L-II

PROCEDURE
PENGENDALIAN ARSIP DAN DATA
No. Dokumen: P/QMS/MRV-02 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 1 | dari 3

I. Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang aktivitas pengendalian arsip dan data yang
ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan
dan bukti keefektifan pelaksanaan sistem manajemen yang menjadi acuan.
II. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku mulai dari identifikasi arsip dan data yang harus dipelihara
sampai dengan menyimpan dan memusnahkan arsip dan data sesuai dengan
daftar induk arsip dan data.
III. Referensi : 7.5.3 ISO 9001:2015
IV. Definisi : - BAPDA = Berita Acara Pemusnahan Dokumen dan Arsip
V. Pengesahan :

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disahkan Oleh,

Jabatan : Jabatan : Jabatan :

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

PENGENDALIAN ARSIP DAN DATA
No. Dokumen: P/QMS/MRV-02 Terbit: 01/03/2019
VI. Isi Prosedur
Diagram Alir
Mulai
Staff ; Operator Terkait
Mengidentifikasi asrip dan data
yang akan dikendalikan
Daftar Induk Arsip dan Data
Staff ; Operator Terkait
Menentukan metode
penyimpanan arsip dan data sesuai
jenis dan fungsinya
Daftar Induk Arsip dan Data
Manager ; Atasan Terkait
Memeriksa draft daftar induk arsip
dan data
Daftar Induk Arsip dan Data
Tidak
Sesuai?
Ya
Manager ; Atasan Terkait
Menyetujui dan menandatangani
daftar induk arsip dan data
Daftar Induk Arsip dan Data
A/3
L-II
PROCEDURE
No. Perubahan: 00 Halaman: 2 | dari 3
Keterangan
[1 :
Yang termasuk arsip dan data adalah :
- Formulir yang sudah diisi
- Check Sheet yang sudah diisi
- Log Sheet yang sudah diisi
Ket: 1
- Check List yang sudah diisi
- Data dalam program komputer
- Bukti aktivitas kerja lain (Hard
Copy/Soft Copy
- Sample pertinggal
[2 :
Ket: 2 Perlu ditentukan tentang :
- Nama Formulir / Data
- Nomor Formulir / Data (Jika
diperlukan)
- Masa simpan (Retensi)
- Lokasi simpan
- Identifikasi pada filing
- Metoda pemusnahan
- Penanggung jawab
Penanggung Jawab bertugas untuk
memelihara, melindungi dan memastikan
kemudahan akses catatan serta
mengelola pemusnahannya
B/3
B/3 = Sambungan dari Huruf B di halaman 3
A/3 = Bersambung ke Huruf A di halaman 3
 L-II
PROCEDURE
PENGENDALIAN ARSIP DAN DATA
No. Dokumen: P/QMS/MRV-02 Terbit: 01/03/2019 No. Perubahan: 00 Halaman: 3 | dari 3

Diagram Alir Uraian Umum

A/2 = Sambungan dari Huruf A di halaman 2
A/2

[3 :
Staff ; Operator Terkait
Pada pelaksanaannya, jika arsip atau
Ket: 3 data yang telah ditulis akan dikoreksi
Melaksanakan kegiatan
pengendalian arsip dan data dikarenakan ada kesalahan penulisan
atau lainnya, maka dilakukan dengan
Arsip dan Data
mencoret tulisan yang salah kemudian
menuliskan koreksinya pada sisi kosong
tempat yang sama, dan jika
memungkinkan tambahkan paraf pada
hasil koreksi tulisan (Tidak dianjurkan
Tidak Ada Ya
menggunakan stipo/tipe-x, dsb)
Perubahan?

Ket: 4 [4 :
Metoda pemusnahan berupa :
Staff ; Operator Terkait Staff ; Operator Terkait - penyimpanan di gudang
- dibakar
Melakukan pemusnahan arsip dan - dihancurkan dengan mesin
Melakukan perubahan daftar
data yang telah melewati masa
induk arsip dan arsip
simpan

BAPDA Daftar Induk Arsip dan Data

Selesai B/2 B/2 = Bersambung ke Huruf B di halaman 2