Manajemen komunikasi proyek

DUSUSUN OLEH:

Ridwan Dwi Pratomo 41118010114

Anugrah Rizki Ramadhani 41119010037

Alya Yunisyahputri 41119010044

Jefry Salim 41119010057

Stefany Vira Anggarainy 41119010096

PROGRAM STUDI TEKNIK SIPIL

FALKUTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
TAHUN 2020 / 2021
Manajemen adalah suatu proses di mana seseorang dapat mengatur segala sesuatu yang
dikerjakan oleh individu atau kelompok. Manajemen perlu dilakukan guna mencapai tujuan atau
target dari individu ataupun kelompok tersebut secara kooperatif menggunakan sumber daya
yang tersedia.

Berkomunikasi adalah suatu subjek dengan pengertian yang luas dan melibatkan bagian penting
pengetahuan yang tidak khas untuk konteks suatu proyek.

Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki

manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada
waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tujuan manajemen komunikasi proyek adalah :

1. Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Komunikasi

2. Mengerti manfaat melakukan Manajemen Komunikasi dalam MPTI (TI selalu
berubah,oki harus selalu koordinasi kalau memang ada perubahan yang terjadi)
3. Memahami dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam Manajemen
Komunikasi Proyek & bagaimana cara membuat dokumen tersebut

Proses – proses pada manajemen komunikasi proyek adalah :

1. Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management )

2. Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
3. Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )
Merencanakan komunikasi

Merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah
pendekatan komunikasi. 

 Faktor — faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu :

1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator

2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan

3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan

Mendistribusikan informasi

Mendistribusikan informasi yang dimaksud adalah menyampaikan informasi yang tepat kepada
orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna yang sama pentingnya
dengan mengembangkan informasi sebagai prioritas utama

Dalam hal komunikasi ada bentu bentuk dasar komunikasi yang meliputi :

1. Komunikasi non verbal adalah Komunikasi kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi
suara, sikap, dan sebagainya yang memungkinkan seseorang berkomunikasi tanpa kata-
kata (Bovee & Thill).
2. Komunikasi Verbal merupakan suatu bentuk komunikasi dimana pesan disampaikan
secara lisan atau tertulis dengan menggunakan bahasa.

Mengontrol komunikasi

komunikasi proyek terjadi dengan baik tentu manajer proyek harus melaporkan kinerjanya.
Pelaporan kinerja akan memberikan informasi pada para stakeholders mengenai bagaimana
sumber daya yang digunakan untuk mencapaian tujuan -tujuan proyek

 pelaporan kinerja manajemen komunikasi proyek :

1. Status reports mendeskripsikan posisi atau perkembangan proyek pada suatu waktu tertentu.

2. Progress reports mendeskripsikan apa yang telah dicapai oleh tim proyek selama suatu
periode tertentu.

3. Forecasts memprediksi status dan perkembangan proyek di masa yang akan datang
berdasarkan informasi dan trend sebelumnya.

Tahapan – Tahapan pada manajemen komunikasi proyek :

1. Perencanaan komunikasi
2. Distribusi informasi
3. Pelaporan kerja
4. Mengelola stakeholders

PERENCANAAN KOMUNIKASI

Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan

komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan
mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh
siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi
proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi.

1. Persyaratan komunikasi
jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek. Persyaratan
didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan
dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan
hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi untuk
keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan
 Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek
meliputi:
 Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku
kepentingan
 Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.
 Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan
di lokasi mana.
 Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media).

2. Teknologi komunikasi
Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik
antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan
singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana
sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera.
Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi:
 Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek
tergantung pada ketersediaani informasi yang sering diperbarui setiap
saat, atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis cukup.
 Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat
yang sesuai
 Para staf yang diharapkan proyek – sistem komunikasi diusulkan yang
sesuai dengan pengalaman dan keahlian peserta proyek
 Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah
sebelum proyek berakhir.

3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen
proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada
pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi.
4. Asumsi
DISTRIBUSI INFORMASI

Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan

oleh stakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana
manajemen komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga.

Input untuk Distribusi Informasi meliputi :

1. Hasil Kerja.

2. Rencana pengelolaan komunikasi.

3. Rencana Proyek.

Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi sebagai berikut :

1. Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk

bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat
informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima
dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar
dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang
diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar.
Berkomunikasi memiliki banyak dimensi:
 Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
 Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media,
masyarakat, dll). Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad
hoc percakapan, dll).
 Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).
2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota
tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan
manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem
yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik,
spesifikasi desain, rencana uji, dll.
 3. Metode Distribusi informasi . Informasi proyek boleh didistribusikan dengan
menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard
copy distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat
elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

Output dari Distribusi Informasi sebagai berikut :

1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan
dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan
sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering
menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah
proyek.
3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun
informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

PELAPORAN KINERJA

Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja
untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan
untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:

 Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang
berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
 Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek,
misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan
dengan apa yang sedang dalam proses.
 Peramalan. memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari. Pelaporan kinerja
umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan
kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.
Input untuk Pelaporan Kinerja sebagai berikut :

1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan
untuk menilai kinerja proyek.
2. Hasil kerja. Kerja hasil – hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian
selesai, biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output
dari eksekusi rencana proyek
3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen
proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek
yang harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek

Daftar pustaka:
https://ictproblems.files.wordpress.com/2012/06/pmbok-bab-10-managemen-
komunikasi-dalam-proyek.pdf
https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/
Chapter_10_Manajemen_komunikasi_proyek.pdf
https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-manajemen-komunikasi-proyek/
123857/4
https://chuiecutei.wordpress.com/2012/11/03/manajemen-komunikasi-proyek/
https://daismabali.medium.com/cara-manajemen-komunikasi-proyek-yang-baik-
1b312b8cc527#:~:text=Manajemen%20Komunikasi%20Proyek%20adalah
%20sebuah,dan%20diatur%20dengan%20tepat%20pula.