L-II

PROCEDURE
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen: P/QMS/MRV-01 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 1 | dari 5

I. Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang aktivitas pengendalian dokumen yang menjadi
persyaratan dan memastikan bahwa semua perubahan yang diusulkan ditinjau
sebelum implementasi untuk menentukan efeknya terhadap sistem manajemen
yang menjadi acuan.
II. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku mulai dari menerima permohonan penambahan /
perubahan / pembatalan dokumen sampai dengan distribusi dan/atau
pemusnahan dokumen lama, serta pengendalian dokumen eksternal.
III. Referensi : 7.5.3 ISO 9001:2015

IV. Definisi : - DC : Document Controller / petugas pengendali dokumen

- MR : Management Representative
- BAPDA : Berita Acara Pemusnahan Dokumen dan Arsip
V. Pengesahan :

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disahkan Oleh,

Jabatan : Jabatan : Jabatan :

Tanggal : Tanggal : Tanggal :
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen: P/QMS/MRV-01 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 2 | dari 5

VI. Isi Prosedur

Diagram Alir Keterangan

[1 :
Mulai
DC / MR akan meninjau perlu atau
tidaknya menerbitkan,merubah atau
Pemohon membatalkan dokumen termasuk
dokumen external apakah perlu
Identifikasi kebutuhan dokumen
baru / perubahan / pembatalan dikendalikan atau tidak
dan mengajukan permohonan
untuk persetujuan

Lembar Permohonan Dokumen

Document Controller / MR

Memeriksa permohonan Ket: 1

penambahan / perubahan /
pembatalan dokumen

Lembar Permohonan Dokumen

Ya Permohonan Tidak
Diterima?

Document Controller
Ya
Perlu
Perbaikan? Mengembalikan lembar
permohonan dokumen dan
menyimpan salinannya
Tidak
Lembar Permohonan Dokumen

Jenis Internal
Dokumen?
Selesai

Eksternal

Document Controller / MR

Menyetujui permohonan
penambahan / perubahan /
pembatalan dokumen

Lembar Permohonan Dokumen

B/5 A/3 A/3 = Bersambung ke Huruf A di halaman 3

B/5 = Bersambung ke Huruf B di halaman 5
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen: P/QMS/MRV-01 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 3 | dari 5

Diagram Alir Uraian Umum

A/2 = Sambungan dari Huruf A di halaman 2
A/2

Document Controller

Memeriksa lembar permohonan

dan draft dokumen yang diusulkan

Lembar Permohonan Dokumen

Pemohon

Tidak Dokumen
Memperbaiki dokumen sudah benar?

Lembar Permohonan Dokumen Ya

Document Controller

Melakukan editing dan finalisasi

dokumen

WI Pembuatan Dokumen

Pemohon ; Atasan Terkait

Melakukan peninjauan dan

pengesahan dokumen

Final dokumen

Document Controller

Melakukan penggandaan sesuai

jumlah penerima salinan dokumen

Final dokumen

C/4 C/4 = Bersambung ke Huruf C di halaman 4


PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen: P/QMS/MRV-01 Terbit: 01/03/2019
Diagram Alir
C/3
Document Controller
Memberikan tanda kontrol kendali
pada salinan dokumen
Salinan dokumen
Document Controller
Tidak
Memperbaharui Daftar Induk
Dokumen
Daftar Induk Dokumen
Document Controller
Melakukan distribusi salinan
dokumen sesuai daftar penerima
Daftar Serah Terima Dokumen
Perubahan Jenis
Dokumen?
Document Controller
Ket: 3
Memusnahkan dan/ menyimpan
dokumen tidak berlaku sesuai
dengan ketentuan
BAPDA
L-II
PROCEDURE
No. Perubahan: 00 Halaman: 4 | dari 5
Uraian Umum
C/3 = Sambungan dari Huruf C di halaman 3
[2 :
Status pengendalian dinyatakan dengan
tanda kontrol “MASTER “, CONTROLLED”
Ket: 2
“UNCONTROLLED”
• Master = Dokumen Asli yang akan
disimpan di Document Controller
• Controlled Copy = Pihak penerima
dokumen harus tercatat dalam
Daftar Pemegang Dokumen dan
akan selalu mendapatkan versi
terbaru jika ada perubahan
• Uncontrolled Copy = Pihak
penerima dokumen tidak tercatat
dalam Daftar Pemegang Dokumen
dan tidak akan selalu mendapatkan
versi terbaru jika ada perubahan
[3:
Status pengendalian dinyatakan dengan
tanda control “OBSOLETE / CANCEL”
atau dimusnahkan.
• Obsolete / Cancel = Master
Dokumen yang tidak berlaku (satu
revisi terakhir) akan disimpan
sebagai riwayat perubahan
• Dimusnahkan = Salinan dokumen
Baru
tidak berlaku yang sudah ditarik dari
peredaran karena telah terbitnya
versi terbaru atau batalnya
peredaran dokumen
Selesai
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen: P/QMS/MRV-01 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 5 | dari 5

Diagram Alir Uraian Umum

B/2 = Sambungan dari Huruf B di halaman 2
B/2

Jenis dokumen eksternal antara lain:

• Peraturan perundangan dan persyaratan
Document Controller
hokum lainnya
Memperbaharui daftar induk • MSDS bahan baku
dokumen eksternal setelah • Manual mesin / alat
permohonan disetujui • Standar / referensi
• dll
Daftar Induk Dokumen Eksternal

Tidak Perlu
digandakan?

Ya

Document Controller

Menggandakan dokumen dan

memberikan tanda control kendali
pada salinan dokumen

Dokumen Eksternal

Document Controller

Melakukan distribusi salinan

dokumen sesuai daftar penerima

Daftar Serah Terima Dokumen

DC ; Bagian terkait

Menyimpan dan memelihara

dokumen eksternal sesuai fungsi
masing-masing

Daftar Induk Dokumen Eksternal

Selesai