Anda di halaman 1dari 10

MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Komunikasi
Proyek
Perencanaan Sistem Manajemen
Komunikasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

01
Teknik Teknik Sipil P111200007 Anjas Handayani, ST. MT

Abstract Kompetensi
Modul ini menjelaskan pengertian Mahasiswa mampu menjelaskan
tentang manajemen komunikasi Perencaaan Sistem Manajemen
dalam proses pelaksanaan proyek Komunikasi
konstruksi dan proses pengembangan
perencanaan komunikasi yang tepat.
Pembahasan
PERENCANAAN KOMUNIKASI

A. Pengertian

Pengertian Manajemen Komunikasi secara umum adalah bagaimana cara orang mengelola
proses komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam konteks komunikasi. untuk
menjelaskan istilah ini lebih jauh, kita perlu mengetahui definisi dari kedua kata tersebut, yaitu
kata manajemen dan kata komunikasi. Pengertian manajemen komunikasi yang lain adalah
proses timbal balik untuk memberi, membujuk dan memberikan perintah dari suatu informasi
kepada orang lain serta merupakan tuntutan untuk menjembatani teoritisi komunikasi dan
praktisi komunikas. Manajemen komunikasi akan membentuk suatu alur komunikasi agar
tercipta koordinasi yang tidak saling tumpang tindih dan untuk memberikan solusi jika terjadi
perbedaan pendapat antar individu.

Menurut George R. Terry, manajemen komunikasi dalam organisasi terdiri dari 5 komponen
penting, antara lain:

1. Komunikasi Formal

2. Komunikasi Non-Formal

3. Komunikasi Informal

4. Komunikasi Teknis

5. Komunikasi Prosedural

B. Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah pengetahuan yang menggunakan proses untuk


menjamin ketepatan waktu dan kesesuaian zaman, pengumpulan, pendistribusian,
penyimpanan, perolehan kembali, dan disposisi terakhir dari informasi proyek. Komunikasi
ada dua cara, melibatkan transmisi dari pemahaman dan informasi dari seseorang atau
kelompok ke yang lain melalui penggunaan dari simbol yang umum. Simbol umum ini dapat
berbentuk lisan, atau bukan lisan, tulisan, grafis, atau multimedia.

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


2 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Apakah maksud dan tujuan komunikasi itu?
▪ Pemahaman maksud dan tujuan yang tepat dari yang lain.
▪ Dipahami oleh orang lain.
▪ Memperoleh penerimaan untuk diri anda dan/atau gagasan anda
▪ Memproduksi perubahan atau tindakan

Tujuan komunikasi dilingkungan proyek :


▪ Penyebaran arsip, status pelaporan dan informasi yang lain (mencakup riset dan
statistik) tentang proyek
▪ Berbagi informasi sekitar keputusan mengenai Kondisi dan Informasi proyek
▪ Berbagi sekitar keputusan untuk tujuan memperoleh penerimaan dan kesanggupan
untuk keputusan itu.
▪ Manajemen proyek menghubungkan dan pengintegrasian sistem

Jenis Komunikasi Proyek


▪ Tertulis dan oral, pendengaran dan pembicaraan
▪ Internal dan External
▪ Formal dan Informal
▪ Vertical dan horizontal

Menetapkan informasi dan Komunikasi yang diperlukan Stakeholder Proyek, yaitu :


▪ Siapa yang memerlukan informasi
▪ Kapan akan memerlukannya
▪ Bagaimana akan memberikannya
▪ dan oleh siapa

Sementara semua proyek perlu mengkomunikasikan informasi proyek, memerlukan


informasi, metode distribusi yang sering berubah secara luas. Mengidentifikasikan kebutuhan
informasi untuk stakeholder dan metetapkan kenyamanan yang diperlukan dalam rapat
adalah faktor penting demi kesuksesan proyek. Hampir semua proyek dan terbanyak
perencanaan komunikasi disiapkannya diawal proyek. Akan tetapi hasil dari proses
perencanaan ditinjau ulang secara berkala melalui pembaharuan proyek sebagai keperluan
untuk menjamin kelangsungan dalam penerapannya.

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


3 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Tahapan Manajemen Komunikasi :
1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah
proyek. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek,
mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.
Perencanaan komunikasi dibagi menjadi dua yaitu :
A. secara internal Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat
dalam organisasi proyek. Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga :
• Formal atau tidak formalnya komunikasi.
Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk
komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi
elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik).
• Tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi.
Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan,
sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang
langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan
sebelumnya.
• Komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal.
Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project
manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi
horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan
safety officer.
B. Secara eksternal.
Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder antara lain komunikasi
kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk
sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain
adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain.

Informasi yang terkandung dalam perencana Manajemen Komunikasi (Communication


Management Plan), antara lain :
• Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
• Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
• Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
• Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
• Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


4 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
• Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
• Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan
kemajuan dan pembangunan proyek
• Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah
• Daftar istilah/terminology

2. Distribusi Informasi
Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu
yang tepat bagi setiap stakeholder. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya
mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan
format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan
cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.
Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana
manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam
melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen
komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi,
metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau
output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari
organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek antara lain adalah :
• Rapat-rapat (meetings).
• Distribusi dokumen berupa hardcopy.
• Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dll.
Isu Penting dalam Distribusi Informasi :
• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk” • Pengaturan jumlah jalur komunikasi

Proses distribusi informasi dapat didokumentasikan dalam Organizational Process


Assets. Informasi yang diperbaharui, antara lain :

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


5 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
• Lesson learned
• Project record (surat-surat korespondensi, memo, dsb)
• Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb) Masukan dari
stakeholders berupa kritik, saran ataupun peringatan
3. Pelaporan Kinerja
Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya
status reports (pelaporan status), progress measurements (pengukuran kemajuan), dan
peramalan.Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :
• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam
kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan,
berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas,
apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)
• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan
pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin • Peramalan, berisi gambaran
kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah
dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan

4. Mengelola stakeholders
Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan
penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan
kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh
stakeholder proyek.
Kegiatan dan tanggung jawab tergantung pada proyek. Sebuah proyek yang lebih kecil
jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar.
Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari
persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil
menerapkan strategi komunikasi proyek.
Dengan menggunakan Proses Komunikasi, maka dapat :
1. mengidentifikasi proyek
2. Identifikasi stakeholder akan kebutuhan komunikasi
3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi yang dipakai dalam mengirimkan pesan
4. Memastikan orang yang tepat utk menerima informasikan dan pada waktu yang tepat

Manajemen komunikasi memiliki 3 pendekatan, yaitu:


• Positivistik (Fungsionalis)
Inti dari pendekatan ini dilatarbelakangi oleh hubungan sebab akibat.

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


6 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
• Interpretif
Dilatarbelakangi oleh prinsip bahwa setiap orang memiliki keunikan dan
keinginannya sendiri. Untuk pendekatan ini, akan banyak kesulitan bila
menggunakan bahasa global.
• Integratif (Kritis)
Menggabungkan pendekatan positivistik dan interpretetif. Informasi yang
disampaikan merupakan gabungan antara keinginan komunikan dengan ide dari
komunikator. Keinginan komunikan bisa diambil salah satunya melalui survei.
Pendekatan ini disebut pendekatan kritis karena mengacu pada hubungan antar
individu dengan individu lainnya.
Permasalahan dalam manajemen komunikasi proyek merupakan fenomena yang rentan
terjadi. Adanya kenyataan demikian disebabkan oleh banyak faktor, baik karena terjadinya
miskomunikasi antara stakeholder, maupun karena kelalaian salah satu pihak dalam
menyebarkan informasi.
Masalah manajemen komunikasi merupakan masalah yang menyebabkan keterlambatan
pelaksanaan proyek. Berbagai masalah tersebut muncul karena miskomunikasi antara
stakeholder dan kelalaian pihak-pihak tertentu dalam menyampaikan informasi.

C. Manajemen Komunikasi dalam Manajemen Konstrusi

Komunikasi yang baik adalah komponen penting dari kesuksesan proyek. Faktanya, menurut
Project Management Institute (PMI), sebagian besar kegagalan proyek disebabkan oleh
masalah komunikasi. Manajemen komunikasi proyek memastikan hal itu tidak terjadi. Ini terdiri
dari tiga proses yang membantu memastikan pesan yang tepat dikirim, diterima, dan dipahami
oleh orang yang tepat. Manajemen komunikasi proyek adalah salah satu dari sepuluh bidang
pengetahuan utama dalam PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Proses yang
termasuk dalam bidang ini telah berubah selama bertahun-tahun, tetapi dalam versi saat ini,
ada tiga proses manajemen komunikasi proyek utama.
Tiga Proses tersebut adalah:
1. Rencanakan manajemen komunikasi proyek
Langkah pertama adalah merencanakan bagaimana Anda akan mengelola komunikasi
di proyek Anda dan di semua pemangku kepentingan Anda. Ini dilakukan dengan
membuat rencana manajemen komunikasi proyek.

Hal penting untuk memastikan semua faktor ini dibahas dalam rencana Anda :
• Audiens

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


7 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
adalah daftar semua pemangku kepentingan yang terkena dampak proyek. Ini
harus mencakup anggota tim, sponsor, pelanggan, dan pihak berkepentingan
lainnya. Pertimbangkan siapa saja yang terkena dampak proyek atau yang
memengaruhi keberhasilannya.
• Tujuan
Apa yang akan menjadi tujuan komunikasi Anda? Anda dapat menggunakan
beberapa komunikasi untuk penyadaran, seperti laporan status, dan lainnya yang
memerlukan tindakan, seperti membutuhkan sponsor untuk mengesahkan
pengeluaran, atau pelanggan untuk menyetujui pengujian proyek.
• Pesan
Akan seperti apa pesan untuk setiap jenis komunikasi? Ini adalah konten aktual
yang akan dibagikan. Komponen utama yang akan dikomunikasikan mencakup
ruang lingkup, jadwal, anggaran, tujuan, risiko, dan hasil.
• Media
Bagaimana pesan akan dikirim ”Apakah ini akan menjadi laporan formal yang
diemailkan? Pembicaraan informal informal selama pertemuan tim?
Rencana komunikasi harus cukup rinci untuk menjelaskan dengan tepat apa yang akan
dikirim, kepada siapa, bagaimana, kapan, dan siapa yang bertanggung jawab.
Melibatkan pemangku kepentingan dalam hal pembuatan rencana ini sangatlah penting.
Perlu memahami preferensi dan harapan komunikasi mereka. Jika berkomunikasi
berlebihan, mereka mungkin berhenti memperhatikan. Tetapi, jika kurang
berkomunikasi, itu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan masalah.
2. Kelola komunikasi
Setelah rencana dibuat dan disetujui, itu adalah tugas manajer proyek untuk
memastikannya dikelola. Ini berarti bahwa rencana tersebut perlu ditinjau dan diperbarui
secara berkala untuk mencerminkan setiap perubahan pada proyek atau para
pemangku kepentingannya.

Manajer proyek juga harus mengelola pelaksanaan rencana manajemen komunikasi.


Meliputi :
• Pengumpulan dan analisis data.
• Pembuatan pesan untuk komunikasi.
• Transmisi atau distribusi komunikasi.
• Penyimpanan semua laporan komunikasi, file atau dokumen.
• Pengambilan semua komunikasi yang tersimpan.

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


8 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
• Pembuangan komunikasi lama pada saat penutupan proyek atau tanggal yang
ditentukan.
3. Monitor komunikasi Proses ini dulu disebut called kontrol komunikasi, ’tetapi diperbarui
dalam edisi ke-6 PMBOK. Meskipun perubahan judul, prosesnya sama. Ini melibatkan
pemantauan dan pengendalian komunikasi proyek selama seluruh siklus hidupnya.
Yang meliputi :
• Mengkonfirmasi komunikasi berjalan sesuai rencana.
• Mengkonfirmasi bahwa mereka diterima oleh pemangku kepentingan yang
tepat.
• Mengkonfirmasi pesan dipahami.
• Mengkonfirmasi umpan balik yang relevan diberikan kepada anggota proyek
yang sesuai.
Jenis pemantauan yang sebenarnya, termasuk metode dan frekuensi, harus menjadi bagian
dari rencana manajemen komunikasi. Di katakan sukses di manajemen komunikasi proyek
apabila Manajer proyek yang berhasil menggunakan metode komunikasi formal dan informal
di berbagai media. Ini membantu meningkatkan peluang komunikasiuntuk dapat diterima.
Menggunakan bahasa yang sederhana, tetap berpegang pada topik yang relevan, dan
menjaga pesan tetap singkat akan meningkatkan peluang komunikasi Anda akan dipahami.
Keterampilan komunikasi berikut ini juga dapat meningkatkan peluang keberhasilan manajer
proyek:
• Keterampilan mendengarkan aktif yang kuat
• Keterampilan menulis yang mahir
• Kemampuan berbicara yang luar biasa
• Mengajukan pertanyaan dan menggali informasi lebih lanjut
• Menetapkan dan mengelola harapan
• Memotivasi orang untuk menjadi dan tetap terlibat
• Keterampilan resolusi konflik
• Kemampuan untuk merangkum dan merekap ulang apa yang telah Anda dengar

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


9 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Sistem Manajemen Komunikasi Proyek (CM -09), Pelatihan Ahli manajemen
Konstruksi, departemen Pekerjaan Umum, 2007
2. Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi. Jakarta : Media
Pressindo.
3. Kurniali, Sartika. 2013. Super Project Manager. Jakarta : elex media komputindo.
4. A Guide to the Project Management Body of Knowledge 4th Edition, Project
Management Institute Inc., © 2008

2022 Nama Mata Kuliah Pusat Bahan Ajar dan eLearning


10 Anjas Handayani, ST. MT http://www.mercubuana.ac.id

Anda mungkin juga menyukai