C.

CARA – CARA PENETAPAN STAFF

Pengertian Staff
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, staf mempunyai beberapa arti:
a. Sekelompok orang yang bekerja sama membantu seorang ketua dalam mengelola
sesuatu
b. Bagian organisasi yang tidak mempunyai hak memberikan perintah, tetapi
mempunyai hak membantu pimpinan, memberikan nasihat dan sebagainya.
Secara terminologi jalur dan staf berasal dari terminologi militer. Konsep staf mulai
berkembang pada organisasi militer di abad ke 19, yaitu ketika tentara Prusia
mengadakan reorganisasi staf umum setelah tentara Prusia mendapat pukulan dari
Napoleon di Jena pada tahun 1806. Dalam konsep staf ini, penempatannya selama ini
dikenal dengan beberapa sebutan berikut:
1. Aide De Camp (Personal Staf)
Merupakan staf yang membantu perwira tinggi yang tugasnya "Do anything and
everything the general may ask him to do" seperti: pelayanan surat-menyurat,
transportasi dan sebagainya. Contohnya seperti sekretaris pribadi dan ajudan.
2. Special Staf Officer (Staf Khusus)
Merupakan para perwira yang melaksanakan tugas-tugas khusus yang bersifat
bantuan (auxiliary) yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas pasukan. Apabila
panglima akan mengambil keputusan mengenai hal tertentu maka informasi yang
diperlukan dapat diperoleh melalui special staf oficer ini.
3. General Staf Oficer (Staf Umum)
Merupakan para perwira yang tugasnya menerjemahkan ide-ide panglima ke dalam
bentuk perintah. Perintah tersebut tidak saja disampaikan kepada pasukan, tetapi juga
dirinci sehingga dapat mengurangi beban atau kesukaran-kesukaran yang dihadapi
oleh panglima dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya.
Menurut Siagian (1996: 122) salah satu hal yang menyebabkan kurang dipahaminya
hakekat pekerjaan staf adalah karena adanya mitos tentang pekerjaan staf sebagai berikut:
a. Staf adalah para pejabat yang mengetahui (knowing), memikirkan (thinking) dan
merencanakan (planning), sedangkan para pejabat lini (jalur) adalah orang yang
melaksanakan.
b. Seorang pejabat staf tidak dapat memberikan perintah kepada pejabat lini (jalur).
c. Pejabat staf merumuskan metode, sedangkan pejabat lini menentukan kapan tindakan
akan dilaksanakan.
d. Hal-hal yang bersifat khusus yang tidak termasuk dalam pelaksanaan tugas pokok
tercakup dalam pekerjaan staf.
Mitos-mitos tersebut belum tentu tepat, bahkan sering mengaburkan hubungan antara
lini dan staf. Padahal pelaksanaan tugas staf merupakan bagian yang integral dari pada
kegiatan-kegiatan yang terselenggara di lingkungan organisasi. Pekerjaan staf adalah
pendukung kegiatan manajemen dan bertugas untuk membuat para pimpinan lini menjadi
pimpinan yang lebih efektif. Pelaksanaan tugas staf melalui kegiatan-kegiatan pemberian
bantuan kepada pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi dimaksudkan agar tujuan
 organisasi tersebut dapat dicapai dengan pengorbanan sumber-sumber daya seminimal
mungkin.
Maka jelaslah bahwa staf tidak memiliki wewenang dan tanggung jawab operasional.
Mereka tidak dapat turut serta secara langsung dalam pengambilan keputusan,
pelaksanaan dan pengawasan. Staf juga tidak dapat memberikan instruksi kepada para
petugas lini. Jika mereka berbuat demikian berarti mereka campur tangan dalam
hubungan atasan bawahan dari para petugas operasional.
Pentingnya Staf
Pekerjaan seorang pimpinan organisasi merupakan pekerjaan yang berat, menyita
banyak waktu dan pikiran serta hampir dapat dikatakan bahwa pekerjaannya tak mengenal
istilah selesai. Pada dasarnya tugas pokok setiap pimpinan pada organisasi apapun adalah
terwujudnya pencapaian tujuan organisasi yang dipimpinnya. Tujuan tersebut dapat
dikelompokkan menurut tingkatannya, yaitu: Tujuan Stratejik (Strategic Goal), Tujuan
Operatif (Operative Goal) dan tujuan/sasaran operasional (Operational Objective).
Pencapaian tujuan-tujuan tersebut menjadi tugas dari setiap pimpinan sesuai dengan
jenjangnya. Pimpinan Tingkat Atas (Top Manager) atau Eksekutif mempuyai tanggung jawab
dalam pencapaian tujuan strategic, Pimpinan Madya (Midle manager) atau manajer untuk
pencapaian tujuan operatif dan pimpinan pelaksana (Lower manager) atau Supervisor untuk
pencapaian sasaran operasional. Dalam perkembangan dunia yang dinamis, penuh perubahan
dan perubahan tersebut sulit diperkirakan menyebabkan pelaksanaan tugas pimpinan semakin
kompleks. Kompleksitas pelaksanaan tugas pimpinan tersebut semakin tinggi dengan
berkembangnya organisasi modern yang ciri-cirinya menurut Siagian (1996:34) antara lain
adalah:
a. Bentuk dan strukturnya semakin kompleks
b. Semakin besarnya organisasi ditinjau dari jumlah tenaga yang dipekerjakan
dan biaya yang dipergunakan
c. Semakin rumitnya dan beraneka ragamnya alat-alat serta sarana yang
dipergunakan di dalam dan oleh organisasi yang bersangkutan
d. Semakin cepatnya cara bekerja sebagai pengaruh langsung dari pada kemajuan
yang diperoleh dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi seperti terbukti
dengan semakin cepatnya pengolahan data dengan mempergunakan komputer
e. Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan dimanfaatkan
f. Semakin perlunya orientasi kepada efisiensi
g. Semakin meningkatnya kesadaran bahwa pada analisa terakhir, faktor
manusialah yang akan menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai
tujuan.
Persyaratan staf yang baik
Fungsi utama staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan terutama dalam
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Peranan yang dapat
diberikan oleh staf antara lain adalah dalam:
1. Memberikan telaahan mengenai berbagai aspek organisasi
2. Juru bicara pimpinan
 3. Penasihat pimpinan/konsultan.
Untuk dapat melakukan peranan tersebut dengan sebaik-baiknya maka seorang staf
dituntut memiliki beberapa persyaratan, diantaranya yang penting adalah:
a. Memahami visi dan misi organisasi
b. Memiliki wawasan yang luas
c. Berpikir sistemik
d. Menguasai berbagai teknik pemecahan masalah
e. Memiliki human skill yang baik
f. Memiliki kemampuan teknis di bidangnya
g. Memiliki etika kerja yang baik
h. Memiliki integritas.
Fungsi Staf
Secara umum fungsi staf dalam organisasi/ manajemen antara lain meliputi :
a. Memberikan bantuan dalam porsi terbesar terhadap bidang tugas pimpinan
dalam arti leading – dibidang administrasi (organic function of manager).
b. Staf adalah perluasan dari pribadi pimpinan (Extension or the personality of
manager).
c. Menerjemahkan pikiran pimpinan dalam rumusan kebijaksanaan, rencana
tindakan.
d. Memberikan pengaruh tertentu pada perumusan kebijaksanaan, pengambilan,
rencana tindakan tata kerja, evaluasi, dsb (karena pengetahuan, keahlian dan
pengalaman).
Wewenang Staf :
a. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan tugas/fungsi yang melekat:
1. Forecasting: memberikan perkiraan keadaan di masa depan.
2. Planning: hasil dan alternatif tindakan yang dipilih.
3. Organizing: pengaturan tugas dan pemberian kemudahan tenaga dan material),
koordinasi untuk mewujudkan hubungan kerja yang efektif.
4. Controlling: agar semua tindakan sesuai kebijaksanaan. Dalam bentuk saran,
pertimbangan, pemikiran yang dituangkan dalam berbagai bentuk.
b. Telaahan staf (dalam bidang FPOC)
c. Rencana kerja, juklak, evaluasi staf tentang penyelesaian proyek dan proyeksi-proyeksi
tentang keadaan masa depan
d. Membantu pimpinan dalam bentuk pemberian fasilitas (tenaga, material, pembiayaan dan
ketata usahaan).
Tugas/Pekerjaan Staf
a. Mengikuti perkembangan keadaan secara terus-menerus dan memperhatikan
akibat-akibat atau pengaruh-pengaruh dari keadaan itu terhadap pelaksanaan
tugas pokok.
 b. Mengumpulkan, mengestimasikan dan mengolah bahan-bahan mengenai atau
yang berhubungan dengan tugas pokok.
c. Diminta atau tidak diminta membuat perkiraan keadaan (kirka) dan
memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan tepat pada
waktunya kepada pimpinan sebagai bahan untuk menentukan kebijaksanaan
atau mengambil keputusan.
d. Menempa kebijaksanaan atau keputusan pimpinan dalam bentuk-bentuk
tertentu dan menyampaikannya kepada yang berkepentingan untuk
dilaksanakanseperti peraturan, keputusan, instruksi, dll. Melakukan koordinasi
dan pengawasan.
Tanggung Jawab Staf
Staflah yang bertanggung jawab dalam suatu organisasi untuk menentukan dan
memecahkan masalah yang dihadapi organisasi, sehingga pimpinan dari organisasi tersebut,
hanya akan menyetujui atau tidak tindakan yang akan diambil dalam memecahkan masalah
tersebut.
Ernest Dale membuat diagram yang menggambarkan hubungan antara deskripsi
jabatan lini dan staf, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya dalam suatu organisasi.
Diagram tersebut adalah sebagaimana diuraikan dibawah ini:
Fungsi, wewenang dan tanggung jawab berbagai jabatan dalam suatu organisasi
Deskripsi
Fungsi Wewenang Jabatan
Jabatan
A. Jalur Pelaksanaan Langsung Umum
B. Staff
1. Staff Pribadi Pemberian bantuan secara Tidak ada Hanya bersifat
(Profesional pribadi (personel) kepada pribadi
Staff) pimpinan.
2. Staff Khusus Pemberian bantuan yang Secara tidak Fungsional
(Special Staff) bersifat khusus berdasarkan langsung melalui
keahlian. jalur
3. Staff Umum 1. Pemberian bantuan 1. Representatif 1. Koordinatif
(General Staff) kepada Pimpinan dalam 2. Representatif 2. Fungsional
pelaksanaan fungsi
pengambilan keputusan
(command)
2. Pemberian bantuan
kepada pimpinan dalam
perumusan
kebijaksanaan dan
perencanaan.

Tugas Umum dan Khusus Staf

Dalam pelaksanaan pendayagunaan staf, Staf dapat dibagi menjadi :
a. Tugas staf yang bersifat Umum (Staf umum)
 Staf Umum Staf umum merupakan sekelompok orang yang tugasnya membantu
pimpinan dalam seluruh aspek Administrasi secara menyeluruh, walaupun dalam penugasan
masing-masing mereka dapat saja mengkonsentrasikan diri pada bidangbidang tertentu dari
permasalahan yang sedang dihadapi. Misalnya dalam sekelompok pembantu pimpinan dapat
saja ditugaskan seseorang yang khusus membantu di bidang perencanaan stratejik organisasi
atau membantu khusus di bidang keuangan dan sebagainya.
Dalam pelaksanaan tugasnya kelompok pembantu pimpinan selalu bekerjasama
dengan dan bertindak atas nama pimpinan yang mereka layani. Sesungguhnya dapat
dikatakan bahwa mereka itu adalah kelanjutan daripada kepribadian pimpinan organisasi
yang bersangkutan, artinya mereka membantu pimpinan tersebut dalam pemikiran,
membantu dalam peningkatan pengetahuan pimpinan yang bersangkutan dalam bidang
spesialisasi tertentu dan sebagainya. Dalam melakukan tugas-tugas tersebut tentu saja
seorang staf harus memahami nilai-nilai, kebiasaan, sikap dan perilaku serta aspek-aspek
kepribadian yang melekat pada pimpinan.
Mereka juga mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan operasional, menyampaikan
penilaian-penilaian yang obyektif dan juga membantu meningkatkan inspirasi-inspirasi yang
perlu dimiliki oleh kelompok pimpinan yang dilayaninya
b. Tugas staf yang bersifat Khusus (Staf Khusus).
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan staf pembantu
biasanya diakui apabila staf pembantu itu memiliki pengetahuan dan keterampilan teknis
yang tidak dimiliki oleh pimpinan maupun para bawahannya. Penasehat hukum, misalnya
ditemui dalam banyak organisasi terutama organisasi bisnis, demikian juga analis dampak
lingkungan diperlukan di banyak organisasi untuk membantu pimpinan dalam memecahkan
masalah dampak kegiatan perusahaan terhadap lingkungan.
Dalam pemberdayaan staf pimpinan perlu mengenal dengan baik kemampuan kerja
para bawahannya sehingga ia dapat melakukan pemberdayaan dengan efektif. Seringkali
pemberdayaan staf dilakukan dengan memberikan tugas-tugas kepada staf yang dilakukan
secara bertahap baik dari segi ruang lingkupnya maupun tingkat kesulitannya.
Pengertian Staff Managemen
Manajemen staf adalah struktur di mana anggota staf atau karyawan dapat mencapai
potensi penuh mereka dalam tugas pekerjaan yang diberikan kepada mereka.
Dengan kata lain, manajemen staf dianggap sebagai upaya untuk mendukung karyawan
dalam memberikan yang terbaik setiap hari untuk mencapai tujuan pekerjaan dan tujuan
perusahaan secara keseluruhan.

Melalui manajemen staf yang baik, dimungkinkan untuk menyelaraskan tindakan

karyawan di berbagai tingkatan dengan tujuan strategis organisasi.

Manajemen staf memastikan bahwa keseimbangan kehidupan kerja, pengembangan

pribadi karyawan; tantangan dihadapi, dan dukungan diberikan sehingga lingkungan yang
optimal dapat diciptakan dalam organisasi untuk mencapai kepuasan kerja dan prestasi.

Motivasi staf dianggap sebagai sumber utama kesuksesan organisasi / perusahaan.

Manajemen staf menangani tugas yang berkaitan dengan motivasi staf dengan mengenali,
menyebarkan, dan mempromosikan potensi kerja karyawan yang bertujuan memberikan
kontribusi efektif untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan.

Baik manajer lini dan departemen khusus seperti departemen Sumber Daya Manusia

(SDM) atau Personalia umumnya selaras untuk mengelola karyawan.

Komponen Manajemen Staf

Manajemen staf mencakup berbagai tugas dan tugas yang dapat dimasukkan ke dalam
enam kategori atau komponen di bawah ini:

1. Rekrutmen & Seleksi

Ini termasuk memilih karyawan yang tepat berdasarkan keahlian dan persyaratan
pekerjaan selama proses perekrutan.

2. Pengukuran
Ini termasuk mengukur kinerja untuk menentukan apakah mereka memenuhi tujuan
mereka secara efektif dan ukuran apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

3. Pemantauan
Ini terkait dengan pemantauan pengukuran. Dengan kata lain, pemantauan berkaitan
dengan pengawasan kinerja karyawan setiap hari.

4. Interaksi
Ini terdiri dari komunikasi antara manajer staf dan karyawan secara efektif dan seberapa
baik mereka bekerja satu sama lain. Ini juga termasuk menerima umpan balik dari
karyawan dan berinteraksi dengan mereka pada masalah sehari-hari.

5. Penghargaan
Anggota staf harus diberi penghargaan atas kinerja luar biasa mereka.

6. Disiplin
Ini termasuk menjaga disiplin di antara karyawan untuk mengikuti aturan & peraturan
organisasi, perilaku profesional. Ini juga termasuk tindakan disipliner jika tidak
mematuhi aturan disipliner.

Penetapan Staff

Penyusunan personalia atau staffing menurut Janet B. Parks (2007: 338) adalah
Recruiting, selecting, orienting, training, developing, and replacing employees to produce
goods and services in the most effective and efficient manner.

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha
agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Di dalam
menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-baiknya dan memberi
wewenangwewenang yang tepat, namun demikian yang lebih penting lagi ialah
menempatkan orang secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur organisasi yang telah
ditetapkan. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu
organisasi.
 Sesuai namanya, fungsi ini bertujuan untuk menyaring, merekrut, melatih,
mengembangkan, mengevaluasi, dan mempertahankan tenaga kerja yang dinilai tepat untuk
perusahaan di tingkat manajerial ataupun nonmanajerial. Untuk mendapatkan tenaga kerja
yang sesuai dengan perusahaan, diperlukan pemahaman mendalam bahwa selain kompetensi
teknis, kompetensi operasional, psikologis, dan struktur sosiologis juga penting.

Susanto (1997 :13) mengatakan bahwa aset organisasi yang paling penting dan harus
diperhatikan oleh manajemen adalah manusia (sumber daya manusia atau human resources).
Hal ini bermuara pada kenyataan bahwa manusia merupakan elemen yang selalu ada dalam
setiap organisasi. Manusia membuat tujuantujuan, inovasi, dan mencapai tujuan organisasi.
Manusia merupakan satu-satunya sumber daya yang dapat membuat sumber daya lainnya
bekerja dan berdampak langsung terhadap kesejahteraan organisasi.

Menurut Terry (1961: 112) menyebutkan bahwa staffing merupakan kegiatan merekrut,
memilih, mempromosikan, memindahkan dan pengunduran diri dari para staf organisasi. Dan
sumber daya manusia Indonesia (termasuk aparatur pemerintahan) yang dibutuhkan menurut
Tangkilisan (2005: 189) harus memiliki tiga kualifikasi, yaitu pertama, melekat sifat-sifat
loyalitas, dedikasi, dan motivasi kerja dalam mengemban tugastugasnya. Kedua, dimilikinya
kemampuan dan keahlian profesional. Ketiga, dilaksanakannya sikap-sikap mental yang
berorientasi pada etos kerja yang tertib, jujur, disiplin, produktif, dan bekerja tanpa pamrih.

lanjut Notoatmodjo (1998: 25) menyatakan bahwa dalam penyusunan pegawai perlu
melihat kepada dua aspek yaitu pendidikan yang merupakan faktor untuk menentukan
penempatan formasi atau jabatan dalam suatu organisasi, dan keterampilan (ability) berkaitan
dengan kemampuan seseorang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan secara efisien, tepat dan
efektif. Staffing (penyusunan pegawai) biasanya dalam melaksanakannya organisasi yang
membidangi kepegawaian akan memberikan bantuan teknis dan menunjang keinginan serta
wewenang pimpinan di semua tingkatan yang mempunyai tugas-tugas tertentu.

Perkembangan dalam organisasi di bidang kepegawaian tidak hanya sebagai unit yang
bersifat administrasi dalam penyusunan pegawai tetapi juga pengembangan sumber daya
manusia (Rachbini, 2001: 113). Penambahan fungsi tersebut, diharapkan dapat mengkaji
kebutuhan pegawai masa sekarang dan yang akan datang sehingga penyusunan pegawai
bukan dianggap sekedar pekerjaan rutinitas dan upaya menyesuaikan keinginan dan selera
pimpinan, tetapi lebih kepada kesiapan untuk menjamin keberlangsungan organisasi dalam
menghadapi tantangan perubahan lingkungan eksternal organisasi yang seringkali berubah
drastis, ekstrim dan tak terkendali.

Staffing atau penataan staf merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang
berhubungan dengan pengadaan atau rekrutmen, penataan, pelatihan dan pengembangan para
karyawan. Fungsi staffing sebenarnya hampir sama dengan fungsi organizing dalam
manajemen SDM.

Organizing merupakan penyusunan wadah legal yang menampung berbagai kegiatan

yang harus dilakukan pada suatu organisasi. Sedangkan staffing merupakan penataan orang-
orang yang memangku masing-masing jabatan yang terdapat di dalam organisasi. Jadi dapat
diibaratkan sebuah mobil, fungsi organizing yang menyiapkan mobilnya, sedangkan fungsi
staffing yang mengisi pengemudinya.
Hubungan staffing dengan pengorganisasian :

Penataan Staf (Staffing) adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan

pengadaan atau rekrutmen, penetapan, pelatihan, dan pengembangan para anggota organisasi.

Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal yang menampung berbagai kegiatan
yang harus dilakukan pada suatu organisasi. Sedangkan staffing berhubungan dengan
penerapan orang-orang yang memangku masing-masing jabatan yang terdapat di dalam
organisasi. Jika diibaratkan sebuah kendaraan, pengorganisasian menyiapkan kendaraan,
sedangkan staffing mengisi pengemudinya.

Ketika manajer melaksanakan fungsi staffing, hal itu akan sangat berpengaruh
terhadap tingkat pencapaian tujuan (kinerja organisasi). Prinsip Staffing “mengarahkan
karyawan yang tepat untuk berkontribusi terhadap pencapaian tujuan dalam sistem
manajemen” (The Right Man on The Right Place).

Tujuan Penyusunan Personalia

Menurut Janet B. Parks (2007: 338) tujuan penyusunan personalia adalah:

a. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan

kewajibannya.
b. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu.
c. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masingmasing
menyelesaikan tugasnya dengan baik.
d. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang
maksimal bagi organisasi.

Prinsip Penyusunan personalia

Menurut Janet B. Parks (2007: 339) dalam penempatan berlaku prinsip utama yaitu :
“The right man in the right place and time” yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan
pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu
perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat hasil
pekerjaan yang optimal. Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan menempatkan personel pada
tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan menghambat upaya
pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari pekerjaan tersebut cenderung
kurang berdaya guna bagi organisasi.

Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga memaksa
seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan yang bukan pada
bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena menempatkan seseorang atas pendekatan
nepotisme tanpa memperhatikan keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan
membuka peluang kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit
organisasi kerja itu sendiri.

Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia adalah yang berkenaan dengan penarikan, fungsi manajemen
penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Dalam
bab ini akan dibahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia
sekarang dan di waktu yang akan datang. Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat
erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga
pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan.

Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, dimana

pengorganisasian mempersiapkan kendaraan nya dan peyusunan personalia mengisi
pengemudi nya yang sesuai gengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan
personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengolah perusahan besar
ataupun menjadi pemilik perusahan kecil.

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian

kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia
organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang
tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda.Pertama, lingkungan
eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak
langsung mempengaruhinya.Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di
dalam organisasi.

Konsep Staffing
Menurut R. Duane dan J. Clifton (1989;p. 239) staffing merupakan proses formal dari
memastikan bahwa organisasi mempunyai sumber daya berijazah atau memenuhi syarat
untuk mendekati tujuan, dan mewakili sumber hidup dari setiap perusahaan.

Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi
pekerjaan dengan orang yang tepat. Hal inimerupakan bagian daritugas manajer organisasi.
Dan ini merupakan seni dari penempatan orang-orang yang berijazah atau memenuhi syarat
dan antusias ke dalam posisi jabatanpekerjaan yang ditawarkan.

Menurut T. Hani Handoko (2003 ; 233) penusunan personalia (staffing) adalah

fungsimanajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan
pengembangan anggota-anggota organisasi.

 Tujuan staffing dilakukan oleh HRD

1. Menghasilkan sumber daya manusia yang terampil, memiliki motivasi yang tinggi,
dan dapat dipercaya untuk menjalankan tugas yang dibebankan
2. Memastikan jumlah SDM sesuai kebutuhan, tidak berlebihan (overstaffed) atau
kekurangan (understaffed)
3. Melakukan peningkatan kualitas sumber daya manusia secara berkala melalui sistem
kerja yang efektif
4. Mewujudkan dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan untuk mendukung
produktivitas kinerja karyawan
5. Menyeimbangkan kepentingan tenaga kerja dan perusahaan
6. Memberikan penghargaan atas semua prestasi dan pencapaian kerja
7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan secara jasmani dan rohani
8. Melakukan pengelolaan karyawan atas dasar keadilan, transparan, dan perhatian
9. Memberikan kesempatan yang sama bagi karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan
pekerjaannya
 10. Mengakomodir kebutuhan setiap karyawan dalam mengeluarkan pendapat

Fungsi Staffing dalam Manajemen Perusahaan

Staffing adalah salah satu hal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tanpa staffing,
perusahaan tidak akan punya regulasi dan alur kerja SDM yang jelas, sehingga semua orang
yang direkrut tidak akan bisa berkontribusi maksimal bagi perusahaan. Selengkapnya tentang
fungsi staffing dalam manajemen perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Merencanakan Sumber Daya Manusia Sesuai Kebutuhan

Manajemen harus bisa bersikap proaktif terhadap perubahan kebutuhan
perusahaan untuk terus mengembangkan bisnis dan/atau usahanya. Staffing adalah
salah satu strategi yang diperlukan perusahaan untuk memenangkan persaingan dan
menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.

Maka dari itu, fungsi staffing adalah untuk merencanakan sumber daya

manusia yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seorang HRD harus mampu
mengetahui berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan dalam jangka
waktu tertentu.

2. Rekrutmen, Seleksi, dan Penempatan

Fungsi staffing adalah bagian dari program rekrutmen sumber daya manusia,
menyeleksinya, dan menempatkannya di tempat yang tepat. Dalam hal ini, seorang
HRD harus bisa menemukan kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk
jumlah yang direkrut dan skema rencana penempatan karyawan.

3. Pelatihan dan Pengembangan

Agar karyawan baru bisa produktif dalam mengerjakan tugasnya, maka
fungsi staffing adalah untuk melakukan pelatihan dan pengembangan. Hal ini harus
dilakukan secara berkala untuk meningkatkan keterampilan karyawan.

Tidak hanya untuk karyawan baru saja, yang bisa mengikuti pelatihan dan
pengembangan sebagai fungsi staffing adalah diperuntukkan bagi semua karyawan.
Artinya, karyawan lama juga harus selalu bisa mengikuti perkembangan teknologi
dan profesionalisme yang terus berubah.

4. Penilaian, Promosi, dan Mutasi

Satu lagi fungsi staffing adalah untuk melakukan penilaian kerja, promosi, dan
mutasi. Hal ini bertujuan agar masalah bisa dideteksi sejak dini dan bisa langsung
dicarikan solusinya.

Penilaian kerja pada staffing adalah sebuah upaya untuk memotivasi karyawan

agar semakin produktif. Biasanya dengan pihak HRD akan menawarkan
pengembangan karir seperti promosi jabatan atau mutasi ke tempat yang lebih baik
lagi.

Fungsi staffing adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan dapat

mengembangkan dirinya dengan cara berkreatifitas dan meningkatkan
produktivitasnya untuk tujuan perusahaan.
Proses Penyusunan Personalia (Staffing)
Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian
kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalian
oraganisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang
tepat. Adapun langkah-langkah dalam proses penyusunan pesonalia atau staffing process
sebagai berikut :

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan
untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan
organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang dibutuhkan :

1). Penentuan Kebutuhan Jabatan

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :

 Penentuan tujuan dan rencana organisasi

 Penentuan spesifikasi jabatan ( job specification ) jenis-jenis jabatan dan keterampilan
yang dibutuhkan.
 Meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dimasa mendatang
 Persediaan karyawan untuk melaksanakan berbagai kegiatan

Penentuan spesifikasi jabatan yaitu hasil dari proses analisa jabatan (job analisys) yang
terdiri dari penentuan keahlian dan keterampilan yang dipunyai, tanggung jawab,
pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki serta hubungan yang ada
dalam setiap jabatan dalam suatu organisasi. Proses analisa jabatan juga menghasilkan
deskripsi jabatan.

2).Pengembangan Sumber-sumber Penawaran Personalia

Ada dua sumber perolehan tenaga kerja yaitu sumber intern dan sumber ekstern, tapi manajer
lebih menyukai perolehan dari sumber intern, karena dapat memotivasi karyawan yang sudah
ada, tetapi juga manajer perlu mencari orang yang tepat dalam menduduki suatu posisi agar
pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dari luar organisasi.

Ada tiga sumber penawaran intern yaitu :

 Penataran ( upgrading ) yaitu dengan mendidik dan memberi pelatihan

 Pemindahan ( transferring ) yaitu posisi yang kurang disenangi ke posisi lain yang
lebih memuaskan kebutuhan.
 Pengangkatan ( promoting ) yaitu pengangkatan ke jabatan yang lebih tinggi lagi.

Sumber ekstern penawaran tenaga kerja dapat diperoleh antara lain dari lamaran pribadi yang
masuk, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, para pesaing,
immigrasi dan migarasi.

2. Penarikan
Penarikan ( recruitment ) berkenaan dengan pencarian dan penarikan tenaga kerja potensial
dalam jumlah yang tepat dan dengan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan tertentu yang
akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk
memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang
dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode yang digunakan untuk penarikan tenaga kerja bisa dilakukan dengan melalui iklan,
leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja,
lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh
dan penggunaan komputer.

3. Seleksi
Seleksi yaitu pemilihan tenaga kerja potensial untuk menduduki suatu jabatan tertentu dari
lamaran yang masuk. Adapun langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang dapat digunakan
yaitu :

 Wawancara pendahuluan
 Pengumpulan data-data pribadi  ( biografis )
 Pengujian ( testing )
 Wawancara yang lebih mendalam
 Pemeriksanaan referensi-referensi prestasi
 Pemeriksaan kesehatan
 Keputusan pribadi
 Orientasi jabatan

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain
mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi tidak mungkin untuk
menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial. Bebarapa
factor tersebut adalah :

 Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjuk
apa yang telah dilakukan seseorang di waktu lalu
 Bakat dan minat ( aptitude dan interest ), untuk memperkirakan minat dan kapasitas
atau kemampuan seseorang
 Sikap dan kebutuhan ( attitudes dan needs ), untuk meramalkan tanggug jawab dan
wewenang seseorang
 Kemampuan-kemampuan analistis dan manipulative, untuk mempelajari kemampuan
pemikiran dan penganalisaan
 Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan
aspek-aspek teknik pekerjaan
 Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam
pelaksanaan pekerjaan

4. Pengenalan dan Orientasi

Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan
organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan
dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

5. Latihan dan Pengembangan

Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja
karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas
kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan atau pengembangan. Latihan
dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik
pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Sedang pengembangan lebih luas ruang
lingkupnya dalam meningkatkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian serta
penyesuaian diri dengan kemajuan teknologi.

Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode yaitu :

1.Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu :

 Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung

kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
 Planned progression atau pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang
ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda
 Rotasi jabatan pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-
macam dan berbeda-beda
 Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman
tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan
 System-sistem  penilaian presntasi formal

2. Pengembangan “off the job”dilakukan dengan :

 Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau

lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi
dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan
analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya
 Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap
orang lain, lingkungan dan sebagainya
 Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan
pengembangan keeluruhan organisasi

6. Penilaian Pelaksanaan Kerja

Di dalam penilaian pelaksanaan kerja dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan
kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi
tersebut.

7. Pemberian Jasa dan Penghargaan

Pemberian jasa dan penghargaan yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi
pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas
jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di
waktu yang akan datang. Dalam pemberian kompensasi ini harus memperhatikan prinsip
keadilan, yaitu pada bagaimana mereka melihat nilai relatif dibandingkan yang lain yang
berdasarkan pada tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas
dan kegiatan-kegiatan manajerial.

Penentuan Kompensasi
Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajeman ditentukan oleh interaksi dari tiga
factor yaitu :

 Kesediaan membayar sesuai dengan pengorbanan yang diberikan kepada organisasi

atau perusahaan
 Kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh
perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan
 Persyaratan-persyaratan pembayaran yang tergantung pada kondisi perusahaan,
peraturan pemerintah, serikat kerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja
dari para pesaing

Bentuk-bentuk Pembayaran

Banyak karyawan dibayar (dalam Kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam
kerja. Namun dipihak lain banyak juga yang dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima
pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut dengan upah harian. Disamping itu ada
bentuk upah insentif            (seperti bonus dan komisi) banyak dipakai pada karyawan bagian
produksi dan penjualan. Banyak juga perusahaan mempunyai rencana pembagian laba (profit
sharing plan), dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan
sebagai pendapatan ekstra.

8. Perencanaan dan Pengembangan Karir

Dalam perencanaan dan pengembangan kakir mencakup transfer (promosi, demosi dan
lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pension.