TUGAS INDIVIDU

ANALISIS ISU INSTANSI

LATSAR CPNS TAHUN 2022

Disusun Oleh : Afiatun Prihatiningrum, A.Md.A.B (Angkatan V Kelompok 3)

1. Pendahuluan
Di era perkembangan teknologi yang kian pesat membuat semua aspek didalam sebuah proses
kehidupan ikut serta berkembang mengikuti perkembangan teknologi, termasuk juga pada
bidang kearsipan. Di setiap organisasi pasti memiliki banyak berkas atau dokumen dalam setiap
kegiatannya, baik dalam proses pekerjaan maupun dalam proses pengarsipan. Namun sekarang
kita dituntut untuk lebih mendigitalisi berkas-berkas tersebut kedalam bentuk digital. Hal ini
sangat bermanfaat bagi kita dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, karena akan membuat
pekerjaan kita menjadi lebih efektif dan efisien.
Namun pada kenyataannya di Pengadilan Negeri Lubuk Sikaping masih terdapat beberapa
kegiatan yang masih belum mengikuti perkembangan digitalisasi arsip. Oleh karena itu isu ini
akan di analisis hingga mendapatkan rekomendasi yang dapat membantu proses arsip di
Pengadilan Negeri Lubuk Sikaping menjadi lebih efisien dan efektif.

2. Identifikasi dan Deskripsi Isu

▪ Pembagian Slip Gaji Menggunakan Kertas dan Tidak Tepat Waktu
Saat ini di Pengadilan Negeri Lubuk Sikaping dalam pembagian slip gaji masih
menggunakan slip gaji kertas, yang mana data masih diketik satu persatu secara manual di
microsoft excel yang kemudian kertas slip gaji harus digunting-gunting dahulu sebelum
dibagikan. Namun dikarena keterbatan waktu dan banyaknya pekerjaan bendahara gaji,
sering kali slip gaji menjadi terbengkalai dan tidak dibagikan kepada Hakim maupun
pegawai. Olehkarena itu isu ini harus segera diselesaikan agar setiap Hakim dan Pegawai
dapat menerima slip gaji secara teratur disetiap bulannya.

▪ Tidak Terdapat Softfile Dari Berkas-Berkas Akreditasi Dan Zona Integritas

Banyaknya berkas-berkas Akreditasi dan Zona Integritas membuat proses pencarian
kembali berkas memakan waktu yang tidak sebentar, sehingga menyebabkan pekerjaan
dokumentasi berkas menjadi kurang efektif dan efisien. Dibutuhkan solusi untuk isu ini
agar siapapun Hakim maupun Pegawai dapat menemukan berkas-berkas Akreditasi dan
Zona Integritas yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
 ▪ Pengisian Checklist Kebersihan Masih Menggunakan Kertas
Setiap hari cleaning service melakukan tugasnya untuk membersihkan lingkungan kantor
pengadilan. Untuk mengontrol tersebut terdapat checklist kebersihan yang ditempel di
setiap ruangan yang harus diisi setiap harinya. Namun hal tersebut kurang efektif karena
setiap akan melakukan pengisian checklist harus dilepas pasang terlebih dahulu dari
tempatnya, dan perlu dilakukan penggantian setiap minggunya. Selain tidak efektif waktu
hal ini juga dapat menyebabkan pemborosan kertas yang harus diganti setiap minggu dan
tidak digunakan lagi setelah checklist sudah terisi.

3. Teknik Analisis Isu yang digunakan

Pada tugas Analisis Isu Instansi ini saya menggunakan pendekatan teknik USG (Urgency,
Seriousness, Growth). Berikut adalah tabel metrik penilaian kualitas isu :

Tabel 1.1 Analisis Penetapan Isu dengan USG

ISU U S G JML PRIORITAS

Pembagian Slip Gaji Menggunakan Kertas dan 5 4 4 13 I
Tidak Tepat Waktu
Tidak Terdapat Softfile Dari Berkas-Berkas 4 4 4 12 II
Akreditasi Dan Zona Integritas
Pengisian Checklist Kebersihan Masih 3 4 3 10 III
Menggunakan Kertas

Berdasarkan tabel matrik penilaian prioritas isu di atas maka dapat ditentukan isu yang dapat
dibahas oleh penyusun yaitu isu tentang “Pembagian Slip Gaji Menggunakan Kertas dan
Tidak Tepat Waktu”
 4. Penyebab Terjadinya Permasalahan Isu
Berikut merupakan beberapa factor yang menyebabkan proses pembagian slip gaji
menggunakan kertas dan tidak tepat waktu :

Diagram 1.1 Diagram Fishbond

System Surrounding

Belum tersedia
Banyak
aplikasi pendukung Rekan yang Acuh
Pegawai yang
Belum ada ketentuan sudah Berumur Pembagian Slip
/ kebijakan Gaji Menggunakan
Kertas dan Tidak
Kemampuan IT Tepat Waktu
Terbatas Banyaknya Pekerjaan
Keterbatasan SDM

Skills Suppliers

Dari diagram fishbond di atas diketuahui bahwa banyak factor yang menyebabkan pembagian
slip gaji menggunakan kertas dan tidak tepat waktu.
Dari Kategori Suppliers terdapat factor keterbatasan Sumber Daya Manusia dan juga
banyaknya pekerjaan. Banyaknya pekerjaan yang harus dikerjakan membuat bendahara gaji
tidak memiliki cukup waktu untuk membuat bahkan membagikan slip gaji kepada Hakim
maupun pegawai.
Selain itu, keterbatasan kemampuan IT yang terdapat pada kategori Skills membuat bendahara
gaji menjadi kurang inovatif untuk membuat system yang dapat mambantu meringankan
pekerjaannya, terutama membuat dan mendistribusikan slip gaji.
Diluar keterbatasan pada bidang IT, Surrounding atau lingkungan kerja yang diisi sebagain
besar adalah pegawai yang sudah berumur semakin menghambat bendahara gaji untuk
mendigitalisasi slip gaji yang harus dibagikan karena mereka menginginkan slip gaji berupa
lembaran kertas. Serta rekan kerja yang acuh tidak peduli pada pekerjaan yang lain membuat
beban pekerjaan yang ditanggung semakin berat akibat lingkungan kerja yang kurang harmonis.
Selama ini di Pengadilan Negeri Lubuk Sikaping belum ada ketentuan atau kebijakan yang
mengatur mengenai System pembagian slip gaji dan juga belum ada aplikasi yang dapat
mendukung pembuatan dan pendistribusian agar semakin efektif dan efisien.
5. Dampak yang Terjadi Jika Tidak Segera diselesaikan
Dikarenakan pembuatan dan pendistribusian slip gaji yang masih dilakukan secara manual,
seringkali slip gaji tidak terdistribusikan kepada masing-masing Hakim maupun Pegawai.
Akibatnya timbul kecurigaan orang-orang terhadap gaji yang mereka terima. Karena dengan
tidak dibagikannya slip gaji kepada yang bersangkutan, mereka tidak akan mengetahui rincian
dari gaji yang mereka terima. Sehingga kecurigaan tersebut akan terus berlanjut dan
mengakibatkan lingkungan kerja menjadi kurang harmonis.

6. Rekomendasi Alternatif Penyelesaian Isu

Rekomendasi yang dapat saya sampaikan untuk menyelesaikan isu tersebut adalah dengan
membuat aplikasi slip gaji secara elektronik. Aplikasi yang hanya perlu satu kali input data
untuk seluruh gaji pegawai, selain itu nantinya slip gaji akan dibagikan kepada orang yang
bersangkutan melalui media elektronik, sehingga tidak perlu lagi mendistribusikan slip gaji
langsung kepada yang bersangkutan. Jadi selain dapat menghemat kertas, hal ini juga akan
membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.