LAPORAN KEGIATAN DIGITALISASI

MENGUBAH DOKUMEN CETAK MENJADI

PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF) DAN
JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERTS GROUP (JPEG)

DISUSUN OLEH:
1. Rizka Dwi Anggraini 4121911033
2. Shely Handani 4121911042
3. Nur Izzati 4121911043
4. Miftahul Jannah 4121911044
5. Kristina Renny 4121911058
6. Judeen Theresia 4121911060

ADMINISTRASI TERAPAN 3A MALAM

POLITEKNIK NEGERI BATAM
 BAB I

PENDAHULUAN

1.2 LatarBelakang

SHELY
Digitalisasi (digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih
media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi
dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk
membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi memerlukan peralatan dalam
merubah dari dokumen tercetak menjadi digital yang disebut sebagai Digitizer contohnya
seperti komputer, scanner, kamera, dan lain- lain. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke
dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning dokumen seperti Adobe
Acrobat.

KRIS
Pada saat ini penggunaan teknik digital lebih disukai karena berbagai alasan sebagai
berikut: Sistim digital lebih mudah dirancang, informasi lebih mudah disimpan, ketepatan
dan ketelitiannya lebih tinggi dibandingkan sistim analog, pengoperasiannya relatif mudah,
lebih kebal terhadap derau (noise). Pada prinsipnya Proses digitalisasi terdiri dari dua tahap
yaitu: 1. Document capture = perubahan format dari bentuk asli ke digital (PDF). Document
capture dapat diproses dengan dua cara, yaitu dengan proses scaning ( untuk jenis format
awal yang terdiri dari buku, dokumen, naskah, laporan, foto, gambar yang berbentuk kertas)
dan dengan proses konversi (untuk format awal dalam bentuk file. Adapun jenis-jenis
format awal dokumen terdiri dari: Text (buku, dokumen, naskah, arsip surat, laporan) Image
(foto, gambar, lukisan, peta) File (MS Word, Excel, Page maker, JPG format) Audio nalog
(cassette) Video analog (Video vhs)
JUDEEN
Adapun prosedur yang diperlukan pada saat pengalihmediaan meliputi:
1) Pengecekan kelengkapan sumber informasi apakah telah memenuhi syarat
sebagai dokumen.
2) Pemilihan perangkat rekam dan perangkat lunak yang sesuai untuk
proses pengalihmediaan.
Beberapa pertimbangan dalam memilih perangkat perekam ditentukan oleh:
a. Kategori dokumen yang akan direkam
b. Kelengkapan dokumen.
c. Resolusi yang diperlukan.
d. Jumlah dokumen yang akan direkam
e. Kualitas, keadaan fisik dokumen
f. Kemampuan perangkat lunak yang digunakan
 MIFTAH
1.3 Tujuan

1. Memberi keuntungan akses terhadap dokumen asli yang tidak bisa dipergunakan
lama (berkali-kali)
2. Pengurangan kerusakan dan hilangnya dokumen asli pada preservasi dokumen
ketika digitalisasi digunakan untuk akses dokumen, maka akan memberi keuntungan
untuk preservasi. Tentang dokumen asli tidak akan dimusnahkan atau dinilai
kembali terhadap dokumen yang telah digitalisasi (untuk kepentingan akses)
3. Memaksimalkan efisien & efektif terhadap penggunaan sumber/naskah asli yang
tidak digitalisasi.

IZAA

1.3 Manfaat

1. Pengurangan penggunaan ruang penyimpanan arsip dalam bentuk kertas

2. Mengurangi percampuran sistem (antara media kertas dan digital) yang dapat
membingungkan pengguna yang memerlukan akses terhadap sesuatu catatan
lengkap (sejarah sesuatu).
3. Memudahkan seseorang untuk mencari dokumen dalam waktu yang bersamaan
 BAB 2

PEMBAHASAN

SHELY 1-8 ,

KRIS 9-16

2.2 Tutorial digitalisasi dari dokumen cetak menjadi format PDF dan JPEG

1. Masukkan Flashdisk atau penyimpanan eksternal

lainnya kedalam port alat scanner.

2. Pada menu utama, pilih perintah SCAN AND STORE.

3. Pada menu Scan and Store akan muncul pilihan tempat

penyimpanan file yang yang akan discan dan pilih
tempat penyimpanan sesuai yang anda inginkan. Pada
menu ini, kami memilih perintah MEMORY MEDIA
untuk menentukan menyimpan file pada Flashdisk atau
penyimpanan eksternal lainnya.
4. Setelah menentukan pilihan lokasi penyimpanan, maka
muncullah tampilan yang menunjukkan tempat penyimpanan
yang telah kita pilih sebelumnya. Pada gambar ini, file
tersimpan pada MEMORY MEDIA (A:)

5. Setelah menentukan lokasi penyimpanan, maka anda dapat

membuat folder untuk mengkategorikan file sesuai yang anda
inginkan. Folder baru dapat di buat dengan menekan icon
CREATE FOLDER.

6. Pembuatan folder baru sedang di proses.

7. Setelah proses pembuatan folder baru selesai, buatlah nama

folder sesuai dengan nama file, kategori atau sesuai dengan yang
anda inginkan. Hal ini dilakukan, untuk membedakan data dan
mempermudah pencarian data.
8. Maka muncullah nama-nama folder yang telah di
buat sebelumnya.

9. Pilihlah nama folder yang anda buat sebelumnya untuk

memulai kegiatan pengoperasian scanner.

10. Scanner siap untuk melakukan scanning.

11. Pilihlah file yang akan discan dengan memilih atau

menulis nama data pada kolom FILE NAME. Pada gambar
ini, kami memilih file TABEL untuk discan.
12. Setelah itu, pilih icon FILE FORMAT untuk
menentukan format atau bentuk file sesuai yang diinginkan.
Maka akan muncul pilihan menu format file yang tersedia

13. Pilih icom PDF untuk menyimpan hasil dalam format PDF
dan pilih JPEG untuk menyimpan hasil scanning dalam
bentuk JPEG lalu tekan icon Ok. Biasanya format file
disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pribadi.

14. Tampilan penyimpanan file hasil scanning terlihat seperti

disamping sesuai dengan format yang telah dipilih
sebelumnya

15. File dengan format PDF akan terlihat seperti gambar

di samping.

16. File dengan format penyimpanan dalam bentuk

JPEG akan terlihat seperti di samping.
 BAB 3

PENUTUP

3.2 Kendala Digitalisasi

MIFTAH
Setiap melakukan sesuatu kegiatan pasti ada kendala kendala yang terjadi baik kendala
kecil maupun besar , Adapun kendala yang terjadi pada proses ini sebagai berikut :
1. Mengalami kesulitan pada saat scan untuk arsip tahun lama dikarenakan kondisi kertas
yang sudah mulai lembab akibat lamanya penyimpanan di dalam box.
2. Sulit melakukan scan pada kertas yang berukuran lebih besar daripada A3, dikarenakan
harus mengatur tingkat resolusinya terlebih dulu, kemudian dilakukan pengeditan
penggabungan gambar di photoshop.

3.2 Kesimpulan

IZZA
A. Digitalisasi adalah suatu proses alih media dari bentuk tercetak atau rekam arsip menjadi
bentuk digital atau elektronik dan soft copy.
B. Digitalisasi bertujuan untuk untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam
banyak hal antara lain efisiensi dan optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari
berbagai bentuk bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan suara lebih
stabil.

JUDEEN
C. Proses digitalisasi di bagi dalam beberapa tahap yaitu penginputan data, scanning
dokumen , pengeditan hasil scanning , dan pemberian nama pada file.