Manajemen
Komunikasi
Proyek
Perencanaan Sistem Manajemen
Komunikasi
01
Teknik Teknik Sipil P111200007 Anjas Handayani, ST. MT
Abstract Kompetensi
Modul ini menjelaskan pengertian Mahasiswa mampu menjelaskan
tentang manajemen komunikasi Perencaaan Sistem Manajemen
dalam proses pelaksanaan proyek Komunikasi
konstruksi dan proses pengembangan
perencanaan komunikasi yang tepat.
Pembahasan
PERENCANAAN KOMUNIKASI
A. Pengertian
Pengertian Manajemen Komunikasi secara umum adalah bagaimana cara orang mengelola
proses komunikasi dalam hubungannya dengan orang lain dalam konteks komunikasi. untuk
menjelaskan istilah ini lebih jauh, kita perlu mengetahui definisi dari kedua kata tersebut, yaitu
kata manajemen dan kata komunikasi. Pengertian manajemen komunikasi yang lain adalah
proses timbal balik untuk memberi, membujuk dan memberikan perintah dari suatu informasi
kepada orang lain serta merupakan tuntutan untuk menjembatani teoritisi komunikasi dan
praktisi komunikas. Manajemen komunikasi akan membentuk suatu alur komunikasi agar
tercipta koordinasi yang tidak saling tumpang tindih dan untuk memberikan solusi jika terjadi
perbedaan pendapat antar individu.
Menurut George R. Terry, manajemen komunikasi dalam organisasi terdiri dari 5 komponen
penting, antara lain:
1. Komunikasi Formal
2. Komunikasi Non-Formal
3. Komunikasi Informal
4. Komunikasi Teknis
5. Komunikasi Prosedural
2. Distribusi Informasi
Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu
yang tepat bagi setiap stakeholder. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya
mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan
format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan
cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.
Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana
manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam
melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen
komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi,
metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau
output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari
organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek antara lain adalah :
• Rapat-rapat (meetings).
• Distribusi dokumen berupa hardcopy.
• Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dll.
Isu Penting dalam Distribusi Informasi :
• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk” • Pengaturan jumlah jalur komunikasi
4. Mengelola stakeholders
Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan
penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan
kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh
stakeholder proyek.
Kegiatan dan tanggung jawab tergantung pada proyek. Sebuah proyek yang lebih kecil
jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar.
Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari
persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil
menerapkan strategi komunikasi proyek.
Dengan menggunakan Proses Komunikasi, maka dapat :
1. mengidentifikasi proyek
2. Identifikasi stakeholder akan kebutuhan komunikasi
3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi yang dipakai dalam mengirimkan pesan
4. Memastikan orang yang tepat utk menerima informasikan dan pada waktu yang tepat
Komunikasi yang baik adalah komponen penting dari kesuksesan proyek. Faktanya, menurut
Project Management Institute (PMI), sebagian besar kegagalan proyek disebabkan oleh
masalah komunikasi. Manajemen komunikasi proyek memastikan hal itu tidak terjadi. Ini terdiri
dari tiga proses yang membantu memastikan pesan yang tepat dikirim, diterima, dan dipahami
oleh orang yang tepat. Manajemen komunikasi proyek adalah salah satu dari sepuluh bidang
pengetahuan utama dalam PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Proses yang
termasuk dalam bidang ini telah berubah selama bertahun-tahun, tetapi dalam versi saat ini,
ada tiga proses manajemen komunikasi proyek utama.
Tiga Proses tersebut adalah:
1. Rencanakan manajemen komunikasi proyek
Langkah pertama adalah merencanakan bagaimana Anda akan mengelola komunikasi
di proyek Anda dan di semua pemangku kepentingan Anda. Ini dilakukan dengan
membuat rencana manajemen komunikasi proyek.
Hal penting untuk memastikan semua faktor ini dibahas dalam rencana Anda :
• Audiens