 SKEMA PENGODEAN NUMERIK DAN ALFABETIK

Kode Berurutan
Kode berurutan mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau
menaik). Aplikasi umum dari kode berurutan adalah dokumen sumber yang sudah
diberi nomor sebelumnya. Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor yang
unik. Nomor ini menjadi menjadi nomor transaksi yang memungkinkan sistem
melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifikasi setiap dokumen yang
hilang atau berada diluar urutan.
Keunggulan. Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch,
seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan
transaksi mendeteksi celah dalam urutan transaksi, sistem akan memperingatkan
manajamen akan kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi.
Dengan melacak nomor transaksi kembali ketahap-tahap proses, pihak manajemen
dapat selanjutnya menentukan penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut.
Kelemahan. Pengodean berurutan tidak membawa kandungan informasi diluar
tata urutan dokumen. Misalnya, sebuah kode berurutan untuk suatu item
persediaan bahan baku tidak menjelaskan apa-apa kepada kita tentang atributnya
(jenis, ukuran, bahan baku, lokasi gudang, dsb). Skema sistem pengodean
berurutan juga sulit di ubah. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu
memerlukan penomoran kemabali item-item tersebut.

Kode Blok
Kode blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengodean berurtan
yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan dia atas. Pendekatan ini
dapat mewakili seluruh item kelas dengan membatasi setiap kelas ke jangkauan
khusus dalam skema pengodean. Aplikasi yang umum dari pengodean blok adalah
pembuatan bagan akun (chart of accounts).
Bagan akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif merupakan dasar bagi
buku besar umum, sehingga hal ini penting bagi sistem pelaporan keuangan dan
manajemen perusahaan. Semakin luas bagan akunnya, semakin tepat perusahaan

1
dapat mengklasifikasikan transaksinya dan semakin besar jangkauan informasi
yang dapat disediakan untuk pengguna internal dan eksternal.
Contoh bagan akun yang menggunakan kode blok.
Kisaran Akun: Bagan Akun
Aktiva Lancar

100 Aktiva lancar 110 kas kecil

200 Aktiva Tetap 120 Kas di bank

300 Kewajiban 130 Piutang

400 ekuitas Pemilik 140 Persediaan

500 Pendapat 150 Pasokan

600 Biaya Operasional

700 Biaya Penjualan Aktiva tetap
210 Tanah

Kode Berurutan 220 Bangunan

230 Pabrik dan peralatan

Kode yang memblokir Kewajiban

310 Utang
320 Wesel Bayar

Ekuitas Pemilik
410 Saham Modal
420 laba Ditahan

Keunggulan. Pengodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu

blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.
Kelemahan. Sama dengan kode berurutan, kandungan informasi dari kode blok
tidak langsung kelihatan misalnya, nomor akun 626 tidak berarti apa-apa sampai di
cocokkan bagan akun, yang menunjukkan bahwa nomor itu adalah untuk biaya
iklan.

Kode Grup
Kode grup ( group code ) numerik digunakan untuk mewakili item-item atau
peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan.
Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau field yang memiliki makna tertentu.
Misalnya, suatu jaringan pusat pertokoan dapat mengodekan transaksi pesanan
penjualan dari toko-toko cabangnya sebagai berikut;

2
 Keunggulan. Kode grup memiliki sejumlah keunggulan dari pada kode berurutan
dan blok, antara lain:
1. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.
2. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang
bersifat logis dan lebih mudah diingat.
3. Kode grup memungkinkan analisis pada laporan yang terperinci baik dalam
kelas item maupun pada item-item dari keles yang berbeda.

Kelemahan. Ironisnya, kelemahan utama dari pengodean grup adalah pada

keberhasilannya sebagai alat klasifikasi, Karena kode-kode grup dapat dengan
mewakili informasi yang berbeda, mereka cenderung di ginakan cara berlebih.
Terdapat kemungkinan terdapat data-data yang saling berkaitan akan di hubungkan
semata-mata karena dapat di lakukan. Pengguanan yang berlebihan juga dapat
mengarah ke kode grup kompleks yang tidak perl, yang tidak mudah ditafsirkan.
Akhirnya, penggunaan secara berlebihan akan meningkatkan biaya gudang
menyebabkan kesalahan administrasi, menaikkan waktu dan usaha pemprosesan.

Kode Alfabetik
Kode alfabetik (alphabetic code) dapat digunakan untuk banya tujuan yang sama
seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan
(dalam huruuf alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau
grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara
dramatis melalui penggunaan kode alfabetik murni atau karakter alfabetik yang
digabungkan dengan kode numerik (kode alfanumerik-alphanumeric code).
Kelemahan. Kelemahan utama dari pengodean alfabetik adalah:
1. Sama dengan kode numerik, sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah
ditetapkan secara berurutan
2. Mengurutkan record yang dikodekan secara alfabetik cenderung lebih sulit bagi
pengguna.

3
 Kode Mnemonik
Kode mnemonik (mnemonic codes) adalah karakter alfabetik dalam bentuk
akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema kode mnemonik membuat pengguna tidak perlu mengingat
artinya; Kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang
diwakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item,
kemampuannya terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas. Misalnya,
seluruh kelas piutang dapat diwakili oleh kode mnemonik AR (account receivable),
tetapi kita dapat dengan cepat kehabisan kombinasi bermakna dari karakter-
karakter alfabetik tersebut jika kita berusaha untuk mewakili akun-akun individual
yang membentuk kelas ini. Akun-akun ini dapat diwakili dengan lebih baik oleh
teknik pengodean berurutan, blok, atau grup.

 SISTEM BUKU BESAR UMUM

Voucher Jurnal
Dokumen yang disebut voucher jurnal, ditunjukkan pada contoh dibawah,
merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang
dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu
transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum
yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup,
semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher
jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggungjawab, voucher jurnal
menyediakan pengendalian yang efektif terhadapa jurnal buku besar umum yang
tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem
yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan perusahaan telah mengganti buku
besar umum dengan file voucher jurnal.

4
 Contoh voucher jurnal

Voucher Jurnal Nomor : JV6 – 03

Tanggal : 20/04/10
No. Jumlah
Nama Akun
Akun Debet Kredit

130 Piutang usaha Rp. 5.500

502 penjualan Rp. 5.500

Penjelasan: Mencatat total penjualan kredit

untuk tanggal 20 April 2010
Disetujui oleh: Dibukukan Oleh:
Ahmad Fadly Andri Muchtar

Basis Data GLS

Basis data GLS terdiri atas berbagai file transaksi, file master,file referensi,dan
file arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan
lainnya,contoh berikut ini cukup mewakili.
File master buku besar umum (general ledger master file) merupakan file
utama dalam basis data GLS. Basis dari file ini adalah kode badan akun
perusahaan,setiap record dalam file master buku besar umum bisa merupakan
akun buku besar umum yang terpisah (misalnya penjualan) atau akun pengendali
(seperti AR-pengendali) untuk file buku besar pembantu korespondennya dalam
sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS). FRS
mengambil dari file master buku besar umum untuk menghasilkan laporan
keuangan perusahaan. MRS juga menggunakan filen ini untuk mendukung
kebutuhan informasi internal.
File sejarah buku besar umum (general ledger history file) memiliki format yang
sama dengan file master buku besar umum. Tujuan utama file ini adalah unutuk
mewakili laporan keuangan komporatif dengan basis historis.

5
 File voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat
ini. Dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi buku besar umum, file
ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku besar umum tradisional.
File sejarah voucher jurnal (journal voucher history file) berisi voucher jurnal
untuk periode masa lalu. Informasi historis ini mendukung tanggung jawab
kepengurusan manajemen untuk memperhitungkan pengunaan sumber daya. Baik
file voucher jurnal saat ini maupun historis merupakan bagian penting dalam jejak
audit perusahaan.
File pusat pertanggungjawaban (responsibility center file) berisi data
pendapatan, pengeluaran, dan penggunaan sumber daya lainnya, untuk setiap
pusat pertanggungjawaban dalam organisasi. MRS mengambil data-data ini untuk
dimasukkan dalam persiapan laporan pertanggungjawaban manajemen.
File master anggaran (budget master file) berisi jumlah anggaran untuk
pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat
pertanggungjawaban. Data-data ini, dalam kaitannya dengan file pusat
pertanggungjawaban, merupakan dasar dari akuntansi pertanggungjawaban, yang
akan dibahas nanti dalam bab ini.

Prosedur GLS
Proses pembaruan GLs sederhana secara konseptual seperti yang ditampakkan
pada gambar berikut. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi
dan sumber lainnya kedepartemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua
merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-
jurnal khusus yang berada disiklus transaksi

6
 Contoh Prosedur Pembaruan Buku Besar Umum
Kelompok
pelaporan
Departemen TPS Departemen Buku Besar keuangan

Jurnal Voucher Voucher

Penerimaan Jurnal Jurnal
Kas

Setiap Departemen
Merangkum Transaksinya dan Siapkan Ayat
Menyiapkan Voucher Jurnal
Penyesuaian
dan Penutup

Jurnal Voucher
Penjualan Jurnal

Perbarui File
Buku Besar
Umum dan
File GLS
Lainnya

Voucher
Buku Besar
Jurnal
Jurnal Umum
Pembelian
Voucher
Jurnal
File GLS
Lainnya

Voucher
Jurnal
Transaksi
Lainnya Ini mencakup
File Voucher Sejarah Buku Besar,
Jurnal menggantikan File Pusat Biaya,
Jurnal Umum Anggaran, dsb.

 SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh
standar hukum dan profesional. Kebanyakan dari ini ada dalam bentuk laporan
keuangan tradisional, pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen yang diperlukan
oleh lembaga yang menerapkan peraturan tersebut.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna
eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Secara umu
dapat dikatakan bahwa para pengguna informasi luar tertarik dengan kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenna itu, mereka memerlukan informasi
7
 yang memungkinkan mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan
melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda.

 PENGGUNA YANG CANGGIH DENGAN KEBUTUHAN INFORMASI YANG

MODERN
Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan
informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan kepembaca umum. Laporan
keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas para
pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang
relatif homogen. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pengguna laporan
keuangan memahami berbagai konvensi dan prinsip akuntansi yang diterapkan dan
bahwa laporan trsebut memiliki kandungan informasi yang berguna.

 AKTIVITAS FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat
ini, file sejarah buku besar umum dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal
penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS
adalah laporan keuangan, terrmasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus
kas.
FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan
komparatif, pengembalian pajak dan laporan khusus untuk badan penetap undang-
undang seperti komisi perdagangan dan sekuritas.

 PROSES AKUNTANSI KEUANGAN

FRS dalam kenyataannya merupakan langkah terakhir dalam seluruh proses
akuntansi keuangan yang dimulai dari sklus transaksi. Proses akuntansi keuangan
dimulai dari status bersih merupakan awal tahun fiskal yang baru. Hanya akun-akun
neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya
dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

8
 1. Mencatat transaksi. Dalam setiap siklus transaksi, transaksi dicatat pada
dokumen sumber yang sesuai.
2. Mencatat dijurnal khusus. Setiap transaksi dimasukkan kejurnal-buku ayat
jurnal awal.
3. Membukukan ke buku besar pembantu. Perincian setiap transaksi dibukukan ke
akun-akun buku besar pembantu yang terpengaruh.
4. Membukukan kebuku besar umum. Secara berkala, voucher jurnal yang
merangkul ayat jurnal yang dibuat dijurnal khusus dan buku besar pembantu,
disiapkan dan dibukukan kebuku besar umum.
5. Menyiapkan neraca percobaanyang belum disesuaikan. Pada akhir periode
akuntansi, saldo akhir setiap akun dalam buku besar umum ditemppatkan
dalam satu kertas kerja disamping judul akunnya.
6. Membuat jurnal penyesuaian
7. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.
8. Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan
9. Menyiapkan laporan keuangan
10. Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup
11. Menyiapkan neraca percobaan pascapenutupan.

 MENGENDALIKAN GL/FRS
Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:
1. Jejak audit yang tidaksempurna
2. Akses yang tidak diotorisasi kebuku besar umum
3. Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar
pembantu
4. Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah
atau tidak diotorisasi
Jika tidak dikendalikan, ekspour-ekspour ini dapat menyebabkan laporan
keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat
menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hukum,

9
 kerugian keuangan yang signifikan bagi perusahaan dan sanksi dari pihak yang
berwenang.

 ISU PENGENDALIAN/FRS
Otorisasi Transaksi
Ayat-ayat jurnal dibuku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan
berada di bawah pengendalian yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen
yang mengotorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum.

Pemisahan Tugas
Tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua
tanggungjawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam perusahaan. Oleh karena
itu, petugas administrasi buku besar umum tidak boleh:
1. Memiliki tanggungjawab untuk melakukan pembukuan untuk jurnal khusus atau
buku besar pembantu.
2. Menyiapkan voucher jurnal
3. Bertanggung jawab dalam mengawasi aktiva fisik

Catatan Akuntansi
Basis data buku besar umum merupakan salah satu komponen penting dari
sistem catatan akuntansi yang harus dipertahankan oleh perusahaan. Jika
didasarkan pada bagan akun yang memadai, catatn tersebut sepenuhnya
mendeskripsikan aktivitas perusahaan. Salah satu aspek penting dari fungsi
pencatatan ini adalah pemeliharaan jejak audit.
Jejak audit diperlukan untuk beberapa alasan yaitu:
1. Memberikan kemampuan untuk mmenjawab pertanyaan. Misalnya, dari
pelanggan atau pemasok
2. Mampu merekonstruksi file jika semua atau sebagian file mengalami kerusakan
3. Menyediakan data historis yang diperlukan oleh para auditor
4. Memenuhi peraturan pemerintah

10
 5. Menyediakan sarana untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki kesalahan.

Verifikasi Independen
Fungsi buku besar umum digambarkan sebagai suatu langkah verifikasi
independen di dalam SIA. Voucher jurnal, yang merangkum aktivitas transaksi,
mengalir dari berbagai departemen operasional ke GL/FRS, untuk secara
idependen direkonsiliasikan dan dibukukan ke akun buku besar umum.

 GL/FRS BERBASIS KOMPUTER

GL/FRS Warisan Yang Menggunakan Pemrosesan Batch Dan File Datar
Kekuatan.
Pengendalian. Keunggulan terbesar dari sistem ini terletak pada
pengendaliiannya. Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui,
divalidasi dan diseimbangkan sebelum dimasukkan ke buku besar umum. Karena
pembaruan GL merupakan pembaruan batch diakhir kerja, seluruh GL diproduksi
kembali setiap hari.
Pelaporan. Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan
umpan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas transaksi.
Kelemahan.
Tidak efisien. Pendekatan file berurutan merupakan penggunaan tekhnologi
secara konservatif yang menggunakan komputer terutama sebagai suatu alat
akuntansi.
Rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan. Jika buku besar umum sering
diperbarui, manajemen dapat memonitor seluruh proses dan mengevaluasi apakah
pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan

 REKAYASA ULANG GL/FRS MENGGUNAKAN FILE AKSES LANGSUNG

Kekuatan dan Kelemahan
Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan
manajemen. MRS organisasi memberikan informasi keuangan dan nonkeuangan
kepada para pengguna internal. Para manajer internal memerlukan informasi yang

11
 lebih sering dan tepat waktu dari pada pengguna eksternal dari laporan keuangan
tradisional. Karena sebagian informasi ini datangdari basis buku besar umum,
penggunaan pendekatan akses langsung memfasilitasi akses manajamen ke data-
data penting ini.

 SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

Sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajamen ke masalah-
masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen sehingga
mendukung tujuan bisnis organisasi. Implikasi pengendalian untuk MRS skarang ini
telah diakui secara resmi dalam SAS 78, yang mengharuskan manajemen untuk
menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal.

 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MRS

Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan tindakan yang spontan.
Tindakan tersebut terdiri atas serangkaian langkah-langkah sistematis yang
dilakukan pengambil keputusan. Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan
adalah:
1. Mengidentifikasi masalah
2. Mengevaluasi solusi positif
3. Mengimplementasikan solusi yang terbaik
4. Melakukan pemeriksaan pascaimplementasi.

 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMMEN
Formalisasi Pekerjaan
Prinsip formulasi pekerjaan menyatakan bahwa pihak manajemen harus
menstruktur perusahaan disekitar pekerjaan yang dilakukannya, bukannya disekitar
individu dengan keahlian yang unik.
Tujuan formulasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi
dimana kinerja, kemampuan dan eksistensi berkelamjutan perusahaan bergantung
pada individu tertentu.

12
 Tanggung Jawab dan Wewenang
Prinsip tanggung jawab merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil
yang diinginkan. Tanggung jawab terkait erat dengan wewenang. Dalam organisasi
bisnis, manajer mendelegsikan tanggung jawab dan wewenang kebawah melalui
hierarki organisasi dari atasan ke para bawahannya.

Jangkauan Pengendalian
Jangkauan pengendalian seorang manajer merujuk pada jumlah bawahan yang
langsung dibawah pengendaliannya. Ukuran jangkauan berpengarruh pada struktur
fisik perusahaan.
Riset perilaku organisasi menunjukkan bahwa jangkauan pengendalian yang
lebih luas lebih dipilih karena memungkinkan lebih banyak otonomi pegawai dalam
pengambilan keputusan.

Manajemen Dengan Pengecualian

Prinsip manajemen dengan pengecualian menunjukkan bahwa para manajer
harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi
bermasalah (yaitu, pengecualian) daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau
keputusan. Jadi, para manajer mempertahankan pengendalian tanpa dibingungkan
oleh berbagai detail.

 FUNGSI, TINGKAT, DAN JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN

Fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen secara mendasar
mempengaruhi sistem pelaporan manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan
dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas akan datang dari suatu
perusahaan
Fungsi pengendalian memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan
sesuai dengan rencana. Hal ini di ikuti dengan proses evaluasi kegiatan operasional
yang dibandingkan dengan yang sebelumnya sudah ditetapkan dan jika perlu
melakukan tindakan perbaikan.

13
Keputusan Perencanaan Strategis
Gambar dibawah ini menunjukkan bahwa para manajer tingkat atas melakukan
keputusan perencanaan strategis, termasuk:

Manajemen Perencanaan Strategis

Atas
Manajemen Perencanaan Taktis
Menengah Pengendalian Manajemen

Manajemen Pengendalian Opersional

Operasional

Operasional

 Menetapkan maksud dan tujuan perusahaan

 Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis
 Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi
 Menetapkan filosofi manajemen

Keputusan perencanaan strategis memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

 Kerangka waktunya panjang
 Informasi yang lebih ringkas
 Cenderung tidak berulang
 Keputusan strategis berkaitan dengan ketidakpastien tingkat tinggi
 Ruang lingkupnya luas dan sangat mempengaruhi perusahaan
 Keputusan strategis memerlukan sumber informasi eksternal maupun internal.

Keputusan Perencanaan Taktis

Keputusan perencanaan taktis berada dibawah keputusan strategis dan dibuat
oleh manajemen tengah. Jangka waktu keputusan ini lebih pendek, lebih spesifik,

14
 berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan
dibandingkan keputusan strategis.

Keputusan Pengendalian manajemen

Salah satu kegiatan pengendalian manajemen adalah memotivasi para manajer
di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya termasuk bahan
baku, personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin. Ketidakpastian
melingkupi keputusan pengendalian manajemen karena sulit untuk memisahkan
kinerja manajer dari unit operasionalnya.

Keputusan Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai
dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Keputusan pengendalian
operasional lebih sempit dan lebih berfokus daripada keputusan strategis dan taktis
karena berkaitan dengan pekerjaan operasional rutin. Keputusan pengendalian
operasional lebih berstruktur dari pada kepuutusan pengendalian manajemen, lebih
bergantung pada perincian daripada keputusan perencanaan, dan kerangka
waktunya lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.

 STRUKTUR MASALAH
Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambil keputusan
memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen yaitu:
1. Data-nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan
masalah tersebut.
2. Prosedur-urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk
memecahkan masalah.
3. Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan
masalah tersebut.

Masalah Tidak berstruktur

15
 Masalah tidak berstruktur adalah masalah yang tidak memilikiteknik solusi
tertentu. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi
belum sepenuhnya dikembangkan. Masalah seperti itu biasanya kompleks dan
melibatkan pengambil keputudsan pada situasi yang unik. Dalam situasi ini, analisis
sistem tidak dapat sepenuhnya mengantisipasi keputusan informasi dari pengguna,
sehingga teknik pemrosesan data tradisional menjadi tidak efektif.

 JENIS LAPORAN MANAJEMEN KEUANGAN

Laporan merupakan sarana formal untuk membawa informasi kepada para
manajer. Laporan manajemen dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan
atau dibutuhkan oleh pengguna. Laporan ini dapat berupa dokumen kertas atau
gambar elektronik yang disajikan diterminal komputer. Laporan tersebut dapat berisi
informasi verbal, numerik, atau grafis, atau kombinasinya.

Tujuan Laporan
Agar lebih berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah
dampak terhadap para pengguna. Hal ini ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan
umum: (1). Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan suatu
masalah yang dihadapai pengambil keputusan dan (2). Mempengaruhi perilaku
pengambil keputusan dengan cara positif.

Pelaporan Terprogram
Laporan terprogram meberikan informasi untuk memecahkan masalah yang
telah diantisipas pengguna. Terdapat dua subkelas laoran terprogram: laporan
terjadwal dan laporan menurut permintaan. Sistem pelaporan manajemen
menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangka waktu yang ditetapkan, bisa
harian, mingguan, kuartalan, dsb. Contoh laporan ini adalah daftar penjualan
harian, laporan pembayaran gaji mingguan dan lapora n keuangan tahunan.
Laporan menurut permintaan digerakkan oleh peristiw, bukan oleh kerangka waktu.
Misalnya ketika persediaan jatuh pada titik pemesanan kembali yang sudah
ditetapkan, sistem akan mengirimkan laporan pemesanan kembali persediaan ke
bagian pembelian.

16
 Atribut Laporan
Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas,
berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.
Pelaporan Khusus
Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasinya. Hal ini terjadi
terutama bagi manajer tingkat atas dan menengah.
Penggalian data adalah proses memilih, mengeksplorasi dan memodelkan
sejumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam basis
data berukuran besar tetapi “tersembunyi”.
Model verifikasi menggunakan teknik penggalian memdalam untuk memverifikasi
atau menolak hipotesis pengguna.
Model penemuan menggunakan penggalian data untuk menemukan informasi
yang tidak diketahui tetapi penting, yang tersembunyi dalam data.

 AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN
Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi
pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang
mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke
masing-masing manajer. Kebanyakan perusahaan menstrukturkan sistem
pelaporan pertanggungjawaban disekitar area tanggung jawab perusahaan. Prinsip
yang mendasar dari konsep ini adalah bahwa tanggung jawab para manajer area
dapat dipertanggungjawabkan hanya untuk item-item yang mereka kendalikan
(biaya, pendapatan dan investasi).

Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran

Proses anggaran membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya
dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen perusahaan.
Mekanisme ini menunjukkan standar-standar ke manajer segmen yang akan
digunakan oleh manajer senior untuk mengukur kinerjanya. Arus informasi
anggaran yang ke atas dan kebawah semakin terperinci ketika bergerak ke tingkat
manajemen yang lebih rendah.

17
 Pengukuran dan Pelaporan Kinerja
Pengukuran kinerja dan pelaporannya dilakukan disetiap segmen operasional
dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan
pertanggungjawaban ke tingkat manajemen senior.

Pusat Pertanggungjawaban
Bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban adalah:
- Pusat biaya. Pusat biaya merupakan suatu unit organisasional dengan tanggung
jawab terhadap manajemen biaya dalam batas-batas anggaran.
- Pusat laba. Manajer pusat laba bertanggung jawab untuk mengendalikan biaya dan
menghasilkan pendapatan.
- Pusat investasi. Manajer pusat investasi memiliki wewenang umum untuk
mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi perusahaan.

 PERTIMBANGAN PERILAKU
Keserasian Tujuan
Manajer tingkat lebih rendah yang berusaha mencapai tujuannya berkontribusi
secara positif ke tujuan atasannya. Misalnya dengan mengendalikan biaya, seorang
supervisor produksi memberikan kontribusi ketujuan profitabilitas manajer divisi.

Informasi yang Berlebihan

Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima informasi
berlebih dari yang dapat dicerna.

Ukuran Kinerja yang Tidak tepat

Ketiks ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh
sebaliknya. Lihat bagaimana hal ini dapat terjadi dengan menggunakan ukuran
kinerja yang umum-tingkat pengembalian investasi (return on invesment-ROI).

18