÓN DE ADMISIONES Y SEGUIMIENTO EGRESADOS
GESTIÓN DE FORMACIÓN
GESTIÓN TALENTO HUMANO
GESTIÓN COMPRAS Y APOYO LOGÍSTICO
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

MAPA
MAPA
CÓDIGO RESPONSABLEREQUISITOS
CA-01 Gerente
CA-02 Coordinador de Calidad
CA-03 Director Académica

CA-04 Director de Bienestar
CA-05 Coordinador Académico
CA-06 Coordinador Académico
CA-07 Director de Bienestar
Director Administrativo y
CA-08 Financiero
Director Administrativo y
CA-09 Financiero
GESTIÓN DE CALIDAD, EVALUACIÓN Y MEJORA
GESTIÓN COMPRAS Y APOYO LOGÍSTICO

GESTIÓN DE ADMISIÓN Y EGRESADOS
GESTIÓN DESARROLLO CURRICULAR
GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

GESTIÓN TALENTO HUMANO

MAPA
GESTIÓN DE FORMACIÓN
LISTA DE PROCESOS
ESCUELA DE COSMETOLOGIA ESTÉTICA

Y SALUD MARÍA EUGENIA BALLESTAS
Matriz Requisitos NTC 5555
4 Sistema de gestión de la calidad x x

4.1 Requisitos generales x
4.2 Requisitos de la documentación x
4.2.1 Generalidades x
4.2.2 Manual de calidad x
4.2.3 Control de los documentos x x x x x x x x x
4.2.4 Control de los registros x x x x x x x x x
5 Responsabilidad de la dirección x
5.1 Compromiso de la dirección x
5.2 Enfoque al Cliente x x x
5.3 Política de la Calidad x
5.4 Planificación x
5.4.1 Objetivos de la calidad x
5.4.2 Planificación del SGC x
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación x
5.5.1 Responsabilidad y autoridad x
5.5.2 Representante de la Dirección x
5.5.3 Comunicación Interna x
5.6 Revisión por la Dirección x
5.6.1 Generalidades x
5.6.2 Información para la revisión x x
5.6.3 Resultados de la revisión x
6 Gestión de los Recursos x x x
6.1 Provisión de los recursos x x
6.2 Recursos humanos x
6.2.1 Generalidades x x x x
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación x
6.3 Infraestructura x x
6.4 Ambiente de Trabajo x
7 Realización del producto x x
7.1 Planificación de la realización del producto X
7.2 Procesos relacionados con el cliente x x
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto x x
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto X

7.2.3 Comunicación con el cliente x
7.3 Diseño y Desarrollo X
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo X
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo X
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo X
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo X
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo X
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo X
7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo X
7.4 Compras x
7.4.1 Proceso de compras x
7.4.2 Información de las compras x
7.4.3 Verificación de los productos comprados x
7.5 Producción y prestación del servicio x
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio x
validación de los procesos de la producción y de la prestación del
7.5.2
servicio
x x
7.5.3 Identificación y trazabilidad x x
7.5.4 Propiedad del cliente x
7.5.5 Preservación del producto x x
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición x
8 Medición, análisis y mejora x
8.1 Generalidades x
8.2 Seguimiento y medición x
8.2.1 Satisfacción del cliente x
8.2.2 Auditoría Interna x
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos x
8.2.4 Seguimiento y medición del producto x
8.3 Control del producto no conforme x
8.4 Análisis de datos x
8.5 Mejora x
8.5.1 Mejora continua x x x x x x x x x
8.5.2 Acción correctiva x x x x x x x x x
8.5.3 Acción preventiva x x x x x x x x x

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