TEKNIK PRESENTASI DAN TEKNIK PENULISAN SURAT RESMI

SERTA TIDAK RESMI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
Komunikasi Bisnis
Dosen Pembimbing
Muhammad Fikri Maulana, BBA., MBA.

Disusun Oleh:
Tia Nurwulan (194020040)
Resti Asipa (194020048)
Shinta Defianita (194020049)
Anti Yulianti (194020053)
Yosinta Paramanida (194020055)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PASUNDAN
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa
pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah
ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda
tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya di akhirat.
Tidak lupa, kami mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan
nikmat sehat-Nya, baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga kami
mampu untuk menyelesaikan pembuatan makalah sebagai tugas dari mata kuliah
Komunikasi Bisnis dengan judul “Teknik Presentasi dan Cara Membuat Surat
Resmi serta Tidak Resmi dalam Komunikasi Bisnis”. Makalah ini dibuat
sedemikian rupa agar pembaca dapat dengan mudah mempelajari dan memahami
teknik presentasi dan pembuatan surat resmi maupun tidak resmi.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Muhammad Fikri
Maulana BBA., MBA. selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis dan kepada
semua pihak yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.
Penulis tentu menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna
dan masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu,
penulis mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk makalah ini, supaya
makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Demikian apabila
terdapat banyak kesalahan pada makalah ini, penulis mohon maaf yang sebesar-
besarnya.
Demikian, semoga makalah kami dapat menambah ilmu pengetahuan dan
wawasan bagi pembaca khusunya bagi penulis, sekian dan terima kasih.

Bandung, 13 November 2020

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah ............................................................................... 2
1.3. Tujuan ................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................... 3
2.1. Teknik Presentasi ................................................................................ 3
2.2. Teknik Membuat Power Point yang Baik ........................................... 6
2.3. Teknik Penulisan Surat Resmi dan Tidak Resmi ................................ 8
2.3.1. Surat Resmi .......................................................................... 8
2.3.2. Surat Tidak Resmi .............................................................. 14
BAB III PENUTUP .......................................................................... ................... 17
3.1. Kesimpulan ....................................................................................... 17
3.2. Saran .................................................................................................. 17
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 18

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin atau
salah satu bentuk komunikasi. Presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu
topik, pendapat atau informasi kepada orang lain. Berbeda dengan pidato yang lebih
sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering
dibawakan dalam acara bisnis.
Presentasi dilakukan untuk menyampaikan informasi atau pemikiran-
pemikiran baru mengenai suatu masalah agar dapat dipahami oleh audience.
Namun tidak semua orang bisa melakukan presentasi. Hal ini dikarenakan
presentasi dilakukan banyak orang, bahkan tidak jarang audience belum kenal sama
sekali oleh presentator. Sehingga wajar jika presentator merasa gugup dan grogi
yang akhirnya dapat mempengarui penampilannya di hadapan audience. Persiapan
yang kurang sangat mempengaruhi seseorang ketika akan berpresentasi. Latihan
dan memahami masalah yang akan dibahas terlebih dahulu, terkadang orang yang
sudah mahirpun tetap akan merasa gugup pada awalnya. Ada beberapa trik dan
tahap yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi agar bisa lancar dan
tidak terlalu gugup ataupun cangguang ketika mengahadapi audience.
Dalam aktivitas bisnis juga kegiatan yang tak kalah penting selain adanya
presentasi adalah surat menyurat. Perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat
demi kelancaran aktivitas bisnisnya. Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan
berbicara dalam lisan. Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus
dijaga. Karena surat adalah ‘duta’ organisasi/instansi pengirim. Oleh karena itu,
pembuat surat dan para penata administrasi kantor harus berhati-hati dalam menulis
surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya. Pengetahuan
tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting untuk
diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai,
semestinya penulis surat harus mengetahui tentang cara penulisan, lambang dan

1
tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum
sehingga mudah dimengerti.
Maka dari itu, melalui makalah ini penulis akan menjelaskan teknik
presentasi dan cara membuat surat resmi maupun tidak resmi yang baik dan benar
sebagai bentuk proses komunikasi dalam bisnis.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka terdapat
rumusan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana teknik presentasi?
2. Bagaimana teknik membuat PowerPoint yang baik?
3. Bagaimana teknik penulisan surat resmi dan tidak resmi yang baik dan
benar?
1.3. Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui teknik presentasi
2. Mengetahui teknik membuat PowerPoint yang baik
3. Mengetahui teknik penulisan surat resmi dan tidak resmi yang baik dan
benar

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Teknik Presentasi
Dalam proses presentasi, terjadi interaksi antara presenter dengan calon
konsumen dan sebaliknya. Dilihat dari perspektif komunikasi pemasaran,
presentasi masuk pada penjualan tatap muka (personal selling), yaitu presentasi
lisan berbentuk percakapan di hadapan satu atau beberapa calon pembeli dengan
maksud untuk menjual (Shimp, 2014).
Presentasi dimaksudkan untuk menjelaskan dan mendemonstrasikan produk
atau jasa, pesan komunikasi dapat bervariasi sesuai calon pembeli, komunikasi
dapat diarahkan kepada calon pelanggan khusus, biaya dapat dikendalikan dengan
menyesuaikan jumlah tenaga penjual, dan sangat efektif dalam menghasilkan
penjualan serta menumbuhkan kepuasan pembeli (Waringin, 2008).
Presentasi terdiri dari tiga bagian yaitu introduksi, inti, dan simpulan.
Introduksi harus menjawab empat pertanyaan, antara lain (1) mengapa saya harus
mendengarkan presentasi; (2) mengapa saya berkeinginan untuk mempelajari topik
yang disajikan; (3) apa yang akan saya dengarkan; (4) apa yang akan saya dapatkan
dan manfaatkan dari presentasi.
Dalam introduksi, penyaji diharapkan dapat menghubungkan antara topik
dan pendengar, dapat memberikan sekilas ulasan sebagai pengantar untuk masuk
ke dalam inti topik.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan pembicara adalah menetapkan elemen
presentasi. Jobs dalam Gallo (2010) menjelaskan, sebuah presentasi yang baik
mengandung elemen antara lain headline, pesan kunci, analogi, demonstrasi,
partner, kesaksian dari pelanggan, dan klip video. Headline berisi gambaran kasar
gagasan yang dituangkan pada kertas atau whiteboard. Ide pada headline berisi 140
karakter atau kurang, mudah diingat, dan ditulis dengan urutan subjek-predikat-
objek (Gallo, 2010).
Teknik memulai suatu presentasi antara lain menghubungkan langsung
antara sasaran dengan topik, menggunakan contoh-contoh dalam kehidupan sehari-
hari atau yang sesuai dengan pendengar. Inti topik berisi materi utama yang dibuat
3
secara sistematik, singkat, menarik, dan lengkap. Untuk membantu kelancaran
presentasi, presenter dapat merancang suatu kerangka presentasi yang berisikan
topik dan sub-sub topik serta gambar, tabel, atau pun kutipan.
Simpulan, merupakan kesan akhir dari pendengar. Simpulan yang terencana
harus memberikan kesan akhir yang baik dan dapat menciptakan suasana puas pada
pendengar. Dalam simpulan presenter membuat ikhtisar dari keseluruhan
presentasi, meninjau kembali sasaran presentasi dan dapat mengundang pendengar
untuk mengambil tindakan lebih lanjut.
Sumber informasi yang dapat digunakan yaitu pengetahuan sendiri,
berdasarkan pengalaman, pengamatan atau penelitian; pengetahuan dari bahan
bacaan seperti koran, majalah, jurnal, peraturan pemerintah dan perusahaan, dan
dokumen lain.
Selain itu beberapa hal yang harus dilakukan sebelum presentasi bisnis agar
terkoneksi dengan pendengar, antara lain: (1) Praktik; latihan memberikan perasaan
nyaman dengan materi yang akan disampaikan. (2) Kenali Situasi Sekitar; penyaji
harus membaca situasi, tempat dan acara presentasi dilakukan. Jika penyaji
menggabungkan aspek audio visual ke dalam presentasi, bangun koneksi dengan
audiens. (3) Kenali audiens Anda; poin ini paling penting, tujuan kesempatan
berbicara di depan umum adalah untuk benar-benar terhubung dengan audiens. (4)
Menyesuaikan konten; pembicara menggunakan kesempatan berbicara untuk
menarik perhatian audiens pada bisnis yang ditekuninya.
Teknik dasar presentasi yang harus di kuasai antara lain sebagai berikut.
1. Siapkan Materi yang Singkat, Padat, dan Jelas
Saat hendak membawakan materi di hadapan orang banyak, Anda perlu
memposisikan diri sebagai audiens. Kira-kira menurut Anda, apakah materi yang
telah disiapkan akan mudah diterima atau tidak. Materi yang dibawakan juga
sebaiknya ditata sehingga tidak membosankan. Siapkan materi sebaik mungkin.
Salah satu trik yang bisa Anda siapkan adalah menyiapkan bahan pembahasan yang
singkat, padat, dan jelas.
Menyampaikan materi di hadapan orang banyak tidak harus panjang dan
menghabiskan banyak waktu. Audiens biasanya justru tertarik dengan durasi
4
presentasi berkisar antara 60 menit, tetapi semua materi dapat tersampaikan dengan
baik. Inilah yang dimaksud dengan teknik presentasi yang efektif. Menyampaikan
materi yang efektif dengan waktu yang efisien akan meminimalisasi risiko audiens
yang bosan mendengar Anda berbicara.
2. Rangkum Materi dalam PowerPoint Semenarik Mungkin
Selain menyiapkan materi yang singkat, padat, dan jelas, Anda juga perlu
menguasai teknik presentasi dengan PowerPoint. Akan tetapi, perlu diingat bahwa
tidak semua materi yang Anda bahas harus dimasukkan ke dalam PowerPoint.
PowerPoint hanya berfungsi sebagai penunjang presentasi untuk
menyajikan berbagai informasi atau data visual lain agar audiens menjadi lebih
paham akan materi yang disampaikan. Selain itu, tampilan PowerPoint akan
membantu sehingga audiens tidak cepat bosan selama mendengarkan Anda
presentasi. Ada banyak teknik presentasi PowerPoint yang bisa diterapkan untuk
menarik atensi dari audiens.
3. Berbicaralah dengan Baik dan Tampilkan Gestur Tubuh yang Tepat
Sebelum datangnya hari presentasi, sebaiknya Anda berlatih terlebih
dahulu. Setelah menyiapkan teknik presentasi penguasaan materi dan PowerPoint
dengan baik, cobalah untuk melakukan simulasi di depan cermin dan rekam jika
perlu. Setelah selesai, lihat rekaman dan lakukan evaluasi. Apakah Anda sudah
berbicara dengan tempo yang baik atau belum. Jika dirasa masih terlalu cepat atau
terlalu lambat, berlatihlah lagi sampai temponya pas.
Pastikan saat melakukan presentasi di depan umum secara langsung, Anda
sudah menjaga tempo berbicara. Buat audiens nyaman dengan penjelasan yang
diberikan. Selain tempo, perhatikan juga intonasi atau pengucapan Anda. Pastikan
setiap kata demi kata diucapkan dengan jelas. Bisa dibilang, intonasi dapat
memengaruhi atensi audiens agar lebih terikat dengan materi yang Anda
sampaikan. Hal terpenting adalah jangan menggunakan intonasi datar karena Anda
akan terlihat seperti sedang membaca slide PowerPoint secara alih-alih menjelaskan
materi. Selain mengevaluasi suara, Anda juga dapat melihat rekaman untuk melihat
apakah gestur yang diberikan sudah tepat atau belum. Jangan sampai di depan
banyak orang Anda terlihat kaku dan gugup.
5
4. Bawa Cue Card Saat Presentasi Jika Diperlukan
Membawa cue card bukan berarti Anda tidak menguasai materi. Tulis poin-
poin penting saja di dalamnya agar alur pembicaraan tidak berantakan. Mungkin
materinya sudah ada PowerPoint, tetapi cue card bisa mengantisipasi jika ada
materi yang terlupa. Apalagi, Anda dituntut untuk tidak terlalu fokus kepada
PowerPoint. Dengan adanya cue card, Anda bisa menuliskan beberapa pertanyaan
atau bahasan singkat yang tak ditulis di slide. Namun kalau Anda sudah percaya
diri dan mampu menguasai materi dengan baik, tidak menggunakan cue card pun
tak menjadi masalah.
5. Fokuskan Pandangan ke Beberapa Titik
Teknik presentasi selanjutnya berkaitan dengan pandangan mata. Dalam
melakukan presentasi, sebisa mungkin Anda perlu memfokuskan pandangan tidak
hanya di satu titik saja. Ingat, Anda tidak sedang berbicara satu lawan satu,
melainkan berkomunikasi di hadapan orang banyak. Tentunya semua orang yang
ada di situ ingin mendapatkan perhatian Anda. Untuk itu, buatlah kontak mata
dengan audiens secara bergantian. Kalau melakukan kontak mata dengan audiens
justru membuat Anda tambah gugup, edarkan pandangan ke sekeliling ruangan.
Untuk mengakali agar Anda seperti sedang melakukan kontak mata individual,
sejajarkan saja pandangan dengan puncak kepala audiens. Alih-alih gugup, Anda
tetap bisa fokus dengan melakukan gestur seperti itu.
2.2. Teknik Membuat PowerPoint yang Baik
Berikut langkah-langkah membuat PowerPoint yang baik adalah sebagai
berikut.
a. Siapkan konten
Konten adalah elemen utama yang harus Anda siapkan sebaik mungkin
sebelum Anda membuat slide, bahkan sebelum Anda berpikir tentang desain yang
akan Anda buat. Setelah Anda mengetahui pesan inti yang akan Anda sampaikan,
siapkan seluruh informasi pendukung dan persingkat informasi. Presentasikan
hanya informasi yang sangat diperlukan penonton, agar presentasi Anda tidak
terlalu panjang dan terdengar seperti menggerutu.
b. Rencanakan stuktur presentasi
6
 Setelah Anda mengetahui informasi apa saja yang harus dimasukkan,
mulailah merencanakan struktur presentasi. Rencanakan sebanyak mungkin bagian
presentasi (lisan dan tulisan) pada kertas. Buat juga garis besar tulisan presentasi
Anda, jangan hanya membuat garis besar presentasi lisan.
c. Membuat storyline
Storyline adalah kerangka atau gambaran dari konten isi dan struktur
presentasi mulai dari slide pertama sampai dengan slide yang terakhir. Tujuannya
adalah supaya Anda fokus pada konten isi slide. Storyline akan membuat alur
menjadi teratur dan audiens akan mudah mengikuti jalannya presentasi.
d. Menyiapkan gambar dan visual pendukung yang diperlukan
Tujuannya adalah agar pada saat Anda membuat desain, Anda tidak
terganggu dengan mencari visual untuk slide, karena itu bisa membuat pekerjaan
menjadi lebih lama. Untuk mendapatkan gambar dan visual pendukung Anda dapat
mendownload dari google atau memotret sendiri. Kemudian jika Anda perlu icon
atau gambar vektor, Anda bisa buat sendiri dengan menggunakan shape di
powerpoint.
e. Menentukan kombinasi warna dan font yang akan digunakan
Tujuannya supaya pada saat mendesain, Anda tidak disibukkan dengan
memilih font dan warna, karena hal itu bisa membuat kerja menjadi lama. Di tahap
ini ketika memilih font, gunakan kombinasi font yang tepat, gunakan maksimal
hanya tiga jenis font. Kemudian untuk warna pilih kombinasi warna yang harmonis,
yang jika dipadukan warnanya enak dilihat, nyaman dimata.
f. Mendesain slide
Setelah semua tahapan dilakukan, hal selanjutnya yaitu medesain slide
semenarik dan sekreatif mungkin. Kemudian yang paling penting, saat Anda
mendesain slide, optimalkan setiap elemen yang Anda pakai pada slide slide
presentasi Anda. Jika Anda menggunakan gambar pastikan gambar relevan dan
berkualitas. Jika Anda menggunakan grafik, pastikan grafik sesuai dengan data
serta informatif. Jika memakai animasi gunakan animasi seperlunya jangan
berlebihan.
g. Persingkat teks dalam slide
7
 Cara penggunaan PowerPoint yang terbaik untuk mendukung presentasi
Anda adalah dengan memastikan bahwa slide Anda tidak menyatakan kembali apa
yang telah Anda katakan. Jangan membaca materi presentasi dari slide. Cantumkan
sesedikit mungkin teks pada slide PowerPoint. Membaca teks dari slide
PowerPoint, meskipun secara tidak disadari, akan memecah konsentrasi pemirsa
dari apa yang Anda katakan.
h. Berikan catatan presentasi
Saat Anda tidak bisa menulis semua informasi pada slide maka berikan
pemirsa seluruh materi yang tidak bisa Anda jelaskan dalam bentuk catatan.
Buatlah catatan sepanjang satu atau dua halaman untuk semua pemirsa yang dibagi
menjadi beberapa bagian berdasarkan slide. Disini, Anda bisa memasukkan
informasi tambahan atau informasi kunci yang dijelaskan dalam presentasi Anda.
2.3. Teknik Penulisan Surat Resmi dan Tidak Resmi yang Baik dan Benar
2.3.1. Surat Resmi
Surat resmi adalah suatu surat tertulis yang digunakan untuk segala jenis
keperluan formal atau resmi. Dalam Bahasa Inggris, surat resmi dikenal dengan
sebutan ‘official letter’. Surat resmi pun merupakan salah satu bentuk komunikasi
tertulis yang diakui dan dianggap secara resmi dan valid antara beberapa pihak.
Tidak hanya instansi, organisasi atau perkantoran saja yang dapat membuat
surat resmi, keperluan perorangan pun juga dapat membuatnya untuk kebutuhan
tertentu. Oleh karenanya sebagaimana diungkapkan oleh para ahli, dimana salah
satunya adalah Prajudi Atmosudirdjo yang mengatakan bahwa surat resmi dapat
diartikan sebagai surat yang bersifat formal yang ditulis pada sehelai kertas
mewakili nama pribadi maupun badan instansi tertentu sebagai media
berkomunikasi.
Dalam hal ini, jika dalam sebuah surat resmi ditulis guna mewakili suatu
badan atau instansi tertentu, maka di dalamnya harus mempunyai kop surat,
identitas dari lembaga atau instansi tersebut termasuk alamatnya, pihak yang dituju
yakni kepada siapa surat itu ditulis, isi surat, tanda tangan pejabat yang berwenang
yang juga sekaligus mewakili instansi dalam mengirimkan surat resmi disertai

8
dengan cap. Ini menandakan bahwa surat tersebut memang legal dan benar
dikeluarkan dari instansi tersebut.
Jika kita sudah berbicara mengenai surat resmi, baik pihak yang membuat
surat dan pihak yang menerimanya sudah memasuki ranah formal, resmi, atau pun
legal. Tentu surat resmi memiliki legalitas yang sah dimata hukum. Oleh karenanya,
berhati–hatilah dan telitilah ketika membuat surat resmi, agar ia tak cacat hukum
juga tak cacat administrasi.
Tanggal surat, pengetikan, penggunaan bahasa dan ejaan serta penggunaan
istilah pun perlu diperhatikan dengan baik dalam proses pembuatannya. Legalitas
dalam surat resmi itu sendiri digunakan untuk memperkuat keabsahannya dimata
hukum. Hal ini yang dapat menjadi suatu jaminan bukti yang jelas bahwa surat
resmi yang dibuat adalah benar resmi, dan bukanlah surat palsu. Maka yang
menjadi legalitas dari surat resmi adalah sebagai berikut :
• Segel
Segel sendiri biasanya digunakan dalam surat negara atau dokumen negara
lainnya. Tak heran segel pun digunakan dalam berbagai contoh surat resmi seperti
akta jual beli atau akta lainnya yang diterbitkan oleh notaris, dan berbagai jenis
perjanjian. Segala jenis hal yang ditulis diatas surat bersegel tentu memiliki
ketetapan dan kepastian hukum, atau dapat disimpulkan sebagai surat resmi yang
diakui oleh hukum yang berlaku.
• Materai
Materai dapat menjadi suatu legalitas surat resmi yang ditulis oleh individu
perorangan tanpa mewakili instansi/lembaga tertentu. Surat resmi yang ditulis
tangan dan ditandatangani diatas materai pun sudah termasuk kedalam surat resmi
berkekuatan hukum yang dapat dijadikan bukti dalam persidangan.
• Stempel atau cap
Sempat disinggung di atas bahwa surat resmi yang mewakili suatu lembaga
atau instansi tertentu biasanya ditandatangani dan di cap atau stempel. Surat–surat
perkantoran yang dikirimkan oleh perusahaan dengan kop surat dan stempel tentu
merupakan surat resmi.
• Hologram
9
 Legalitas lainnya yang biasa ditemukan dalam contoh surat resmi adalah
hologram. Tujuannya tentu mencegah pemalsuan surat atau dokumen resmi oleh
para pihak yang tidak bertanggung jawab. Juga tidak hanya digunakan pada surat,
hologram juga lebih sering kita temukan pada produk sebagai bukti bahwa produk
tersebut adalah asli.
Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah
ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan.
Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian
pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat
resmi.
• Kepala atau Kop Surat
Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya
kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop
surat merupakan suatu penegasan bahwa su rat yang dikeluarkan tersebut
merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang
menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut
adalah sebagai berikut.
1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai
alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang
diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata
tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.
• Nomor Surat
Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki
fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap
karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang
10
telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana
tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar.
Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat
serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang
sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode
sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau
surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B”
bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk
surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa
menggunakan kode “002”.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan
acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini
umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.
• Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi
serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah
dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup
tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok
kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului
tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan
diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
• Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke
dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan

11
dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain
sebagainya.
• Alamat Surat
Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga
banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat
dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis
alamat surat.
1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di
awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap.
sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak
selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila
diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri
dengan tanda titik.
• Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa
digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu
keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing.
Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
• Isi Surat
Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada
tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat.
Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang
ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta
kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.
• Penutup surat

12
 Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut
beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
1. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami
haturkan terima kasih.
2. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami
ucapkan terima kasih.
3. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara
kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan
terima kasih.
Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan,
nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga
adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga
tersebut.
Berikut penulis sertakan contoh penulisan surat resmi sebagai berikut.

13
2.3.2. Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan dalam situasi yang tidak
resmi. Contoh situasi tidak resmi yaitu seperti untuk keperluan pertemanan atau
persaudaraan. Surat tidak resmi tidak harus ditulis dengan bahasa dan penggunaan
struktur yang baku.
Surat tidak resmi terbagi menjadi beberapa jenis seperti surat pribadi, surat
ijin dan surat undangan. surat tidak resmi tidak mempunyai banyak unsur dan
dalam penulisan surat tidak resmi menggunakan gaya bahasa yang bebas tetapi
tetap sopan.
Hal yang terpenting di dalam surat tidak resmi yaitu ialah kesampaian isi
atau maksud dari surat tersebut dengan jelas. Meskipun di dalam surat tidak resmi
penggunaan bahasa tidak harus baku, tapi tetap harus komunikatif dan dengan
bahasa yang santun. Surat tidak resmi biasanya berupa surat perkenalan kepada
seseorang, surat kepada sahabat mengenai suatu kabar, ataupun surat kepada
kerabat.
14
Unsur-Unsur Surat Tidak Resmi :
• Tanggal pengiriman surat
Dalam penulisan tanggal, jenis surat yang memiliki kop atau kepala surat
tersebut tidak perlu dicantumkan alamat atau nama dari sebuah kota, dengan alasan
karena beberapa hal tersebut sudah ada dalam kop atau kepala surat. Namun ketika
surat tersebut termasuk surat pribadi, maka sebaiknya sebelum penulisan tanggal
pengiriman didahului dengan penulisan alamat atau kota pengirim surat.
Sebagaimana mestinya, penulisan tanggal harus selalu diikuti nama bulan dan juga
tahun.
• Alamat surat
Dalam surat tidak resmi alamat juga tetap dituliskan. Penulisan alamat tujuan
yang ada pada sampul harus ditulis dengan lengkap supaya mudah dipahami oleh
pengirim.
• Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat berfungsi untuk membuka suatu pembicaraan dan
juga untuk penghormatan.
• Isi surat
Inti dari pembicaraan pada sebuah surat dinamakan dengan isi surat. Disini letak
dari pembicaraan dituangkan. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf,
namun yang perlu diingat adalah dalam hal penulisan. Usahakan menulis dengan
baik, dengan susunan kata yang mudah dipahami, sopan, tidak berbelit-belit, sesuai
etika dan dengan gaya bahasa yang baik.
• Penutup surat
Fungsi dari penutup surat adalah untuk menutup sebuah pembicaraan dalam
surat. Dengan kata lain dapat diartikan bahwa pembicaraan dalam surat sudah
selesai.
• Tanda tangan pengirim surat
Fungsi diberi tanda tangan pada surat adalah untuk menunjukkan bahwa surat
tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, dapat dipertanggungjawabkan.

15
Berikut penulisan surat tidak resmi:

16
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin atau
salah satu bentuk komunikasi. Presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu
topik, pendapat atau informasi kepada orang lain. Berbeda dengan pidato yang lebih
sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering
dibawakan dalam acara bisnis.
Presentasi dilakukan untuk menyampaikan informasi atau pemikiran-
pemikiran baru mengenai suatu masalah agar dapat dipahami oleh audience.
Namun tidak semua orang bisa melakukan presentasi.
Dalam aktivitas bisnis juga kegiatan yang tak kalah penting selain adanya
presentasi adalah surat menyurat. Surat resmi adalah suatu surat tertulis yang
digunakan untuk segala jenis keperluan formal atau resmi. Dalam Bahasa Inggris,
surat resmi dikenal dengan sebutan ‘official letter’. Surat tidak resmi adalah surat
yang digunakan dalam situasi yang tidak resmi. Meskipun di dalam surat tidak
resmi penggunaan bahasa tidak harus baku, tapi tetap harus komunikatif dan dengan
bahasa yang santun.
3.2. Saran
Dengan disusunnya makalah ini, diharapkan pembaca dapat mengerti dan
memahami bagaimana teknik presentasi, dan teknik penulisan surat resmi serta
tidak resmi dalam komunikasi bisnis. Karena hal tersebut akan berguna untuk
kepentingan dalam perguruan tinggi, organisasi, sampai masuk ke dalam dunia
kerja.
Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi
pembaca. Dalam penulisan makalah ini tentu kami masih banyak memiliki
kesalahan dan kekurangan, maka dari itu kami meminta maaf dan mengharapkan
kritik dan saran dari pembaca agar dapat memotivasi kami untuk membuat makalah
yang jauh lebih baik.

17
 DAFTAR PUSTAKA

https://business.tutsplus.com/id/tutorials/proper-letter-format-business-letter--
cms-32064

http://bppkibandung.id/index.php/jpk/article/download/92/100

https://id.wikihow.com/Membuat-Presentasi-PowerPoint-yang-Baik

https://www.ronapresentasi.com/cara-membuat-slide-presentasi-powerpoint-yang-
baik-dan-menarik/

https://www.coursehero.com/file/39898333/Makalah-Surat-Menyuratdoc/

https://pelayananpublik.id/2019/11/02/cara-menulis-surat-resmi-dan-tidak-resmi-
beserta-contohnya/

18