L-II

PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 1 | dari 8

I. Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang sistem dan mekanisme sumber daya manusia
yang ada di lingkungan perusahaan sehingga diharapkan pemenuhan sumber
daya manusia dapat terlaksana dengan efektif dan berkesinambungan
II. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku mulai dari pengendalian karyawan masuk, evaluasi
kompetensi dan kinerja serta pemenuhan kebutuhan pelatihan karyawan
III. Referensi : 7.2 ; 7.3 ISO 9001:2015
7.2 ; 7.3 ISO 14001:2015
7.2 ; 7.3 ISO 45001:2018
IV. Definisi : - Job Desc : Uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang suatu jabatan
- On The Job Training (OJT) : Pelatihan sambil menjalankan tugas
- Pre Test : Ujian sebelum pelatihan
- Post Test : Ujian setelah pelatihan
V. Pengesahan :

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disahkan Oleh,

Jabatan : Jabatan : Jabatan :

Tanggal : Tanggal : Tanggal :
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 2 | dari 8

VI. Isi Prosedur

Diagram Alir Keterangan

Mulai

Fungsi HR

Menerima permintaan
penerimaan tenaga kerja
berdasarkan kompetensi yang
dibutuhkan

Permohonan Tenaga Kerja

Pimpinan

Mengevaluasi permintaan tenaga

kerja

Permohonan Tenaga Kerja

Disetujui
Hasil Evaluasi?

Tidak
Disetujui

Pimpinan A/3 = Bersambung ke Huruf A di halaman 3

A/3

Memberikan usulan untuk

memaksimalkan SDM yang ada

Permohonan Tenaga Kerja

Fungsi HR

Mengembalikan formulir
permohonan dan menyimpan
salinannya sebagai arsip

Permohonan Tenaga Kerja

Selesai
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 3 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

A/2 = Sambungan dari Huruf A di halaman 2
A/2

[1
Fungsi HR Kriteria dapat mengacu kepada
pendidikan, pengalaman, keterampilan
Ket: 1 dan pelatihan
Memeriksa kriteria tenaga kerja
yang akan diterima

Permintaan ; Job Desc

Fungsi HR C/4 C/4 = Sambungan dari Huruf C di halaman 4

Mencari kandidat melalui iklan

atau referensi

Iklan ; Referensi

Fungsi HR

Seleksi aplikasi lamaran sesuai

kriteria dalam permohonan dan
Job Desc yang dibutuhkan

Aplikasi Lamaran ; Daftar Kandidat

Tidak
Hasil seleksi?

Memenuhi

Fungsi HR

Menghubungi kandidat untuk

mengikuti serangkaian test seleksi
tenaga kerja baru

Telpon ; SMS ; Daftar kandidat

B/4
B/4 = Bersambung ke Huruf B di halaman 4
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 4 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

B/3 = Sambungan dari Huruf B di halaman 3
B/3

Fungsi HR ; Kandidat
[2
Ket: 2 Test kemampuan dapat berupa test
Melakukan test kemampuan dan
wawancara teoritikal maupun test psikologi (jika
memungkinkan)

Laporan Hasil Test

Gagal
Hasil Test?

Lulus

Fungsi HR

Memeriksa ulang kelengkapan

data administrasi kandidat

Biodata ; Ijazah, Sertifikat ; SK ; dll

Tidak
C/3 Diterima?

Ya

Fungsi HR ; Kandidat

Menandatangani perjanjian kerja

sesuai peraturan perusahaan yang
berlaku

Perjanjian Kerja

D/5
D/5 = Bersambung ke Huruf D di halaman 5
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 5 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

D/4 = Sambungan dari Huruf D di halaman 4
D/4

Fungsi HR ; Karyawan Baru ; User

Melakukan serah terima karyawan

baru pada hari pertama masuk
bekerja

Serah Terima Karyawan Baru

Fungsi HR ; Karyawan Baru ; User

Memberikan masa orientasi sesuai
agenda yang ditetapkan
Agenda Orientasi Karyawan
[3
Ket: 3 Materi orientasi bersifat:
- Umum (Peraturan perusahaan,
Sistem manajemen, introduction, dll)
- Spesifik (Pengenalan produk, proses,
standar, dll)

Karyawan Baru

Melaksanakan On The Job Training

(OJT) sesuai waktu yang disepakati
dalam perjanjian kerja

Agenda OJT

Fungsi HR ; Atasan Terkait

Melakukan evaluasi kompetensi

dan kinerja sesuai periode yang
ditetapkan

Matriks Evaluasi Kompetensi

E/6

E/6 = Bersambung ke Huruf E di halaman 6

 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 6 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

E/5 = Sambungan dari Huruf E di halaman 5
E/5

Ket: 4 [4
Kinerja Hasil penilaian kinerja adalah berupa
Hasil Evaluasi?
keputusan internal perusahaan berkaitan
dengan:
Fungsi HR ; Pimpinan - Kenaikan jabatan (promosi)
Kompetensi Menindaklanjuti sesuai dengan - Penurunan pangkat (Demosi)
ketentuan yang berlaku atau - Mutasi
peraturan perusahaan yang
- Kenaikan Upah
Tidak Ada Gap disepakati
- dll
Kompetensi?
-
[5
Ya Tindak lanjut dapat berupa system
mentoring, pengawasan, briefing ulang,
Fungsi HR ; Atasan Terkait Selesai dll

Menetapkan tindak lanjut atas gap [6

kompetensi yang ditemukan
Identifikasi kebutuhan pelatihan juga
dapat bersumber dari analisa kebutuhan
Matriks Evaluasi Kompetensi
pelatihan tahunan di semua unit bisnis
perusahaan

Ya
Perlu Pelatihan?

Tidak

Ket: 5 Ket: 6

Fungsi HR ; Atasan Terkait Fungsi HR ; Atasan Terkait

Menindaklanjuti kebutuhan lain

Mengidentifikasi kebutuhan
yang dilakukan selain melakukan
pelatihan
pelatihan

Matriks Evaluasi Kompetensi Analisa Kebutuhan Pelatihan

Selesai F/7 F/7 = Bersambung ke Huruf F di halaman 7

 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 7 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

F/6 = Sambungan dari Huruf F di halaman 6
F/6 H/8 H/8 = Sambungan dari Huruf H di halaman 8

Fungsi HR
[7 :
Ket: 7
Menyusun program dan rencana
Dalam pelaksanaannya dimungkinkan
pelatihan berdasarkan hasil analisa bahwa satu permintaan pelatihan dari
kebutuhan pelatihan satu unit / bagian akan melibatkan
bagian lain berdasarkan masukan dan
Program & Rencana Pelatihan
usulan dari fungsi HR atau pimpinan

Fungsi HR

Melakukan komunikasi dan

sosialisasi program dan rencana
pelaksanaan pelatihan

Program & Rencana Pelatihan

Fungsi HR

Memonitor realisasi program

pelatihan selama periode berjalan

Program & Rencana Pelatihan

Peserta Pelatihan

Mengikuti pelatihan sesuai

rencana (Internal / Eksternal)

Daftar Hadir Pelatihan

Fungsi HR ; Atasan Terkait

Melakukan evaluasi efektifitas

pelatihan

Daftar Hadir Pelatihan

G/8
G/8 = Bersambung ke Huruf G di halaman 8
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
No. Dokumen: P/IMS/HRG-01 Terbit: 15/01/2020 No. Perubahan: 00 Halaman: 8 | dari 8

Diagram Alir Uraian Umum

G/7 = Sambungan dari Huruf G di halaman 7
G/7

[8
Teori / Aplikasi / Praktek
Pemahaman Evaluasi akan dilakukan maksimal 3 hari
Kategori / OJT
setelah pelaksanaan pelatihan.
Pelatihan?
Metode evaluasi yang digunakan dapat
berupa :
Ket: 8 Ket: 9
• Post Test, untuk pelatihan bersifat
Trainer ; Atasan Peserta Atasan Peserta ; Mentor pengenalan/pemahaman dikelas
Memantau dalam waktu tertentu
dengan materi baru.
Memberikan test pemahaman pekerjaan harian (praktek) yang • Pre Test & Post Test, untuk pelatihan
secara tertulis sesuai dengan penerapan materi bersifat pengenalan/ pemahaman
training yang diajarkan
dikelas dengan materi ulangan /
Materi Test ; Laporan Evaluasi Laporan Evaluasi Pelatihan refreshment.
• Presentasi/Sharing,untuk pelatihan
bersifat pengenalan/ pemahaman
Ket: 10
dikelas berupa pelatihan eksternal
Tidak
Hasil Efektif? atau seminar.

[9
Ya Evaluasi akan dilakukan selama
maksimal 3 bulan dari pelaksanaan
H/7 Fungsi HR
pelatihan. Metode evaluasi yang
digunakan dapat berupa :
Menerima laporan hasil evaluasi
pelatihan dan menyimpannya • Observasi lapangan dengan melihat
sebagai arsip dan data performa kerja peserta, untuk
pelatihan kategori aplikasi atau
Laporan Evaluasi Pelatihan teknis baik internal maupun
eksternal.

Fungsi HR [10
Pelatihan efektif apabila :
Memperbaharui data Catatan • Tercapainya Tujuan
Pelatihan Karyawan • Terciptanya Manfaat
• Terpenuhinya Nilai Kelulusan
Catatan Pelatihan Karyawan • Meningkatnya Pengetahuan
• Meningkatnya Performa Kerja dan
Kinerja Sistem QHSE

Selesai H/7 = Bersambung ke Huruf H di halaman 7