Perkembangan Sistem Informasi belakangan ini sangat pesat menimbang

tuntutan berbagai industri dan perusahaan dari yang paling kecil hingga berskala
internasional terhadap pengelolaan manajemen yang handal, cepat, tepat, akuntabel
dan yang paling penting adalah dapat mendukung kalangan stakholder dalam
melakukan pengambilan keputusan dari prestasi perusahaan yang tercermin melalui
pengelolaan manajerial yang baik.
E-Office Persuratan adalah salah satu sistem yang bisa mendukung produktivitas
kinerja dari sebuah orgainisasi dalam mengelola administrasi persuratan. Dengan
adanya E-Office Persuratan, dapat menjadi solusi untuk mentransformasikan proses
korespondensi yang sebelumnya berbasis pada perpindahan dokumen kertas, menjadi
bentuk elektronik. Seluruh proses mulai dari penerimaan surat masuk hingga disposisi,
mauapun proses pembuatan nota dinas / surat keluar dari mulai pembuatan konsep,
persetujuan, penomoran hingga distribusi kepada penerima, dilakukan secara
elektronik, selain itu dapat membatasi penggunaan ATK.
Sistem yang dikembangkan berbasis client and server yang nantinya akan bisa
digunakan dalam jaringan lokal ataupun internet, sehingga sistem mampu diakses dari
manapun dan kapanpun.

D. METODOLOGI
Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut
ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat lunak “E-Office
Persuratan” akan ditempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1. Studi Kelayakan (feasibility study)
Mempelajari proses pendataan, mengidentifikasi fungsi-fungsi yang
diperlukan sehingga bias disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara
pasti.
2. Desain Fungsi (Design Function)
Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data
Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dsb sehingga membentuk
sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemrograman (Programming)
 Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat.
Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak
yang dibuat.
4. Pengujian (Testing)
Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah
dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki.
Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan
program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.
5. Pelatihan (Training)
Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak
bertanggung jawab melatih user atau operator yang hendak mengoperasikan
program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban
memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para
pengguna di kemudian hari.
6. Pemeliharan (Maintenance)
Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah
diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk
memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa
beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.
7. Dokumentasi (Dokumentation)
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat
untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk
troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb.

A. JADWAL PROYEK
Syarat pembangunan sistem
• Kejelasan/kesepakatan kontrak antara pihak pembangun sistem dengan pihak
Perusahaan/Badan Usaha.
• Isi kontrak yang dimaksud bagian 1 (satu) diatas meliputi waktu-waktu
pengerjaan, konsekuensi untuk kegagalan/keterlambatan pengerjaan,
konsekuensi untuk pembatalan kontrak (oleh pihak Perusahaan/Badan Usaha ),
sistem pendanaan, batasan-batasan sistem yang akan dibangun, dan sebagainya.

Perencanaan pembangunan sistem

• Penawaran Rencana Sistem Sementara tahap – I ( RSS – I ) yang akan dibangun
kepada pihak Perusahaan/Badan Usaha (disampaikan pada proposal ini sebagai
tujuan dan deskripsi sistem di atas).
• Pembuatan rencana sistem sementara tahap II ( RSS-II ). RSS-II diperoleh setelah
pihak Perusahaan/Badan Usaha memberikan tanggapan, perbaikan, masukan,
usulan dan sebagainya terhadap RSS-I.
• Pembuatan Rencana Sistem Mantap tahap – I ( RSM – I ). RSP – I adalah RSS – II
yang telah di sempurnakan dalam bentuk rencana sistem detil dan diperinci agar
sedekat mungkin pada rencana teknis pembangunan.
• Pencarian dan pengumpulan berbagai data yang diperlukan untuk pembangunan
sistem.
• Pembuatan Rencana Sistem Mantap tahap – II ( RSM – II ). RSM – II adalah
rencana detil pembanguan sistem yang telah siap untuk diimplementasikan.
Langkah-langkah pembangunan sistem
1. Pengimplementasian RSM – II dalam bentuk software komputer (dikerjakan
sepenuhnya oleh pihak pengembang). Hasil implementasi berupa Software
Implementasi tahap – I ( SI – I ).
2. Pengujian SI – I dihadapan pihak Perusahaan/Badan Usaha.
3. Penerimaan masukan-masukan perbaikan. Masukan perbaikan disini tidak boleh
terlalu berbeda dengan RSM – II, jadi hanya bersifat perbaikan teknis
pengendalian software, bukan konsep cara kerja software.
4. Perbaikan SI – I dan pengimplementasiannya dalam bentuk SI – II. SI – II adalah
software yang dimaksud pada kontrak, sehingga waktu penyerahan SI – II adaah
 waktu terakhir yang disebutkan dalam waktu kontrak.
5. Instalasi dan Pengujian SI - II selama 1 (satu) bulan, termasuk pelatihan tenaga
operator.
6. Instalasi software dan perangkat keras pendukung secara permanen.
7. Penyelesaian kontrak.

Setelah kontrak dinyatakan selesai, selanjutnya berlaku masa garansi dan layanan purna
jual sehingga pihak pengembang secara formal tetap bertanggung jawab atas
keberjalanan sistem yang diterapkan di Perusahaan/Badan Usaha. Untuk menjamin hal
itu, pihak pengembang dan pihak Perusahaan/Badan Usaha harus menuliskannya dalam
bentuk ikatan kerja sama pasca kontrak, seperti sistem ‘membership’
Untuk merealisasikan pekerjaan proyek perangkat lunak “Sistem Informasi Manajemen
Klinik” kurang lebih memerlukan waktu 1-3 bulan
Tahap Pelaksanaan (terhitung mulai penendatanganan kontrak)

No Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Studi Kelayakan
2 Desain Fungsi
3 Pemrograman
4 Pengujian
5 Pelatihan dan
Implementasi
6 Pemeliharaan
7 Dokumentasi
Alur Umum Sisitem

Alur Surat Masuk

Alur Surat Keluar

Fitur yang tersedia:
• Nomor Surat Otomatis
Format Surat sesuai format
Request Nomor Surat
• Manajemen Organisasi
Data Pegawai
Data Unit
Data Penempatan Pegawai
Data Jabatan Pegawai
• Surat Masuk
Registrasi Surat Masuk
Scan Upload Surat Masuk
Preview Surat Masuk
• Disposisi Surat
Disposisi Surat
Preview Surat Disposisi
Tindak Lanjut Surat
• Surat Keluar
Registrasi Surat Keluar
Scan Upload Surat Keluar (Arsip)
Preview Surat Keluar
• View Surat via mobile
View Surat via mobile
Disposisi Surat via mobile
Tindak Lanjut Surat via mobile
• Arsip Surat
Pencarian surat masuk
Pencarian Surat Keluar
Status Surat
Spesifikasi Sistem

Spesifikasi teknis Sistem E-Office Persuratan yang dikembangkan adalah sebagai

berikut:
No Nama Detail Keterangan

1 Nama E-Office Persuratan

2 Jenis / Tipe Sistem Informasi

Aplikasi untuk pengelolaan manajemen

3 Deskripsi persuratan.

4 Teknologi Aplikasi Berbasis Web, Internet

5 Bahasa Pemrograman PHP

6 Database MySQL

7 Arsitektur Client Server (Jaringan Internet)

8 Server Sistem Linux/Windows

9 Client Browser Google Chrome

Spesifikasi Minimum Server

No Jenis Server Spesifikasi

1 Local Server - Processor 4 core dan clock rate

minimal 1.6 GHz (64 bit)
- RAM 8 GB, DDR 3.
- Storage 1 TB.
- Operating System (64 bit): Linux

2 Cloud Menyesuaikan dengan paket penyedia cloud

dengan storage sedikitnya 40 GB
(rumahweb.com/cloud-hosting) *dedicated
storage
Biaya Jasa Pembangunan Sistem

Untuk Biaya jasa pembangunan E-Office Persuratan Yaitu :

1. Pembelian Langsung
Untuk biaya jasa pembuatan e-Office Persuratan, kami membuat table pembiayaan
di bawah ini.
No Kegiatan Biaya Keterangan
1 Studi Kelayakan 2.000.000,-
2 Desain Fungsi 5.000.000,-
3 Pemrograman 12.000.000,-
4 Pengujian 2.000.000,-
6 Pemeliharaan dan Dokumentasi 4.000.000,-
Total 25.000.000,-

Tahapan Pembayaran

No Pembayaran Nilai (%) Keterangan

1 Pembayaran Tahap I
2 Pembayaran Tahap II
3 Pembayaran Tahap III
30% Pembayaran dilakukan setelah
kontrak ditandatangani
40% Pembayaran dilakukan setelah
dilakukan uji coba
30% Pembayaran dilakukan setelah
aplikasi sudah operasional