XI Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Ciudad de Guatemala, 7 - 10 Nov.

2006

Sistema Regional de Información sobre Buenas Prácticas de Gestión Pública en

América Latina y el Caribe: objetivos y funcionamiento

Eduardo Alfredo Queirolo Menz

I.- Introducción

En el contexto de la reforma del estado y de la gestión pública, que están llevando a efecto
los países de América Latina y El Caribe, el Sistema Regional de Información en Buenas
Prácticas en Gestión Pública, en adelante SIPAL, se inscribe como una iniciativa que busca
generar un espacio de encuentro común, en donde puedan presentarse buenas prácticas de
gestión pública desarrolladas por los diferentes gobiernos.

Los objetivos perseguidos en general con el uso de las buenas prácticas, son la difusión de
las experiencias en la perspectiva de contar con elementos de comparación y mejoramiento
del desempeño para el conjunto de la administración pública en los niveles en que se aplique
(Armijo , 2004).

En este contexto, surge el SIPAL como un proyecto orientado a la identificación, selección,

documentación y validación de prácticas de excelencia en gestión pública de los gobiernos
centrales de los países de habla hispana de América Latina y El Caribe.

Este proyecto fue ejecutado por el Área de Gobierno y Asuntos Públicos de la Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO Sede en Chile, y financiado por el Banco
Interamericano de Desarrollo. El SIPAL cuenta además con el patrocinio del Consejo
Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD) y el Proyecto de Reforma y
Modernización del Estado de Chile (PRYME).

El propósito de este documento es dar a conocer el Sistema, en particular mediante los

objetivos que se planteó alcanzar y su dinámica de funcionamiento en la identificación y
selección de Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina y El Caribe.

II.- Objetivos de SIPAL

El objetivo principal de SIPAL es contribuir a la identificación, documentación, validación,

recopilación y difusión del conocimiento sobre buenas prácticas de gestión que permita el
fortalecimiento de las administraciones públicas centrales de los países de América Latina y
El Caribe de habla hispana, el mejoramiento de sus propias prácticas y la adopción de
medidas conducentes a garantizar la sustentabilidad en procesos de mejoramiento continuo
a través de la comparación de buenas prácticas a nivel regional.

Para el SIPAL una Buena Práctica de Gestión Pública es una experiencia sistematizada y
documentada que tiene como fundamento la aplicación de métodos de excelencia y /o
innovativos que agregan calidad adicional al desempeño de los distintos procesos de la
gestión pública (Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL,
2005).

Los objetivos específicos son los siguientes:

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• Diseñar una metodología para la documentación de buenas prácticas de gestión

pública a través de una guía que permita definir los conceptos utilizados por el sistema
en cada una de las etapas del proceso.

• Recopilar, documentar y difundir las buenas prácticas de gestión regional según

estándares de calidad previamente definidos por SIPAL.

• Mostrar el itinerario de solución de los distintos problemas abordados por las

administraciones públicas centrales de los países participantes en SIPAL (fases,
puntos críticos, generación de instrumentos para su superación) tomando en cuenta
los diferentes contextos nacionales e institucionales.

• Facilitar el intercambio de información regional sobre buenas prácticas fomentando el

uso y mejoramiento de metodologías de benchmarking, como instrumentos para
mejorar los estándares de desempeño mediante la comparación de experiencias
regionales.

• Implementar un banco de casos de buenas prácticas de gestión pública regional

ejecutadas en los países de América Latina y el Caribe a través del desarrollo y
mantención de una página web.

• Apoyo y soporte en línea para facilitar la articulación de redes interinstitucionales y

contactos inter-usuarios. (Guía Metodológica para la presentación de Buenas
Prácticas al SIPAL, 2005).

III.- Cumplimiento de los Objetivos

Para lograr los objetivos propuestos, el SIPAL identificó tres componentes diferentes:

a.- Identificación de Buenas Prácticas: Este componente consistió en efectuar dos

diferentes convocatorias de postulación a organismos de la administración pública central de
los países de habla hispana de América Latina y El Caribe, con el propósito de que
presentaran experiencias que habían tenido éxito al interior de su gestión. Además se invitó
directamente a aquellas instituciones que contaba con premios y /o reconocimientos a nivel
nacional o regional. Previo a lo anterior, se elaboró un documento guía que definía los
criterios y metodología de selección para la identificación, evaluación y clasificación de
buenas prácticas.

b.- Documentación de Buenas Prácticas y Diseminación: Este componente consistió en el

establecimiento de un Banco Regional de las iniciativas seleccionadas y de su
documentación y difusión a través de la Plataforma Tecnológica del sistema. Desde su
primera convocatoria y durante el transcurso del proyecto, el equipo ejecutor de éste recibió
la información sobre las buenas prácticas de gestión pública, proporcionadas por los
organismos interesados en participar, y las analizó, documentó e incorporó al Banco de
Prácticas del Proyecto.

c.- Plataforma Tecnológica: Este componente de carácter transversal consistió en el

diseño y desarrollo de la Plataforma Tecnológica que sirvió para recopilar, almacenar y

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difundir los casos de buenas prácticas identificados.

El Sistema cumplió con los objetivos diseñados en su etapa inicial. Se constituyó una
metodología para la documentación de buenas prácticas participativa, en donde los propios
organismos del sector público a través de sus representantes documentaron, junto al apoyo
del equipo de SIPAL, diferentes iniciativas que habían tenido éxito, y contaban con grados de
replicabilidad. Este apoyo entre las diferentes partes permitió enriquecer el proceso de
documentación de las prácticas presentadas.

IV.- Funcionamiento del SIPAL

A.- Fase de Diseño

El Sistema en su fase inicial tuvo una duración de 14 meses, que se extendieron entre
Agosto del año 2005 y Septiembre del año 2006.
En los primeros meses el equipo de SIPAL trabajó en la el diseño de la Guía Metodológica
de éste, y en el diseño y puesta en marcha de la Plataforma Tecnológica que daba sustento
al Sistema a través del Sitio web www.sipalonline.org., el cual permitía desarrollar las
siguientes actividades, entre otras:

• Acceder a información sobre la temática de buenas prácticas y de benchmarking en el

sector público, a través de una Biblioteca y de un Directorio especializado en el tema.
• Postular de manera on- line al Sistema las diferentes prácticas.
• Evaluar por parte del Comité Regional de Evaluación de manera on- line las diversas
prácticas.
• Acceder al Banco de Buenas Prácticas en Gestión Pública seleccionadas por el
sistema.

Durante esta fase se trabajó también en la confección de las Bases de Datos que contenían
la información de los diversos organismos de la administración pública central de los diversos
países de América Latina y El Caribe.

Durante este transcurso de tiempo se efectuaron dos convocatorias a los diferentes países
de la región, en las cuales se invitaba a las instituciones a presentar experiencias o prácticas
exitosas en diversas áreas de la gestión pública.

Las áreas identificadas para participar fueron las siguientes:

AREAS TEMATICAS SUBAREAS

Gestión • Proceso básico de Planificación Estratégica para
Estratégica/Orientación a entidades públicas.
resultados • Construcción y aplicación de indicadores de
Gestión.
• Cuadro de mando integral en las entidades
públicas.
• Construcción de un Sistema de Información para la
Gestión de apoyo a la Toma de Decisiones
Directivas.

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• Experiencias en la evaluación de programas

públicos y uso para la toma de decisiones de gasto
público.

Gestión del proceso • Presupuestando por resultados: experiencias

presupuestario desde servicios públicos.
• Experiencia de construcción de indicadores de
gestión y su vinculación al presupuesto.
• Sistemas Integrados de Administración Financiera.
• Presupuesto y rendición de cuentas públicas.
Recursos Humanos • Gestión estratégica de recursos humanos.
(selección y reclutamiento, reconversión laboral,
carrera funcionaria, capacitación, desempeño y
evaluación, remuneraciones y beneficios, pago por
desempeño, proceso de outplacement,
mejoramiento del clima laboral).

Calidad de Servicio y • Procesos de consulta y participación ciudadana en

Atención al usuario la entrega de servicios públicos de mayor calidad.
(Orientación al usuarios)
• Simplificación de trámites.
• Sistema de información, reclamos y sugerencias a
los usuarios.
• Mecanismos públicos de fiscalización de servicios.
• Carta Ciudadana.

B.- Implementación del Sistema

Se distinguieron cuatro Fases a lo largo de cada Convocatoria las que tuvieron las siguientes
etapas:

¾ Fase de Postulación

Entre los meses de Noviembre de 2005 y Marzo de 2006 se efectuó la Primera convocatoria.
En tanto, la segunda se desarrolló entre Junio y Agosto del año 2006.

En cada una de estas convocatorias, el equipo de SIPAL anunció a través del Sitio Web del
Proyecto, y mediante el envío masivo de correos electrónicos a diferentes instituciones
públicas de América Latina y El Caribe la apertura de la Convocatoria. Asimismo, en esta
fase existió un trabajo por parte del equipo de identificación de experiencias exitosas, que
hubiesen recibido premios y/o reconocimientos, a fin de invitarlas a participar directamente.
Entre ellos destacaron experiencias seleccionadas por el Premio Nacional a la Calidad en
Argentina, el Premio Helio Beltrao en Brasil, Premio el Nacional a la Calidad de Chile, el
Premio a las Buenas Prácticas Gubernamentales de Perú, etc. (Straface, 2003).

Una vez abierta la convocatoria, los diferentes organismos de los países interesados en
participar tomaron contacto con el equipo, a fin de presentar una experiencia, la cual debía

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cumplir con ciertos requisitos iniciales básicos que eran los siguientes:

• La Buena Práctica debía pertenecer a la administración pública central y sus

organismos dependientes

• La Buena Práctica debía tener al menos dos años de vigencia previa a su postulación
al Sistema.

• La Práctica debía ser presentada a través del Formulario de Postulación y debía

contener todos los aspectos indicados en éste.

• La Buena Práctica debía adscribirse a las áreas temáticas incluidas en el proyecto, o a

áreas que se desprendieran de alguna de éstas.

• La postulación debía efectuarse de acuerdo a las normas establecidas en la

convocatoria (formulario en línea, tipo de letra, extensión de páginas).

• La presentación debía efectuarse dentro de los plazos establecidos en cada

convocatoria.

De cumplir la experiencia con estos requisitos, la práctica era presentada a través del
Formulario de Postulación para la Presentación de Buenas Prácticas. Éste debía ser
completado por la Institución con los siguientes antecedentes:

I.- Título de la Experiencia

II.- País/ Ciudad
III.- Organismo responsable de la experiencia
IV.- Fecha de inicio de la experiencia
V.- Área Temática y Subárea de la experiencia
VI.- Resumen de la experiencia
VII.- Objetivos esperados mediante la implementación de la buena práctica
VIII.- Contexto de la experiencia
IX.- Diferentes etapas del proceso de la experiencia
X.- Medios utilizados
XI.- Actores involucrados

Una vez enviado por el organismo postulante el Formulario completo con todos los
antecedentes al Sistema, éste confirmaba vía on-line la recepción de la iniciativa,
comenzando así la Fase de Pre-Selección de la Buena Práctica.

¾ Fase de Pre-Selección

La fase de pre-selección estaba orientada esencialmente a determinar si la experiencia

presentada, cumplía con los requisitos iniciales básicos para ser presentada como buena
práctica. Esta evaluación se realizaba por parte de los miembros del equipo del Proyecto.

Si la práctica cumplía con todos estos requisitos básicos, el equipo de SIPAL revisaba junto a
la Institución participante, los antecedentes en el Formulario de Postulación con el propósito

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de presentarlo al Comité Regional de Evaluación de Buenas Prácticas. En esta fase los

participantes completaban lo mejor posible los diferentes antecedentes de la iniciativa,
profundizando o aclarando diferentes aspectos.

Destacó en esta parte, el trabajo conjunto entre la Institución y el equipo de SIPAL, en

relación a la preparación de la documentación de la iniciativa, a través del Formulario de
Postulación.

En caso de que la práctica no cumpliera con los requisitos básicos, ésta era rechazada.
Una vez revisado y completado el Formulario de Postulación de la iniciativa, éste era enviado
al Comité Regional de Evaluación del Sistema.

¾ Fase de Evaluación

Una vez que se encontraban pre-seleccionadas las prácticas, éstas eran enviadas al Comité
Regional de Evaluación de las Buenas Prácticas, el cual estaba conformado por los
siguientes integrantes:

• Director y Coordinadora del Proyecto SIPAL.

• Un Especialista de la División de Estado, Gobernabilidad y Sociedad Civil del Banco
Interamericano de Desarrollo.
• Un académico de amplia experiencia en los temas de gestión pública, que participó a
través del CLAD.
• El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública del Gobierno de
Colombia.
• Subsecretario de la Secretaría de la Función Pública del Gobierno Federal de México.
• La Directora del Proyecto de Reforma y Modernización del Estado de Chile.

Este Comité evaluaba electrónicamente y de manera on-line mediante la asignación de

puntajes y a través de la Plataforma Tecnológica del Sistema que las diferentes iniciativas
presentadas cumplieses con los siguientes criterios técnicos de selección. (Guía
Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL, 2005).

CRITERIOS TECNICOS DE COMPONENTES DE LOS CRITERIOS DE SELECCION

SELECCION
1. SOLUCION A UN • Relevancia de la buena práctica para el
PROBLEMA mejoramiento en la generación, entrega y
mejoramiento continuo en la oferta de servicios
para los usuarios y en la producción interna dentro
de la administración pública (Por ejemplo:
simplificación de secuencias de trabajo, de trámites,
de fluidez de información, de capacidad de
respuesta a demandas sociales y /o administrativas
internas, eficiencia en el uso de los recursos,
capacidad de captar recursos financieros externos).
2. RESULTADOS • Eficacia: Capacidad de cumplir con los objetivos
LOGRADOS esperados (cobertura y calidad adecuada de los

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servicios, tiempo de respuesta, oportunidad,

accesibilidad, participación, transparencia, uso de
tecnologías apropiadas).
• Efectividad: capacidad de haber contribuido a la
solución del problema planteado (por ejemplo. :
aumento de productividad, mejor, más barato, más
rápido ).

3. INNOVACION • Creación y/o adecuación de formas y estilos de

trabajo nunca antes probadas y/o en desuso con el
fin de mejorar la gestión que se traduzcan en
cambios positivos hacia al interior de los servicios
públicos.
• Mejoramientos de la calidad y prestación de
servicios. (accesibilidad, oportunidad,
transparencia, pertinencia, participación e
información) que se traduzcan en cambios
positivos hacia lo externo :usuarios-sociedad civil.
4. REPLICABILIDAD • Presentación clara y pedagógica de los procesos de
la experiencia, señalando recursos y costos.
• Potencial de réplica y/o transferencia en otras
instituciones (flexibilidad y adaptabilidad de los
procesos, disposición de cambio de los equipos de
trabajo, disponibilidad de recursos financieros,
técnicos y personales, consideración del contexto
institucional etc.).

• Grado de internalización de la buena práctica en la

5. SUSTENTABILIDAD cultura organizacional de la entidad.
• Sustentabilidad económica, organizativa y técnica a
largo plazo hasta que se mejore y/o reemplace por
otra.

De cumplir con los requerimientos técnicos señalados, que se reflejaba en la obtención de un

determinado puntaje, el Comité seleccionaba la práctica. En el caso de que existieran dudas
sobre ciertos aspectos de la iniciativa, el Comité interactuaba con el equipo de SIPAL a fin de
complementar la información faltante o bien de aclarar mejor ciertos puntos.

¾ Fase de Publicación

Una vez evaluadas las Buenas Prácticas por el Comité Regional de Evaluación, éste emitía
un Informe Técnico de Evaluación con la recomendación de su publicación en el sitio web de
SIPAL.

Las Prácticas seleccionadas posteriormente fueron ajustadas a un formato estándar y fueron

publicadas en el Sitio web del Sistema.

Asimismo se les hizo envío a cada una de las instituciones participantes de una Carta de

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Selección anunciando la incorporación de la Buena Práctica al Sistema.

V.- Resultados

El SIPAL en sus dos convocatorias logró identificar y documentar más de 30 buenas

prácticas en gestión pública, provenientes de diversos países de América Latina y El Caribe.
Las iniciativas seleccionadas eran representativas de diversos ámbitos de la gestión pública,
entre ellos la Gestión Estratégica, Gobierno Electrónica, Calidad de Servicio y Participación
Ciudadana.

Bibliografía

Armijo, Marianela (2004), “ Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina”,

Documento presentado al IX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del
Estado y de la Administración Pública, Madrid, España.
SIPAL, (2005), “Guía Metodológica para la presentación de Buenas Prácticas al SIPAL”.
Straface, Fernando, (2003), “Latin American and Caribbean Award for Innovations in
Government”, Documento presentado al VIII Congreso Internacional del CLAD sobre la
Reforma del Estado y de la Administración Pública, Panamá.

Reseña Biográfica

Eduardo Queirolo Menz: Licenciado en Gobierno y Gestión Pública de la Universidad de

Chile. Administrador Público, con mención en Ciencia Política de la misma Universidad.

Investigador de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales, FLACSO Sede de Chile, y

del Proyecto Sistema Regional de Información sobre Buenas Prácticas de Gestión Pública en
América Latina y El Caribe (SIPAL). Coordinador Académico del Magíster en Política y
Gobierno de FLACSO- Chile.

Datos de contacto

Correo Electrónico: equeirolo@flacso.cl

Teléfono: (562) -2900200
Fax: (562) – 2900263
Web: http://www.sipalonline.org y http://www.flacso.cl

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DIAGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO DE POSTULACIÓN Y VALIDACIÓN DE
PRÁCTICAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE BUENAS PRACTICAS EN GESTIÓN PÚBLICA
EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE

SIPAL

Evacuación Informe Técnico Evaluación

Final con recomendación publicación WEB

Presentación y envío de Buenas Prácticas

Envío Buenas Prácticas al preseleccionadas al Comité Regional para
equipo SIPAL Validación
EQUIPO TRABAJO
PAISES SIPAL COMITÉ
PARTICPANTES WWW.SIPALONLINE REGIONAL
EN SIPAL VALIDACIÓN
Confirmación vía On Line BUENAS
Recepción de la Práctica Evaluación Técnica de Prácticas y
Consultas al equipo SIPAL

Envío de respuestas a consultas formuladas

por el Comité Regional de Validación
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DIAGRAMA DE FLUJO DE SIPAL

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